家具行業(yè)會議主持者的技巧課件

第八講有效的會議第八講有效的會議1

會議是商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要部分，是進(jìn)行工作的一個(gè)重要工具。

為什么開會 會議是商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要部分，是進(jìn)行工作的一個(gè)重要工具2全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計(jì)經(jīng)理級干部和專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開會上；中上級的經(jīng)理約1周2天；資深行政人員則多達(dá)1周4天。研究顯示，除了一對一的會議，三人以上的會議平均所占的時(shí)間最多。全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計(jì)3你會開會嗎？——只有你重視了開會，你才能開一個(gè)高效的會議

你會開會嗎？——只有你重視了開會，你才能開一個(gè)高效的會議4你開會會遲到嗎？你開會會遲到嗎？51、邀請與會者選擇出席者——哪些人必須來開會？會議主持者的技巧1、邀請與會者會議主持者的技巧6提供信息者提供信息者7提供意見者提供意見者8提供特殊的專長的人提供特殊的專長的人9能夠授權(quán)的人能夠授權(quán)的人10通知與會者通常需要就會議的時(shí)間和地點(diǎn)給與會者書面的通知在上一個(gè)會議上宣布；電子郵件；電話；書面通知；等等通知與會者通常需要就會議的時(shí)間和地點(diǎn)給與會者書面的通知11準(zhǔn)備議程

會議議程是需要提出并討論的問題或項(xiàng)目的清單。它應(yīng)當(dāng)簡潔、一目了然編寫議程時(shí)要注意幾點(diǎn)：議程開頭為會議的日期、時(shí)間與地點(diǎn)；每一項(xiàng)均有一個(gè)編號；每一項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間；下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾。

準(zhǔn)備議程 會議議程是需要提出并討論的問題或項(xiàng)目的清單。12委員會議議程7月6日上午11點(diǎn)格林飯店1、（11：00）任命一位會議主席2、（11：10）為缺席致謙3、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄4、（11：30）上次會議提出的事項(xiàng)5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會間休息6、（12：15）其他事宜7、（12：45）下次會議細(xì)節(jié)委員會議議程7月6日上午11點(diǎn)格林飯店13確定地點(diǎn) 選擇會議地點(diǎn)對于會議的成功是極為重要的，這不僅是一個(gè)舒適的問題而且要使與會者感覺到這個(gè)場所是適合于這個(gè)會議的。會議地點(diǎn)應(yīng)與會議目的相適合。若會議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開放式辦公室召開正式會議。確定地點(diǎn) 選擇會議地點(diǎn)對于會議的成功是極為重要的，這不僅14你的辦公室優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)。缺點(diǎn)：可能會有電話干擾，或者有人打擾。你的辦公室優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加15下級的辦公室優(yōu)點(diǎn)：可能提高一位下級的地位和士氣。缺點(diǎn)：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適下級的辦公室優(yōu)點(diǎn)：可能提高一位下級的地位和士氣。16單位會議室優(yōu)點(diǎn)：避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級問題。缺點(diǎn)：外人可能同與會者接觸而打擾會議。單位會議室優(yōu)點(diǎn)：避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級問題。17外面的會議室優(yōu)點(diǎn)：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢；如果保密是重要的，這類會議室很有用。缺點(diǎn)：可能昂貴，并且每個(gè)人都不熟悉。外面的會議室優(yōu)點(diǎn)：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢；如果保密是重要18會議中心優(yōu)點(diǎn)：具有開大會的設(shè)備；需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi)。缺點(diǎn)：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機(jī)會。會議中心優(yōu)點(diǎn)：具有開大會的設(shè)備；需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全19安排座位一對一會議在一個(gè)一對一的會上，兩人的座位安排可決定會議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在主持會議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會議的正式程度。一對一的會議有三種座位安排：安排座位一對一會議在一個(gè)一對一的會上，兩人的座位安排可決20支持性的 如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就坐，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。支持性的 如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就坐，21合作性的 坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。合作性的 坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性22面對面的 坐在桌子的對面，使自己與另一個(gè)人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。面對面的 坐在桌子的對面，使自己與另一個(gè)人保持距離，這個(gè)位置23多人會議多人會議有四種就坐方式，如下圖：多人會議多人會議有四種就坐方式，24家具行業(yè)會議主持者的技巧25掌握會議節(jié)奏掌握會議節(jié)奏26準(zhǔn)時(shí)開會準(zhǔn)時(shí)開會27履行議程有效的利用時(shí)間規(guī)定休息時(shí)間履行議程28控制會議控制會議29讀出消極信號 與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明對會議缺少興趣，注意力不集中。讀出消極信號 與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明對會議缺少興趣30 一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對會議進(jìn)行的方式感到不高興。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁地瞪著眼。 一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對會議進(jìn)行的方式感到不高興。他31 這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語言表明一種對抗態(tài)度。 這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語言表明一種對抗32辨別積極的信號 這個(gè)與會者揚(yáng)起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)言者，是一種感興趣的表示。辨別積極的信號 這個(gè)與會者揚(yáng)起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)33 這個(gè)與會者是一種密切注意的姿勢，意味著她對發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。 這個(gè)與會者是一種密切注意的姿勢，意味著她對發(fā)言者所講的內(nèi)容34評估氣氛維持秩序達(dá)成決議評估氣氛35維持秩序 若雙方的討論邊的過分激烈，就站起來重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會使你顯出更大的權(quán)威性。同時(shí)，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。維持秩序 若雙方的討論邊的過分激烈，就站起來重新控制局36借口會議中還會遇到一些特殊問題

