淺析高校圖書館期刊閱覽室自動(dòng)化管理探索

淺析高校圖書館期刊閱覽室自動(dòng)化管理探索論文本文關(guān)鍵詞語(yǔ)：期刊閱覽室;管理方式;自動(dòng)化論文內(nèi)容摘要：天津高校圖書館期刊閱覽室一般采取手工登記方式，工作效率低下，不便于對(duì)讀者、期刊及特定期刊閱讀頻率等項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，沒能提供讀者信息調(diào)查及滿意水平的反應(yīng)渠道。通過采取閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)能有效地解決上述問題。1、引言天津高校圖書館統(tǒng)一使用美國(guó)sirsi公司的unicornconsortia自動(dòng)化管理系統(tǒng)，期刊業(yè)務(wù)工作管理都在該系統(tǒng)上霖現(xiàn)，例如中外文期刊的采購(gòu)、分編登記、過刊裝訂、典藏及opac公共目錄統(tǒng)一檢索等。但當(dāng)前大部分天津高校圖書館期刊閱覽室閱覽管理還停留在手工登記方式，當(dāng)讀者進(jìn)人期刊閱覽室時(shí)，向管理人員出示圖書借閱證，由讀者或者管理人員登記讀者姓名、院系等信息。據(jù)筆者調(diào)查，天津高校圖書館期刊閱覽室的管理大多采取這種方式，例如師范大學(xué)、工業(yè)大學(xué)、職業(yè)大學(xué)、城建學(xué)院、醫(yī)科大學(xué)、藥大學(xué)圖書館等。手工登記方式需要專門的管理人員進(jìn)行監(jiān)督。這種方式在實(shí)際應(yīng)用中，管理人員一般不會(huì)或者無(wú)法做到認(rèn)真查看讀者圖書借閱證上的信息，確認(rèn)與其本人登記信息一致。在沒有工作人員值守時(shí)，讀者一般不會(huì)認(rèn)真登記，有的即使登記也筆跡潦草不易分辨體認(rèn)，而且紙質(zhì)的登記表，不方便對(duì)閱覽的讀者及其信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。閱覽室內(nèi)也存在讀者使用撿來(lái)的圖書證，過期圖書證的問題，這種現(xiàn)象管理人員是無(wú)法鑒其余，因而難以管理。當(dāng)讀者要對(duì)感興趣的文章進(jìn)行復(fù)印時(shí)，管理人員一般只對(duì)讀者及復(fù)印期刊進(jìn)行簡(jiǎn)單的登記，等讀者將期刊歸還后，就將登記信息劃掉，沒有充足利用這些信息來(lái)深條理地發(fā)掘讀.者的閱讀傾向和興趣。針對(duì)高校圖書館期刊閱覽室現(xiàn)有管理狀態(tài)，本文討論了閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)，采取該系統(tǒng)能有效解決上述問題。2、期刊閱覽室自動(dòng)化管理理論2.1閱覽室管理系統(tǒng)的功能通過對(duì)期刊閱覽室管理工作的內(nèi)容進(jìn)行分析，期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)應(yīng)該包含下面功能:2.1.1讀者登記讀者只需掃描圖書借閱證的條碼就能夠完成讀者身份驗(yàn)證，讀者具體信息的記錄，使期刊閱覽室的管理辭別手工登記方式，并實(shí)現(xiàn)門禁管理，讀者登到是閱覽室管理系統(tǒng)的重要功能，一方面，能夠?qū)ψx者的圖書借閱證進(jìn)行驗(yàn)證，讀者只能使用有效圖書借閱證能力進(jìn)人閱覽室;另一方面，讀者進(jìn)人和離開閱覽室時(shí)掃描圖書借閱證的條碼，記錄讀者進(jìn)人和離開閱覽室的時(shí)間，并將讀者信息存人當(dāng)日閱覽讀者庫(kù)，便于日后統(tǒng)計(jì)分析。2.1.2模仿閱覽室大廳在計(jì)算機(jī)上模仿閱覽室大廳，當(dāng)讀者登記后，虛擬大廳中出現(xiàn)該讀者的身份信息;當(dāng)讀者離開閱覽室時(shí)，再次掃描圖書借閱證上的條碼，系統(tǒng)自動(dòng)在虛擬大廳中刪除該讀者的信息，能夠使工作人員在計(jì)算機(jī)上就能對(duì)閱覽室內(nèi)部的讀者情況一目了然。2.1.3期刊復(fù)印、借還管理期刊一般只供閱覽而不過借，然而，一方面，待條件允許，或?qū)τ谀承┨厥馇闆r，某些特定人群(如急需科研資料的老師等)，能夠短時(shí)間內(nèi)像流通圖書一樣正常借閱;另一方面，期刊閱覽室一般會(huì)為讀者提供復(fù)印效勞，需要幫助工作人員管理和記錄讀者復(fù)印期刊的情況。閱覽室管理系統(tǒng)的期刊復(fù)印、借還管理功能模擬流通圖書的借還形式，記錄讀者借閱和復(fù)印期刊的情況。2.1.4統(tǒng)計(jì)分析天津大多數(shù)高校圖書館期刊閱覽室對(duì)于讀者的統(tǒng)計(jì)是基于文本、表格等紙介質(zhì)的，不便于對(duì)讀者數(shù)量，分類及期刊利用率等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，而且數(shù)據(jù)處理手工操作，工作量大，出錯(cuò)率高。