風(fēng)能新能源企業(yè)風(fēng)電場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

1范圍 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語與定義 14職責(zé)與權(quán)限 14.1風(fēng)電場(chǎng)場(chǎng)長(zhǎng) 14.2綜合管理員 15管理內(nèi)容與方法 15.1檔案的歸檔 15.2檔案的借閱 35.3檔案鑒定與銷毀 35.4檔案的保管 36檢查與考核 47報(bào)告與記錄 4附錄A（規(guī)范性附錄）流程圖 6附錄B（規(guī)范性附錄）表格形式 7風(fēng)電場(chǎng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了風(fēng)電場(chǎng)檔案管理的職責(zé)與權(quán)限、管理內(nèi)容與方法、檢查與考核、報(bào)告和記錄要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于XX新能源（XX）風(fēng)能有限公司（簡(jiǎn)稱“公司”，下同）風(fēng)電場(chǎng)文書檔案、科技檔案的管理。規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。Q/XY204.015檢測(cè)評(píng)估技術(shù)檔案管理辦法企業(yè)檔案工作規(guī)范XX新能源（XX）風(fēng)能有限公司檔案管理制度術(shù)語與定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。檔案國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種歷史文獻(xiàn)。文書檔案文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

科技檔案企事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。包括文字、圖表、電子、聲像等，是企業(yè)檔案的重要組成部分。

