文件管理培訓(xùn)教材課件

1文件管理

DOCOUMENTCONTROL

編制:ISO部1文件管理

DOCOUMENTCONTROL2ISO體系文件要求ISO9001:20084.2.34.2.4文件：信息及其承載媒體。a)為使文件是充分與適宜的，文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)；b)必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)；c)確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別；d)確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；e)確保文件保持清晰、易于識(shí)別；f)確保組織所確定的策劃和運(yùn)行質(zhì)量管理體系所需的外來文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)；g)防止作廢文件的非預(yù)期使用，如果出于某種目的而保留作廢文件，對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)。2ISO體系文件要求ISO9001:20084.2.33ISO質(zhì)量管理體系文件分類品質(zhì)手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書質(zhì)量記錄(特殊文件)一階文件二階文件三階文件四階文件含方針/目標(biāo)3ISO質(zhì)量管理體系文件分類品質(zhì)手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書4一.文件的分類1.從等級(jí)上分：可分為四類品質(zhì)手冊(cè)-------一階文件程序文件-------二階文件作業(yè)指導(dǎo)書-----三階文件記錄表格-------四階文件2.從管理方式上分：受控文件和非受控文件受控文件一般有：品質(zhì)手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格、外來圖紙等；非受控文件有：與ISO體系不相關(guān)的文件。注:本公司的作業(yè)指導(dǎo)書類文件包括:工作規(guī)范、崗位職責(zé)、管理規(guī)定、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書、設(shè)備操作指引等。4一.文件的分類1.從等級(jí)上分：可分為四類53.從來源上分：外來文件和內(nèi)部文件

外來文件有：外來圖紙、技術(shù)資料、國家標(biāo)準(zhǔn)等；內(nèi)部文件有：品質(zhì)手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄等。53.從來源上分：外來文件和內(nèi)部文件6二.文件的管理和控制

1.文件編寫程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書由文件的歸口管理部門負(fù)責(zé)。

2.文件的格式、構(gòu)成程序文件格式：封頁包括文件名稱、編號(hào)、版本號(hào)、生效日期、頁碼、會(huì)簽記錄以及其它說明、提示等，必須有制定、審核、批準(zhǔn)。頁眉包括：文件類型、文件編號(hào)、版本號(hào)、生效日期、頁碼、文件名稱。內(nèi)容包括：目的、適用范圍、職責(zé)、定義、流程、內(nèi)容、參考文件、記錄等。

6二.文件的管理和控制1.文件編寫73.文件的審批(評(píng)審)

品質(zhì)手冊(cè)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

程序文件由各部門負(fù)責(zé)人審核，各相關(guān)部門會(huì)簽,管理者代表批準(zhǔn)。

作業(yè)指導(dǎo)書由責(zé)任部門主管審核，相關(guān)部門會(huì)簽,部門最高主管批準(zhǔn)。

*文件審批必須是相關(guān)權(quán)限人員簽字或蓋章，不可以直接把審批人名字用電腦打印出來（制作人員名字可以用電腦打印，也可手簽）。

73.文件的審批(評(píng)審)84.文件的發(fā)放文件控制中心按《文件發(fā)放需求表》來發(fā)放品質(zhì)手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和其它資料;受控文件的原件存放在文件控制中心（DOC）,其它部門使用的文件均須蓋上紅色“受控文件”印章。

5.文件的修改程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書由文件原編寫部門負(fù)責(zé),并要填寫《文件變更摘要》,按上述所提到的程序進(jìn)行審批后,由文控中心重新受控進(jìn)行發(fā)放。84.文件的發(fā)放96.舊版文件的作廢和處理文件控制中心在發(fā)放新版文件的同時(shí),各部門須交回舊文件蓋“作廢”章作廢;如該文件有參考價(jià)值需保留時(shí),在該文件的原件上加蓋“僅供參考”章,保留供參考用。

7.文件的保管文控中心將受控文件登記在《文件總清單》上,文件使用部門要妥善保管所使用的文件,在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下,不得自行復(fù)印或變向復(fù)印(如：電子拷貝),如文件有遺失或需增加時(shí),要填寫《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由文控中心補(bǔ)發(fā)或增加發(fā)放。96.舊版文件的作廢和處理10文件的編寫、修改、申領(lǐng)新入、更改的外來文件審批確認(rèn)、受控新文件發(fā)放舊文件回收作廢簽收擔(dān)當(dāng)文件管理流程圖程序記錄責(zé)任部門責(zé)任人文件發(fā)放需求表總經(jīng)理、管理者代表、相關(guān)部門經(jīng)理、文控中心文件控制中心相關(guān)部門

