信息系統(tǒng)工程建設(shè)的組織協(xié)調(diào)培訓(xùn)課件

工程監(jiān)理基本知識（13）第13講：信息系統(tǒng)工程建設(shè)的組織協(xié)調(diào)工程監(jiān)理基本知識（13）第13講：信息系統(tǒng)工程建設(shè)的組織協(xié)調(diào)

在本講中您能了解如下知識點：組織協(xié)調(diào)的概念與內(nèi)容組織協(xié)調(diào)的基本原則組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理單位法第13講：信息系統(tǒng)工程建設(shè)的組織協(xié)調(diào)在本講中您能了解如下知

組織協(xié)調(diào)與目標(biāo)控制密不可分，以保證建設(shè)單位項目成功實施為目標(biāo)，是實現(xiàn)項目目標(biāo)控制不可缺少的方法和手段，是重要的監(jiān)理措施之一。組織協(xié)調(diào)涉及與建設(shè)單位、承建單位等多方關(guān)系，它貫穿于信息系統(tǒng)工程建設(shè)的全過程，貫穿于監(jiān)理活動的全過程。作為監(jiān)理工程師，應(yīng)該熟悉組織協(xié)調(diào)的基本內(nèi)容和要求，掌握完成組織協(xié)調(diào)監(jiān)理工作的技能。組織協(xié)調(diào)與目標(biāo)控制密不可分，以保證建設(shè)單位項目成功實施為13.1組織協(xié)調(diào)的概念與內(nèi)容

組織協(xié)調(diào)的概念系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)合同因素的協(xié)調(diào)非合同因素的協(xié)調(diào)社團(tuán)關(guān)系的協(xié)調(diào)13.1組織協(xié)調(diào)的概念與內(nèi)容

組織協(xié)調(diào)的概念組織協(xié)調(diào)的概念所謂協(xié)調(diào)，就是指聯(lián)結(jié)、聯(lián)合，調(diào)和所有的活動及力量。在項目管理中，將協(xié)調(diào)或協(xié)調(diào)管理稱為“界面管理”，即為主動協(xié)調(diào)相互作用的若干系統(tǒng)間的能量、物質(zhì)和信息交換，以實現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)的活動。把信息系統(tǒng)工程建設(shè)項目作為一個系統(tǒng)來看，組織協(xié)調(diào)的對象可分為系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)和系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)兩大部分。系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)又可分為具有合同因素的協(xié)調(diào)和非合同因素的協(xié)調(diào)。組織協(xié)調(diào)的概念所謂協(xié)調(diào)，就是指聯(lián)結(jié)、聯(lián)合，調(diào)和所有的活動及

組織協(xié)調(diào)包括多方的協(xié)調(diào)問題比如，當(dāng)設(shè)計方案的概算結(jié)果超過投資估算結(jié)果時，監(jiān)理單位要與建設(shè)單位溝通，也要與承建單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，既要滿足建設(shè)單位對項目功能和使用要求，又要力求費(fèi)用不超過限定的投資額度；當(dāng)工程建設(shè)進(jìn)度延遲，監(jiān)理單位就要與承建單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，或增加人員投入，或修改實施計劃，或調(diào)整進(jìn)度目標(biāo)，確保項目的如期完成；當(dāng)發(fā)現(xiàn)承建單位的管理人員不稱職，給信息系統(tǒng)工程控制目標(biāo)造成影響時，監(jiān)理單位要與承建單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，調(diào)整力量。組織協(xié)調(diào)包括多方的協(xié)調(diào)問題

組織協(xié)調(diào)包括監(jiān)理單位內(nèi)部之間的協(xié)調(diào)例如，總監(jiān)理工程師與各專業(yè)監(jiān)理工程師之間、各專業(yè)監(jiān)理工程師之間的關(guān)系，監(jiān)理單位與監(jiān)理人員之間的協(xié)調(diào)組織協(xié)調(diào)包括監(jiān)理單位內(nèi)部之間的協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)所謂系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)系指一個信息系統(tǒng)工程建設(shè)項目內(nèi)部各種關(guān)系的協(xié)調(diào)，如內(nèi)部的人際關(guān)系、內(nèi)部的組織關(guān)系、內(nèi)部的需求關(guān)系以及其他的關(guān)系等。系統(tǒng)內(nèi)部關(guān)系協(xié)調(diào)主要包括以下幾個方面：1、系統(tǒng)內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)如何提高每個人的工作效率，這在很大程度上取決于人際關(guān)系的協(xié)調(diào)程度，所以監(jiān)理工程師首先應(yīng)注意做好人際關(guān)系的協(xié)調(diào)工作，充分調(diào)動系統(tǒng)內(nèi)部各個組成部分的積極性，這樣才能保證工程項目順利的開發(fā)與實施。任何協(xié)調(diào)工作最終都表現(xiàn)為人與人之間的往來，而良好的人際關(guān)系可以使雙方相互信賴，相互支持，容易溝通，同時人際關(guān)系的滲透和擴(kuò)散性反過來能更加提高監(jiān)理工作的效率。和諧的人際關(guān)系是做好監(jiān)理工作的基礎(chǔ)。系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)所謂系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)系指一個信息系統(tǒng)工程建設(shè)項

2、系統(tǒng)內(nèi)部組織關(guān)系的協(xié)調(diào)這里說的組織，是指工程項目中若干個項目組（即對應(yīng)完成各個子系統(tǒng)）。組織關(guān)系的協(xié)調(diào)，則是指要使這些項目組都能從整個項目的質(zhì)量、進(jìn)度和投資控制的目標(biāo)出發(fā)，并積極主動地完成本組的工作，使整個項目處于有序的良性狀態(tài)。組織關(guān)系的協(xié)調(diào)，可以通過經(jīng)常開一些工作例會、業(yè)務(wù)碰頭會，會議后應(yīng)有會議紀(jì)要以及采用信息傳遞卡的方式來溝通信息，這樣可使局部的單位了解全局，消除誤會，服從并適應(yīng)全局的需要。通過及時有效的對組織關(guān)系的協(xié)調(diào)，可以避免資源的浪費(fèi)，節(jié)省人力、物力和財力。2、系統(tǒng)內(nèi)部組織關(guān)系的協(xié)調(diào)

3、系統(tǒng)內(nèi)部需求關(guān)系的協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)部需求關(guān)系的協(xié)調(diào)是指在項目實施中，對人員需求、材料需求、硬件設(shè)備和軟件需求、其他資源需求進(jìn)行的協(xié)調(diào)，達(dá)到內(nèi)部需求的平衡。實現(xiàn)內(nèi)部資源的合理配置。3、系統(tǒng)內(nèi)部需求關(guān)系的協(xié)調(diào)系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)所謂系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)，是指信息系統(tǒng)工程建設(shè)項目整個活動過程以外的關(guān)系協(xié)調(diào)，其中又以是否具有合同關(guān)系為界限，而劃分為具有合同因素的協(xié)調(diào)和不具有合同因素（即非合同因素）的協(xié)調(diào)，如圖13－1所示。組織協(xié)調(diào)是應(yīng)該全面的。具有合同因素的協(xié)調(diào)主要是建設(shè)單位與承建單位（即實施、開發(fā)方）、建設(shè)單位與設(shè)計單位(某些項目可能存在的必要設(shè)計過程需求)、以及建設(shè)單位與相關(guān)產(chǎn)品的供貨商等關(guān)系協(xié)調(diào)，他們之間的關(guān)系可能均具有合同性質(zhì)，也可能是間接合同性質(zhì)。系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)所謂系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)，是指信息系統(tǒng)工程建設(shè)項目

對于系統(tǒng)外部關(guān)系中合同因素的協(xié)調(diào)，主要是協(xié)調(diào)建設(shè)單位與承建單位的關(guān)系。由于雙方簽訂合同后，在整個實施與開發(fā)過程中，必然會產(chǎn)生各種矛盾。監(jiān)理工程師作為信息系統(tǒng)工程建設(shè)的第三方，應(yīng)該本著公正原則進(jìn)行協(xié)商，正確協(xié)調(diào)好各種矛盾。在不同的階段，需要協(xié)調(diào)的內(nèi)容也不盡相同。如：招標(biāo)階段的協(xié)調(diào)、實施和開發(fā)準(zhǔn)備階段的協(xié)調(diào)、實施和開發(fā)階段的協(xié)調(diào)、交工驗收階段的協(xié)調(diào)，總包與分包商之間關(guān)系的協(xié)調(diào)等等。此外，還有建設(shè)單位與供應(yīng)商關(guān)系的協(xié)調(diào)，以及建設(shè)單位與設(shè)計單位關(guān)系的協(xié)調(diào)。在這里，我們討論廣義的溝通與協(xié)調(diào)，將合同因素中的協(xié)調(diào)分為監(jiān)理所涉及的合同事務(wù)方面的協(xié)調(diào)和信息流向溝通對于系統(tǒng)外部關(guān)系中合同因素的協(xié)調(diào)，主要是協(xié)調(diào)建設(shè)單位與承非合同因素的協(xié)調(diào)在信息系統(tǒng)工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位與承建單位簽訂合同或修改合同期間，所進(jìn)行的大量磋商只是組織協(xié)調(diào)工作的一部分。但是，要做好全面的項目建設(shè)組織協(xié)調(diào)工作，除了合同方面的組織協(xié)調(diào)外，還有許多被稱為非合同因素或非合同活動的組織協(xié)調(diào)工作。非合同因素協(xié)調(diào)與合同因素協(xié)調(diào)相比，涉及的范圍更廣，可能遇到的問題更多，監(jiān)理單位的協(xié)調(diào)工作量更大、更復(fù)雜，而這些往往不是事先簽好合同就可以進(jìn)行約束的。非合同因素的協(xié)調(diào)在信息系統(tǒng)工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位與承建單

