會議服務(wù)流程及商務(wù)談判禮儀教材課件

會議服務(wù)流程及商務(wù)談判禮儀會議服務(wù)流程及商務(wù)談判禮儀掌握公司會議的工作流程了解會議準(zhǔn)備的內(nèi)容掌握會議座次安排的原則了解商務(wù)談判的禮儀規(guī)范知識點1234掌握公司會議的工作流程知識點1234組織能力策劃能力協(xié)調(diào)能力溝通能力職業(yè)素質(zhì)1234組織能力職業(yè)素質(zhì)1234任務(wù)公司會議商務(wù)談判禮儀1.公司會議的工作流程2.會議的座次安排1.商務(wù)談判的座次安排2.出席談判的儀態(tài)儀表禮儀任務(wù)公司會議商務(wù)談判禮儀1.公司會議的工作流程2.會議工作會議的會前工作流程工作會議的會中工作流程工作會的會后工作流程公司會議的工作流程安排123工作會議的會前工作流程公司會議的工作流程安排123

會務(wù)工作流程圖（會前）會務(wù)工作流程圖（會前）

會務(wù)工作流程圖（會中）會務(wù)工作流程圖（會中）會務(wù)工作流程圖（會后）會務(wù)工作流程圖（會后）

會議準(zhǔn)備工作

準(zhǔn)備充分組織嚴(yán)密確保安全服務(wù)周到1253指導(dǎo)會務(wù)工作的原則會議準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備充分組織嚴(yán)密確保安全服務(wù)周到1253指

會議準(zhǔn)備工作

1、確定會議主題與議題要有切實的依據(jù)；必須要結(jié)合本單位的實際；要有明確的目的。2、確定會議名稱會議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。

會議準(zhǔn)備工作1、確定會議主題與議題

會議準(zhǔn)備工作

3、確定會議規(guī)模與規(guī)格本著精簡效能的原則,會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4、確定會議時間、會期

會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。會議準(zhǔn)備工作3、確定會議規(guī)模與規(guī)格

會議準(zhǔn)備工作

5、確定會議所需用品和設(shè)備（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。會議準(zhǔn)備工作5、確定會議所需用品和設(shè)備

會議準(zhǔn)備工作

6、建立會議組織機(jī)構(gòu)

會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會人員名單出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)

會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。會議準(zhǔn)備工作6、建立會議組織機(jī)構(gòu)

會議準(zhǔn)備工作

8、確定會議地點要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。

9、安排會議議程與日程

會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排，對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。會議準(zhǔn)備工作8、確定會議地點

會議準(zhǔn)備工作

10、制發(fā)會議通知會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。

會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。會議準(zhǔn)備工作10、制發(fā)會議通知

會議準(zhǔn)備工作

11、制作會議證件會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。會議準(zhǔn)備工作11、制作會議證件

會議準(zhǔn)備工作

12、準(zhǔn)備會議文件資料主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等會議準(zhǔn)備工作12、準(zhǔn)備會議文件資料

會議準(zhǔn)備工作

13、安排食住行會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.

會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務(wù)。會議準(zhǔn)備工作13、安排食住行

會議準(zhǔn)備工作

14、制定會議預(yù)算方案

文件資料費、郵電通訊費、會議設(shè)備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、食宿費、交通費、其他費用。

15、布置會場

1.會場的風(fēng)格特點莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡潔。喜慶、儒雅、簡單樸素。2.會場的類型及布局會議準(zhǔn)備工作14、制定會議預(yù)算方案

2.會場的類型及布局小型會議室橢圓形回字形Ｔ字型長方形

2.會場的類型及布局小型會議室中型會議室半圓型、課堂型大型會議室

禮堂型、眾星拱月型

會場的類型及布局中型會議室會場的類型及布局

2.會場的類型及布局2.會場的類型及布局會場的布置①主席臺

主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。

②場內(nèi)其他人員的座次安排

橫排法。豎排法。左右排列法。③會場內(nèi)外的布置：

會標(biāo)、會徽、臺幕、標(biāo)語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

會場的布置①主席臺

會議準(zhǔn)備工作

16、檢查會場（1）.方式一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。（2）．檢查的內(nèi)容

A.文件的材料準(zhǔn)備情況。

B.會場布置情況。

C.會議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內(nèi)容。會議準(zhǔn)備工作16、檢查會場會中服務(wù)工作1、報到及接待工作

（1）與會人員的接送;

（2）會議交通工具的安排;

（3）與會人員返回時，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買;

（4）會議文娛活動的安排和組織;

（5）其他屬于招待方面的工作。

2、組織簽到（1）秘書人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計算機(jī)簽到。會中服務(wù)工作1、報到及接待工作會中服務(wù)工作3、做好會議記錄(1）會議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

(1.

