郵件的寫作規(guī)范-黃淑敏要點(diǎn)課件

人力資源部：黃淑敏人力資源部：黃淑敏1雙擊添加標(biāo)題文字1234電子郵件的格式電子郵件的禮儀規(guī)范收件人、抄送人的選擇郵件寫作的注意事項(xiàng)雙擊添加標(biāo)題文字1234電子郵件的格式電子郵件的禮儀規(guī)范收件2教學(xué)重點(diǎn)：了解電子郵件的格式、電子郵件寫作的禮儀規(guī)范教學(xué)難點(diǎn)：掌握收件人、抄送人的選擇、電子郵件寫作的注意事項(xiàng)教學(xué)重點(diǎn)：了解電子郵件的格式、電子郵件寫作的禮儀規(guī)范教學(xué)難點(diǎn)3電子郵件的格式Chapter

1電子郵件的格式Chapter14內(nèi)容構(gòu)成（6要素）：稱呼、問(wèn)候、正文、祝頌語(yǔ)、署名、日期格式上的要求：（1）稱呼：稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號(hào)，表示下面有話要說(shuō)（2）問(wèn)候語(yǔ)：?jiǎn)柡蛘Z(yǔ)要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨(dú)立成為一段內(nèi)容構(gòu)成（6要素）：5123456稱呼1.第一行頂格2.以冒號(hào)結(jié)尾，表示有話說(shuō)；正文1.三部分：鏈接語(yǔ)、主體文、總括語(yǔ)；2.每一論點(diǎn)重起一行，低兩格起；署名1.落款簽名，一般情況下統(tǒng)一設(shè)置；2.簽名可以根據(jù)需要設(shè)置多個(gè)版本；問(wèn)候1.稱呼下另起一行2.低兩格祝頌語(yǔ)1.表示致敬、祝賀之意；2.另起一行，頂格或低兩格；日期1.發(fā)件當(dāng)日日期；2.郵件自動(dòng)功能，可省略；123456稱呼正文署名問(wèn)候祝頌語(yǔ)日期601020304結(jié)構(gòu)要素要完整格式編排要合理（協(xié)調(diào)統(tǒng)一）內(nèi)容呈現(xiàn)要清晰（分層分類）字體字號(hào)選擇要恰當(dāng)01020304結(jié)構(gòu)要素要完整格式編排要合理內(nèi)容呈現(xiàn)要清晰字7稱呼問(wèn)候

會(huì)議前請(qǐng)您準(zhǔn)備以下資料：

1.第一季度銷售指標(biāo)完成中碰到的難點(diǎn)；

2.第二季度銷售二部的指標(biāo)設(shè)定；

3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。對(duì)于會(huì)議安排有任何疑問(wèn)請(qǐng)隨時(shí)聯(lián)系XXX。謝謝！祝頌語(yǔ)鏈接語(yǔ)主體文總括語(yǔ)正文張經(jīng)理：

您好！邀請(qǐng)您參加2009年3月26日在公司1號(hào)會(huì)議室舉行的“第二季度銷售指標(biāo)確定會(huì)議”。會(huì)議的具體安排如下：稱呼問(wèn)候會(huì)議前請(qǐng)您準(zhǔn)備以下資料：祝頌語(yǔ)鏈接語(yǔ)主體文總括電子郵件寫作的禮儀規(guī)范Chapter

2電子郵件寫作的禮儀規(guī)范Chapter29郵件的寫作規(guī)范-黃淑敏要點(diǎn)課件10收件人、抄送人的選擇Chapter

3收件人、抄送人的選擇Chapter311在功能上無(wú)特別區(qū)別在指向上有所區(qū)別：主要是為了區(qū)分收件人的主次用。在功能上無(wú)特別區(qū)別12收件人（主送）請(qǐng)示受雙重領(lǐng)導(dǎo)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦堅(jiān)持一個(gè)主送，不能多頭主送；發(fā)送上行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作內(nèi)容選擇對(duì)象，即：針對(duì)具體公務(wù)活動(dòng)的職權(quán)歸屬寫明主送人和抄送人；除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事情以外，不隨意向上級(jí)發(fā)送請(qǐng)示、報(bào)告、意見之類的文件；收件人請(qǐng)示受雙重領(lǐng)導(dǎo)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦堅(jiān)持一個(gè)主送，不能多頭主13（二）關(guān)于抄送

抄送人是指除主送人外需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容的其他人。抄送范圍得當(dāng)，有助于公文處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費(fèi)。

