任務(wù)跟蹤與協(xié)作平臺Trello簡介

任務(wù)管理與協(xié)作平臺Trello介紹起草人：高一波版本日期：2014.2.8版本：V1.0目錄TOC\o"1-3"\h\u21130一．Trello簡介 17740Trello具備如下的優(yōu)點： 23144Trello的缺點 34842二．Trello的主要元素 333看板（Board，管理員需要熟悉） 46869Label設(shè)置 512964列表（List，管理員需要熟悉） 718086任務(wù)（Card，每個項目成員都需要熟悉） 932451任務(wù)在不同列表中流動 109904可執(zhí)行步驟（Checklist，每個成員需要熟悉） 1230728Activity（跟蹤者和執(zhí)行者等人需要熟悉） 1215062三．如何跟蹤任務(wù)進度（Board管理員和跟蹤者需要熟悉） 1322368四．機構(gòu)（補充介紹，只需要管理員了解） 1530355五．Trello的注冊方式 18一．Trello簡介Trello

是由國外的軟件公司FogGreek開發(fā)上線的項目跟蹤與團隊協(xié)作的工具平臺。Trello使用目前非常流行的看板（Board，之后會有介紹）來跟蹤管理項目。看板可以清楚的看到項目進度和卡住的地方。Trello具備如下的優(yōu)點：沒有使用人數(shù)的限制。簡潔易用。不會因為糾結(jié)于使用工具的復(fù)雜性，而忽視了使用的目的。對于企業(yè)提供了團隊協(xié)作，任務(wù)跟蹤的功能，對于個人，也是時間管理的工具。運營和管理的一個困難是跟蹤團隊的工作內(nèi)容，Trello主要解決這個問題。而強調(diào)團隊協(xié)作是可以讓同一地域和不同地域的人協(xié)同工作，任何人只要能連上公網(wǎng)就可以基于Trello工作。沒有時間地域限制。Trello支持各種終端，比如PC,Ios和Android應(yīng)用，各主要應(yīng)用市場都提供了免費的TrelloApp下載，實現(xiàn)移動互聯(lián)。Trello完全免費。節(jié)省了開發(fā)以及購買軟硬件的成本。與同類的項目管理工具相比，Trello是穩(wěn)定并且用戶眾多的。橫向比較的另一個特點是Trello可以按照需求定制任務(wù)列表流(一個Board可以定義多個List以構(gòu)成列表流，之后會有介紹)，通常最簡單也最好用的是Trello默認的任務(wù)列表流:ToDo->Doing->Done這樣的流向，任務(wù)（Card）是流動的元素。定義任務(wù)是在Todo列表，任務(wù)開始可以將任務(wù)拖動到Doing列表，任務(wù)完成可以將任務(wù)再拖動到Done列表。不同的列表表示任務(wù)處于不同階段。任務(wù)可以直接在頁面上從所在List拖動到目標List，這是看板管理的特點。又比如Trello的幫助Board定義的任務(wù)列表流：Basis->Intermediate->Advanced，如下圖對于開發(fā)團隊，可以創(chuàng)建任務(wù)列表流如下：新需求收集->需要分析-需求排期->開始研發(fā)->測試->發(fā)布->培訓(xùn)Trello的缺點Trello通過公網(wǎng)訪問，存在被墻的可能性，但是微乎其乎。幫助和主要元素是英文（僅需要理解），日常工作中定義的任務(wù)，列表都可以是中文。英文幾乎不是問題。機密敏感信息最好不要通過附件上傳。盡量只使用Trello做任務(wù)管理。因為數(shù)據(jù)不在本地。二．Trello的主要元素Trello的元素就是在操作的過程中，使用到的一些對象。比如看板（Board），任務(wù)列表（List），任務(wù)（或者項目，Card），可執(zhí)行可檢查步驟（Checklist），活動（Activity）等。每個元素都有對應(yīng)的操作。比如將鼠標移動到List和Card上會顯示下拉鈕，里面是當(dāng)前元素對應(yīng)的操作菜單。