公司行政物品管理制度

公司行政物品管理制度公司行政物品管理制度公司行政物品管理制度xxx公司公司行政物品管理制度文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計，管理制度行政辦公用品管理制度總則一、目的為適應(yīng)公司快速發(fā)展的需要，推進(jìn)行政辦公物品的規(guī)范化管理，控制辦公費(fèi)用，本著節(jié)約高效的原則，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含U盤、數(shù)碼相機(jī)、硒鼓墨盒等）、辦公設(shè)備（含電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。辦公用品的分類一、行政辦公物品的分類行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。辦公固定資產(chǎn)：使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實(shí)物形態(tài)，單位價值在2000元及以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。辦公低值資產(chǎn)：指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在2000元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。辦公用品：使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。行政辦公物品的管理職責(zé)一、行政部的主要職責(zé)：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負(fù)責(zé)行政辦公物品支出情況進(jìn)行監(jiān)督、控制，其管理職責(zé)主要包括：1.供應(yīng)商選擇及管理；2.組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控；3.年度、每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執(zhí)行；4.行政辦公用品的分配、調(diào)撥、維修和報廢；5.配合財務(wù)部對辦公物品進(jìn)行盤點(diǎn)，建立行政辦公物品臺賬，負(fù)責(zé)日常維護(hù)和修理。二、部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)：認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司的資產(chǎn)管理制度；部門有專人負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減、轉(zhuǎn)移、維護(hù)、報廢與監(jiān)督記錄；合理調(diào)配本部門室內(nèi)的辦公設(shè)備等資產(chǎn)；資產(chǎn)使用人的主要職責(zé)：應(yīng)該愛護(hù)公司財產(chǎn)，合理使用辦公設(shè)備，由人力資源部協(xié)助負(fù)責(zé)培訓(xùn)員工愛護(hù)國有資產(chǎn)意識，正確使用辦公設(shè)備。如果因使用不當(dāng)，人為破壞，由使用人自行付費(fèi)維修，并報送人行部門進(jìn)行維修登記。行政辦公物品采購一、辦公用品的采購采用集中采購定量供應(yīng)的辦法1.集中采購由行政管理部負(fù)責(zé)并管理。2.集中采購的辦公用品包括復(fù)印紙、傳真紙，計算機(jī)消耗的磁盤，打印機(jī)消耗的色帶、硒鼓、墨盒，日記本、各類筆墨等。3.實(shí)行定期計劃批量采購供應(yīng)。即每月______日前各部室向人事行政管理部提報當(dāng)月所需用品計劃，由行政管理部統(tǒng)一采購。4.特殊辦公用品可以經(jīng)人事行政管理部門同意授權(quán)，各部門自行采購。5.各部門或班組若臨時急需采購辦公用品，由部門或班組專人填寫“辦公用品請購單”，并在備注欄內(nèi)注明急需采購的原因，經(jīng)班組負(fù)責(zé)人審定同意后，交人事行政管理部審批同意后，實(shí)施采購任務(wù)。6.必需品、采購不易或耗用量大者應(yīng)酌量庫存。7.結(jié)算辦法。綜合辦公室根據(jù)各單位辦公用品領(lǐng)用數(shù)量及單價，編制明細(xì)表經(jīng)確認(rèn)后報財務(wù)劃轉(zhuǎn)。二、辦公類服務(wù)采購辦公類服務(wù)采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片等服務(wù)類的采購。1、人事行政部進(jìn)行貨比三家的方法進(jìn)行詢價后按程序選擇服務(wù)供應(yīng)商。2、各部門有對外宣傳品、印刷品、名片印制需求的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后在公司行政部公布的服務(wù)供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。三、辦公資產(chǎn)采購辦公資產(chǎn)采購計劃各部門需要置辦辦公資產(chǎn)時，填寫《辦公物品申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過并簽字后，提交行政部實(shí)施采購。1、實(shí)施采購行政部進(jìn)行貨比三家的辦法進(jìn)行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)審批后方可到財務(wù)部領(lǐng)取支票進(jìn)行購買。2、驗(yàn)收行政人事部匯總使用根據(jù)采購計劃或申請表、購物發(fā)票、購物明細(xì)驗(yàn)收采購辦公資產(chǎn)，驗(yàn)收完畢后填寫驗(yàn)收單并簽字確認(rèn)，行政部和使用部門各自登記辦公資產(chǎn)臺賬。財務(wù)部根據(jù)入庫單和購物發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理。《辦公物品申請表》和購物明細(xì)復(fù)印件由人事行政部統(tǒng)一保管。第五章辦公用品的分發(fā)領(lǐng)用1.填寫領(lǐng)用單各部門領(lǐng)用辦公用品需填寫“辦公用品領(lǐng)用單”，一式兩份，一份用于分發(fā)辦公用品，另一份用于分發(fā)辦公用品的臺賬登記。2.核對登記接到各部門的兩份“辦公用品領(lǐng)用單”之后，有關(guān)人員要進(jìn)行核對，并做好登記，然后再填寫一份“辦公用品分發(fā)通知書”交發(fā)送室。