非合同因素協(xié)調(diào)工作涉及社會團(tuán)體、新聞媒體、服務(wù)單位、金融機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體等機(jī)構(gòu)。雖然在信息系統(tǒng)工程建設(shè)項目中，與建設(shè)單位和承建單位無合同關(guān)系，但它們的作用不可低估，對項目建設(shè)的某些方面、某些場合起著一定的控制、監(jiān)督和支持的作用，甚至起著很大的決定性作用。例如，項目建設(shè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)離不開銀行，建設(shè)單位和承建單位均需通過它們的開戶銀行結(jié)算各種款項，正常的手續(xù)是將項目的合同副本報送開戶銀行備案，經(jīng)開戶行審查同意后作為撥付工程款的依據(jù)。若遇到開戶銀行的不配合，就將耽誤工程款的撥付。因此，如果這方面的關(guān)系協(xié)調(diào)得不好，就會影響信息系統(tǒng)工程項目建設(shè)的進(jìn)度。而這方面的協(xié)調(diào)工作僅靠監(jiān)理單位是難以有效進(jìn)行的，需要各有關(guān)管理部門和建設(shè)單位的大力配合。非合同因素協(xié)調(diào)工作涉及社會團(tuán)體、新聞媒體、服務(wù)單位、金融社團(tuán)關(guān)系的協(xié)調(diào)1、社會團(tuán)體內(nèi)部關(guān)系社會團(tuán)體是一個人際關(guān)系系統(tǒng)，它包括上下級之間、同級之間、同一部門內(nèi)部職員之間以及不同部門之間的職員之間的關(guān)系。（1）上下級關(guān)系系統(tǒng)上級是同一組織系統(tǒng)中等級較高的組織或人員，下級是同一組織系統(tǒng)中等級較低的組織或人員。這里的上下級關(guān)系系統(tǒng)是領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系系統(tǒng)。包括上級部門與下級部門、同一部門內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系。這種關(guān)系是一種雙重結(jié)構(gòu)的縱向關(guān)系。從角色角度看，它既是上下有序、層次分明的等級關(guān)系，又是相互尊重、人格平等的非等級關(guān)系。從工作角度看，它既是下級服從上級的關(guān)系，又是鼓勵下級自主自強(qiáng)、開拓創(chuàng)新關(guān)系。上下級關(guān)系在社會團(tuán)體起著傳遞信息監(jiān)督控制、協(xié)調(diào)關(guān)系等功能。這些功能與社會團(tuán)體行政機(jī)關(guān)的工作效率密切相關(guān)。在現(xiàn)代社會，縱向的上下級關(guān)系仍是一種不可忽視的人際關(guān)系。社團(tuán)關(guān)系的協(xié)調(diào)1、社會團(tuán)體內(nèi)部關(guān)系

（2）領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系系統(tǒng)這是同一組織中擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人之間的關(guān)系系統(tǒng)。其中包括該組織中不同部門的領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系。如果把領(lǐng)導(dǎo)者視為一個權(quán)力群體的話，那么他們之間的關(guān)系具有影響社會團(tuán)體目標(biāo)的能力；而如果把他們視為一個地位階層的話，那么他們之間的關(guān)系可以影響社會團(tuán)體內(nèi)部其他各方面的關(guān)系。（3）同事之間的關(guān)系系統(tǒng)。同事關(guān)系有廣義和狹義之分，廣義的同事關(guān)系是指一個工作單位里所有成員之間的關(guān)系，包括上下級關(guān)系和同級關(guān)系。狹義的是指擔(dān)負(fù)非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人員之間的關(guān)系。這里所論之同事關(guān)系是指社會團(tuán)體中擔(dān)負(fù)非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人員間的關(guān)系，包括不同部門和本部門非領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系。任何單位或部門，總是領(lǐng)導(dǎo)者占少數(shù)，被領(lǐng)導(dǎo)者占多數(shù)，被領(lǐng)導(dǎo)者之間的交往更普遍。因此，社會團(tuán)體中的同事關(guān)系也應(yīng)予以重視并處理好，良好的素質(zhì)有助于交往雙方建立良好的人際關(guān)系。另一方面，在交往中形成的人際關(guān)系，通過相互影響和各自的情感體驗，直接在思想道德和科學(xué)文化方面作用于參加交往的每一個人。（2）領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系系統(tǒng)

2、主要特征社會團(tuán)體人際關(guān)系與其他單位人際關(guān)系相比，其特征既有共性方面又有個性方面?？傮w而言，社會團(tuán)體人際關(guān)系的主要特征有如下幾個方面。（1）權(quán)力交往關(guān)系社會團(tuán)體擔(dān)負(fù)著實施一定目的的職能。要有效地行使這些職能，就必須在社會團(tuán)體行政機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行合理的事權(quán)劃分。因此，社會團(tuán)體行政機(jī)關(guān)的人員盡管所處的職位各不相同，但都擁有一定的權(quán)力。當(dāng)人們在社會機(jī)構(gòu)中占據(jù)權(quán)勢地位和支配地位時，他們就有了權(quán)力。一旦他們占據(jù)這種地位，不管他們有所作為還是無所作為，都會使人感到權(quán)力的存在。在這個意義上說，社會團(tuán)體內(nèi)部是一個權(quán)力系統(tǒng)。由于工作的需要，居于這個系統(tǒng)中的人必然發(fā)生權(quán)力交往關(guān)系，這種以權(quán)力交往為內(nèi)容的人際關(guān)系體現(xiàn)著社會團(tuán)體人員之間那種特定的支配與被支配、管理與被管理、領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的縱向社會關(guān)系以及分工與合作的橫向平行關(guān)系。2、主要特征

（2）多重交往關(guān)系從組織角度看，社會團(tuán)體存在著多種多樣的人際關(guān)系，除了上下級關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系、同事關(guān)系外，還有同學(xué)關(guān)系、同鄉(xiāng)關(guān)系、戰(zhàn)友關(guān)系、朋友關(guān)系、親屬關(guān)系等等。這些關(guān)系概括起來可分兩類：一是正式組織意義上的關(guān)系，包括等級關(guān)系和職業(yè)關(guān)系；二是非正式組織意義上的關(guān)系，包括平等關(guān)系和情感關(guān)系。前類是工作關(guān)系，是非情感性的；后類是私人關(guān)系。在社會團(tuán)體行政機(jī)關(guān)中，這兩類關(guān)系常常交織在一起，使得社會團(tuán)體行政機(jī)關(guān)人際關(guān)系呈現(xiàn)出紛繁復(fù)雜的特性。從個人方面看，由于一個人往往同時具有多種角色，如政治角色、職務(wù)角色、男女角色等，這些角色便構(gòu)成了一個人的角色集。所以，社會團(tuán)體人際關(guān)系就不是一種單一的關(guān)系，而是角色集間的多重關(guān)系。如在兩個具有上下級關(guān)系的人員之間。可能同時還存在著同鄉(xiāng)關(guān)系、親屬關(guān)系、代際關(guān)系等其他關(guān)系。（2）多重交往關(guān)系

（3）隱秘交往關(guān)系這是就社會團(tuán)體中人際關(guān)系的透明度而言的。人際關(guān)系透明度是人際關(guān)系的性質(zhì)特點和交往特性為人們所清楚認(rèn)識的程度，它分為內(nèi)在和外在兩個方面。內(nèi)在透明度是人際關(guān)系交往雙方對其關(guān)系的性質(zhì)特點和交往特性，以及對對方的個人特點和個人行為方式的認(rèn)識程度。外在透明度是人際交往雙方的關(guān)系和交往特點為他人所了解的程度。人際關(guān)系透明度不足或缺乏透明度，就構(gòu)成了人際交往的隱秘性。（3）隱秘交往關(guān)系13.2組織協(xié)調(diào)的基本原則

公平、公正、獨立原則守法原則誠信原則科學(xué)的原則13.2組織協(xié)調(diào)的基本原則

公平、公正、獨立原則公平、公正、獨立原則在監(jiān)理活動中體現(xiàn)公平、公正、獨立的原則，就是在解決建設(shè)單位與承建單位可能發(fā)生的意見不統(tǒng)一或糾紛時，決不能因為監(jiān)理單位是受建設(shè)單位的委托而故意偏袒建設(shè)單位，一定要堅持“一碗水端平”，該是誰的責(zé)任就由誰來承擔(dān)；該維護(hù)哪方的權(quán)益，就維護(hù)那方的權(quán)益。這樣做既會得到建設(shè)單位的理解和支持，也會得到承建單位的擁護(hù)和歡迎。公平、公正、獨立原則體現(xiàn)在：公平、公正、獨立原則在監(jiān)理活動中體現(xiàn)公平、公正、獨立的原則

監(jiān)理單位應(yīng)是獨立的第三方，不能同時既做信息系統(tǒng)工程的監(jiān)理，又做系統(tǒng)集成業(yè)務(wù)。否則，在做監(jiān)理工作時，可以很方便地獲得其他承建單位的關(guān)鍵技術(shù)或思路，若在其他的項目集成中得到應(yīng)用，顯然是不公平的，甚至可能是違法的；如果是做系統(tǒng)集成未果，轉(zhuǎn)而做監(jiān)理，用自己的集成思路和技術(shù)水平要求承建單位做這做那，顯然不合理，更也是不公平的；監(jiān)理單位在處理事務(wù)時，敢于堅正確觀點，實事求是，不惟上級領(lǐng)導(dǎo)和建設(shè)單位的意見是從。同時也要堅持對問題的分析，敢于亮明觀點，對承建單位的不合理或不科學(xué)的要求，堅決提出改進(jìn)意見；監(jiān)理單位應(yīng)是獨立的第三方，不能同時既做信息系統(tǒng)工程的監(jiān)理

監(jiān)理單位在處理實際監(jiān)理事務(wù)中，要有大局觀，要全面的分析和思考，保持對問題的綜合分析能力，不要被表面現(xiàn)象或局部問題所干擾；信息系統(tǒng)工程涉及的技術(shù)一日千里、變化快，監(jiān)理工程師要在不斷提高個人的專業(yè)技能，并在實踐中不斷豐富個人的從業(yè)經(jīng)驗的同時，也要不斷提高對相關(guān)知識的綜合應(yīng)用能力，對事物熟練的判斷能力和處理能力，更要學(xué)會把專業(yè)知識和相關(guān)的技術(shù)規(guī)范、法規(guī)、法律等運(yùn)用到監(jiān)理實踐活動中。監(jiān)理單位在處理實際監(jiān)理事務(wù)中，要有大局觀，要全面的分析和

