檔案管理基礎(chǔ)知識培訓(xùn)課件

檔案基礎(chǔ)知識

培訓(xùn)

2007年11月7日檔案基礎(chǔ)知識

培訓(xùn)1一、檔案的概念《檔案法》第二條規(guī)定：本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一、檔案的概念《檔案法》第二條規(guī)定：本法所稱2二、檔案的作用檔案具有憑證作用和參考作用

二、檔案的作用檔案具有憑證作用和參考作用3三、檔案管理工作的原則

《檔案法》第五條規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用三、檔案管理工作的原則《檔案法》第五條規(guī)定4檔案工作的組織原則

實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理檔案工作的基本要求

維護(hù)檔案的完整與安全檔案工作的根本目的

便于社會各方面的利用檔案工作的組織原則5四、法律責(zé)任

《檔案法》第二十四條規(guī)定：有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：四、法律責(zé)任《檔案法》第二十四條規(guī)定6損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；涂改、偽造檔案的；擅自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案的；損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；7倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；8五、各門類檔案基礎(chǔ)知識文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件。五、各門類檔案基礎(chǔ)知識文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單9文書檔案的分類方法保管期限——年度——機(jī)構(gòu)

（推薦）保管期限：永久、30年、10年

文書檔案的分類方法保管期限——年度——機(jī)構(gòu)（推薦）10年度：文件按其形成年度或針對年度分開一般文件歸入文件形成年度；跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算歸入文件內(nèi)容針對的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)歸入文件內(nèi)容針對的最后一個(gè)年度；

年度：文件按其形成年度或針對年度分開11機(jī)構(gòu)：將文件按其形成部門或承辦部門分開機(jī)構(gòu)：將文件按其形成部門或承辦12文書檔案整理方法歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理文書檔案整理方法歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理13文書檔案整理基本程序

文件材料的收集劃分保管期限文件材料的裝訂編頁號加蓋檔號章文書檔案整理基本程序文件材料的收集14錄入移交編制件號編制檔案目錄裝盒錄入15專門檔案專門檔案，是指在某些專業(yè)范圍內(nèi)產(chǎn)生，有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式和形成規(guī)律，有各自的整理和管理辦法的各種門類檔案的總稱。專門檔案專門檔案，是指在某些專業(yè)范圍內(nèi)產(chǎn)16會計(jì)檔案會計(jì)檔案：是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)會計(jì)檔案會計(jì)檔案：是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算17會計(jì)檔案的歸檔范圍和保管期限會計(jì)憑證：15年會計(jì)賬簿：現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬25年總賬、明細(xì)賬15年財(cái)務(wù)報(bào)告：年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久月、季財(cái)務(wù)報(bào)告5年其他：銀行余額調(diào)節(jié)表、對賬單5年會計(jì)檔案的歸檔范圍和保管期限會計(jì)憑證：18保險(xiǎn)檔案的組卷程序

卷內(nèi)文件的選擇與排列卷內(nèi)文件編寫頁號填寫卷內(nèi)文件目錄填寫卷內(nèi)備考表保險(xiǎn)檔案的組卷程序卷內(nèi)文件的選擇與排列19填寫案卷封面裝訂填寫案卷目錄裝盒填寫案卷封面20科技檔案科技檔案：企、事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會組織具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料科技檔案科技檔案：企、事業(yè)單位和國家機(jī)21科技檔案的種類基本建設(shè)檔案設(shè)備儀器檔案科研檔案科技檔案的種類基本建設(shè)檔案22聲像檔案聲像檔案：是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人在社會活動中形成的，有保存價(jià)值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄聲像檔案聲像檔案：是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織23聲像檔案主要包括：照片檔案（光學(xué)照片、數(shù)碼照片）錄音、錄像檔案聲像檔案主要包括：24實(shí)物檔案實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體反映本單位歷史真實(shí)面貌的特定物品。實(shí)物檔案實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體25實(shí)物檔案的類別證書獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)杯錦旗牌匾印章實(shí)物檔案的類別證書26

謝謝！

27檔案基礎(chǔ)知識

培訓(xùn)

2007年11月7日檔案基礎(chǔ)知識

培訓(xùn)28一、檔案的概念《檔案法》第二條規(guī)定：本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。一、檔案的概念《檔案法》第二條規(guī)定：本法所稱29二、檔案的作用檔案具有憑證作用和參考作用

二、檔案的作用檔案具有憑證作用和參考作用30三、檔案管理工作的原則

《檔案法》第五條規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案完整與安全，便于社會各方面的利用三、檔案管理工作的原則《檔案法》第五條規(guī)定31檔案工作的組織原則

實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理檔案工作的基本要求

維護(hù)檔案的完整與安全檔案工作的根本目的

便于社會各方面的利用檔案工作的組織原則32四、法律責(zé)任

《檔案法》第二十四條規(guī)定：有下列行為之一的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：四、法律責(zé)任《檔案法》第二十四條規(guī)定33損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；涂改、偽造檔案的；擅自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案的；損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；34倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的；35五、各門類檔案基礎(chǔ)知識文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件。五、各門類檔案基礎(chǔ)知識文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單36文書檔案的分類方法保管期限——年度——機(jī)構(gòu)

（推薦）保管期限：永久、30年、10年

文書檔案的分類方法保管期限——年度——機(jī)構(gòu)（推薦）37年度：文件按其形成年度或針對年度分開一般文件歸入文件形成年度；跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算歸入文件內(nèi)容針對的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)歸入文件內(nèi)容針對的最后一個(gè)年度；

年度：文件按其形成年度或針對年度分開38機(jī)構(gòu)：將文件按其形成部門或承辦部門分開機(jī)構(gòu)：將文件按其形成部門或承辦39文書檔案整理方法歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理文書檔案整理方法歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理40文書檔案整理基本程序

文件材料的收集劃分保管期限文件材料的裝訂編頁號加蓋檔號章文書檔案整理基本程序文件材料的收集41錄入移交編制件號編制檔案目錄裝盒錄入42專門檔案專門檔案，是指在某些專業(yè)范圍內(nèi)產(chǎn)生，有比較穩(wěn)定的文件名稱、格式和形成規(guī)律，有各自的整理和管理辦法的各種門類檔案的總稱。專門檔案專門檔案，是指在某些專業(yè)范圍內(nèi)產(chǎn)43會計(jì)檔案會計(jì)檔案：是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)會計(jì)檔案會計(jì)檔案：是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算44會計(jì)檔案的歸檔范圍和保管期限會計(jì)憑證：15年會計(jì)賬簿：現(xiàn)金日記賬、銀行存款賬25年總賬、明細(xì)賬15年財(cái)務(wù)報(bào)告：年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久月、季財(cái)務(wù)報(bào)告5年其他：銀行余額調(diào)節(jié)表、對賬單5年會計(jì)檔案的歸檔范圍和保管期限會計(jì)憑證：45保險(xiǎn)檔案的組卷程序

卷內(nèi)文件的選擇與排列卷內(nèi)文件編寫頁號填寫卷內(nèi)文件目錄填寫卷內(nèi)備考表保險(xiǎn)檔案的組卷程序卷內(nèi)文件的選擇與排列46填寫案卷封面裝訂填寫案卷目錄裝盒填寫案卷封面47科技檔案科技檔案：企、事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會組織具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料科技檔案科技檔案：企、事業(yè)單位和國家機(jī)48科技檔案的種類基本建設(shè)檔案設(shè)備儀器檔案科研檔案科技檔案的種類基本建設(shè)檔案49聲像檔案聲像檔案：是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人在社會活動中形成的，有保存價(jià)值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄聲像檔案聲