文件總清單相關(guān)部門文件發(fā)放需求表10文件的編寫、修改、申領(lǐng)新入、更改的外來文件審批確認(rèn)、受控11文件編號(hào)原則及版次規(guī)定11文件編號(hào)原則及版次規(guī)定12三.質(zhì)量記錄的控制1.記錄表格的制定、編號(hào)

各部門根據(jù)管理需要，制定相關(guān)的質(zhì)量記錄表格。按《文件控制程序》的要求進(jìn)行編號(hào)，報(bào)文件控制中心備案。文件控制中心對(duì)各部門的質(zhì)量記錄表格樣板歸案保管，并制定《記錄一覽表》，同時(shí)要注明公司使用的所有質(zhì)量記錄表格的版本

號(hào)、使用保管部門、保存期限。12三.質(zhì)量記錄的控制1.記錄表格的制定、編號(hào)132.記錄表格的修改、填寫

記錄表格需要更改時(shí),經(jīng)部門經(jīng)理審批后連同更改后的表格一同交文控中心受控,如該表格為幾個(gè)部門同時(shí)使用應(yīng)交相關(guān)部門會(huì)簽，管理者代表審批。每次更改表格時(shí),應(yīng)同時(shí)更改表格的版本號(hào)(一方面是方便保管;另一方面是方便區(qū)分),由文控中心登記在《記錄一覽表》上，然后發(fā)放到相關(guān)部門。舊表格作廢或繼續(xù)使用完（成本印刷）為止。132.記錄表格的修改、填寫記錄表格需要更改時(shí),14

各使用部門在填寫質(zhì)量記錄時(shí)，應(yīng)注意字跡清晰、內(nèi)容完整，所記錄的質(zhì)量信息應(yīng)是真實(shí)準(zhǔn)確的，如有筆誤必須由原記錄擔(dān)當(dāng)或直接責(zé)任人才有權(quán)修改，并注明修改人。

*不可使用涂改涂隨意涂改質(zhì)量記錄。14各使用部門在填寫質(zhì)量記錄時(shí)，應(yīng)注意字跡清153.質(zhì)量記錄的保管、查閱、銷毀

質(zhì)量記錄的保管部門和保存期限參見《記錄一覽表》中的規(guī)定。質(zhì)量記錄要系統(tǒng)擺放、妥善保管，存放的位置要有標(biāo)記且場所要保持清潔、整齊，以便于查找。經(jīng)理以上管理人員可以直接查閱有關(guān)質(zhì)量記錄，其它人員應(yīng)得到質(zhì)量記錄保存部門主管的同意后方能查閱；合同有要求時(shí)，在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可提供給客戶或其代表評(píng)價(jià)查閱。153.質(zhì)量記錄的保管、查閱、銷毀質(zhì)量16

對(duì)超過保存期的質(zhì)量記錄，由質(zhì)量記錄保管部門填寫《記錄報(bào)廢申請(qǐng)單》，注明要報(bào)廢的表格所記錄的時(shí)間，經(jīng)部門經(jīng)理審批（必要時(shí)由文件控制中心聯(lián)絡(luò)相關(guān)部門鑒定審批）后，由申請(qǐng)部門實(shí)施銷毀。16對(duì)超過保存期的質(zhì)量記錄，由質(zhì)量記錄保管部17謝謝大家!THANKYOUVERYMUCH17謝謝大家!THANKYOUVERYMUCH18文件管理

DOCOUMENTCONTROL

編制:ISO部1文件管理

DOCOUMENTCONTROL19ISO體系文件要求ISO9001:20084.2.34.2.4文件：信息及其承載媒體。a)為使文件是充分與適宜的，文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)；b)必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)；c)確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別；d)確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；e)確保文件保持清晰、易于識(shí)別；f)確保組織所確定的策劃和運(yùn)行質(zhì)量管理體系所需的外來文件得到識(shí)別，并控制其分發(fā)；g)防止作廢文件的非預(yù)期使用，如果出于某種目的而保留作廢文件，對(duì)這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)。2ISO體系文件要求ISO9001:20084.2.320ISO質(zhì)量管理體系文件分類品質(zhì)手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書質(zhì)量記錄(特殊文件)一階文件二階文件三階文件四階文件含方針/目標(biāo)3ISO質(zhì)量管理體系文件分類品質(zhì)手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書21一.文件的分類1.從等級(jí)上分：可分為四類品質(zhì)手冊(cè)-------一階文件程序文件-------二階文件作業(yè)指導(dǎo)書-----三階文件記錄表格-------四階文件2.從管理方式上分：受控文件和非受控文件受控文件一般有：品質(zhì)手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、記錄表格、外來圖紙等；非受控文件有：與ISO體系不相關(guān)的文件。注:本公司的作業(yè)指導(dǎo)書類文件包括:工作規(guī)范、崗位職責(zé)、管理規(guī)定、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書、設(shè)備操作指引等。4一.文件的分類1.從等級(jí)上分：可分為四類223.從來源上分：外來文件和內(nèi)部文件

