會議管理培訓整理課件

會議管理?會議管理?1會議管理培訓提綱

第一章概述第二章經驗借鑒第三章會議準備第四章會中控制第五章會后執(zhí)行第六章總結?會議管理培訓提綱

第一章概述?2第一章概述

會議：部門間（內）的各種人員聚集在一起，運用“時間”資源交流信息并作出決定的形式。如果會議不能高效進行，就會產生更為嚴重的問題！走向衰落企業(yè)的特征之一：干脆不召開會議或將會議作為一天的工作。

1．

會議令人痛苦嗎？?第一章概述

會議：部門間（內）的各種人員聚集在一起，3第一章概述

u

不知道為何召開會議u

不知道問題是什么u

沒有對策u

沒有結論u

沒有時間觀念u

如同聽政會u

如同教育u

參加者不知道自己為何開會錯誤的會議類型：?第一章概述

u

不知道為何召開會議錯誤的4第一章概述

l

習慣性的會議過多出現(xiàn)l

不遵守開始時間和結束時間l

以自我設防為主的會議風氣蔓延會議令人厭煩的重要原因：?第一章概述

l

習慣性的會議過多出現(xiàn)會5第一章概述

會議就是企業(yè)的文化的主宰，能夠成為強有力的競爭武器！經營良好的公司將會議作為如下工具：交流廣場問題解決之所思想之源調整方向之所集體協(xié)作實踐之所變化的熔爐商業(yè)藝術2． 會議的巨大作用?第一章概述

會議就是企業(yè)的文化的主宰，能夠成為強有力6第一章概述

必須使會議者明確了解會議議題并對之進行準備；會議結束之后應當將整理好的會議內容分發(fā)參加者及相關人員；對會議確定的決議必須傳達執(zhí)行；3． 改變從會議開始?第一章概述

必須使會議者明確了解會議議題并對之進行準7會議管理培訓提綱

第一章概述第二章經驗借鑒第三章會議準備第四章會中控制第五章會后執(zhí)行第六章總結?會議管理培訓提綱

第一章概述?8第二章 經驗借鑒1． 337原則3種思考3個原則7條規(guī)定?第二章 經驗借鑒1． 337原則3種思考3個原則7條規(guī)9第一：為了提高會議效率，盡可能不召開即興會議：l

是一定要召開的會議嗎？l

不能由自己決定嗎？第二：如果一定要召開會議，則最大限度減少會議規(guī)模l

不能減少參加者嗎？l

不能減少會議頻率、時間和資料嗎？不能進行更為妥貼的運作嗎？

第三：如果決定要召開會議，試著摸索能否與其他會議合并或委托的方法；l

不能和其他會議一起召開嗎？l

不能通過授權委托來解決嗎？l

加入其他會議就不是好的內容嗎？3種思考：

沒有更好的方式嗎？第二章 經驗借鑒?第一：為了提高會議效率，盡可能不召開即興會議：第二：如果一定10第二章 經驗借鑒第一：確定不召開會議的工作日第二：將會議時間定為１小時，最多不能超過１個半小時：第三：將會議記錄整理為一張紙３個原則?第二章 經驗借鑒第一：確定不召開會議的工作日３個原則?11第二章 經驗借鑒第一：召開會議，最重要的是嚴格遵守時間；第二：會議材料中寫明投入會議的經費，去處不必的浪費；第三：將會議參加者限定為最佳人員及負責人，減少規(guī)模；第四：明確會議目的，不要轉移主題或者成為閑談或討論；第五：事先發(fā)放會議材料，在參加會議前進行討論，以便順利召開會議；第六：防止以某個特定的人為主進行發(fā)言，讓每一位參與者進行發(fā)言，相互尊重；第七：為了盡量減少會議記錄，僅記錄決定了的事件。７條規(guī)定?第二章 經驗借鑒第一：召開會議，最重要的是嚴格遵守時間；７條12第二章 經驗借鑒2.三元會議文化將會議內容（word）向場外（Window）的相關者傳達，并反映到工作（work）中。?第二章 經驗借鑒2.三元會議文化將會議內容（word）13第二章 經驗借鑒3．會議形式的多樣性

早起型企業(yè)的會議早會特點：頭腦清醒不拖拖拉拉在身體上和精神上不受其他工作影響站立式會議、新鮮感覺的會議如蒸汽浴會、啤酒會、踏青會等?第二章 經驗借鑒3．會議形式的多樣性早起型企業(yè)的會議早14會議管理培訓提綱

