通用文書寫作演示稿課件

一、行政機(jī)關(guān)法定通用公文

命令（令）、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要共1３類１４個(gè)文種。二、常用事務(wù)文書

工作計(jì)劃、工作研究、工作報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)、開幕詞、閉幕詞、簡報(bào)、信息快訊、信訪摘報(bào)、信訪分析報(bào)告、會議記錄、實(shí)施細(xì)則、大事記、辦法、章程、公約、規(guī)則、守則、公示共20種。三、文體概述2、議案議案是各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項(xiàng)時(shí)使用的公文。3、決定決定是各級黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位對某些重要事項(xiàng)和重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定使用的公文。決定的使用范圍比較廣泛，上至黨和國家的重大決策和戰(zhàn)略部署，下至基層單位的獎(jiǎng)懲事宜，都可使用這一文種。但無論是哪一級機(jī)關(guān)，其使用的內(nèi)容都是本級機(jī)關(guān)中相對重要的事項(xiàng)。決定可分為表揚(yáng)性決定、處罰性決定、決策性決定和事務(wù)性決定。4、意見意見是各級黨政機(jī)關(guān)對重要問題提出見解和處理辦法的正式公文。5、公告

公告是國家行政機(jī)關(guān)用來向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)和法定事項(xiàng)時(shí)使用的公文。主要是高級行政機(jī)關(guān)使用，地方政府有時(shí)也使用。公告與公報(bào)不同。公告是國家行政系統(tǒng)使用的文件，公報(bào)是黨的系統(tǒng)使用的文件。7、通知

通知是用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，以及任免和聘用干部時(shí)使用的文件。通知是使用范圍最廣、頻率最高的一種公文。通知主要有事務(wù)性通知、批轉(zhuǎn)性通知、指示部署性通知。9、報(bào)告報(bào)告是向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問時(shí)使用的陳述性公文。使用頻率很高。分為綜合報(bào)告、專題報(bào)告、工作報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告。行政公文中的報(bào)告與論文中的學(xué)術(shù)報(bào)告和一般的調(diào)查報(bào)告有區(qū)別，后者一般不上送。11、批復(fù)批復(fù)是上級機(jī)關(guān)答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)的指導(dǎo)性公文。具有極強(qiáng)的針對性、指示性、和權(quán)威性。12、函

函是信件，是不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公務(wù)文書。公函分為請批函、商洽函、詢問函、答復(fù)函、告知函。請批函常用于向無隸屬關(guān)系的上級機(jī)關(guān)有關(guān)部門請求批準(zhǔn)某些事項(xiàng)，商洽函用于平行機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)之間，互相商洽公務(wù)協(xié)調(diào)工作步驟、聯(lián)系有關(guān)事項(xiàng)、開展經(jīng)濟(jì)協(xié)作或請求相互支援等，答復(fù)函用于不相隸屬機(jī)關(guān)或兄弟地區(qū)、友鄰單位來函的回復(fù)，告知函用于將本機(jī)關(guān)的某一決定或某一意圖、活動(dòng)告知對方，讓對方了解。13、會議紀(jì)要會議紀(jì)要是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位召開會議，用以記載和傳達(dá)會議情況、議定事項(xiàng)的紀(jì)實(shí)性、指導(dǎo)性公文。分為工作會議紀(jì)要、例行會議紀(jì)要和學(xué)術(shù)會議紀(jì)要。工作會議紀(jì)要具有較強(qiáng)的行政權(quán)威和指導(dǎo)作用，例行會議紀(jì)要主要是紀(jì)實(shí)和備忘，學(xué)術(shù)會議紀(jì)要主要是互通情報(bào)和交流成果。四、公文格式1、發(fā)文字號。即公文代號，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成（如桃農(nóng)信發(fā)〔2006〕1號），用3號仿宋體標(biāo)注于版頭下空2行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側(cè)排印，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對稱。3、主送機(jī)關(guān)。指主要受理公文的機(jī)關(guān)。應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱，或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體排印，回行時(shí)頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號。4、正文位于主送機(jī)關(guān)下方。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層用“一、”，第二層用“（一）”，第三層用“1．”，第四層用“（1）”。第三層的“1．”不能寫成“1、”，即把小圓點(diǎn)寫成頓號。在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”，第二層可用“1．”。5、公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側(cè)空2個(gè)字，用3號仿宋體字排印“附件”2字后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有2個(gè)以上附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號。序號后面用小圓點(diǎn)。6、成文日期。一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，經(jīng)會議討論通過的決議、決定等以會議通過的日期為準(zhǔn)。用漢字標(biāo)注，“零”寫成“0”，成文日期在正文之下一般空4行、右邊空4個(gè)字，用3號仿宋體排印。8、抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開，抄送機(jī)關(guān)名稱前加“抄送”2字用3號仿宋體字左邊空1字排字，后標(biāo)全角冒號。抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號或逗號隔開，末尾用句號。9、印制版記。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，用3號仿宋體字排印。印發(fā)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字、年份不能簡寫。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印字”；下行文平行文的，排印“印發(fā)”2字。公文排印裝訂格式