當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí)，與會者會找借口，如“我忘了”、“這不是我的責(zé)任”。作為主席你可以在這位與會者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng)工作。或者將任務(wù)轉(zhuǎn)給其他人做。借口會議中還會遇到一些特殊問題當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí)37設(shè)伏 有的與會者會試圖暗中破壞會議，所以會議未能達(dá)到規(guī)定的目標(biāo)。身為主席，你可以通過揭露她的策略來鼓勵(lì)她。如果與會者繼續(xù)試圖阻撓會議，就休會。在極端的情況下，你還可以將發(fā)難者逐出會議。設(shè)伏 有的與會者會試圖暗中破壞會議，所以會議未能達(dá)到規(guī)38對抗 有的與會者對會議中所提出的觀點(diǎn)會采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對態(tài)度，并挑起爭論。作為主席，你可以以會議目的和達(dá)成一致的需要來提醒反對者。也可以緊扣事實(shí)，鼓勵(lì)與會者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論?；蛘咴诓粨p害反對者的情況下引入幽默，以緩和局面。對抗 有的與會者對會議中所提出的觀點(diǎn)會采取一種不必要的39嚴(yán)重混亂 與會者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會議搞得混亂不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求該與會者離開。你也可以休會，而且不確定重新集合的時(shí)間。嚴(yán)重混亂 與會者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會議40結(jié)束會議處理其他事宜總結(jié)決議結(jié)束會議結(jié)束會議處理其他事宜41會議參與者的技巧會議參與者的技巧42積極參與收集信息積極參與收集信息43辨認(rèn)對立方辨認(rèn)對立方44外表與講話外表與講話45外表部分外表部分46獲得信心積極地參與獲得信心47傾聽發(fā)言傾聽發(fā)言48聚精會神地傾聽聚精會神地傾聽49尊重他人“剪接”你的發(fā)言尊重他人50做備忘錄做備忘錄51演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！52第八講有效的會議第八講有效的會議53

會議是商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要部分，是進(jìn)行工作的一個(gè)重要工具。

為什么開會 會議是商務(wù)活動(dòng)的一個(gè)重要部分，是進(jìn)行工作的一個(gè)重要工具54全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計(jì)經(jīng)理級干部和專業(yè)人員每周約花1/4的時(shí)間在開會上；中上級的經(jīng)理約1周2天；資深行政人員則多達(dá)1周4天。研究顯示，除了一對一的會議，三人以上的會議平均所占的時(shí)間最多。全球每天要舉行數(shù)百萬次會議一份美國的調(diào)查統(tǒng)計(jì)55你會開會嗎？——只有你重視了開會，你才能開一個(gè)高效的會議

你會開會嗎？——只有你重視了開會，你才能開一個(gè)高效的會議56你開會會遲到嗎？你開會會遲到嗎？571、邀請與會者選擇出席者——哪些人必須來開會？會議主持者的技巧1、邀請與會者會議主持者的技巧58提供信息者提供信息者59提供意見者提供意見者60提供特殊的專長的人提供特殊的專長的人61能夠授權(quán)的人能夠授權(quán)的人62通知與會者通常需要就會議的時(shí)間和地點(diǎn)給與會者書面的通知在上一個(gè)會議上宣布；電子郵件；電話；書面通知；等等通知與會者通常需要就會議的時(shí)間和地點(diǎn)給與會者書面的通知63準(zhǔn)備議程

會議議程是需要提出并討論的問題或項(xiàng)目的清單。它應(yīng)當(dāng)簡潔、一目了然編寫議程時(shí)要注意幾點(diǎn)：議程開頭為會議的日期、時(shí)間與地點(diǎn)；每一項(xiàng)均有一個(gè)編號；每一項(xiàng)均有一個(gè)起始時(shí)間；下次會議細(xì)節(jié)寫在議程的末尾。