第一章概述第二章經驗借鑒第三章會議準備第四章會中控制第五章會后執(zhí)行第六章總結?會議管理培訓提綱

第一章概述?15第三章 會議準備

首先：徹底的會議準備（ 明確目的、制定計劃、整理資料、通知開會、布置會場等）其次：主持會議領導者的心思和號召力（尊重參加者、引導參加者的意見）參加者的心思及服從精神（事前討論資料、積極協(xié)助及提出意見等）會議主持者再會議開始前，應立足于5W1H進行事先討論：要開成高效的會議?第三章 會議準備要開成高效的會議?16第三章 會議準備

確定好會議的目的及類型嗎？確定好會議的議題、日期、時間了嗎？確定好會議參加者了嗎？具備會場及各種備置用品了嗎？準備好要分發(fā)的材料了嗎？充分修飾會議前半部分了嗎？會議順利進行了嗎?充分概括出結論了嗎？分發(fā)會議記錄并再會議記錄中公布下次會議的主題嗎？主持者：?第三章 會議準備確定好會議的目的及類型嗎？主持者：?17第三章 會議準備

充分確認會議目的和議題；以自身的經驗、知識或信息為基礎，就議題進行協(xié)商；對議題進行分析，討論其中的問題是什么；試著尋求問題的解決對策；試著在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言人的戶動；自己完成資料的準備和草稿；參加者：?第三章 會議準備參加者：?18第三章 會議準備

1． 明確會議目的會議必須由明確的目的！信息傳達型、問題解決型、訂立計劃型、利益調整型?第三章 會議準備1． 明確會議目的會議必須由明確的目的！?19第三章 會議準備

2． 會議事先公告

想召開會議，必須制定計劃！應當在一周前，至少一天之前預先通知。應當記入會議通知的內容：l

會議名稱和目的l

會議主題、討論項目及會議類型l

召開日期，開始時間和結束時間l

召開場所（地址、電話號碼、示意圖）l

參加者名單l

附加會議資料l

其他（參加者事先必須準備的資料）?第三章 會議準備2． 會議事先公告想召開會議，必須制定計20第三章 會議準備

3． 選定參加者注意“會議時間的增加與參加者人數(shù)成正比”，應慎重決定：僅讓對實現(xiàn)會議目的不可缺的人員參加會議！案例：足球賽參加者的條件：l具有決定權的人參加l即使是其他部門的人，如果與會議有關，也以應該參加l對會議主題由強烈疑問的人參加l讓與會議主題有關的專家參加l讓能夠正確表達自己意見的人參加?第三章 會議準備3． 選定參加者注意“會議時間的增加與參21第三章 會議準備

4．事先分發(fā)會議材料分發(fā)材料的目的：讓參加者事先充分認識和討論；在會議資料中留下空白，便于記錄他人意見。?第三章 會議準備4．事先分發(fā)會議材料分發(fā)材料的目的：讓參22第三章 會議準備

5．

合理分配時間有效引導會議的秘訣就是“合理分配時間”參加者必須具備“任何時候都要嚴格遵守時間，遲到是不行的！”想法！結束時間也相同。會議成功與否與會議時間無關，而在于參加者是否充分參與會議！會議的結束前必須作出結論。?第三章 會議準備5．合理分配時間?23第三章 會議準備

6．公布會議費用

計算會議費用，使員工意識到重視會議時間、去處消磨性、不必要的內容。參加會議需要費用，進行準備同樣需要費用！會議費用的記?。耗晷?0萬元，每天工作8小時，一年為365天，除去周六、日實際工作時間為：261天（未計算法定假期），以年薪10萬元計算、每天工作8小時計算，每小時是48元！以今天的會議為例：會議費是：3.25×15×48=2340元（未計算會議準備、會場使用、參加人員交通等費用）?第三章 會議準備6．公布會議費用計算會議費用，使員工意識24會議管理培訓提綱

第一章概述第二章經驗借鑒第三章會議準備第四章會中控制第五章會后執(zhí)行第六章總結?會議管理培訓提綱

第一章概述?25第四章 會中控制1．不要失去會議方向關鍵點：l

會議主持者要讓參加者對想要通過會議獲得什么產生同感！拿出珍貴的時間聚集在一起不是為了閑談！l

會議主持者要預見會議進行方向，以免討論偏離方向，并進行一連串的設問，保留合適的資料，去除不合適的資料；l

應當將妥當?shù)囊庖娪涗浽诤诎迳?，依次擦去無意義的內容，使參加者的注意力集中在一處。?第四章 會中控制1．不要失去會議方向關鍵點：l

26第四章 會中控制2．

必須得出結論關鍵點：l

會議時間控制不當、準備不足是造成會議無法得出結論的主要因素。l

會議主題很重要，如果選錯了主題，參加者當然只能進行抽象的空談或發(fā)表經驗之談?！笆且驗槭裁茨康亩徽偌模咳绻粚ζ渥鞒鰶Q定，就沒有理由召開會議”?第四章 會中控制2．

