檔案管理學(xué)概述課件

第一章檔案的形成第一章檔案的形成1第一節(jié)檔案的定義一、檔案的定義：檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄。簡(jiǎn)便的說(shuō)，檔案是原始的歷史記錄。這里“原始的記錄”就是國(guó)內(nèi)外常用的較為廣義的“文件”。二、文件怎樣轉(zhuǎn)化為檔案：并非一切文件都需要和可能成為檔案。文件轉(zhuǎn)化為檔案一般需要三個(gè)條件：1、現(xiàn)時(shí)使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案。二者的區(qū)別主要在于：文件具有現(xiàn)行的傳達(dá)和記述效用，失去了現(xiàn)行效用的文件就轉(zhuǎn)化為檔案了。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。2、對(duì)日后實(shí)際工作和科學(xué)研究具有一定查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存。文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。3、按照一定的規(guī)律集中保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案，以現(xiàn)代一般的檔案來(lái)說(shuō)，它是經(jīng)過(guò)分類、立卷等一定的整理和歸檔而集中保存起來(lái)的文件，文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。第一節(jié)檔案的定義一、檔案的定義：檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組2▲檔案是由文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的。轉(zhuǎn)化條件有三：（一）辦理完畢的文件才能成為檔案所謂辦理完畢是相對(duì)而言的，主要是指完成了文書處理程序，不能理解為一切文件都要把文件中所說(shuō)的事情全部辦完，才算辦理完畢。情況有以下三種：1、文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。2、文件內(nèi)容要求長(zhǎng)期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種，如國(guó)家的法律、條約、契約、合同、經(jīng)濟(jì)遠(yuǎn)景規(guī)劃等，只要經(jīng)過(guò)簽收、傳閱、研究討論和貫徹執(zhí)行也算辦理完畢。3、不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢從這個(gè)角度來(lái)看，可以說(shuō)“文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿”。

（二）具有一定查考利用價(jià)值的文件，才能成為檔案。從這個(gè)角度來(lái)看，可以說(shuō)“文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華”。（三）按照一定的規(guī)律保存起來(lái)的文件，才能最后成為檔案從這個(gè)角度來(lái)看，可以說(shuō)“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合?！鴻n案是由文書轉(zhuǎn)化而來(lái)的。轉(zhuǎn)化條件有三：3三、檔案的一般屬性：原始記錄性、信息屬性、知識(shí)屬性1、原始記錄性：是檔案的基本屬性檔案是人們從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史記錄轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是歷史的原始記錄，它直接、客觀地記錄了形成者的真實(shí)活動(dòng)情況，具有原始記錄性。歷史怎樣發(fā)展，人們?cè)鯓踊顒?dòng)，檔案就怎樣記載。2、檔案的信息屬性第一，檔案信息是用文字、圖表、聲象的方式將人類從事的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接記錄在一定載體上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再現(xiàn)，為人們提供依據(jù)性、憑證性的信息。第二，檔案信息是直接信息和間接信息的統(tǒng)一，處于“中介狀態(tài)”。檔案作為信息的載體，一方面，對(duì)于信息的形成者來(lái)說(shuō)，它是接收者和信息庫(kù)，不斷存貯、積累信息；另一方面，對(duì)于檔案利用者來(lái)說(shuō)，它又是信息源，不斷輸出傳遞信息，處于中介狀態(tài)。第三，檔案信息面廣量大，內(nèi)容豐富。它與人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)同步產(chǎn)生，隨著社會(huì)的發(fā)展與日俱增，是取之不盡、用之不竭的信息源泉。

3、檔案的知識(shí)屬性知識(shí)是人類對(duì)自然和社會(huì)運(yùn)動(dòng)形態(tài)與規(guī)律的認(rèn)識(shí)與描述，是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中積累起來(lái)的經(jīng)驗(yàn)。檔案是人類認(rèn)識(shí)和改造世界的歷史記錄，是人類知識(shí)的結(jié)晶。三、檔案的一般屬性：原始記錄性、信息屬性、知識(shí)屬性4四、檔案種類的劃分

1、按照檔案的來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)，即按其形成者的性質(zhì)可分為國(guó)家機(jī)關(guān)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等等。

2、按照檔案的內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)有兩種子劃分方法：一是直接分為黨務(wù)檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、會(huì)計(jì)檔案等多種門類

3、按照檔案的載體形式標(biāo)準(zhǔn)，可分為金石檔案、甲骨檔案、泥板檔案、簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案、羊皮檔案、紙質(zhì)檔案、膠片檔案、磁帶檔案等等；

4、按照檔案的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)劃，一般可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。

5、按照檔案所有權(quán)標(biāo)準(zhǔn)，可分為國(guó)家所有檔案、集體所有檔案和個(gè)人所有檔案。

6、在中國(guó)常見的檔案分類有文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案和專門檔案三大類別。四、檔案種類的劃分

1、按照檔案的來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)5五、全宗（fonds)

（一）、全宗的定義：是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。法文FONDS一詞，原意是“基金”、“貯量”、后來(lái)也轉(zhuǎn)意為“庫(kù)藏”。全宗從字面上理解，就是一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案。國(guó)家檔案全宗，指歸國(guó)家所有，由國(guó)家統(tǒng)一管理的全部檔案財(cái)富的總和，國(guó)家檔案信息系統(tǒng)的最高層次。全宗的字面意義就是全部卷宗，它的科學(xué)含義是：一定數(shù)量的檔案材料的有機(jī)整體，一個(gè)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人的檔案的組合體，就是一個(gè)機(jī)關(guān)的全宗。機(jī)關(guān)全宗也稱全宗?，F(xiàn)在檔案界通常所說(shuō)的“全宗”，實(shí)際上亦即機(jī)關(guān)全宗的省略詞，它是“國(guó)家檔案全宗”的基本單位?！皣?guó)家檔案全宗”就是國(guó)家檔案資源系統(tǒng)的有機(jī)整體。

（二）、全宗的構(gòu)成條件和立檔單位

其一，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；

其二，設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃；

其三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。五、全宗（fonds)

（一）、全宗的定義：是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)6第二節(jié)檔案的作用及價(jià)值一、檔案的一般作用（一）行政管理的查考憑據(jù)（二）生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)（三）政治斗爭(zhēng)的必要工具（四）科學(xué)研究的可靠資料（五）宣傳教育的生動(dòng)素材（六）維護(hù)國(guó)家、集體和個(gè)人權(quán)益的法律書證二、檔案的基本價(jià)值（從性質(zhì)角度）（一）檔案的憑證作用：首先，從檔案的形成的過(guò)程及其結(jié)果來(lái)看，它是從當(dāng)時(shí)當(dāng)事直接使用的文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，并非在現(xiàn)今使用之際臨時(shí)編造的，它客觀地記錄了以往的歷史情況，是令人信服的歷史證據(jù)。其次，從檔案本身的物體形態(tài)上看，文件上保留著真切的歷史標(biāo)記。它的這種憑證作用，構(gòu)成了檔案的基本價(jià)值之一——憑證價(jià)值。（二）檔案的參考作用（情報(bào)作用）第二節(jié)檔案的作用及價(jià)值一、檔案的一般作用7第二章檔案工作概論第二章檔案工作概論8第一節(jié)檔案工作的內(nèi)容和性質(zhì)一、檔案工作的內(nèi)容：是指檔案室和檔案館所從事的檔案業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作?；緝?nèi)容：包括八項(xiàng)：檔案的接收和征集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、利用服務(wù)和檔案統(tǒng)計(jì)。也簡(jiǎn)稱收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)工作。二、檔案工作的性質(zhì)：（一）檔案工作是一項(xiàng)管理性的科學(xué)性的工作（二）檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的條件性的工作（三）檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作第一節(jié)檔案工作的內(nèi)容和性質(zhì)9

第二節(jié)檔案工作的基本原則

1987年9月5日頒布的，1988年1月1日?qǐng)?zhí)行。《檔案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。

具體：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)集中地管理國(guó)家全部檔案

（一）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理。

（二）國(guó)家全部檔案由各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)分別集中保存，并實(shí)行黨政檔案的統(tǒng)一管理。最高的行政機(jī)關(guān)檔案局。

（三）全國(guó)檔案工作，由各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一地，分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第二節(jié)檔案工作的基本10第三節(jié)檔案機(jī)構(gòu)

檔案室和檔案館

一、檔案室

（一）檔案室的地位和作用

（二）檔案室的基本任務(wù)

二、檔案館

（一）檔案館的性質(zhì)

（二）檔案館的基本職責(zé)和具體任務(wù)

三、檔案的行政管理機(jī)構(gòu)

四、檔案機(jī)構(gòu)之間的相互關(guān)系

11第三章檔案的收集第三章檔案的收集12第一節(jié)檔案收集工作的意義和要求一、收集工作的內(nèi)容和意義（一）收集工作的內(nèi)容1、對(duì)本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔案卷的接收工作2、對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作3、對(duì)歷史檔案的接收和征集工作（二）檔案收集工作的意義二、收集工作的要求（一）豐富和優(yōu)化館（室）藏（二）加強(qiáng)館（室）外調(diào)查和指導(dǎo)（三）推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化（四）保持全宗和全宗群的不可分散性第一節(jié)檔案收集工作的意義和要求13

