城建檔案著錄與檢索課件

城建檔案著錄與檢索

主講人：呂燦城建檔案著錄與檢索

主講人：呂燦1第一節(jié)城建檔案著錄(1)城建檔案著錄是指在編制城建檔案目錄時(shí)，為提取城建檔案信息，對(duì)城建檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。

它是編制檢索工具的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也就是按照一定的規(guī)則,把城建檔案的各種特征集中概括地反映出來,以便于計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存管理和檢索利用,也可以用它進(jìn)行手工檢索。目前著錄工作仍以手工方式進(jìn)行，它是一項(xiàng)工作量大，技術(shù)性強(qiáng)的工作，需要很多專業(yè)人員和檔案工作人員參加。檔案著錄必須根據(jù)統(tǒng)一的原則、標(biāo)準(zhǔn)，具有統(tǒng)一的著錄項(xiàng)目、統(tǒng)一的著錄格式、統(tǒng)一的著錄順序和統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)符號(hào)，這樣才便于計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)非全文檢索，以便更好地為利用者提供服務(wù)。

依據(jù)：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50323-2001《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》第一節(jié)城建檔案著錄(1)城建檔案著錄是指在編制城建檔案目錄2第一節(jié)城建檔案著錄(2)一、著錄級(jí)別（1）（工程）項(xiàng)目級(jí)著錄（2）案卷級(jí)著錄（3）文件級(jí)著錄第一節(jié)城建檔案著錄(2)一、著錄級(jí)別3第一節(jié)城建檔案著錄(3)二、著錄格式按照不同著錄對(duì)象，（工程）項(xiàng)目級(jí)著錄格式分為房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、城市管線工程、建設(shè)工程規(guī)劃管理項(xiàng)目、建設(shè)用地規(guī)劃管理項(xiàng)目、通用工程項(xiàng)目六種。（卡片式還使用段落符號(hào)式著錄格式）第一節(jié)城建檔案著錄(3)二、著錄格式4第一節(jié)城建檔案著錄(4)三、著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次著錄項(xiàng)目分為必要項(xiàng)目與選擇項(xiàng)目：(1).必要項(xiàng)目包括：正題名、第一責(zé)任者、時(shí)間、檔號(hào)（含分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)）、縮微號(hào)、主題詞號(hào)。(2).選擇項(xiàng)目包括：并列題名、副題名及說明文字、文件編號(hào)、其它責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、載體形態(tài)、叢編、附注、提要、檔案館（室）代號(hào)等。第一節(jié)城建檔案著錄(4)三、著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次5第一節(jié)城建檔案著錄(5)四、著錄項(xiàng)目城建檔案著錄項(xiàng)目分大項(xiàng)、小項(xiàng)和單元。大項(xiàng)包括題名與責(zé)任者、稿本與文種、密級(jí)與保管期限、時(shí)間、載體數(shù)量、專業(yè)記載、附注與提要、排檢與編號(hào)等。各大項(xiàng)下又分若干小項(xiàng)，小項(xiàng)下又分若干單元。