（二）關(guān)于抄送

141．應(yīng)當(dāng)抄送的情況

（1）除主送人外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他人員，應(yīng)列為抄送人；

（2）上級(jí)部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一個(gè)上級(jí)部門；

（3）隔級(jí)溝通：下級(jí)因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)抄送被越過(guò)的上級(jí)；上級(jí)越級(jí)向下級(jí)行文時(shí)，可以抄送受文人的直接上級(jí)。

1．應(yīng)當(dāng)抄送的情況

（1）除主送人外，需要執(zhí)行或知曉公文的15

2．不應(yīng)當(dāng)抄送的情況

（1）請(qǐng)示郵件不得抄送其下級(jí)部門或個(gè)人；

（2）接受抄送公文的部門或個(gè)人不必再向其他機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送；

（3）凡與公文辦理無(wú)關(guān)的單位一律不予抄送。

2．不應(yīng)當(dāng)抄送的情況

（1）請(qǐng)示郵件不得抄送其下級(jí)部門或16郵件寫作注意事項(xiàng)Chapter

郵件寫作注意事項(xiàng)Chapter17每一封郵件都要有主題，郵件主題應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了并且與郵件內(nèi)容有關(guān)。如果一次要和對(duì)方討論的事情是不同的主題，建議分開使用不同的郵件傳送。也就是說(shuō)，每封信的主題最好只有一個(gè)，這樣對(duì)方會(huì)比較好針對(duì)單純的主題加以回信。每一封郵件都要有主題，郵件主題應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了并且與郵件內(nèi)容有關(guān)18撰寫郵件之前，不妨想到此時(shí)是面對(duì)著對(duì)方，而不是面對(duì)鍵盤與屏幕，這樣可以讓語(yǔ)氣溫暖一點(diǎn)；書寫時(shí)要比口語(yǔ)對(duì)話再稍微正式一點(diǎn)；設(shè)想對(duì)方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn)，多站在對(duì)方的立場(chǎng)思考你要寫的郵件；了解對(duì)方和你一樣都是大忙人，講重點(diǎn)即可；多一點(diǎn)體貼，想辦法讓你的郵件，看起來(lái)簡(jiǎn)短扼要，有親和力又不失禮。

撰寫郵件之前，不妨想到此時(shí)是面對(duì)著對(duì)方，而不是面對(duì)鍵盤與屏幕19電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說(shuō)，重點(diǎn)在最前面的第一段如果信件很長(zhǎng)，最好在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。

郵件結(jié)構(gòu)：電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說(shuō)，重點(diǎn)在最前20主動(dòng)說(shuō)出你期待對(duì)方做的事情當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)，如果郵件的內(nèi)容較長(zhǎng)，在信件的一開始，就應(yīng)說(shuō)明你的要求。如果內(nèi)容很短，不超過(guò)一個(gè)屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求也可。如果發(fā)送表格形式（內(nèi)容不多），建議將表格復(fù)制到郵件內(nèi)容中進(jìn)行發(fā)送。

主動(dòng)說(shuō)出你期待對(duì)方做的事情21郵件的寫作規(guī)范-黃淑敏要點(diǎn)課件22郵件的日期與時(shí)間要明確在郵件中提到的日期與時(shí)間，一定要具體，你說(shuō)的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候?因此最好改成「下周三(3月7日)」「下個(gè)月(8月)」，時(shí)間也要明確，是上午還是下午?幾點(diǎn)？以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會(huì)郵件的日期與時(shí)間要明確23如果你回復(fù)對(duì)方的來(lái)信時(shí)，使用對(duì)方的主旨回復(fù)，讓對(duì)方知道這是來(lái)自于你的回復(fù)。此外，如果想要在主旨點(diǎn)出回復(fù)的重點(diǎn)，可以在郵件本文內(nèi)容里寫上「回復(fù)主旨：XXXXXX」讓對(duì)方知道這是回復(fù)哪一封信。謹(jǐn)慎使用全部回復(fù)

如果你回復(fù)對(duì)方的來(lái)信時(shí)，使用對(duì)方的主旨回復(fù)，讓對(duì)方知道這是來(lái)24檢查自己寫的郵件時(shí)，試試看讀出聲音，查看語(yǔ)句是否通順、是否是對(duì)話式的寫作風(fēng)格、是否有錯(cuò)別字、對(duì)話式的寫作風(fēng)格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。

檢查自己寫的郵件時(shí)，試試看讀出聲音，查看語(yǔ)句是否通順、是否是251.采用主動(dòng)的語(yǔ)氣。讓收信者知道，是誰(shuí)應(yīng)該來(lái)做這件事情。

A.你對(duì)這件事情有什么想法?

B.有誰(shuí)可以提供意見給我?