第二節(jié)機(jī)關(guān)內(nèi)文件的歸檔

一、歸檔制度

（一）歸檔范圍

（二）歸檔時(shí)間：一般在第二年的上半年

（三）歸檔案卷的質(zhì)量要求

二、歸檔組織工作

（一）檔案室對(duì)形成文件的作用

（二）指導(dǎo)和協(xié)助文書部門組織歸檔工作

（三）臨時(shí)性的文件收集工作

（四）加強(qiáng)歸檔的宣傳和檔案的日常管理

14第三節(jié)檔案館對(duì)檔案的收集

一、檔案館檔案的來(lái)源和收集范圍（p102)

（一）檔案館檔案的來(lái)源

1、接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案。

2、接收撤銷機(jī)關(guān)的檔案

3、征集歷史檔案。

4、檔案館之間交接檔案，也是檔案館檔案的來(lái)源之一。

（二）檔案館檔案收集的范圍

二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案和撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收(p104-109)

（一）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收：

1、檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的期限：《機(jī)關(guān)檔案工作條例》和《檔案館工作通則》規(guī)定：省以上機(jī)關(guān)和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存20年左右；省轄市（州、盟）和縣級(jí)以下機(jī)關(guān)應(yīng)將永久、長(zhǎng)期保存的檔案在本機(jī)關(guān)保存10年左右，向有關(guān)檔案館移交。

2、接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的要求

（二）撤銷機(jī)關(guān)檔案的接收

三、歷史檔案的接收與征集(p110)

（一）收集歷史檔案的特殊意義

（二）對(duì)保存在各部門的歷史檔案的接收

（三）保存在個(gè)人手中的失散歷史檔案的征集

（四）少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案的收集

（五）歷史檔案和建國(guó)后非國(guó)檔案收集工作的組織

15第四章檔案的整理第四章檔案的整理16第一節(jié)檔案整理工作的內(nèi)容和原則一、檔案整理工作的內(nèi)容和意義二、檔案整理工作的原則第二節(jié)全宗全宗（全宗內(nèi)案卷）：立檔單位內(nèi)的全部案卷總和全宗卷：管理全宗內(nèi)案卷過(guò)程中形成的案卷第一節(jié)檔案整理工作的內(nèi)容和原則17第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類

分類的意義和要求(p143)

分類的一般方法(p145)

（一）時(shí)間分類1、年度分類法2、時(shí)期分類法

（二）來(lái)源分類

1、組織機(jī)構(gòu)分類法2、作者分類法3、通訊者分類法

（三）內(nèi)容分類

1、問(wèn)題分類法2、實(shí)物分類法3、地理分類法

（四）形式分類

1、按文件種類（名稱）分類，如土地存根、帳簿、會(huì)計(jì)憑證等

2、按文件的載體形態(tài)分類。如影片、照片、錄音帶、錄像帶等

3、按文件的形狀規(guī)格分類，如成卷的、成張的、不同尺碼和不同開本等。

三、普通檔案常用的分類方法

（一）年度分類法（二）組織機(jī)構(gòu)分類法（三）問(wèn)題分類法

四、復(fù)式分類法的選擇和分類方案的編制

(一)年度——組織機(jī)構(gòu)分類法（二）組織機(jī)構(gòu)——年度分類法

（三）年度——問(wèn)題分類法（四）問(wèn)題——年度分類

五、多種門類檔案的綜合分類

（一）門類分類法（二）組織機(jī)構(gòu)分類法（三）職能分類法

六、人物全宗內(nèi)檔案的分類

（一）生平傳記材料（二）創(chuàng)作材料（三）公務(wù)活動(dòng)材料（四）個(gè)人書信（五）經(jīng)濟(jì)材料（六）親屬材料（七）評(píng)價(jià)材料（八）音像材料

18第四節(jié)立卷一、立卷工作的內(nèi)容和意義(p171)內(nèi)容：組成案卷單位，擬寫案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件的排列與編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的裝封。二、案卷組合方法（一）按問(wèn)題立卷（二）按作者立卷（三）按文種（名稱）立卷（四）按時(shí)間立卷（五）按地區(qū)立卷（六）按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷三、卷內(nèi)文件整理（一）卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)（二）填寫卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表四、案卷封面編目和案卷裝封國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、類目名稱、案卷題名、卷內(nèi)文件起止時(shí)間，保管期限、總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)，歸檔號(hào)、檔呈。（一）擬寫案卷標(biāo)題（題名）以及整個(gè)案卷封面編目的基本要求1、歷史觀點(diǎn)和政治上的正確性。2、文字簡(jiǎn)練，表達(dá)準(zhǔn)確。3、題名基本結(jié)構(gòu)力求完整。（二）歷史檔案案卷封面編目的要求1、機(jī)關(guān)名稱2、人物職務(wù)3、歷法、紀(jì)元4、文種5、地名6/文件的內(nèi)容和其他用語(yǔ)第四節(jié)立卷一、立卷工作的內(nèi)容和意義(p171)19第五節(jié)類內(nèi)案卷排列和案卷目錄

一、案卷排列案卷排列的方法：（一）按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列（二）按照案卷內(nèi)容所反映的一定問(wèn)題排列以上兩種是常用的兩種。（三）按照案卷所屬的起止日期（時(shí)間）排列（四）按文件的作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列（五）人事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語(yǔ)拼音字母順序或四角號(hào)碼等方法排列二、案卷目錄第五節(jié)類內(nèi)案卷排列和案卷目錄一、案卷排列20第六節(jié)檔案整理工作的組織一、檔案整理工作諸環(huán)節(jié)及其相互關(guān)系（一）檔案整理工作的基本程序(p200)（二）檔案的系統(tǒng)化與基本編目二、檔案室對(duì)機(jī)關(guān)文件歸檔和檔案整理工作的協(xié)調(diào)（一）歸檔制度與檔案室整理工作的關(guān)系（二）檔案形成過(guò)程中劃分全宗和分類（三）檔案形成過(guò)程中案卷的編立和目錄的編制三、積存檔案和零散文件整理工作的組織（一）整理工作方案（二）立檔單位和全宗歷史考證（三）零散文件的整理程序第六節(jié)檔案整理工作的組織一、檔案整理工作諸環(huán)節(jié)及其相互21第七節(jié)檔號(hào)一、檔號(hào)的含義和編制原則(p193)

（一）唯一性原則（二）合理性原則（三）穩(wěn)定性原則（四）簡(jiǎn)明性原則

二、檔號(hào)的結(jié)構(gòu)和編制方法（一）檔號(hào)的結(jié)構(gòu)第一種結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)——案卷目錄號(hào)——案卷號(hào)——件或頁(yè)（張）號(hào)第二種結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)——類別號(hào)——案卷號(hào)——件或頁(yè)（張）號(hào)（二）檔號(hào)的編制方法

1、全宗號(hào)。2、案卷目錄號(hào)。3、類別號(hào)。4、案卷號(hào)。5、頁(yè)（張）號(hào)。

第七節(jié)檔號(hào)一、檔號(hào)的含義和編制原則(p193)22第五章檔案的鑒定第五章檔案的鑒定23第一節(jié)檔案鑒定工作的任務(wù)和意義

一、檔案鑒定工作的內(nèi)容和任務(wù)(p32)（一）檔案鑒定工作的內(nèi)容（二）機(jī)關(guān)檔案鑒定工作的任務(wù)二、檔案鑒定工作的意義（一）檔案鑒定是“去粗取精”，提高管理效益的科學(xué)措施（二）檔案鑒定是關(guān)系“檔案存亡”的一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作第一節(jié)檔案鑒定工作的任務(wù)和意義24第二節(jié)鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)

一、決定檔案保存價(jià)值的因素(p35-53)（一）檔案自身的特點(diǎn)和狀況是決定檔案保存價(jià)值的基礎(chǔ)（二）社會(huì)利用需要是決定檔案保存價(jià)值的社會(huì)因素二、鑒定檔案的原則（一）全面的觀點(diǎn)（二）歷史的觀點(diǎn)（三）發(fā)展的觀點(diǎn)三、鑒定檔案價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案來(lái)源標(biāo)準(zhǔn)（二）檔案內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)（三）檔案形式特征標(biāo)準(zhǔn)（四）相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)四、關(guān)于鑒定檔案的方法論問(wèn)題（一）研究檔案利用規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)利用需要（二）研究檔案保存的效益（三）掌握檔案的重要性和保存時(shí)間長(zhǎng)短的關(guān)系（四）檔案保存價(jià)值分析中的彈性處理方法（五）檔案保管期限結(jié)構(gòu)的科學(xué)處理第二節(jié)鑒定檔案的原則和標(biāo)準(zhǔn)25第三節(jié)檔案劃分保管期限的彈性處理原則1、本著“留有余地”的精神加以處理，一般應(yīng)掌握保存從寬，銷毀從嚴(yán)；2、孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)；3、本機(jī)關(guān)文件從寬，外機(jī)關(guān)文件從嚴(yán)；4、對(duì)介于“兩可”（既可永久保存，又可長(zhǎng)期保存或既可長(zhǎng)期保存，又可短期保存）之間的文件，可采取“就高不就低”的處理方法;5、一組相關(guān)聯(lián)的文件內(nèi)容不得分開，要合并組卷。第三節(jié)檔案劃分保管期限的彈性處理原則1、本著“留有余地26第四節(jié)檔案保管期限表一、檔案保管期限表的作用和類型（p54）（一）通用檔案保管期限表（二）專門檔案保管期限表（三）同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表（四）同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表（五）機(jī)關(guān)檔案保管期限表二、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)和保管期限的劃分（一）檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)（二）不同保管期限的檔案構(gòu)成三、檔案保管期限表的編制方法（一）準(zhǔn)備工作（二）起草工作（三）征求意見和修正草案第四節(jié)檔案保管期限表一、檔案保管期限表的作用和類型（p527第五節(jié)檔案鑒定工作制度和組織一、檔案鑒定工作的制度(p63)（一）鑒定檔案的標(biāo)準(zhǔn)（二）鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)（三）銷毀檔案的批準(zhǔn)制度和監(jiān)銷制度二、檔案鑒定工作的組織方法（一）直接鑒定法，即直接審查檔案。首先，要求鑒定人員根據(jù)鑒定檔案價(jià)值的原則和標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案的實(shí)際情況直接著定其價(jià)值，同時(shí)，根據(jù)檔案保管期限表來(lái)鑒定檔案價(jià)值時(shí)，也只有在直接審查了檔案的實(shí)際情況后，才能確切地知道它適合和參照保管期限表的某一條款，確定其保管期限；其次，直接鑒定法要求鑒定工作人員逐件逐張地審查文件，而不是僅僅根據(jù)案卷目錄和案卷標(biāo)題就判定其價(jià)值。直接鑒定法是保證鑒定工作質(zhì)量的重要方法。直接鑒定檔案一般是以案卷為單位進(jìn)行的。（二）現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案價(jià)值的鑒定工作（三）檔案館檔案價(jià)值的鑒定工作三、檔案的銷毀（一）檔案銷毀清冊(cè)（二）立檔單位和全宗簡(jiǎn)要說(shuō)明（三）檔案銷毀方法第五節(jié)檔案鑒定工作制度和組織一、檔案鑒定工作的制度(p28第六章檔案的保管與庫(kù)房管理