必須得出結論關鍵點：“是因為什么目27第四章 會中控制3．會議氣氛引導l

會議開始前3分鐘，用來對議題自由發(fā)表意見，使參與者進展感消失，大腦思維速度加快，而且產生親切感！l

會議支持要反問自己有無當面斥責？有無打斷別人一味發(fā)表自己的意見？l

通過提問引導大家參與會議。l

會議中安排些“樂事”，使會議另人愉快！l

會議原則：只要來到會場，所有參加者要陳述一句以上的意見。l

以對等的立場召開會議，創(chuàng)造使下屬能夠自由陳述自己的想法和意見的會議環(huán)境的人不是別人，就是上司。l

避免固執(zhí)己見，別總是抓住別人話里的漏洞。使會議氣氛活躍的關鍵：?第四章 會中控制3．會議氣氛引導l

會議開28第四章 會中控制l

會議中爭吵絕對不合適，但建設性的爭論使必不可少的！建設性爭論是為了找到最好的解決方案而交換意見，試圖創(chuàng)造令人滿意的結果。l

鼓勵思想沖突，盡可能獲得與主題有關的信息，現(xiàn)在解決分歧比將來成為更大的問題更好！l

比爾.蓋茨：“我不讓與我有相同想法的人在身邊?！眑

但對方提出自己從未思考過的問題時，感謝對方，意見分歧可以成為一種能夠在產生嚴重失誤之前糾正錯誤的機會。l

會議中的沉默就是怠工、認同并尊重對方、不時作出反應、用肯定的語言稱贊……引導建設性討論：?第四章 會中控制l

會議中爭吵絕對不合適，29第四章 會中控制4．杜絕含糊不清的表達禁用語：基本上大致幾乎或許覺得一定程度上努力盡快如果含糊不清，聽者必須推測，會產生誤解或理解不充分。?第四章 會中控制4．杜絕含糊不清的表達禁用語：基本上大30第四章 會中控制5．會議中的兩種人誤區(qū)：“大忙人”型、“114接線員”型、“口含糍粑、難開口”型、“時間殺手”型、“一無所知”型、兩種人：想參加、想原離?第四章 會中控制5．會議中的兩種人誤區(qū)：“大忙人”型、“131第四章 會中控制6、發(fā)言及傾聽藝術“可與言而不與之言，失人；不可與之言而與之言，失言。智者不失人，亦不失言?！薄墩撜Z》

?第四章 會中控制6、發(fā)言及傾聽藝術“可與言而不與之言，失人32第四章 會中控制l

首先從重要的部分說起（避免時間不足、關注力下降）l

從肯定性的方面說起（避免負面影響）l

有邏輯地、簡單表達（整體把握發(fā)言內容，牢記大體結構，將主要內容概括未關鍵詞；以要點為中心簡潔表達、對發(fā)言進行準備）l

一句話表達一種想法（限定發(fā)言內容，按照易于理解的順序進行整理；語句進可能簡短）發(fā)言要領：l

思考發(fā)言提綱（以發(fā)言者的主題或聽者的興趣為基準，對發(fā)言的內容的重要性進行排序；記住發(fā)言種的重點詞語或表達方式，然后發(fā)言）l

