醫(yī)院物資管理制度和流程

醫(yī)院物資管理制度和流程醫(yī)院物資管理制度和流程醫(yī)院物資管理制度和流程資料僅供參考文件編號：2022年4月醫(yī)院物資管理制度和流程版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：瀘沽鐵礦職工醫(yī)院物流管理制度和流程為規(guī)范我院的物流管理工作，提高經(jīng)濟效益，降低經(jīng)營成本同步杜絕物資管理工作中的跑、冒、滴、漏，特制定本管理辦法。適用范圍:凡醫(yī)院所需的所有物資均適用此辦法。一、采購/入庫管理流程：1、招標(biāo)流程采購部門（采購員）組織供應(yīng)商招標(biāo)，招標(biāo)完成后，由采購部門（采購員）打印采購物資材資料報院領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)。采購部門（采購員）將中標(biāo)的供應(yīng)商信息和中標(biāo)的物資材料信息錄入醫(yī)院庫房管理系統(tǒng)中；2、采購/通知供應(yīng)商對于常備物資：庫房庫管員對常備物資設(shè)置安全庫存基數(shù)，每周四下午根據(jù)庫存基數(shù)生成采購訂單，并通知供應(yīng)商安排送貨；對于零庫存物資：1)業(yè)務(wù)科室每周一上午，向總務(wù)科報送本周物資材料的需求計劃，并提報到相應(yīng)庫房；2)藥劑科每周一下午完成對各個業(yè)務(wù)科室的需求計劃匯總，3)根據(jù)匯總后的科室需求計劃編制采購計劃，審核后并提交采購部門；3、送貨供應(yīng)商根據(jù)采購部門（采購員）通知所采購的材料進行備貨，并集中在每周三送貨到庫房，業(yè)務(wù)科室急用的材料隨時送貨；4、驗貨前提條件：供應(yīng)商將所采購的物資材料送到庫房，附帶隨貨清單、采購驗收單；驗貨人員：庫管、采購部門的采購員；驗貨內(nèi)容：物資材料的效期、批號、品種、數(shù)量、單價；必須保證發(fā)票上的品種、數(shù)量與實物保持一致；發(fā)票上的供應(yīng)商必須與采購?fù)ㄖ獑紊系墓?yīng)商保持一致，否則視為驗收不通過。驗收完成后，采購部門的采購員、庫管員共同在采購驗收通知單上簽字確認(rèn)，由物資會計及時進行入庫單的編制及實物的入庫。驗貨職責(zé)：采購部門負(fù)責(zé)驗收物資材料的質(zhì)量；庫管員負(fù)責(zé)物資材料的品種、數(shù)量、批號、效期等信息；采購部門必須參加所有物資材料的驗貨；二、物資材料入庫及日常管理1、在物資材料通過驗收后，由庫管員錄入醫(yī)院庫房管理系統(tǒng)。在填制入庫單時應(yīng)注意：A、選擇提供材料的供應(yīng)商和入庫的庫房；B、在錄入材料信息時，除了錄入單價、數(shù)量外，針對醫(yī)用衛(wèi)生材料同時要錄入材料的效期、批號，并保存入庫單；同時由物資會計對入庫單進行審核、入庫確認(rèn)，并打印入庫單，庫管員、采購部門的采購員在入庫單上簽字確認(rèn)，最后由庫管員做實物的入庫處理。注：入庫單一式三份，第一聯(lián)交供貨商；第二聯(lián)庫房保存、第三聯(lián)交財務(wù)科；2、總務(wù)科、藥劑科在物資的保管過程中，應(yīng)按照不同的規(guī)格型號、用途、形狀實行科學(xué)合理的擺放，以便于發(fā)放和清點，對于保質(zhì)期管理的物資，應(yīng)按照采用先進先出的方式進行管理，為了保證倉庫的安全和防止物資變質(zhì)，要做好防火、防盜、防潮工作，還需要建立健全檔案管理，及時掌握和反饋需求、供應(yīng)、耗用和儲存等狀況，對于設(shè)置安全庫存管理的物資，由藥劑科負(fù)責(zé)向采購部門提報采購需求計劃；3、物資材料需要按季盤點，季度和年終進行全面清查，檢查物資賬面數(shù)量和實際是否相符，檢查各種物資有無超積壓、損壞、變質(zhì)等情況，在清點工作中發(fā)現(xiàn)盤虧、盤盈應(yīng)分析原因，并及時處理；六、物資材料出庫A模式：由業(yè)務(wù)科室(臨床與醫(yī)技部門)填寫“科室領(lǐng)用申請單”，經(jīng)過各科護士長或科主任審批后，交藥劑科或物資庫房，由庫管員進行“科室領(lǐng)用申請審核”功能對科室提交的申領(lǐng)單進行處理，根據(jù)申領(lǐng)單生成出庫單，同時進行審核，各科室每周三派人到庫房領(lǐng)取材料，領(lǐng)料人及庫管一并在出庫單上簽字確認(rèn)，庫管員辦理完材料領(lǐng)用后將簽字確認(rèn)的出庫單交財務(wù)科。B模式：主要針對行政后勤科室，由使用部門直接到藥劑科、物資庫房通過其它途徑（如：電話通知）申領(lǐng)材料，由藥劑科、總務(wù)科的庫管員直接辦理材料出庫單并打印出庫單，各科室人員自行領(lǐng)取材料并在出庫單上簽字確認(rèn)；出庫單一式三份：庫管員、財務(wù)科、使用科室各一份；七、發(fā)票管理1、貨票同行在物資材料驗收、入庫完成后，由物資會計將同一供應(yīng)商的入庫單、、采購驗收通知單整理在一起，每月底轉(zhuǎn)交財務(wù)科，同時辦理發(fā)票及入庫單交接手續(xù)；財務(wù)會計對收到的入庫單進行審核，并且要審核供應(yīng)商提供發(fā)票的真?zhèn)危?