檔案利用工作概述課件

檔案利用工作

第一節(jié)檔案利用工作的概念

一、含義1、概念：檔案利用工作——亦稱“檔案利用服務(wù)”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

檔案利用工作第一節(jié)檔案利用工作的概念1

（1）方式與方法——主要是指提供檔案原件借閱、檔案復(fù)制品、提供咨詢、檔案信息加工品，出具檔案證明等形式。

（2）檔案——檔案館室的檔案原件和檔案信息加工品，如大事記、結(jié)構(gòu)沿革、文件匯編等編研材料。

（3）服務(wù)——檔案人員被動(dòng)的提供檔案服務(wù)和主動(dòng)提供檔案服務(wù)兩種形式。

（1）方式與方法——主要是指提供檔案原件借閱、檔案復(fù)制品、22、內(nèi)容

館藏檔案信息的內(nèi)容和成分，各種檔案檢索工具的使用方法；社會(huì)對(duì)檔案信息的需求特點(diǎn)，把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律；介紹和報(bào)道館室藏中相關(guān)的檔案信息線索，積極開展檔案咨詢服務(wù)；提供他們所需的檔案文獻(xiàn)等內(nèi)容。2、內(nèi)容館藏檔案信息的內(nèi)容和成分，各種檔案檢索工3

二、指導(dǎo)思想

檔案利用工作的指導(dǎo)思想是，全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地為檔案用戶服務(wù)。（一）全面：提供本館室藏中檔案信息，同時(shí)推薦其他館室檔案線索。（二）及時(shí)：建立科學(xué)的檢索體系，熟悉檔案內(nèi)容與成分，及時(shí)滿足用戶需求。（三）準(zhǔn)確：要準(zhǔn)確的分析和把握檔案用戶的利用需求。二、指導(dǎo)思想檔案利用工作的指導(dǎo)思想是4(四)有效

積極主動(dòng)的為用戶查找檔案與資料，努力提高服務(wù)工作的質(zhì)量；大力開發(fā)檔案信息資源，建立完善的檢索系統(tǒng)，編輯出版各種檔案史料，提高檔案服務(wù)人員思想業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷增強(qiáng)為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的能力，主動(dòng)地有效地為利用者服務(wù)。(四)有效積極主動(dòng)的為用戶查找檔案與5

三、意義和要求

（一）意義1、提供利用是檔案工作的根本目的。2、利用工作對(duì)整個(gè)檔案工作的發(fā)展有決定性影響檔案工作的發(fā)展，取決于兩個(gè)因素（1）外部因素：社會(huì)及本部門決策層的重視程度（2）內(nèi)部因素：各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作是否健康、協(xié)調(diào)的發(fā)展

三、意義和要求（一）意義6（二）要求：1、明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度。2、熟悉檔案，了解需要。3、正確處理利用和保密的關(guān)系4、正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系5、注重被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉6、注意掌握檔案利用效果（二）要求：1、明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度。7第二節(jié)檔案利用的途徑與方式

一、檔案利用的基本途徑。

直接利用工作是檔案提供利用工作的主要途徑，是檔案工作人員通過閱覽、外借、復(fù)制、咨詢、檔案證明等服務(wù)方式，直接向利用者提供檔案材料，滿足利用需要的工作。是檔案部門最常用的利用方法，提供信息最直接。

第二節(jié)檔案利用的途徑與方式一、檔案利用的基本途徑。8間接利用工作是指檔案工作人員通過整理、匯集、編寫等方式，對(duì)現(xiàn)存檔案室檔案信息進(jìn)行開發(fā)，編輯成各種專門參考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精練的二次信息的工作。

間接利用工作是指檔案工作人員通過整理、匯集、編寫等方式，對(duì)現(xiàn)9檔案提供利用的具體方式是多種多樣的，但歸納起來有以下幾種基本方式：（1）以檔案原件提供利用。如：檔案館（室）開辟閱覽室，利用者在館（室）內(nèi)閱覽一般文件原件；在某些情況下將檔案原件暫時(shí)借出館（室）外使用等。但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案，不宜通過這種方式直接提供給利用者使用。檔案利用服務(wù)的方式檔案提供利用的具體方式是多種多樣的，但歸納起來有以下幾種基本10（2）以檔案復(fù)制品提供利用。如：制作各種形式的檔案原件復(fù)本，代替原件在館（室）內(nèi)閱覽或提供館（室）外利用；編輯出版文件匯編和在報(bào)刊上公布檔案；舉辦檔案展覽等。（3）綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用。如：編寫各種參考資料，制發(fā)檔案證明，函復(fù)查詢外調(diào)，依據(jù)檔案材料撰寫專門文章和著作，向社會(huì)提供加工的檔案信息。檔案利用服務(wù)的方式（2）以檔案復(fù)制品提供利用。如：制作各種形式的檔案原件復(fù)本，11一、閱覽服務(wù)檔案閱覽服務(wù)，是指檔案館（室）在特定的場(chǎng)所，開辟閱覽室，向有關(guān)利用者提供檔案信息的一種服務(wù)方式。檔案是歷史記錄的原始材料，一般多是單份、孤本或稀本，有的內(nèi)容具有一定的機(jī)密性。這些特點(diǎn)，決定了檔案一般不宜外借。檔案館（室）收藏的檔案，又不能也不必要全部復(fù)制多份廣為傳遞，而應(yīng)主要采取館（室）內(nèi)閱覽的方式。