第一節(jié)檔案保管工作概述一、檔案保管工作的含義二、檔案保管工作的任務(wù)三、檔案保管工作的意義及與其他環(huán)節(jié)的關(guān)系第二節(jié)庫(kù)房的管理一、檔案庫(kù)房的編號(hào)二、檔案架（柜）的排放和編號(hào)（一）整齊一致（二）避光通風(fēng)（三）空間利用（四）統(tǒng)一編號(hào)

三、檔案的存放和全宗排列（一）存放和排列（二）存放方式四、檔案存放位置索引五、檔案代理卡六、全宗卷（一）全宗卷的內(nèi)容（二）全宗卷的性質(zhì)和特點(diǎn)（三）全宗卷的作用（四）全宗卷的管理七、溫濕度調(diào)節(jié)和清潔衛(wèi)生八、保衛(wèi)和保密九、防火十、檔案在搬動(dòng)中的保護(hù)十一、檔案的安全檢查第六章檔案的保管與庫(kù)房管理第一節(jié)檔案保管工作概述29第七章檔案檢索工作一、檢索工作在整個(gè)檔案工作中的地位1、檢索是提供利用的先期工作檔案館（室）為提供利用所作的直接的準(zhǔn)備工作，具體解決每個(gè)案卷或每一份文件的查找，是通過(guò)檢索來(lái)實(shí)現(xiàn)的。2、檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段3、檢索形成了檔案業(yè)務(wù)工作中一個(gè)獨(dú)立的重要環(huán)節(jié)二、編制檔案檢索工具的基本要求（一）全，指信息存儲(chǔ)豐富。（二）準(zhǔn)，指檢索準(zhǔn)確（三）快，指迅速（四）便，指檢索要方便三、應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題：要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。1、一般的可著錄到案卷級(jí)，重要檔案則可著錄到文件級(jí)。2、強(qiáng)調(diào)檢索工具按照一定的方法排列起來(lái)以供查找咨詢。第一節(jié)檢索工作概說(shuō)第七章檔案檢索工作一、檢索工作在整個(gè)檔案工作中的地位第一30四、排檢方法（一）分類法：以科學(xué)的分類為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，運(yùn)用概念劃分的方法，把性質(zhì)相同的檔案線索匯集在一起，分門別類地組成一個(gè)檢索體系。優(yōu)點(diǎn)：同一個(gè)問(wèn)題或同一個(gè)專業(yè)的檔案線索匯集在一起，便于查找利用。（二）按作者排檢法：現(xiàn)又稱責(zé)任者把同一個(gè)作者形成的文件線索集中在一起。此法一般在機(jī)關(guān)檔案室用得較多。（三）按文號(hào)排檢法：即按照文號(hào)的先后順序進(jìn)行排列，一般有文號(hào)目錄、文號(hào)對(duì)照表。在機(jī)關(guān)檔案室此法也較受歡迎，而在檔案館卻用得不多。但對(duì)一此歷史文件或文號(hào)不全的文件檔案進(jìn)行文號(hào)排檢則有困難。四、排檢方法31（四）按字序排檢法編制人名、地名之類的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號(hào)碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結(jié)合使用這幾種方法。1、部首偏旁法：采用不多，因?yàn)樗谂帕猩嫌邢喈?dāng)難度，很多偏旁難以掌握。2、筆數(shù)、筆形法：其困難在于繁，簡(jiǎn)字的問(wèn)題。3、四角號(hào)碼法：全國(guó)的人名、地名卡片采用此法較多。但此法的普及面不廣。4、音序法：按漢語(yǔ)拼音順序進(jìn)行排列。多用于以作者、文件名稱、地區(qū)為編制對(duì)象的檢索工具。此法較簡(jiǎn)便，但對(duì)于年紀(jì)較大的人卻有不便之處。（五）按地序排檢法按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專業(yè)檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質(zhì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。

（六）主題法按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，此法與第（四）種方法是一致的，是按主題詞的字序進(jìn)行排檢。對(duì)于外文檔案，一般是按外文字母進(jìn)行排檢。（四）按字序排檢法32

▲目前在檔案界，比較推崇的是分類法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點(diǎn)。1987年出版《中國(guó)檔案分類法》第一版。1996年出版《中國(guó)檔案分類法》第二版。《中國(guó)檔案分類法》由編制說(shuō)明和中華人民共和國(guó)檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國(guó)檔案分類表、清代檔案分類表組成。中華人民共和國(guó)檔案分類表，由主表和輔助表（綜合復(fù)分表、世界各國(guó)和地區(qū)表、中國(guó)地區(qū)表、中國(guó)民族表以及科技檔案復(fù)分表等）組成。《中國(guó)檔案分類法》雖然設(shè)有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快?？衫糜?jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案分類法》。1989年8月出版了《中國(guó)檔案主題詞表》試行本。1995年11月出版《中國(guó)檔案主題詞表》正式版本。《中國(guó)檔案主題詞表》主要由主表及詞族索引、范疇索引、首筆畫檢字表和附表組成。主表主題詞款目如下例：_需要指出的是：傳統(tǒng)紙質(zhì)詞典式《中國(guó)檔案主題詞表》，雖然設(shè)有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高?？衫糜?jì)算機(jī)容量大、速度快、檢索途徑多的特點(diǎn)，制作一部電子版的《中國(guó)檔案主題詞表》。檔案著錄是對(duì)檔案的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、和記錄的過(guò)程。賦予其分類標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱為分類標(biāo)引。賦予其主題標(biāo)識(shí)的過(guò)程，稱為主題標(biāo)引。表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計(jì)算機(jī)著錄一般都用表格式?！壳霸跈n案界，比較推崇的是分類法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點(diǎn)33一、作用檔案檢索工具是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。它的基本職能有兩個(gè)方面：1）存儲(chǔ)。即把檔案的有特征著錄下來(lái)，按照一定的順序加以排列或進(jìn)行客觀的描述，以二次文獻(xiàn)或三次文獻(xiàn)的形式將檔案信息集中起來(lái)；2）查檢。即向利用者提供檔案的線索，借利用者了解和查詢檔案時(shí)使用。檔案檢索工具既是存儲(chǔ)結(jié)果的最終體現(xiàn)，又是查檢活動(dòng)的必要條件，對(duì)檢索效率具有重要的甚至可以說(shuō)是決定性的影響。檔案檢索工具在檔案管理中具體表現(xiàn)為以下作用。（一）橋梁作用檔案的數(shù)量龐大，并隨著時(shí)間的推移而增加，內(nèi)容繁雜，涉及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的各個(gè)方面，對(duì)于利用者來(lái)說(shuō)猶如檔案之海，如果不借助于科學(xué)的方法和手段，便無(wú)法從中獲取所需檔案。檔案檢索工具在檔案和利用者的特定需要之間架設(shè)了一道“橋梁”，溝通了二者的借需關(guān)系，利用者借助檢索工具便可以較為迅速準(zhǔn)確地獲取所需檔案。也有人將這種橋梁作用比喻為“打開信息寶庫(kù)的鑰匙”，使用它才可以開戶檔案信息寶庫(kù)之門，滿足特定的需求。第二節(jié)檔案檢索工具一、作用第二節(jié)檔案檢索工具34（二）交流作用檔案檢索工具中存儲(chǔ)了大量的檔案信息，它不僅可以提供查詢，同時(shí)可成為檔案館（室）與利用者、檔案館（室）之間的交流工具。利用者借助它可以了解檔案的分布、內(nèi)容、價(jià)值等信息，檔案館（室）借助它可以互相了解館藏情況，互通有無(wú)，提高服務(wù)質(zhì)量。（三）管理作用檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式特征，集中、濃縮地揭示了館藏情況，檔案工作人員可以通過(guò)檢索工具概要了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量等情況，為檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)提供一定的依據(jù)。尤其是館藏性檢索工具反映檔案實(shí)體順序，在庫(kù)房管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)等管理活動(dòng)中直接發(fā)揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必要手段。上述3個(gè)方面的作用是就檔案檢索工具的整體而言的，某一種檢索工具可側(cè)重于其中一個(gè)或兩個(gè)方面。（二）交流作用35二、檔案檢索工具的分類檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)可進(jìn)行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。1、按編制方式分為目錄、索引、指南。2、按載體形式分為書本式檢索工具卡片式檢索工具縮微檢索工具機(jī)讀式檢索工具3、按檢索范圍分為全宗范圍檢索工具檔案館范圍檢索工具專題范圍檢索工具館際檢索工具