在《信息系統(tǒng)工程師暫行規(guī)定》中明確要求：從事信息系統(tǒng)工程監(jiān)理活動，應(yīng)當(dāng)遵循守法、公平、公正、獨立的原則。因此，監(jiān)理單位在信息系統(tǒng)工程建設(shè)中處理任何監(jiān)理事務(wù)都要遵照這個原則。對于監(jiān)理人員在個人行為規(guī)范上，更要有“守法、誠信、公正、科學(xué)”的意識，并作為個人行為準(zhǔn)則，因為你是代表監(jiān)理單位這個集體來行使監(jiān)理責(zé)任的，而不僅僅是個人的行為。在《信息系統(tǒng)工程師暫行規(guī)定》中明確要求：從事信息系統(tǒng)工程守法原則對于任何一個具有民事行為的單位或個人，起碼的行為準(zhǔn)則就是遵紀(jì)、守法，依法經(jīng)營，依法辦事。在信息系統(tǒng)工程監(jiān)理活動中，“守法”的具體體現(xiàn)是：監(jiān)理旨在核定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)開展相應(yīng)的監(jiān)理工作；與建設(shè)單位的監(jiān)理合同具備法律效力，一旦生效就要嚴(yán)格的遵照執(zhí)行和踐約，不得無故或故意違背承諾，否則可能將是違法行為，要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；自覺遵守建設(shè)單位所在地政府頒布的有關(guān)信息系統(tǒng)工程建設(shè)的法律、法規(guī)要求，并主動接受當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督管理；遵守建設(shè)單位的有關(guān)行政管理、經(jīng)濟(jì)管理、技術(shù)管理等方面的規(guī)章制度要求。守法原則對于任何一個具有民事行為的單位或個人，起碼的行為準(zhǔn)誠信原則誠信就是忠誠老實、為人做事守信用，誠信是做人的基本品德，也是考核任何一個單位信譽(yù)的核心內(nèi)容。誠信原則誠信就是忠誠老實、為人做事守信用，誠信是做人的基本科學(xué)的原則所謂科學(xué)的原則，就是在監(jiān)理實踐中，要依據(jù)科學(xué)的方案（如監(jiān)理規(guī)劃），運(yùn)用科學(xué)的手段（如測試設(shè)備或測試工具軟件），采取科學(xué)的辦法（如收集數(shù)據(jù)），并在項目結(jié)束后，進(jìn)行科學(xué)的總結(jié)（如信息歸納整理）。監(jiān)理要用科學(xué)的思維、科學(xué)的方法對核心問題有預(yù)先控制措施上的認(rèn)識，凡事要有證據(jù)，處理業(yè)務(wù)一定要有可靠的依據(jù)和憑證，判斷問題時盡量用數(shù)據(jù)說服建設(shè)單位或承建單位，必要時，一定以書面材料（如專題監(jiān)理報告）說明立場和觀點?？茖W(xué)的原則所謂科學(xué)的原則，就是在監(jiān)理實踐中，要依據(jù)科學(xué)的方13.3組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理單位法組織協(xié)調(diào)工作的目標(biāo)是使項目各方充分協(xié)作，有效地執(zhí)行承建合同。進(jìn)行組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理單位法主要有監(jiān)理會議和監(jiān)理報告只有進(jìn)行有效的組織協(xié)調(diào)，項目協(xié)調(diào)內(nèi)各子系統(tǒng)、各專業(yè)、各項資源以及時間、空間等方面才能實現(xiàn)有機(jī)的配合，才能確保項目成為一體化運(yùn)行的整體。監(jiān)理會議監(jiān)理報告溝通13.3組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理單位法組織協(xié)調(diào)工作的目標(biāo)是使項目各方 監(jiān)理會議

1、一般組織原則會議是把項目有關(guān)各方的負(fù)責(zé)人或聯(lián)系人團(tuán)結(jié)在一起的重要機(jī)制。會議不僅可以使得項目建設(shè)有關(guān)信息全方位地暢通與流轉(zhuǎn)，而且提供了某種程度上的社會聯(lián)系，它將有助于提醒出席會議的人認(rèn)識到“每一個人都是項目團(tuán)隊的一員”。（1）會議成功的關(guān)鍵舉行會議成功的關(guān)鍵原則是：確保每個人到場、議程和領(lǐng)導(dǎo)。為了保證每個人都出席，要把會議作為每個人日程的固定項目。如果沒有討論的議題就取消會議。開好會議要把議程的項目保持在所需的最低數(shù)量，以確保每一個人都掌握最重要的事件、議題和問題的最新動向。作為會議的組織者，要確保在概括會議議程時盡可能地精煉，沒有必要的長會效果將適得其反。領(lǐng)導(dǎo)的與會作用是保證會議的結(jié)果得到落實的重要保證。 監(jiān)理會議

1、一般組織原則

（2）確保會議成功的措施召集或主持會議可以采取多種措施以確保會議有效。具體的措施包括有：●會前的準(zhǔn)備措施：確定會議目的。該會議是為了交流信息、計劃、收集情況或意見、制定決策、說服或宣揚(yáng)、解決問題，還是為了評估項目進(jìn)展情況；確定誰需要參加會議，說明會議目的。參加會議的人數(shù)應(yīng)是能達(dá)到會議目的的最少人數(shù)；事先將會議議程表分發(fā)給參加會議者。議程表包括：會議目的；包括的主題（應(yīng)按重要性大小列出）；每個主題事件的分配及誰將負(fù)責(zé)該主題、發(fā)言或主持討論。議程表應(yīng)附有參與者在會前需要評審的文件和資料?！駮h過程把握的原則：按時開始會議；指定記錄員，詳細(xì)的記錄方便以后的查閱；評論會議的目的和議程表；督促而不能支配會議，應(yīng)保證會議在計劃時間內(nèi)順利進(jìn)行；會議結(jié)束時總結(jié)會議成果，并確保所有參加者對所有決策和行動項目有一個清楚的了解；（2）確保會議成功的措施

必要超過會議計劃時間。與會者可能有其他約會或者其他系列會議。如果沒有講完所有議程，最好讓涉及這些細(xì)目的人另開一個會議；評價會議進(jìn)程。會議結(jié)束時，應(yīng)評價會議進(jìn)程，公開討論發(fā)生了什么，并決定是否做些調(diào)整，以提高以后會議的有效性?！駮h結(jié)果的落實原則：在會后24小時之內(nèi)公布會議成果；總結(jié)文件應(yīng)該簡潔，應(yīng)明確所作出的決定性意見，并列出行動細(xì)目，包括誰負(fù)責(zé)、預(yù)計完工時間和預(yù)期的交付物等。必要超過會議計劃時間。與會者可能有其他約會或者其他系列會

2、項目監(jiān)理例會項目監(jiān)理例會是履約各方溝通情況、交流信息、協(xié)調(diào)處理、研究解決合同履行中存在的各方面問題，由工程監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師組織與主持的例行工作會議。項目監(jiān)理例會參加單位及人員通常包括：總監(jiān)理工程師、總監(jiān)代表、有關(guān)監(jiān)理工程師；承建單位項目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人及有關(guān)專業(yè)人員；建設(shè)單位駐現(xiàn)場代表等；根據(jù)會議議題的需要還可邀請設(shè)計單位、分包單位及其他有關(guān)單位的人員參加。（1）項目監(jiān)理例會的主要議題●檢查和通報項目進(jìn)度計劃完成情況，確定下一階段進(jìn)度目標(biāo)，研究承建單位人力、設(shè)備投入情況和實現(xiàn)目標(biāo)的措施；●通報項目實施質(zhì)量的檢查情況和技術(shù)規(guī)范實施情況等，針對存在的質(zhì)量問題提出改進(jìn)措施要求；●檢查上次會議議定事項的落實情況，檢查未完成事項及分析原因；●分包單位的管理和協(xié)調(diào)問題；●項目款支付的核定及財務(wù)支付中的有關(guān)問題；●接收和審查承建單位提交相關(guān)項目文檔；●監(jiān)理提交相關(guān)監(jiān)理文檔；●解決項目變更的相關(guān)事宜；●違約、工期、費(fèi)用索賠的意向及處理情況；●解決需要協(xié)調(diào)的其他有關(guān)事項。2、項目監(jiān)理例會

（2）會議準(zhǔn)備項目監(jiān)理單位應(yīng)及時收集匯總有關(guān)情況，為召開會議做好準(zhǔn)備：●了解上次會議的落實情況和存在的問題；●準(zhǔn)備會議資料、確定有關(guān)事項的處理原則；●與有關(guān)方面通報情況、交換意見，督促做好準(zhǔn)備。（3）會議紀(jì)要的記錄、簽認(rèn)和分發(fā)項目監(jiān)理例會內(nèi)容通常由指定的監(jiān)理人員記錄，除筆記以外會根據(jù)實際情況使用數(shù)碼相機(jī)、攝相設(shè)備、錄音筆和手提電腦等設(shè)備進(jìn)行輔助記錄和演示。會議紀(jì)要由監(jiān)理工程師根據(jù)會議記錄整理，主要內(nèi)容有：●會議地點和時間；●會議主持人；●出席者姓名、隸屬單位、職務(wù)；●會議內(nèi)容和決議事項，（包括負(fù)責(zé)落實單位、負(fù)責(zé)人和時限要求）；●其他事項。會議紀(jì)要的內(nèi)容應(yīng)真實，簡明扼要。紀(jì)要經(jīng)總監(jiān)理工程師簽認(rèn)，發(fā)放到項目有關(guān)各方，并應(yīng)有簽收手續(xù)。會議紀(jì)要中的議定事項，有關(guān)方面應(yīng)在規(guī)定的時限內(nèi)落實。（2）會議準(zhǔn)備

3、監(jiān)理專題會議專題會議是為解決專門問題而召開的會議，由總監(jiān)理工程師或授權(quán)監(jiān)理工程師主持。專題會議應(yīng)認(rèn)真做好會前準(zhǔn)備，監(jiān)理工程師要認(rèn)真做好會議記錄，并整理會議紀(jì)要，由總監(jiān)理工程師簽認(rèn)，發(fā)給項目有關(guān)方面。專題會議通常包括技術(shù)討論會、現(xiàn)場（項目組織）協(xié)調(diào)會、緊急事件協(xié)調(diào)會和技術(shù)（或方案）評審會等。監(jiān)理單位通常會依據(jù)現(xiàn)場工程進(jìn)度情況，定期或不定期召開不同層級的現(xiàn)場協(xié)調(diào)會議，解決工作過程中的相互配合問題。在協(xié)調(diào)會上通報重大變更事項，解決建設(shè)單位與承建單位之間的重大協(xié)調(diào)配合問題，通報進(jìn)度狀況，處理工作中的交接、場地與公用設(shè)施使用的矛盾。對于因突發(fā)性變更事件引起的進(jìn)度問題，監(jiān)理單位會召開緊急協(xié)調(diào)會議，督促各方采取應(yīng)急措施趕上進(jìn)度要求，以便項目的開發(fā)能以預(yù)期的進(jìn)度完成。根據(jù)項目的實際情況，在承建單位完成關(guān)鍵階段的工作時，監(jiān)理將及時組織專家，會同建設(shè)單位對階段成果進(jìn)行評審，以便在評審?fù)ㄟ^后能使承建單位及時轉(zhuǎn)入下一階段的工作實施中。3、監(jiān)理專題會議監(jiān)理報告監(jiān)理單位據(jù)此將定期或不定期地向建設(shè)單位提供監(jiān)理周報、月報、書面通知回復(fù)等監(jiān)理文件，這些文件包含了監(jiān)理過程中有關(guān)對項目實施的控制和管理的信息。1、定期的監(jiān)理周報、月報監(jiān)理單位通常按時向建設(shè)單位提交監(jiān)理工作周報和月度報告。周報的提交時間一般是每周的周一上午，周報是對上一周監(jiān)理工作的總結(jié)。月報的提交時間一般為每個月開始的第一個星期內(nèi)，監(jiān)理月報的主要內(nèi)容包括：（1）項目概述：包括項目位置、項目主要特征及合同情況簡介；（2）大事記；（3）工程進(jìn)度與形象面貌（必要時附上現(xiàn)場照片）；（4）資金到位和使用情況；（5）質(zhì)量控制：包括質(zhì)量評定、質(zhì)量分析、質(zhì)量事故處理等情況；（6）合同執(zhí)行情況：包括合同變更、索賠和違約等；（7）現(xiàn)場會議和往來信函：包括會議記錄、往來信函；（8）監(jiān)理工作：包括監(jiān)理組織框圖、資源投入、重要監(jiān)理活動、圖紙審查、發(fā)放、技術(shù)方案審查、工程需要解決的問題和其他事項；（9）承建單位情況：包括人力資源動態(tài)、投入的設(shè)備、組織管理和存在的問題；（10）安全和環(huán)境保護(hù)情況；（11）進(jìn)度款支付情況；（12）其他項目進(jìn)展情況等；（13）其他必要的內(nèi)容。監(jiān)理報告監(jiān)理單位據(jù)此將定期或不定期地向建設(shè)單位提供監(jiān)理周報