Board的對應(yīng)操作是點擊右上角的Showsidebar，然后點擊Menu會出現(xiàn)對應(yīng)的菜單。通常Board，List操作是由相應(yīng)的管理員負責(zé)。項目執(zhí)行人需要熟悉Card,Checklist等操作。項目跟蹤人往往只需要通過看板了解項目的進度以及添加評論（Activity會提到）。看板（Board，管理員需要熟悉）瀏覽和管理任務(wù)時，希望能夠在一塊看板上按順序?qū)⒏鱾€列表排列出來。Board元素支持這樣的功能。下圖左上角的Boards可以將個人能看到的所有Board列出來。Board默認就是藍色背景。示例的Board名稱為”信息技術(shù)部“，個人理解Board對于一個企業(yè)來講，可以對應(yīng)到部門或者對應(yīng)到部門中團隊，如果項目是跨部門協(xié)作，也可以定義跨部門Board,比如“零售信息技術(shù)協(xié)作”。Trello默認新建Board會包含三個列表，分別是ToDo,Doing,Done。默認的列表名稱可以修改，比如修改為待辦，辦理中，辦結(jié)。通常有這三個列表就可以應(yīng)付日常管理的工作。如果需要添加List,可以通過看板上的“Addalist”添加定制的list，比如添加新的列表“總結(jié)”?；蛘甙凑招枰匦露x整個列表流。Board對應(yīng)的操作菜單是Showsidebar顯示的菜單列表。Board的主要操作是添加成員。將來Board成員主要有二種：執(zhí)行者、跟蹤者。執(zhí)行者就可以指定任務(wù)。跟蹤者主要是跟蹤Board中任務(wù)的執(zhí)行情況。添加Board成員直接點擊AddMembers即可。因為Board個人理解對應(yīng)一個團隊或機構(gòu)或跨機構(gòu)。所以Board成員通常也是該團隊或機構(gòu)的成員。通常每個部門指定一個Board管理員。由該管理員添加部門的所有成員和跟蹤者。Label設(shè)置Label是用來劃分任務(wù)。每個Label有一個對應(yīng)的顏色來標志任務(wù)屬于哪種類型。Board通過Showsidebar->Menu->Settings->Editlabelnames設(shè)置Label。常見的Label的設(shè)置比如按照時間管理劃分為緊急，重要，普通三種類型。還可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要定義為如下類型：某公司DBA團隊按任務(wù)的狀態(tài)分類：某開發(fā)團隊按照任務(wù)的性質(zhì)或類型分類:按照協(xié)作的小組：又比如按照優(yōu)先級劃分：列表（List，管理員需要熟悉）列表是指任務(wù)列表，可以把列表理解為放置任務(wù)的容器。任務(wù)定義和拖動都是在列表中進行。列表如圖默認是橫向排列。人為將List劃分為不同階段是方便管理和跟蹤項目。項目跟蹤人員可能查看待辦的任務(wù)有哪些，正在辦理的任務(wù)有哪些，辦結(jié)的任務(wù)又有哪些。某個任務(wù)執(zhí)行進度是多少（進入對應(yīng)任務(wù)查看任務(wù)完成百分比，以及通過查看任務(wù)的Checklist觀察任務(wù)被卡在哪里）。List新建后需要通過List下拉菜單先做歸檔（Archive），然后再Delete。歸檔List,List會從Board上消失，如果Archive之后，還想復(fù)原List到Board,可以Showsidebar->Menu->AchivedItems->選中已經(jīng)歸檔的List,SendtoBoard任務(wù)（Card，每個項目成員都需要熟悉）任務(wù)列表List中的每個Card表示一個任務(wù)，任務(wù)具體指項目或者比項目粒度更小的一些事情。具體到信息技術(shù)，比如開發(fā)某個功能點，提數(shù)，培訓(xùn)，寫文檔都可以。只要需要花時間完成的工作都是任務(wù)。