會務服務管理程序范本

會務服務管理程序范本一、目標：伴隨需求多元化的發(fā)展趨勢，會議服務需求逐漸增多。本公司通過發(fā)揮自己的專業(yè)優(yōu)勢，深入挖掘會務服務需求，規(guī)范會務接待行為，統(tǒng)一會務服務標準，提高會務服務水平，為主辦方提供優(yōu)質專業(yè)的會務服務。二、基本原則：1、專業(yè)化：會務服務應向規(guī)范化、標準化方向發(fā)展，以提高會務服務的質量。2、人性化：會務服務組織在提供相應的服務時，應以“以人為本”為出發(fā)點，為服務對象提供相應的特色服務和個性化服務。3、信息化：應充分利用信息技術，提升會務服務的效率和質量。三、資源配置11、人力資源本公司現有工作人員8人，總經理1人，財務1人、人力綜合部1人，運營部5人。公司管理崗位均為管理學本科學歷，5年以上管理及會務服務行業(yè)從業(yè)經歷，具有專業(yè)的會務管理經驗，確保高質量的提供會議服務內容。對會務運營人員有嚴格的選聘、培訓及考核。近5年來取得主辦方高度的評價。1.1會務人員選聘：我司在選聘會務服務人員時，主要考慮下述事項：——受教育程度；——實際工作經驗、技能；——身高、形象；——溝通表達、應變能力；——其他行為素質等21.2會務人員培訓：——組織的服務理念、組織文化；——會務管理和會務服務的理論知識；——保密制度；——會務服務人員儀表、儀態(tài)，會務服務人員的儀表、儀態(tài)；——會務服務人員操作技能；——會務服務人員心理素質；——應對常見會務突發(fā)事件；——其他行為素質等。1.3培訓方式——利用組織制定的服務手冊，聘請教師授課；——聘請專業(yè)培訓機構；——組織內部指導；——定期進行演練、考試等。22、硬件設備設備工具如下：編號設備名稱型號數量1對講機MJDJJ01FY53打印機理光AD20414A4激光一體機佳能mf401025錄音筆R551116投影儀EPSONCB-465017單反照相機CanonEOS600D18翻頁筆得力59驗鈔機得力13、精細化操作規(guī)程：3.1、需求確認：進行會務需求了解時，針對本組織可以提供的會務服務內容，設計標準問卷以引導會議主辦方更準確的提出會務需求。對會務需求進行書面登記并與會議主辦方確認。會務服務需求確認表類別項目內容備注會議名稱會議類型□座談會□報告會□開/閉幕式□演出□受聘儀式□其他（）會議日期年月日會議時間上午：（:）～（:）下午：（:）～（:）晚上：（:）～（:）會議地點參會領導參會人數安全管理類1、預留貴賓車位；□是貴賓車位（）位□否2、參觀路線路線：出發(fā)點：（）途經：（）終點：（）3、是否需要特別安保□是需要人數：（）工作事項：（）□否1、是否增加安保力量？（物業(yè)組織內調配）；2、會前、會中、會后是否需要特別安保要求？4、參會人員是否憑證件入場□是□否5、是否有保密要求□是保密的內容：（）□否設施設備類1、是否需要大功率電源電壓負荷（）伏電源連接線（）條2、是否需要使用專梯□是通往樓層（）□否3、會議期間是否需要音樂□是□國歌□頒獎進行曲□其他（）□否開/閉幕式4、是否需要使用投影□是使用時間：（）□否與燈光相匹配5、是否需要錄音筆□是使用時間：（）□否設施設備類6、是否需要視頻會議系統(tǒng)□是□否7、是否需要電源轉換插座、萬能充電器、插電板等□是需要的設備：（）□否會務服務類1、是否需要合影□是合影時間：（）合影座椅數量：（）□否2、是否有外賓參加□是外賓使用語言：（）□否3、是否需要預留宣傳牌□是數量：（）擺放時間：（）□否4、是否需要協(xié)助制作與懸掛橫幅□是橫幅內容：（）□否5、是否需要協(xié)助制作與懸掛大背景□是背景主題：（）背景尺寸：（）懸掛位置：（）□否6、是否需要簽到臺□是擺放位置：（）擺放數量：（）擺放物品：（）□否7、是否對桌椅的擺放有特別要求□是擺放方式：（）□否8、是否需要白板□是擺放位置：（）擺放數量：（）白板筆：（）□否9、是