一般每頁排22行，每行排28個(gè)字。特殊情況下，為了防止出現(xiàn)“此頁無正文”字樣，在調(diào)整行距、字距時(shí)，每頁既可減少1行，每行可減少1—2個(gè)字，也可每頁增加1—2行，每行增加1—2個(gè)字。

公文的段落與文種有關(guān)，不同的文種自然格式、段落要求都不同。緊急程度緊急程度是對公文送達(dá)時(shí)限的要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。如需標(biāo)識緊急程度，用4號黑體字，頂右格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字格；如需同時(shí)標(biāo)識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂右格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂右格標(biāo)識在版心右上角第2行五、常用公文與文書寫作方法公文的寫作和寫小說、日記、散文等文章不同，但無論是正式公文還是文書，其寫作都有一個(gè)共同特點(diǎn)，就是重點(diǎn)突出,中心明確；條理分明，結(jié)構(gòu)合理；語言通順，文字簡潔，格式固定。(思路、結(jié)構(gòu))經(jīng)典示例公文通常分為三個(gè)部分:標(biāo)題、正文、落款。標(biāo)題一般由三要素構(gòu)成，即：發(fā)文機(jī)關(guān)加內(nèi)容加文種。也有發(fā)文機(jī)關(guān)加文種的，也有內(nèi)容加文種的，視具體情況而定。如：中華人民共和國國務(wù)院命令，向全國進(jìn)軍的命令，公安部關(guān)于嚴(yán)厲打擊違反爆炸物品、槍支彈藥管理違法犯罪活動(dòng)的通告等。。主送機(jī)關(guān)：公文要發(fā)給哪家單位就寫哪家單位，請示只能主送一家單位。落款：由發(fā)文單位加年月日組成，現(xiàn)在也有的不寫單位，只寫年月日。正文的寫法要視具體文種而定。但都有三個(gè)部分，一是開頭，二是主要內(nèi)容，三是結(jié)尾。下面一起探討幾種常用文種正文的寫法１、通知通知通常由三個(gè)部分組成：一是通知的原由部分，主要寫發(fā)文的原因、根據(jù)、目的；二是內(nèi)容事項(xiàng)部分，或分層次段落，或分條、列項(xiàng)將有關(guān)內(nèi)容逐一敘述；三是結(jié)尾部分，或用一段話交代有關(guān)未盡事宜，或用“特此通知”、“以上各項(xiàng)，望遵照執(zhí)行”等公文專用語作結(jié)尾。

(1)事務(wù)性通知.事務(wù)性通知內(nèi)容比較復(fù)雜,如會議通知：簡單的會議通知，只需明確開會的目的、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員等；另一種是較為復(fù)雜的會議通知，首先，會議通知要交代開會的原因、依據(jù)、目的以及會議的名稱等，這些構(gòu)成通知的緣由部分，緊接著要交代會議的五個(gè)事項(xiàng)，一是會議的時(shí)間和地點(diǎn)，其中時(shí)間要寫清報(bào)到時(shí)間、開會時(shí)間、會議期限；地點(diǎn)要寫清大地名，以及幾樓幾會議室。二是會議內(nèi)容及主要議題。著重交代會議的性質(zhì)，比如是工作會、總結(jié)表彰會、學(xué)術(shù)研討會還是商品貿(mào)易會，會議的任務(wù)及主要議程等。三是參會人員及條件。這部分要寫明會議出席人的范圍、資格、數(shù)量及有無特殊要求等。四是會前準(zhǔn)備工作。是否要準(zhǔn)備書面發(fā)言材料，材料一式多少份，什么時(shí)間交給什么人，以及是否需要準(zhǔn)備有關(guān)文件及發(fā)言材料等。五是會議其他事項(xiàng)。主要包括會議經(jīng)費(fèi)、食宿、活動(dòng)項(xiàng)目、往返交通路線、聯(lián)系電話和聯(lián)系人等，有的通知還要設(shè)計(jì)一張回執(zhí)表附后（2）指示性通知