如果任務(wù)是一個項目，項目的完成周期很長，完全可以把”項目“拆分成多個Card。任務(wù)的發(fā)起可以是任何人。任務(wù)需要定義在待辦列表（Todo）中。假設(shè)2014年信息技術(shù)部的主要任務(wù)是：機房搬遷、網(wǎng)點建設(shè)、ODS集中、全年保障等。那么可以在ToDo列表中新建任務(wù),新建任務(wù)是點擊Todo列表中的Addacard添加。當(dāng)有資源可以保證開始任務(wù)時，就可以將任務(wù)拖動到辦理中列表（Doing）,指定任務(wù)的執(zhí)行者（點開任務(wù)后，Assign給指定的人，可以同時指定給多人）。任務(wù)的執(zhí)行者點擊任務(wù)，可以通過Addchecklist添加任務(wù)的可執(zhí)行步驟（先點擊Addchecklist添加Checklist，使用默認的Title即可，添加之后光標會自動定位到AddItem，每個Item就是一個具體的步驟，輸入所有的步驟之后，Checklist創(chuàng)建完成）以及任務(wù)的結(jié)束時間（Duedate，通過右側(cè)DueDate菜單項添加任務(wù)的完成時間，在接近完成時間以及超過完成時間，會有不同的提示）。任務(wù)超時如下圖：任務(wù)的執(zhí)行者完成任務(wù)之后，可以將任務(wù)從Doing拖動到Done表示辦結(jié)。辦結(jié)的任務(wù)可以歸檔。歸檔的目的是保持面板上任務(wù)列表中的任務(wù)保持當(dāng)前任務(wù)。任務(wù)在被移動到辦結(jié)列表中后，就可以歸檔，將任務(wù)變成歷史任務(wù)?？梢韵蠡謴?fù)歸檔的列表一樣，恢復(fù)已經(jīng)歸檔的歷史任務(wù)，將其變?yōu)楫?dāng)前任務(wù)，只有當(dāng)前任務(wù)會在面板的列表中顯示。Card中還可以上傳附件，附件的內(nèi)容可以是任務(wù)的需求文檔也可以是表示任務(wù)完成的結(jié)果內(nèi)容，比如報表，狀態(tài)值。附件的類型可以是視頻，聲音，文檔等格式。Card可以設(shè)置Label來標記該Card屬于哪種類型。點擊EditLabels從Board中已經(jīng)定義好的Label來標記任務(wù)。比如“緊急”。任務(wù)在不同列表中流動介紹了Card的主要設(shè)置之后，Card做為元素在任務(wù)列表中流動是常用操作，一個完整的示例如下：假設(shè)Card“ODS集中“的執(zhí)行者可以開始該項任務(wù)，那么任務(wù)的執(zhí)行者可以將任務(wù)從ToDo拖到Doing。添加任務(wù)的Checklist，DueDate，上傳任務(wù)需求文檔。下圖中任務(wù)執(zhí)行者是"GYB"以及具體的Checklist和DueDate。如果任務(wù)完成（執(zhí)行者將Checklist項全部勾選），那么可以將任務(wù)從Doing拖到Done表示完結(jié)在完成列表中，可以將任務(wù)歸檔。歸檔操作之后，Done列表不再會顯示已歸檔的歷史任務(wù)：可執(zhí)行步驟（Checklist，每個成員需要熟悉）可執(zhí)行步驟是觀察任務(wù)完成情況的指標，跟蹤人員可以跟蹤任務(wù)進度或者卡在哪里。Checklist本身是在Card中添加。如果任務(wù)比較小，可以不設(shè)置Checklist。如果任務(wù)比較大，需要由任務(wù)的執(zhí)行者細化為若干步驟。如果任務(wù)是跨部門合作的，每個部門的執(zhí)行者可以添加自己的Checklist?？傊?，Checklist只有執(zhí)行者最清楚怎么去細化。多個執(zhí)行者可以分別定義多個Checklist。假設(shè)任務(wù)“ODS集中”可以分為以下幾個步驟：了解現(xiàn)有ODS系統(tǒng)并熟悉ODS集中的背景和原因、ODS集中總行培訓(xùn)、ODS集中分行實施、ODS集中后問題修復(fù)，那么新建Checklist并AddItem如下：任務(wù)的執(zhí)行者每完成一個步驟，就可以勾選相應(yīng)的步驟。