否需要配發(fā)會議資料□是發(fā)放方式：（）□否10、是否需要打印與擺放座席牌、胸牌、準備胸花□是座席牌：（）胸牌：（）胸花：（）□否11、麥克風種類□有線話筒數量：（）擺放位置：（）□無線話筒數量：（）□頭戴麥克風數量：（）12、是否需要提供紙筆□是數量：（）□否13、是否需要提供果盤/茶歇□是水果種類：（）茶歇：（）飲品：（）食品：（）□否需配備紙巾14、會中由服務人員續(xù)水，還是在座位上擺放瓶裝水□人員續(xù)水□瓶裝水環(huán)境類1、是否擺放會議臺花會議桌花數量：（）特別需求：□是（）□否2、是否擺放會議盆花或綠色植物會議盆花數量：（）綠色植物：種類：（）數量：（）位置：（）其他確認簽字：日期：核對人：3.2、服務策劃：根據確認的服務需求對會務服務的提供進行全面的策劃，形成實施方案，其中宜包含但不限于以下方面：——職責分工；——時間安排；——場地安排；——住宿安排；——餐飲安排；——票務安排；——接送機及其他交通安排；——會務用品及硬件設施配備；——防疫物資安排；——突發(fā)事件應對措施；——會議秩序及安全等。3.3、會前準備將會務服務過程中可能涉及的服務內容進行細分，并制定相應的標準，以保證每項服務內容都能在合理范圍內滿足經確認的需求，會務服務中可能涉及的各項服務內容可包含但不限于以下方面：——布置導引；——布置簽到；——布置橫幅與大背景；——檢查會議用桌、椅，主席臺布置，座位格局和座次安排；——布置臺布；——制作并擺放座席牌；——擺放不同類型麥克風；——擺放花卉；——制作與佩戴胸花；——提供紙筆；——提供毛巾、紙巾；——調試燈光；——調試音響；——調試投影；——調試空調；——準備茶具（水）；——準備果盤；——檢查安全、消防設施及疏散通道；——了解會議程序及個性化服務需求；——備用物品：防護物資、電源轉換插座、萬能充電器、插電板等。3.4會中服務：將會中服務涉及的內容進行細分，并制定相應的標準保證會務服務人員按要求提供服務。會中服務涉及的內容宜包含但不限于以下方面：——導引；——續(xù)茶、茶具的準備；——會場巡視；——攝像或拍照服務；——會場、洗手間、通道保潔；——會議現場溫度、燈光、音響等隨時進行調節(jié)；——突發(fā)事件處理，后附突發(fā)事件處理程序；——咨詢受理。3.5、會后整理：將會后整理內容進行細分，并制定相應標準。會后整理內容包含但不限于以下方面：——回收可重復使用的用品，清點數量并記錄等，將座席牌、桌椅等歸位。用品的清洗、存放和消毒要求可參見附錄I；——清理會務設施設備，檢查有無缺失或損壞，清潔后歸位或返還，做好相應記錄；——檢查會議廳（室）是否有客人遺失的物品，如有遺失應立即還送給客人，如未能及時送還，應妥善管理，做好記錄，同時立即通知會議主辦方；——檢查會議室及相關的物品是否有缺失或損壞，及時報告會議主辦方或業(yè)主，協(xié)助追補損失，做好記錄；——對會議期間的丟棄物進行打掃；對會議室洗手間進行適當保潔；——關閉會議廳（室）：包括音響、空調、燈光、門、窗、窗簾。四、會務服務人員儀表、儀態(tài)要求：A.1儀表要求A.1.1服裝要求A.1.1.1一般要求A.1.1.1.1根據實際情況選擇與制作會務人員服裝與配飾，選擇款式相同的工鞋；保證會務人員的服裝、配飾的顏色、樣式統(tǒng)一。A.1.1.1.2工裝外不應顯露個人物品；衣袋、褲袋整理平整，勿顯鼓起；保持工裝干凈、平整，無明顯污跡、破損。A.1.1.2著裝要求A.1.1.2.1女士著裝應統(tǒng)一，身著裙裝時，西裙宜配長襪和工鞋，西裙長度于膝蓋上3厘米；著褲裝時，西褲應燙直，折痕清晰，長及鞋面。A.1.1.2.2男士著裝應統(tǒng)一，身著西裝時，西褲應燙直，折痕清晰，長及鞋面；襯衫領口應扣好，不應敞開；著長袖時，袖口應扣好，不應挽袖。A.1.2工作牌佩戴要求工作牌宜佩帶在左胸；工作牌距離肩縫18厘米，距中線5厘米，不應斜戴。A.1.3工鞋宜穿黑色皮鞋(以軟底鞋為宜)；鞋上飾品不宜過多,皮鞋表面保持光亮。