使聽者能夠理解（以對方能接受為目的，檢查能夠支持談話的論據(jù)或背景對聽者而言是否明確；練習使用與聽者的理解能力相適應的客戶語言，并調整談話內容）l

使用切合業(yè)務的表達?第四章 會中控制l

首先從重要的部分說起發(fā)言要領：33第四章 會中控制l

真誠的傾聽（講1分種，聽2分鐘，第3步在聽的過程種表示肯定；l

發(fā)出傾聽的身體語言l

適當進行反饋l

積極接受新信息l

積極參與決定傾聽要領?第四章 會中控制l

真誠的傾聽傾聽要領?34會議管理培訓提綱

第一章概述第二章經驗借鑒第三章會議準備第四章會中控制第五章會后執(zhí)行第六章總結?會議管理培訓提綱

第一章概述?35第五章 會后執(zhí)行1． 概括重要內容會議主持者，有必要在結束會議前，對所有的會議內容進行概括。目的：對會議信息進行確認，避免誤解和錯誤傳達；對下次會議應該解決的議案進行確認；強調會議決定的事項解決問題：開會的目的是什么？達到目的了嗎？下一步要做什么？?第五章 會后執(zhí)行1． 概括重要內容會議主持者，有必要在結束會36第五章 會后執(zhí)行2．寫成會議錄（紀要）會議錄要在當天之內整理，最遲要在第二天整理并分發(fā)給相關人；會議錄要切實記錄，不能忘記記錄質疑和疑問。會議錄的內容：日期、時間、場所參加者名單（缺席者名單）、會議主持會議議案（討論事先、決定事項、特別事項）?第五章 會后執(zhí)行2．寫成會議錄（紀要）會議錄要在當天之內整理37第五章 會后執(zhí)行3． 傳達會議精神對會議錄進行封發(fā)，迅速傳達，高效執(zhí)行。?第五章 會后執(zhí)行3． 傳達會議精神對會議錄進行封發(fā)，迅速傳達38第五章 會后執(zhí)行4． 執(zhí)行會議決定在召開會議前，就應該決定好作用分擔和責任體系；關于老鼠的寓言故事：表示贊同，但無法執(zhí)行！要杜絕這種請看：“在會議中大量建言，但在真正必須付諸執(zhí)行時候，卻一個人也看不到?！?第五章 會后執(zhí)行4． 執(zhí)行會議決定在召開會議前，就應該決定好39第五章 會后執(zhí)行5． 會議評估會議評估表評價項目是基本上是不是會議準時開始會議提出議案參加者遵守基本規(guī)章所有人都參加了會議很嚴肅、具有建設性會議獲得了解決問題的方法會議達到目的會議主持工作成效?第五章 會后執(zhí)行5． 會議評估會議評估表?40會議管理培訓

第一章概述第二章經驗借鑒第三章會議準備第四章會中控制第五章會后執(zhí)行第六章總結?會議管理培訓

第一章概述?41

引言準備開始會議確認會議目的簡單說明會議主題說明會議時間安排確定參加者作用確定會議的原則

本論促進參加者參與會議將參加者之間的矛盾引向建設性方向維持論點根據(jù)會議議案安排時間按議案整理討論結果覺察參加者反應及情感變化并采取適當措施；第六章 總結1、會議程序：?引言第六章 總結1、會議程序：?42第六章 總結1、會議程序：結論對全部討論結果進行綜合對照目標確定成果對協(xié)商好的執(zhí)行事項賦予作用和責任提出下一階段計劃對會議進行情況進行評價會后檢查：寫成會議錄并予以分發(fā)監(jiān)督執(zhí)行經協(xié)商的課題準備下次會議?第六章 總結1、會議程序：結論?43第六章 總結2、自我評估你是怎樣的會議主持人（參加者）？?第六章 總結2、自我評估?44第六章 總結對會議支持者的評價

