公司檔案管理制度

公司檔案管理制度第一條為確保文件及各類材料歸檔的齊全完整，能系統(tǒng)準確地反映公司各個歷史時期的真實情況，便于檔案資料的充分利用，特制定本制度。第二條歸檔范圍檔案分類組卷部門歸檔材料范圍檔案存放部門技術管理、產(chǎn)品生產(chǎn)方面研發(fā)中心品管部辦公室1、產(chǎn)品質量標準、制度，ISO9001各類程序文件；2、新產(chǎn)品、新技術、新設備鑒定報告，試車投產(chǎn)總結；3、各類注冊商標，以及上報的名牌、著（馳）名商標申報綜合材料；4、宣傳刊登公司或公司主要領導的報紙、雜志、書籍、碟片、錄像帶等。檔案室設備儀器方面設備管理部1、設備進公司后，開箱驗收過程中所產(chǎn)生的文件資料有：設備裝箱單、使用安裝說明書、出廠合格證書、產(chǎn)品出廠精度檢驗單、隨機的設備圖冊和其他隨機文件等；2、設備儀器安裝、試車驗收過程中所產(chǎn)生的文件材料有：設備儀器安裝工藝規(guī)程、安全基礎圖、電器接線圖、試車（試壓）規(guī)范及試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單等；3、設備儀器在使用、維修過程中所產(chǎn)生的科技文件有：設備儀器維護保養(yǎng)和安全技術操作規(guī)程，設備三級保養(yǎng)記錄、大修記錄、年度檢修計劃和總結，事故分析記錄及處理結果等報告，設備大檢查中歷次普查記錄等。4、設備、管道布置圖，技術操作、安全規(guī)程，生產(chǎn)會記錄，環(huán)境保護文件、資料、圖紙等。設備管理部基本建設方面總務部1、設計準備階段有：工程建設申請報告及上級批文，設計委托書、征用土地協(xié)議書，有關對地址、地形、交通、水文、氣象調(diào)查材料，地質勘察文件材料，有關重要會議記錄（紀要）等；2、工程設計階段有：設計說明書、區(qū)域地形圖、總平面圖、建筑物平（立）面圖、結構圖、基礎圖、工程預決算、上下水配管圖、電器安裝圖等；3、施工及竣工階段有：施工合同、建筑工程許可證、施工記錄（工程聯(lián)系單、材料匯總表、竣工圖、竣工驗收報告、工程審記、竣工驗收會議記錄（紀要）、全套工程照片等。檔案室信息工程總務部電話、網(wǎng)絡布局、系統(tǒng)開發(fā)設計的資料等?？倓詹课臅矫婀巨k1、上級或不相隸屬關系的來文、來電、政策法規(guī)書籍等；2、上行文（報告、請示、情況匯報等）以及平行文或下行文（函、批復、通報、通知、決定、會議紀要）等；3、公司報。4、各類會議照片、錄像帶、碟片、以及圖文資料等。公司辦科技研究方面研發(fā)中心公司辦等1、準備階段有：上級下達的研究任務書、課題計劃任務書、批準文件、研究方案、課題計劃、會議討論記錄、調(diào)查考察報告、文獻摘要等。2、研究試驗階段有：試驗設計文件（研究設計、實驗所需材料、設備、人員、進度）、試驗工藝設備圖紙、照片、原始記錄、研究工作文件等；3、總結、鑒定、推廣階段有：專題總結、經(jīng)驗介紹、論文、專著、成果報告、照片、商標、成果鑒定會文件、成果鑒定書、獲獎成果證書、獎狀、文件等，成果技術應用協(xié)議書、技術合同、成果推廣效果、調(diào)查材料等。研發(fā)中心、公司辦營銷市場客戶服務市場部等1、公司經(jīng)營決策和營銷管理中的各種紀錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料；2、市場信息、企業(yè)策劃、新產(chǎn)品推廣、廣告宣傳和用戶服務過程中形成的文件材料等?？蛻舴帐袌霾康任镔Y采購采購部物資（物品）采購過程中形成的各種文件材料等。采購部財務管理財務部１、會計憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證，其他會計憑證。２、會計帳薄類：總帳、明細帳、日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助及會計帳?。?