總經(jīng)理秘書工作職責(zé)

本文格式為Word版，下載可任意編輯——總經(jīng)理秘書工作職責(zé)總經(jīng)理秘書工作職責(zé)之相關(guān)制度和職責(zé)，總經(jīng)理秘書工作職責(zé)包括的概括內(nèi)容1、輔助總經(jīng)理起草酒店綜合性的業(yè)務(wù)報(bào)告、工作籌劃、備忘錄、規(guī)章制度等;2、加入由總經(jīng)理組織召開的行政例會(huì)(有的酒店也稱之為早會(huì)或例會(huì))、財(cái)務(wù)...

總經(jīng)理秘書工作職責(zé)包括的概括內(nèi)容

1、輔助總經(jīng)理起草酒店綜合性的業(yè)務(wù)報(bào)告、工作籌劃、備忘錄、規(guī)章制度等;

2、加入由總經(jīng)理組織召開的行政例會(huì)(有的酒店也稱之為早會(huì)或例會(huì))、財(cái)務(wù)會(huì)議以及其它會(huì)議,做好會(huì)議記錄,了解各項(xiàng)抉擇的執(zhí)行處境并實(shí)時(shí)反應(yīng)信息;

3、輔助總經(jīng)理做好日常來訪接待、來函等處境處理;

4、負(fù)責(zé)總經(jīng)理的日常電話轉(zhuǎn)接,盡可能地裁減外界對(duì)總經(jīng)理工作不必要的擾亂;

5、負(fù)責(zé)各種會(huì)議記要、備忘錄及其它文件的整理、打印、分發(fā)、歸檔、保管等工作;負(fù)責(zé)酒店內(nèi)其它部門或者外界報(bào)送總經(jīng)理的各種會(huì)議記要、備忘錄及其它文件和信函的呈送、處理、歸檔等工作;

6、負(fù)責(zé)酒店介紹信、印章的保管和監(jiān)視使用,負(fù)責(zé)與外單位聯(lián)系,辦理各類許可證和歸檔保管工作;

7、負(fù)責(zé)搞好總經(jīng)理的日常工作安置,如會(huì)議、工作約會(huì)、宴請(qǐng)等;

8、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室設(shè)備保管、維護(hù)正常運(yùn)行等;

9、負(fù)責(zé)總經(jīng)理出差前以及出差后的工作處理(借款、日程安置、酒店預(yù)定、車輛接送、禮品打定、電話聯(lián)系、車旅費(fèi)報(bào)銷等);

10、完成總經(jīng)理臨時(shí)交給的其它工作。

總經(jīng)理秘書要?jiǎng)偃纹涔ぷ髀氊?zé),需要具備學(xué)識(shí)、技能和素質(zhì):

1、應(yīng)具備較高的文化程度,由于良好的教導(dǎo)背景使人在對(duì)付問題,處理問題時(shí)會(huì)更加理性和全面,同時(shí)具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)新學(xué)識(shí)的才能;

2、熟諳酒店各部門及其運(yùn)作程序,掌管酒店的各項(xiàng)規(guī)章制度,對(duì)酒店的經(jīng)營(如客房數(shù)量、房價(jià)、餐廳營業(yè)時(shí)間和電腦信息系統(tǒng)等)以及軟件(酒店的目標(biāo)、經(jīng)營思想、服務(wù)理念等)處境要了如指掌,以便更好地輔助總經(jīng)理完成各部門的協(xié)調(diào)管理以及對(duì)外聯(lián)絡(luò)溝通的工作,使工作更有效率;

3、純熟掌管中、英文文字處理技能,純熟操作各種辦公室自動(dòng)化設(shè)備,如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等;

4、具備較強(qiáng)的對(duì)內(nèi)、對(duì)外的溝通才能,使總經(jīng)理的各項(xiàng)指示、籌劃、意愿得以貫徹和執(zhí)行;

5、能嚴(yán)守機(jī)密、克盡職守、吃苦耐勞,具有團(tuán)隊(duì)精神,忠實(shí)于自己所服務(wù)的組織,與各部門的管理人員以及酒店相關(guān)的企業(yè)、團(tuán)體和政府職能部門保持良好的合作關(guān)系。