檔案利用服務(wù)的方式一、閱覽服務(wù)檔案利用服務(wù)的方式12建立閱覽室接待利用的方式，優(yōu)越性很多：有專門設(shè)施，有專人監(jiān)護(hù)和咨詢，既便于檔案的保護(hù)和保密，又能為利用者提供較好的閱覽條件；可以提高檔案的周轉(zhuǎn)率和利用率，避免因一人借出館（室）外而妨礙多人利用之弊；便于了解和研究利用檔案的情況，從而改進(jìn)和提高檔案利用工作。檔案利用服務(wù)的方式建立閱覽室接待利用的方式，優(yōu)越性很多：檔案利用服務(wù)的方式13二、檔案的外借檔案外借服務(wù)，是指檔案（室）為滿足某些需要檔案原件或副本作證據(jù)的利用需求，暫時(shí)將檔案借出館（室）外使用的一種服務(wù)方式。檔案利用服務(wù)的方式二、檔案的外借檔案利用服務(wù)的方式14三、制發(fā)檔案復(fù)制本制發(fā)檔案復(fù)制本服務(wù)，是指檔案館（室）根據(jù)利用者的合理需要，以檔案原件為依據(jù)，通過復(fù)制（包括靜電復(fù)印、拍照、曬印、摹寫、抄錄等）、摘錄等手段，向利用者提供檔案復(fù)制本的一種服務(wù)方式。優(yōu)缺點(diǎn)檔案利用服務(wù)的方式三、制發(fā)檔案復(fù)制本檔案利用服務(wù)的方式15四、檔案證明檔案證明，是指檔案館（室）根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人的詢問和申請(qǐng)，為核查某種事實(shí)在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證明材料。利用者提出申請(qǐng)——領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)——查找材料——綜合編寫——校對(duì)——寄發(fā)檔案利用服務(wù)的方式四、檔案證明檔案利用服務(wù)的方式16檔案證明的編寫要求：（1）檔案證明應(yīng)根據(jù)檔案正本來編寫。（2）檔案證明必須客觀引述材料（3）無論根據(jù)什么材料編寫，均應(yīng)在檔案證明上注明材料的出處和根據(jù)（4）檔案證明的文字要確切、明了，要限定其內(nèi)容范圍，不得超出申請(qǐng)證明問題的范圍而列入其他材料檔案利用服務(wù)的方式檔案證明的編寫要求：檔案利用服務(wù)的方式17五、檔案目錄六、檔案展覽七、檔案咨詢八、網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)字化環(huán)境下檔案利用服務(wù)方式的變化檔案利用服務(wù)的方式五、檔案目錄檔案利用服務(wù)的方式18新環(huán)境下，檔案利用服務(wù)的方式也發(fā)生的革命性變化，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1、計(jì)算機(jī)占據(jù)主要利用空間2、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)成了查閱檔案信息的主要方式3、下載、打印逐步取代復(fù)印檔案4、利用服務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案利用服務(wù)的方式新環(huán)境下，檔案利用服務(wù)的方式也發(fā)生的革命性變化，主要表現(xiàn)在以19六、檔案展覽檔案展覽與陳列服務(wù)，是指檔案館（室）按照一定的主題，以展出檔案原件或其復(fù)制品的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種具體服務(wù)方式。檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)檔案提供利用的宣傳20檔案展覽與陳列的作用是：（1）檔案展覽與陳列本身就是提供檔案信息的現(xiàn)場(chǎng)，利用者可以從中得到較為集中系統(tǒng)的檔案信息內(nèi)容與線索，甚至發(fā)現(xiàn)從未見過的、難得的珍貴史料信息；（2）機(jī)關(guān)和檔案館能在一定范圍內(nèi)組織較多的觀眾參觀，服務(wù)面較廣泛；檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)檔案展覽與陳列的作用是：檔案提供利用的宣傳21（3）經(jīng)過精心選擇和組織展出的有代表性的、典型的檔案信息材料，能夠以其原始性、真實(shí)性和形象鮮明見長(zhǎng)，給參觀者留下深刻的印象，起到生動(dòng)的宣傳教育作用；（4）檔案展覽與陳列可以展示檔案館（室）藏檔案內(nèi)容之豐富及檔案的特殊作用，引起人們的注意和興趣，從而也宣傳了國(guó)家建設(shè)和發(fā)展檔案事業(yè)的必要性。檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)（3）經(jīng)過精心選擇和組織展出的有代表性的、典型的檔案信息材料22檔案展覽中存在問題：（一）任務(wù)型展覽多，精品展覽（二）政績(jī)類展覽多，反映歷史文化內(nèi)涵的展覽少（三）照片圖片類展覽多，以檔案為主的展覽少（四）獨(dú)立舉辦的展覽多，聯(lián)合協(xié)作的展覽少少（五）花瓶式講解員多，專家型講解人員少檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)檔案展覽中存在問題：檔案提供利用的宣傳23七、檔案咨詢服務(wù)檔案咨詢服務(wù)工作是檔案館（室）為利用者服務(wù)的一種方式。它是以檔案為根據(jù)，通過個(gè)別解答問題的方式，向利用者提供檔案、檔案專業(yè)知識(shí)、檔案檢索途徑的一項(xiàng)服務(wù)性的工作。檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)七、檔案咨詢服務(wù)檔案提供利用的宣傳24檔案咨詢的種類：1、按內(nèi)容性質(zhì)，分為事實(shí)性咨詢、指導(dǎo)性咨詢與檢索性咨詢2、按難易程度，可將檔案咨詢分為一般性咨詢和專門性咨詢。3、按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭咨詢和書面咨詢。檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)檔案咨詢的種類：檔案提供利用的宣傳25二、檔案直接利用的方式1、開設(shè)閱覽室2、檔案外借3、制發(fā)檔案復(fù)制本4、出具檔案證明5、咨詢服務(wù)有五個(gè)步驟6、檔案展覽與陳列服務(wù)7、開放檔案二、檔案直接利用的方式1、開設(shè)閱覽室26開放檔案的含義1、概念：是指檔案館對(duì)其所保存的檔案，除了按照國(guó)家有關(guān)保密的規(guī)定和其他有關(guān)規(guī)定需要保密或需要控制利用的外，均須根據(jù)不同情況，分期分批地向社會(huì)開放，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民，根據(jù)工作、生產(chǎn)、建設(shè)、科學(xué)研究等方面的需要，只要履行一定手續(xù)，即可利用業(yè)已開放的檔案。2、時(shí)間界限3、利用規(guī)定開放檔案的含義27

