RM15.01合同管理程序

合同管理控制程序適用范圍

發(fā)行版本：A修改次數(shù)：0文件編號(hào)：QG/XNXS 517－2005本程序規(guī)定了公司合同管理內(nèi)容及要求。本程序適用于公司、分公司對(duì)外簽訂的合同。公司對(duì)有關(guān)合同的管理有專項(xiàng)規(guī)定的，從其規(guī)定。規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本程序的引用而成為本程序的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于文件，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本細(xì)則達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件中，其最新版本適用于本程序。2.1 《中華人民共和國合同法》2.2 石油法授字[2002]120號(hào)《授權(quán)委托書》2.3 油煉銷授字〔2005〕第4號(hào)《法人授權(quán)轉(zhuǎn)委托書》2.4 《中國石油天然氣股份有限公司合同管理暫行辦法》術(shù)語和定義本文件采用以下定義：3.1 三項(xiàng)審查：是指審查合同的技術(shù)可行性、經(jīng)濟(jì)合理性、法律合法性。風(fēng)險(xiǎn)4.1 重大合同未按規(guī)定程序進(jìn)行申報(bào)立項(xiàng)。4.2 合同未按規(guī)定程序進(jìn)行審查審批。4.3 合同簽訂人未經(jīng)授權(quán)簽署合同，授權(quán)范圍和期間不明確，被授權(quán)人中國石油西南銷售分公司 2005—05—20發(fā)布2005—05—25實(shí)施不符合授權(quán)條件。4.4 合同專用章被盜用。4.5 合同沒有按規(guī)定程序履行或沒有及時(shí)履行且沒有得到及時(shí)處理。4.6 合同的修訂未經(jīng)過有效審批。4.7 合同的相關(guān)信息未被完整、準(zhǔn)確地傳送到財(cái)務(wù)部門。職責(zé)5.1綜合管理與法律事務(wù)處是合同的歸口管理部門，其具體職責(zé)是：5.1.1負(fù)責(zé)合同管理制度的制訂、監(jiān)督和執(zhí)行。5.1.2負(fù)責(zé)對(duì)分公司的合同管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、考核。5.1.3參與公司重大合同項(xiàng)目的談判、合同文本起草、法律論證和審查。5.1.4負(fù)責(zé)承辦公司直管合同的審批或授權(quán)委托手續(xù)。5.1.5負(fù)責(zé)公司合同管理信息的匯總、編制、統(tǒng)計(jì)分析。5.1.6負(fù)責(zé)公司合同管理人員的培訓(xùn)、考核。5.1.7公司合同管理規(guī)章賦予的其他職責(zé)。5.1.8負(fù)責(zé)組織擬訂提供公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。5.1.9負(fù)責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行、維護(hù)。5.2財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同經(jīng)濟(jì)方面的審查。5.3審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同管理的全過程進(jìn)行監(jiān)督。5.4合同承辦部門職責(zé)負(fù)責(zé)所承辦合同內(nèi)容的談判，合同法律關(guān)系的確立，并組織合同的技術(shù)可行性審查。負(fù)責(zé)所承辦合同的審核、簽訂、并對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決合同履行過程中存在的問題。 負(fù)責(zé)按照合同會(huì)簽審查程序提供所需資料，并組織審查會(huì)簽。5.5分公司要配備專職的合同管理人員， 按照管理權(quán)限，依據(jù)本程序管理各類合同?？刂苾?nèi)容及要求(控制)6.1 合同管理權(quán)限 下列合同須上報(bào)股份公司審簽或請(qǐng)求股份公司給予授權(quán)進(jìn)行簽訂，包括：涉外合同；擔(dān)保合同；貸款合同；合資合作合同；特大合同(指工程類合同單項(xiàng)標(biāo)的金額在1億元人民幣以上、非工程類合同單項(xiàng)標(biāo)的金額在5000萬人民幣以上的合同)；需要以股份公司名義簽訂的合同。