如何制定合法有效的規(guī)章制度

如何制定合法有效的規(guī)章制度一、規(guī)章制度合法有效的前提（一）內(nèi)容合法、合理1、規(guī)章制度的內(nèi)容不得與現(xiàn)有法律規(guī)定相違背根據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問題的解釋》的規(guī)定，規(guī)章制度首先必須具有合法性。那么這里的合法，具體就是不違背《勞動(dòng)法》、《勞動(dòng)合同法》及相關(guān)的法律法規(guī)。若規(guī)章制度的條款與法律規(guī)定相抵觸的，則相應(yīng)的條款無(wú)效。例：《勞動(dòng)合同法》規(guī)定，勞動(dòng)合同到期，用人單位不續(xù)簽勞動(dòng)合同的，勞動(dòng)合同解除，用人單位應(yīng)當(dāng)支付勞動(dòng)者經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。如果用人單位在規(guī)章制度中規(guī)定一個(gè)條款“勞動(dòng)合同到期自動(dòng)終止，公司無(wú)需支付員工任何賠償”。那么很明顯這個(gè)條款與法律相違背，該條款無(wú)效。2、規(guī)章制度的內(nèi)容應(yīng)具備合理性規(guī)章制度除了合法外，同時(shí)還應(yīng)具備合理性。法律賦予公司制定規(guī)章制度管理員工的權(quán)利，但不代表除合法外，在法律沒有規(guī)定的范圍任意制定規(guī)定，一些明顯不具備合理性的條款一般也會(huì)被認(rèn)定為無(wú)效。如何判斷規(guī)章制度的內(nèi)容是否具備合理性，主要以下列幾點(diǎn)作為判斷參考的依據(jù)：（1）明確具體、可執(zhí)行（2）不違背公序良俗（3）不超出勞動(dòng)管理需要（4）符合相對(duì)行業(yè)崗位的相關(guān)性（5）平等對(duì)待每名勞動(dòng)者（6）處罰條款應(yīng)當(dāng)具有相當(dāng)性（二）規(guī)章制度需經(jīng)民主程序通過根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第4條第2款規(guī)定：“用人單位在制定、修改或決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定?！?、應(yīng)該經(jīng)過民主程序的范圍為涉及“有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)”的所有用人單位相關(guān)制度。2、民主程序主要包括：（1）規(guī)章制度草案經(jīng)職工代表大會(huì)或全體職工民主討論；（2）用人單位結(jié)合職工代表大會(huì)或全體職工意見，最終協(xié)商確定規(guī)章制度文本。3、規(guī)章制度未經(jīng)過民主程序的后果事實(shí)上，能夠切實(shí)履行民主程序的用人單位寥寥無(wú)幾，那么如果用人單位的規(guī)章制度沒有經(jīng)過民主程序?qū)?huì)導(dǎo)致什么后果呢？主要有以下兩種情形：（1）未經(jīng)過民主程序的規(guī)章制度，不能作為管理勞動(dòng)者的依據(jù)。一旦勞動(dòng)者與用人單位發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議，用人單位將無(wú)法用規(guī)章制度約束勞動(dòng)者。此時(shí)，規(guī)章制度將變?yōu)橐患埧瘴?。?）未經(jīng)過民主程序的規(guī)章制度，原則上并不必然無(wú)效。若規(guī)章制度內(nèi)容合法、合理，且經(jīng)過公示程序，勞動(dòng)者沒有異議的，仍可作為勞動(dòng)仲裁、法院裁判的依據(jù)。因勞動(dòng)法等相關(guān)法律并未明確規(guī)定未經(jīng)過民主程序的規(guī)章制度將面臨怎樣的法律后果，因此目前各地方勞動(dòng)部門、司法部門對(duì)未經(jīng)過民主程序規(guī)章制度的法律后果主要有上述兩種觀點(diǎn)。