、財務報告類：月度、季度、年度財務報告，含會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。財務部人事薪酬、教育培訓人力資源部1、公司干部、員工教育、培訓文件、教材、簽到表、考試卷、成績單等；2、月度、年度公司員工花名冊及人員變動表；3、副科級以上干部履歷表，以及人事、養(yǎng)老保險、薪資制度、勞保福利規(guī)定、勞動合同，薪酬管理過程中的各類文件、資料、臺帳等。人力資源部黨群方面黨、工、團公司黨務、工會、共青團工作及黨、群組織活動的各種文件、材料等。黨支部工會共青團物業(yè)資產(chǎn)總務后勤總務部財務部公司財產(chǎn)清冊（機器設備、勞作工具等），物業(yè)管理制度、圖書資料清冊等?？倓詹控攧詹孔C券法務證券法務部公司上市過程及經(jīng)營過程中的各種申報材料、披露材料、法律文書報告、照片及聲像資料證券部檔案室其它公司辦其它方面需要歸檔的文件材料和在以上各方面活動中形成的照片、錄音帶等聲像材料。第三條歸檔時間1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面的科技文件材料，應在產(chǎn)品試制定型、正式投產(chǎn)后歸檔。2、設備儀器方面的科技文件材料，應在設備儀器安裝試車驗收合格后歸檔。3、基本建設方面的科技文件材料，應在工程項目竣工驗收后歸檔。4、科技研究方面的科技文件材料，應在一項研究、試驗任務完成后歸檔。5、各項管理工作中形成的文件材料，應在次年5月份前歸檔完畢。6、本公司干部（含職員）因外出參觀學習、考察和參加會議，收集獲得的文件材料，要按照歸檔范圍的規(guī)定，在回公司一周內(nèi)向公司辦檔案室歸檔。第四條歸檔要求1、歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范，符合其形成規(guī)律。2、文件材料歸檔一般一式三份（原件1份，印制件3份），比較重要或利用頻繁的，可適當增加歸檔份數(shù)。3、歸檔的文件材料應按檔案材料范圍及時間要求，組卷部門應做好歸檔工作，填寫案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、確定密級，并經(jīng)文秘科驗收后存放檔案保管部門。4、歸檔的文件材料必須紙質優(yōu)良、字跡清楚、格式統(tǒng)一，應使用碳素墨水，禁止使用鉛筆或圓珠筆。5、文件材料歸檔時，應編制移交目錄，交換雙方應核對清楚，并在移交目錄上簽字。6、負責保管檔案人員因工作調(diào)動、變動，離開前應辦理好檔案資料的移交手續(xù)，并在移交目錄上簽字。7、文件資料歸檔，要明確保管期限，即：短期，長期，永久。短期5年以下；長期5～15年；永久在15年以上。第五條檔案資料的保密檔案是公司的寶貴財富，因此，必須按照歸檔范圍及歸檔的要求，對全部檔案劃定密級。1、檔案保密等級分為：“絕密”、“機密”、“秘密”三級。劃分密級的原則：①“絕密”是最重要的公司秘密，一旦泄露會使公司利益遭受巨大損害，甚至使公司面臨倒閉。②“機密”是一般公司秘密，一旦泄露會使公司的利益遭受嚴重損害。③“秘密”是一般公司秘密，一旦泄露會使公司的利益遭到損害。2、對夠不上密級又不宜公開的檔案，可劃分為“內(nèi)部”。3、密級和保密期限的確定和變更以及解密，必須按照規(guī)定程序審核批準。4、查閱“絕密”檔案必須按批準權限查閱，未經(jīng)批準，不得復制或復抄。5、“絕密”檔案必須單獨存放，并鎖。6、定期檢查保密工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。7、檔案管理人員應嚴格遵守保密紀律，防止泄露事件發(fā)生；對造成事件的責任者，要視情按公司規(guī)定處理。第六條檔案資料的借閱1、檔案是歷史的真實記錄，是公司