物資采購管理制度公司資料采購原則采購管理工作流程

公司物資采購管理制度一、目的：為加強采購計劃管理，規(guī)矩采購工作，保證公司及子公司運營所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)，降低采購成本，特制定本制度。二、適用范圍本辦法適用于公司總部一切物資（囊括固定資產(chǎn)、易耗品、營銷禮品等）的采購。三、職責權(quán)限1、公司董事長負責采購管理制度的審批；3、公司財務(wù)部負責采購管理制度的。3、產(chǎn)品中心負責采購管理制度的制訂。四、采購原則1、詢價比價原則物品采購必需有兩家以上供應(yīng)商提供報價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并且與供應(yīng)商進一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。2、一致性原則采購人員定購的物品必需與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，采購人員須即時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致，經(jīng)審核后，差值不得超過請購量的5—10%。3、低價搜索原則采購人員隨時收集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。4、廉潔原則（1）自覺維持企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。（3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。（4）加強學習，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新設(shè)備及市場信息。（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。5、招標采購原則凡大宗或經(jīng)常使用的物品，都應(yīng)經(jīng)過詢議價或招標的形式，由采購、財務(wù)等相關(guān)部門共通參與，定出一段時間內(nèi)（一年或半年）的供應(yīng)商、價格，簽署供貨協(xié)議，以簡化采購程序，提高工作效率。關(guān)于于價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應(yīng)隨時掌握市場行情，調(diào)整采購價格。6、審計監(jiān)督原則：采購人員要自覺接受財務(wù)部或公司領(lǐng)導關(guān)于采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。關(guān)于采購人員在采購進程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，公司有權(quán)依照公司相關(guān)制度關(guān)于相關(guān)人員進行處罰直至追究其法律責任。五、物資分類：（一）物資分類1、固定資產(chǎn)類：單位價值在1000元以上，使用年限在一年以上的有形資產(chǎn)。2、經(jīng)營物資類：與經(jīng)營有關(guān)的各種物品。3、營銷禮品類：節(jié)日禮品、營銷禮品等。4、辦公用品類：與辦公有關(guān)的物品。5、后勤物資類：指廚房和宿舍方面的物品。6、其他類型物資：其他需要采購的相關(guān)物品。（二）采購安排：由總公司統(tǒng)一采購：經(jīng)辦人填寫申購單，經(jīng)所在部門經(jīng)理審批，子公司總經(jīng)理審核后，原則上由總公司產(chǎn)品銷售中心統(tǒng)一采購。（子公司辦公用品類、后勤類的食堂菜品及調(diào)料、店內(nèi)經(jīng)營所供的小吃、水果等臨時性易耗品經(jīng)部門經(jīng)理造冊報子公司總經(jīng)理審批，財務(wù)審核后可由子公司自行采購）六、采購流程：1、采購申請：使用部門填寫《申購單》經(jīng)部門經(jīng)理及子公司總經(jīng)理審批后交產(chǎn)品銷售中心，申購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途等。2、詢價比價議價：（1）每一種物品（物資）原則上需三家以上的供應(yīng)商進行報價。（2）采購員接到報價單后，需進行比價、議價，并且填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行采購。（3）屬下列情況者，無須進行比價、議價：獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品，但仍需留下報價記錄。3、樣本提供和確認：（1）若須進行樣本提供和確認的，須確定送樣周期，由采購人員負責追蹤，收到樣本后，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務(wù)部等部門相關(guān)人員予以確認。（2）關(guān)于于需要保存樣本的，須作封樣處理，以便日后作收貨比較。4、供應(yīng)商選擇：（1）具有合法經(jīng)營主體者。（2）品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)等條件良好者。（3）信譽良好者。（4）客戶認可的供應(yīng)商。采購人員須建立供應(yīng)商信息臺帳。5、合同簽定：（1）供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽署合同。（2）交易發(fā)生爭執(zhí)時，依據(jù)合同的核定條款進行處理。6、進度跟催（1）為確保準時交貨，采購人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處跟催，以確保物品（物資）能適時供應(yīng)。（2）若采購物品（物資）無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，并且須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并且知會需求部門。7、驗收入庫：采購物品（物資）到公司后，屬經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品（物資）、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、大宗勞保用品等經(jīng)需求部門驗收，辦公用品等常用品經(jīng)庫管驗收合格后，庫管開具入庫單，按流程辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格的，由驗收部門通知采購部門，2日內(nèi)辦理換（退）貨手續(xù)。8、關(guān)于帳付款：

采購付款實行審批制度，具體程序如下：

（1）采購人員憑申購單、入庫單、購貨發(fā)票到財務(wù)處辦理申請付款手續(xù)；（2）付款方式：A、金額在200元以下，經(jīng)產(chǎn)品銷售中心和副總經(jīng)理（總經(jīng)理）簽字后，公司財務(wù)審核后現(xiàn)金支付。B、金額在200元-1000元，經(jīng)產(chǎn)品銷售中心和副總經(jīng)理（總經(jīng)理）簽字后，公司財務(wù)審核后轉(zhuǎn)賬支付。C、公司財務(wù)審核、（3）需要預(yù)付款的部門，直接填制轉(zhuǎn)賬匯款申請單，經(jīng)公司財務(wù)審核、后可先辦理匯款手續(xù)，財務(wù)部據(jù)此掛賬，待發(fā)票來到后再由經(jīng)辦部門辦理發(fā)票入賬手續(xù)沖賬。七、本制度解釋權(quán)歸財務(wù)部，自2014年3月1日起執(zhí)行。八、本制度附件：1、《請購單》2、《采購詢價記錄表》申購單申請單位：申請日期：年月日編號：序號物品名稱廠家/品牌緩急程度規(guī)格型號單位需求數(shù)量用途需用日期庫存請購數(shù)量備注經(jīng)辦人：部門負責人：產(chǎn)品銷售中心審核：財務(wù)負責人：董事長：庫管：采購詢價記錄表編號：序號物料名稱規(guī)格/質(zhì)量標準付款及開票方式單位數(shù)量單價核計報價單位報價人聯(lián)系方式擬定供應(yīng)商