對(duì)于這些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析是閱覽室進(jìn)行科學(xué)管理，深化效勞的根據(jù)，閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)的統(tǒng)計(jì)功能有:(1)期刊閱覽人次的日統(tǒng)計(jì)、周統(tǒng)計(jì)、月統(tǒng)計(jì)等，可以實(shí)現(xiàn)某個(gè)詳細(xì)時(shí)間段的閱覽人次統(tǒng)計(jì)。該項(xiàng)統(tǒng)計(jì)便于期刊部門研究讀者在到館時(shí)間上的規(guī)律性。(2)根據(jù)讀者系別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，了解不同系別讀者的期刊閱覽次數(shù)，根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果對(duì)閱覽次數(shù)較少的院系加以分析，期刊部能夠通過調(diào)整期刊種類、加強(qiáng)宣傳，推薦、編制刊名目錄、編制期刊論文主題目錄索引等自動(dòng)效勞的方式加強(qiáng)效勞。(3)統(tǒng)計(jì)期刊被借閱和復(fù)印的頻率，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，對(duì)讀者開展宣傳、輔助和引導(dǎo)工作，有針對(duì)性地把期刊中特定領(lǐng)域有參考價(jià)值的文獻(xiàn)介紹給相關(guān)的讀者;并能夠根據(jù)各種期刊的利用情況，了解不同讀者群的閱讀興趣，以指點(diǎn)期刊的訂閱和采購(gòu)，優(yōu)化資源配置。本系統(tǒng)通過統(tǒng)計(jì)功能模塊對(duì)閱覽讀者和期刊利用情況進(jìn)行多種方式的統(tǒng)計(jì)，全方位的了解閱覽讀者在來(lái)館時(shí)間、系別、年級(jí)等方面的規(guī)律，了解不同的期刊被不同的讀者閱覽利用的情況，以指點(diǎn)期刊部門更有效地工作。2.2閱覽室管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)獨(dú)立于天津高校聯(lián)合圖書館使用的unicorn自動(dòng)化集成管理系統(tǒng)，需要建立獨(dú)立的讀者數(shù)據(jù)庫(kù)。后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)采取sqlserver實(shí)現(xiàn)讀者數(shù)據(jù)管理，采取c/s模型，效勞器部署在圖書館主機(jī)房?jī)?nèi);客戶端使用visualbasic6.0實(shí)現(xiàn)，進(jìn)行可視化界面設(shè)計(jì)，運(yùn)行于期刊閱覽室內(nèi)的客戶計(jì)算機(jī)，通過網(wǎng)絡(luò)存取遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)劃是信息系統(tǒng)的一個(gè)主要構(gòu)成部分，本系統(tǒng)中，需要構(gòu)建下面幾個(gè)數(shù)據(jù)表:(1)讀者表利用unicorn聯(lián)合系統(tǒng)客戶端程序work-flows中導(dǎo)出報(bào)表的功能，以本校圖書館名稱為關(guān)鍵字，導(dǎo)出本校讀者數(shù)據(jù)，生成文本文件，將其轉(zhuǎn)換成excel表格，利用系統(tǒng)的上載讀者數(shù)據(jù)功能，將包括讀者數(shù)據(jù)的excel表導(dǎo)人數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)讀者掃描圖書借閱證條碼時(shí)，查詢?cè)摂?shù)據(jù)庫(kù)，將讀者信息顯示在期刊閱覽室模仿大廳里。從聯(lián)合系統(tǒng)unicorn中導(dǎo)出的讀者數(shù)據(jù)包含9個(gè)字段:姓名、性別、用戶標(biāo)識(shí)、學(xué)號(hào)、圖書館、用戶文檔、系別、組標(biāo)識(shí)和人學(xué)年。(2)閱覽讀者表天天進(jìn)人期刊閱覽室閱覽的讀者都存人閱覽讀者數(shù)據(jù)庫(kù)，閱覽讀者信息除了包括讀者數(shù)據(jù)表中的9個(gè)字段外，還包含閱覽室標(biāo)識(shí)字段，當(dāng)下管理員身份字段，讀者進(jìn)人閱覽室時(shí)間字段，讀者離開閱覽室時(shí)間字段;期刊借還信息表，還包含借閱期刊名字段，借閱時(shí)間字段;期刊復(fù)印信息表除含讀者信息的部分字段外，還包含復(fù)印期刊名字段。(3)管理員身份表期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)實(shí)行分級(jí)管理，管理員身份表用于保存工作人員的用戶名，密碼和權(quán)限等信息。期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)重視程序的簡(jiǎn)單易用和功能完備，集存儲(chǔ)、分析、統(tǒng)計(jì)、打印于一身，節(jié)省人力物力而且調(diào)用方便，統(tǒng)計(jì)快捷，精確性高。