第一節(jié)城建檔案著錄(5)四、著錄項(xiàng)目6城建檔案檢索工作是城建檔案業(yè)務(wù)工作的一個(gè)獨(dú)立環(huán)節(jié)（城建檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用和編研七項(xiàng)）。它是開展利用業(yè)務(wù)的前期工作。主要是編制和使用檢索工具，為城建檔案的利用做好準(zhǔn)備工作。完整意義上的城建檔案檢索工作包括兩部分內(nèi)容：一是編目，即建立檢索系統(tǒng)，編制檢索工具；二是檢索，即利用已建立的檢索工具，按照利用者的意圖查找所需檔案信息。城建檔案檢索工作是城建檔案業(yè)務(wù)工作的一個(gè)獨(dú)立環(huán)節(jié)（城建檔案業(yè)7第二節(jié)城建檔案的編目(1)城建檔案編目是城建檔案管理工作中的一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)，其工作的成果將直接產(chǎn)生各種各樣的檢索工具，并供城建檔案檢索之用。城建檔案的編目過程分為二個(gè)階段：第一階段是城建檔案的著錄；第二階段是城建檔案目錄的組織，亦即狹義意義上的城建檔案編目。依據(jù)：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》第二節(jié)城建檔案的編目(1)城建檔案編目是城建檔案管理工作8第二節(jié)城建檔案的編目(2)一、卷內(nèi)文件頁號(hào)1.卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從“1”開始。2.頁號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募谟蚁陆牵浑p面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。3.成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。4.案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。第二節(jié)城建檔案的編目(2)一、卷內(nèi)文件頁號(hào)9第二節(jié)城建檔案的編目(3)二、卷內(nèi)目錄的編制1.卷內(nèi)目錄式樣見示例圖9-1。2.序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉拍數(shù)字從1依次標(biāo)注。3.責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。4.文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。5.文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。6.日期：填寫文件形成的日期。7.頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號(hào)。最后一份文件填寫起止頁號(hào)。8.卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。第二節(jié)城建檔案的編目(3)二、卷內(nèi)目錄的編制10第二節(jié)城建檔案的編目(4)三、卷內(nèi)備考表的編制1.卷內(nèi)備考表的式樣見示例圖9-2。2.卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù))，以及立卷單位對(duì)案卷情況的說明。3.卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。第二節(jié)城建檔案的編目(4)三、卷內(nèi)備考表的編制11第二節(jié)城建檔案的編目(5)四、卷內(nèi)封面的編制1.案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用封面形式。2.案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。3.檔號(hào)應(yīng)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成。4.檔案館代號(hào)應(yīng)填寫國(guó)家給定的本檔案館的編號(hào)。5.案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。6.編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。7.起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。8.保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。9.密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。第二節(jié)城建檔案的編目(5)四、卷內(nèi)封面的編制12第三節(jié)城建檔案檢索工作城建檔案檢索工作：依靠事先編制好的各種檢索工具，從數(shù)量龐大的館藏城建檔案中將利用者需要的信息查找出來的工作。編制系統(tǒng)、完整、科學(xué)的檢索工具，建立完備的檢索體系是檔案管理部門管理業(yè)務(wù)水平的標(biāo)志。檔案檢索工作要迅速準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)、方便實(shí)用、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。第三節(jié)城建檔案檢索工作城建檔案檢索工作：依靠事先編制好的13第四節(jié)城建檔案的檢索工具(1)檢索工具的編制是城建檔案檢索工作的中心內(nèi)容。它既是檔案利用者與檔案信息之間的“橋梁”，承擔(dān)指引利用者找到所需檔案信息的作用；同時(shí)客觀上也是檔案管理人員管理檔案，統(tǒng)計(jì)、鑒定、編研、甚至熟悉館藏、了解“家底”的必要手段。第四節(jié)城建檔案的檢索工具(1)檢索工具的編制是城建檔案檢14第四節(jié)城建檔案的檢索工具(2)一、檢索工具的主要功能1.存貯城建檔案信息2.查找城建檔案信息3.組織傳遞交流城建檔案信息在檢索工具的三種功能中，查找功能是首要功能，是編制檢索工具的主要目的；存貯功能是基礎(chǔ)和前提；交流功能是附助功能。第四節(jié)城建檔案的檢索工具(2)一、檢索工具的主要功能15第四節(jié)城建檔案的檢索工具(3)二、檢索工具的種類按作用劃分：（1）檢索性工具；（2）館藏性工具；（3）報(bào)道性工具。按載體形式劃分：（1）書本式（簿冊(cè)式）；（2）卡片式；（3）地圖式。 此外，根據(jù)檢索工具的檢索深度不同可將它分為項(xiàng)目級(jí)目錄、案卷級(jí)目錄與文件級(jí)目錄三種；按檢索廣度不同把檢索工具分為專題目錄和普檢目錄兩種；按檢索手段不同分為手工檢索工具和機(jī)械檢索工具兩種等。第四節(jié)城建檔案的檢索工具(3)二、檢索工具的種類16第四節(jié)城建檔案的檢索工具(4)三、檢索工具的編制指導(dǎo)思想正確：在手工檢索的基礎(chǔ)上，逐步推行電腦和光盤檢索系統(tǒng)，并向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化發(fā)展。執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：《檔案著錄規(guī)則》第四節(jié)城建檔案的檢索工具(4)三、檢索工具的編制17第四節(jié)城建檔案的檢索工具(5)四、常見檢索工具的編制1.總目錄2.分類目錄3.主題詞目錄4.檔案專題目錄5.地圖索引第四節(jié)城建檔案的檢索工具(5)四、常見檢索工具的編制18第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(1)