3.辦公用品分發(fā)發(fā)送室進(jìn)行核對后，把申請所要全部用品備齊，分發(fā)給各部門。4.登記存檔用品分發(fā)后應(yīng)做好登記，寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請書連同“辦公用品分發(fā)通知書”轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔；另一份“辦公用品分發(fā)通知書”連同分發(fā)物品一起返回各部門。第六章辦公物品的管理一、辦公用品的配發(fā)1.各部門指定一名專人負(fù)責(zé)本部門辦公文具的領(lǐng)用和發(fā)放。2.辦公用品按需領(lǐng)用，行政部負(fù)責(zé)辦理使用部門的領(lǐng)用手續(xù)，認(rèn)真填寫文具領(lǐng)用登記單，并進(jìn)行臺賬登記，寫明物品名稱、規(guī)格、使用人及數(shù)量等。3.員工在公司內(nèi)部調(diào)動，其使用的辦公用品可以隨職位轉(zhuǎn)移帶走。二、辦公資產(chǎn)的管理1.資產(chǎn)調(diào)撥部門與部門之間轉(zhuǎn)移辦公設(shè)備等資產(chǎn)必須填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》。必須嚴(yán)格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：調(diào)出部門負(fù)責(zé)人—調(diào)入部門負(fù)責(zé)人—行政部確認(rèn)簽字后，方可轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公設(shè)備等資產(chǎn)。2.資產(chǎn)報廢由部門負(fù)責(zé)人填寫《資產(chǎn)報廢申請單》，報行政部。行政部會同財務(wù)部門進(jìn)行資產(chǎn)損壞鑒定后，由行政部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后方可報廢。行政部和財務(wù)部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統(tǒng)一維修、保管、再分配，資產(chǎn)臺賬做相應(yīng)調(diào)整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關(guān)規(guī)定處罰。3、資產(chǎn)的租用、出租和外借公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用部門必須報公司行政部審批，行政部應(yīng)盡量考慮在公司內(nèi)部調(diào)配，調(diào)配的確有困難而且購買不經(jīng)濟(jì)合算的情況下，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可租用，租用手續(xù)由行政部統(tǒng)一辦理。公司長期不使用的行政辦公資產(chǎn)可以考慮對外出租和外借。行政人事部定期對所有閑置的辦公資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，對其中達(dá)到報廢條件的按相關(guān)制度辦理報廢手續(xù)，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進(jìn)行出售。4.辦公資產(chǎn)的日常維護(hù)、維修（1）行政人事部是辦公資產(chǎn)日常維護(hù)、維修的責(zé)任部門。（2）行政人事部編制辦公資產(chǎn)維修計劃，并納入預(yù)算和經(jīng)營計劃。根據(jù)維修計劃對各部門辦公資產(chǎn)進(jìn)行檢查，按期進(jìn)行維護(hù)，保證各物品正常工作。（3）各部門的辦公資產(chǎn)需要維修時，由部門負(fù)責(zé)人填寫《辦公設(shè)備維修申請表》報送行政部。不經(jīng)部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人而私自維修的，相關(guān)費(fèi)用行政人事部不予受理。行政人事部接到申請單后，需對報修設(shè)備進(jìn)行鑒定，進(jìn)行相應(yīng)的維修、更換，一般性維修理應(yīng)在三個工作日內(nèi)修理完畢，其他較為復(fù)雜的修理應(yīng)在七個工作日內(nèi)修理完畢。維修完畢后及時登記《辦公設(shè)備維修記錄表》，資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（4）若聘請外部單位進(jìn)行維修，相關(guān)付款事項執(zhí)行資金支付程序。（5）由于人為原因造成辦公資產(chǎn)損壞，需按照物品的原價進(jìn)行賠償。5.辦公資產(chǎn)的年終盤點(diǎn)1.年終資產(chǎn)清查由行政部對各部門進(jìn)行實(shí)物清查，丟失的辦公資產(chǎn)由丟失部門按照原值賠償。資產(chǎn)清查結(jié)束后，由行政部將年終清查報告上報公司領(lǐng)導(dǎo)。2.辦公物品丟失、損壞屬于過失人責(zé)任的，過失人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.各部門負(fù)責(zé)人要調(diào)離本部門時，人事行政部要及時通知辦公室，辦公室根據(jù)辦公資產(chǎn)臺賬清點(diǎn)調(diào)出人負(fù)責(zé)部門所使用的資產(chǎn)。有短缺者，按物品原價賠償，待辦理完辦公設(shè)備移交手續(xù)后，方可調(diào)離本部門；一般員工調(diào)離本部門，由部門主管負(fù)責(zé)該員工使用資產(chǎn)的移交，由人事行政部協(xié)助完成。附則度由公司人事行政部負(fù)責(zé)制定、解釋。修訂并實(shí)施監(jiān)督。本制度自頒布之日起執(zhí)行。附件表格：1.辦公用品一覽表2.辦公用品統(tǒng)計表3.辦公用品申領(lǐng)單4.辦公用品采購單5.辦公設(shè)備采購申請單

辦公用品一覽表辦公用品名稱規(guī)格單位單價（元）代號辦公用品名稱規(guī)格單位單價(元)代號辦公用品統(tǒng)計表編號：部門：填表日期：名稱規(guī)格/型號數(shù)量金額存放地點(diǎn)負(fù)責(zé)人備注審核人填表人辦公用品申領(lǐng)單部門：編號：日期名稱規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門領(lǐng)導(dǎo)簽字辦公用品保管員填表人辦公用品采購單財管字第號填單日期：年月日財產(chǎn)名稱規(guī)格用