1)記錄頭:

會議名稱；會議時間；會議地點；會議主席（主持人）會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人、會議主要議題。會中服務(wù)工作3、做好會議記錄會中服務(wù)工作(1.2）記錄主體與會者的發(fā)言。議定事項。

(1.3）記錄尾部散會。主持人、記錄人簽字。（2）會議記錄的要求準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確。（3）會議記錄的重點會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。會中服務(wù)工作(1.2）記錄主體會中服務(wù)工作(4）會議記錄方法

1）記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來，其他的可簡要記錄.2）漏記的內(nèi)容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復(fù)。

3）與會者提的意見、建議，要記人名。（5）會議記錄的修改

1）定稿打印前，請主席簽字批準(zhǔn)。

2）與會者指出錯誤，主席或秘書可改。

3）會議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動。會中服務(wù)工作(4）會議記錄方法會中服務(wù)工作4、確保會議期間信息的溝通

1）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.

（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會議，掌握第一手資料。（3）注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實效，并收集反饋信息。會中服務(wù)工作4、確保會議期間信息的溝通2）會議期間的對外宣傳(1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅持對象、效果、時效、費用的原則。

(4)收集媒體對會議的報道提供給領(lǐng)導(dǎo).

（5）為領(lǐng)導(dǎo)召開記者招待會提供資料。會中服務(wù)工作2）會議期間的對外宣傳會中服務(wù)工作

5、編發(fā)會議簡報（1）類型:綜合型、專題型、實錄型。（2）格式:報頭、報核、報尾。（3）要求:簡練、快捷、準(zhǔn)確。

6、值班保衛(wèi)工作（1）值班工作秘書人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。會中服務(wù)工作5、編發(fā)會議簡報會中服務(wù)工作

（2）保衛(wèi)工作①重要與會者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會場和駐地的保衛(wèi)④會議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會者貴重物品的保衛(wèi)。會中服務(wù)工作（2）保衛(wèi)工作會中服務(wù)工作

6、會議保密工作

1)會前保密工作（1）涉及秘密的會議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會議服務(wù)人員。

(2)召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。

(3)根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

(4)選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測。會中服務(wù)工作6、會議保密工作會中服務(wù)工作

6、會議保密工作

2)會中保密工作(1)加強(qiáng)保密教育。

(2)加強(qiáng)文件管理。

(3)加強(qiáng)重要涉密會議管理。

3)會后保密工作

(1)做好保密文件的回收工作。

(2)秘密文件通過機(jī)要通信部門遞送。

(3)對會議駐地、房間、會議室進(jìn)行保密檢查。會中服務(wù)工作6、會議保密工作會中服務(wù)工作

8、會議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好會議車輛管理工作。

(4)做好財務(wù)管理工作。

(5)安排好會議的文化生活。

(6)做好會議醫(yī)療衛(wèi)生工作。會中服務(wù)工作8、會議的后勤保障工作會中服務(wù)工作1、安排與會人員離會2、撰寫會議紀(jì)要

3、會議的宣傳報道4、會議文書的立卷歸檔

5、會議總結(jié)工作6、會后催辦和反饋工作會后整理工作1、安排與會人員離會2、撰寫會議紀(jì)要會后整理發(fā)通知應(yīng)注意的事項一般的會議只發(fā)一次正式通知，有些會議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會人需做大量會前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會議;

對于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會議，需要安排與會人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí)，以便會務(wù)人員安排接站和訂購車、機(jī)票;

發(fā)會議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送會議通知基本相同。

相關(guān)知識發(fā)通知應(yīng)注意的事項相關(guān)知識一）行政辦公會議是各級領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長）辦公會。議題安排→發(fā)送會議通知→做好會議記錄→撰寫辦公會議紀(jì)要→議定事項的貫徹執(zhí)行→搜集信息，進(jìn)行反饋常用會議的組織程序一）行政辦公會議常用會議的組織程序二）職工代表大會職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會條例》召開的具有法律效力的會議。其組織程序如下:1.籌備會議確定大會議題→做好宣傳發(fā)動工作→征集和處理提案→準(zhǔn)備會議文件→準(zhǔn)備會議文件常用會議的組織程序二）職工代表大會常用會議的組織程序2.預(yù)備會議（1）由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況。（2）醞釀大會主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。（3）確定大會議程，主席團(tuán)審議通過大會議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會專門小組的設(shè)置及組成人選名單.