一、計(jì)算機(jī)檢索的含義與特點(diǎn)二、建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的條件三、著錄工作四、計(jì)算機(jī)檢索方法與步驟五、計(jì)算機(jī)檢索的基本流程第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(1)

一、計(jì)算機(jī)檢索的含義與特點(diǎn)19第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(2)一、計(jì)算機(jī)檢索的含義與特點(diǎn)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索是指由計(jì)算機(jī)輔助完成城建檔案信息的存儲(chǔ)和查檢過程。計(jì)算機(jī)檢索與傳統(tǒng)的手工檢索相比較，具有如下優(yōu)點(diǎn)：（1）工作效率高；（2）查全查準(zhǔn)率高；（3）檢索途徑多；（4）輸出形式多樣；（5）資源共享。第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(2)一、計(jì)算機(jī)檢索的含義與特點(diǎn)20第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(3)二、建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的條件1.硬件條件：包括計(jì)算機(jī)主機(jī)、外存儲(chǔ)設(shè)備、信息輸入和輸出設(shè)備等。2.軟件條件：包括系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件。3.數(shù)據(jù)庫(kù)：按一定結(jié)構(gòu)和規(guī)則組織起來的有序數(shù)據(jù)的集合。是計(jì)算機(jī)城建檔案檢索系統(tǒng)正常運(yùn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)。第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(3)二、建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的條件21第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(4)三、著錄工作著錄工作又可稱前處理工作，是建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)前所進(jìn)行的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，是在建立計(jì)算機(jī)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。在計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中，檔案檢索是通過對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的搜尋實(shí)現(xiàn)的。而數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，必須依賴于檔案目錄項(xiàng)目的輸入。所以，城建檔案著錄工作是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索的前提條件。第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(4)三、著錄工作22第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(5)四、計(jì)算機(jī)檢索方法關(guān)鍵字檢索在日期范圍中檢索模糊檢索全條件檢索全文檢索第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(5)四、計(jì)算機(jī)檢索方法23第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(6)五、計(jì)算機(jī)檢索的基本流程完整的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)由存儲(chǔ)（信息輸入）、檢索（查找）、輸出三個(gè)分系統(tǒng)組成。(1)窗口查詢；(2)觸摸屏查詢；(3)網(wǎng)上查詢。第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(6)五、計(jì)算機(jī)檢索的基本流程24城建聲像檔案工作第一節(jié)聲像檔案概述聲像檔案是以聲音、圖像或以聲像同步、視聽結(jié)合的形式將信息記錄在特殊載體上而形成的特殊檔案。聲像檔案具有如下特點(diǎn)：1.載體材料具有特殊性；2.載體材料具有易損性；3.高容量存儲(chǔ)特點(diǎn)；4.可讀性低；5.復(fù)制性能好；6.傳播速度快；7.保存要求高。城建聲像檔案工作第一節(jié)聲像檔案概述25第二節(jié)聲像設(shè)備及載體現(xiàn)代聲像檔案的類型聲像型；縮微型；機(jī)讀型。