2、不定期監(jiān)理工作報告監(jiān)理單位會向建設(shè)單位不定期提交以下監(jiān)理工作報告：（1）關(guān)于項目優(yōu)化設(shè)計、項目變更的建議；（2）投資情況分析預(yù)測及資金、資源的合理配置和投入的建議；（3）各階段的測試報告和評價說明；（4）項目進(jìn)度預(yù)測分析報告；（5）監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的專題報告。2、不定期監(jiān)理工作報告

3、監(jiān)理通知與回復(fù)在監(jiān)理實施過程中，監(jiān)理單位與建設(shè)單位的聯(lián)系均以書面函件為準(zhǔn)。在不做出緊急處理時可能導(dǎo)致人身、設(shè)備或項目事故的情況下會先口頭或電話通知，事后會在約定時間內(nèi)補(bǔ)做書面通知。以通知與回復(fù)的形式讓信息在建設(shè)單位、監(jiān)理單位與承建單位之間，在各單位內(nèi)部人員之間流動，協(xié)調(diào)大家的思想與行動，以保證項目的總目標(biāo)得以實現(xiàn)。要使這一形式有效地發(fā)揮作用，必須做到：（1）簡潔，即只包含受眾需要了解的觀點；（2）完整，即要包括受眾需要了解的全部觀點；（3）結(jié)構(gòu)化，即它必須以一定的結(jié)構(gòu)形式，把要傳遞的這些觀點清晰地傳遞給受眾。3、監(jiān)理通知與回復(fù)

4、日常的監(jiān)理文件監(jiān)理單位會及時向建設(shè)單位提交以下日常監(jiān)理文件：（1）監(jiān)理日志及實施大事記。監(jiān)理單位會認(rèn)真做好監(jiān)理日志，保持其及時性、完整性和連續(xù)性；（2）實施計劃批復(fù)文件；（3）實施措施批復(fù)文件；（4）實施進(jìn)度調(diào)整批復(fù)文件；（5）進(jìn)度款支付確認(rèn)文件；（6）索賠受理、調(diào)查及處理文件；（7）監(jiān)理協(xié)調(diào)會議紀(jì)要文件；（8）其他監(jiān)理業(yè)務(wù)往來文件。4、日常的監(jiān)理文件

5、監(jiān)理作業(yè)文件監(jiān)理實施類文件主要包括：項目變更文件、進(jìn)度監(jiān)理文件、質(zhì)量監(jiān)理文件、質(zhì)量回歸監(jiān)理文件、監(jiān)理日報、監(jiān)理月報、專題監(jiān)理報告、驗收報告、總結(jié)報告等必要文件。5、監(jiān)理作業(yè)文件溝通面對我國現(xiàn)階段政府、企業(yè)人際關(guān)系的現(xiàn)狀，作為協(xié)調(diào)方的監(jiān)理，在進(jìn)行信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的過程中必須建立有效地溝通機(jī)制。溝通對人際關(guān)系的和諧和建立是十分必要的，可以鼓勵項目建設(shè)過程中涉及各方相互間和內(nèi)部進(jìn)行有效的溝通，利用人際溝通影響行為的杠桿，努力克服影響人際溝通的障礙，實施雙向溝通。監(jiān)理工程師在與信息系統(tǒng)工程建設(shè)的相關(guān)單位和相關(guān)人員進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)時，應(yīng)該對下列內(nèi)容有一定的把握：溝通面對我國現(xiàn)階段政府、企業(yè)人際關(guān)系的現(xiàn)狀，作為協(xié)調(diào)方的監(jiān)

1、排除第一印象的干擾通常情況下，容易根據(jù)初次見面時對對方儀表、風(fēng)度形成的第一印象，而將他人加以歸類，然后再以這一類別系統(tǒng)中人的總體特點，對這個人加以推論并做出判斷，往往會產(chǎn)生“以偏概全”、“愛屋及烏”偏差。監(jiān)理工程師要把握線索偏差的規(guī)律，防止處理事情時候被假相所迷惑。監(jiān)理工程師還要注意情緒效應(yīng)的產(chǎn)生，在第一印象形成過程中，主體時的情緒狀態(tài)可以影響對這個人今后的評價，第一次接觸時主體方面的喜怒哀樂對于對方關(guān)系的建立或是對于對方的評價可以產(chǎn)生不可思議的差異。與此同時，還可能產(chǎn)生“情緒傳染”的心理效果。主體情緒異常，也可以引起對方不良態(tài)度的反應(yīng)，因此就影響到良好人際關(guān)系的建立。所以，創(chuàng)造良好的交往環(huán)境、時機(jī)，以維護(hù)彼此的良好心境，也是維持人際關(guān)系正常的重要一環(huán)。1、排除第一印象的干擾

2、把握人際關(guān)系認(rèn)知的規(guī)律監(jiān)理工程師要認(rèn)識人際之間吸引的重要性。影響人際之間吸引的因素很多。人的相互感知與理解，人與人之間的喜好（吸引力與好感）、相互影響與行為（包括角色行為）是人際交往的重要影響因素。人與人之間的喜愛是人際關(guān)系穩(wěn)定性、深度、親密性的主要調(diào)節(jié)器。監(jiān)理工程師要把握人際知覺的規(guī)律，人際知覺是指人與人相互關(guān)系的認(rèn)知。判斷人際關(guān)系時我們不但要了解對方的動機(jī)、性格、以及人際關(guān)系特質(zhì)。同時也需要了解對方與其他人之間的關(guān)系。這是由于在一個社會群體中，甲乙雙方的相互關(guān)系決不是僅僅受甲乙雙方特點的影響，而往往還受到第三者乃至更多人的影響。2、把握人際關(guān)系認(rèn)知的規(guī)律

監(jiān)理工程師也要把握角色知覺的客觀規(guī)律，角色知覺不但包括對某人在社會上所扮演的角色的認(rèn)知與判斷，同時也包括對角色的行為的社會標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)識。每一個人在社會上都扮演著各種角色，而每一種角色都有其一定的行為標(biāo)準(zhǔn)。個人對此行為標(biāo)準(zhǔn)的認(rèn)知便決定了他在社會上的行為。例如．上下級間的關(guān)系、在一般人的心目中自有其固定的方式。而這些交往方式己被社會歷史地形成，并被一般人所認(rèn)可。這樣，在人際關(guān)系建立上，一旦情境的因素和角色的因素被確定之后，兩者之間的交往形態(tài)與人際關(guān)系也隨之大體決定。所以當(dāng)事人也就必須依照社會已經(jīng)確定關(guān)系來進(jìn)行彼此交往。監(jiān)理工程師也要把握角色知覺的客觀規(guī)律，角色知覺不但包括對

監(jiān)理工程師還要認(rèn)識因果關(guān)系認(rèn)知的規(guī)律。人們對外界簡單的認(rèn)知，并非對所認(rèn)知的對象作各種互不相關(guān)的個別反應(yīng)，而是系統(tǒng)的、有組織意義的反應(yīng)。同樣地，人們對于社會上所發(fā)生的事件以及人際事件，也存在著同樣的現(xiàn)象，即將它們組成因果系統(tǒng)的傾向?，F(xiàn)實生活中，由于父輩、朋友等彼此具有傳統(tǒng)的良好關(guān)系，而延伸到下一代和相關(guān)群體的關(guān)系是十分多見的。監(jiān)理工程師還要認(rèn)識因果關(guān)系認(rèn)知的規(guī)律。人們對外界簡單的認(rèn)

3、創(chuàng)造良好的人際交往條件監(jiān)理工程師在從事監(jiān)理工作，同建設(shè)單位和承建單位建立良好的人際關(guān)系時，還需要創(chuàng)造人際交往的條件。人際交往條件的形成往往受到以下因素的影響：（1）外表問題從一般意義上來講一個人的外表是由先人遺傳素質(zhì)形成和發(fā)展起來的，它不以個人的主觀愿望為轉(zhuǎn)移。但一般人在判斷別人時，從心里上卻無法消除由于別人外表產(chǎn)生的影響作用。在社會交往的過程中，外表因素往往有形或無形地影響著人際間相互關(guān)系的建立和發(fā)展。研究表明，外表越吸引人的，也越容易為人所喜愛。但是，外表招人喜歡的并不完全取決與給人外表的美，在人與人相互交往的過程中還存在著另外一種心理現(xiàn)象，即人們?nèi)菀着c那些與我們自己外表、風(fēng)度相類似的人，建立起來良好的人際關(guān)系。3、創(chuàng)造良好的人際交往條件

（2）態(tài)度的類似性人與人如果具有共同的態(tài)度與價值觀，則不但容易獲得對方的支持和共鳴，同時也容易預(yù)測對方的感情和反應(yīng)傾向，因此在交互作用的過程中，彼此容易適應(yīng)而建立起人際關(guān)系。對于與我們態(tài)度、價值觀念相類似的人，我們與之爭辯的機(jī)會較少。而且由于獲得他們的支持，往往容易加強(qiáng)自信心，態(tài)度與價值觀念的相類似也是我們得以維持一致和長久的友誼。因而，與自己具有態(tài)度類似性的人，就變得更加具有吸引力。另一方面，與自己態(tài)度及價值觀念比較類似的人，也比較能夠正確地反映我們自己的能力、感情和信仰。因而也比較具有吸引力。為此，大家都愿意找情趣相投的朋友。（2）態(tài)度的類似性