看得出來(lái)嗎?A比B來(lái)得主動(dòng)而明確。

2.動(dòng)詞比名詞更有力量。

C.讓我們做個(gè)計(jì)劃吧!

D.讓我們計(jì)劃這件事情。

在D句里，計(jì)劃兩個(gè)字被用在動(dòng)詞的表現(xiàn)，會(huì)比C句用在名詞有力量。1.采用主動(dòng)的語(yǔ)氣。讓收信者知道，是誰(shuí)應(yīng)該來(lái)做這件事情。

26ENDEND27人力資源部：黃淑敏人力資源部：黃淑敏28雙擊添加標(biāo)題文字1234電子郵件的格式電子郵件的禮儀規(guī)范收件人、抄送人的選擇郵件寫作的注意事項(xiàng)雙擊添加標(biāo)題文字1234電子郵件的格式電子郵件的禮儀規(guī)范收件29教學(xué)重點(diǎn)：了解電子郵件的格式、電子郵件寫作的禮儀規(guī)范教學(xué)難點(diǎn)：掌握收件人、抄送人的選擇、電子郵件寫作的注意事項(xiàng)教學(xué)重點(diǎn)：了解電子郵件的格式、電子郵件寫作的禮儀規(guī)范教學(xué)難點(diǎn)30電子郵件的格式Chapter

1電子郵件的格式Chapter131內(nèi)容構(gòu)成（6要素）：稱呼、問(wèn)候、正文、祝頌語(yǔ)、署名、日期格式上的要求：（1）稱呼：稱呼頂格寫在第一行，然后，再在后面加上冒號(hào)，表示下面有話要說(shuō)（2）問(wèn)候語(yǔ)：?jiǎn)柡蛘Z(yǔ)要寫在稱呼的下一行，空兩格。它可以獨(dú)立成為一段內(nèi)容構(gòu)成（6要素）：32123456稱呼1.第一行頂格2.以冒號(hào)結(jié)尾，表示有話說(shuō)；正文1.三部分：鏈接語(yǔ)、主體文、總括語(yǔ)；2.每一論點(diǎn)重起一行，低兩格起；署名1.落款簽名，一般情況下統(tǒng)一設(shè)置；2.簽名可以根據(jù)需要設(shè)置多個(gè)版本；問(wèn)候1.稱呼下另起一行2.低兩格祝頌語(yǔ)1.表示致敬、祝賀之意；2.另起一行，頂格或低兩格；日期1.發(fā)件當(dāng)日日期；2.郵件自動(dòng)功能，可省略；123456稱呼正文署名問(wèn)候祝頌語(yǔ)日期3301020304結(jié)構(gòu)要素要完整格式編排要合理（協(xié)調(diào)統(tǒng)一）內(nèi)容呈現(xiàn)要清晰（分層分類）字體字號(hào)選擇要恰當(dāng)01020304結(jié)構(gòu)要素要完整格式編排要合理內(nèi)容呈現(xiàn)要清晰字34稱呼問(wèn)候

會(huì)議前請(qǐng)您準(zhǔn)備以下資料：

1.第一季度銷售指標(biāo)完成中碰到的難點(diǎn)；

2.第二季度銷售二部的指標(biāo)設(shè)定；

3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。對(duì)于會(huì)議安排有任何疑問(wèn)請(qǐng)隨時(shí)聯(lián)系XXX。謝謝！祝頌語(yǔ)鏈接語(yǔ)主體文總括語(yǔ)正文張經(jīng)理：

您好！邀請(qǐng)您參加2009年3月26日在公司1號(hào)會(huì)議室舉行的“第二季度銷售指標(biāo)確定會(huì)議”。會(huì)議的具體安排如下：稱呼問(wèn)候會(huì)議前請(qǐng)您準(zhǔn)備以下資料：祝頌語(yǔ)鏈接語(yǔ)主體文總括電子郵件寫作的禮儀規(guī)范Chapter

2電子郵件寫作的禮儀規(guī)范Chapter236郵件的寫作規(guī)范-黃淑敏要點(diǎn)課件37收件人、抄送人的選擇Chapter

3收件人、抄送人的選擇Chapter338在功能上無(wú)特別區(qū)別在指向上有所區(qū)別：主要是為了區(qū)分收件人的主次用。在功能上無(wú)特別區(qū)別39收件人（主送）請(qǐng)示受雙重領(lǐng)導(dǎo)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦堅(jiān)持一個(gè)主送，不能多頭主送；發(fā)送上行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工作內(nèi)容選擇對(duì)象，即：針對(duì)具體公務(wù)活動(dòng)的職權(quán)歸屬寫明主送人和抄送人；除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事情以外，不隨意向上級(jí)發(fā)送請(qǐng)示、報(bào)告、意見之類的文件；收件人請(qǐng)示受雙重領(lǐng)導(dǎo)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦堅(jiān)持一個(gè)主送，不能多頭主40（二）關(guān)于抄送