指示性通知的正文，一般由三部分組成，即發(fā)文的緣由(或目的)、通知的具體事項(xiàng)和執(zhí)行要求。發(fā)文原因，比如上級或本單位的領(lǐng)導(dǎo)部門的指示或決定，也就是說明為什么要發(fā)該通知，或因存在什么問題，為達(dá)到什么目的，等等，在與通知事項(xiàng)之間常用“現(xiàn)通知如下”、“特作如下通知”、“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如后”等承啟語，其后用冒號。通知事項(xiàng)，是通知的主體部分，一般是分段或分條敘述，因?yàn)槭且獔?zhí)行或辦理的，所以務(wù)必要寫得明確、具體、切實(shí)可行，不能模棱兩可，含糊不清，只有條理清晰，才能使受文對象便于迅速理解和執(zhí)行。執(zhí)行要求，一般多是“以上通知，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“特此通知，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“本通知自下發(fā)之日其實(shí)行”等結(jié)束語，但也有些通知的執(zhí)行要求不用上述結(jié)束詞語，對于如何執(zhí)行提得非常具體有力。除了篇段合一結(jié)構(gòu)的通知外，執(zhí)行要求一般在撰寫時(shí)均須另起一行寫出，或作為具體事項(xiàng)中的最后一項(xiàng)，單獨(dú)列項(xiàng)寫出?！吨甘拘酝ㄖ穼?shí)例1實(shí)例2(3)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的正文，即是對被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文所寫的按語。這種按語，旨在表達(dá)上級機(jī)關(guān)的意圖，體現(xiàn)方針政策，因此具有很高的權(quán)威性和指令性。按語大體分為三種：一是說明性按語，即對原文的材料來源、行文目的、印發(fā)范圍等加以說明。二是指示性按語，即對原文內(nèi)容進(jìn)行概括、分析，提示基本精神，闡明重要意義。這種按語往往較長，主要作用是幫助讀者抓住重點(diǎn)、掌握實(shí)質(zhì)。還有一種是批示性按語，即對重要意義的文字材料表示意見、態(tài)度、以及提出措施和方法。這種按語具有較強(qiáng)的權(quán)威性和指令性，對其所批示的公文持有鮮明的態(tài)度，對下級機(jī)關(guān)的執(zhí)行有具體的要求和措施。通知的寫作要求（１）辨清通知的類型一般性通知是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位常常使用的一個(gè)文種，正因?yàn)槌懗Ｓ?，所以容易造成一種錯(cuò)覺，仿佛寫通知是一件很容易的事情，其實(shí)不然。如“指示性通知”要提出具體的指示性意見，既要能提高下級機(jī)關(guān)對該項(xiàng)工作的認(rèn)識，又要能使下級在實(shí)際貫徹中有所遵循。在“批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知”中要寫批語或按語，撰寫時(shí)既要領(lǐng)會機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又要了解收文單位的具體情況，明確針對何種問題。只有全面地準(zhǔn)確地掌握上下級情況，才能將批語和按語寫得恰如其分，有針對性。因此撰寫通知比撰寫其他文件要求更高，來不得半點(diǎn)疏忽。（２）寫全主送單位被通知單位的名稱要寫清寫全。通知的主送單位可以是一個(gè)，可以是兩個(gè)，也可以是所有下屬單位，發(fā)文時(shí)必須寫清楚，通知周全。如使用“省政府有關(guān)部門”一類略稱，所附發(fā)文單位則應(yīng)寫明“有關(guān)部門”的名稱，以避免發(fā)文不全，貽誤工作。２．請示

