會(huì)議管理制度

頁會(huì)議管理制度1.目的：為規(guī)范公司會(huì)議，提高會(huì)議效率，確保信息準(zhǔn)確傳達(dá)和執(zhí)行，特制定本制度。2.適用范圍：公司所有會(huì)議及會(huì)議涉及的有關(guān)人員。3.職責(zé)3.1人力資源部負(fù)責(zé)會(huì)議管理，所有會(huì)議需在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到人力資源部登記備案。3.2會(huì)務(wù)工作由人力資源部承辦，其他部門主辦或召集會(huì)議時(shí)，人力資源部應(yīng)予配合。3.3.公司級(jí)會(huì)議資料均由人力資源部負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的記錄、整理、分發(fā)、存檔。4.會(huì)議分類4.1.公司級(jí)會(huì)議：主要包括公司班子會(huì)議、年度工作會(huì)、半年工作會(huì)、月度工作會(huì)和周工作例會(huì)；公司董事會(huì)議按相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。4.2.專題會(huì)議：即公司政策、業(yè)務(wù)綜合會(huì)。由相關(guān)部門提出主題、計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理（總經(jīng)理）審核，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后送人力資源部備案，由會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)會(huì)議通知、組織和實(shí)施。4.3.部門間橫向協(xié)調(diào)會(huì)議，由主辦方向人力資源部申請(qǐng)，主辦方負(fù)責(zé)記錄會(huì)議紀(jì)要，會(huì)后交人力資源部備案、跟進(jìn)和存檔管理。4.4.部門內(nèi)工作會(huì)議：各部門內(nèi)自行召開的工作例會(huì)，由各部門負(fù)責(zé)人決定召開并組織，會(huì)議紀(jì)要自行記錄和跟進(jìn)。5.會(huì)議安排5.1公司級(jí)會(huì)議：為避免會(huì)議過多或重復(fù)，公司正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制，原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和匯報(bào)程序來組織召開。例行會(huì)議安排如下：5.1.1公司班子會(huì)議（原則上每月召開一次）會(huì)議主持人：公司董事長(zhǎng)或董事長(zhǎng)委托人會(huì)議組成人員：公司班子成員（副總經(jīng)理級(jí)以上）或指定的部門負(fù)責(zé)人。議主題：主要總結(jié)上階段工作計(jì)劃，安排部署下階段工作，研究涉及重大事件的解決以及重大決策，XX掌控公司的發(fā)展目標(biāo)及管理動(dòng)向，人事異動(dòng)，財(cái)務(wù)管理，方案實(shí)施等。會(huì)議時(shí)間：不定時(shí)召開，會(huì)議時(shí)間由人力資源部負(fù)責(zé)通知。會(huì)議議程：(1)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人就本次會(huì)議的議題草案進(jìn)行說明；(2)班子成員討論；(3)董事長(zhǎng)綜述，對(duì)所議事項(xiàng)進(jìn)行意見征求，最終由董事長(zhǎng)決議。(4)原則上會(huì)議規(guī)定由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理和副總經(jīng)理必須參加，董事長(zhǎng)因事不能出席時(shí)，可由其委托人會(huì)后將會(huì)議紀(jì)要傳報(bào)董事長(zhǎng)決議；會(huì)議管理程序：(1)人力資源部負(fù)責(zé)根據(jù)相關(guān)部門提交討論的草案，擬定會(huì)議議題，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后，決定會(huì)議時(shí)間并進(jìn)行會(huì)議通知；(2)人力資源部負(fù)責(zé)起草會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議會(huì)簽，報(bào)送董事長(zhǎng)簽發(fā)，并整理歸檔。(3)人力資源部負(fù)責(zé)會(huì)議決議的督促、檢查，并將督辦情況及時(shí)向班子成員匯報(bào)。5.1.2.年度工作會(huì)議會(huì)議主持人：公司董事長(zhǎng)\總經(jīng)理會(huì)議組成人員：公司班子成員、各部門負(fù)責(zé)人及屬下公司負(fù)責(zé)人會(huì)議主題：主要是總結(jié)本年度工作，安排部署下年度工作。會(huì)議時(shí)間：每年末或下年初召開。會(huì)議地點(diǎn)：公司會(huì)議室會(huì)議議程：(1)各部門匯報(bào)本年度主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況，提交下年經(jīng)濟(jì)計(jì)劃。(2)主持人總結(jié)公司本年工作，明確公司來年工作目標(biāo)及后期發(fā)展戰(zhàn)略。