會議開始前：l

準備好會議提綱了嗎？l

設定會議結束時間了嗎？l

確定會議參加人員了嗎？開始會議時：l

提出會議的目的和主要內容了嗎？l

協(xié)商過會議議程和時間安排了嗎？

會議進行中：l

給予參加者均等的發(fā)揚機會嗎？l

在創(chuàng)造使所有參加者能夠自由發(fā)言的氣氛嗎？l

在對等立場上順利交流了嗎？l

對部分參加者的長時間發(fā)言、爭論或者題外話采取措施了嗎？l

在切實遵守討論順利并進行議案時間控制嗎？?第六章 總結對會議支持者的評價會議開始前：開始會議時：會議45第六章 總結對會議支持者的評價

會議結尾時：

l

論是經全體協(xié)商得出的嗎？l

對會議結果進行概括、說明了嗎？l

對會議中決定的事項進行明確的分工了嗎？結尾由參加者對會議結果盡心評價了嗎？

會議結束后：為提高所決定事項的實施效率而不斷更進了嗎？

?第六章 總結對會議支持者的評價會議結尾時：會議結束后：?46第六章 總結對會議參加者的評價會議開始前：l

在參加會議前對議案進行充分的研究和討論了嗎？l

在會議開始前5分鐘前到達會議室了嗎？l

無法參加會議時，事先通知會議主管部門了嗎？充分準備必要的資料和用品了嗎？

會議進行中：l

正在積極聽取其他參加者的發(fā)言嗎？l

已事先記住要點并在有邏輯地、簡單明了地發(fā)言嗎？l

發(fā)言內容沒有偏離主題嗎？l

有積極的參與意識和發(fā)言姿態(tài)嗎？l

有無基于個人感情或部門為中心的思考方式？l

忽視客觀事實嗎？

?第六章 總結對會議參加者的評價會議開始前：會議進行中：?47第六章 總結對會議參加者的評價會議結束后：l

對曾表示過反對但已經決定的事項積極予以執(zhí)行了嗎？l

在積極執(zhí)行分配給自己的決定事項并發(fā)揮作用嗎？

?第六章 總結對會議參加者的評價會議結束后：?48謝謝！?謝謝！?49每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。12月-2212月-22Wednesday,December28,2022天生我材必有用，千金散盡還復來。12:35:4212:35:4212:3512/28/202212:35:42PM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。12月-2212:35:4212:35Dec-2228-Dec-22得道多助失道寡助，掌控人心方位上。12:35:4212:35:4212:35Wednesday,December28,2022安全在于心細，事故出在麻痹。12月-2212月-2212:35:4212:35:42December28,2022加強自身建設，增強個人的休養(yǎng)。2022年12月28日12:35下午12月-2212月-22擴展市場，開發(fā)未來，實現(xiàn)現(xiàn)在。28十二月202212:35:42下午12:35:4212月-22做專業(yè)的企業(yè)，做專業(yè)的事情，讓自己專業(yè)起來。十二月2212:35下午12月-2212:35December28,2022時間是人類發(fā)展的空間。2022/12/2812:35:4212:35:4228December2022科學，你是國力的靈魂；同時又是社會發(fā)展的標志。12:35:42下午12:35下午12:35:4212月-22每天都是美好的一天，新的一天開啟。12月-2212月-2212:3512:35:4212:35:42Dec-22人生不是自發(fā)的自我發(fā)展，而是一長串機緣。事件和決定，這些機緣、事件和決定在它們實現(xiàn)的當時是取決于我們的意志的。2022/12/2812:35:42Wednesday,December28,2022感情上的親密，發(fā)展友誼；錢財上的親密，破壞友誼。12月-222022/12/2812:35:4212月-22謝謝大家！每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。12月-50會議管理?會議管理?51會議管理培訓提綱

第一章概述第二章經驗借鑒第三章會議準備第四章會中控制第五章會后執(zhí)行第六章總結?會議管理培訓提綱

第一章概述?52第一章概述

會議：部門間（內）的各種人員聚集在一起，運用“時間”資源交流信息并作出決定的形式。如果會議不能高效進行，就會產生更為嚴重的問題！走向衰落企業(yè)的特征之一：干脆不召開會議或將會議作為一天的工作。

1．

會議令人痛苦嗎？?第一章概述

會議：部門間（內）的各種人員聚集在一起，53第一章概述

u

不知道為何召開會議u

不知道問題是什么u

沒有對策u

沒有結論u

沒有時間觀念u

如同聽政會u

如同教育u

參加者不知道自己為何開會錯誤的會議類型：?第一章概述

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不知道為何召開會議錯誤的54第一章概述

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習慣性的會議過多出現(xiàn)l

不遵守開始時間和結束時間l

以自我設防為主的會議風氣蔓延會議令人厭煩的重要原因：?第一章概述

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習慣性的會議過多出現(xiàn)會55第一章概述

會議就是企業(yè)的文化的主宰，能夠成為強有力的競爭武器！經營良好的公司將會議作為如下工具：交流廣場問題解決之所思想之源調整方向之所集體協(xié)作實踐之所變化的熔爐商業(yè)藝術2． 會議的巨大作用?第一章概述

會議就是企業(yè)的文化的主宰，能夠成為強有力56第一章概述

必須使會議者明確了解會議議題并對之進行準備；會議結束之后應當將整理好的會議內容分發(fā)參加者及相關人員；對會議確定的決議必須傳達執(zhí)行；3． 改變從會議開始?第一章概述

必須使會議者明確了解會議議題并對之進行準57會議管理培訓提綱

第一章概述第二章經驗借鑒第三章會議準備第四章會中控制第五章會后執(zhí)行第六章總結?會議管理培訓提綱

第一章概述?58第二章 經驗借鑒1． 337原則3種思考3個原則7條規(guī)定?第二章 經驗借鑒1． 337原則3種思考3個原則7條規(guī)59第一：為了提高會議效率，盡可能不召開即興會議：l