（5）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報告。常用會議的組織程序2.預(yù)備會議常用會議的組織程序3.召開會議（1）聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會通過。（2）聽取各專門小組的報告。（3）民主評議行政領(lǐng)導(dǎo)。（4）選舉通過各專門小組人員名單。（5）討論職工代表大會自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。（6）通過大會決議。4.會后整理及大會決議事項的落實（1）整理現(xiàn)場，歡送代表離會。（2）整理會議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實大會決定協(xié)議，督辦落實情況。常用會議的組織程序3.召開會議常用會議的組織程序（三）慶典活動◆開業(yè)慶典

1.準(zhǔn)備工作

1）、擬定邀請賓客的名單

2）、擬定程序表

3）、擬好致辭和答辭

4）、布置場地

5）、安排接待工作

6）、準(zhǔn)備貴賓留言冊

6）、準(zhǔn)備饋贈禮品

8）、提前調(diào)試音響常用會議的組織程序（三）慶典活動常用會議的組織程序（三）慶典活動◆開業(yè)慶典

3、開業(yè)慶典活動程序常用會議的組織程序（三）慶典活動常用會議的組織程序慶典場景常用會議的組織程序慶典場景常用會議的組織程序慶典場景常用會議的組織程序慶典場景常用會議的組織程序慶典場景常用會議的組織程序慶典場景常用會議的組織程序（四）簽字儀式1、準(zhǔn)備工作文本準(zhǔn)備，正式文本一式若干份；簽字人、助簽人、參加人；準(zhǔn)備簽字用的文具、旗幟等物品；布置簽字廳、簽字桌、擺設(shè)。

2、簽字儀式的程序常用會議的組織程序（四）簽字儀式常用會議的組織程序（五）簽字場圖常用會議的組織程序（五）簽字場圖常用會議的組織程序（1）主座談判的接待準(zhǔn)備主座談判，作為東道主一方出面安排各項談判事宜時，一定要在迎送、款待、場地布置、座次安排等各方面精心周密準(zhǔn)備，盡量做到主隨客便，主應(yīng)客求，以獲得客方的理解、信賴和尊重。①成立接待小組成員由后勤保障(食宿方面)、交通、通訊、醫(yī)療等各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員組成，涉外談判還應(yīng)備有翻譯。主方談判的接待準(zhǔn)備（1）主座談判的接待準(zhǔn)備主方談判的接待準(zhǔn)備②了解客方基本情況，收集有關(guān)信息可向客方索要談判代表團(tuán)成員的名單，了解其性別、職務(wù)、級別及一行人數(shù)，以作食宿安排的依據(jù)。掌握客方抵離的具體時間、地點、交通方式，以安排迎送的車輛和人員及預(yù)訂、預(yù)購返程車船票或飛機(jī)票。主方談判的接待準(zhǔn)備②了解客方基本情況，收集有關(guān)信息主方談判的接待準(zhǔn)備③擬訂接待方案

根據(jù)客方的意圖、情況和主方的實際，擬訂出接待計劃和日程安排表。日程安排還要注意時間上緊湊.日程安排表擬出后，可傳真給客方征詢意見，待客方無異議確定以后，即可打印。主方談判的接待準(zhǔn)備③擬訂接待方案主方談判的接待準(zhǔn)備主方談判的接待準(zhǔn)備如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字，日程安排表可在客方抵達(dá)后交由客方副領(lǐng)隊分發(fā)，亦可將其放在客方成員住房的桌上。主座談判時，東道主可根據(jù)實際情況舉行接風(fēng)、送行、慶祝簽約的宴會或招待會，客方談判代表在談判期間的費用通常都是由其自理的。主方談判的接待準(zhǔn)備如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字主方談判的接待準(zhǔn)備（2）主座談判迎送工作主方應(yīng)確定與客方談判代表團(tuán)的身份、職位對等。準(zhǔn)確掌握對方抵離的時間，主方所有迎送人員都應(yīng)先于客方到達(dá)指定地點迎候。主方應(yīng)主動到機(jī)場、車站、碼頭迎接，在到達(dá)前15分鐘趕到。對于客方身份特殊或尊貴的領(lǐng)導(dǎo)，還可以安排獻(xiàn)花。主方談判的接待準(zhǔn)備（2）主座談判迎送工作主方談判的接待準(zhǔn)備迎接的客人較多的時候，主方迎接人員可以按身份職位的高低順序列隊迎接，雙方人員互相握手致意，問候寒暄。果主方主要領(lǐng)導(dǎo)陪同乘車，應(yīng)該請客方主要領(lǐng)導(dǎo)坐在其右側(cè)。最好客人從右側(cè)門上車，主人從左側(cè)門上車，避免從客人座前穿過。主方談判的接待準(zhǔn)備迎接的客人較多的時候，主方迎接人員可以按主方談判的接待準(zhǔn)備3）客座談判的禮儀“入鄉(xiāng)隨俗、客隨主便”，對一些非原則性問題采取寬容的態(tài)度，以保證談判的順利進(jìn)行。明確告訴主方自己代表團(tuán)的來意目的、成員人數(shù)、成員組成、抵離的具體時間、航班車次、食宿標(biāo)準(zhǔn)等等，以方便主方的接待安排。可與主方協(xié)商提出自己的參觀訪問、游覽觀光等活動要求，但應(yīng)尊重主方安排。主方談判的接待準(zhǔn)備3）客座談判的禮儀主方談判的接待準(zhǔn)備談判期間，對主方安排的各項活動要準(zhǔn)時參加，通常應(yīng)在約定時間的5分鐘之前到達(dá)約定地點。到主方公司做公務(wù)拜訪或有私人訪問要先預(yù)約。對主方的接待，在適當(dāng)?shù)臅r間以適當(dāng)?shù)姆绞奖硎靖兄x。客座談判有時也可視雙方的情況，除談判的日程外，自行安排食宿、交通、訪問、游覽等活動。主方談判的接待準(zhǔn)備談判期間，對主方安排的各項活動要準(zhǔn)時參加2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求1）整潔的儀容儀容是指一個人的身體不著裝的部位，主要是頭發(fā)、面部和手部。商界人士儀容的要求是干凈整齊，端莊大方。2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求1）整潔的儀容2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求①男性頭發(fā)：發(fā)型簡單大方，長短適當(dāng)，干凈整齊，不準(zhǔn)留新潮、怪異的發(fā)型，不準(zhǔn)蓬頭亂發(fā)，亦不準(zhǔn)染發(fā)，最好也不要燙發(fā)。手：談判時，握手問候、交換名片和遞送文件等都會將手展示于人，因此，及時修剪指甲，保持手的干凈整齊也是必要的。2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求①男性2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求①男性面部：保持干凈清爽，養(yǎng)成每天上班前必剃須的習(xí)慣，不準(zhǔn)留胡子，也不能留大鬢角。談判前，不要進(jìn)食大蒜、蔥、韭菜、洋蔥、腐乳之類的食物，保持牙齒清潔，沒有食品殘留物，也沒有異味。2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求①男性2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求①女性