3）需求的互補(bǔ)性需求的互補(bǔ)性是指雙方在交往過程中獲得互相滿足的心理狀態(tài)。它包括兩個部分，即彼此的社會增強(qiáng)作用的滿足和彼此心理特性相反者的互補(bǔ)作用。人與人一開始交往，其所建立的人際關(guān)系是否得以持續(xù)或中途停斷，有賴于彼此的社會增強(qiáng)作用，即個體能否透過交互作用而獲得動機(jī)的滿足。兩人相處、對雙方都有助益，或彼此有友好的意愿，或彼此發(fā)現(xiàn)具有類似的態(tài)度時，兩人的交互關(guān)系便有繼續(xù)維持的可能。反之，若一方增加了另一方的不安，或?qū)α硪环奖硎静挥焉疲瑒t難以持續(xù)。兩個人透過彼此的交互作用所獲得的報償超過由此而來的損失時，兩人之間的人際關(guān)系才得以維持。親密的友誼關(guān)系，乃是彼此間以極少的損失可換取很多的報償，亦即相互滿足的狀態(tài)。人與人不僅是具有共同特征者愿意相聚在一起，彼此特性相反者亦有互相吸引的現(xiàn)象。這種情形迫切的需要滿足其解除孤獨，尋求支持和友愛的需要時，就更是如此。與此同時，由于雙方心理上的接近與相互幫助，因而也就減少了人際間的摩擦事件與心理沖突。這種相互間的贊同與接納，也是彼此間建立良好人際關(guān)系的心理條件。3）需求的互補(bǔ)性

（4）時空上的接近時空上的接近往往是使人與人之間彼此熟悉、加深了解的一個客觀外在條件。時空上的接近往往表現(xiàn)在居住距離的遠(yuǎn)近和人與人之間相互交往頻率這兩個方向。首先，距離的遠(yuǎn)近，人與人凡是地理位置接近者，容易自然發(fā)生人際交互關(guān)系，例如在單位里辦公位置鄰近的同事與同事，住宅接近的鄰居們，彼此見面的機(jī)會多，自然而然就容易建立人際關(guān)系。而距離較遠(yuǎn)的人，其形成或繼續(xù)友誼的機(jī)會就比較少。其次，相互交往的頻率，人與人或由于地理位置的接近，或由于工作上的需要，相互交往的次數(shù)愈多，則容易只有共同的經(jīng)驗，具有共同的話題。而建立密切的人際關(guān)系，尤其是陌生人相處的初期。地理距離的遠(yuǎn)近與交往的頻繁，對于建立人際關(guān)系具有決定性的作用。因此，與人為友必須主動拉近空間上的距離，并采取積極的態(tài)度加強(qiáng)交往，增加頻率。否則，日久天長友情就會談薄。（4）時空上的接近

監(jiān)理工作中的人際交往與協(xié)調(diào)并不是一件困難的事情。但是，良好的人際關(guān)系需要精心呵護(hù)，需要掌握科學(xué)的規(guī)律和藝術(shù)的方法去維系。學(xué)習(xí)不僅給我們帶來知識的補(bǔ)充，也能給我們帶來更多的良師益友。充分認(rèn)識和掌握這種客觀規(guī)律，可以使我們的監(jiān)理工作事半功倍。監(jiān)理工作中的人際交往與協(xié)調(diào)并不是一件困難的事情。但是，良好第13講的回顧13.1組織協(xié)調(diào)的概念與內(nèi)容13.1.1組織協(xié)調(diào)的概念13.1.2系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)13.1.3合同因素的協(xié)調(diào)13.1.4非合同因素的協(xié)調(diào)13.1.5社團(tuán)關(guān)系的協(xié)調(diào)13.2組織協(xié)調(diào)的基本原則13.2.1公平、公正、獨立原則13.2.2守法原則13.2.3誠信原則13.2.4科學(xué)的原則13.3組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理單位法13.3.1監(jiān)理會議13.3.2監(jiān)理報告13.3.3溝通

第13講的回顧13.1組織協(xié)調(diào)的概念與內(nèi)容演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！

工程監(jiān)理基本知識（13）第13講：信息系統(tǒng)工程建設(shè)的組織協(xié)調(diào)工程監(jiān)理基本知識（13）第13講：信息系統(tǒng)工程建設(shè)的組織協(xié)調(diào)

在本講中您能了解如下知識點：組織協(xié)調(diào)的概念與內(nèi)容組織協(xié)調(diào)的基本原則組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理單位法第13講：信息系統(tǒng)工程建設(shè)的組織協(xié)調(diào)在本講中您能了解如下知

組織協(xié)調(diào)與目標(biāo)控制密不可分，以保證建設(shè)單位項目成功實施為目標(biāo)，是實現(xiàn)項目目標(biāo)控制不可缺少的方法和手段，是重要的監(jiān)理措施之一。組織協(xié)調(diào)涉及與建設(shè)單位、承建單位等多方關(guān)系，它貫穿于信息系統(tǒng)工程建設(shè)的全過程，貫穿于監(jiān)理活動的全過程。作為監(jiān)理工程師，應(yīng)該熟悉組織協(xié)調(diào)的基本內(nèi)容和要求，掌握完成組織協(xié)調(diào)監(jiān)理工作的技能。組織協(xié)調(diào)與目標(biāo)控制密不可分，以保證建設(shè)單位項目成功實施為13.1組織協(xié)調(diào)的概念與內(nèi)容

組織協(xié)調(diào)的概念系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)合同因素的協(xié)調(diào)非合同因素的協(xié)調(diào)社團(tuán)關(guān)系的協(xié)調(diào)13.1組織協(xié)調(diào)的概念與內(nèi)容

組織協(xié)調(diào)的概念組織協(xié)調(diào)的概念所謂協(xié)調(diào)，就是指聯(lián)結(jié)、聯(lián)合，調(diào)和所有的活動及力量。在項目管理中，將協(xié)調(diào)或協(xié)調(diào)管理稱為“界面管理”，即為主動協(xié)調(diào)相互作用的若干系統(tǒng)間的能量、物質(zhì)和信息交換，以實現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)的活動。把信息系統(tǒng)工程建設(shè)項目作為一個系統(tǒng)來看，組織協(xié)調(diào)的對象可分為系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)和系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)兩大部分。系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)又可分為具有合同因素的協(xié)調(diào)和非合同因素的協(xié)調(diào)。組織協(xié)調(diào)的概念所謂協(xié)調(diào)，就是指聯(lián)結(jié)、聯(lián)合，調(diào)和所有的活動及

組織協(xié)調(diào)包括多方的協(xié)調(diào)問題比如，當(dāng)設(shè)計方案的概算結(jié)果超過投資估算結(jié)果時，監(jiān)理單位要與建設(shè)單位溝通，也要與承建單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，既要滿足建設(shè)單位對項目功能和使用要求，又要力求費(fèi)用不超過限定的投資額度；當(dāng)工程建設(shè)進(jìn)度延遲，監(jiān)理單位就要與承建單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，或增加人員投入，或修改實施計劃，或調(diào)整進(jìn)度目標(biāo)，確保項目的如期完成；當(dāng)發(fā)現(xiàn)承建單位的管理人員不稱職，給信息系統(tǒng)工程控制目標(biāo)造成影響時，監(jiān)理單位要與承建單位進(jìn)行協(xié)調(diào)，調(diào)整力量。組織協(xié)調(diào)包括多方的協(xié)調(diào)問題

組織協(xié)調(diào)包括監(jiān)理單位內(nèi)部之間的協(xié)調(diào)例如，總監(jiān)理工程師與各專業(yè)監(jiān)理工程師之間、各專業(yè)監(jiān)理工程師之間的關(guān)系，監(jiān)理單位與監(jiān)理人員之間的協(xié)調(diào)組織協(xié)調(diào)包括監(jiān)理單位內(nèi)部之間的協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)所謂系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)系指一個信息系統(tǒng)工程建設(shè)項目內(nèi)部各種關(guān)系的協(xié)調(diào)，如內(nèi)部的人際關(guān)系、內(nèi)部的組織關(guān)系、內(nèi)部的需求關(guān)系以及其他的關(guān)系等。系統(tǒng)內(nèi)部關(guān)系協(xié)調(diào)主要包括以下幾個方面：1、系統(tǒng)內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)如何提高每個人的工作效率，這在很大程度上取決于人際關(guān)系的協(xié)調(diào)程度，所以監(jiān)理工程師首先應(yīng)注意做好人際關(guān)系的協(xié)調(diào)工作，充分調(diào)動系統(tǒng)內(nèi)部各個組成部分的積極性，這樣才能保證工程項目順利的開發(fā)與實施。任何協(xié)調(diào)工作最終都表現(xiàn)為人與人之間的往來，而良好的人際關(guān)系可以使雙方相互信賴，相互支持，容易溝通，同時人際關(guān)系的滲透和擴(kuò)散性反過來能更加提高監(jiān)理工作的效率。和諧的人際關(guān)系是做好監(jiān)理工作的基礎(chǔ)。系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)所謂系統(tǒng)內(nèi)部的協(xié)調(diào)系指一個信息系統(tǒng)工程建設(shè)項

2、系統(tǒng)內(nèi)部組織關(guān)系的協(xié)調(diào)這里說的組織，是指工程項目中若干個項目組（即對應(yīng)完成各個子系統(tǒng)）。組織關(guān)系的協(xié)調(diào)，則是指要使這些項目組都能從整個項目的質(zhì)量、進(jìn)度和投資控制的目標(biāo)出發(fā)，并積極主動地完成本組的工作，使整個項目處于有序的良性狀態(tài)。組織關(guān)系的協(xié)調(diào)，可以通過經(jīng)常開一些工作例會、業(yè)務(wù)碰頭會，會議后應(yīng)有會議紀(jì)要以及采用信息傳遞卡的方式來溝通信息，這樣可使局部的單位了解全局，消除誤會，服從并適應(yīng)全局的需要。通過及時有效的對組織關(guān)系的協(xié)調(diào)，可以避免資源的浪費(fèi)，節(jié)省人力、物力和財力。2、系統(tǒng)內(nèi)部組織關(guān)系的協(xié)調(diào)