《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于三十年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于三十年”。開

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案《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：開

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案28凡我國(guó)的公民和組織，持有身份證或工作證、介紹信等合法證明，均可直接到檔案館利用開放的檔案。外國(guó)人或者外國(guó)組織，經(jīng)我國(guó)有關(guān)主管部門介紹及其前往的檔案館同意，亦可利用我國(guó)已開放的檔案。開

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案凡我國(guó)的公民和組織，持有身份證或工作證、介紹信等合法證明，均29機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案以及有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。開

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案機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防30開放檔案的意義

（一）開放檔案室現(xiàn)代社會(huì)公民民主權(quán)利的具體體現(xiàn)。（二）開放檔案室現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項(xiàng)重大措施（三）開放檔案可以促進(jìn)檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)開放檔案的意義

（一）開放檔案室現(xiàn)代社會(huì)公民民主權(quán)利的具體31開放檔案的要求和措施（一）正確處理檔案開放與控制的關(guān)系，明確開放檔案的具體范圍。（二）做好基礎(chǔ)工作，為開放檔案創(chuàng)造必要條件（三）建立和健全開放檔案的利用管理制度開放檔案的要求和措施（一）正確處理檔案開放與控制的關(guān)系，明確32（四）通過多種形式加強(qiáng)開放檔案的利用服務(wù)工作（五）做好開放檔案的公布工作（六）加強(qiáng)檔案宣傳，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)檔案利用工作概述33三、檔案間接利用的方式：檔案間接利用工作的重點(diǎn)是對(duì)檔案資料進(jìn)行編輯研究，形成各種參考資料。常用參考資料分為兩種：一種是檔案文獻(xiàn)報(bào)道性資料，如全宗指南、專題指南、檔案文摘等：一種是檔案文獻(xiàn)撰述型資料。如大事記、組織沿革等。三、檔案間接利用的方式：34思考題：1、試分析檔案閱覽服務(wù)的特點(diǎn)。2、檔案為什么不提倡外借？3、檔案展覽工作的作用是什么？4、開放檔案的含義是什么？思考題：1、試分析檔案閱覽服務(wù)的特點(diǎn)。35第三節(jié)常見檔案的編研(掌握)一、大事記

大事記——就是按照時(shí)間順序，簡(jiǎn)要地記載一定時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。（一）種類1．機(jī)關(guān)大事記。2．國(guó)家或地區(qū)大事記。3．專題大事記。4．個(gè)人生平大事記（通常也稱年譜）。

第三節(jié)常見檔案的編研(掌握)一、大事記36（二）體例和結(jié)構(gòu)

大事記一般采用編年體，以年月為經(jīng)，以事實(shí)為緯，將大事條目按時(shí)間順序排列，以便反映同時(shí)期中大事之間的聯(lián)系。一部獨(dú)立編印的敘述式大事記，一般由如下部分組成：（所謂獨(dú)立編印的敘述式大事記——參考資料名稱就是單純的大事記，而不是志書、年鑒等資料里附帶的大事記表等）（二）體例和結(jié)構(gòu)大事記一般采用編年體，以年月37結(jié)構(gòu)如下1．題名即大事記的標(biāo)題。包括對(duì)象、內(nèi)容、時(shí)間、名稱等。2．編輯說明，稱為前言或編者的話。3．序言，介紹大事記記述對(duì)象的概況。4．目錄。是幫助讀者查找大事記條目的線索。結(jié)構(gòu)如下1．題名即大事記的標(biāo)題。包括對(duì)象、內(nèi)容、時(shí)間、名稱等385．正文

