記錄管理程序

PAGEPAGE6記錄管理程序代碼版本A共8頁日期編制審核批準1、目的為了對管理體系活動進行記錄，為管理體系符合要求及持續(xù)改進提供信息和依據，特制定本管理程序。2、適用范圍本管理程序適用于對公司管理體系運行記錄及日常管理工作記錄的管理。3、依據性法律法規(guī)及上級公司文件無4、職責4.1經營管理部為本程序的歸口管理部門，負責體系運行記錄的歸檔管理工作。4.2各單位負責本單位各自記錄的管理。5、工作程序本管理程序所包括的工作事項有：記錄的分類，記錄的設計、審批及公布，記錄編號，記錄填寫，記錄保管，記錄銷毀。具體要求如下：5.1記錄的分類5.1.1記錄是記載所實施的活動或取得成果的客觀證據，記錄既包括了本單位產生的內部記錄，也包括接收的外部記錄。5.1.2記錄可以是表格、圖表、報告、電子媒體、照片等形式。5.2記錄的設計、審批及公布5.2.1通用記錄由專業(yè)管理單位統(tǒng)一設計，各單位自用的記錄由各單位設計。5.2.2在文件編制的同時由文件編制人設計記錄樣表，記錄樣表應滿足工作內容記錄的需要記錄樣表的名稱和編號，應標識清楚。5.2.3記錄樣表的審批：記錄樣表編制人或編制單位體系管理員將已經設計好、符合要求的記錄樣表（一份）送至專業(yè)管理單位負責人，專業(yè)管理單位負責人在樣表上簽字同意并注明具體正式啟用時間。5.2.4記錄樣表更改和審批：已在用的記錄樣表需更改有關格式或填寫內容時，可沿用原名稱和編號，由記錄樣表的編制人或編制單位體系管理員將新更改后的樣表送專業(yè)管理單位負責人，專業(yè)管理單位負責人在更改后樣表上簽字同意并注明具體正式啟用時間。5.2.6記錄樣表的備案：記錄啟用前，經過專業(yè)管理單位負責人簽字的記錄樣表由編制單位體系管理員保存，編制單位體系管理員應將本單位使用記錄樣表（包括借用的其它單位記錄樣表和外來記錄樣表）的名稱和編號納入本單位的<單位文件/記錄清單>管理。5.2.7記錄樣表的公布：記錄樣表編制單位的體系管理員將<單位文件/記錄清單>及本單位編制記錄的電子版發(fā)送至公司內部網，并進行動態(tài)管理。經營管理部體系管理員根據各單位的<單位文件/記錄清單>編制<公司文件/記錄清單>。5.2.8記錄樣表經專業(yè)管理單位負責人簽字同意啟用后，在規(guī)定的啟用時間內由記錄樣表編制單位印制并發(fā)相關使用崗位使用。5.2.9各專業(yè)管理單位通用記錄樣表的電子版由本單位體系管理員全部上傳至公司內部網，供需要記錄樣表的單位下載使用。5.3記錄編號記錄按照以下規(guī)則編號：JL/產生記錄的文件編號-序號-年號。如程序文件產生的記錄編號為：JL/SP-程序文件序號-版本號-序號-年號；業(yè)務管理綱要（作業(yè)指導書）產生的記錄編號為：JL/M-單位簡稱（編制單位名稱拼音的前兩個大寫字母)-年號（產生記錄的文件年號）-序號-年號。5.4記錄填寫5.4.1記錄的填寫要求5.4.1.1記錄要求用鋼筆、簽字筆填寫或打印。5.4.1.2記錄填寫要準確、真實、及時、完整、清晰、字跡工整。每個欄目不得有缺項，如無內容可填“無”、劃斜杠“/”或注明原因。5.4.1.3流轉的記錄交接時雙方要進行檢查確認，承接者有權拒收不完整的記錄。記錄發(fā)生污損、丟失要及時修復或補充。5.4.1.4記錄必須由相關責任人員簽字，以便于追溯。5.4.2記錄的更改要求5.4.2.1如記錄發(fā)生筆誤或計算出現差錯時，不得涂改、擦拭、貼蓋，應采用劃改的方式，在錯誤處用雙線劃掉，然后在其附近填寫正確內容，必要時在適宜的位置填寫更改人姓名、更改日期或加蓋更改人印章以保留原有記錄的可識別性。5.4.2.2法律法規(guī)要求的記錄、分析檢驗報告、產品質量證明等發(fā)生填寫錯誤必須重新正確填寫。5.4.3記錄的日常檢查5.4.3.1記錄的填寫人應對記錄進行自查，確保記錄的客觀、真實、有效、完整，不得有差錯。5.4.3.2各單位管理人員應對管理范圍內原始記錄進行檢查，及時發(fā)現和糾正不合格的記錄，指導正確填寫。各單位體系管理員每半年對體系運行記錄進行全面檢查，確保記錄的準確性、及時性和完整性。5.4.3.3對外報送記錄由單位負責人審核簽字同意后方可對外報送。5.5記錄保管5.5.1紙質記錄的收集、保存和歸檔5.5.1.1各單位已形成的紙質記錄由各單位管理人員/技術員（班組長）按照業(yè)務范圍收集、分類、標識，按月/季/年裝訂成冊，存放在適宜的環(huán)境中。5.5.1.2各單位管理人員依據《檔案管理程序》規(guī)定的歸檔內容及范圍對本單位所形成的記錄進行歸檔。5.5.2電子版記錄的收集、保存電子版記錄的產生單位負責對已形成的電子版記錄進行收集、備份和保存。5.5.3記錄的借閱5.5.3.1記錄的查閱、借閱須經單位負責人同意或批準，重要記錄的查閱和借閱須經公司分管領導批準，具體執(zhí)行《檔案管理程序》，原始記錄只能查閱，不得外借。5.5.3.2借閱（不需要送檔案室歸檔）保存在各單位的記錄時，須經記錄所在單位負責人同意方可借閱。借閱人應保持記錄的完整及整潔，不能對借閱的記錄進行任何改動，并及時歸還。5.5.3.3合同有明確要求時，有關記錄可提供給相關方查閱。5.6記錄銷毀5.6.1紙質記錄保存超過規(guī)定年限，需要銷毀時，記錄保存人填寫<記錄銷毀單>報本單位負責人簽字批準后進行銷毀，并保存<記錄銷毀單>。5.6.2電子記錄可不銷毀。6、相關/支持性文件6.1《檔案管理程序》7、記錄表單7.1<單位文件/記錄清單>7.2<公司文件/記錄清單>7.3<記錄銷毀單>7.1：公司單位文件/記錄清單單位名稱責任人序號文件名稱記錄表單備注7.2：公司文件/記錄清單業(yè)務系統(tǒng)程序