3、系統(tǒng)內(nèi)部需求關(guān)系的協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)部需求關(guān)系的協(xié)調(diào)是指在項目實施中，對人員需求、材料需求、硬件設(shè)備和軟件需求、其他資源需求進(jìn)行的協(xié)調(diào)，達(dá)到內(nèi)部需求的平衡。實現(xiàn)內(nèi)部資源的合理配置。3、系統(tǒng)內(nèi)部需求關(guān)系的協(xié)調(diào)系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)所謂系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)，是指信息系統(tǒng)工程建設(shè)項目整個活動過程以外的關(guān)系協(xié)調(diào)，其中又以是否具有合同關(guān)系為界限，而劃分為具有合同因素的協(xié)調(diào)和不具有合同因素（即非合同因素）的協(xié)調(diào)，如圖13－1所示。組織協(xié)調(diào)是應(yīng)該全面的。具有合同因素的協(xié)調(diào)主要是建設(shè)單位與承建單位（即實施、開發(fā)方）、建設(shè)單位與設(shè)計單位(某些項目可能存在的必要設(shè)計過程需求)、以及建設(shè)單位與相關(guān)產(chǎn)品的供貨商等關(guān)系協(xié)調(diào)，他們之間的關(guān)系可能均具有合同性質(zhì)，也可能是間接合同性質(zhì)。系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)所謂系統(tǒng)外部的協(xié)調(diào)，是指信息系統(tǒng)工程建設(shè)項目

對于系統(tǒng)外部關(guān)系中合同因素的協(xié)調(diào)，主要是協(xié)調(diào)建設(shè)單位與承建單位的關(guān)系。由于雙方簽訂合同后，在整個實施與開發(fā)過程中，必然會產(chǎn)生各種矛盾。監(jiān)理工程師作為信息系統(tǒng)工程建設(shè)的第三方，應(yīng)該本著公正原則進(jìn)行協(xié)商，正確協(xié)調(diào)好各種矛盾。在不同的階段，需要協(xié)調(diào)的內(nèi)容也不盡相同。如：招標(biāo)階段的協(xié)調(diào)、實施和開發(fā)準(zhǔn)備階段的協(xié)調(diào)、實施和開發(fā)階段的協(xié)調(diào)、交工驗收階段的協(xié)調(diào)，總包與分包商之間關(guān)系的協(xié)調(diào)等等。此外，還有建設(shè)單位與供應(yīng)商關(guān)系的協(xié)調(diào)，以及建設(shè)單位與設(shè)計單位關(guān)系的協(xié)調(diào)。在這里，我們討論廣義的溝通與協(xié)調(diào)，將合同因素中的協(xié)調(diào)分為監(jiān)理所涉及的合同事務(wù)方面的協(xié)調(diào)和信息流向溝通對于系統(tǒng)外部關(guān)系中合同因素的協(xié)調(diào)，主要是協(xié)調(diào)建設(shè)單位與承非合同因素的協(xié)調(diào)在信息系統(tǒng)工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位與承建單位簽訂合同或修改合同期間，所進(jìn)行的大量磋商只是組織協(xié)調(diào)工作的一部分。但是，要做好全面的項目建設(shè)組織協(xié)調(diào)工作，除了合同方面的組織協(xié)調(diào)外，還有許多被稱為非合同因素或非合同活動的組織協(xié)調(diào)工作。非合同因素協(xié)調(diào)與合同因素協(xié)調(diào)相比，涉及的范圍更廣，可能遇到的問題更多，監(jiān)理單位的協(xié)調(diào)工作量更大、更復(fù)雜，而這些往往不是事先簽好合同就可以進(jìn)行約束的。非合同因素的協(xié)調(diào)在信息系統(tǒng)工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位與承建單

非合同因素協(xié)調(diào)工作涉及社會團(tuán)體、新聞媒體、服務(wù)單位、金融機(jī)構(gòu)、社會團(tuán)體等機(jī)構(gòu)。雖然在信息系統(tǒng)工程建設(shè)項目中，與建設(shè)單位和承建單位無合同關(guān)系，但它們的作用不可低估，對項目建設(shè)的某些方面、某些場合起著一定的控制、監(jiān)督和支持的作用，甚至起著很大的決定性作用。例如，項目建設(shè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)離不開銀行，建設(shè)單位和承建單位均需通過它們的開戶銀行結(jié)算各種款項，正常的手續(xù)是將項目的合同副本報送開戶銀行備案，經(jīng)開戶行審查同意后作為撥付工程款的依據(jù)。若遇到開戶銀行的不配合，就將耽誤工程款的撥付。因此，如果這方面的關(guān)系協(xié)調(diào)得不好，就會影響信息系統(tǒng)工程項目建設(shè)的進(jìn)度。而這方面的協(xié)調(diào)工作僅靠監(jiān)理單位是難以有效進(jìn)行的，需要各有關(guān)管理部門和建設(shè)單位的大力配合。非合同因素協(xié)調(diào)工作涉及社會團(tuán)體、新聞媒體、服務(wù)單位、金融社團(tuán)關(guān)系的協(xié)調(diào)1、社會團(tuán)體內(nèi)部關(guān)系社會團(tuán)體是一個人際關(guān)系系統(tǒng)，它包括上下級之間、同級之間、同一部門內(nèi)部職員之間以及不同部門之間的職員之間的關(guān)系。（1）上下級關(guān)系系統(tǒng)上級是同一組織系統(tǒng)中等級較高的組織或人員，下級是同一組織系統(tǒng)中等級較低的組織或人員。這里的上下級關(guān)系系統(tǒng)是領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系系統(tǒng)。包括上級部門與下級部門、同一部門內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)者與被領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系。這種關(guān)系是一種雙重結(jié)構(gòu)的縱向關(guān)系。從角色角度看，它既是上下有序、層次分明的等級關(guān)系，又是相互尊重、人格平等的非等級關(guān)系。從工作角度看，它既是下級服從上級的關(guān)系，又是鼓勵下級自主自強(qiáng)、開拓創(chuàng)新關(guān)系。上下級關(guān)系在社會團(tuán)體起著傳遞信息監(jiān)督控制、協(xié)調(diào)關(guān)系等功能。這些功能與社會團(tuán)體行政機(jī)關(guān)的工作效率密切相關(guān)。在現(xiàn)代社會，縱向的上下級關(guān)系仍是一種不可忽視的人際關(guān)系。社團(tuán)關(guān)系的協(xié)調(diào)1、社會團(tuán)體內(nèi)部關(guān)系

（2）領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系系統(tǒng)這是同一組織中擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人之間的關(guān)系系統(tǒng)。其中包括該組織中不同部門的領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系。如果把領(lǐng)導(dǎo)者視為一個權(quán)力群體的話，那么他們之間的關(guān)系具有影響社會團(tuán)體目標(biāo)的能力；而如果把他們視為一個地位階層的話，那么他們之間的關(guān)系可以影響社會團(tuán)體內(nèi)部其他各方面的關(guān)系。（3）同事之間的關(guān)系系統(tǒng)。同事關(guān)系有廣義和狹義之分，廣義的同事關(guān)系是指一個工作單位里所有成員之間的關(guān)系，包括上下級關(guān)系和同級關(guān)系。狹義的是指擔(dān)負(fù)非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人員之間的關(guān)系。這里所論之同事關(guān)系是指社會團(tuán)體中擔(dān)負(fù)非領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的人員間的關(guān)系，包括不同部門和本部門非領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系。任何單位或部門，總是領(lǐng)導(dǎo)者占少數(shù)，被領(lǐng)導(dǎo)者占多數(shù)，被領(lǐng)導(dǎo)者之間的交往更普遍。因此，社會團(tuán)體中的同事關(guān)系也應(yīng)予以重視并處理好，良好的素質(zhì)有助于交往雙方建立良好的人際關(guān)系。另一方面，在交往中形成的人際關(guān)系，通過相互影響和各自的情感體驗，直接在思想道德和科學(xué)文化方面作用于參加交往的每一個人。（2）領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系系統(tǒng)

2、主要特征社會團(tuán)體人際關(guān)系與其他單位人際關(guān)系相比，其特征既有共性方面又有個性方面?？傮w而言，社會團(tuán)體人際關(guān)系的主要特征有如下幾個方面。（1）權(quán)力交往關(guān)系社會團(tuán)體擔(dān)負(fù)著實施一定目的的職能。要有效地行使這些職能，就必須在社會團(tuán)體行政機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行合理的事權(quán)劃分。因此，社會團(tuán)體行政機(jī)關(guān)的人員盡管所處的職位各不相同，但都擁有一定的權(quán)力。當(dāng)人們在社會機(jī)構(gòu)中占據(jù)權(quán)勢地位和支配地位時，他們就有了權(quán)力。一旦他們占據(jù)這種地位，不管他們有所作為還是無所作為，都會使人感到權(quán)力的存在。在這個意義上說，社會團(tuán)體內(nèi)部是一個權(quán)力系統(tǒng)。由于工作的需要，居于這個系統(tǒng)中的人必然發(fā)生權(quán)力交往關(guān)系，這種以權(quán)力交往為內(nèi)容的人際關(guān)系體現(xiàn)著社會團(tuán)體人員之間那種特定的支配與被支配、管理與被管理、領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的縱向社會關(guān)系以及分工與合作的橫向平行關(guān)系。2、主要特征

（2）多重交往關(guān)系從組織角度看，社會團(tuán)體存在著多種多樣的人際關(guān)系，除了上下級關(guān)系、領(lǐng)導(dǎo)者之間的關(guān)系、同事關(guān)系外，還有同學(xué)關(guān)系、同鄉(xiāng)關(guān)系、戰(zhàn)友關(guān)系、朋友關(guān)系、親屬關(guān)系等等。這些關(guān)系概括起來可分兩類：一是正式組織意義上的關(guān)系，包括等級關(guān)系和職業(yè)關(guān)系；二是非正式組織意義上的關(guān)系，包括平等關(guān)系和情感關(guān)系。前類是工作關(guān)系，是非情感性的；后類是私人關(guān)系。在社會團(tuán)體行政機(jī)關(guān)中，這兩類關(guān)系常常交織在一起，使得社會團(tuán)體行政機(jī)關(guān)人際關(guān)系呈現(xiàn)出紛繁復(fù)雜的特性。從個人方面看，由于一個人往往同時具有多種角色，如政治角色、職務(wù)角色、男女角色等，這些角色便構(gòu)成了一個人的角色集。所以，社會團(tuán)體人際關(guān)系就不是一種單一的關(guān)系，而是角色集間的多重關(guān)系。如在兩個具有上下級關(guān)系的人員之間。可能同時還存在著同鄉(xiāng)關(guān)系、親屬關(guān)系、代際關(guān)系等其他關(guān)系。（2）多重交往關(guān)系