4、按功能分館藏性檢索工具查檢性檢索工具介紹性檢索工具二、檔案檢索工具的分類36需要特別指出的是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，很多傳統(tǒng)的手工式的目錄被計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)形式所取代，它們已經(jīng)或即將退出歷史舞臺(tái)，不需要單獨(dú)編制了。但了解一下傳統(tǒng)的目錄，對(duì)建立數(shù)據(jù)庫(kù)還是有幫助的。

案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。案卷目錄一般采用書本式，其目錄表包括：順序號(hào)（案卷號(hào)）、案卷標(biāo)題、年度、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等。格式如圖。表中的備注是用來(lái)記載案卷中某些需要特殊說(shuō)明的問(wèn)題，如移出、銷毀、卷內(nèi)文件的增減、霉?fàn)€、字跡模糊等。

案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。它將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊(cè)，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能。

全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號(hào)、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的范圍，以及用于檔案的統(tǒng)計(jì)和保管工作。全宗目錄適合于檔案數(shù)量較大，全宗較多的大中型檔案館。需要特別指出的是，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，很多傳統(tǒng)37分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來(lái)的一種檢索工具。分類目錄的主要特點(diǎn)是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，具有較強(qiáng)的族性檢索功能。各檔案館的手工檢索分類目錄大多采用卡片式。

主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點(diǎn)是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。

專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。

文號(hào)索引是揭示檔案的文號(hào)和檔號(hào)之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號(hào)檢索檔案的途徑。文號(hào)索引一般采用表格形式，所以通常稱之為文、檔案對(duì)照表。也有的檔案室以文號(hào)為檢索項(xiàng)設(shè)置較為全面的項(xiàng)目，形成文號(hào)目錄。分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號(hào)為排檢項(xiàng)，依據(jù)檔案分38人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。在檔案利用中檢索人物占有相當(dāng)?shù)谋戎?，由于在?biāo)題中很少反映人名，以所只有編制專門的人名索引才能解決這個(gè)問(wèn)題。人名索引包括人名和檔號(hào)兩部分，即把人名引向所在檔案的檔號(hào)，利用者通過(guò)索引的指引，可以查到某一人物的材料。人名索引可以分為綜合性和專題性兩種。綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及到的全部人名編成索引，專題性人名索引是根據(jù)所列專題范圍，如任免、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等對(duì)涉及該專題的人名編制索引。

地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區(qū)各方面情況的檔案材料，地名索引可較好地滿足這一類利用需求，從地區(qū)角度提供較為全面的檔案線索。

檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。它是檔案館面對(duì)社會(huì)的一種宣傳、報(bào)道性工具，借助這種工具，利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過(guò)程中所需的各種信息。檔案館指南從揭示館藏的詳簡(jiǎn)程度上可分為簡(jiǎn)明指南和詳細(xì)指南，從揭示檔案館的范圍上可分為單一檔案館指南。檔案館指南一般應(yīng)包括6部分內(nèi)容。．說(shuō)明或序言．目錄．檔案館概況．館藏檔案情況介紹．館藏資料情況介紹．附錄人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。在39全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個(gè)部分。Ａ．立檔單位和全宗的歷史概況在檔案利用活動(dòng)中，對(duì)立檔單位歷史的了解直接關(guān)系到對(duì)檔案內(nèi)容的理解。因?yàn)闄n案是歷史的記錄，不了解檔案產(chǎn)生單位的性質(zhì)、職能及機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，就難以全面認(rèn)識(shí)該機(jī)關(guān)檔案的價(jià)值。這一困難尤其發(fā)生在后代人利用前代人形成的檔案，同代人利用其他機(jī)關(guān)形成的檔案等情況中。對(duì)立檔單位情況的介紹主要包括單位名稱、隸屬關(guān)系、性質(zhì)、任務(wù)、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、主要領(lǐng)導(dǎo)人等方面的情況和沿革。Ｂ．全宗內(nèi)檔案概況主要包括檔案的來(lái)源、數(shù)量、進(jìn)館日期、整理、保管、鑒定情況、完整程度、所編制的檢索工具等。

Ｃ．檔案的內(nèi)容與成分一般依原整理體系加以介紹，如果是按組織機(jī)構(gòu)分類的，可按照機(jī)構(gòu)逐一介紹，如果是按問(wèn)題分類的，可按原劃分的類目逐一介紹，這樣介紹起來(lái)比較方便，而且由于與整理情況相對(duì)應(yīng)，也比較清晰。介紹檔案內(nèi)容時(shí)原則上是以案卷為單位，亦可視實(shí)際情況靈活掌握，對(duì)于若干個(gè)問(wèn)題相近或相同的案卷可合并介紹；對(duì)有特色和價(jià)值較大的文件可單獨(dú)介紹。

專題指南是介紹報(bào)道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。專題指南的基本結(jié)構(gòu)可由以下3部分組成。．序言．檔案內(nèi)容介紹．附錄全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹40第八章檔案編研工作第一節(jié)檔案編研概述一、編研工作的內(nèi)容1、歷史檔案和現(xiàn)行文件的編纂2、編寫檔案參考資料3、參考編史修志工作二、編研工作的意義檔案館（室）編研工作對(duì)整個(gè)檔案工作具有重要的意義。1、積極提供利用服務(wù)的有效方式2、提高工作水平的重要途徑3、有利用檔案原件的保管和流傳

編史修志，要利用大量的檔案。自古以來(lái)的史書，無(wú)不如此。

三、特點(diǎn)1、研究性檔案編研工作中“編”與“研”不是兩個(gè)各自獨(dú)立的概念，而是互相統(tǒng)一的，即編中有研，研中有編。2、思想性檔案編研不僅是對(duì)檔案原件的簡(jiǎn)單照錄，它必然反映編研人員的觀點(diǎn)和認(rèn)識(shí)，具有明顯的思想性。3、政策性檔案編成果通常要在一定范圍內(nèi)公開使用，從而涉及到許多政策和法律方面的問(wèn)題需要認(rèn)真注意。第八章檔案編研工作第一節(jié)檔案編研概述41第二節(jié)檔案編研主要類型一、大事記１、大事記的種類有Ａ、機(jī)關(guān)工作大事記如：《中共北京市委大事記》《北京第一機(jī)床廠大事記》Ｂ、國(guó)家和地區(qū)大事記如：《中華人民共和國(guó)大事記》《解放后西藏大事記》Ｃ、專題大事記如：《大革命時(shí)期統(tǒng)一戰(zhàn)線大事記》《中華人民共和國(guó)教育大事記》Ｄ、個(gè)人生平大事記也稱為年譜如：《李大釗年譜》《張?zhí)啄曜V》

大事記的名稱較靈活，有的稱：大事年表、大事紀(jì)要、大事輯要、紀(jì)年、月表、日志等。２、編制體例大事記由兩部分組成:大事時(shí)間和大事記述。一般按時(shí)間順序排列。大事突出、要事不漏，小事、瑣事不取。第二節(jié)檔案編研主要類型42二、歷史沿革１、種類有Ａ、機(jī)關(guān)組織沿革如：《湖北省人民政府組織沿革》Ｂ、地區(qū)組織沿革如：《黃岡地區(qū)直屬機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變》Ｃ、專業(yè)系統(tǒng)組織沿革如：《中國(guó)人民解放軍組織沿革和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)成員名錄》2、內(nèi)容有A、機(jī)關(guān)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的歷史概況、行政區(qū)劃、建制變更情況；B、機(jī)關(guān)的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系；C、機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員編制的變化情況；D、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況；E、機(jī)關(guān)名稱的變更、印信的啟用與作廢、機(jī)關(guān)辦公地點(diǎn)的遷移等。

