論街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)意義

論街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)意義摘要：本文通過對(duì)基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的重要意義進(jìn)行詳細(xì)闡述，分析研究我國(guó)現(xiàn)階段基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)存在的問題，并提出更加科學(xué)有效的優(yōu)化基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的措施，為基層街道辦事處的相關(guān)人員提供一定的參考依據(jù)。關(guān)鍵詞：基層街道辦事處；檔案管理；信息化建設(shè)在我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該緊跟現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展步伐，這對(duì)于基層街道辦事處的檔案管理信息化建設(shè)工作有著十分重要的意義。雖然我國(guó)現(xiàn)階段基層街道辦事處在檔案管理的信息化建設(shè)上面已經(jīng)有了一定的效果，但在由傳統(tǒng)檔案管理到信息化檔案管理轉(zhuǎn)變的過程中，還存在著一些問題和不足之處，這些問題直接影響到了基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃和發(fā)展。這就需要基層街道辦事處的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員應(yīng)該采取更加科學(xué)合理的措施解決這些問題，并積極主動(dòng)地對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行探究，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)過程不斷進(jìn)行完善，并充分提高檔案管理信息化建設(shè)水平，為居民服務(wù)，從而促進(jìn)和諧社會(huì)的建設(shè)和發(fā)展。一、基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的重要意義第一，綠色辦公，降低辦公成本。街道辦事處作為基層社區(qū)的管理單位，應(yīng)該最大程度地減少不必要的開支，以保證街道辦事處日常經(jīng)營(yíng)管理過程中工作預(yù)算的合理性。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理過程中紙質(zhì)檔案會(huì)增加街道辦事處的工作預(yù)算和開支，不僅會(huì)造成財(cái)政資金的浪費(fèi)，還直接影響了工作人員的檔案管理質(zhì)量和效率。并且，街道辦事處工作結(jié)構(gòu)的煩瑣化和復(fù)雜化，導(dǎo)致檔案管理也變得格外復(fù)雜，違反了國(guó)家基層街道辦事處的簡(jiǎn)潔發(fā)展理念[1]。同時(shí)，我國(guó)現(xiàn)階段提倡綠色發(fā)展和環(huán)境保護(hù)的理念，基層街道辦事處的檔案管理工作也應(yīng)該朝著綠色環(huán)保的理念靠攏，從而有效減少基層街道辦事處檔案管理工作的資金浪費(fèi)，促使基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作嚴(yán)格遵循現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的規(guī)律。第二，簡(jiǎn)潔便民，易于管理。我國(guó)現(xiàn)階段基層街道辦事處的檔案管理信息化建設(shè)的操作過程非常簡(jiǎn)單便捷，同時(shí)也為檔案管理工作帶來了一定的安全性。相比于信息化檔案管理來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理更容易受到外界環(huán)境因素干擾，雖然傳統(tǒng)的檔案也是由專人專崗進(jìn)行管理，但安全性仍然小于檔案管理信息化建設(shè)工作的安全性。并且，由于基層街道辦事處的檔案文件保存周期比較長(zhǎng)，這就使得檔案文件安全性受到了極大的考驗(yàn)。然而，這些檔案管理的安全性更是以檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的安全為前提條件。對(duì)于基層街道辦事處的檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵，主要是計(jì)算機(jī)對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的備份和安全保障。再加上檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的共享性，能夠有效簡(jiǎn)化檔案管理、查閱以及利用的流程，使得街道辦事處工作人員能夠充分根據(jù)信息共享的形式得到自己想要查詢和使用的檔案資料。這種信息化的檔案管理方式，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)簡(jiǎn)潔便民的目的，還能夠減少工作人員的工作壓力，使檔案資料易于管理[2]。