會(huì)議管理：(1)由人力資源部負(fù)責(zé)，根據(jù)董事長(zhǎng)安排，決定會(huì)議時(shí)間并進(jìn)行會(huì)議通知；(2)由人力資源部負(fù)責(zé)，根據(jù)會(huì)議決議，起草下年度公司整體工作目標(biāo)，報(bào)送董事長(zhǎng)簽發(fā)；(3)由人力資源部負(fù)責(zé)全年工作目標(biāo)進(jìn)度的督促、檢查，并將情況及時(shí)向董事長(zhǎng)匯報(bào)。5.1.3.半年總結(jié)大會(huì)會(huì)議主持人：公司董事長(zhǎng)\總經(jīng)理會(huì)議組成人員：全體員工會(huì)議主題：主要是總結(jié)半年工作情況，部署下半年度工作任務(wù)。會(huì)議時(shí)間：每年7-8月份召開。會(huì)議議程：(1)總經(jīng)理總結(jié)公司半年工作，安排部署下半年工作任務(wù)。會(huì)議程序：(1)由人力資源部負(fù)責(zé)草擬半年總結(jié)報(bào)告，交由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理審閱，再由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)報(bào)告。(2)由人力資源部負(fù)責(zé)，根據(jù)總經(jīng)理安排，決定會(huì)議時(shí)間并通知；(3)由人力資源部負(fù)責(zé)，根據(jù)會(huì)議決議起草會(huì)議紀(jì)要，報(bào)送總經(jīng)理（總經(jīng)理）簽發(fā)，抄送至董事長(zhǎng)，并整理歸檔管理；5.1.4.周工作例會(huì)會(huì)議主持人：總經(jīng)理會(huì)議組成人員：公司全體員工。會(huì)議主題：主要是總結(jié)上周工作，安排部署本周工作任務(wù)。會(huì)議時(shí)間：每周一上午9：00召開。會(huì)議地點(diǎn)：公司二樓會(huì)議室會(huì)議議程：(1)各部門工作匯報(bào)。匯報(bào)要求：各部門負(fù)責(zé)人總結(jié)匯報(bào)上周工作計(jì)劃完成情況；分析未完成工作計(jì)劃的原因；找出部門工作以及部門之間工作協(xié)調(diào)中存在哪些問題，并提出解決草案；匯報(bào)并提交本周工作計(jì)劃。(2)分管領(lǐng)導(dǎo)補(bǔ)充。(3)總經(jīng)理（總經(jīng)理）作總結(jié)性發(fā)言，形成會(huì)議的決議。決議內(nèi)容：明確各部門本周的工作目標(biāo)（或主要工作）；提出對(duì)決議或議定事項(xiàng)的分工負(fù)責(zé)人、承辦部門及時(shí)間等具體要求。會(huì)議程序：(1)各職能部門于上周六下班前，將周計(jì)劃表發(fā)送至人力資源部，由人力資源部進(jìn)行統(tǒng)計(jì)工作計(jì)劃完成項(xiàng)及未完成項(xiàng)。（2）由人力資源部準(zhǔn)備相關(guān)議題草案，進(jìn)行會(huì)議時(shí)間、地址的通知；(3)由人力資源部負(fù)責(zé)，根據(jù)會(huì)議決議起草會(huì)議紀(jì)要，報(bào)送總經(jīng)理（總經(jīng)理）簽發(fā)，抄送至董事長(zhǎng)，并整理歸檔管理；(4)由人力資源部負(fù)責(zé)會(huì)議決議和議定事項(xiàng)的督促、檢查，并將督辦情況及時(shí)向總經(jīng)理（總經(jīng)理）匯報(bào)。（5）各職能部門按會(huì)議要求各工作崗位提交《周工作計(jì)劃表》，并進(jìn)行部門內(nèi)的統(tǒng)計(jì)跟進(jìn)，周工作完成率將作為員工考核重要依據(jù)。5.2.日例會(huì)：會(huì)議主持人：總經(jīng)理會(huì)議組成人員：副總經(jīng)理、各職能部門主要負(fù)責(zé)人。會(huì)議主題：日常工作協(xié)調(diào)會(huì)議。會(huì)議時(shí)間：每日上午9：00召開。會(huì)議地點(diǎn)：公司二樓會(huì)議室5.3各專題會(huì)議或部門間橫向協(xié)調(diào)會(huì)議：公司各部門或根據(jù)實(shí)際需要不定期地召開。會(huì)議的內(nèi)容主要是針對(duì)管理流程、各職能部門間協(xié)調(diào)，工作計(jì)劃實(shí)施、重大事件、企業(yè)管理、項(xiàng)目拓展、財(cái)務(wù)管理等專項(xiàng)工作進(jìn)行討論、部署和總結(jié)。組織部門負(fù)責(zé)會(huì)議通知及會(huì)議記錄并報(bào)人力資源部備案，人力資源部負(fù)責(zé)給予配合。5.4.公司各部門工作例會(huì)：根據(jù)公司會(huì)議要求和目標(biāo)達(dá)成，總結(jié)本部門工作，并對(duì)下一階段工作進(jìn)行部署安排。各部門可以根據(jù)實(shí)際情況自行安排開會(huì)時(shí)間。5.5.其它會(huì)議安排5.5.1.由于階段工作需要臨時(shí)召開的會(huì)議，會(huì)議召集部門應(yīng)在召開前1-2天報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理（總經(jīng)理）批準(zhǔn)后報(bào)人力資源部，由人力資源部進(jìn)行統(tǒng)一安排后方可召開。5.5.2.公司已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期，或遇特殊情況需臨時(shí)安排其它會(huì)議，組織部門應(yīng)報(bào)請(qǐng)人力資源部調(diào)整會(huì)議計(jì)劃，未經(jīng)人力資源部調(diào)整的，任何人（部門）不得隨意調(diào)整正常會(huì)議計(jì)劃。5.5.3.