3、體例有A、編年法即按年度記述某一機(jī)關(guān)（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）的組織機(jī)構(gòu)。B、系列法即以組織機(jī)構(gòu)或問(wèn)題形成系列，分別記述其沿襲變化的始末概況。C、階段法即根據(jù)機(jī)關(guān)（地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)）發(fā)展變化的特點(diǎn)劃分為若干個(gè)歷史階段。二、歷史沿革43三、專題概要專題概要：是以文章敘述的形式簡(jiǎn)要地說(shuō)明和反映某一方面的工作、生產(chǎn)或其它社會(huì)現(xiàn)象、自然現(xiàn)象的發(fā)展、變化情況的檔案參考資料。如《廣西壯族自治區(qū)歷屆黨代會(huì)簡(jiǎn)介》、《＊＊大學(xué)獲獎(jiǎng)科研成果簡(jiǎn)介》、《蘄春縣中小學(xué)教育概要》、《吉林省克山病概況》三、專題概要44四、會(huì)議簡(jiǎn)介1、會(huì)議簡(jiǎn)介是簡(jiǎn)要敘述會(huì)議過(guò)程和基本情況的參考資料。2、內(nèi)容包括A、會(huì)議名稱及屆次。如《湖北省歷屆黨代會(huì)簡(jiǎn)介》。B、會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及主持人。C、會(huì)議參加人員。D、會(huì)議的主要議程及內(nèi)容。五、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集又稱“基礎(chǔ)數(shù)字匯集”。如：《＊＊縣基礎(chǔ)數(shù)字匯編》《黃梅縣農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)數(shù)字匯集》《羅田縣牲畜和家禽變化情況匯集》四、會(huì)議簡(jiǎn)介45第九章檔案統(tǒng)計(jì)工作(P224)一、檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容和任務(wù)１、內(nèi)容：檔案統(tǒng)計(jì)，就是以表冊(cè)、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。內(nèi)容很多。包括檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩部分。從統(tǒng)計(jì)的對(duì)象來(lái)看，分為兩方面：Ａ、對(duì)檔案實(shí)體及其管理狀況的統(tǒng)計(jì)；Ｂ、對(duì)檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計(jì)；目前，我國(guó)檔案工作的基本情況統(tǒng)計(jì)，分為四個(gè)層次：其一，全國(guó)檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)；其二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)；其三，地方（包括省、市、地、縣各級(jí)）檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)；其四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計(jì)。２、任務(wù)對(duì)檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析，提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。第九章檔案統(tǒng)計(jì)工作(P224)一、檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容46二、檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義、要求和步驟１、意義是Ａ、是認(rèn)識(shí)檔案工作的一種重要手段；Ｂ、可以把定性分析和定量分析結(jié)合起來(lái)；Ｃ、是檔案事業(yè)建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作；Ｄ、可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供提供依據(jù)。２、要求為Ａ、準(zhǔn)確性、客觀性、科學(xué)性Ｂ、遵循全國(guó)統(tǒng)計(jì)工作現(xiàn)代化的要求，須達(dá)到：統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系完整化，統(tǒng)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)化，統(tǒng)計(jì)調(diào)查工作科學(xué)化，統(tǒng)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化，統(tǒng)計(jì)計(jì)算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化，統(tǒng)計(jì)服務(wù)優(yōu)質(zhì)化。二、檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義、要求和步驟47３、步驟包括Ａ、統(tǒng)計(jì)調(diào)查Ｂ、統(tǒng)計(jì)整理Ｃ、統(tǒng)計(jì)分析三、檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查１、統(tǒng)計(jì)表報(bào)２、專門調(diào)查四、檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理統(tǒng)計(jì)分組：簡(jiǎn)單分組和復(fù)雜分組五、統(tǒng)計(jì)表六、綜合指標(biāo)１、絕對(duì)數(shù)２、相對(duì)數(shù)這是專門記錄檔案進(jìn)入檔案機(jī)構(gòu)情況的一種登記形式。主要應(yīng)用于檔案館和規(guī)模較大的檔案室。其具體形式一般為簿冊(cè)式。其基本登記進(jìn)以檔案進(jìn)入檔案機(jī)構(gòu)的次數(shù)為單位進(jìn)行登記，即每收進(jìn)一次檔案，無(wú)論其數(shù)量及全宗所屬情況如何，都要在收進(jìn)登記簿上登記為一個(gè)條目。

檔案館和規(guī)模較大且保管了多個(gè)全宗的檔案室，對(duì)其所管全宗進(jìn)行逐個(gè)登記的一種形式。３、步驟包括48詳細(xì)登記每一全宗情況的登記形式。主要應(yīng)用于檔案館和保存了較多全宗的檔案室。其形式為單頁(yè)式。每一張全宗單登記一個(gè)全宗的詳細(xì)情況。其登記內(nèi)容比全宗名冊(cè)要詳細(xì)得多，一般分為3個(gè)部分。

它是檔案行政機(jī)關(guān)要求檔案館報(bào)送的一種形式。其作用和目的是為了隨時(shí)掌握各檔案館中所存檔案全宗的基本情況，且與“檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表”結(jié)合使用。

檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表是檔案館按要求向檔案行政機(jī)關(guān)報(bào)送的一種登記形式，旨在隨時(shí)報(bào)告其所管檔案（以全宗為單位）的變化情況。檔案行政機(jī)關(guān)根據(jù)報(bào)道內(nèi)容，隨時(shí)在全宗卡片上進(jìn)行補(bǔ)充性登記。

案卷目錄登記簿是對(duì)所有案卷目錄進(jìn)行登記的一種登記形式。主要應(yīng)用于檔案館和案卷目錄數(shù)量較多的檔案室。其登記方法是以案卷目錄的本冊(cè)為單位進(jìn)行登記，每一本（冊(cè)）案卷目錄登記為一個(gè)條目。

總登記簿是全面系統(tǒng)地記錄反映檔案的收進(jìn)、移出情況及檔案數(shù)量變化情況的一種登記形式。主要應(yīng)用于檔案室。

工作日志是許多重要的社會(huì)行業(yè)中普遍采用的一種基本的工作登記形式。其作用與目的在于逐日記錄每一天的工作內(nèi)容及其進(jìn)程問(wèn)題，積累詳盡的工作原始記錄，為日后的查考和總結(jié)提供素材。一般應(yīng)包括日期（年、月、日、星期），時(shí)間（上午、下午或具體時(shí)刻），工作內(nèi)容，工作量與進(jìn)度，工作中的問(wèn)題及處置情況，每周或每月的統(tǒng)計(jì)、小結(jié)等。詳細(xì)登記每一全宗情況的登記形式。主要應(yīng)用于檔案館和保存了較多49人員進(jìn)出庫(kù)房登記是庫(kù)房管理的一種具體手段。一般采用登記本形式。登記本一般應(yīng)放置在庫(kù)房入口處。工作人員及其他人員每次進(jìn)出庫(kù)房均應(yīng)在登記本上登記。登記項(xiàng)目一般應(yīng)包括日期、進(jìn)出庫(kù)房人員姓名、進(jìn)入庫(kù)房時(shí)間（時(shí)刻）、進(jìn)庫(kù)事由、出庫(kù)時(shí)間（時(shí)刻）等。

檔案出入庫(kù)登記這也是庫(kù)房管理的一種具體手段。一般也采用登記本形式。其具體的登記項(xiàng)目一般應(yīng)包括檔案出庫(kù)的日期、時(shí)間（時(shí)刻）、檔號(hào)及數(shù)量、原因（即用途），歸入日期及時(shí)間（時(shí)刻）、經(jīng)手人，等等。

檔案清點(diǎn)、檢查登記是對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的清點(diǎn)、檢查過(guò)程中及清點(diǎn)、檢查完畢之后所進(jìn)行的登記。其登記內(nèi)容應(yīng)涉及清點(diǎn)、檢查的日期，原因，清點(diǎn)、檢查過(guò)程所發(fā)現(xiàn)的情況及問(wèn)題，清點(diǎn)、檢查的結(jié)果（結(jié)論），從事清點(diǎn)、檢查的工作人員姓名。

它是一種全面、系統(tǒng)地記錄檔案提供利用情況的綜合性登記形式。它既是檔案機(jī)構(gòu)記錄、掌握提供利用情況的一種登記形式，同時(shí)又是檔案機(jī)構(gòu)向利用者具體提供檔案時(shí)履行交接手續(xù)的一種交接憑據(jù)。

利用者登記卡是檔案館和規(guī)模較大的檔案室對(duì)利用者進(jìn)行記錄、掌握的一種登記形式。

檔案借出登記簿是專用于對(duì)檔案被借出檔案機(jī)構(gòu)之外的情況進(jìn)行登記的一種登記形式，檔案館和檔案室均可使用。

檔案復(fù)制、摘抄登記是專用于對(duì)在利用中被復(fù)制、摘抄情況進(jìn)行登記的一種登記形式。同時(shí)具有提出復(fù)制、摘抄申請(qǐng)，履行批準(zhǔn)手續(xù)和確認(rèn)復(fù)制、摘抄事實(shí)的憑據(jù)性質(zhì)。人員進(jìn)出庫(kù)房登記是庫(kù)房管理的一種具體手段。一般采用登記本形式50利用效果登記實(shí)質(zhì)上是檔案機(jī)構(gòu)對(duì)每一次利用的成效結(jié)果所進(jìn)行的跟蹤調(diào)查。這種跟蹤調(diào)查性質(zhì)的登記，對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)調(diào)整、改進(jìn)自己的工作具有重要意義。

總的說(shuō)來(lái)，檔案構(gòu)成統(tǒng)計(jì)是檔案館全部檔案材料現(xiàn)有數(shù)量和狀況的一種統(tǒng)計(jì)。要求將檔案館內(nèi)的全部檔案以其來(lái)源性質(zhì)分組，即分成：建國(guó)后檔案、革命歷史檔案、清代以前檔案、民國(guó)檔案等部分，并以此說(shuō)明現(xiàn)有檔案數(shù)量和狀況。

檔案利用統(tǒng)計(jì)它是一種對(duì)各種類型檔案被各機(jī)關(guān)、各項(xiàng)工作利用的情況和程度的統(tǒng)計(jì)。

檔案工作人員情況統(tǒng)計(jì)是它對(duì)于研究檔案館工作售貨員的需要量，各種干部的比例，各檔案館干部的對(duì)比分析和平衡，培訓(xùn)工作的安排等，具有重要的作用。利用效果登記實(shí)質(zhì)上是檔案機(jī)構(gòu)對(duì)每一次利用的成效結(jié)果所進(jìn)行的跟51檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計(jì)是檔案行政管理機(jī)關(guān)的任務(wù)之一，負(fù)責(zé)檔案館網(wǎng)的規(guī)劃與籌建。這種統(tǒng)計(jì)對(duì)研究我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，是一種很有意義的資料。