二、我國(guó)現(xiàn)階段基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)存在的問題（一）缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化建設(shè)我國(guó)現(xiàn)階段基層街道辦事處檔案管理的信息化建設(shè)還處于初級(jí)的起步階段，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平也受到了一定的限制。所以，對(duì)于現(xiàn)階段基層街道辦事處的檔案管理工作來說，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)基層街道辦事處的規(guī)劃和發(fā)展，不能夠充分發(fā)揮出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，檔案管理的質(zhì)量和效率就無法得到有效的提升。并且，由于信息技術(shù)的限制，我國(guó)現(xiàn)階段還有一些地區(qū)的基層街道辦事處還沒有開發(fā)出信息化的智能管理系統(tǒng)，再加上由于現(xiàn)階段檔案管理系統(tǒng)的儲(chǔ)存和容量有很大的限制，直接影響到了基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃和發(fā)展。（二）沒有科學(xué)明確的組織和引導(dǎo)基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作的主要問題就在于沒有對(duì)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行綜合領(lǐng)導(dǎo)和有效規(guī)劃。再加上對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的長(zhǎng)期規(guī)劃不到位，使得檔案管理信息化建設(shè)工作缺乏綜合設(shè)置和人力。與此同時(shí)，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，沒有建立有效的檔案管理體系和信息化建設(shè)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，沒有對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作人員進(jìn)行科學(xué)明確的組織和指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的勞動(dòng)分工不明確，在這樣的背景下，基層街道辦事處的檔案管理信息化建設(shè)工作就無法得到社區(qū)居民的認(rèn)可和支持。（三）傳統(tǒng)的檔案管理方式固化我國(guó)現(xiàn)階段在基層街道辦事處檔案管理工作仍然存在著紙質(zhì)檔案管理和信息化檔案管理機(jī)制并存的情況。一些地區(qū)的街道辦事處在開展檔案管理工作過程中仍然以紙質(zhì)檔案管理為主，很少在向上級(jí)部門進(jìn)行報(bào)送時(shí)使用信息化檔案數(shù)據(jù)，直接影響了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效果[3]。其實(shí)，檔案管理的信息化建設(shè)與傳統(tǒng)的檔案管理工作還存在著很大的差距，檔案管理信息化建設(shè)要求工作人員大量輸入檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)，但在數(shù)據(jù)輸入的過程中，可能會(huì)因?yàn)闄n案管理工作人員的不規(guī)范操作，使檔案管理工作受到巨大影響。（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人才我國(guó)現(xiàn)階段基層街道辦事處開展檔案管理信息化建設(shè)工作，不僅僅是為了滿足檔案存儲(chǔ)的更高要求，還能夠充分提升檔案管理的質(zhì)量和效率，使檔案中數(shù)據(jù)信息能夠被更加廣泛的應(yīng)用，以滿足上級(jí)部門了解基層街道辦事處實(shí)際工作情況的需要。但我國(guó)現(xiàn)階段基層街道辦事處現(xiàn)有的檔案管理人才，專業(yè)水平不足的問題日益突出。這直接導(dǎo)致了基層街道辦事處檔案管理人員的信息技術(shù)和綜合素質(zhì)不高，不能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題，無法對(duì)復(fù)雜的檔案管理技術(shù)問題進(jìn)行更加科學(xué)規(guī)范的處理，復(fù)雜的檔案技術(shù)問題在某種程度上制約了檔案的利用效果。三、優(yōu)化基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的措施（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的重視在基層街道辦事處開展檔案信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)該加強(qiáng)街道辦事處領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，并全面貫徹和落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)政策。