簽訂此類合同的程序是：云南地區(qū)的由公司直接初審后報(bào)煉油與銷售分公司；廣西、貴州、新成分公司的由各分公司初審后，由公司轉(zhuǎn)報(bào)煉油與銷售分公司，再由煉油與銷售分公司報(bào)股份公司審簽。下列合同報(bào)煉油與銷售分公司審批，包括：新建或收購油庫項(xiàng)目合同；以控股、參股形式設(shè)立公司以及以控股、參股公司名義提出的投資項(xiàng)目合同；新建、收購和長期租賃加油站投資額在2000萬元以上（含2000萬元），油庫改（擴(kuò)）建投資額在500萬元以上（含500萬元）、加油站改（擴(kuò)）建投資額在200萬元以上（含200萬元）的項(xiàng)目合同。簽訂此類合同的程序是：云南地區(qū)的由公司直接初審后報(bào)煉油與銷售分公司；廣西、貴州、新成分公司的由各分公司初審，再由公司審查后報(bào)煉油與銷售分公司審批。 公司直接管理下列合同：除上述合同外公司本部及云南地區(qū)經(jīng)營單位對(duì)外簽訂的所有支出類合同。云南地區(qū)經(jīng)營單位可對(duì)外簽訂收入類合同，但必須使用公司統(tǒng)一制作的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。 且根據(jù)相關(guān)經(jīng)營權(quán)限需報(bào)公司核準(zhǔn)的，報(bào)公司核準(zhǔn)。 分公司管理除以上合同外本單位管理范圍內(nèi)的合同。 支出類合同必須以分公司為簽約主體；收入類合同可由片區(qū)公司簽訂， 但必須使用公司制作下發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)合同文本。且根據(jù)相關(guān)經(jīng)營權(quán)限需報(bào)分公司核準(zhǔn)的， 報(bào)公司核準(zhǔn)。 公司機(jī)關(guān)各處室、分公司各部門不得以處室名義對(duì)外簽訂合同。6.2 合同申報(bào)公司的網(wǎng)絡(luò)投資合同及其他投資類合同由合同承辦部門按照項(xiàng)目管理程序?qū)贤?xiàng)目考察調(diào)研，并進(jìn)行申報(bào)。按相關(guān)規(guī)定需進(jìn)行招投標(biāo)的，嚴(yán)格按照招投標(biāo)管理程序，組織招投標(biāo)。所有支出類合同，由承辦部門組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加商務(wù)談判，并出據(jù)由參加談判人員簽字的商談?dòng)涗洝?.3合同審批審查6.3.1分公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)合同及其他投資類合同由分公司初審后報(bào)公司審簽。6.3.2合同承辦部門負(fù)責(zé)合同文本的擬訂，收集相關(guān)資料，包括：合同相對(duì)人的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、銀行開戶許可證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、質(zhì)量認(rèn)證書、與合同標(biāo)的相關(guān)的證照等證明材料，編制資料清單，并審查合同技術(shù)可行性，由部門負(fù)責(zé)人在合同會(huì)簽單上簽署意見， 同時(shí)確定其他需對(duì)合同進(jìn)行技術(shù)審查的部門， 相關(guān)部門配合進(jìn)行技術(shù)審查并簽署意見。 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審查合同項(xiàng)目的資金來源及落實(shí)情況是否到位， 合同的價(jià)款、費(fèi)用、付款方式和期限是否合理，由部門負(fù)責(zé)人在合同會(huì)簽單上簽署意見。合同管理部門負(fù)責(zé)審核合同相對(duì)人的資質(zhì)和具體合同條款。圍繞合同標(biāo)的是否存在排他性或優(yōu)先性的權(quán)利，簽約當(dāng)事人主體資格和代理人資格、對(duì)方資信狀況及履約能力情況是否真實(shí)，雙方權(quán)利義務(wù)、擔(dān)保方式、違約責(zé)任、糾紛處理方式等內(nèi)容是否明確、合法，合同文本、條款詞義是否規(guī)范、完備和準(zhǔn)確等，由部門負(fù)責(zé)人在合同會(huì)簽單上簽署意見。 