這是大事記的主體部分。大事記的內(nèi)容，主要由大事記述和大事時(shí)間兩部分組成。5．正文這是大事記的主體部分。大事記的內(nèi)容，39（1）大事記述是通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。（2）大事時(shí)間。要求記載準(zhǔn)確日期，每件大事年、月、日齊備。（1）大事記述是通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和406．按語(yǔ)和注釋，按語(yǔ)介紹歷史背景和大事要點(diǎn)。7．附錄，輔助材料，放在征文之后。6．按語(yǔ)和注釋，按語(yǔ)介紹歷史背景和大事要點(diǎn)。41（三）大事記的編寫要求

注意：建立大事記錄制度。（建議各單位建立大事記錄制度，責(zé)成相關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)登記、記錄，減輕檔案人員工作量，同時(shí)也保證大事齊全完整）（三）大事記的編寫要求注意：建立大事記錄制度。（建議各單位42二、組織機(jī)構(gòu)沿革

1、概念組織機(jī)構(gòu)沿革——是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、本企業(yè)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的一種編研材料。2、種類（理解）：3、內(nèi)容實(shí)際中普遍采用的編寫方法分兩部分：（1）概述。（2）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和領(lǐng)導(dǎo)人員名錄。二、組織機(jī)構(gòu)沿革1、概念組織機(jī)構(gòu)沿革——是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)434、形式（理解）組織機(jī)構(gòu)沿革可以采取文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式，也可圖文并茂。5、結(jié)構(gòu)：其主體結(jié)構(gòu)的體例通常有兩種：（1）是以時(shí)期（年度或階段）為主線，先將材料分成若干階段，然后在每個(gè)時(shí)期下面在分別敘述其內(nèi)容；4、形式（理解）組織機(jī)構(gòu)沿革可以采取文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式，也44（2）是以題目為主線，先將材料按其敘述的內(nèi)容分成若干題目，然后在每個(gè)題目下面再逐年或逐階段敘述。（2）是以題目為主線，先將材料按其敘述的內(nèi)容分成若干題目，然45三、全宗指南

1、概念2、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容（1）立檔單位和全宗的歷史概況。（2）全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹。（3）全宗指南的輔助材料。三、全宗指南1、概念46四、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）

1、概念2、種類：按內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種。（1）綜合性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集是記載和反映一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)全面情況的數(shù)字匯集，其包容性強(qiáng)，篇幅性較大。如《xx縣統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集》。（2）專題性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集則是記載一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)某方面基本情況的。如《xx縣醫(yī)藥衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集》。四、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）1、概念47五、會(huì)議簡(jiǎn)介1、概念：2、種類：主要有黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)、職代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、婦代會(huì)、董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)和其他重要會(huì)議等。3、內(nèi)容：包括會(huì)議屆次，召開的時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人，會(huì)議議程，討論與決議事項(xiàng)及選舉結(jié)果等。4、要求：五、會(huì)議簡(jiǎn)介1、概念：48六、科技成果簡(jiǎn)介1、概念：是科技檔案的編研成果之一，是指科研、設(shè)計(jì)部門，對(duì)獲得成果的科研設(shè)計(jì)項(xiàng)目的檔案資料，扼要摘錄其內(nèi)容，匯集編印成冊(cè)的一種參考資料。2、內(nèi)容：（科委、科協(xié)、果品辦）包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、投資費(fèi)用、主要技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)或主要技術(shù)參數(shù)、經(jīng)濟(jì)效益、應(yīng)用推廣情況、鑒定評(píng)審情況、獲獎(jiǎng)情況、轉(zhuǎn)讓方式和費(fèi)用等。六、科技成果簡(jiǎn)介1、概念：是科技檔案的編研成果之一，是指科研49七、專題概要

1、含義是以文章敘述的形式，簡(jiǎn)要地說明和反映某一方面工作、生產(chǎn)或其他社會(huì)現(xiàn)象和自然現(xiàn)象的產(chǎn)生、發(fā)展變化的一種參考資料。2、編寫基本要求：內(nèi)容全面，材料詳實(shí)；敘中有議、評(píng)介得當(dāng)；敘述準(zhǔn)確，文字樸實(shí)；文圖結(jié)合，不拘一格。

七、專題概要1、含義50八、圖集(也稱圖冊(cè)，是以各種專業(yè)圖樣為主體)

配以必要的文字和數(shù)字說明，集中揭示科技檔案中圖形信息的編研資料。八、圖集(也稱圖冊(cè)，是以各種專業(yè)圖樣為主體)51九、手冊(cè)

是以科技檔案信息為依據(jù)，簡(jiǎn)明、扼要地概述或羅列有關(guān)科技活動(dòng)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、計(jì)算公式、基本方法、措施和規(guī)范等資料性、知識(shí)性的工具書。九、手冊(cè)是以科技檔案信息為依據(jù)，簡(jiǎn)明、扼要52

十、年鑒

是以年度為時(shí)限，匯集反映一年內(nèi)重要工作活動(dòng)和成就的文件、數(shù)據(jù)、圖片等檔案信息，分欄目敘述該年度基本情況的編研成品，是密集型資料性工具書.（統(tǒng)計(jì)局、財(cái)政局、平谷中學(xué))