電子、聲像檔案企業(yè)機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織和個(gè)人在電力生產(chǎn)建設(shè)和社會(huì)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家和電力企業(yè)具有保存價(jià)值的現(xiàn)代專門載體檔案。包括照片（含底片和正片）、錄音、錄像、影視片，計(jì)算機(jī)軟件等。職責(zé)與權(quán)限風(fēng)電場(chǎng)場(chǎng)長(zhǎng)負(fù)責(zé)檔案移交的確認(rèn)。負(fù)責(zé)檔案外借的審批。綜合管理員負(fù)責(zé)檔案的歸檔、保管、借閱。管理內(nèi)容與方法檔案的歸檔檔案歸檔基本要求歸檔要求，如下：各值（班組）工作中依據(jù)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》和公司《檔案管理制度》要求，形成的資料按各類檔案的歸檔范圍進(jìn)行篩選；歸檔的文件材料應(yīng)為原件或正本、副本；歸檔的材料份數(shù)：一般材料歸檔一式三份，對(duì)于重要的、利用頻繁的和有專門需要的可視需要程度適當(dāng)增加份數(shù)；歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備，正文與附件，印件與底稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文要放在一起，不得分開；歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整，紙張及文件格式符合規(guī)范要求（包括文字修改、簽字等不能超出左側(cè)裝訂線），書寫材料要適于長(zhǎng)期保存，字跡采用碳素墨水或黑色簽字筆書寫，禁止使用圓珠筆、蘭黑墨水、純籃墨水、鉛筆和熱敏紙；各值（班組）應(yīng)將歸檔的材料進(jìn)行系統(tǒng)整理成卷；卷內(nèi)文件應(yīng)保持有機(jī)聯(lián)系，密不可分的材料應(yīng)依次排列在一起，符合以下原則：應(yīng)保持文件的正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，原件在后；案件材料的結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；其他文件可按重要程度或日期排列。有多種文字形成的同一文件應(yīng)立在同一卷。不符合歸檔要求的材料，檔案室有權(quán)退回并要求有關(guān)部門進(jìn)行重新整理歸檔；檔案管理的其他要求執(zhí)行《XX新能源（XX）風(fēng)能有限公司檔案管理制度》；移交人按規(guī)定格式填寫“檔案交接登記表”一式二份（見附錄B表B.1），經(jīng)移交方與接收方雙方簽名后，雙方各執(zhí)一份。檔案歸檔特殊要求科技檔案科技檔案管理，具體要求：工程（包括基建、改建工程、外包工程）竣工資料、圖紙應(yīng)在工程竣工后三個(gè)月內(nèi)歸檔；設(shè)備定檢、檢修有關(guān)的施工計(jì)劃、作業(yè)指導(dǎo)書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、技術(shù)監(jiān)督報(bào)告、定檢報(bào)告，以及預(yù)防性試驗(yàn)報(bào)告等技術(shù)材料；系統(tǒng)、設(shè)備改造圖紙、資料等技術(shù)文件材料，檢修負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員應(yīng)工作完成后一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交完畢；設(shè)備開箱前應(yīng)通知風(fēng)電場(chǎng)生產(chǎn)人員到場(chǎng)參加驗(yàn)收，風(fēng)電場(chǎng)生產(chǎn)準(zhǔn)備人員對(duì)開箱資料進(jìn)行登記，工程項(xiàng)目人員進(jìn)行簽名確認(rèn)，由工程項(xiàng)目人員對(duì)設(shè)備開箱資料進(jìn)行保管；投運(yùn)后外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后由風(fēng)電場(chǎng)歸檔；值班長(zhǎng)對(duì)運(yùn)行日志、“兩票”、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等材料每月歸檔一次，向檔案室移交完畢；檢測(cè)評(píng)估技術(shù)檔案依據(jù)Q/XY204.015《檢測(cè)評(píng)估技術(shù)管理辦法》有關(guān)要求執(zhí)行。紅頭文件、合同、協(xié)議原件應(yīng)由分公司檔案管理員保管，風(fēng)電場(chǎng)保留掃描版、復(fù)印件。文書檔案綜合管理員在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種形式的文件材料，應(yīng)在第二年3月底之前向檔案室移交完畢。其他文件材料其他文件材料歸檔具體要求，如下：電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。重要的電子文件，應(yīng)另外形成紙質(zhì)文件材料歸檔保存；變更、修改、補(bǔ)充的文件材料及其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料等應(yīng)在文件材料形成后兩周內(nèi)移交；機(jī)構(gòu)撤銷的材料移交。隨工作需要應(yīng)將有保存價(jià)值的文件、圖紙、簿冊(cè)全部清理造冊(cè)，移交給接收部門或風(fēng)電場(chǎng)檔案室。