是一定要召開的會議嗎？l

不能由自己決定嗎？第二：如果一定要召開會議，則最大限度減少會議規(guī)模l

不能減少參加者嗎？l

不能減少會議頻率、時間和資料嗎？不能進行更為妥貼的運作嗎？

第三：如果決定要召開會議，試著摸索能否與其他會議合并或委托的方法；l

不能和其他會議一起召開嗎？l

不能通過授權委托來解決嗎？l

加入其他會議就不是好的內容嗎？3種思考：

沒有更好的方式嗎？第二章 經驗借鑒?第一：為了提高會議效率，盡可能不召開即興會議：第二：如果一定60第二章 經驗借鑒第一：確定不召開會議的工作日第二：將會議時間定為１小時，最多不能超過１個半小時：第三：將會議記錄整理為一張紙３個原則?第二章 經驗借鑒第一：確定不召開會議的工作日３個原則?61第二章 經驗借鑒第一：召開會議，最重要的是嚴格遵守時間；第二：會議材料中寫明投入會議的經費，去處不必的浪費；第三：將會議參加者限定為最佳人員及負責人，減少規(guī)模；第四：明確會議目的，不要轉移主題或者成為閑談或討論；第五：事先發(fā)放會議材料，在參加會議前進行討論，以便順利召開會議；第六：防止以某個特定的人為主進行發(fā)言，讓每一位參與者進行發(fā)言，相互尊重；第七：為了盡量減少會議記錄，僅記錄決定了的事件。７條規(guī)定?第二章 經驗借鑒第一：召開會議，最重要的是嚴格遵守時間；７條62第二章 經驗借鑒2.三元會議文化將會議內容（word）向場外（Window）的相關者傳達，并反映到工作（work）中。?第二章 經驗借鑒2.三元會議文化將會議內容（word）63第二章 經驗借鑒3．會議形式的多樣性

早起型企業(yè)的會議早會特點：頭腦清醒不拖拖拉拉在身體上和精神上不受其他工作影響站立式會議、新鮮感覺的會議如蒸汽浴會、啤酒會、踏青會等?第二章 經驗借鑒3．會議形式的多樣性早起型企業(yè)的會議早64會議管理培訓提綱

第一章概述第二章經驗借鑒第三章會議準備第四章會中控制第五章會后執(zhí)行第六章總結?會議管理培訓提綱

第一章概述?65第三章 會議準備

首先：徹底的會議準備（ 明確目的、制定計劃、整理資料、通知開會、布置會場等）其次：主持會議領導者的心思和號召力（尊重參加者、引導參加者的意見）參加者的心思及服從精神（事前討論資料、積極協(xié)助及提出意見等）會議主持者再會議開始前，應立足于5W1H進行事先討論：要開成高效的會議?第三章 會議準備要開成高效的會議?66第三章 會議準備

確定好會議的目的及類型嗎？確定好會議的議題、日期、時間了嗎？確定好會議參加者了嗎？具備會場及各種備置用品了嗎？準備好要分發(fā)的材料了嗎？充分修飾會議前半部分了嗎？會議順利進行了嗎?充分概括出結論了嗎？分發(fā)會議記錄并再會議記錄中公布下次會議的主題嗎？主持者：?第三章 會議準備確定好會議的目的及類型嗎？主持者：?67第三章 會議準備

充分確認會議目的和議題；以自身的經驗、知識或信息為基礎，就議題進行協(xié)商；對議題進行分析，討論其中的問題是什么；試著尋求問題的解決對策；試著在自己的立場上思考與主持者和其他發(fā)言人的戶動；自己完成資料的準備和草稿；參加者：?第三章 會議準備參加者：?68第三章 會議準備

1． 明確會議目的會議必須由明確的目的！信息傳達型、問題解決型、訂立計劃型、利益調整型?第三章 會議準備1． 明確會議目的會議必須由明確的目的！?69第三章 會議準備

2． 會議事先公告

想召開會議，必須制定計劃！應當在一周前，至少一天之前預先通知。應當記入會議通知的內容：l

會議名稱和目的l

會議主題、討論項目及會議類型l

召開日期，開始時間和結束時間l

召開場所（地址、電話號碼、示意圖）l

參加者名單l

附加會議資料l

其他（參加者事先必須準備的資料）?第三章 會議準備2． 會議事先公告想召開會議，必須制定計70第三章 會議準備

3． 選定參加者注意“會議時間的增加與參加者人數(shù)成正比”，應慎重決定：僅讓對實現(xiàn)會議目的不可缺的人員參加會議！案例：足球賽參加者的條件：l具有決定權的人參加l即使是其他部門的人，如果與會議有關，也以應該參加l對會議主題由強烈疑問的人參加l讓與會議主題有關的專家參加l讓能夠正確表達自己意見的人參加?第三章 會議準備3． 選定參加者注意“會議時間的增加與參71第三章 會議準備

4．事先分發(fā)會議材料分發(fā)材料的目的：讓參加者事先充分認識和討論；在會議資料中留下空白，便于記錄他人意見。?第三章 會議準備4．事先分發(fā)會議材料分發(fā)材料的目的：讓參72第三章 會議準備