出席商務(wù)談判的女性，應(yīng)選擇端莊大方的發(fā)型，過于時髦、怪異的發(fā)型，染發(fā)和不加以固定的長發(fā)，都不適合出現(xiàn)在這種場合，選用的發(fā)卡、發(fā)箍以樸實素雅為佳。

臉部應(yīng)化淡雅的日妝，保持妝容的和諧清爽，一般不宜文眉、文眼線，唇膏和眼影也不要過于濃艷，要與服飾協(xié)調(diào)。可適當(dāng)使用清新的淡香水，但香氣不可過于濃烈。2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求①女性

出席商務(wù)談2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求女性手部除保持干凈整齊外，可適當(dāng)使用指甲油美飾一下指甲，不宜涂抹彩色指甲油。2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求女性手部除保持干凈整齊外，可2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求2）規(guī)范的服飾①男性：應(yīng)穿深色(藍(lán)、黑、灰、棕)的三件套或兩件套西裝，白色(或與西裝同色系)襯衣、打素色或條紋領(lǐng)帶，配深色襪子和黑色皮鞋。除結(jié)婚戒指外，一般不戴其他首飾，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握時間，又是最好的裝飾品。在商務(wù)談判場合，男性不應(yīng)穿著茄克衫、牛仔褲、T恤衫、旅游鞋、涼鞋等休閑服裝出席。2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求2）規(guī)范的服飾2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求2）規(guī)范的服飾②女性：端莊、典雅的套裙是商界女性出席談判場合的最佳選擇。以體現(xiàn)著裝者的穩(wěn)重、端莊，配上肉色的長筒或連褲絲襪和黑色的高(中)跟鞋。與服飾配搭，適當(dāng)點綴一兩件首飾或胸針(花)、絲巾等。出席商務(wù)談判的女性，切忌穿得太緊、太透、太花、太露、太短的休閑裝或牛仔裝、運(yùn)動裝，也不要佩戴太多的首飾，否則既顯得沒有教養(yǎng)，也顯得沒有品味2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求2）規(guī)范的服飾2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求2）規(guī)范的服飾①說話商務(wù)談判人員要求說話表達(dá)準(zhǔn)確，口齒清晰，言詞有禮，要多用敬語和謙語，盡量采用委婉的表達(dá)方式。商務(wù)談判時，還要善于傾聽對方的意見，要求準(zhǔn)確把握對方的意圖。（1）說話速度不宜太快，涉外談判時，更應(yīng)照顧到翻譯的方便。（2）說話的態(tài)度要友好、和善，面帶微笑，以有助于促使問題的解決。2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求2）規(guī)范的服飾2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求2）規(guī)范的服飾②舉止出席談判人員的舉止要自然大方，優(yōu)雅得體站坐

走

握手2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求2）規(guī)范的服飾站2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求談判過程中的禮儀