在實(shí)際的建設(shè)工作中，還應(yīng)該使街道辦事處的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員充分發(fā)揮自身的引導(dǎo)作用，立足于檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)政策，為檔案管理信息化建設(shè)工作的開展奠定更加堅(jiān)定的基礎(chǔ)[4]。并且，相關(guān)工作人員還應(yīng)該根據(jù)基層街道辦事處檔案信息化建設(shè)的實(shí)際管理情況，設(shè)立一支專業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作的統(tǒng)一組織和行動(dòng)，達(dá)到高效開展檔案管理信息化建設(shè)工作的目的。同時(shí)，基層街道辦事處的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員還應(yīng)該充分提升該檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍中隊(duì)長(zhǎng)和隊(duì)員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，使隊(duì)伍中的檔案管理工作人員能夠提升自身的管理意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。并對(duì)日常檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)行及時(shí)的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，就要及時(shí)采取更加科學(xué)有效的措施，對(duì)街道辦事處的現(xiàn)有資源進(jìn)行優(yōu)化整合從而解決問題，使基層街道辦事處的檔案管理信息化建設(shè)工作能夠高效開展。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的工作人員進(jìn)行專業(yè)的教育培訓(xùn)，增強(qiáng)其計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平和專業(yè)技能水平，全面貫徹和落實(shí)檔案管理中的信息化建設(shè)工作，促使基層街道辦事處信息化建設(shè)工作的穩(wěn)定運(yùn)行。（二）建立和完善檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫在基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)該立足于檔案管理信息化建設(shè)的更高要求，建立和完善檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫，使基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)的安全性和真實(shí)性得到有效增強(qiáng)。下面將對(duì)此進(jìn)行詳細(xì)的介紹：第一，檔案管理信息化建設(shè)工作人員應(yīng)該對(duì)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行一定的認(rèn)識(shí)和了解，并嚴(yán)格按照法律法規(guī)中的有關(guān)規(guī)定，充分提高檔案管理信息化建設(shè)工作的科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性以及規(guī)范性。第二，檔案管理信息化建設(shè)工作人員應(yīng)該對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化和整合，并采用電子格式，避免檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫中的各類風(fēng)險(xiǎn)問題，有效提升檔案內(nèi)容的真實(shí)性、安全性以及有效性。第三，檔案管理信息化建設(shè)工作人員應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息和各個(gè)階段進(jìn)行有效控制，充分提升檔案管理中檔案查詢、調(diào)取以及利用的合理性和規(guī)范性，能夠更加高效合理地開展檔案管理信息化建設(shè)工作。第四，檔案管理信息化建設(shè)工作人員應(yīng)該做好檔案電子文件的備份，并對(duì)檔案電子文件的儲(chǔ)存介質(zhì)和性能進(jìn)行優(yōu)化整合，從而降低因?yàn)橥饨绛h(huán)境因素和工作人員個(gè)人因素引起的電子檔案文件丟失以及泄露的問題，為電子檔案文件的傳遞和應(yīng)用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。（三）加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性管理在基層街道辦事處檔案管理中，檔案數(shù)字信息系統(tǒng)建立過程中的數(shù)據(jù)真實(shí)性和安全性十分重要。所以，檔案管理信息化建設(shè)的工作人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守檔案文件的整理和使用標(biāo)準(zhǔn)，使檔案電子文件格式與文本模式能夠協(xié)調(diào)統(tǒng)一，從而有效保證檔案電子文件的真實(shí)性。