檔案室資料歸檔具體要求如下：首先對(duì)接收的文件資料對(duì)照“檔案交接登記表”，檢查核對(duì)，初步分類整理；綜合管理員將每份檔案進(jìn)行登記；綜合管理員將卷內(nèi)資料由上至下按卷內(nèi)目錄、資料序號(hào)、備考表的順序進(jìn)行裝盒，粘貼脊背。檔案的借閱流程要求檔案借閱流程見附錄A。借閱公司的員工風(fēng)電場(chǎng)員工借閱檔案，要求如下：非本風(fēng)電場(chǎng)員工，經(jīng)過場(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)，方可查閱本公司檔案；需外借檔案時(shí)，應(yīng)填寫“檔案借閱登記”（見附錄B表B.2），需經(jīng)場(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可借出，借出時(shí)間不超過一個(gè)月；需復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)填寫“檔案復(fù)印申請(qǐng)表”（見附錄B表B.3），手續(xù)辦理完畢后方可復(fù)印。外單位人員到檔案室查閱有關(guān)檔案資料，應(yīng)由本公司對(duì)口部門人員陪同查閱，如需要外借（僅限XX新能源公司范圍內(nèi)），應(yīng)經(jīng)場(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)。借閱的檔案的保管保持檔案的整潔、完整,不泄密、失密,不準(zhǔn)在檔案上剪貼、涂改、引注、圈點(diǎn)畫道、折皺、污損；嚴(yán)禁撕毀、拆散和私自復(fù)印，不得私自轉(zhuǎn)借。對(duì)孤本檔案的原本禁止借閱，只能復(fù)印借出，復(fù)印件必須定期歸還。檔案的歸還檔案管理員當(dāng)面清點(diǎn)、核實(shí)歸還檔案是否齊全，核對(duì)無誤后注銷。對(duì)檔案丟失或損壞的，上報(bào)公司人力資源部進(jìn)行考核。檔案鑒定與銷毀銷毀前綜合管理員在鑒定銷毀前10日內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行清查，對(duì)確無保存價(jià)值、超過保管期限、保管期限不明確的檔案，填寫“銷毀鑒定報(bào)告”(見附錄B表B.4)，報(bào)場(chǎng)長(zhǎng)批準(zhǔn)。場(chǎng)長(zhǎng)根據(jù)檔案的性質(zhì)，批準(zhǔn)是否銷毀。銷毀經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理員應(yīng)按“銷毀鑒定報(bào)告”清點(diǎn)核實(shí)后，與有關(guān)人員共同銷毀。銷毀檔案時(shí)應(yīng)有兩名銷毀人和兩名及以上的監(jiān)銷人，在檔案未完全銷毀前不得擅自離開現(xiàn)場(chǎng)。檔案的保管檔案室實(shí)行專人管理，非檔案管理員，未經(jīng)允許嚴(yán)禁入內(nèi)。檔案室技術(shù)管理應(yīng)做好防盜、防火、防水、防塵、防潮、防霉、防鼠、防蟲、防光、防高溫、防有害氣體等安全和保護(hù)措施。每間檔案室配備去濕機(jī)、溫度計(jì)、遮光窗簾、消防及空調(diào)設(shè)備等，在任何條件下避免陽光直射。對(duì)檔案柜、架內(nèi)投放防蟲、防霉藥劑，每半年更換一次。檔案用畢及時(shí)歸位，并每周對(duì)檔案室清潔一次。離開檔案室時(shí)，要關(guān)、鎖好門窗，做好防盜工作；檔案室區(qū)域嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，禁止吸煙、使用明火等；下班前及節(jié)假日無人辦公時(shí)，須切斷檔案室區(qū)域的電源；檔案室區(qū)域安裝火警裝置。綜合管理員對(duì)檔案室經(jīng)常進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取措施予以處理。檢查與考核表1確定的檢查與考核內(nèi)容，各部門應(yīng)執(zhí)行。檢查與考核的內(nèi)容序號(hào)考核指標(biāo)考核要求執(zhí)行部門監(jiān)督部門1文件材料移交每半年檢查一次文件材料是否按規(guī)定要求辦理移交手續(xù)。責(zé)任部門綜合管理員2檔案鑒定與銷毀每年12月份對(duì)本年度檔案鑒定與銷毀情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。綜合管理員場(chǎng)長(zhǎng)3檔案借閱、歸還每季度檢查一次檔案借閱、歸還情況，以及手續(xù)是否齊全。綜合管理員場(chǎng)長(zhǎng)報(bào)告與記錄表2確定的報(bào)告和記錄內(nèi)容，各部門應(yīng)執(zhí)行。報(bào)告和記錄序號(hào)報(bào)告和記錄編號(hào)報(bào)告和記錄名稱填寫崗位保存地點(diǎn)保存期1Q/XY206.006JL01-2013檔案交接登記表移交人員檔案室永久2Q/XY206.006JL02-2013檔案借閱登記表借閱人檔案室長(zhǎng)期3Q/XY206.006JL03-2013檔案復(fù)印申請(qǐng)表綜合管理員檔案室長(zhǎng)期4Q/XY206.006JL04-2013銷毀鑒定報(bào)告綜合管理員檔案室長(zhǎng)期

（規(guī)范性附錄）

流程圖檔案借閱流程圖

（規(guī)范性附錄）

表格形式檔案交接登記表序號(hào)交接時(shí)間文件編號(hào)文件名稱移交單位份數(shù)移交人接收人歸檔編號(hào)備注檔案借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人借閱日期名稱計(jì)劃歸還日期檔號(hào)圖號(hào)規(guī)格數(shù)量張檔