商務(wù)談判過程中，自始至終都貫穿一定的禮儀規(guī)范

1.主方準(zhǔn)時迎候。主方人員應(yīng)先于客方到達(dá)談判地點，當(dāng)客方人員到達(dá)時，主方人員在大樓門口迎候，亦可指定專人在大樓門口接引客人，主方人員只在談判室門口迎候。

2.雙方由主談人介紹各自成員，互相握手、問候、致意。然后由客方先行進(jìn)入談判室或賓主雙方同時進(jìn)入談判室，主方人員待客方人員落座后再坐下。2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求談判過程中的禮儀

商務(wù)談判過2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求談判過程中的禮儀

重要的談判，在正式開始前，雙方作簡短致辭，互贈紀(jì)念品，安排合影后再入座。合影位置排列，通常主方主談人居中，其右側(cè)是客方主談人，客方其余代表依次排列，主方其余代表一般站在兩端。2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求談判過程中的禮儀

重要的談判2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求談判過程中的禮儀

雙方人員入座后談判正式開始，這時非談判人員應(yīng)全部離開談判室；在談判進(jìn)行中，雙方要關(guān)閉所有的通訊工具(或調(diào)到靜音)，人員也不要隨便進(jìn)出。談判中，主方應(yīng)提供茶水、咖啡等飲料，服務(wù)人員添茶續(xù)水要小心動作，可在休會或某一方密談時進(jìn)行。2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求談判過程中的禮儀

雙方人員入會議服務(wù)流程及商務(wù)談判禮儀會議服務(wù)流程及商務(wù)談判禮儀掌握公司會議的工作流程了解會議準(zhǔn)備的內(nèi)容掌握會議座次安排的原則了解商務(wù)談判的禮儀規(guī)范知識點1234掌握公司會議的工作流程知識點1234組織能力策劃能力協(xié)調(diào)能力溝通能力職業(yè)素質(zhì)1234組織能力職業(yè)素質(zhì)1234任務(wù)公司會議商務(wù)談判禮儀1.公司會議的工作流程2.會議的座次安排1.商務(wù)談判的座次安排2.出席談判的儀態(tài)儀表禮儀任務(wù)公司會議商務(wù)談判禮儀1.公司會議的工作流程2.會議工作會議的會前工作流程工作會議的會中工作流程工作會的會后工作流程公司會議的工作流程安排123工作會議的會前工作流程公司會議的工作流程安排123

會務(wù)工作流程圖（會前）會務(wù)工作流程圖（會前）

會務(wù)工作流程圖（會中）會務(wù)工作流程圖（會中）會務(wù)工作流程圖（會后）會務(wù)工作流程圖（會后）

會議準(zhǔn)備工作

準(zhǔn)備充分組織嚴(yán)密確保安全服務(wù)周到1253指導(dǎo)會務(wù)工作的原則會議準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備充分組織嚴(yán)密確保安全服務(wù)周到1253指

會議準(zhǔn)備工作

1、確定會議主題與議題要有切實的依據(jù)；必須要結(jié)合本單位的實際；要有明確的目的。2、確定會議名稱會議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型”構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題來確定。

會議準(zhǔn)備工作1、確定會議主題與議題

會議準(zhǔn)備工作

3、確定會議規(guī)模與規(guī)格本著精簡效能的原則,會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。

4、確定會議時間、會期

會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。會議準(zhǔn)備工作3、確定會議規(guī)模與規(guī)格

會議準(zhǔn)備工作

5、確定會議所需用品和設(shè)備（1）．必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。（2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。會議準(zhǔn)備工作5、確定會議所需用品和設(shè)備

會議準(zhǔn)備工作

6、建立會議組織機(jī)構(gòu)

會務(wù)組、宣傳組、秘書組、文件組、接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會人員名單出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)

會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。會議準(zhǔn)備工作6、建立會議組織機(jī)構(gòu)

會議準(zhǔn)備工作

8、確定會議地點要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。

9、安排會議議程與日程

會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排，對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。會議準(zhǔn)備工作8、確定會議地點

會議準(zhǔn)備工作

10、制發(fā)會議通知會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、議題及要求等。會議通知的種類有書信式和柬帖式。

會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。會議準(zhǔn)備工作10、制發(fā)會議通知

會議準(zhǔn)備工作

11、制作會議證件會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。會議準(zhǔn)備工作11、制作會議證件

會議準(zhǔn)備工作

12、準(zhǔn)備會議文件資料主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等會議準(zhǔn)備工作12、準(zhǔn)備會議文件資料

會議準(zhǔn)備工作

13、安排食住行會議飲食管理本著“衛(wèi)生第一、保證營養(yǎng)、適合口味、方便節(jié)約”的原則，做好伙食預(yù)算和伙食搭配與烹調(diào)工作.