、貨票不同行針對一些小額的后勤物資供應(yīng)商不能做到票貨同行時，物資會計以隨貨清單入庫；在物資材料驗收、入庫完成后，物資會計將簽完字的入庫單保存起來，等供應(yīng)商在月底前（每月25號）把發(fā)票送到后，再將采購驗收通知單、發(fā)票、入庫單對應(yīng)后交財務(wù)會計，同時辦理發(fā)票及入庫單的交接手續(xù)；3、物資會計對發(fā)票的審核財務(wù)會計對物資會計交來的發(fā)票和入庫單進行審核，審核的內(nèi)容包括發(fā)票與入庫單的材料品種、金額、供應(yīng)商名稱是否一致等信息；4、月底發(fā)票未到的處理方式待月底供應(yīng)商仍沒有將發(fā)票送到庫房物資會計處時，物資會計要將發(fā)票未到的入庫單交到財務(wù)會計處，暫由財務(wù)會計保存發(fā)票未到的入庫單，由財務(wù)會計通知采購部門，啟動對供應(yīng)商的處罰措施；5、未到發(fā)票的通知和處罰措施采購部門每月26日通知供應(yīng)商在28號前把截止到本月25日送貨的發(fā)票送到庫房主任處。如供應(yīng)商不能按時將發(fā)票送到藥劑科、庫房主任處時，則對該供應(yīng)商當(dāng)月發(fā)生的材料款在規(guī)定付款時間的基礎(chǔ)上順延6個月。如果供應(yīng)商提供假的發(fā)票，根據(jù)醫(yī)院的規(guī)定有權(quán)拒付材料款，甚至取消該供應(yīng)商的供貨資格。附件2物資管理相關(guān)科室職責(zé)一、采購部門1、負(fù)責(zé)供應(yīng)商字典的維護；在系統(tǒng)中維護供應(yīng)商的相關(guān)證件信息，對即將到期的供應(yīng)商證件進行預(yù)警提示；2、對于資質(zhì)過期或沒有審核通過的供應(yīng)商及時停用，保證無法對其辦理入庫手續(xù)；3、需要采購部門嚴(yán)格控制供應(yīng)商信息，如果供應(yīng)商不是中標(biāo)單位，不能錄入到物流管理系統(tǒng)中，如果在材料入庫時調(diào)不出隨貨清單或者發(fā)票上所提供的供應(yīng)商時，說明中標(biāo)供應(yīng)商與實際提供材料的供應(yīng)商不符，則無法辦理材料入庫，這樣便可以控制提供材料的供應(yīng)商與中標(biāo)供應(yīng)商不一致的問題；4、負(fù)責(zé)物資材料字典的維護，醫(yī)用材料必須使用產(chǎn)品注冊證的名稱，可以在系統(tǒng)中維護醫(yī)用材料的生產(chǎn)許可證信息，對即將到期的證件進行預(yù)警，可以控制沒有通過招標(biāo)的物資材料無法辦理入庫手續(xù)；5、每周一和庫管員、物資會計共同對供應(yīng)商送來的物資進行驗貨，主要檢驗物資的質(zhì)量；6、對供應(yīng)商的價格、品質(zhì)、交期及供貨能力進行考評，以確保供應(yīng)商的供貨能力；7、及時跟蹤供應(yīng)商價格行情及品質(zhì)情況，以便提高物資材料品質(zhì)和降低采購成本；8、采購部門每周五下午完成對供應(yīng)商的送貨通知，如果延誤造成供應(yīng)商送貨的延遲，由采購部門負(fù)責(zé)；9、因中標(biāo)物資材料信息、中標(biāo)供應(yīng)商信息維護及中標(biāo)供應(yīng)商資質(zhì)造成的相關(guān)問題，由采購部門負(fù)責(zé)。二、總務(wù)科、藥劑科、設(shè)備科1、每周一和采購部門共同對物資入庫進行驗收，主要驗收物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、批號和效期等；2、藥劑科必須在每周五中午12點之前完成對各個業(yè)務(wù)科室的需求匯總并生成采購計劃，并提交采購部門，因提交不及時造成采購的延誤由藥劑科負(fù)責(zé)3、藥劑科必須在每周三中午12點之前完成對各個業(yè)務(wù)科室的領(lǐng)用申請審批并生成出庫單；4、負(fù)責(zé)出入庫單的錄入和審核并打印；5、負(fù)責(zé)物資的盤點和清查；6、藥劑科存放保質(zhì)期管理的物資，一定按照先進先出的方式出庫，對于保質(zhì)期到期之前還未出庫的物資，要及時通知供應(yīng)商協(xié)調(diào)安排更換或退貨等處理；7、物資材料在倉庫存放過期或因存放發(fā)生的質(zhì)量等問題，由設(shè)備科負(fù)責(zé)；8、設(shè)備科因條件不足，暫時不參與本制度制定。三、業(yè)務(wù)科室1、負(fù)責(zé)科室需求計劃的錄入及審核；2、負(fù)責(zé)對臨時領(lǐng)用物資材料領(lǐng)料申請單的錄入及審核；3、業(yè)務(wù)科室領(lǐng)用物資材料時一定要在物流系統(tǒng)中填寫領(lǐng)料申請單或需求計劃，杜絕書面形式的申請單及需求計劃；4、業(yè)務(wù)科室物資需求計劃必須在周二晚上24點完成，逾時將順延一個星期安排出庫；5