合同臺賬檔案管理制度

合同臺賬、檔案管理制度.臺賬管理.第一條 為保證合同臺賬資料完整統(tǒng)一規(guī)范企業(yè)各類合的管理，特制定本辦法。第二條 凡以公司名義簽訂的合同均應由合同管理人員依本辦法建立合同臺賬，并向公關法務部備案。第三條 合同管理人員為簽訂合同的聯(lián)系人和法務聯(lián)絡員責合同臺賬的登記、資料的收集、保管等工作。第四條 合同管理人員應在合同簽訂生效后三日內建立合同臺賬并對重大合同進行備案審查協(xié)助法務部對合同管理的工作行指導和檢查。第五條 合同臺賬采用表格式一份合同填寫一張表格建一份檔案。第六條 合同臺帳應包括以下內容：（一合同名稱；（二合同主體； （三）合同內容（含標的、數(shù)量、價款或者酬金、履行期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法及其他須注明的事項； （四）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間； （五）合同所附資料； （六）其他應當記載的重要內容。第七條 合同臺帳應附以下資料：1、合同正本或副本；2、對方《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》和資質等級證明等資料的復印件；3、對方法定代表人身份證明和委托代理人授權委托書及代理人身份證明；4、補充合同、會議紀要、往來函電；5、有關的重要資料。第八條 合同臺帳管理人員，有權對合同及所附資料進行審查，發(fā)現(xiàn)程序不符、內容有誤或資料不全等問題時，應及時要求合簽訂人員采取措施予以糾正或補充資料以保證合同的簽訂和履行合法有效。第九條 使用或借用合同臺帳資料，應當辦理使用或借用手續(xù)，使用人或借用人應妥善保管合同資料，不得損壞或遺失，更不擅自涂改或更換辦理結束后應及時將使用或借用的合同資料歸還合同臺帳管理人員若違反前款規(guī)定給企業(yè)造成不良后果將追究相關責任人責任。第十條 本辦法由法務部制定并解釋，自頒布之日起執(zhí)行。檔案管理.公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。議、合同文本（不包含勞動合同。二、合同檔案管理原則1、合同檔案實行公司財務部集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2、財務部應指定專人負責統(tǒng)籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負責監(jiān)督指導各部門的合同管理工作。3、需以公司名義訂立各種履約性質的協(xié)議、文件的部門，為員工非經(jīng)總經(jīng)辦允許不得作承辦人。三、合同文檔的管理辦法.1、合同文檔以部門名稱結合簽署日期年月份進行分類編號。2、 合同編號規(guī)則：承辦部門名稱首字母－合同簽署年、月份（六位）－順序號（三位21）34、 各相關部門和總經(jīng)辦依其職能對合同訂立、履行、變更解除全過程進行監(jiān)察、審計。5、 公司內各職能部門一律不得以個人名義對外發(fā)出要約，作出承諾，簽訂合同或具有履約性質的書面文件。6、合同承辦部門和財務部應分別建立合同臺賬，實行履行跟留存影印件。7、 保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，并追究相關人員責任；對超過兩年以上（包本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由財務部甄別并予以歸案。8、 財務部要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。9、 各部門員工可在財務部查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須進行登記，方可在財務部辦理相關借閱手續(xù)，以影印件出。合同原件無特殊情況不得外借。10、 合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物等措施以確保合同文檔的安全。11、 借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情予以處罰。12、 合同文檔的密級為機密任何人不得擅自將合同對外開，違者視情節(jié)予以處罰。13、 已簽署的合同應明確支付方式及付款時間并交予財務及時催款。四、 合同文檔的移.1、 各部門在正式簽署合同后，須在一周內將合同正本原件交財務部存檔。2、 移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全