十、年鑒是以年度為時(shí)限，匯集反映一年53案例分析：趙紅是一個(gè)擁有若干家分公司大型企業(yè)的辦公室行政秘書，由于工作出色，公司決定讓他負(fù)責(zé)公司檔案管理工作。趙紅上任后對(duì)公司的檔案工作進(jìn)行了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題很多。檔案借閱登記簿上記載很所檔案公司員工借出后不及時(shí)歸還，嚴(yán)重影響了他人的利用。而且有的人雖然還了檔案但由于其不注重保護(hù)，導(dǎo)致檔案被弄皺了。趙紅還發(fā)現(xiàn)很多借閱檔案的人其實(shí)只需要利用幾分鐘就可以解決問題，但由于檔案室較小，不方便查閱，于是就帶回去看，這一帶回去就不知道還了。公司每年都有很多高科技成果，但由于管理人員不夠重視，只做了些基本的整理工作，。一天，經(jīng)理和一客戶談判，經(jīng)理向客戶說本公司有很多科技成果，客戶聽了問道：貴公司有沒有科技成果簡(jiǎn)介？能否給我看一下？經(jīng)理啞然。趙紅發(fā)現(xiàn)別說科技成果簡(jiǎn)介，檔案部門就連系統(tǒng)的檢索工具都沒有。正當(dāng)趙紅在思考從哪里入手解決公司檔案管理中存在的問題時(shí)，一天一位分公司工作人員來查閱一份檔案時(shí)說：“我跑了這么遠(yuǎn)的路。，用了半天的時(shí)間就為了查這一份檔案?！边@件事引起了趙紅的注意，她首先以這件事為切入點(diǎn)，把分公司利用頻率高的檔案在總公司網(wǎng)站上公布，這樣就可以省去了很多時(shí)間。目前公司已經(jīng)具有比較完備的紙質(zhì)檢索工具。成功的把檔案內(nèi)容傳到了網(wǎng)上。從此分公司查閱檔案再也不用跑到總公司去了。案例分析：趙紅是一個(gè)擁有若干家分公司大型企業(yè)的54問題：1、你認(rèn)為趙紅所在公司檔案管理中問題主要出在哪里？下一步她該著重解決什么問題？2、有人認(rèn)為檔案都收集好，整理好，檔案工作的任務(wù)就完成了，你認(rèn)為呢？3、公司的檔案利用還可以采取哪些有效的方法？問題：1、你認(rèn)為趙紅所在公司檔案管理中問題主要出在哪里？下一55演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！56檔案利用工作

第一節(jié)檔案利用工作的概念

一、含義1、概念：檔案利用工作——亦稱“檔案利用服務(wù)”、“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，直接提供檔案，為利用者服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

檔案利用工作第一節(jié)檔案利用工作的概念57

（1）方式與方法——主要是指提供檔案原件借閱、檔案復(fù)制品、提供咨詢、檔案信息加工品，出具檔案證明等形式。

（2）檔案——檔案館室的檔案原件和檔案信息加工品，如大事記、結(jié)構(gòu)沿革、文件匯編等編研材料。

（3）服務(wù)——檔案人員被動(dòng)的提供檔案服務(wù)和主動(dòng)提供檔案服務(wù)兩種形式。

（1）方式與方法——主要是指提供檔案原件借閱、檔案復(fù)制品、582、內(nèi)容

館藏檔案信息的內(nèi)容和成分，各種檔案檢索工具的使用方法；社會(huì)對(duì)檔案信息的需求特點(diǎn)，把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律；介紹和報(bào)道館室藏中相關(guān)的檔案信息線索，積極開展檔案咨詢服務(wù)；提供他們所需的檔案文獻(xiàn)等內(nèi)容。2、內(nèi)容館藏檔案信息的內(nèi)容和成分，各種檔案檢索工59

二、指導(dǎo)思想

檔案利用工作的指導(dǎo)思想是，全面、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地為檔案用戶服務(wù)。（一）全面：提供本館室藏中檔案信息，同時(shí)推薦其他館室檔案線索。（二）及時(shí)：建立科學(xué)的檢索體系，熟悉檔案內(nèi)容與成分，及時(shí)滿足用戶需求。（三）準(zhǔn)確：要準(zhǔn)確的分析和把握檔案用戶的利用需求。二、指導(dǎo)思想檔案利用工作的指導(dǎo)思想是60(四)有效

積極主動(dòng)的為用戶查找檔案與資料，努力提高服務(wù)工作的質(zhì)量；大力開發(fā)檔案信息資源，建立完善的檢索系統(tǒng)，編輯出版各種檔案史料，提高檔案服務(wù)人員思想業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷增強(qiáng)為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的能力，主動(dòng)地有效地為利用者服務(wù)。(四)有效積極主動(dòng)的為用戶查找檔案與61

三、意義和要求

（一）意義1、提供利用是檔案工作的根本目的。2、利用工作對(duì)整個(gè)檔案工作的發(fā)展有決定性影響檔案工作的發(fā)展，取決于兩個(gè)因素（1）外部因素：社會(huì)及本部門決策層的重視程度（2）內(nèi)部因素：各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作是否健康、協(xié)調(diào)的發(fā)展

三、意義和要求（一）意義62（二）要求：1、明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度。2、熟悉檔案，了解需要。3、正確處理利用和保密的關(guān)系4、正確處理利用工作與基礎(chǔ)工作的關(guān)系5、注重被動(dòng)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)并舉6、注意掌握檔案利用效果（二）要求：1、明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度。63第二節(jié)檔案利用的途徑與方式