檔案室建立情況統(tǒng)計(jì)檔案室是機(jī)關(guān)工作的重要組成部分，是現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案集中保管的機(jī)構(gòu)。檔案行政管理機(jī)構(gòu)及時(shí)了解檔案室建設(shè)的情況是非常必要的。這就要對(duì)檔案室的建設(shè)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計(jì)是檔案行政管理機(jī)關(guān)的任務(wù)之一，負(fù)責(zé)檔案館網(wǎng)52第十章檔案提供利用工作（P377）第一節(jié)檔案提供利用概述一、含義檔案工作的總目的，是提供檔案為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的必須做一系列的工作，其中直接傳遞檔案信息為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的環(huán)節(jié)，稱為"檔案的利用服務(wù)工作"，或簡(jiǎn)稱"檔案利用工作"，又稱"提供利用"。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報(bào)道館（室）藏檔案的內(nèi)容和成分，通過(guò)各種方式為利用者實(shí)際提供文獻(xiàn)材料和情報(bào)信息，進(jìn)行咨詢服務(wù)。二、利用工作的地位檔案的提供利用是檔案工作為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的直接手段，它是兼承檔案工作內(nèi)外關(guān)系的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在檔案工作中占有突出地位。它是檔案工作聯(lián)系社會(huì)的一個(gè)窗口，是衡量檔案工作好壞的主要標(biāo)志。它在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對(duì)整個(gè)檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動(dòng)作用?？傊菣n案工作中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。第十章檔案提供利用工作（P377）第一節(jié)檔案提供利用概述53三、注意問(wèn)題1、服務(wù)思想A、全面地為檔案用戶服務(wù)B、及時(shí)地為檔案用戶服務(wù)C、準(zhǔn)確地為檔案用戶服務(wù)D、有效地為檔案用戶服務(wù)2、正確處理提供利用與保密之間的關(guān)系提供利用和保密，從根本上來(lái)說(shuō)是一致的。提供利用時(shí)要注意保密，保密是限定了利用的對(duì)象和范圍，是為了更好地利用。澄清"利用危險(xiǎn)，保密保險(xiǎn)"以及"歷史檔案無(wú)密可保"的錯(cuò)誤思想。要認(rèn)真深入地審定檔案內(nèi)容，根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級(jí)，逐步擴(kuò)大開放范圍，減少煩瑣的批準(zhǔn)手續(xù)，方便廣大利用者的正常利用。三、注意問(wèn)題54第二節(jié)檔案提供利用方式一、基本途徑有1、提供檔案原件2、提供復(fù)制品3、提供檔案信息加工品二、幾種主要的方法有1、檔案閱覽服務(wù)2、外借服務(wù)3、制發(fā)復(fù)本4、展覽與陳列服務(wù)5、制發(fā)檔案證明服務(wù)6、檔案目錄信息服務(wù)7、檔案咨詢第二節(jié)檔案提供利用方式55第三節(jié)檔案用戶需求分析檔案用戶需求分析是通過(guò)一定的方式與方法，在深入調(diào)查、掌握用戶利用需求的基礎(chǔ)上，揭示各類用戶的需求特點(diǎn)與規(guī)律的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。一、檔案用戶需求調(diào)研的原則包括1、客觀性原則2、針對(duì)性原則3、全面性原則4、服務(wù)性原則二、影響檔案用戶的主、客觀因素有（一）社會(huì)因素1、社會(huì)政治因素2、社會(huì)經(jīng)濟(jì)因素3、科學(xué)文化因素（二）檔案工作因素1、檔案工作的方針和政策2、檔案管理工作的水平3、檔案利用服務(wù)工作的質(zhì)量

（三）檔案用戶自身因素對(duì)其利用需求的影響1、檔案用戶的職業(yè)因素2、檔案用戶的知識(shí)水平3、檔案用戶的工作經(jīng)驗(yàn)第三節(jié)檔案用戶需求分析56三、檔案用戶需求的構(gòu)成1、學(xué)術(shù)用戶需求2、實(shí)際利用需求3、普遍利用需求解決自身的社會(huì)或生活問(wèn)題，如學(xué)歷、身份、工齡、工資、土地使用權(quán)及所有權(quán)、房產(chǎn)、山林、家世等方面的問(wèn)題。四、幾點(diǎn)帶規(guī)律性的問(wèn)題1、受社會(huì)因素的影響2、宣傳報(bào)道對(duì)檔案用戶需求的影響3、檔案用戶需求心理的求便心理4、檔案用戶利用檔案的行為結(jié)果對(duì)其以后需求行為的影響三、檔案用戶需求的構(gòu)成57第四節(jié)開放檔案一、開放檔案的含義開放檔案就是將一般可以公開和保密期限滿的檔案，解除"禁閉“，向社會(huì)開放，允許檔案用戶在履行簡(jiǎn)便的手續(xù)后，即可通過(guò)一定的方式，進(jìn)行開發(fā)利用?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類的檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于30年，涉及國(guó)家安全或者重大利益經(jīng)及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于30年。二、開放的意義是1、開放檔案是有得于社會(huì)進(jìn)步的新方針，是加快我國(guó)政治民主化的一個(gè)新步驟。2、開放檔案也是現(xiàn)代檔案館自身發(fā)展的一項(xiàng)重大措施。3、開放檔案可以促進(jìn)檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)。第四節(jié)開放檔案58三、開放檔案的條件有1、物質(zhì)條件2、檢索條件3、制度條件4、社會(huì)檔案意識(shí)條件

四、開放檔案的鑒別1、確定開放期2、開放檔案鑒別工作的組織領(lǐng)導(dǎo)成立鑒定小組，經(jīng)鑒定后，報(bào)本級(jí)檔案行政部門批準(zhǔn)后開放；把握不定的檔案，鑒定小組應(yīng)報(bào)本級(jí)人民政府審批。3、檔案的解密、降密依照<<各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制范圍的暫行規(guī)定>>：各級(jí)檔案館保存的涉密檔案，其解密工作，由各級(jí)國(guó)家檔案館負(fù)責(zé)進(jìn)行。一般原則和辦法是：A、未進(jìn)館的1991年1月1日前形成的涉密檔案，由各檔案形成機(jī)關(guān)、單位負(fù)責(zé)解密；對(duì)館藏將滿30年的涉密檔案，原檔案形成者認(rèn)為仍屬國(guó)家機(jī)密的，應(yīng)當(dāng)自該檔案屆滿30年之日前6個(gè)月，以文件形式通知有關(guān)的檔案行政機(jī)關(guān)或檔案館；過(guò)期未通知的，由檔案館進(jìn)行處置；B、1991年1月1日以后形成的涉密檔案，未接到保密期限變更通知的，自保密期限屆滿之日起，即自行解密；三、開放檔案的條件有59C、各檔案館保存的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化類的涉密檔案，有必要提前向社會(huì)開放的，應(yīng)向檔案形成機(jī)關(guān)發(fā)出要求提前解密的通知，有關(guān)機(jī)關(guān)接到通知的半年內(nèi)應(yīng)予以答復(fù)，否則，檔案館可根據(jù)有關(guān)辦理；D、撤銷機(jī)關(guān)的，由承擔(dān)其職能的單位負(fù)責(zé)；如無(wú)，則由檔案館負(fù)責(zé)處理。凡涉及下屬內(nèi)容的檔案，均應(yīng)控制使用，不可開放。--凡對(duì)社會(huì)開放會(huì)影響黨內(nèi)團(tuán)結(jié)、黨和國(guó)家機(jī)關(guān)工作正常開展，危害國(guó)家安全、社會(huì)安定，損害國(guó)家利益的檔案。--凡對(duì)社會(huì)開放有損于個(gè)人形象、尊嚴(yán)、聲譽(yù)、人身安全的檔案。--凡對(duì)社會(huì)開放會(huì)影響兩黨、兩國(guó)政黨關(guān)系及其他對(duì)外關(guān)系的檔案。--凡對(duì)社會(huì)開放會(huì)削弱我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力、科技實(shí)力的檔案。--機(jī)關(guān)、單位及個(gè)人移交、捐贈(zèng)、寄存檔案時(shí)明確提出不能開放的檔案。--其他會(huì)影響黨和國(guó)家利益的，不宜對(duì)社會(huì)開放使用的檔案。C、各檔案館保存的經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化類的涉密檔案，有必要提前向60五、開放檔案公布1、開放檔案的公布權(quán)<<中華人民共和國(guó)檔案法>>規(guī)定：屬于國(guó)家所有的檔案，由國(guó)家授權(quán)的檔案館或者個(gè)人公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公布。集體和個(gè)人所有的檔案，檔案的所有者有權(quán)公布，但必須遵守國(guó)家有關(guān)規(guī)定，不得損害國(guó)家安全和利益，不得侵犯他人的合法權(quán)益。2、公布檔案的方式<<中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法>>中規(guī)定：通過(guò)報(bào)紙、刊物、圖書等出版物發(fā)表；通過(guò)電臺(tái)、電視臺(tái)播放；陳列、展覽檔案或其復(fù)制件；出版發(fā)行檔案史料；公開出售復(fù)制件；散發(fā)或者張貼檔案復(fù)制件；在公開場(chǎng)合宣讀、播放檔案原文等。五、開放檔案公布61第十一章人事檔案一、人事檔案的定義在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備查考的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的。是干部、工人等個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、以及所受獎(jiǎng)勵(lì)、處罰等方面的原始記錄，是一個(gè)人真實(shí)面目的客觀反映。第十一章人事檔案一、人事檔案的定義62二、人事檔案的分類和管理范圍人事檔案可分別建立正本、副本正本材料十大類：第一類：履歷材料第二類：自傳材料第三類：鑒定材料第四類：考核材料第五類：政治歷史問(wèn)題的審查材料第六類：參加黨團(tuán)組織的材料第七類：獎(jiǎng)勵(lì)及英雄模范先進(jìn)事跡材料第八類：處分、取消處分及甄別、復(fù)查材料第九類：反映職務(wù)、職稱、工資等方面的材料第十類：其他材料，如悼詞、非正常死亡的調(diào)查處理等二、人事檔案的分類和管理范圍人事檔案可分別建立正本、副本63第十二章會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案定義：是企業(yè)、事業(yè)單位和機(jī)關(guān)、團(tuán)體在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算一系列活動(dòng)中產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證、帳簿和報(bào)表等材料。會(huì)計(jì)檔案價(jià)值的鑒定：會(huì)計(jì)憑證一般保存15年左右；會(huì)計(jì)帳簿一般15-25年；會(huì)計(jì)報(bào)表（決算）需要永久保存。銷毀：報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由檔案部門和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門共同派員監(jiān)銷，各級(jí)主管部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，還應(yīng)有同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)。第十二章會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案定義：是企業(yè)、事業(yè)單位和機(jī)關(guān)、64第十三章聲像檔案聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育、軍事等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄，亦稱音像檔案、視聽檔案。第十三章聲像檔案聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從65第十四章電子檔案第一節(jié)電子檔案概況一、電子檔案的定義電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存貯于特定介質(zhì)上的檔案。又稱為機(jī)讀檔案或數(shù)字式檔案。目前電子文件所采用的存儲(chǔ)介質(zhì)主要有硬盤（硬磁盤、軟磁盤）、磁帶和光盤。（一）硬磁盤硬磁盤是計(jì)算機(jī)的外存儲(chǔ)器，一般裝在計(jì)算機(jī)機(jī)內(nèi)。容量一般從8GB、20GB、20.4GB40GB、60GB到現(xiàn)在的320GB，或者更大。它不宜作為歸檔介質(zhì)。（二）軟磁盤軟磁盤有兩種規(guī)格，5.52英寸和3.5英寸。前一種目前已基本不用，后一種一般容量為1.44MB。不宜作為歸檔介質(zhì)。（三）磁帶磁帶比軟磁盤存儲(chǔ)容量大，常見的容量為150MB~8GB，或者更大。（四）光盤光盤是繼磁盤后出現(xiàn)的一種光學(xué)存儲(chǔ)器，不同信息經(jīng)激光束照射在光盤上形成不同的炕，從而被記錄下來(lái)，閱讀時(shí)，不同熔炕對(duì)激光束有不同有反射，從而還原出不同的信息。一張5寸光盤的容量從128M到2GB，或者更大。從記錄性能上分，光盤分為：只讀式光盤、一次寫入式光盤、可擦式光盤3種。一次性寫入性光盤可作為電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)。（五）移動(dòng)硬盤（六）優(yōu)盤（七）存儲(chǔ)卡（TF卡，SD卡等）第十四章電子檔案第一節(jié)電子檔案概況66插圖最早的鼠標(biāo)，誕生于1968年12月9日。鼠標(biāo)之父道格·恩格勒巴特發(fā)明了世界上第一個(gè)鼠標(biāo)。插圖最早的鼠標(biāo)，誕生于1968年12月9日。鼠標(biāo)之父道格·恩67二、電子檔案的特點(diǎn)1、信息的非人工識(shí)讀性2、信息存儲(chǔ)的高密度性3、信息與特定載體之間的可分離性4、多種信息媒體的集成性5、系統(tǒng)依賴性