總經(jīng)理秘書的工作任務(wù)分外繁多而且要求細(xì)節(jié)化,因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些,就不僅會(huì)影響自己的秘書工作,而且會(huì)影響總經(jīng)理的工作,甚至影響酒店企業(yè)的形象與運(yùn)營等等。那么如何做好總經(jīng)理秘書的工作并搞其效率呢專家指出有五種方法,值得借鑒:

1、工作標(biāo)準(zhǔn)化,即把工作慣例化或日?；Ｒ簿褪钦f,假設(shè)沒有特殊處境,盡量在每個(gè)工作日的同一時(shí)間段內(nèi),做同樣或同樣性質(zhì)的工作。假設(shè)秘書能把自己更多的工作任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化,就能在有限的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作,或者有更多的剩余時(shí)間完成其它臨時(shí)性工作。

2、在同一時(shí)間段內(nèi)做類似的工作。如在同一時(shí)間段內(nèi)往撥打電話,把需要復(fù)印的文件積攢在一起,然后去復(fù)印等,這樣,既可以儉約時(shí)間,也可以提高工作效率或質(zhì)量。

3、重新調(diào)配工作。如緊急各重要的工作,先辦理緊急的事情;重要和不緊急的工作,先做重要的工作;不重要和不緊急的工作,可以另找時(shí)間做,或者找他人做;自己不擅長的工作,而且該工作也不保密,可以與別人交換工作來做等。

4、預(yù)料?？偨?jīng)理秘書可用預(yù)料的手段來減輕工作壓力、舒緩工作節(jié)奏,把工作做到前面,如明天14點(diǎn)總經(jīng)理要召開財(cái)務(wù)會(huì)議,作為秘書,可在明天10點(diǎn)左右把上次會(huì)議的記錄以及其它財(cái)務(wù)報(bào)表等從檔案柜內(nèi)找出來,放在總經(jīng)理的辦公桌上。假設(shè)任職者能更好地預(yù)料明天會(huì)做哪些工作,他就能更好地完本金職工作。當(dāng)然,也不能把其次天的工作日程根據(jù)預(yù)料,安置得滿滿的,由于不管你的預(yù)料才能如何強(qiáng),其次天總是會(huì)有些突發(fā)事情需要處理,因此要留出確定的空余時(shí)間來處理這些突發(fā)事情。

5、平衡精力,分清工作主次。一個(gè)人的工作時(shí)間及精力終究是有限的,如何有有限的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作是對(duì)每個(gè)工提出的挑戰(zhàn)。因此,總經(jīng)理秘書在做任何一項(xiàng)工作時(shí),都要具備權(quán)衡輕重緩急的意識(shí)。如上文所說,為使工作更有效率,盡量要把一致的工作放在一起來做,但是,假設(shè)酒店集團(tuán)的總部人員正在與總經(jīng)理商討工作,而此時(shí),總經(jīng)理需要秘書去復(fù)印一份文件,那么你還會(huì)等到與其它的文件放在一起復(fù)印嗎答案是:當(dāng)然不會(huì),而且你需要放下手頭的工作,立刻去復(fù)印。

有些總經(jīng)理秘書不具備職業(yè)態(tài)度或者對(duì)該職位熟悉不清,輕易在工作中犯一些錯(cuò)誤。常見的錯(cuò)誤有:

1、對(duì)于酒店其它部門或者外界報(bào)送給總經(jīng)理的備忘錄、報(bào)告、申請(qǐng)以衣其它信息文件等,不實(shí)時(shí)呈送或報(bào)告給總經(jīng)理,影響了酒店對(duì)內(nèi)、外的溝通,甚至嚴(yán)重影響了酒店的經(jīng)營和管理工作。

2、由于工作的性質(zhì)等理由,總經(jīng)理秘書幾乎在第一時(shí)間就知道了總經(jīng)理對(duì)組織人事的任免、管理的決策等,有些任職者不能嚴(yán)守機(jī)密,為了自己的利益或者其它目的,私自把這些機(jī)密泄露給有關(guān)人員,使組織蒙受確定的不必要的損失。

3、在總經(jīng)理的日常工作安置中,事前不征得總經(jīng)理的同意,代替總經(jīng)理作出某些工作約會(huì)的抉擇等,這些都嚴(yán)重影響了總經(jīng)理的工作,給總經(jīng)理造成了一些不必要的麻煩,忘卻了自己的輔助而不是代替總經(jīng)理工作。

作為酒店總經(jīng)理秘書,要時(shí)刻留神制止以上的工作