會議住宿安排，根據(jù)實際情況，按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地滿足與會人員住宿上的要求。安排好會議用車，為會議提供完備的交通服務(wù)。會議準(zhǔn)備工作13、安排食住行

會議準(zhǔn)備工作

14、制定會議預(yù)算方案

文件資料費、郵電通訊費、會議設(shè)備和用品費、會議場所租用費、會議辦公費、宣傳交際費、食宿費、交通費、其他費用。

15、布置會場

1.會場的風(fēng)格特點莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡潔。喜慶、儒雅、簡單樸素。2.會場的類型及布局會議準(zhǔn)備工作14、制定會議預(yù)算方案

2.會場的類型及布局小型會議室橢圓形回字形Ｔ字型長方形

2.會場的類型及布局小型會議室中型會議室半圓型、課堂型大型會議室

禮堂型、眾星拱月型

會場的類型及布局中型會議室會場的類型及布局

2.會場的類型及布局2.會場的類型及布局會場的布置①主席臺

主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。主席臺的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的順序依次排列。

②場內(nèi)其他人員的座次安排

橫排法。豎排法。左右排列法。③會場內(nèi)外的布置：

會標(biāo)、會徽、臺幕、標(biāo)語、桌簽、坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、花卉。

會場的布置①主席臺

會議準(zhǔn)備工作

16、檢查會場（1）.方式一種是聽取會議籌備人的匯報，一種是現(xiàn)場檢查。（2）．檢查的內(nèi)容

A.文件的材料準(zhǔn)備情況。

B.會場布置情況。

C.會議保衛(wèi)工作情況。

D.其他內(nèi)容。會議準(zhǔn)備工作16、檢查會場會中服務(wù)工作1、報到及接待工作

（1）與會人員的接送;

（2）會議交通工具的安排;

（3）與會人員返回時，車、船和飛機(jī)票的預(yù)訂及購買;

（4）會議文娛活動的安排和組織;

（5）其他屬于招待方面的工作。

2、組織簽到（1）秘書人員代簽到。（2）簿式簽到。（3）電子計算機(jī)簽到。會中服務(wù)工作1、報到及接待工作會中服務(wù)工作3、做好會議記錄(1）會議記錄的格式：記錄頭、記錄主體、記錄尾部

(1.

1)記錄頭:

會議名稱；會議時間；會議地點；會議主席（主持人）會議出席、列席和缺席情況；會議記錄人、會議主要議題。會中服務(wù)工作3、做好會議記錄會中服務(wù)工作(1.2）記錄主體與會者的發(fā)言。議定事項。

(1.3）記錄尾部散會。主持人、記錄人簽字。（2）會議記錄的要求準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確。（3）會議記錄的重點會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；權(quán)威人士或代表人物的言論；會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；會議已議決的或議而未決的事項；對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。會中服務(wù)工作(1.2）記錄主體會中服務(wù)工作(4）會議記錄方法

1）記錄的重點是將主要討論的觀點、決議、決定，重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論全記下來，其他的可簡要記錄.2）漏記的內(nèi)容先作記號，然后對照錄音帶修改，或請發(fā)言者重復(fù)。

3）與會者提的意見、建議，要記人名。（5）會議記錄的修改

1）定稿打印前，請主席簽字批準(zhǔn)。

2）與會者指出錯誤，主席或秘書可改。

3）會議記錄一經(jīng)簽名，不能再改動。會中服務(wù)工作(4）會議記錄方法會中服務(wù)工作4、確保會議期間信息的溝通

1）做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作.

（1）秘書要多聽、多記、多想、多算、多跑，全面搜集信息。（2）深入會議，掌握第一手資料。（3）注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。（4）注重實效，并收集反饋信息。會中服務(wù)工作4、確保會議期間信息的溝通2）會議期間的對外宣傳(1）妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。（3）選擇宣傳內(nèi)容應(yīng)堅持對象、效果、時效、費用的原則。

(4)收集媒體對會議的報道提供給領(lǐng)導(dǎo).

（5）為領(lǐng)導(dǎo)召開記者招待會提供資料。會中服務(wù)工作2）會議期間的對外宣傳會中服務(wù)工作

5、編發(fā)會議簡報（1）類型:綜合型、專題型、實錄型。（2）格式:報頭、報核、報尾。（3）要求:簡練、快捷、準(zhǔn)確。

6、值班保衛(wèi)工作（1）值班工作秘書人員要堅守值班崗位，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。會中服務(wù)工作5、編發(fā)會議簡報會中服務(wù)工作

（2）保衛(wèi)工作①重要與會者人身安全保衛(wèi)②重要文件的保衛(wèi)③會場和駐地的保衛(wèi)④會議設(shè)備的保衛(wèi)⑤與會者貴重物品的保衛(wèi)。會中服務(wù)工作（2）保衛(wèi)工作會中服務(wù)工作

