一心會計師事務所檔案管理制度

公司檔案管理制度第六十九條：公司檔案管理的機構為公司辦公室。本公司辦公室負責對全公司的文書、人事、業(yè)務檔案的統(tǒng)一集中管理。公司辦公室負責指導督促公司各部門的文件、材料立卷歸檔工作。公司辦公室負責檢查檔案的保管狀況，維護檔案的安全與完整。公司辦公室負責做好檔案的鑒定審查和銷毀的工作。第七十條：檔案的歸檔凡是反映本公司工作、業(yè)務活動，具有查考利用價值和按國家法律法規(guī)的規(guī)定需要保存的文件材料、工作底稿等均應歸檔。歸檔的材料必須使辦理完畢的正式材料，材料應完整、齊全、真實，符合檔案材料收集的基本要求：及時、準確、保質、適量、安全、保密。凡屬歸檔的業(yè)務檔案，主辦人應在（卷、測、袋、盒、）上標出符合實際內容的名稱或標題，卷內要有目錄，并寫出移交清單一式兩份，交接雙方在清單上簽字。業(yè)務檔案實行項目負責人制度。貫徹執(zhí)行“誰負責、誰立案”的原則，做到“案結卷成”。每項業(yè)務項目的檔案負責人為該項目組長。項目組長應按照《檔案法》和其它國家法律、法規(guī)、規(guī)章制度等有關要求負責、收集、整理有關材料，及時組織本項目有關人員對檔案進行分類整理，填寫目錄，負責對歸檔材料的全面審查，并確定保管期限，劃分機密等級，經(jīng)部門經(jīng)理復核后歸檔。凡要歸檔的文件材料，字跡要清楚，文件材料的底稿一律使用鋼筆或圓珠筆書寫，材料要附文字說明。各項檔案材料必須在規(guī)定的期限內完成歸檔。公司內部文件：在文件簽發(fā)后五日內歸檔。業(yè)務檔案：在完成業(yè)務工作后十日內歸檔。其他檔案：在事后十五日內歸檔。第七十一條：檔案材料歸檔的手續(xù)和程序檔案材料歸檔時，交接雙方填寫歸檔材料清單。當面清點無誤，雙方簽字蓋章后方可歸檔。其中：業(yè)務檔案的保管單位應有密封措施。第七十二條：檔案的保管維護檔案的完整與安全：堅持集中統(tǒng)一管理原則，不隨意轉移和銷毀檔案。設置專人、專室進行檔案的管理工作。檔案管理人員對檔案的材料應及時進行登記、編號，并根據(jù)其屬性、順序分類保管。檔案管理人員對檔案應建立清冊，是用科學的方法編排編制、編制必要的查閱目錄卡片，方便查找。定期對庫存檔案進行清理核對工作，做到帳卡物相符。檔案材料不得任意涂改，如發(fā)現(xiàn)錯誤或其他原因需要修改補充時，必須由主辦人上報，經(jīng)公司領導批準后，及時進行修改。采取防火、防塵、防潮、防蟲等措施，最大限度延長檔案的壽命。非檔案保管人員，未經(jīng)允許不得隨意進入檔案室．第七十三條：檔案的保密嚴格貫徹執(zhí)行《保密法》國家關于相關業(yè)務方面法律、法規(guī)的規(guī)定，維護檔案的完整和安全，保護檔案中的資料秘密，維護客戶相關各方的正當利益。根據(jù)檔案性質和內容，劃分為絕密、機密、秘密三個等級，分別管理。保密檔案或檔案中應保密的內容等檔案材料的查閱，應嚴格按照規(guī)定履行審批手續(xù)，不得私自抄錄和帶出。第七十四條：檔案的鑒定審查和銷毀根據(jù)國家和有關部門規(guī)定，編制檔案保管期限表。鑒定、審查工作要組織由主管常務副總經(jīng)理領導、專業(yè)技術人員和檔案負責人員參加的審查小組。檔案通過鑒定審查，要達到歸檔范圍準確，劃定保管期限準確，機密等級準確。檔案管理人員應根據(jù)檔案的保管期限，編制清單，由檔案主管部門提出銷毀報告，經(jīng)主管領導組織人員根據(jù)規(guī)定審查確定后，方可銷毀。銷毀時，應嚴格執(zhí)行保密規(guī)定由檔案管理人員進行，并在銷毀清單上簽字，注明情況。檔案銷毀后，應及時注銷有關帳表登記，銷毀清單歸檔永久保存。第七十五條：檔案的利用范圍內部利用檔案主辦部門，為研究或解決該檔案自身包含內容的問題時，經(jīng)主管常務副總經(jīng)理批準。本公司職能部門因工作需要，利用其他職能部門的檔案，需經(jīng)主管常務副總經(jīng)理批準。本公司職能部門非工作所需利用檔案資料，一般不允許利用。外部利用為保護客戶的商業(yè)秘密和本公司的業(yè)務機密，本公司檔案一般不對外使用。委托方以外的其他第三方需要查詢委托方在本公司檔案的，必須持有原報告委托方同意查詢的證明手續(xù)，報總經(jīng)理或主管常務副總經(jīng)理批準后查詢，否則按照保密的有關規(guī)定，不與查詢，敬請諒解；國家行政機關及上級監(jiān)管部門因公務需要了解檔案有關情況的，本公司應予配合，應在檔案查詢登記簿上記錄，并驗看查詢人員身份及工作單位證明，經(jīng)主管常務副總經(jīng)理批準或方可查驗。按照行業(yè)執(zhí)業(yè)規(guī)范和國家有關保密法律法規(guī)的規(guī)定，未征得委托方的同意，無委托方同意查詢的授權證明材料，本公司不為任何企業(yè)及其他與委托方有關聯(lián)的單位提供查詢業(yè)務。除國家特別規(guī)定外，任何檔案查詢人及單位不得將委托方的檔案攜出本公司。國家有關行政執(zhí)法機關外，按照國家有關保密法律法規(guī)的規(guī)定，未征得委托方的同意，任何檔案查詢人及單位均不得將查詢或內容泄露給其它第三方，也不得在公開媒體發(fā)表，否則，由此給委托方造成的損失由檔案查詢人及其委派單位承擔。上級注協(xié)和主管部門進行業(yè)務檢查可利用本公司檔案。同行業(yè)間利用業(yè)務檔案，須報經(jīng)總經(jīng)理批準。第七十六條：利用方式和手續(xù)檔案利用方式主要有查閱、借閱、復制。查閱是主要形式，借閱僅適用本公司內部利用，本公司檔案一般不準借出。查閱檔案一般在公司辦公室閱看，查閱人一般應提出申請，經(jīng)主管總經(jīng)理簽批后方可查閱。借閱檔案，應填寫借閱申請，注明借閱時間，經(jīng)總經(jīng)理或主管常務副總經(jīng)理簽批后方可借閱。本公司人員不準私自借閱檔案。借閱檔案，應