準(zhǔn)備議程 會議議程是需要提出并討論的問題或項(xiàng)目的清單。64委員會議議程7月6日上午11點(diǎn)格林飯店1、（11：00）任命一位會議主席2、（11：10）為缺席致謙3、（11：15）批準(zhǔn)上次會議備忘錄4、（11：30）上次會議提出的事項(xiàng)5、（11：45）討論聯(lián)絡(luò)事宜（12：00）會間休息6、（12：15）其他事宜7、（12：45）下次會議細(xì)節(jié)委員會議議程7月6日上午11點(diǎn)格林飯店65確定地點(diǎn) 選擇會議地點(diǎn)對于會議的成功是極為重要的，這不僅是一個(gè)舒適的問題而且要使與會者感覺到這個(gè)場所是適合于這個(gè)會議的。會議地點(diǎn)應(yīng)與會議目的相適合。若會議的目的之一是讓兩部分人進(jìn)一步相互了解，一種寬松的郊外氣氛是合適的。同樣的道理，不要在一個(gè)亂糟糟的開放式辦公室召開正式會議。確定地點(diǎn) 選擇會議地點(diǎn)對于會議的成功是極為重要的，這不僅66你的辦公室優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)。缺點(diǎn)：可能會有電話干擾，或者有人打擾。你的辦公室優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加67下級的辦公室優(yōu)點(diǎn)：可能提高一位下級的地位和士氣。缺點(diǎn)：如果工作處狹小，可能會使雙方感到不適下級的辦公室優(yōu)點(diǎn)：可能提高一位下級的地位和士氣。68單位會議室優(yōu)點(diǎn)：避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級問題。缺點(diǎn)：外人可能同與會者接觸而打擾會議。單位會議室優(yōu)點(diǎn)：避免由于使用個(gè)人辦公室而引起的公司等級問題。69外面的會議室優(yōu)點(diǎn)：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢；如果保密是重要的，這類會議室很有用。缺點(diǎn)：可能昂貴，并且每個(gè)人都不熟悉。外面的會議室優(yōu)點(diǎn)：保證沒有任何一方占地主優(yōu)勢；如果保密是重要70會議中心優(yōu)點(diǎn)：具有開大會的設(shè)備；需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全保衛(wèi)。缺點(diǎn)：可能缺少非正式的小規(guī)模聚會的機(jī)會。會議中心優(yōu)點(diǎn)：具有開大會的設(shè)備；需要時(shí)能夠提供技術(shù)支持和安全71安排座位一對一會議在一個(gè)一對一的會上，兩人的座位安排可決定會議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。如果你正在主持會議，可通過適當(dāng)安排座位來影響會議的正式程度。一對一的會議有三種座位安排：安排座位一對一會議在一個(gè)一對一的會上，兩人的座位安排可決72支持性的 如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就坐，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。支持性的 如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就坐，73合作性的 坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性。合作性的 坐在另一個(gè)人旁邊表示合作，這種安排提示觀點(diǎn)的相似性74面對面的 坐在桌子的對面，使自己與另一個(gè)人保持距離，這個(gè)位置能使不一致的觀點(diǎn)表達(dá)得更自在一些。面對面的 坐在桌子的對面，使自己與另一個(gè)人保持距離，這個(gè)位置75多人會議多人會議有四種就坐方式，如下圖：多人會議多人會議有四種就坐方式，76家具行業(yè)會議主持者的技巧77掌握會議節(jié)奏掌握會議節(jié)奏78準(zhǔn)時(shí)開會準(zhǔn)時(shí)開會79履行議程有效的利用時(shí)間規(guī)定休息時(shí)間履行議程80控制會議控制會議81讀出消極信號 與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明對會議缺少興趣，注意力不集中。讀出消極信號 與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明對會議缺少興趣82 一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對會議進(jìn)行的方式感到不高興。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁地瞪著眼。 一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對會議進(jìn)行的方式感到不高興。他83 這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語言表明一種對抗態(tài)度。 這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語言表明一種對抗84辨別積極的信號 這個(gè)與會者揚(yáng)起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)言者，是一種感興趣的表示。辨別積極的信號 這個(gè)與會者揚(yáng)起眉毛并微笑，頭側(cè)向發(fā)85 這個(gè)與會者是一種密切注意的姿勢，意味著她對發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。 這個(gè)與會者是一種密切注意的姿勢，意味著她對發(fā)言者所講的內(nèi)容86評估氣氛維持秩序達(dá)成決議評估氣氛87維持秩序 若雙方的討論邊的過分激烈，就站起來重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會使你顯出更大的權(quán)威性。同時(shí)，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。維持秩序 若雙方的討論邊的過分激烈，就站起來重新控制局88借口會議中還會遇到一些特殊問題

當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí)，與會者會找借口，如“我忘了”、“這不是我的責(zé)任”。作為主席你可以在這位與會者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng)工作?；蛘邔⑷蝿?wù)轉(zhuǎn)給其他人做。借口會議中還會遇到一些特殊問題當(dāng)談及一項(xiàng)為完成的工作時(shí)89設(shè)伏 有的與會者會試圖暗中破壞會議，所以會議未能達(dá)到規(guī)定的目標(biāo)。身為主席，你可以通過揭露她的