聲像檔案及設(shè)備照相機(jī)與照片；錄音機(jī)與錄音帶；攝像機(jī)與錄像帶；計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)設(shè)備。第二節(jié)聲像設(shè)備及載體現(xiàn)代聲像檔案的類型26第三節(jié)城建聲像檔案管理（1）一、城建聲像檔案的范圍城市建設(shè)活動(dòng)中形成的照片、錄像帶、錄音帶等聲像檔案原則上都屬于城建聲像檔案的范圍。二、建設(shè)工程聲像檔案歸檔內(nèi)容（深圳）（1）市政、公用工程檔案；（2）本市確定的重點(diǎn)工程的檔案；（3）十層以上、投資在五百萬元以上、建筑面積一萬平方米以上的辦公、商業(yè)、住宅、綜合樓等其它單位建設(shè)工程的檔案；（4）設(shè)計(jì)新穎、有特色的建筑工程和具有紀(jì)念性的新、老建筑和構(gòu)筑物的檔案。第三節(jié)城建聲像檔案管理（1）一、城建聲像檔案的范圍27第三節(jié)城建聲像檔案管理（2）三、建設(shè)工程聲像檔案拍攝工作要求（1）聲像檔案應(yīng)由聲像制作人員跟蹤拍攝，包括錄像、照相，并按照有關(guān)規(guī)范要求編制成聲像檔案。（2）拍攝內(nèi)容主要包括：開工前原貌、開工典禮、樁基及基礎(chǔ)部分施工、管線鋪設(shè)復(fù)土前重要環(huán)節(jié)，重要會(huì)議、重大技術(shù)改造及工程事故處理、工程竣工全貌、工程竣工驗(yàn)收等。（3）錄像、照相應(yīng)拍攝建筑物全景、中景、近景、特寫、正面、側(cè)面、背面、以及工程結(jié)構(gòu)細(xì)部。（4）拍攝次數(shù)視工程具體情況而定，一般工程需到現(xiàn)場(chǎng)拍攝3~5次，大型重點(diǎn)工程8~10次。第三節(jié)城建聲像檔案管理（2）三、建設(shè)工程聲像檔案拍攝工作要28第三節(jié)城建聲像檔案管理（3）四、建設(shè)工程聲像檔案歸檔質(zhì)量要求（1）照片應(yīng)該是原版，原件，底片與照片相符；（2）照片圖像清晰，焦點(diǎn)準(zhǔn)確，畫面構(gòu)圖完整，主題突出，曝光正常；（3）照片尺寸應(yīng)為3R光面紙；底片不能有磨損、劃傷和污斑；（4）錄像資料圖像應(yīng)清晰、畫面穩(wěn)定、聲音清楚，信號(hào)制式應(yīng)是PAL制式；（5）錄像帶應(yīng)無變形、斷裂、發(fā)霉及磁粉脫落；（6）聲像照片資料應(yīng)有必要的文字說明，說明包括：時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物、背景及攝制者。第三節(jié)城建聲像檔案管理（3）四、建設(shè)工程聲像檔案歸檔質(zhì)量要29第三節(jié)城建聲像檔案管理（4）五、聲像資料的收集為了保證城建檔案聲像檔案的完整、系統(tǒng)，必須對(duì)分散在個(gè)人手中的有價(jià)值的聲像資料進(jìn)行收集。第三節(jié)城建聲像檔案管理（4）五、聲像資料的收集30第三節(jié)城建聲像檔案管理（5）1．對(duì)重大工程的竣工檔案除文字和圖紙資料外，還要注重對(duì)聲像資料的收集、整理、移交和歸檔，竣工資料中沒有或缺少聲像資料的，應(yīng)視為竣工資料不完整。2．對(duì)城市重大改、擴(kuò)建工程、重大建設(shè)工程要不失時(shí)機(jī)地進(jìn)行跟蹤攝影和攝像；對(duì)反映城市面貌的名勝古跡，老城改造等活動(dòng)務(wù)必及時(shí)拍攝，為后人留下完整的聲像資料。3．加強(qiáng)橫向聯(lián)系，建立信息網(wǎng)絡(luò)。與各建設(shè)單位，規(guī)劃和建設(shè)系統(tǒng)各有關(guān)單位取得經(jīng)常性聯(lián)系，溝通信息，加強(qiáng)配合，把反映城市建的重大活動(dòng)及時(shí)拍攝下來。4.廣泛開辟聲像檔案資源，向產(chǎn)生聲像資料的單位如新聞媒體、展覽館、博物館、影視單位、攝影愛好者進(jìn)行征集。對(duì)城市建設(shè)和發(fā)展有重要保存價(jià)值的聲像資料，有條件的還需出資購(gòu)回。5．收集工作必須依法進(jìn)行，必要時(shí)可以采取收購(gòu)的方式進(jìn)行。第三節(jié)城建聲像檔案管理（5）1．對(duì)重大工程的竣工檔案除文字31第四節(jié)城建聲像檔案保管(1)一、聲像檔案的分類與編目對(duì)聲像檔案進(jìn)行分類和編目是實(shí)現(xiàn)城建聲像檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、自動(dòng)化的基礎(chǔ)。聲像檔案應(yīng)按大類、屬類、小類體系編目，并分類存放。第四節(jié)城建聲像檔案保管(1)一、聲像檔案的分類與編目32第四節(jié)城建聲像檔案保管(2)二、聲像檔案的存放與保護(hù)防火、防光、防塵、防潮、防磁和防有害氣體外，相對(duì)濕度保持在40~60%之間，溫度保持在14~24°C之間。第四節(jié)城建聲像檔案保管(2)二、聲像檔案的存放與保護(hù)33演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！34城建檔案著錄與檢索