Checlist的進度條會顯示相應(yīng)的百分比。比如完成了步驟“了解現(xiàn)有ODS系統(tǒng)并熟悉ODS集中的背景和原因”并勾選后，進度條顯示25%。Activity（跟蹤者和執(zhí)行者等人需要熟悉）Activity與Checklist一樣，也是在Card的設(shè)置面板中顯示。Activity表示與當(dāng)前任務(wù)相關(guān)的動作。默認會記錄Card的移動，歸檔等操作。Activity還有一個重要的功能是可以寫評論。達到與相關(guān)人員溝通協(xié)作的目的。下圖是Card"ODS集中"的Activity列表。里面記錄了該Card相關(guān)的動作。三．如何跟蹤任務(wù)進度（Board管理員和跟蹤者需要熟悉）任務(wù)跟蹤者如果單純跟蹤任務(wù)進度，只需要Board的管理員將跟蹤者添加為Board的成員即可。只要成為任何一個Board的成員，登陸Trello就會顯示該用戶的所有可見的Board，進而可以進入想要跟蹤的Board跟蹤該Board中的任何任務(wù)。下圖中用戶登陸后可見的所有Board。注意，StarredBoards中的Board是用星號標記過，表示經(jīng)常使用的Board。下面是“信息技術(shù)部”管理員將跟蹤人員加入為Board成員的過程：點擊進入“信息技術(shù)部”Board,點擊Showsidebar->AddMembers將任務(wù)跟蹤者加入到當(dāng)前Board,添加Board成員時可以使用跟蹤人員的名稱，但是最好使用可以唯一標志的郵箱（需要任務(wù)跟蹤人員將Trello的注冊郵箱提供給Board管理員添加）。在部門管理員邀請任務(wù)跟蹤者加入部門的Board后，任務(wù)跟蹤者登陸Trello，就可以在首頁看到該部門的Board。類似操作將任務(wù)跟蹤者添加到他想要查看的任意Board里。跟蹤者的首頁就會列出可查看的所有Board，進而查看Board中的任務(wù)。四．機構(gòu)（補充介紹，只需要管理員了解）如果某人被指定為Board管理員之后，除了可以通過右上角的“+”新建團隊的Board外，還可以新建Organization。機構(gòu)的目的個人理解是做一些有限的權(quán)限控制。比如將Board設(shè)置為機構(gòu)可見。Board默認創(chuàng)建之后是私有的。只有Board成員可見。通過機構(gòu)可以擴大Board的可見范圍，即使某人沒有添加為Board成員，但是如果添加為機構(gòu)的成員，并且該Board是機構(gòu)可見。那么該人員登陸Trello后，可以通過某些路徑跟蹤到該Board。下圖顯示創(chuàng)建機構(gòu)之后，如何添加機構(gòu)的成員以及設(shè)置機構(gòu)的可見性。查看創(chuàng)建的機構(gòu)不僅可以通過左上角的“Boards”查看到，還可以通過個人的Profile中查看，如下圖Organizations所列機構(gòu)：機構(gòu)的visible分為Public、Private，Public表示機構(gòu)是公開的，可以被任何人訪問到，一般公共的機構(gòu)這樣設(shè)置，企業(yè)設(shè)置為Private。Board的可見設(shè)置分為三種：Private、Organization、Public。默認為Private表示加入Board成員可見并且可編輯。Organization表示加入機構(gòu)的成員可見。Public表示公網(wǎng)上的任何人可見。一般企業(yè)設(shè)置為Private或Organization。Organization還有一個好處是避免被動重復(fù)添加Board成員的工作，而將這個工作交給Organization中的成員主動完成。假設(shè)某個部門包含了多個團隊，Board管理員需要為每個團隊都