6、會議保密工作

1)會前保密工作（1）涉及秘密的會議，嚴(yán)格確定出席、列席人員及會議服務(wù)人員。

(2)召開比較大型的或秘密性較強(qiáng)的會議，秘書部門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。

(3)根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標(biāo)明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。

(4)選擇會址要注意保密，會前對會場環(huán)境及會場設(shè)施包括擴(kuò)音、錄音設(shè)施、電話進(jìn)行防竊密、泄密檢測。會中服務(wù)工作6、會議保密工作會中服務(wù)工作

6、會議保密工作

2)會中保密工作(1)加強(qiáng)保密教育。

(2)加強(qiáng)文件管理。

(3)加強(qiáng)重要涉密會議管理。

3)會后保密工作

(1)做好保密文件的回收工作。

(2)秘密文件通過機(jī)要通信部門遞送。

(3)對會議駐地、房間、會議室進(jìn)行保密檢查。會中服務(wù)工作6、會議保密工作會中服務(wù)工作

8、會議的后勤保障工作

(1)做好食宿管理工作。

(2)做好迎送交通工作。

(3)做好會議車輛管理工作。

(4)做好財務(wù)管理工作。

(5)安排好會議的文化生活。

(6)做好會議醫(yī)療衛(wèi)生工作。會中服務(wù)工作8、會議的后勤保障工作會中服務(wù)工作1、安排與會人員離會2、撰寫會議紀(jì)要

3、會議的宣傳報道4、會議文書的立卷歸檔

5、會議總結(jié)工作6、會后催辦和反饋工作會后整理工作1、安排與會人員離會2、撰寫會議紀(jì)要會后整理發(fā)通知應(yīng)注意的事項一般的會議只發(fā)一次正式通知，有些會議需要發(fā)預(yù)備性通知，然后再發(fā)正式通知，其常用于與會人需做大量會前準(zhǔn)備工作，如：準(zhǔn)備發(fā)言材料或方案的會議;

對于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會議，需要安排與會人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí)，以便會務(wù)人員安排接站和訂購車、機(jī)票;

發(fā)會議邀請函和請柬的方法，與發(fā)送會議通知基本相同。

相關(guān)知識發(fā)通知應(yīng)注意的事項相關(guān)知識一）行政辦公會議是各級領(lǐng)導(dǎo)為研究和處理日常工作、協(xié)調(diào)矛盾而召開的會議，在企業(yè)中也稱領(lǐng)導(dǎo)（廠長）辦公會。議題安排→發(fā)送會議通知→做好會議記錄→撰寫辦公會議紀(jì)要→議定事項的貫徹執(zhí)行→搜集信息，進(jìn)行反饋常用會議的組織程序一）行政辦公會議常用會議的組織程序二）職工代表大會職工代表大會是企事業(yè)單位依據(jù)《職工代表大會條例》召開的具有法律效力的會議。其組織程序如下:1.籌備會議確定大會議題→做好宣傳發(fā)動工作→征集和處理提案→準(zhǔn)備會議文件→準(zhǔn)備會議文件常用會議的組織程序二）職工代表大會常用會議的組織程序2.預(yù)備會議（1）由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況。（2）醞釀大會主席團(tuán)人選，民主選舉主席團(tuán)成員。（3）確定大會議程，主席團(tuán)審議通過大會議程，然后向全體職工代表宣布。（4）醞釀職工代表大會專門小組的設(shè)置及組成人選名單.

（5）聽取代表資格審查小組關(guān)于代表資格的審查報告。常用會議的組織程序2.預(yù)備會議常用會議的組織程序3.召開會議（1）聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補(bǔ)充的基礎(chǔ)上，大會通過。（2）聽取各專門小組的報告。（3）民主評議行政領(lǐng)導(dǎo)。（4）選舉通過各專門小組人員名單。（5）討論職工代表大會自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。（6）通過大會決議。4.會后整理及大會決議事項的落實（1）整理現(xiàn)場，歡送代表離會。（2）整理會議文件，搞好立卷歸檔。（3）落實大會決定協(xié)議，督辦落實情況。常用會議的組織程序3.召開會議常用會議的組織程序（三）慶典活動◆開業(yè)慶典

1.準(zhǔn)備工作

1）、擬定邀請賓客的名單

2）、擬定程序表

3）、擬好致辭和答辭

4）、布置場地

5）、安排接待工作

6）、準(zhǔn)備貴賓留言冊

6）、準(zhǔn)備饋贈禮品

8）、提前調(diào)試音響常用會議的組織程序（三）慶典活動常用會議的組織程序（三）慶典活動◆開業(yè)慶典

3、開業(yè)慶典活動程序常用會議的組織程序（三）慶典活動常用會議的組織程序慶典場景常用會議的組織程序慶典場景常用會議的組織程序慶典場景常用會議的組織程序慶典場景常用會議的組織程序慶典場景常用會議的組織程序慶典場景常用會議的組織程序（四）簽字儀式1、準(zhǔn)備工作文本準(zhǔn)備，正式文本一式若干份；簽字人、助簽人、參加人；準(zhǔn)備簽字用的文具、旗幟等物品；布置簽字廳、簽字桌、擺設(shè)。

