檔案管理制度

第3頁(yè)共3頁(yè)檔案管理制度第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司辦公室的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。2、辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的使用管理。3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。4、辦公室檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。第三條歸檔制度1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程檢測(cè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，辦公室保存復(fù)印件。4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)人員保存原件；屬于人事方面的資料，由辦公室保存原件；屬于工程檢測(cè)方面的，由檢測(cè)室保存原件。以上部門(mén)應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)辦公室備案。6、由公司對(duì)外簽訂的檢測(cè)合同，應(yīng)至少保留一份原件，辦公室保留的必須是原件，檢測(cè)室保留的可以是復(fù)印件。7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交辦公室。部門(mén)需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。第四條檔案保管制度1、公司設(shè)存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，各部門(mén)應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據(jù)分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據(jù)需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。5、庫(kù)存檔案必須圖物相符，帳物相符。6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。第五條檔案借閱制度1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。2、借閱檔案資料，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)。5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門(mén)及時(shí)處理。7、重要