3、期刊閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)施行經(jīng)過中需要留意的問題3.1注冊(cè)讀者數(shù)據(jù)的及時(shí)更新在每年7月和9月份畢業(yè)生離校和新生人學(xué)期間，需要刊出、錄人讀者數(shù)據(jù)，將新生數(shù)據(jù)成批添加到讀者庫(kù)和將畢業(yè)生數(shù)據(jù)從讀者庫(kù)中移除。系統(tǒng)還具備修改用戶功能，在某些讀者信息出現(xiàn)毛病的情況下修正讀者信息，當(dāng)讀者單獨(dú)辦理圖書借閱證并要求添加到讀者庫(kù)中時(shí)，使用添加用戶功能進(jìn)行個(gè)別添加，使注冊(cè)讀者數(shù)據(jù)得以及時(shí)地更新。3.2統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析與評(píng)價(jià)期刊管理人員需要學(xué)會(huì)用科學(xué)的思維方法考慮、分析、研究問題，需要熟悉各種信息源，擅長(zhǎng)把握新動(dòng)態(tài)，通過綜合分析與研究，根據(jù)一定的科學(xué)原則，進(jìn)行創(chuàng)造性的信息重組，發(fā)掘信息源的各種價(jià)值，尤其是潛在價(jià)值，包含對(duì)信息的深度加工，提供專題目錄、信息研究報(bào)告、綜述評(píng)論等第二、三次文獻(xiàn)信息效勞。3.3統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的保存與利用將閱覽讀者數(shù)據(jù)表、期刊借閱表和期刊復(fù)印表定期導(dǎo)出保存，這些數(shù)據(jù)是期刊部門管理的重要參考和工作調(diào)整的根據(jù)。對(duì)讀者各信息字段進(jìn)行分別統(tǒng)計(jì)，如按專業(yè)統(tǒng)計(jì)、按年級(jí)統(tǒng)計(jì)，構(gòu)成直觀的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，研究由于學(xué)生的專業(yè)年級(jí)所限，學(xué)習(xí)任務(wù)的不同，在閱讀規(guī)律、閱讀心理、閱讀需求方面的差異不同。一些高年級(jí)的學(xué)生，其主觀能動(dòng)性較強(qiáng)，閱讀目的明確，對(duì)于這樣一類讀者，應(yīng)該充足利用參考咨詢，數(shù)字文獻(xiàn)檢索等多種途徑知足他們的需求;而一些低年級(jí)的學(xué)生，其閱讀目的大部分是休閑，興趣閱讀，還有一部分讀者屬于被動(dòng)盲目型，不擅長(zhǎng)利用圖書館學(xué)習(xí)，自學(xué)能力較差，不能充足的利用圖書館提供的資源和效勞，對(duì)于這一類讀者，應(yīng)該加強(qiáng)人館教育，培養(yǎng)其利用圖書館的方法和技能，積極引導(dǎo)，幫助建立較高的閱讀水平。對(duì)部分期刊的借還和復(fù)印情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，把握讀者對(duì)館藏期刊的利用情況，在一定水平上確定館藏文獻(xiàn)的調(diào)整方向，指點(diǎn)期刊的訂閱和采購(gòu)。4、期刊閱覽室自動(dòng)化甘理的意義4.1延伸管理的目的系統(tǒng)對(duì)讀者天天的實(shí)際借還、復(fù)印和閱覽行為進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，記錄每種期刊被哪些讀者所利用，不同的讀者分別利用了哪些期刊，并構(gòu)成直觀的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，作為客觀精確的數(shù)據(jù)來(lái)反映期刊的利用和讀者的分布情況，因而，實(shí)行閱覽室自動(dòng)化管理能夠?yàn)轲^藏資源建設(shè)提供科學(xué)根據(jù)。4.2提升效勞效率與品質(zhì)實(shí)行閱覽室自動(dòng)化管理便于研究讀者的分類和差異不同，為開展不同條理的個(gè)性化效勞提供根據(jù)，強(qiáng)化了效勞的自動(dòng)性與針對(duì)性。4.3促進(jìn)期刊閱覽室管理人員業(yè)務(wù)水平的提升閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)能夠精確地記錄各個(gè)閱覽室接待讀者的人數(shù)、期刊外借、復(fù)印冊(cè)數(shù)，進(jìn)而統(tǒng)計(jì)出各個(gè)閱覽室工作量的大小、所接待讀者的條理類型，實(shí)現(xiàn)閱覽室工作人員的量化管理，提升了圖書館的科學(xué)管理水平。計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代化圖書館的一個(gè)基本工具，要求每個(gè)管理人員必需具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)知識(shí)和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技能，閱覽室自動(dòng)化管理系統(tǒng)的使用，使新的工作方式和現(xiàn)代化的設(shè)備對(duì)閱覽室管理人員提出了新的要求，期刊管理人員