但從近年來(lái)的趨勢(shì)上來(lái)看，越來(lái)越地方關(guān)注規(guī)章制度是否通過民主程序問題，甚至出臺(tái)了相應(yīng)的地方法律規(guī)定對(duì)民主程序進(jìn)行了具體規(guī)定。即便是沒有對(duì)民主程序作出具體規(guī)定的一些地方，若勞動(dòng)者對(duì)規(guī)章制度的效力提出異議，也會(huì)導(dǎo)致規(guī)章制度效力陷入一個(gè)尷尬的境地。因此，缺乏民主程序?qū)τ谟萌藛挝粊?lái)說還是具有相當(dāng)大的風(fēng)險(xiǎn)的。（三）規(guī)章制度應(yīng)向勞動(dòng)者進(jìn)行公示根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第4條第4款規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。”公示程序作為規(guī)章制度效力的最后一步，也可以說是最為重要的一步，如果說前述兩個(gè)方面的瑕疵還不必然導(dǎo)致規(guī)章制度的無(wú)效，但未向勞動(dòng)者進(jìn)行公示的規(guī)章制度將必然導(dǎo)致規(guī)章制度對(duì)該勞動(dòng)者無(wú)效的后果。公示的方法有很多種，但鑒于在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)，一個(gè)規(guī)章制度是否已經(jīng)對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行公示，其證據(jù)需要由用人單位進(jìn)行主張，而有些公示方法因取證困難，將導(dǎo)致即便用人單位進(jìn)行了公示，但爭(zhēng)議發(fā)生時(shí)無(wú)法證明自己已經(jīng)公示，最終規(guī)章制度仍然被認(rèn)定為對(duì)勞動(dòng)者無(wú)效的情形。如采用”在公告欄中張貼”的方法進(jìn)行，該種公示方法，首先無(wú)法證明用人單位時(shí)何時(shí)在公告欄上張貼規(guī)章制度的（規(guī)章制度的日期并不能證明張貼時(shí)間）其次無(wú)法證明是否每名勞動(dòng)掙都看到了這份規(guī)章制度，因此該種公示方法在實(shí)踐中，往往不具備證明力。因此，用人單位在采取公示時(shí)，應(yīng)特別考慮自己所采取的公示方法是否利于爭(zhēng)議發(fā)生時(shí)的舉證。以下重點(diǎn)介紹幾種較為有效的公示方法：1、規(guī)章制度發(fā)放發(fā)放時(shí)以員工簽領(lǐng)確認(rèn)的方式進(jìn)行，簽領(lǐng)時(shí)明確注明簽領(lǐng)的文件為規(guī)章制度（若規(guī)章制度存在多個(gè)版本，還應(yīng)備注具體版本）簽領(lǐng)的日期及簽領(lǐng)人本人簽字。2、規(guī)章制度內(nèi)容培訓(xùn)法通過規(guī)章制度培訓(xùn)的方式進(jìn)行，培訓(xùn)會(huì)議應(yīng)有培訓(xùn)記錄，上面應(yīng)注明培訓(xùn)的內(nèi)容為規(guī)章制度（若規(guī)章制度存在多個(gè)版本，還應(yīng)備注具體版本）、培訓(xùn)的時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（每個(gè)勞動(dòng)者本人簽字）以上兩種方法是目前司法實(shí)踐中法律風(fēng)險(xiǎn)最小的公示方法，最為推薦使用。3、作為勞動(dòng)合同的附件該方法在舉證上存在便利，但缺點(diǎn)是規(guī)章制度作為勞動(dòng)合同的附件，為勞動(dòng)合同的組成部分，若后續(xù)規(guī)章制度需要變更條款時(shí)將可能導(dǎo)致勞動(dòng)合同的變更，而根據(jù)法律規(guī)定，勞動(dòng)合同的變更需要經(jīng)過用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商一致，這將導(dǎo)致規(guī)章制度后續(xù)的變更面臨困難。4、電子郵件、微信等網(wǎng)絡(luò)告知法采用該種方法，首先應(yīng)確保勞動(dòng)合同或入職登記文件中