經(jīng)上述技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、法律三項(xiàng)審查，由合同承辦部門根據(jù)審查意見對(duì)合同進(jìn)行修改后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)和總會(huì)計(jì)師審批， 需報(bào)總經(jīng)理審批的，報(bào)總經(jīng)理審批。6.4 合同簽訂 簽約授權(quán) 長期授權(quán)。綜合管理與法律事務(wù)處根據(jù)股份公司相關(guān)授權(quán)管理制度，辦理公司總經(jīng)理對(duì)公司其他領(lǐng)導(dǎo)或處室負(fù)責(zé)人主管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的授權(quán)委托書，對(duì)授權(quán)的事項(xiàng)、權(quán)限、時(shí)間等內(nèi)容進(jìn)行審查,審查通過的,報(bào)公司總經(jīng)理審批。 單項(xiàng)授權(quán)。經(jīng)過技術(shù)、經(jīng)濟(jì)審查符合條件的合同，需申請(qǐng)單項(xiàng)簽約授權(quán)的，由申請(qǐng)人將合同送法律事務(wù)管理部門進(jìn)行審查的同時(shí)附上單項(xiàng)授權(quán)申請(qǐng)材料，綜合管理與法律事務(wù)處完成法律審查后將相關(guān)申請(qǐng)材料（含授權(quán)書和合同文本）呈報(bào)公司總經(jīng)理審批。 其他授權(quán)。若需委托相關(guān)人員以公司名義辦理其他事項(xiàng)，需由申請(qǐng)單位提交書面授權(quán)申請(qǐng)報(bào)告，寫明委托事項(xiàng)、權(quán)限、期限、申請(qǐng)授權(quán)的原因及受托人的基本情況，并附受托人身份證復(fù)印件，由法律事務(wù)管理部門審核后報(bào)具有委托授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)審批。 超過公司管理權(quán)限和授權(quán)范圍的合同，需上級(jí)公司授權(quán)的，向上級(jí)公司的主管部門提交授權(quán)申請(qǐng)，辦理授權(quán)手續(xù)。 需簽訂的合同只能由具有簽約權(quán)的人員簽訂，否則公司不予認(rèn)可，相關(guān)部門可拒絕履行，產(chǎn)生糾紛由簽約人員承擔(dān)。 合同專用章管理合同專用章由公司、分公司各刻制一枚，由使用單位的合同管理人員負(fù)責(zé)保管，專用章應(yīng)放在加鎖安全的地方存放。根據(jù)合同簽字和《授權(quán)委托書》使用合同專用章，加蓋合同章后，合同經(jīng)辦人在《合同專用章使用登記表》上簽字備查。簽訂各類合同一律加蓋合同專用章，嚴(yán)禁以行政印章、黨委印章或其他印章代替合同專用章；嚴(yán)禁以合同專用章代替其他印章加蓋其他文件。 合同專用章若被盜用，專管人員應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，進(jìn)行處理。6.5 合同履行 支出類合同履行。合同承辦部門經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核合同是否具備付款條件，并在合同付款申請(qǐng)上簽字，按照財(cái)務(wù)結(jié)算的相關(guān)程序辦理。收入類合同履行。合同承辦部門應(yīng)按合同約定的質(zhì)量、數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格等履行合同，歸口把關(guān)，并按照財(cái)務(wù)結(jié)算的相關(guān)程序做好貨款回收。 合同承辦部門對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查。 對(duì)已履行但尚未結(jié)算或未進(jìn)行帳務(wù)處理的合同，提出處置意見，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行帳務(wù)處理。合同履行過程中的重大變更、中止和解除，協(xié)議必須采用書面形式，其程序與合同審批審查程序相同。非重大變更（不包括合同標(biāo)的、款項(xiàng)等合同實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的變更）由綜合管理與法律事務(wù)處審查，由主管領(lǐng)導(dǎo)審批。6.6合同歸檔。