三、電子文件的種類1、文本文件2、命令文件3、圖像文件4、數(shù)據(jù)文件二、電子檔案的特點(diǎn)68第二節(jié)電子檔案管理一、電子文件的管理原則包括1、完整性原則2、可讀性原則3、可靠性原則

二、電子檔案的管理體系1、集中統(tǒng)一管理電子檔案的問(wèn)題2、紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔問(wèn)題3、文書檔案管理一體化問(wèn)題第二節(jié)電子檔案管理69第三節(jié)機(jī)讀檔案歸檔與保管一、機(jī)讀文件的歸檔范圍機(jī)讀文件的歸檔范圍原則上與紙質(zhì)文件的歸檔范圍相同，凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的機(jī)讀文件均屬歸檔范圍。但考慮到機(jī)讀文件的特性，應(yīng)注意下述文件的收集和歸檔。1、紙質(zhì)文件不能代替的機(jī)讀文件。對(duì)于紙質(zhì)文件不能代替的機(jī)讀文件，要特別注意歸檔，并且注意制備一定數(shù)量的機(jī)讀文件備份同時(shí)存放。2、與紙質(zhì)文件內(nèi)容相同的機(jī)讀文件。在今后相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和機(jī)讀文件，紙介質(zhì)和磁介質(zhì)兩種載體也許會(huì)長(zhǎng)期并存。同樣內(nèi)容的文件有紙質(zhì)文件形式也有機(jī)讀文件形式，應(yīng)當(dāng)注意將兩者同時(shí)歸檔。機(jī)讀文件的查詢速度快、可復(fù)用性好，這些特點(diǎn)會(huì)在檔案利用中發(fā)揮作用。這類機(jī)讀文件歸檔時(shí)應(yīng)注意和相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立對(duì)應(yīng)關(guān)系。

3、與數(shù)據(jù)文件配套的計(jì)算機(jī)軟件、程序和技術(shù)文檔（紙質(zhì)文件）。這些程序和文件是機(jī)讀文件的配套資料，只有借助這些資料，才能夠閱讀機(jī)讀文件。因此，這些資料也需同時(shí)收集齊全。屬本單位自行開發(fā)的軟件、程序（包括其技術(shù)文檔）可以歸檔，屬?gòu)耐鈫挝灰M(jìn)的商品化軟件，可作為資料保存而不歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)注意機(jī)讀文件和其相關(guān)程序、軟件（也是一種機(jī)讀文件）等保持整體完備性。4、沒(méi)有保存價(jià)值的機(jī)讀文件不歸檔。沒(méi)有實(shí)用價(jià)值的中間數(shù)據(jù)、草稿、程序軟件等不必歸檔。第三節(jié)機(jī)讀檔案歸檔與保管70二、建立機(jī)讀文件歸檔制度目前機(jī)讀文件還沒(méi)有統(tǒng)一的歸檔規(guī)范。因此，在進(jìn)行歸檔工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)特別注意建立必要的、切實(shí)可行的歸檔制度，對(duì)機(jī)讀文件的歸檔范圍、時(shí)間、份數(shù)、手續(xù)等加以規(guī)定。特別注意和計(jì)算技術(shù)人員密切配合，確保歸檔的機(jī)讀文件的完整性、可靠性和可用性。

機(jī)讀檔案的整理也應(yīng)遵從一般紙質(zhì)檔案整理工作的原則，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，注意保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。此外，還應(yīng)根據(jù)機(jī)讀檔案特性注意保管和利用。（一）機(jī)讀檔案的保管單位機(jī)讀文件以軟磁盤為載體的檔案，可以以軟磁盤作為保管單位；以磁帶為載體的檔案，一般以一盤磁帶（稱為一卷）為一保管單位。（二）機(jī)讀檔案的分類和組合由于各種原因，機(jī)讀文件產(chǎn)生過(guò)程中會(huì)將互不相干的若干文件存儲(chǔ)在同一個(gè)磁盤（磁帶、光盤）上。為了立卷，必須對(duì)機(jī)讀文件進(jìn)行轉(zhuǎn)并歸類，這種工作借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行。進(jìn)行這些操作時(shí)應(yīng)注意防止信息丟失和文件被抹去的錯(cuò)誤發(fā)生。因此，常常需要事先制做數(shù)據(jù)備份，以便在信息丟失時(shí)得到補(bǔ)救。（三）根據(jù)本單位機(jī)讀檔案的生成情況，參考中國(guó)檔案分類法制定機(jī)讀文件分類編碼體系，并依此在磁盤和磁帶的卷標(biāo)上進(jìn)行編碼。（四）機(jī)讀檔案的著錄和檢索機(jī)讀檔案可按檔案著錄著錄案卷級(jí)卡片并組成目錄。與機(jī)讀檔案配套的應(yīng)用軟件，一般均可按著錄項(xiàng)目提供方便的檢索功能。機(jī)讀檔案的載體多為磁性介質(zhì)，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體有許多不同之處。因此，除遵守一般的檔案保管原則和立法之外，需要特別注意到磁介質(zhì)的保管要求。機(jī)讀檔案的軟磁盤、磁帶上要貼有卷號(hào)標(biāo)簽，順序豎放在專門制做的防塵、透明的磁盤、磁帶盒里。盤、帶盒應(yīng)放在防潮、防火、防塵、防腐蝕和遠(yuǎn)離磁場(chǎng)源、遠(yuǎn)離熱源、安全可靠的地方。有條件的可放在恒溫、恒濕的介質(zhì)庫(kù)房中。長(zhǎng)期不用的磁盤、帶，應(yīng)在盒外加裝塑料袋密封，防止灰塵和濕氣的影響。二、建立機(jī)讀文件歸檔制度71使用、移動(dòng)軟磁盤時(shí)，不要用手觸及磁盤裸露部分，不要擠壓、彎曲盤片，要保持磁盤清潔。裝卸搬運(yùn)磁帶應(yīng)遵從有關(guān)操作規(guī)定，手持磁帶中心部分，避免碰到磁帶邊緣，不能硬推硬擠磁帶。