一、檔案利用的基本途徑。

直接利用工作是檔案提供利用工作的主要途徑，是檔案工作人員通過閱覽、外借、復(fù)制、咨詢、檔案證明等服務(wù)方式，直接向利用者提供檔案材料，滿足利用需要的工作。是檔案部門最常用的利用方法，提供信息最直接。

第二節(jié)檔案利用的途徑與方式一、檔案利用的基本途徑。64間接利用工作是指檔案工作人員通過整理、匯集、編寫等方式，對(duì)現(xiàn)存檔案室檔案信息進(jìn)行開發(fā)，編輯成各種專門參考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精練的二次信息的工作。

間接利用工作是指檔案工作人員通過整理、匯集、編寫等方式，對(duì)現(xiàn)65檔案提供利用的具體方式是多種多樣的，但歸納起來有以下幾種基本方式：（1）以檔案原件提供利用。如：檔案館（室）開辟閱覽室，利用者在館（室）內(nèi)閱覽一般文件原件；在某些情況下將檔案原件暫時(shí)借出館（室）外使用等。但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案，不宜通過這種方式直接提供給利用者使用。檔案利用服務(wù)的方式檔案提供利用的具體方式是多種多樣的，但歸納起來有以下幾種基本66（2）以檔案復(fù)制品提供利用。如：制作各種形式的檔案原件復(fù)本，代替原件在館（室）內(nèi)閱覽或提供館（室）外利用；編輯出版文件匯編和在報(bào)刊上公布檔案；舉辦檔案展覽等。（3）綜合檔案內(nèi)容編寫書面資料提供利用。如：編寫各種參考資料，制發(fā)檔案證明，函復(fù)查詢外調(diào)，依據(jù)檔案材料撰寫專門文章和著作，向社會(huì)提供加工的檔案信息。檔案利用服務(wù)的方式（2）以檔案復(fù)制品提供利用。如：制作各種形式的檔案原件復(fù)本，67一、閱覽服務(wù)檔案閱覽服務(wù)，是指檔案館（室）在特定的場(chǎng)所，開辟閱覽室，向有關(guān)利用者提供檔案信息的一種服務(wù)方式。檔案是歷史記錄的原始材料，一般多是單份、孤本或稀本，有的內(nèi)容具有一定的機(jī)密性。這些特點(diǎn)，決定了檔案一般不宜外借。檔案館（室）收藏的檔案，又不能也不必要全部復(fù)制多份廣為傳遞，而應(yīng)主要采取館（室）內(nèi)閱覽的方式。