（3）隱秘交往關(guān)系這是就社會團(tuán)體中人際關(guān)系的透明度而言的。人際關(guān)系透明度是人際關(guān)系的性質(zhì)特點和交往特性為人們所清楚認(rèn)識的程度，它分為內(nèi)在和外在兩個方面。內(nèi)在透明度是人際關(guān)系交往雙方對其關(guān)系的性質(zhì)特點和交往特性，以及對對方的個人特點和個人行為方式的認(rèn)識程度。外在透明度是人際交往雙方的關(guān)系和交往特點為他人所了解的程度。人際關(guān)系透明度不足或缺乏透明度，就構(gòu)成了人際交往的隱秘性。（3）隱秘交往關(guān)系13.2組織協(xié)調(diào)的基本原則

公平、公正、獨立原則守法原則誠信原則科學(xué)的原則13.2組織協(xié)調(diào)的基本原則

公平、公正、獨立原則公平、公正、獨立原則在監(jiān)理活動中體現(xiàn)公平、公正、獨立的原則，就是在解決建設(shè)單位與承建單位可能發(fā)生的意見不統(tǒng)一或糾紛時，決不能因為監(jiān)理單位是受建設(shè)單位的委托而故意偏袒建設(shè)單位，一定要堅持“一碗水端平”，該是誰的責(zé)任就由誰來承擔(dān)；該維護(hù)哪方的權(quán)益，就維護(hù)那方的權(quán)益。這樣做既會得到建設(shè)單位的理解和支持，也會得到承建單位的擁護(hù)和歡迎。公平、公正、獨立原則體現(xiàn)在：公平、公正、獨立原則在監(jiān)理活動中體現(xiàn)公平、公正、獨立的原則

監(jiān)理單位應(yīng)是獨立的第三方，不能同時既做信息系統(tǒng)工程的監(jiān)理，又做系統(tǒng)集成業(yè)務(wù)。否則，在做監(jiān)理工作時，可以很方便地獲得其他承建單位的關(guān)鍵技術(shù)或思路，若在其他的項目集成中得到應(yīng)用，顯然是不公平的，甚至可能是違法的；如果是做系統(tǒng)集成未果，轉(zhuǎn)而做監(jiān)理，用自己的集成思路和技術(shù)水平要求承建單位做這做那，顯然不合理，更也是不公平的；監(jiān)理單位在處理事務(wù)時，敢于堅正確觀點，實事求是，不惟上級領(lǐng)導(dǎo)和建設(shè)單位的意見是從。同時也要堅持對問題的分析，敢于亮明觀點，對承建單位的不合理或不科學(xué)的要求，堅決提出改進(jìn)意見；監(jiān)理單位應(yīng)是獨立的第三方，不能同時既做信息系統(tǒng)工程的監(jiān)理

監(jiān)理單位在處理實際監(jiān)理事務(wù)中，要有大局觀，要全面的分析和思考，保持對問題的綜合分析能力，不要被表面現(xiàn)象或局部問題所干擾；信息系統(tǒng)工程涉及的技術(shù)一日千里、變化快，監(jiān)理工程師要在不斷提高個人的專業(yè)技能，并在實踐中不斷豐富個人的從業(yè)經(jīng)驗的同時，也要不斷提高對相關(guān)知識的綜合應(yīng)用能力，對事物熟練的判斷能力和處理能力，更要學(xué)會把專業(yè)知識和相關(guān)的技術(shù)規(guī)范、法規(guī)、法律等運(yùn)用到監(jiān)理實踐活動中。監(jiān)理單位在處理實際監(jiān)理事務(wù)中，要有大局觀，要全面的分析和

在《信息系統(tǒng)工程師暫行規(guī)定》中明確要求：從事信息系統(tǒng)工程監(jiān)理活動，應(yīng)當(dāng)遵循守法、公平、公正、獨立的原則。因此，監(jiān)理單位在信息系統(tǒng)工程建設(shè)中處理任何監(jiān)理事務(wù)都要遵照這個原則。對于監(jiān)理人員在個人行為規(guī)范上，更要有“守法、誠信、公正、科學(xué)”的意識，并作為個人行為準(zhǔn)則，因為你是代表監(jiān)理單位這個集體來行使監(jiān)理責(zé)任的，而不僅僅是個人的行為。在《信息系統(tǒng)工程師暫行規(guī)定》中明確要求：從事信息系統(tǒng)工程守法原則對于任何一個具有民事行為的單位或個人，起碼的行為準(zhǔn)則就是遵紀(jì)、守法，依法經(jīng)營，依法辦事。在信息系統(tǒng)工程監(jiān)理活動中，“守法”的具體體現(xiàn)是：監(jiān)理旨在核定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)開展相應(yīng)的監(jiān)理工作；與建設(shè)單位的監(jiān)理合同具備法律效力，一旦生效就要嚴(yán)格的遵照執(zhí)行和踐約，不得無故或故意違背承諾，否則可能將是違法行為，要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；自覺遵守建設(shè)單位所在地政府頒布的有關(guān)信息系統(tǒng)工程建設(shè)的法律、法規(guī)要求，并主動接受當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督管理；遵守建設(shè)單位的有關(guān)行政管理、經(jīng)濟(jì)管理、技術(shù)管理等方面的規(guī)章制度要求。守法原則對于任何一個具有民事行為的單位或個人，起碼的行為準(zhǔn)誠信原則誠信就是忠誠老實、為人做事守信用，誠信是做人的基本品德，也是考核任何一個單位信譽(yù)的核心內(nèi)容。誠信原則誠信就是忠誠老實、為人做事守信用，誠信是做人的基本科學(xué)的原則所謂科學(xué)的原則，就是在監(jiān)理實踐中，要依據(jù)科學(xué)的方案（如監(jiān)理規(guī)劃），運(yùn)用科學(xué)的手段（如測試設(shè)備或測試工具軟件），采取科學(xué)的辦法（如收集數(shù)據(jù)），并在項目結(jié)束后，進(jìn)行科學(xué)的總結(jié)（如信息歸納整理）。監(jiān)理要用科學(xué)的思維、科學(xué)的方法對核心問題有預(yù)先控制措施上的認(rèn)識，凡事要有證據(jù)，處理業(yè)務(wù)一定要有可靠的依據(jù)和憑證，判斷問題時盡量用數(shù)據(jù)說服建設(shè)單位或承建單位，必要時，一定以書面材料（如專題監(jiān)理報告）說明立場和觀點?？茖W(xué)的原則所謂科學(xué)的原則，就是在監(jiān)理實踐中，要依據(jù)科學(xué)的方13.3組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理單位法組織協(xié)調(diào)工作的目標(biāo)是使項目各方充分協(xié)作，有效地執(zhí)行承建合同。進(jìn)行組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理單位法主要有監(jiān)理會議和監(jiān)理報告只有進(jìn)行有效的組織協(xié)調(diào)，項目協(xié)調(diào)內(nèi)各子系統(tǒng)、各專業(yè)、各項資源以及時間、空間等方面才能實現(xiàn)有機(jī)的配合，才能確保項目成為一體化運(yùn)行的整體。監(jiān)理會議監(jiān)理報告溝通13.3組織協(xié)調(diào)的監(jiān)理單位法組織協(xié)調(diào)工作的目標(biāo)是使項目各方 監(jiān)理會議

1、一般組織原則會議是把項目有關(guān)各方的負(fù)責(zé)人或聯(lián)系人團(tuán)結(jié)在一起的重要機(jī)制。會議不僅可以使得項目建設(shè)有關(guān)信息全方位地暢通與流轉(zhuǎn)，而且提供了某種程度上的社會聯(lián)系，它將有助于提醒出席會議的人認(rèn)識到“每一個人都是項目團(tuán)隊的一員”。（1）會議成功的關(guān)鍵舉行會議成功的關(guān)鍵原則是：確保每個人到場、議程和領(lǐng)導(dǎo)。為了保證每個人都出席，要把會議作為每個人日程的固定項目。如果沒有討論的議題就取消會議。開好會議要把議程的項目保持在所需的最低數(shù)量，以確保每一個人都掌握最重要的事件、議題和問題的最新動向。作為會議的組織者，要確保在概括會議議程時盡可能地精煉，沒有必要的長會效果將適得其反。領(lǐng)導(dǎo)的與會作用是保證會議的結(jié)果得到落實的重要保證。 監(jiān)理會議

1、一般組織原則

（2）確保會議成功的措施召集或主持會議可以采取多種措施以確保會議有效。具體的措施包括有：●會前的準(zhǔn)備措施：確定會議目的。該會議是為了交流信息、計劃、收集情況或意見、制定決策、說服或宣揚(yáng)、解決問題，還是為了評估項目進(jìn)展情況；確定誰需要參加會議，說明會議目的。參加會議的人數(shù)應(yīng)是能達(dá)到會議目的的最少人數(shù)；事先將會議議程表分發(fā)給參加會議者。議程表包括：會議目的；包括的主題（應(yīng)按重要性大小列出）；每個主題事件的分配及誰將負(fù)責(zé)該主題、發(fā)言或主持討論。議程表應(yīng)附有參與者在會前需要評審的文件和資料?！駮h過程把握的原則：按時開始會議；指定記錄員，詳細(xì)的記錄方便以后的查閱；評論會議的目的和議程表；督促而不能支配會議，應(yīng)保證會議在計劃時間內(nèi)順利進(jìn)行；會議結(jié)束時總結(jié)會議成果，并確保所有參加者對所有決策和行動項目有一個清楚的了解；（2）確保會議成功的措施

必要超過會議計劃時間。與會者可能有其他約會或者其他系列會議。如果沒有講完所有議程，最好讓涉及這些細(xì)目的人另開一個會議；評價會議進(jìn)程。會議結(jié)束時，應(yīng)評價會議進(jìn)程，公開討論發(fā)生了什么，并決定是否做些調(diào)整，以提高以后會議的有效性?！駮h結(jié)果的落實原則：在會后24小時之內(nèi)公布會議成果；總結(jié)文件應(yīng)該簡潔，應(yīng)明確所作出的決定性意見，并列出行動細(xì)目，包括誰負(fù)責(zé)、預(yù)計完工時間和預(yù)期的交付物等。必要超過會議計劃時間。與會者可能有其他約會或者其他系列會