5．

合理分配時間有效引導會議的秘訣就是“合理分配時間”參加者必須具備“任何時候都要嚴格遵守時間，遲到是不行的！”想法！結束時間也相同。會議成功與否與會議時間無關，而在于參加者是否充分參與會議！會議的結束前必須作出結論。?第三章 會議準備5．合理分配時間?73第三章 會議準備

6．公布會議費用

計算會議費用，使員工意識到重視會議時間、去處消磨性、不必要的內容。參加會議需要費用，進行準備同樣需要費用！會議費用的記?。耗晷?0萬元，每天工作8小時，一年為365天，除去周六、日實際工作時間為：261天（未計算法定假期），以年薪10萬元計算、每天工作8小時計算，每小時是48元！以今天的會議為例：會議費是：3.25×15×48=2340元（未計算會議準備、會場使用、參加人員交通等費用）?第三章 會議準備6．公布會議費用計算會議費用，使員工意識74會議管理培訓提綱

第一章概述第二章經驗借鑒第三章會議準備第四章會中控制第五章會后執(zhí)行第六章總結?會議管理培訓提綱

第一章概述?75第四章 會中控制1．不要失去會議方向關鍵點：l

會議主持者要讓參加者對想要通過會議獲得什么產生同感！拿出珍貴的時間聚集在一起不是為了閑談！l

會議主持者要預見會議進行方向，以免討論偏離方向，并進行一連串的設問，保留合適的資料，去除不合適的資料；l

應當將妥當?shù)囊庖娪涗浽诤诎迳希来尾寥o意義的內容，使參加者的注意力集中在一處。?第四章 會中控制1．不要失去會議方向關鍵點：l

76第四章 會中控制2．

必須得出結論關鍵點：l

會議時間控制不當、準備不足是造成會議無法得出結論的主要因素。l

會議主題很重要，如果選錯了主題，參加者當然只能進行抽象的空談或發(fā)表經驗之談?！笆且驗槭裁茨康亩徽偌模咳绻粚ζ渥鞒鰶Q定，就沒有理由召開會議”?第四章 會中控制2．

必須得出結論關鍵點：“是因為什么目77第四章 會中控制3．會議氣氛引導l

會議開始前3分鐘，用來對議題自由發(fā)表意見，使參與者進展感消失，大腦思維速度加快，而且產生親切感！l

會議支持要反問自己有無當面斥責？有無打斷別人一味發(fā)表自己的意見？l

通過提問引導大家參與會議。l

會議中安排些“樂事”，使會議另人愉快！l

會議原則：只要來到會場，所有參加者要陳述一句以上的意見。l

以對等的立場召開會議，創(chuàng)造使下屬能夠自由陳述自己的想法和意見的會議環(huán)境的人不是別人，就是上司。l

避免固執(zhí)己見，別總是抓住別人話里的漏洞。使會議氣氛活躍的關鍵：?第四章 會中控制3．會議氣氛引導l

會議開78第四章 會中控制l

會議中爭吵絕對不合適，但建設性的爭論使必不可少的！建設性爭論是為了找到最好的解決方案而交換意見，試圖創(chuàng)造令人滿意的結果。l

鼓勵思想沖突，盡可能獲得與主題有關的信息，現(xiàn)在解決分歧比將來成為更大的問題更好！l

比爾.蓋茨：“我不讓與我有相同想法的人在身邊?！眑

但對方提出自己從未思考過的問題時，感謝對方，意見分歧可以成為一種能夠在產生嚴重失誤之前糾正錯誤的機會。l

會議中的沉默就是怠工、認同并尊重對方、不時作出反應、用肯定的語言稱贊……引導建設性討論：?第四章 會中控制l

會議中爭吵絕對不合適，79第四章 會中控制4．杜絕含糊不清的表達禁用語：基本上大致幾乎或許覺得一定程度上努力盡快如果含糊不清，聽者必須推測，會產生誤解或理解不充分。?第四章 會中控制4．杜絕含糊不清的表達禁用語：基本上大80第四章 會中控制5．會議中的兩種人誤區(qū)：“大忙人”型、“114接線員”型、“口含糍粑、難開口”型、“時間殺手”型、“一無所知”型、兩種人：想參加、想原離?第四章 會中控制5．會議中的兩種人誤區(qū)：“大忙人”型、“181第四章 會中控制6、發(fā)言及傾聽藝術“可與言而不與之言，失人；不可與之言而與之言，失言。智者不失人，亦不失言?！薄墩撜Z》