A.1.4絲襪A.1.4.1女士著西裙時宜穿長筒肉色絲襪，并保持絲襪干凈、完好，不宜穿短襪或不穿。A.1.4.2男士宜穿深色長襪，禁止著淺色短筒襪。A.1.5飾品A.1.5.1女士不宜佩戴夸張飾品、彩繩；可佩戴耳釘、黃金或白金項鏈等飾品，佩飾不宜過多。A.1.5.2男士除佩戴手表、婚戒之外，不宜佩戴其他飾品。A.1.6妝容發(fā)式簡潔，面容清爽；女性可著淡妝，香水味不宜過濃，可涂抹透明指甲油。A.2儀態(tài)要求A.2.1站姿A.2.1.1女士站姿上身正直，頭正目平，挺胸收腹，腰直肩平；雙手搭握，稍向上提，放于小腹前；雙腳可前后略分開，一只腳略前，一只腳略后，前腳的腳跟稍稍向后腳的腳背處靠攏。A.2.1.2男士站姿雙眼平視前方，頸部挺直。雙肩自然放松端平且收腹挺胸。雙臂自然下垂，處于身體兩側，右手輕握左手的腕部，左手握拳，放在小腹前，腳跟并攏，腳呈“V”字型分開，兩腳尖間距約一個拳頭的寬度；或雙腳平行分開，與肩同寬。A.2.2行姿身體重心應稍向前，頭朝正前方，眼睛平視，面帶微笑；上身正直不動，兩肩相平不搖，兩臂擺動自然，步幅適中、勻速。A.2.3坐姿A.2.3.1女士坐姿背對座椅輕坐，后腿能夠碰到椅子；兩個膝蓋合并，腿可放中間或兩邊。A.2.3.2男士坐姿上體挺直，下頜微收，雙目平視，兩腿分開，不超肩寬，兩腳平行，兩手分別放在雙膝上。A.2.4導引A.2.4.1為賓客導引時，應走在賓客左前方，距離保持2～3步。A.2.4.2遇拐彎或臺階處，應回頭向賓客示意說“請當心”。A.2.4.3引領客人時，宜用“這邊請”、“里邊請”等禮貌用語。A.2.4.4為賓客送行時，應在賓客的后方，距離約半步。A.2.5笑容面部保持自然親切的微笑。A.2.6規(guī)范用語使用規(guī)范用語“您好、請、謝謝、對不起、再見”。A.3座席牌A.3.1宜選擇三角形座席牌，一般長15～20厘米，寬7.5～10厘米，雙面展示。A.3.2座席牌字體格式統(tǒng)一、大小合理。A.3.3根據座次要求安排擺放座席牌。座席牌擺放要求場合擺放要求貴賓廳距沙發(fā)扶手前緣5～6厘米處擺放圓桌會議室距麥克風右側3～4厘米、距客人座位桌邊50～60厘米處擺放報告廳/禮堂擺放靠近麥克風右側3～4厘米、距離客人座位桌邊50～60厘米處擺放A.4麥克風A.4.1擺放要求A.4.1.1對于有線麥克風，麥頭高度距桌面20厘米；鼠標有線麥距離桌邊20厘米擺放。A.4.1.2對于無線麥克風（使用麥克風架）：高度距離桌面20厘米，麥架距離演講人20厘米。具體擺放要求可參見圖C.2A.4.2電池管理A.4.2.1對于無線麥克風，每次充電時間為10～12小時之間（具體可根據電池充電計算公式：電池容量除以充電電流計算），電池一般使用期限為一年。A.4.2.2電池應存放在干燥涼爽的地方。A.4.3其他A.4.3.1音響關閉后，方可卸除有線麥克風。A.4.3.2無線麥克風使用完畢及時卸除內部電池。A.5記錄紙、筆A.5.1記錄紙宜選用80g的A4紙3張；如桌子鋪有桌布，則需要加厚到5張或加寫字板。A.5.2記錄筆宜選用HB鉛筆、黑色簽字筆。A.5.3會議資料與記錄紙擺放在一起。宜配備兩支記錄筆，記錄筆擺放在記錄紙的右側或者記錄紙上，與記錄紙成30度角，筆尖朝前。具體擺放要求可參見圖。A.6飲用水A.6.1宜選擇350毫升或550毫升瓶裝飲用水（以下簡稱“飲用水”）。A.6.2飲用水擺放時，標識應統(tǒng)一面向客人、成直線、靠近茶杯的左側擺放（無茶杯的，距離客人右側12~15厘米處擺放）。A.6.3貴賓廳擺放飲用水時宜配放玻璃杯。99、座談會座位安排：A.7長條桌A.7.1長條桌與正門正對時，會議座位安排參見圖E.1。A.7.2長條桌與正門側對時，會議座位安排參見圖E.2。A為客方（或上級領導），B為主方。圖長條桌與正門正對時會議座位安排注：進門右為客方，左為主方。圖長條桌與正門側對時會議座位安排A.8沙發(fā)席A.8.1與