檔案利用服務(wù)的方式一、閱覽服務(wù)檔案利用服務(wù)的方式68建立閱覽室接待利用的方式，優(yōu)越性很多：有專門設(shè)施，有專人監(jiān)護(hù)和咨詢，既便于檔案的保護(hù)和保密，又能為利用者提供較好的閱覽條件；可以提高檔案的周轉(zhuǎn)率和利用率，避免因一人借出館（室）外而妨礙多人利用之弊；便于了解和研究利用檔案的情況，從而改進(jìn)和提高檔案利用工作。檔案利用服務(wù)的方式建立閱覽室接待利用的方式，優(yōu)越性很多：檔案利用服務(wù)的方式69二、檔案的外借檔案外借服務(wù)，是指檔案（室）為滿足某些需要檔案原件或副本作證據(jù)的利用需求，暫時(shí)將檔案借出館（室）外使用的一種服務(wù)方式。檔案利用服務(wù)的方式二、檔案的外借檔案利用服務(wù)的方式70三、制發(fā)檔案復(fù)制本制發(fā)檔案復(fù)制本服務(wù)，是指檔案館（室）根據(jù)利用者的合理需要，以檔案原件為依據(jù)，通過復(fù)制（包括靜電復(fù)印、拍照、曬印、摹寫、抄錄等）、摘錄等手段，向利用者提供檔案復(fù)制本的一種服務(wù)方式。優(yōu)缺點(diǎn)檔案利用服務(wù)的方式三、制發(fā)檔案復(fù)制本檔案利用服務(wù)的方式71四、檔案證明檔案證明，是指檔案館（室）根據(jù)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人的詢問和申請(qǐng)，為核查某種事實(shí)在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證明材料。利用者提出申請(qǐng)——領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)——查找材料——綜合編寫——校對(duì)——寄發(fā)檔案利用服務(wù)的方式四、檔案證明檔案利用服務(wù)的方式72檔案證明的編寫要求：（1）檔案證明應(yīng)根據(jù)檔案正本來編寫。（2）檔案證明必須客觀引述材料（3）無論根據(jù)什么材料編寫，均應(yīng)在檔案證明上注明材料的出處和根據(jù)（4）檔案證明的文字要確切、明了，要限定其內(nèi)容范圍，不得超出申請(qǐng)證明問題的范圍而列入其他材料檔案利用服務(wù)的方式檔案證明的編寫要求：檔案利用服務(wù)的方式73五、檔案目錄六、檔案展覽七、檔案咨詢八、網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)字化環(huán)境下檔案利用服務(wù)方式的變化檔案利用服務(wù)的方式五、檔案目錄檔案利用服務(wù)的方式74新環(huán)境下，檔案利用服務(wù)的方式也發(fā)生的革命性變化，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1、計(jì)算機(jī)占據(jù)主要利用空間2、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)成了查閱檔案信息的主要方式3、下載、打印逐步取代復(fù)印檔案4、利用服務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檔案利用服務(wù)的方式新環(huán)境下，檔案利用服務(wù)的方式也發(fā)生的革命性變化，主要表現(xiàn)在以75六、檔案展覽檔案展覽與陳列服務(wù)，是指檔案館（室）按照一定的主題，以展出檔案原件或其復(fù)制品的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種具體服務(wù)方式。檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)檔案提供利用的宣傳76檔案展覽與陳列的作用是：（1）檔案展覽與陳列本身就是提供檔案信息的現(xiàn)場(chǎng)，利用者可以從中得到較為集中系統(tǒng)的檔案信息內(nèi)容與線索，甚至發(fā)現(xiàn)從未見過的、難得的珍貴史料信息；（2）機(jī)關(guān)和檔案館能在一定范圍內(nèi)組織較多的觀眾參觀，服務(wù)面較廣泛；檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)檔案展覽與陳列的作用是：檔案提供利用的宣傳77（3）經(jīng)過精心選擇和組織展出的有代表性的、典型的檔案信息材料，能夠以其原始性、真實(shí)性和形象鮮明見長(zhǎng)，給參觀者留下深刻的印象，起到生動(dòng)的宣傳教育作用；（4）檔案展覽與陳列可以展示檔案館（室）藏檔案內(nèi)容之豐富及檔案的特殊作用，引起人們的注意和興趣，從而也宣傳了國(guó)家建設(shè)和發(fā)展檔案事業(yè)的必要性。檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)（3）經(jīng)過精心選擇和組織展出的有代表性的、典型的檔案信息材料78檔案展覽中存在問題：（一）任務(wù)型展覽多，精品展覽（二）政績(jī)類展覽多，反映歷史文化內(nèi)涵的展覽少（三）照片圖片類展覽多，以檔案為主的展覽少（四）獨(dú)立舉辦的展覽多，聯(lián)合協(xié)作的展覽少少（五）花瓶式講解員多，專家型講解人員少檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)檔案展覽中存在問題：檔案提供利用的宣傳79七、檔案咨詢服務(wù)檔案咨詢服務(wù)工作是檔案館（室）為利用者服務(wù)的一種方式。它是以檔案為根據(jù)，通過個(gè)別解答問題的方式，向利用者提供檔案、檔案專業(yè)知識(shí)、檔案檢索途徑的一項(xiàng)服務(wù)性的工作。檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)七、檔案咨詢服務(wù)檔案提供利用的宣傳80檔案咨詢的種類：1、按內(nèi)容性質(zhì)，分為事實(shí)性咨詢、指導(dǎo)性咨詢與檢索性咨詢2、按難易程度，可將檔案咨詢分為一般性咨詢和專門性咨詢。3、按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭咨詢和書面咨詢。檔案提供利用的宣傳和咨詢服務(wù)檔案咨詢的種類：檔案提供利用的宣傳81二、檔案直接利用的方式1、開設(shè)閱覽室2、檔案外借3、制發(fā)檔案復(fù)制本4、出具檔案證明5、咨詢服務(wù)有五個(gè)步驟6、檔案展覽與陳列服務(wù)7、開放檔案二、檔案直接利用的方式1、開設(shè)閱覽室82開放檔案的含義1、概念：是指檔案館對(duì)其所保存的檔案，除了按照國(guó)家有關(guān)保密的規(guī)定和其他有關(guān)規(guī)定需要保密或需要控制利用的外，均須根據(jù)不同情況，分期分批地向社會(huì)開放，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和公民，根據(jù)工作、生產(chǎn)、建設(shè)、科學(xué)研究等方面的需要，只要履行一定手續(xù)，即可利用業(yè)已開放的檔案。2、時(shí)間界限3、利用規(guī)定開放檔案的含義83

《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于三十年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于三十年”。開

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案《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：開

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案84凡我國(guó)的公民和組織，持有身份證或工作證、介紹信等合法證明，均可直接到檔案館利用開放的檔案。外國(guó)人或者外國(guó)組織，經(jīng)我國(guó)有關(guān)主管部門介紹及其前往的檔案館同意，亦可利用我國(guó)已開放的檔案。開

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案凡我國(guó)的公民和組織，持有身份證或工作證、介紹信等合法證明，均85機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防建設(shè)、教學(xué)科研和其他各項(xiàng)工作的需要，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案以及有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案。開

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案機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及公民根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、國(guó)防86開放檔案的意義

（一）開放檔案室現(xiàn)代社會(huì)公民民主權(quán)利的具體體現(xiàn)。（二）開放檔案室現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項(xiàng)重大措施（三）開放檔案可以促進(jìn)檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)開放檔案的意義