標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、和文種構(gòu)成，有時(shí)可省去發(fā)文單位。正文：一般由請示緣由、請示事項(xiàng)和結(jié)語三部分組成。（１）請示緣由。正文的開頭部分，要開門見山，概述請示的背景、原因和根據(jù)，說明理由，引出請示的主體事項(xiàng)。（２）請示事項(xiàng)。這是文章的重點(diǎn)，是上級機(jī)關(guān)了解請示事由、給予答復(fù)和審批的依據(jù)，必須寫得明確具體。如要上級明確什么政策、批準(zhǔn)什么事項(xiàng)、幫助解決什么困難，都要一目了然，不能含混不清，模棱兩可。必要時(shí)，要引用有關(guān)方針政策、法律法規(guī)，提供領(lǐng)導(dǎo)參考。（３）結(jié)語。根據(jù)請示內(nèi)容，可用“以上請示當(dāng)否，請批示”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”等作結(jié)語。要求：請示要一文一事，單頭請示，不越級請示，意見明確。關(guān)于增設(shè)秘書專業(yè)的請示××省高等教育廳：為適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要，我校擬增設(shè)秘書專業(yè)(本科)，20××年秋季開始招生。秘書是各級領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。隨著建設(shè)事業(yè)的發(fā)展，社會對秘書的要求越來越多。據(jù)了解，僅本省縣以上黨政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位現(xiàn)在所需秘書人員，就在××人以上。目前各級機(jī)關(guān)的秘書，基本上是用師傅帶徒弟的傳統(tǒng)方式帶出來的，沒有受過系統(tǒng)的、嚴(yán)格的專業(yè)教育和訓(xùn)練，專業(yè)素質(zhì)不能適應(yīng)新形勢的要求。開設(shè)秘書專業(yè)，培養(yǎng)高層次的秘書人才，已是刻不容緩，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。我們設(shè)想，以培養(yǎng)縣以上黨政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位秘書工作人員為目標(biāo)，將秘書專業(yè)納入本科教育，學(xué)制四年。每年招生50人，到××年，使在校學(xué)生達(dá)到150～200人。為設(shè)立文秘專業(yè)，我校已成立了籌備小組，成員18人，其中教授3人、副教授6人、講師9人。近兩年，籌備小組自編了一部分教材，并分別與××、××等機(jī)構(gòu)合辦過多期秘書人員培訓(xùn)班，積累了一定的經(jīng)驗(yàn)。依靠現(xiàn)有的師資力量，有把握辦好秘書專業(yè)。以上請示，當(dāng)否，請批復(fù)。附件：1、《普通高等學(xué)校增設(shè)本科專業(yè)申請表》一份2、《××大學(xué)秘書專業(yè)(本科)教學(xué)計(jì)劃》一份3、《××大學(xué)秘書專業(yè)現(xiàn)有教師情況表》一份××大學(xué)(印)二0××年×月×日解決問題性請示下級機(jī)關(guān)在工作中往往會碰到某一方針、政策等不明確、不理解的問題，或者碰到新問題和情況。要弄清楚和解決這些問題，可用請示行文，并提出解決的意見，請求上級機(jī)關(guān)給予明確的解釋和指示。關(guān)于《會計(jì)人員職權(quán)條例》中“總會計(jì)師”是行政職務(wù)或是技術(shù)職稱的請示財(cái)政部：國務(wù)院1987年國發(fā)〔1987〕××號通知頒發(fā)的《會計(jì)人員職權(quán)條例》規(guī)定，會計(jì)人員技術(shù)職稱分為總會計(jì)師、會計(jì)師、助理會計(jì)師、會計(jì)員四種。其中“總會計(jì)師”既是行政職務(wù)，又是技術(shù)職稱。在執(zhí)行中，工廠總會計(jì)師按《條例》規(guī)定，負(fù)責(zé)全廠的財(cái)務(wù)會計(jì)事宜。可是每個(gè)工廠，尤其大工廠，授予總會計(jì)職稱的有四五人，究竟由哪一位負(fù)責(zé)全廠的財(cái)務(wù)會計(jì)事宜，執(zhí)行總會計(jì)師的職責(zé)與權(quán)限呢?權(quán)責(zé)不明確，給廠務(wù)工作帶來很大的不便。鑒于此，我們認(rèn)為是否可將行政職務(wù)與技術(shù)職稱分開，即總會計(jì)師為行政職務(wù)，而不再作為技術(shù)職稱。同時(shí)比照國務(wù)院最近頒發(fā)的《工程技術(shù)干部技術(shù)職稱暫行規(guī)定》，將《條例》第五章規(guī)定的會計(jì)人員職稱中的“總會計(jì)師”改為“高級會計(jì)師”。以上認(rèn)識是否妥當(dāng)，請予指示?！痢潦∝?cái)政廳(印)一九八七年×月×日3．報(bào)告報(bào)告分為綜合報(bào)告、專題報(bào)告、工作報(bào)告、情況報(bào)告、建議報(bào)告等，無論哪種報(bào)告，寫法大體相同，只是側(cè)重點(diǎn)與進(jìn)入角度有變化。第一部分是緣由，通常用概括性的語言直接寫明。第二部分報(bào)告的主要內(nèi)容，需要向上級報(bào)告、反映的情況，這是正文的重點(diǎn)。主要以敘事為主，如實(shí)陳述，不要說空話套話。比如，在講基本情況和主要成績時(shí)，要實(shí)事求是地加以評估，在講經(jīng)驗(yàn)體會和存在問題時(shí)，要深入分析，把握分寸，在講解決辦法和問題時(shí)，要謹(jǐn)慎建議，切實(shí)中肯。第三部分是結(jié)尾，以呈請語“特此報(bào)告，請審閱”或者“以上報(bào)告如有不妥，請指正”等作為結(jié)尾。例1例24．工作總結(jié)工作總結(jié)，是對某項(xiàng)工作或某一階段工作的回顧、檢查和研究