外來文件有：外來圖紙、技術(shù)資料、國家標(biāo)準(zhǔn)等；內(nèi)部文件有：品質(zhì)手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄等。53.從來源上分：外來文件和內(nèi)部文件23二.文件的管理和控制

1.文件編寫程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書由文件的歸口管理部門負(fù)責(zé)。

2.文件的格式、構(gòu)成程序文件格式：封頁包括文件名稱、編號(hào)、版本號(hào)、生效日期、頁碼、會(huì)簽記錄以及其它說明、提示等，必須有制定、審核、批準(zhǔn)。頁眉包括：文件類型、文件編號(hào)、版本號(hào)、生效日期、頁碼、文件名稱。內(nèi)容包括：目的、適用范圍、職責(zé)、定義、流程、內(nèi)容、參考文件、記錄等。

6二.文件的管理和控制1.文件編寫243.文件的審批(評(píng)審)

品質(zhì)手冊(cè)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

程序文件由各部門負(fù)責(zé)人審核，各相關(guān)部門會(huì)簽,管理者代表批準(zhǔn)。

作業(yè)指導(dǎo)書由責(zé)任部門主管審核，相關(guān)部門會(huì)簽,部門最高主管批準(zhǔn)。

*文件審批必須是相關(guān)權(quán)限人員簽字或蓋章，不可以直接把審批人名字用電腦打印出來（制作人員名字可以用電腦打印，也可手簽）。

73.文件的審批(評(píng)審)254.文件的發(fā)放文件控制中心按《文件發(fā)放需求表》來發(fā)放品質(zhì)手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和其它資料;受控文件的原件存放在文件控制中心（DOC）,其它部門使用的文件均須蓋上紅色“受控文件”印章。

5.文件的修改程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書由文件原編寫部門負(fù)責(zé),并要填寫《文件變更摘要》,按上述所提到的程序進(jìn)行審批后,由文控中心重新受控進(jìn)行發(fā)放。84.文件的發(fā)放266.舊版文件的作廢和處理文件控制中心在發(fā)放新版文件的同時(shí),各部門須交回舊文件蓋“作廢”章作廢;如該文件有參考價(jià)值需保留時(shí),在該文件的原件上加蓋“僅供參考”章,保留供參考用。

7.文件的保管文控中心將受控文件登記在《文件總清單》上,文件使用部門要妥善保管所使用的文件,在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下,不得自行復(fù)印或變向復(fù)印(如：電子拷貝),如文件有遺失或需增加時(shí),要填寫《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,由文控中心補(bǔ)發(fā)或增加發(fā)放。96.舊版文件的作廢和處理27文件的編寫、修改、申領(lǐng)新入、更改的外來文件審批確認(rèn)、受控新文件發(fā)放舊文件回收作廢簽收擔(dān)當(dāng)文件管理流程圖程序記錄責(zé)任部門責(zé)任人文件發(fā)放需求表總經(jīng)理、管理者代表、相關(guān)部門經(jīng)理、文控中心文件控制中心相關(guān)部門

文件總清單相關(guān)部門文件發(fā)放需求表10文件的編寫、修改、申領(lǐng)新入、更改的外來文件審批確認(rèn)、受控28文件編號(hào)原則及版次規(guī)定11文件編號(hào)原則及版次規(guī)定29三.質(zhì)量記錄的控制1.記錄表格的制定、編號(hào)

各部門根據(jù)管理需要，制定相關(guān)的質(zhì)量記錄表格。按《文件控制程序》的要求進(jìn)行編號(hào)，報(bào)文件控制中心備案。文件控制中心對(duì)各部門的質(zhì)量記錄表格樣板歸案保管，并制定《記錄一覽表》，同時(shí)要注明公司使用的所有質(zhì)量記錄表格的版本

號(hào)、使用保管部門、保存期限。12三.質(zhì)量記錄的控制1.記錄表格的制定、編號(hào)302.記錄表格的修改、填寫

記錄表格需要更改時(shí),經(jīng)部門經(jīng)理審批后連同更改后的表格一同交文控中心受控,如該表格為幾個(gè)部門同時(shí)使用應(yīng)交相關(guān)部門會(huì)簽，管理者代表審批。每次更改表格時(shí),應(yīng)同時(shí)更改表格的版本號(hào)(一方面是方便保管;另一方面