公司管理范圍內(nèi)的合同，由綜合管理與法律事務(wù)處保存；分公司管理范圍內(nèi)的合同，由分公司合同管理部門保存；分公司承辦，報(bào)公司審簽的合同，由兩級(jí)公司合同管理部門保存；公司上報(bào)股份公司的合同，綜合管理與法律事務(wù)處保存；分公司承辦，上報(bào)股份公司的合同，分公司、公司兩級(jí)保存。合同管理部門按照檔案管理的要求定期移交歸檔。6.7 綜合管理與法律事務(wù)處負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行，負(fù)責(zé)公司、分公司合同管理工作的檢查與考核。相關(guān)文件（相關(guān)制度）7.1 《檔案管理程序》7.2 《收入結(jié)算管理程序》7.3 《支付結(jié)算管理程序》控制證據(jù)或記錄8.1 合同審查會(huì)簽表(綜合管理與法律事務(wù)處設(shè)置， 公司及所屬各單位使用并保存，保存期長期)8.2合同用印登記表(綜合管理與法律事務(wù)處設(shè)置，合同章管理部門使用并保存，保存期長期)8.3 授權(quán)委托書(綜合管理與法律事務(wù)處設(shè)置， 公司及所屬各單位使用并保存，保存期長期)8.4合同(各部門、單位根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)置，各部門、各單位使用，各部門、各單位及合同管理部門保存，保存期長期)控制證據(jù)示范(見附錄)9.1 合同審查會(huì)簽表9.2 合同用印登記表編寫部門：中國石油西南銷售分公司綜合管理與法律事務(wù)處編寫人：吉超審核人：朱明剛審批人：劉杰附錄A合同審查會(huì)簽表年 月 日 編號(hào)：申請(qǐng)單位（蓋章） 聯(lián)系人合同標(biāo)的金額 聯(lián)系電話合同名稱意見：并請(qǐng)相關(guān)處室提出 技術(shù)審查意見（請(qǐng)確定相關(guān)處室并打“√” ）。申請(qǐng)單位意見□經(jīng)理辦公室 □人事處 □審計(jì)監(jiān)察處 □調(diào)運(yùn)處 □投資計(jì)劃處□加油站管理處 □綜合管理與法律事務(wù)處 □信息化管理處□財(cái)務(wù)處 □質(zhì)量安全環(huán)保處□營銷處□無申請(qǐng)單位負(fù)責(zé)人簽字：技術(shù)審查意見意見：法律審查意見簽字：意見：財(cái)務(wù)審查意見簽字：意見：審計(jì)審查意見簽字：申請(qǐng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查意見總會(huì)計(jì)師審查意見備 注注：申請(qǐng)單位提交本會(huì)簽表時(shí)，請(qǐng)一并附上合同文本及合同談判選商相關(guān)資料。附錄B合同用印登記表序登記合同名稱經(jīng)辦部門簽訂份登記號(hào)日期人員數(shù)人員附錄C 合同管理流程圖附錄D 合同管理風(fēng)險(xiǎn)控制文檔沁園春·雪北國風(fēng)光，千里冰封，萬里雪飄。望長城內(nèi)外，惟余莽莽；大河上下，頓失滔滔。山舞銀蛇，原馳蠟象，欲與天公試比高。須晴日，看紅裝素裹，分外妖嬈。江山如此多嬌，引無數(shù)英雄競(jìng)折腰。惜秦皇漢武，略輸文采；唐宗宋祖，稍遜風(fēng)騷。一代天驕，成吉思汗，只識(shí)彎弓射大雕。俱往矣，數(shù)風(fēng)流人物， 還看今朝。 克出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂，今天下三分，益州疲弊，此誠危急存亡之秋也。然侍衛(wèi)之臣不懈于內(nèi)，忠志之士忘身于外者，蓋追先帝之殊遇，欲報(bào)之于陛下也。誠宜開張圣聽，以光先帝遺德，恢弘志士之氣，不宜妄自菲薄，引喻失義，以塞忠諫之路也。宮中府中，俱為一體；陟罰臧否，不宜異同。若有作奸犯科及為忠善者，宜付有司論其刑賞，以昭陛下平明之理；不宜偏私，使內(nèi)外異法也。侍中、侍郎郭攸之、費(fèi)祎、董允等，此皆良實(shí)，志慮忠純，是以先帝簡(jiǎn)拔以遺陛下：愚以為宮中之事，事無大小，悉以咨之，然后施行，必能裨補(bǔ)闕漏，有所廣益。將軍向?qū)櫍孕惺缇?，曉暢軍事，試用于昔日，先帝稱之曰 “能”，是以眾議舉寵為督：愚以為營中之事，悉以咨之，必能使行陣和睦，優(yōu)劣得所。親賢臣，遠(yuǎn)小人，此先漢所以興隆也；親小人，遠(yuǎn)賢臣，此后漢所以傾頹也。先帝在時(shí)，每與臣論此事，未嘗不嘆息痛恨于桓、靈也。侍中、尚書、長史、參軍，此悉貞良死節(jié)之臣，愿陛下親之、信之，則漢室之隆，可計(jì)日而待也 。臣本布衣，躬耕于南陽，茍全性命于亂世，不求聞達(dá)于諸侯。先帝不以臣卑鄙，猥自枉屈，三顧臣于草廬之中，咨臣以當(dāng)世之事，由是感激，遂許先帝以驅(qū)馳。后值