002 XS-QEP002 記錄管理程序

1.0目的為提供產(chǎn)品符合要求和質(zhì)量/環(huán)境管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)，本公司制定并實(shí)施《記錄管理程序》。2.0適用范圍本程序適用于記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、保護(hù)、檢索、保存期限以及記錄處置所需的控制和管理。0職責(zé)和權(quán)限行政部為記錄控制的主管部門。負(fù)責(zé)記錄的策劃、主持評(píng)審、運(yùn)行填寫輔導(dǎo)以及記錄的更新等事宜。其他各職能部門為記錄的實(shí)施部門。負(fù)責(zé)本部門所使用記錄的正確填寫以及對(duì)其可操作性、適宜性等進(jìn)行信息反饋。0術(shù)語和定義本程序引用GB/T19000—2016idtIS09000:2015質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的術(shù)語。5.0程序內(nèi)容5.1記錄的策劃和評(píng)審1.1記錄的策劃記錄的策劃應(yīng)滿足以下要求：a）滿足標(biāo)準(zhǔn)中所有注明（見4.2.4）所需記錄的要求；b）與公司產(chǎn)品實(shí)際和體系運(yùn)行實(shí)際相結(jié)合；c）具有可操作性和便于填寫。1.2記錄的評(píng)審行政部應(yīng)主持對(duì)記錄進(jìn)行評(píng)審，參與評(píng)審人員應(yīng)包括各層次中的骨干者。評(píng)審應(yīng)就記錄對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的全面符合性，反映產(chǎn)品特性的適宜性以及可操作性等廣為發(fā)表意見。行政部集中起可行建議，定出記錄所需表式。2記錄的標(biāo)識(shí)記錄應(yīng)包括如下標(biāo)識(shí)：a）公司名稱；b）記錄名稱；c）記錄編碼:記錄編碼由文件類別、部門代號(hào)、流水順序號(hào)001,002,003……組成；d）記錄編號(hào)：記錄編號(hào)以記錄發(fā)生的年月日組成，若同日發(fā)生多起同一記錄，在日期后再加一順序號(hào)；e）保存部門；f）保存年限。3記錄的填寫記錄的填寫應(yīng)確保：a）記錄所設(shè)欄目均應(yīng)填入相關(guān)內(nèi)容，并應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)和體系文件的要求；b）對(duì)某些暫時(shí)無內(nèi)容可填欄目，應(yīng)在欄目內(nèi)劃“一”線；c）涉及職責(zé)權(quán)限的簽署，應(yīng)簽全名，并應(yīng)寫明簽署日期；d）記錄填寫應(yīng)保持清晰、易于識(shí)別；e）確保記錄的原始性，記錄不得隨意更改、抄寫和復(fù)印。4記錄的貯存和保護(hù)記錄的貯存和保護(hù)，應(yīng)符合以下要求：a）崗上在用的記錄、應(yīng)放于規(guī)定地點(diǎn)，統(tǒng)一使用文件夾予以保護(hù)；b）保持記錄清潔整齊，不得在記錄表式上亂寫亂畫或隨意撕毀記錄作他用；c）已記完的記錄，應(yīng)貯存于適宜的地點(diǎn)和環(huán)境中，防止記錄變質(zhì)和損壞。貯存的記錄應(yīng)登記于臺(tái)帳中。5記錄的檢索為實(shí)現(xiàn)記錄可追溯性和滿足數(shù)據(jù)分析需要，記錄應(yīng)便于檢索，為此，記錄應(yīng)：a）所記同一內(nèi)容的記錄，應(yīng)按編號(hào)順序進(jìn)行整理裝訂成冊(cè)。每冊(cè)應(yīng)設(shè)有目錄。目錄應(yīng)寫明記錄名稱、記錄編碼和編號(hào)的起點(diǎn)至止點(diǎn)。需要時(shí)還可標(biāo)注出頁次。b）隨有附件的記錄，應(yīng)將其附件原件或復(fù)印件緊隨其后裝訂。C）記錄存放時(shí)，應(yīng)將不同內(nèi)容的記錄分別存放，將其記錄名稱作出明顯標(biāo)識(shí)；d）檢索和查閱完的記錄，應(yīng)仍回歸原處，不得亂放；e）檢索和查閱記錄人員，應(yīng)進(jìn)行登記，借用者應(yīng)準(zhǔn)時(shí)歸還，并保持記錄完好無損。6記錄的保存期限6.1行政部應(yīng)編制公司《記錄管理清單》，將質(zhì)量/環(huán)境管理體系所要求的和本公司確定設(shè)置的記錄，全部列入其中，并將每一記錄的保存期限明確確定。6.2記錄的保存期限，可分別規(guī)定為一年、兩年、三年、五年至長期保存。6.3長期保存的記錄，應(yīng)以其記錄的重要性和可追溯性要求適當(dāng)確定。7記錄的處置7.1確定長期保存的記錄，應(yīng)按有關(guān)檔案管理規(guī)定存檔保管。7.2超過保存期限的記錄，應(yīng)予以處置。需處置的各部門保管的記錄，應(yīng)統(tǒng)一交至文控中心集中進(jìn)行登記，填寫《記錄處置申請(qǐng)單》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)慎重審定批準(zhǔn)后處置。記錄處置時(shí)，應(yīng)由兩人共同簽署后，相互監(jiān)督以適當(dāng)方法進(jìn)行銷毀。7.3記錄處置的相關(guān)記錄應(yīng)予保存。6、參考資料1管理手冊(cè)XS