各部門工作例會(huì)必須服從公司的統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不得安排在公司例會(huì)同期召開，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體的原則。5.5.4.會(huì)議一經(jīng)確定，與會(huì)人員應(yīng)預(yù)先做好各項(xiàng)工作安排，因事缺席的需向主持者請(qǐng)假，獲準(zhǔn)后方可指派專人代為參加，會(huì)后應(yīng)主動(dòng)了解會(huì)議內(nèi)容及交辦事項(xiàng)，確保會(huì)議部署的各項(xiàng)工作按時(shí)保質(zhì)完成并對(duì)工作結(jié)果負(fù)責(zé)。5.6.會(huì)議的準(zhǔn)備5.6.1.需用投影設(shè)備演示說明的會(huì)議，應(yīng)由人力資源部或相關(guān)責(zé)任人提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作；5.6.2.會(huì)議之前，人力資源部應(yīng)有專人負(fù)責(zé)會(huì)議會(huì)標(biāo)的制作和設(shè)置，并根據(jù)會(huì)議級(jí)別或性質(zhì)做好會(huì)議招待用品；5.6.3.根據(jù)會(huì)議規(guī)模需使用音響設(shè)備的，由人力資源部提前做好音響調(diào)試安排；5.6.4.特別重大會(huì)議，應(yīng)由人力資源部專人負(fù)責(zé)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，具體包括以下內(nèi)容：①會(huì)議議程安排（應(yīng)提前報(bào)交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會(huì)者）；②會(huì)議資料準(zhǔn)備（如需分發(fā)應(yīng)在入場(chǎng)前登記分發(fā)）；③會(huì)議場(chǎng)所布置；④會(huì)議服務(wù)人員的安排；⑤會(huì)議簽到；⑥會(huì)后事項(xiàng)安排。5.6.5.會(huì)議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。6.其他規(guī)定6.1.所有會(huì)議應(yīng)明確會(huì)議的目的，公司會(huì)議的目的是為完成工作目標(biāo)、有序推進(jìn)、解決工作問題和提高工作效率等的輔助工作，會(huì)議主題的明確尤為重要。6.2.會(huì)前，由人力資源部負(fù)責(zé)通知與會(huì)人員，明確會(huì)議要研究的議題以便準(zhǔn)備好相關(guān)文件材料。6.3.重要會(huì)議決議或記錄未正式公布前，與會(huì)者不得提前透露會(huì)議內(nèi)容。6.4.與會(huì)人員必須做好詳細(xì)的會(huì)議記錄，以便于會(huì)后向部門員工準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議精神，落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)，人力資源部將不定期抽查與會(huì)人員的會(huì)議記錄。6.5.公司會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要或決議由人力資源部專人負(fù)責(zé)整理并由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)后簽發(fā)，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會(huì)人員，必要時(shí)，分發(fā)給相關(guān)部門；其它會(huì)議由召集部門責(zé)成專人負(fù)責(zé)記錄整理，由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)并編號(hào)存檔。6.6.會(huì)議中產(chǎn)生的決議，提案人必須明確提醒會(huì)議記錄人員，以便在會(huì)議結(jié)束時(shí)由負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)，順利推進(jìn)決議工作進(jìn)度。6.7.會(huì)議結(jié)束后會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)將問題進(jìn)行匯總、分類，并將會(huì)議中對(duì)各部門工作的要求進(jìn)行整理、分類、下發(fā)。公司會(huì)議決定事項(xiàng)的督辦、檢查和追蹤由人力資源部專人負(fù)責(zé)，根據(jù)規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)跟進(jìn)，并在下一次會(huì)議前將各部門完成情況匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。7.會(huì)議紀(jì)律7.1.任何人員不得無故缺席會(huì)議，如確有需要，須提前請(qǐng)假，否則視為缺席。7.2.與會(huì)人員不得因故遲到；違者將按公司考勤制度相關(guān)規(guī)定處罰。7.3.與會(huì)者應(yīng)提前3-5分鐘進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，事先了解會(huì)議通知，閱讀會(huì)議有關(guān)材料或做好準(zhǔn)備，針對(duì)會(huì)議議題匯報(bào)工作或發(fā)表自己的意見。7.4.召開會(huì)