與此同時(shí)，在檔案管理信息化建設(shè)工作人員記錄檔案信息時(shí)，應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的文件因素，保障檔案信息在流轉(zhuǎn)過程中不會(huì)受到其他因素得到改變。并且，在進(jìn)行檔案信息和數(shù)據(jù)的備份工作時(shí)，應(yīng)該保證檔案文件的兼容性，使檔案電子文件能夠充分滿足不同環(huán)境的使用需求，在進(jìn)行檔案電子文件保存時(shí)，應(yīng)該使用分離數(shù)字信息的語義進(jìn)行保存工作[5]。需要注意的是，相關(guān)工作人員還應(yīng)該定期對(duì)所有檔案進(jìn)行檢查，不斷更新和完善檔案內(nèi)容。（四）保證檔案管理的安全性第一，相關(guān)工作人員可以對(duì)電子檔案文件采取加密措施，利用各類加密技術(shù)以及保護(hù)措施對(duì)電子檔案文件的安全性進(jìn)行保護(hù)。例如，可以將電子檔案文件設(shè)置為只讀狀態(tài)，使得沒有權(quán)限的工作人員不能夠?qū)﹄娮訖n案文件進(jìn)行更改等操作，防止電子檔案被其他工作人員盜竊和非法利用，充分保證電子檔案文件的安全。第二，應(yīng)當(dāng)在檔案管理信息化建設(shè)過程中，保證電子檔案文件有良好的儲(chǔ)存環(huán)境，有效避免容易受到影響的儲(chǔ)存介質(zhì)，對(duì)于不能夠在線讀取的電子檔案文件，應(yīng)該進(jìn)行單獨(dú)的歸檔和保存，并請(qǐng)專業(yè)人員利用相關(guān)技術(shù)對(duì)電子檔案文件進(jìn)行恢復(fù)。第三，應(yīng)該對(duì)電子檔案文件進(jìn)行有效備份，使檔案始終處于一個(gè)雙重保險(xiǎn)的狀態(tài)，從而對(duì)無意刪除以及意外丟失等問題進(jìn)行有效避免。第四，在電子檔案管理過程中實(shí)施身份識(shí)別制度，防止無關(guān)人員對(duì)電子文檔進(jìn)行拷貝、盜竊等?？梢栽陔娮訖n案管理中加入用戶密碼驗(yàn)證模式，使工作人員在進(jìn)入檔案信息化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時(shí)，需要填寫正確的用戶名和密碼，否則就不能夠?qū)n案信息化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行訪問。與此同時(shí)，還可以采用人臉識(shí)別方式，這種方式能夠有效防止用戶名和密碼被盜用的風(fēng)險(xiǎn)，有效保證電子檔案文件的安全性。（五）優(yōu)化檔案管理的工作流程對(duì)于基層街道辦事處來說，傳統(tǒng)檔案管理工作和現(xiàn)代化檔案管理信息化建設(shè)有著很多不同之處，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)于數(shù)據(jù)的需求也更高。所以，相關(guān)部門應(yīng)該對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的工作流程進(jìn)行優(yōu)化，并提高檔案管理信息化建設(shè)工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性。與此同時(shí)，相關(guān)工作人員還應(yīng)該根據(jù)基層街道辦事處檔案管理的實(shí)際情況，充分提升檔案管理信息化建設(shè)的價(jià)值，并對(duì)檔案進(jìn)行更加科學(xué)規(guī)范的分類、歸納和整合，從而有效提升基層街道辦事處檔案管理工作的實(shí)際效能。（六）引進(jìn)專業(yè)的高質(zhì)量檔案管理人才第一，基層街道辦事處在招聘檔案管理工作人員時(shí)，應(yīng)該對(duì)招聘制度進(jìn)行完善，選擇專業(yè)水平比較強(qiáng)的高質(zhì)量人才，與此同時(shí)，還應(yīng)該在招聘過程中加強(qiáng)對(duì)人才實(shí)踐能力、職業(yè)素養(yǎng)以及責(zé)任意識(shí)的考察。第二，提供更高的薪資福利，建立良好的工作氛圍和完整系統(tǒng)的晉升途徑。只有這樣才能夠充分吸引優(yōu)秀人才的加入，為基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作注入新鮮血液。四、結(jié)語綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)對(duì)基層街道辦事處的日常管理工作有著十分重要的作用和意義，檔案管理的信息化建設(shè)能夠在提高傳統(tǒng)檔案管理工作質(zhì)量和效率的同時(shí)，還能夠?yàn)楫?dāng)?shù)鼐用裉峁└雍?jiǎn)潔便利的服務(wù)。除此之外，還應(yīng)該充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性和主觀能動(dòng)性，使工作人員能夠主動(dòng)創(chuàng)新檔案管理工作模式，并積極引進(jìn)專業(yè)的高質(zhì)量人才，推動(dòng)基層街道辦事處檔案管理工作的順利開展和高效運(yùn)行。參考文獻(xiàn)[1]魏華.基層街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2021(16):83-84.[2]曲波.淺析街道辦事處檔案管理信息化建設(shè)工作思路[J].信息記錄材