抄送人是指除主送人外需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容的其他人。抄送范圍得當(dāng)，有助于公文處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費(fèi)。

（二）關(guān)于抄送

411．應(yīng)當(dāng)抄送的情況

（1）除主送人外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他人員，應(yīng)列為抄送人；

（2）上級(jí)部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一個(gè)上級(jí)部門；

（3）隔級(jí)溝通：下級(jí)因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)抄送被越過(guò)的上級(jí)；上級(jí)越級(jí)向下級(jí)行文時(shí)，可以抄送受文人的直接上級(jí)。

1．應(yīng)當(dāng)抄送的情況

（1）除主送人外，需要執(zhí)行或知曉公文的42

2．不應(yīng)當(dāng)抄送的情況

（1）請(qǐng)示郵件不得抄送其下級(jí)部門或個(gè)人；

（2）接受抄送公文的部門或個(gè)人不必再向其他機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送；

（3）凡與公文辦理無(wú)關(guān)的單位一律不予抄送。

2．不應(yīng)當(dāng)抄送的情況

（1）請(qǐng)示郵件不得抄送其下級(jí)部門或43郵件寫作注意事項(xiàng)Chapter

郵件寫作注意事項(xiàng)Chapter44每一封郵件都要有主題，郵件主題應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了并且與郵件內(nèi)容有關(guān)。如果一次要和對(duì)方討論的事情是不同的主題，建議分開使用不同的郵件傳送。也就是說(shuō)，每封信的主題最好只有一個(gè)，這樣對(duì)方會(huì)比較好針對(duì)單純的主題加以回信。每一封郵件都要有主題，郵件主題應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了并且與郵件內(nèi)容有關(guān)45撰寫郵件之前，不妨想到此時(shí)是面對(duì)著對(duì)方，而不是面對(duì)鍵盤與屏幕，這樣可以讓語(yǔ)氣溫暖一點(diǎn)；書寫時(shí)要比口語(yǔ)對(duì)話再稍微正式一點(diǎn)；設(shè)想對(duì)方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn)，多站在對(duì)方的立場(chǎng)思考你要寫的郵件；了解對(duì)方和你一樣都是大忙人，講重點(diǎn)即可；多一點(diǎn)體貼，想辦法讓你的郵件，看起來(lái)簡(jiǎn)短扼要，有親和力又不失禮。

撰寫郵件之前，不妨想到此時(shí)是面對(duì)著對(duì)方，而不是面對(duì)鍵盤與屏幕46電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說(shuō)，重點(diǎn)在最前面的第一段如果信件很長(zhǎng)，最好在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。

郵件結(jié)構(gòu)：電子郵件的撰寫，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說(shuō)，重點(diǎn)在最前47主動(dòng)說(shuō)出你期待對(duì)方做的事情當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)，如果郵件的內(nèi)容較長(zhǎng)，在信件的一開始，就應(yīng)說(shuō)明你的要求。如果內(nèi)容很短，不超過(guò)一個(gè)屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求也可。如果發(fā)送表格形式（內(nèi)容不多），建議將表格復(fù)制到郵件內(nèi)容中進(jìn)行發(fā)送。

主動(dòng)說(shuō)出你期待對(duì)方做的事情48郵件的寫作規(guī)范-黃淑敏要點(diǎn)課件49郵件的日期與時(shí)間要明確在郵件中提到的日期與時(shí)間，一定要具體，你說(shuō)的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候?因此最好改成「下周三(3月7日)」「下個(gè)月(8月)」，時(shí)間也要明確，是上午還是下午?幾點(diǎn)？以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會(huì)郵件的日期與時(shí)間要明確50如果你回復(fù)對(duì)方的來(lái)信時(shí)，使用對(duì)方的主旨回復(fù)，讓對(duì)方知道這是來(lái)自于你的回復(fù)。此外，如果想要在主旨點(diǎn)出回復(fù)的重點(diǎn)，可以在郵件本文內(nèi)容里寫上「回復(fù)主旨：XXXXXX」讓對(duì)方知道這是回復(fù)哪一封信。謹(jǐn)慎使用全部回復(fù)

如果你回復(fù)對(duì)方的來(lái)信時(shí)，使用對(duì)方的主旨回復(fù)，讓對(duì)方知道這是來(lái)51檢查自己寫的郵件時(shí)，試試看讀出