?第四章 會中控制6、發(fā)言及傾聽藝術“可與言而不與之言，失人82第四章 會中控制l

首先從重要的部分說起（避免時間不足、關注力下降）l

從肯定性的方面說起（避免負面影響）l

有邏輯地、簡單表達（整體把握發(fā)言內容，牢記大體結構，將主要內容概括未關鍵詞；以要點為中心簡潔表達、對發(fā)言進行準備）l

一句話表達一種想法（限定發(fā)言內容，按照易于理解的順序進行整理；語句進可能簡短）發(fā)言要領：l

思考發(fā)言提綱（以發(fā)言者的主題或聽者的興趣為基準，對發(fā)言的內容的重要性進行排序；記住發(fā)言種的重點詞語或表達方式，然后發(fā)言）l

使聽者能夠理解（以對方能接受為目的，檢查能夠支持談話的論據(jù)或背景對聽者而言是否明確；練習使用與聽者的理解能力相適應的客戶語言，并調整談話內容）l

使用切合業(yè)務的表達?第四章 會中控制l

首先從重要的部分說起發(fā)言要領：83第四章 會中控制l

真誠的傾聽（講1分種，聽2分鐘，第3步在聽的過程種表示肯定；l

發(fā)出傾聽的身體語言l

適當進行反饋l

積極接受新信息l

積極參與決定傾聽要領?第四章 會中控制l

真誠的傾聽傾聽要領?84會議管理培訓提綱

第一章概述第二章經驗借鑒第三章會議準備第四章會中控制第五章會后執(zhí)行第六章總結?會議管理培訓提綱

第一章概述?85第五章 會后執(zhí)行1． 概括重要內容會議主持者，有必要在結束會議前，對所有的會議內容進行概括。目的：對會議信息進行確認，避免誤解和錯誤傳達；對下次會議應該解決的議案進行確認；強調會議決定的事項解決問題：開會的目的是什么？達到目的了嗎？下一步要做什么？?第五章 會后執(zhí)行1． 概括重要內容會議主持者，有必要在結束會86第五章 會后執(zhí)行2．寫成會議錄（紀要）會議錄要在當天之內整理，最遲要在第二天整理并分發(fā)給相關人；會議錄要切實記錄，不能忘記記錄質疑和疑問。會議錄的內容：日期、時間、場所參加者名單（缺席者名單）、會議主持會議議案（討論事先、決定事項、特別事項）?第五章 會后執(zhí)行2．寫成會議錄（紀要）會議錄要在當天之內整理87第五章 會后執(zhí)行3． 傳達會議精神對會議錄進行封發(fā)，迅速傳達，高效執(zhí)行。?第五章 會后執(zhí)行3． 傳達會議精神對會議錄進行封發(fā)，迅速傳達88第五章 會后執(zhí)行4． 執(zhí)行會議決定在召開會議前，就應該決定好作用分擔和責任體系；關于老鼠的寓言故事：表示贊同，但無法執(zhí)行！要杜絕這種請看：“在會議中大量建言，但在真正必須付諸執(zhí)行時候，卻一個人也看不到。”?第五章 會后執(zhí)行4． 執(zhí)行會議決定在召開會議前，就應該決定好89第五章 會后執(zhí)行5． 會議評估會議評估表評價項目是基本上是不是會議準時開始會議提出議案參加者遵守基本規(guī)章所有人都參加了會議很嚴肅、具有建設性會議獲得了解決問題的方法會議達到目的會議主持工作成效?第五章 會后執(zhí)行5． 會議評估會議評估表?90會議管理培訓

第一章概述第二章經驗借鑒第三章會議準備第四章會中控制第五章會后執(zhí)行第六章總結?會議管理培訓

第一章概述?91

引言準備開始會議確認會議目的簡單說明會議主題說明會議時間安排確定參加者作用確定會議的原則

本論促進參加者參與會議將參加者之間的矛盾引向建設性方向維持論點根據(jù)會議議案安排時間按議案整理討論結果覺察參加者反應及情感變化并采取適當措施；第六章 總結1、會議程序：?引言第六章 總結1、會議程序：?92第六章 總結1、會議程序：結論對全部討論結果進行綜合對照目標確定成果對協(xié)商好的執(zhí)行事項賦予作用和責任提出下一階段計劃對會議進行情況進行評價會后檢查：寫成會議錄并予以分發(fā)監(jiān)督執(zhí)行經協(xié)商的課題準備下次會議?第六章 總結1、會議程序：結論?93第六章 總結2、自我評估你是怎樣的會議主持人（參加者）？?第六章 總結2、自我評估?94第六章 總結對會議支持者