主講人：呂燦城建檔案著錄與檢索

主講人：呂燦35第一節(jié)城建檔案著錄(1)城建檔案著錄是指在編制城建檔案目錄時(shí)，為提取城建檔案信息，對(duì)城建檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。

它是編制檢索工具的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也就是按照一定的規(guī)則,把城建檔案的各種特征集中概括地反映出來,以便于計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存管理和檢索利用,也可以用它進(jìn)行手工檢索。目前著錄工作仍以手工方式進(jìn)行，它是一項(xiàng)工作量大，技術(shù)性強(qiáng)的工作，需要很多專業(yè)人員和檔案工作人員參加。檔案著錄必須根據(jù)統(tǒng)一的原則、標(biāo)準(zhǔn)，具有統(tǒng)一的著錄項(xiàng)目、統(tǒng)一的著錄格式、統(tǒng)一的著錄順序和統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)符號(hào)，這樣才便于計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)非全文檢索，以便更好地為利用者提供服務(wù)。

依據(jù)：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50323-2001《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》第一節(jié)城建檔案著錄(1)城建檔案著錄是指在編制城建檔案目錄36第一節(jié)城建檔案著錄(2)一、著錄級(jí)別（1）（工程）項(xiàng)目級(jí)著錄（2）案卷級(jí)著錄（3）文件級(jí)著錄第一節(jié)城建檔案著錄(2)一、著錄級(jí)別37第一節(jié)城建檔案著錄(3)二、著錄格式按照不同著錄對(duì)象，（工程）項(xiàng)目級(jí)著錄格式分為房屋建筑工程、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程、城市管線工程、建設(shè)工程規(guī)劃管理項(xiàng)目、建設(shè)用地規(guī)劃管理項(xiàng)目、通用工程項(xiàng)目六種。（卡片式還使用段落符號(hào)式著錄格式）第一節(jié)城建檔案著錄(3)二、著錄格式38第一節(jié)城建檔案著錄(4)三、著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次著錄項(xiàng)目分為必要項(xiàng)目與選擇項(xiàng)目：(1).必要項(xiàng)目包括：正題名、第一責(zé)任者、時(shí)間、檔號(hào)（含分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)）、縮微號(hào)、主題詞號(hào)。(2).選擇項(xiàng)目包括：并列題名、副題名及說明文字、文件編號(hào)、其它責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、載體形態(tài)、叢編、附注、提要、檔案館（室）代號(hào)等。第一節(jié)城建檔案著錄(4)三、著錄詳簡(jiǎn)級(jí)次39第一節(jié)城建檔案著錄(5)四、著錄項(xiàng)目城建檔案著錄項(xiàng)目分大項(xiàng)、小項(xiàng)和單元。大項(xiàng)包括題名與責(zé)任者、稿本與文種、密級(jí)與保管期限、時(shí)間、載體數(shù)量、專業(yè)記載、附注與提要、排檢與編號(hào)等。各大項(xiàng)下又分若干小項(xiàng)，小項(xiàng)下又分若干單元。