2、簽字儀式的程序常用會議的組織程序（四）簽字儀式常用會議的組織程序（五）簽字場圖常用會議的組織程序（五）簽字場圖常用會議的組織程序（1）主座談判的接待準(zhǔn)備主座談判，作為東道主一方出面安排各項談判事宜時，一定要在迎送、款待、場地布置、座次安排等各方面精心周密準(zhǔn)備，盡量做到主隨客便，主應(yīng)客求，以獲得客方的理解、信賴和尊重。①成立接待小組成員由后勤保障(食宿方面)、交通、通訊、醫(yī)療等各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員組成，涉外談判還應(yīng)備有翻譯。主方談判的接待準(zhǔn)備（1）主座談判的接待準(zhǔn)備主方談判的接待準(zhǔn)備②了解客方基本情況，收集有關(guān)信息可向客方索要談判代表團(tuán)成員的名單，了解其性別、職務(wù)、級別及一行人數(shù)，以作食宿安排的依據(jù)。掌握客方抵離的具體時間、地點、交通方式，以安排迎送的車輛和人員及預(yù)訂、預(yù)購返程車船票或飛機(jī)票。主方談判的接待準(zhǔn)備②了解客方基本情況，收集有關(guān)信息主方談判的接待準(zhǔn)備③擬訂接待方案

根據(jù)客方的意圖、情況和主方的實際，擬訂出接待計劃和日程安排表。日程安排還要注意時間上緊湊.日程安排表擬出后，可傳真給客方征詢意見，待客方無異議確定以后，即可打印。主方談判的接待準(zhǔn)備③擬訂接待方案主方談判的接待準(zhǔn)備主方談判的接待準(zhǔn)備如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字，日程安排表可在客方抵達(dá)后交由客方副領(lǐng)隊分發(fā)，亦可將其放在客方成員住房的桌上。主座談判時，東道主可根據(jù)實際情況舉行接風(fēng)、送行、慶祝簽約的宴會或招待會，客方談判代表在談判期間的費用通常都是由其自理的。主方談判的接待準(zhǔn)備如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字主方談判的接待準(zhǔn)備（2）主座談判迎送工作主方應(yīng)確定與客方談判代表團(tuán)的身份、職位對等。準(zhǔn)確掌握對方抵離的時間，主方所有迎送人員都應(yīng)先于客方到達(dá)指定地點迎候。主方應(yīng)主動到機(jī)場、車站、碼頭迎接，在到達(dá)前15分鐘趕到。對于客方身份特殊或尊貴的領(lǐng)導(dǎo)，還可以安排獻(xiàn)花。主方談判的接待準(zhǔn)備（2）主座談判迎送工作主方談判的接待準(zhǔn)備迎接的客人較多的時候，主方迎接人員可以按身份職位的高低順序列隊迎接，雙方人員互相握手致意，問候寒暄。果主方主要領(lǐng)導(dǎo)陪同乘車，應(yīng)該請客方主要領(lǐng)導(dǎo)坐在其右側(cè)。最好客人從右側(cè)門上車，主人從左側(cè)門上車，避免從客人座前穿過。主方談判的接待準(zhǔn)備迎接的客人較多的時候，主方迎接人員可以按主方談判的接待準(zhǔn)備3）客座談判的禮儀“入鄉(xiāng)隨俗、客隨主便”，對一些非原則性問題采取寬容的態(tài)度，以保證談判的順利進(jìn)行。明確告訴主方自己代表團(tuán)的來意目的、成員人數(shù)、成員組成、抵離的具體時間、航班車次、食宿標(biāo)準(zhǔn)等等，以方便主方的接待安排。可與主方協(xié)商提出自己的參觀訪問、游覽觀光等活動要求，但應(yīng)尊重主方安排。主方談判的接待準(zhǔn)備3）客座談判的禮儀主方談判的接待準(zhǔn)備談判期間，對主方安排的各項活動要準(zhǔn)時參加，通常應(yīng)在約定時間的5分鐘之前到達(dá)約定地點。到主方公司做公務(wù)拜訪或有私人訪問要先預(yù)約。對主方的接待，在適當(dāng)?shù)臅r間以適當(dāng)?shù)姆绞奖硎靖兄x?？妥勁杏袝r也可視雙方的情況，除談判的日程外，自行安排食宿、交通、訪問、游覽等活動。主方談判的接待準(zhǔn)備談判期間，對主方安排的各項活動要準(zhǔn)時參加2.出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求1）整潔的儀容