（一）開放檔案室現(xiàn)代社會(huì)公民民主權(quán)利的具體87開放檔案的要求和措施（一）正確處理檔案開放與控制的關(guān)系，明確開放檔案的具體范圍。（二）做好基礎(chǔ)工作，為開放檔案創(chuàng)造必要條件（三）建立和健全開放檔案的利用管理制度開放檔案的要求和措施（一）正確處理檔案開放與控制的關(guān)系，明確88（四）通過多種形式加強(qiáng)開放檔案的利用服務(wù)工作（五）做好開放檔案的公布工作（六）加強(qiáng)檔案宣傳，增強(qiáng)社會(huì)檔案意識(shí)檔案利用工作概述89三、檔案間接利用的方式：檔案間接利用工作的重點(diǎn)是對(duì)檔案資料進(jìn)行編輯研究，形成各種參考資料。常用參考資料分為兩種：一種是檔案文獻(xiàn)報(bào)道性資料，如全宗指南、專題指南、檔案文摘等：一種是檔案文獻(xiàn)撰述型資料。如大事記、組織沿革等。三、檔案間接利用的方式：90思考題：1、試分析檔案閱覽服務(wù)的特點(diǎn)。2、檔案為什么不提倡外借？3、檔案展覽工作的作用是什么？4、開放檔案的含義是什么？思考題：1、試分析檔案閱覽服務(wù)的特點(diǎn)。91第三節(jié)常見檔案的編研(掌握)一、大事記

大事記——就是按照時(shí)間順序，簡(jiǎn)要地記載一定時(shí)期發(fā)生的重大事件的一種參考資料。（一）種類1．機(jī)關(guān)大事記。2．國(guó)家或地區(qū)大事記。3．專題大事記。4．個(gè)人生平大事記（通常也稱年譜）。

第三節(jié)常見檔案的編研(掌握)一、大事記92（二）體例和結(jié)構(gòu)

大事記一般采用編年體，以年月為經(jīng)，以事實(shí)為緯，將大事條目按時(shí)間順序排列，以便反映同時(shí)期中大事之間的聯(lián)系。一部獨(dú)立編印的敘述式大事記，一般由如下部分組成：（所謂獨(dú)立編印的敘述式大事記——參考資料名稱就是單純的大事記，而不是志書、年鑒等資料里附帶的大事記表等）（二）體例和結(jié)構(gòu)大事記一般采用編年體，以年月93結(jié)構(gòu)如下1．題名即大事記的標(biāo)題。包括對(duì)象、內(nèi)容、時(shí)間、名稱等。2．編輯說明，稱為前言或編者的話。3．序言，介紹大事記記述對(duì)象的概況。4．目錄。是幫助讀者查找大事記條目的線索。結(jié)構(gòu)如下1．題名即大事記的標(biāo)題。包括對(duì)象、內(nèi)容、時(shí)間、名稱等945．正文

這是大事記的主體部分。大事記的內(nèi)容，主要由大事記述和大事時(shí)間兩部分組成。5．正文這是大事記的主體部分。大事記的內(nèi)容，95（1）大事記述是通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。（2）大事時(shí)間。要求記載準(zhǔn)確日期，每件大事年、月、日齊備。（1）大事記述是通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和966．按語(yǔ)和注釋，按語(yǔ)介紹歷史背景和大事要點(diǎn)。7．附錄，輔助材料，放在征文之后。6．按語(yǔ)和注釋，按語(yǔ)介紹歷史背景和大事要點(diǎn)。97（三）大事記的編寫要求

注意：建立大事記錄制度。（建議各單位建立大事記錄制度，責(zé)成相關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)登記、記錄，減輕檔案人員工作量，同時(shí)也保證大事齊全完整）（三）大事記的編寫要求注意：建立大事記錄制度。（建議各單位98二、組織機(jī)構(gòu)沿革

1、概念組織機(jī)構(gòu)沿革——是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、本企業(yè)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的一種編研材料。2、種類（理解）：3、內(nèi)容實(shí)際中普遍采用的編寫方法分兩部分：（1）概述。（2）組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和領(lǐng)導(dǎo)人員名錄。二、組織機(jī)構(gòu)沿革1、概念組織機(jī)構(gòu)沿革——是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)994、形式（理解）組織機(jī)構(gòu)沿革可以采取文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式，也可圖文并茂。5、結(jié)構(gòu)：其主體結(jié)構(gòu)的體例通常有兩種：（1）是以時(shí)期（年度或階段）為主線，先將材料分成若干階段，然后在每個(gè)時(shí)期下面在分別敘述其內(nèi)容；4、形式（理解）組織機(jī)構(gòu)沿革可以采取文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式，也100（2）是以題目為主線，先將材料按其敘述的內(nèi)容分成若干題目，然后在每個(gè)題目下面再逐年或逐階段敘述。（2）是以題目為主線，先將材料按其敘述的內(nèi)容分成若干題目，然101三、全宗指南

1、概念2、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容（1）立檔單位和全宗的歷史概況。（2）全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹。（3）全宗指南的輔助材料。三、全宗指南1、概念102四、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）

1、概念2、種類：按內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種。（1）綜合性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集是記載和反映一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)全面情況的數(shù)字匯集，其包容性強(qiáng)，篇幅性較大。如《xx縣統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集》。（2）專題性的統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集則是記載一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)某方面基本情況的。如《xx縣醫(yī)藥衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集》。四、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集（基礎(chǔ)數(shù)字匯集）1、概念1