第一節(jié)城建檔案著錄(5)四、著錄項(xiàng)目40城建檔案檢索工作是城建檔案業(yè)務(wù)工作的一個(gè)獨(dú)立環(huán)節(jié)（城建檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用和編研七項(xiàng)）。它是開展利用業(yè)務(wù)的前期工作。主要是編制和使用檢索工具，為城建檔案的利用做好準(zhǔn)備工作。完整意義上的城建檔案檢索工作包括兩部分內(nèi)容：一是編目，即建立檢索系統(tǒng)，編制檢索工具；二是檢索，即利用已建立的檢索工具，按照利用者的意圖查找所需檔案信息。城建檔案檢索工作是城建檔案業(yè)務(wù)工作的一個(gè)獨(dú)立環(huán)節(jié)（城建檔案業(yè)41第二節(jié)城建檔案的編目(1)城建檔案編目是城建檔案管理工作中的一項(xiàng)重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)，其工作的成果將直接產(chǎn)生各種各樣的檢索工具，并供城建檔案檢索之用。城建檔案的編目過程分為二個(gè)階段：第一階段是城建檔案的著錄；第二階段是城建檔案目錄的組織，亦即狹義意義上的城建檔案編目。依據(jù)：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》第二節(jié)城建檔案的編目(1)城建檔案編目是城建檔案管理工作42第二節(jié)城建檔案的編目(2)一、卷內(nèi)文件頁號(hào)1.卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁號(hào)從“1”開始。2.頁號(hào)編寫位置：?jiǎn)蚊鏁鴮懙奈募谟蚁陆?；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。3.成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。4.案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號(hào)。第二節(jié)城建檔案的編目(2)一、卷內(nèi)文件頁號(hào)43第二節(jié)城建檔案的編目(3)二、卷內(nèi)目錄的編制1.卷內(nèi)目錄式樣見示例圖9-1。2.序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉拍數(shù)字從1依次標(biāo)注。3.責(zé)任者：填寫文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。4.文件編號(hào)：填寫工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。5.文件題名：填寫文件標(biāo)題的全稱。6.日期：填寫文件形成的日期。7.頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排的起始頁號(hào)。最后一份文件填寫起止頁號(hào)。8.卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。第二節(jié)城建檔案的編目(3)二、卷內(nèi)目錄的編制44第二節(jié)城建檔案的編目(4)三、卷內(nèi)備考表的編制1.卷內(nèi)備考表的式樣見示例圖9-2。2.卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù))，以及立卷單位對(duì)案卷情況的說明。3.卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。第二節(jié)城建檔案的編目(4)三、卷內(nèi)備考表的編制45第二節(jié)城建檔案的編目(5)四、卷內(nèi)封面的編制1.案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用封面形式。2.案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。3.