檔案管理制度

第3頁共3頁檔案管理制度第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條檔案管理機構及其職責1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司辦公室的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。2、辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。4、辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。第三條歸檔制度1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產經營、企業(yè)管理及工程檢測等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，辦公室保存復印件。4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務人員保存原件；屬于人事方面的資料，由辦公室保存原件；屬于工程檢測方面的，由檢測室保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報辦公室備案。6、由公司對外簽訂的檢測合同，應至少保留一份原件，辦公室保留的必須是原件，檢測室保留的可以是復印件。7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。第四條檔案保管制度1、公司設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。7、根據有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。8、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。第五條檔案借閱制度1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。2、借閱檔案資料，須經辦公室負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經經理批準。3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經經理批準。5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。7、重要