2、項目監(jiān)理例會項目監(jiān)理例會是履約各方溝通情況、交流信息、協(xié)調(diào)處理、研究解決合同履行中存在的各方面問題，由工程監(jiān)理單位總監(jiān)理工程師組織與主持的例行工作會議。項目監(jiān)理例會參加單位及人員通常包括：總監(jiān)理工程師、總監(jiān)代表、有關(guān)監(jiān)理工程師；承建單位項目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人及有關(guān)專業(yè)人員；建設(shè)單位駐現(xiàn)場代表等；根據(jù)會議議題的需要還可邀請設(shè)計單位、分包單位及其他有關(guān)單位的人員參加。（1）項目監(jiān)理例會的主要議題●檢查和通報項目進(jìn)度計劃完成情況，確定下一階段進(jìn)度目標(biāo)，研究承建單位人力、設(shè)備投入情況和實現(xiàn)目標(biāo)的措施；●通報項目實施質(zhì)量的檢查情況和技術(shù)規(guī)范實施情況等，針對存在的質(zhì)量問題提出改進(jìn)措施要求；●檢查上次會議議定事項的落實情況，檢查未完成事項及分析原因；●分包單位的管理和協(xié)調(diào)問題；●項目款支付的核定及財務(wù)支付中的有關(guān)問題；●接收和審查承建單位提交相關(guān)項目文檔；●監(jiān)理提交相關(guān)監(jiān)理文檔；●解決項目變更的相關(guān)事宜；●違約、工期、費(fèi)用索賠的意向及處理情況；●解決需要協(xié)調(diào)的其他有關(guān)事項。2、項目監(jiān)理例會

（2）會議準(zhǔn)備項目監(jiān)理單位應(yīng)及時收集匯總有關(guān)情況，為召開會議做好準(zhǔn)備：●了解上次會議的落實情況和存在的問題；●準(zhǔn)備會議資料、確定有關(guān)事項的處理原則；●與有關(guān)方面通報情況、交換意見，督促做好準(zhǔn)備。（3）會議紀(jì)要的記錄、簽認(rèn)和分發(fā)項目監(jiān)理例會內(nèi)容通常由指定的監(jiān)理人員記錄，除筆記以外會根據(jù)實際情況使用數(shù)碼相機(jī)、攝相設(shè)備、錄音筆和手提電腦等設(shè)備進(jìn)行輔助記錄和演示。會議紀(jì)要由監(jiān)理工程師根據(jù)會議記錄整理，主要內(nèi)容有：●會議地點和時間；●會議主持人；●出席者姓名、隸屬單位、職務(wù)；●會議內(nèi)容和決議事項，（包括負(fù)責(zé)落實單位、負(fù)責(zé)人和時限要求）；●其他事項。會議紀(jì)要的內(nèi)容應(yīng)真實，簡明扼要。紀(jì)要經(jīng)總監(jiān)理工程師簽認(rèn)，發(fā)放到項目有關(guān)各方，并應(yīng)有簽收手續(xù)。會議紀(jì)要中的議定事項，有關(guān)方面應(yīng)在規(guī)定的時限內(nèi)落實。（2）會議準(zhǔn)備

3、監(jiān)理專題會議專題會議是為解決專門問題而召開的會議，由總監(jiān)理工程師或授權(quán)監(jiān)理工程師主持。專題會議應(yīng)認(rèn)真做好會前準(zhǔn)備，監(jiān)理工程師要認(rèn)真做好會議記錄，并整理會議紀(jì)要，由總監(jiān)理工程師簽認(rèn)，發(fā)給項目有關(guān)方面。專題會議通常包括技術(shù)討論會、現(xiàn)場（項目組織）協(xié)調(diào)會、緊急事件協(xié)調(diào)會和技術(shù)（或方案）評審會等。監(jiān)理單位通常會依據(jù)現(xiàn)場工程進(jìn)度情況，定期或不定期召開不同層級的現(xiàn)場協(xié)調(diào)會議，解決工作過程中的相互配合問題。在協(xié)調(diào)會上通報重大變更事項，解決建設(shè)單位與承建單位之間的重大協(xié)調(diào)配合問題，通報進(jìn)度狀況，處理工作中的交接、場地與公用設(shè)施使用的矛盾。對于因突發(fā)性變更事件引起的進(jìn)度問題，監(jiān)理單位會召開緊急協(xié)調(diào)會議，督促各方采取應(yīng)急措施趕上進(jìn)度要求，以便項目的開發(fā)能以預(yù)期的進(jìn)度完成。根據(jù)項目的實際情況，在承建單位完成關(guān)鍵階段的工作時，監(jiān)理將及時組織專家，會同建設(shè)單位對階段成果進(jìn)行評審，以便在評審?fù)ㄟ^后能使承建單位及時轉(zhuǎn)入下一階段的工作實施中。3、監(jiān)理專題會議監(jiān)理報告監(jiān)理單位據(jù)此將定期或不定期地向建設(shè)單位提供監(jiān)理周報、月報、書面通知回復(fù)等監(jiān)理文件，這些文件包含了監(jiān)理過程中有關(guān)對項目實施的控制和管理的信息。1、定期的監(jiān)理周報、月報監(jiān)理單位通常按時向建設(shè)單位提交監(jiān)理工作周報和月度報告。周報的提交時間一般是每周的周一上午，周報是對上一周監(jiān)理工作的總結(jié)。月報的提交時間一般為每個月開始的第一個星期內(nèi)，監(jiān)理月報的主要內(nèi)容包括：（1）項目概述：包括項目位置、項目主要特征及合同情況簡介；（2）大事記；（3）工程進(jìn)度與形象面貌（必要時附上現(xiàn)場照片）；（4）資金到位和使用情況；（5）質(zhì)量控制：包括質(zhì)量評定、質(zhì)量分析、質(zhì)量事故處理等情況；（6）合同執(zhí)行情況：包括合同變更、索賠和違約等；（7）現(xiàn)場會議和往來信函：包括會議記錄、往來信函；（8）監(jiān)理工作：包括監(jiān)理組織框圖、資源投入、重要監(jiān)理活動、圖紙審查、發(fā)放、技術(shù)方案審查、工程需要解決的問題和其他事項；（9）承建單位情況：包括人力資源動態(tài)、投入的設(shè)備、組織管理和存在的問題；（10）安全和環(huán)境保護(hù)情況；（11）進(jìn)度款支付情況；（12）其他項目進(jìn)展情況等；（13）其他必要的內(nèi)容。監(jiān)理報告監(jiān)理單位據(jù)此將定期或不定期地向建設(shè)單位提供監(jiān)理周報

2、不定期監(jiān)理工作報告監(jiān)理單位會向建設(shè)單位不定期提交以下監(jiān)理工作報告：（1）關(guān)于項目優(yōu)化設(shè)計、項目變更的建議；（2）投資情況分析預(yù)測及資金、資源的合理配置和投入的建議；（3）各階段的測試報告和評價說明；（4）項目進(jìn)度預(yù)測分析報告；（5）監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的專題報告。2、不定期監(jiān)理工作報告

3、監(jiān)理通知與回復(fù)在監(jiān)理實施過程中，監(jiān)理單位與建設(shè)單位的聯(lián)系均以書面函件為準(zhǔn)。在不做出緊急處理時可能導(dǎo)致人身、設(shè)備或項目事故的情況下會先口頭或電話通知，事后會在約定時間內(nèi)補(bǔ)做書面通知。以通知與回復(fù)的形式讓信息在建設(shè)單位、監(jiān)理單位與承建單位之間，在各單位內(nèi)部人員之間流動，協(xié)調(diào)大家的思想與行動，以保證項目的總目標(biāo)得以實現(xiàn)。要使這一形式有效地發(fā)揮作用，必須做到：（1）簡潔，即只包含受眾需要了解的觀點；（2）完整，即要包括受眾需要了解的全部觀點；（3）結(jié)構(gòu)化，即它必須以一定的結(jié)構(gòu)形式，把要傳遞的這些觀點清晰地傳遞給受眾。3、監(jiān)理通知與回復(fù)

4、日常的監(jiān)理文件監(jiān)理單位會及時向建設(shè)單位提交以下日常監(jiān)理文件：（1）監(jiān)理日志及實施大事記。監(jiān)理單位會認(rèn)真做好監(jiān)理日志，保持其及時性、完整性和連續(xù)性；（2）實施計劃批復(fù)文件；（3）實施措施批復(fù)文件；（4）實施進(jìn)度調(diào)整批復(fù)文件；（5）進(jìn)度款支付確認(rèn)文件；（6）索賠受理、調(diào)查及處理文件；（7）監(jiān)理協(xié)調(diào)會議紀(jì)要文件；（8）其他監(jiān)理業(yè)務(wù)往來文件。4、日常的監(jiān)理文件

5、監(jiān)理作業(yè)文件監(jiān)理實施類文件主要包括：項目變更文件、進(jìn)度監(jiān)理文件、質(zhì)量監(jiān)理文件、質(zhì)量回歸監(jiān)理文件、監(jiān)理日報、監(jiān)理月報、專題監(jiān)理報告、驗收報告、總結(jié)報告等必要文件。5、監(jiān)理作業(yè)文件溝通面對我國現(xiàn)階段政府、企業(yè)人際關(guān)系的現(xiàn)狀，作為協(xié)調(diào)方的監(jiān)理，在進(jìn)行信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的過程中必須建立有效地溝通機(jī)制。溝通對人際關(guān)系的和諧和建立是十分必要的，可以鼓勵項目建設(shè)過程中涉及各方相互間和內(nèi)部進(jìn)行有效的溝通，利用人際溝通影響行為的杠桿，努力克服影響人際溝通的障礙，實施雙向溝通。監(jiān)理工程師在與信息系統(tǒng)工程建設(shè)的相關(guān)單位和相關(guān)人員進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)時，應(yīng)該對下列內(nèi)容有一定的把握：溝通面對我國現(xiàn)階段政府、企業(yè)人際關(guān)系的現(xiàn)狀，作為協(xié)調(diào)方的監(jiān)

1、排除第一印象的干擾通常情況下，容易根據(jù)初次見面時對對方儀表、風(fēng)度形成的第一印象，而將他人加以歸類，然后再以這一類別系統(tǒng)中人的總體特點，對這個人加以推論并做出判斷，往往會產(chǎn)生“以偏概全”、“愛屋及烏”偏差。監(jiān)理工程師要把握線索偏差的規(guī)律，防止處理事情時候被假相所迷惑。監(jiān)理工程師還要注意情緒效應(yīng)的產(chǎn)生，在第一印象形成過程中，主體時的情緒狀態(tài)可以影響對這個人今后的評價，第一次接觸時主體方面的喜怒哀樂對于對方關(guān)系的建立或是對于對方的評價可以產(chǎn)生不可思議的差異。與此同時，還可能產(chǎn)生“情緒傳染”的心理效果。主體情緒異常，也可以引起對方不良態(tài)度的反應(yīng)，因此就影響到良好人際關(guān)系的建立。所以，創(chuàng)造良好的交往環(huán)境、時機(jī)，以維護(hù)彼此的良好心境，也是維持人際關(guān)系正常的重要一環(huán)。1、排除第一印象的干擾

2、把握人際關(guān)系認(rèn)知的規(guī)律監(jiān)理工程師要認(rèn)識人際之間吸引的重要