檔號(hào)應(yīng)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成。4.檔案館代號(hào)應(yīng)填寫國(guó)家給定的本檔案館的編號(hào)。5.案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。6.編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。7.起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。8.保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。9.密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。第二節(jié)城建檔案的編目(5)四、卷內(nèi)封面的編制46第三節(jié)城建檔案檢索工作城建檔案檢索工作：依靠事先編制好的各種檢索工具，從數(shù)量龐大的館藏城建檔案中將利用者需要的信息查找出來的工作。編制系統(tǒng)、完整、科學(xué)的檢索工具，建立完備的檢索體系是檔案管理部門管理業(yè)務(wù)水平的標(biāo)志。檔案檢索工作要迅速準(zhǔn)確、全面系統(tǒng)、方便實(shí)用、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。第三節(jié)城建檔案檢索工作城建檔案檢索工作：依靠事先編制好的47第四節(jié)城建檔案的檢索工具(1)檢索工具的編制是城建檔案檢索工作的中心內(nèi)容。它既是檔案利用者與檔案信息之間的“橋梁”，承擔(dān)指引利用者找到所需檔案信息的作用；同時(shí)客觀上也是檔案管理人員管理檔案，統(tǒng)計(jì)、鑒定、編研、甚至熟悉館藏、了解“家底”的必要手段。第四節(jié)城建檔案的檢索工具(1)檢索工具的編制是城建檔案檢48第四節(jié)城建檔案的檢索工具(2)一、檢索工具的主要功能1.存貯城建檔案信息2.查找城建檔案信息3.組織傳遞交流城建檔案信息在檢索工具的三種功能中，查找功能是首要功能，是編制檢索工具的主要目的；存貯功能是基礎(chǔ)和前提；交流功能是附助功能。第四節(jié)城建檔案的檢索工具(2)一、檢索工具的主要功能49第四節(jié)城建檔案的檢索工具(3)二、檢索工具的種類按作用劃分：（1）檢索性工具；（2）館藏性工具；（3）報(bào)道性工具。按載體形式劃分：（1）書本式（簿冊(cè)式）；（2）卡片式；（3）地圖式。 此外，根據(jù)檢索工具的檢索深度不同可將它分為項(xiàng)目級(jí)目錄、案卷級(jí)目錄與文件級(jí)目錄三種；按檢索廣度不同把檢索工具分為專題目錄和普檢目錄兩種；按檢索手段不同分為手工檢索工具和機(jī)械檢索工具兩種等。第四節(jié)城建檔案的檢索工具(3)二、檢索工具的種類50第四節(jié)城建檔案的檢索工具(4)三、檢索工具的編制指導(dǎo)思想正確：在手工檢索的基礎(chǔ)上，逐步推行電腦和光盤檢索系統(tǒng)，并向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化發(fā)展。執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：《檔案著錄規(guī)則》第四節(jié)城建檔案的檢索工具(4)三、檢索工具的編制51第四節(jié)城建檔案的檢索工具(5)四、常見檢索工具的編制1.總目錄2.分類目錄3.主題詞目錄4.檔案專題目錄5.地圖索引第四節(jié)城建檔案的檢索工具(5)四、常見檢索工具的編制52第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(1)

一、計(jì)算機(jī)檢索的含義與特點(diǎn)二、建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的條件三、著錄工作四、計(jì)算機(jī)檢索方法與步驟五、計(jì)算機(jī)檢索的基本流程第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(1)

