公司檔案管理制度

公司檔案管理制度第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。第二條檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司行政人事部進行統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、行政人事部管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的相關負責人員對本部門檔案資料進行管理。

3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、行政人事部檔案管理員有責任對各部門管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對各部門管理檔案進行一次檢查驗收。第三條歸檔制度1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理，日常管理等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。并由公司統(tǒng)一管理，任何人不得擅自留存。2、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，行政人事部保存復印件。4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均相關人員均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬于人事方面和日常管理方面資料，由行政人事部保存原件。6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，財務部保存原件，相關部門保留復印件。7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移交行政人事部。其他部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管第四條檔案保管制度

1、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

2、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

3、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

4、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，年終據(jù)此進行整理、剔除。

5、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

6、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

7、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續(xù)。第五條檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領導批準不得借閱。2、借閱檔案，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。

3、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

4、借出檔案時，應在借出的登記上，注明，借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。第六條二級檔案應根據(jù)資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。第七條本制度從二O一一年十月一日起執(zhí)行公文管理辦法公文是公司在管理各項工作中產(chǎn)生的各類重要性文書，有嚴格的法定生效程序和規(guī)范的格式制定；具有傳遞和記錄信息的作用，公司把公文分類，并規(guī)定統(tǒng)一版本發(fā)布公司各類公文；具體規(guī)程如下：一、公文類別：A類：是指決議決定性公文（內部重要事項的決議決定）B類：是指發(fā)布性公文（轉載必須執(zhí)行的事項）C類：是指告知性公文（一般性事件）二、發(fā)文要求：1、統(tǒng)一制作版面，版面印公司標志及公司全稱做版頭，標明“內部文件”字樣，文書編號、公文名稱、受閱對象、公文內容、簽章落款、附件及順序號、主題詞、發(fā)文部門、日期及印發(fā)份數(shù)均要載明；公文均由行政辦制作。2、文書編號要求：注公司字號、年份、類別、月份、兩位數(shù)順序號。3、生效程序要求：（1）蓋行政中心章及部門負責人簽章，C類文書即可生效并發(fā)布（2）A類文書必須有決議或決定主體簽名生效的文件作為附件方可生效并發(fā)布（3）B類文書必須有轉載文書作為附件或屬于慣例性、公知性事項方可生效并發(fā)布4、存檔與公布（1）A、B類文書存檔期限為一年；C類文書存檔期限為三個月。（2）所有文書公示期限不得少于十個工作日。（3）公司總部公