一、計(jì)算機(jī)檢索的含義與特點(diǎn)53第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(2)一、計(jì)算機(jī)檢索的含義與特點(diǎn)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索是指由計(jì)算機(jī)輔助完成城建檔案信息的存儲(chǔ)和查檢過程。計(jì)算機(jī)檢索與傳統(tǒng)的手工檢索相比較，具有如下優(yōu)點(diǎn)：（1）工作效率高；（2）查全查準(zhǔn)率高；（3）檢索途徑多；（4）輸出形式多樣；（5）資源共享。第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(2)一、計(jì)算機(jī)檢索的含義與特點(diǎn)54第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(3)二、建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的條件1.硬件條件：包括計(jì)算機(jī)主機(jī)、外存儲(chǔ)設(shè)備、信息輸入和輸出設(shè)備等。2.軟件條件：包括系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件。3.數(shù)據(jù)庫(kù)：按一定結(jié)構(gòu)和規(guī)則組織起來的有序數(shù)據(jù)的集合。是計(jì)算機(jī)城建檔案檢索系統(tǒng)正常運(yùn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)。第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(3)二、建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的條件55第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(4)三、著錄工作著錄工作又可稱前處理工作，是建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)前所進(jìn)行的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，是在建立計(jì)算機(jī)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，對(duì)檔案內(nèi)容特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。在計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中，檔案檢索是通過對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的搜尋實(shí)現(xiàn)的。而數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，必須依賴于檔案目錄項(xiàng)目的輸入。所以，城建檔案著錄工作是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索的前提條件。第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(4)三、著錄工作56第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(5)四、計(jì)算機(jī)檢索方法關(guān)鍵字檢索在日期范圍中檢索模糊檢索全條件檢索全文檢索第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(5)四、計(jì)算機(jī)檢索方法57第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(6)五、計(jì)算機(jī)檢索的基本流程完整的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)由存儲(chǔ)（信息輸入）、檢索（查找）、輸出三個(gè)分系統(tǒng)組成。(1)窗口查詢；(2)觸摸屏查詢；(3)網(wǎng)上查詢。第五節(jié)城建檔案計(jì)算機(jī)檢索(6)五、計(jì)算機(jī)檢索的基本流程58城建聲像檔案工作第一節(jié)聲像檔案概述聲像檔案是以聲音、圖像或以聲像同步、視聽結(jié)合的形式將信息記錄在特殊載體上而形成的特殊檔案。聲像檔案具有如下特點(diǎn)：1.載體材料具有特殊性；2.載體材料具有易損性；3.高容量存儲(chǔ)特點(diǎn)；4.可讀性低；5.復(fù)制性能好；6.傳播速度快；7.保存要求高。城建聲像檔案工作第一節(jié)聲像檔案概述59第二節(jié)聲像設(shè)備及載體現(xiàn)代聲像檔案的類型聲像型；縮微型；機(jī)讀型。聲像檔案及設(shè)備照相機(jī)與照片；錄音機(jī)與錄音帶；攝像機(jī)與錄像帶；計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)設(shè)備。第二節(jié)聲像設(shè)備及載體現(xiàn)代聲像檔案的類型60第三節(jié)城建聲像檔案管理（1）一、城建聲像檔案的范圍城市建設(shè)活動(dòng)中形成的照片、錄像帶、錄音帶等聲像檔案原則上都屬于城建聲像檔案的范圍。二、建設(shè)工程聲像檔案歸檔內(nèi)容（深圳）（1）市政、公用工程檔案；（2）本市確定的重點(diǎn)工程的檔案；（3）十層以上、投資在五百萬元以上、建筑面積一萬平方米以上的辦公、商業(yè)、住宅、綜合樓等其它單位建設(shè)工程的檔案；（4）設(shè)計(jì)新穎、有特色的建筑工程和具有紀(jì)念性的新、老建筑和構(gòu)筑物的檔案。第三節(jié)城建聲像檔案管理（1）一、城建聲像檔案的范圍61第三節(jié)城建聲像檔案管理（2）三、建設(shè)工程聲像檔案拍攝工作要求（1）聲像檔案應(yīng)由聲像制作人員跟蹤拍攝，包括錄像、照相，并按照有關(guān)規(guī)范要求編制成聲像檔案。（2）拍攝內(nèi)容主要包括：開工前原貌、開工典禮、樁