盤帶應(yīng)定期檢查，定期清潔和定期復(fù)制。軟磁盤存到一定的時(shí)間，即需將磁盤帶復(fù)制一次到新帶上。對(duì)舊磁帶和舊磁盤要確保及時(shí)清除其數(shù)據(jù)和消磁。已損壞的盤帶要確保及時(shí)銷毀。盤帶必須復(fù)制兩、三個(gè)備份，備份盤帶和原盤帶應(yīng)異地存放。存放磁盤、磁帶的介質(zhì)庫(kù)要保持恒溫、恒濕。濕度在15℃－25℃之間，相對(duì)濕度在40％－60％之間，良好通風(fēng)和符合要求的潔凈度。要特別注意防止計(jì)算機(jī)病毒的侵襲。歸檔的軟盤都必須經(jīng)過(guò)檢查，確認(rèn)沒(méi)有病毒后保管，定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，如有病毒應(yīng)及時(shí)清除。

機(jī)讀檔案的優(yōu)越性，不僅體現(xiàn)在它的記載方面，也體現(xiàn)在它的應(yīng)用方面。機(jī)讀檔案的利用服務(wù)，在其指導(dǎo)思想、利用方式等方面，和紙質(zhì)檔案基本上是一樣的。但由于機(jī)讀檔案的載體特性和生成過(guò)程的不同，利用時(shí)有其特點(diǎn)和應(yīng)注意的問(wèn)題。使用、移動(dòng)軟磁盤時(shí)，不要用手觸及磁盤裸露部分，不要擠壓、彎72第四節(jié)機(jī)讀檔案利用一、機(jī)讀檔案的利用特點(diǎn)機(jī)讀檔案在利用方面有如下一些特點(diǎn)：1．檢索自動(dòng)化、快速化。機(jī)讀檔案借助計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)了檢索自動(dòng)化，代替了人工檢索繁重的勞動(dòng)。計(jì)算機(jī)檢索速度快，要查找一個(gè)或一批文件，少則幾秒鐘多則幾分鐘就可以找到。2．檢索途徑多元化。計(jì)算機(jī)程序可提供多元檢索的功能，不但可按著錄項(xiàng)目單項(xiàng)檢索，還可實(shí)現(xiàn)組合檢索、疊代檢索、主題檢索；不但可對(duì)著錄項(xiàng)目進(jìn)行檢索，還可對(duì)文件正文進(jìn)行關(guān)鍵字檢索、全文檢索。

3．檢索效果好。只要計(jì)算機(jī)軟件的質(zhì)量高，機(jī)讀檔案的查全率和查準(zhǔn)率都比手工檢索效果好。此外，計(jì)算機(jī)便于進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制，可提高檔案利用率。4．復(fù)用性好。檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)可以多次重復(fù)在屏幕上顯示或在紙上打印，以供人們閱讀，而其原始文件仍保存在磁盤（或磁帶）上，不受磨損和破壞。機(jī)讀檔案的這種良好復(fù)用性保證了檔案的完好，又方便檔案的利用。5．檢索途徑需預(yù)先設(shè)計(jì)。計(jì)算機(jī)雖然可以提供多種檢索途徑，但這需要在編制計(jì)算機(jī)程序時(shí)預(yù)先加以設(shè)計(jì)。在設(shè)計(jì)時(shí)沒(méi)有考慮到的檢索方法，不能使用計(jì)算機(jī)檢索。

6．軟件不兼容限制了外借利用。機(jī)讀文件的產(chǎn)生依賴于計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)用系統(tǒng)之間如果不兼容，機(jī)讀文件便不能在彼此的應(yīng)用系統(tǒng)作用和閱讀，這樣就限制了機(jī)讀文件的外借利用。7．網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用。機(jī)讀檔案的系統(tǒng)依賴性雖然限定了它的外借利用，但網(wǎng)絡(luò)化的計(jì)算機(jī)檔案應(yīng)用系統(tǒng)，可以為地域分散的用戶提供快速的聯(lián)機(jī)檢索，從而可以彌補(bǔ)系統(tǒng)依賴性造成的外借利用的不足。第四節(jié)機(jī)讀檔案利用738．非手跡化問(wèn)題。以圖像方式輸入的機(jī)讀文件，可將檔案文件原樣、手跡原樣存在磁盤（光盤）上，并可再現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上和打印在紙上。但是以字符方式輸入的機(jī)讀文件，則不能保持檔案文件的原樣，只能保證文件內(nèi)容的正確性。而目前大量機(jī)讀文件，尤其是數(shù)據(jù)庫(kù)文件多是以字符方式輸入的。機(jī)讀檔案的這一缺點(diǎn)有時(shí)可能影響其原始性，在一定程序上降低了其憑證價(jià)值。8．非手跡化問(wèn)題。以圖像方式輸入的機(jī)讀文件，可將檔案文件原74二、機(jī)讀檔案提供利用中應(yīng)當(dāng)注意的幾個(gè)問(wèn)題1．安全保密。由于機(jī)讀文件的存儲(chǔ)成群性特點(diǎn)，利用計(jì)算機(jī)調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)特別注意保證利用者不能提取到他不該知道的文件。在聯(lián)機(jī)使用和網(wǎng)絡(luò)使用情況下，這一點(diǎn)尤其重要。2．防止誤操作。計(jì)算機(jī)的誤操作有可能抹去整個(gè)機(jī)讀文件或破壞其中的的部分信息，因此應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照操作規(guī)定進(jìn)行操作，未經(jīng)培訓(xùn)的人員禁止上機(jī)，以保證機(jī)讀檔案的完整性和正確性。3．提供復(fù)制品時(shí)就對(duì)其可靠性進(jìn)行審核。由于機(jī)讀文件的可修改性和信息易失性，在其被人為破壞（故意的或非故意的）、自然事故造成的信息丟失時(shí)不會(huì)在機(jī)讀文件上表現(xiàn)出來(lái)。因此，提供機(jī)讀檔案復(fù)制品時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)其內(nèi)容的正確性進(jìn)行必要的審核，辦理必要的制發(fā)證明。

4．與技術(shù)人員共同做好機(jī)讀檔案的軟件設(shè)計(jì)。機(jī)讀檔案離不開計(jì)算機(jī)，檔案業(yè)務(wù)人員就與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員密切配合，開發(fā)好機(jī)讀檔案的應(yīng)用系統(tǒng)，包括機(jī)讀文件的錄入、校對(duì)，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、加載、維護(hù)和安全授權(quán)，檢索程序以及技術(shù)文檔的編寫。否則機(jī)讀檔案的利用就會(huì)受到影響，甚至成為一堆死數(shù)據(jù)而無(wú)法利用。5．保持兩種載體并行的方法。在尚無(wú)確定機(jī)讀檔案的法律地位之前，應(yīng)該同時(shí)存放同一文件的紙質(zhì)檔案和機(jī)讀檔案。紙質(zhì)檔案作為原件歸檔，機(jī)讀檔案可以作為復(fù)制品提供利用。二、機(jī)讀檔案提供利用中應(yīng)當(dāng)注意的幾個(gè)問(wèn)題75附錄一：檔案管理的素質(zhì)檔案管理者政治素質(zhì)一、檔案專業(yè)人員的政治品德素質(zhì)1、堅(jiān)定不移地堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，在政治上同黨中央高度保持一致。2、熱愛檔案事業(yè)，全心全意為人民服務(wù)。3、堅(jiān)持辯證唯物主義與歷史唯物主義的思想路線和實(shí)事求是的思想作風(fēng)。二、檔案專業(yè)人員的職業(yè)道德素質(zhì)1、甘為人梯，熱心服務(wù)。2、尊重檔案，尊重歷史。3、遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密。檔案專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)包括能力結(jié)構(gòu)（決策、口頭表達(dá)、文字表達(dá)、開拓、實(shí)施、組織）智力結(jié)構(gòu)（專業(yè)知識(shí)、基礎(chǔ)知識(shí)、相關(guān)學(xué)科知識(shí)、外語(yǔ)或古漢語(yǔ)）成績(jī)結(jié)構(gòu)（工作效率、工作質(zhì)量、工作成績(jī)）檔案專業(yè)人員的知識(shí)素質(zhì)1、馬克思主義理論修養(yǎng)2、文史知識(shí)3、科學(xué)技術(shù)知識(shí)4、相關(guān)學(xué)科知識(shí)附錄一：檔案管理的素質(zhì)檔案管理者政治素質(zhì)76附錄二：有關(guān)檔案的小常識(shí)檔案學(xué)是一門內(nèi)容十分豐富的邊緣學(xué)科，它和其它學(xué)科一樣，也是我國(guó)科技園林中一朵盛開的奇葩。下面，我們將向同學(xué)介紹一組有關(guān)檔案和檔案工作方面的小知識(shí)。附錄二：有關(guān)檔案的小常識(shí)檔案學(xué)是一門內(nèi)容十分豐富的邊緣學(xué)科77

1、“檔案”一詞的由來(lái)：我國(guó)檔案工作的歷史雖然源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，但“檔案”一詞的出現(xiàn)卻是在清代。清代學(xué)者楊賓在其所著的《柳邊紀(jì)略》中寫道：“邊外文字，多書于木，往來(lái)傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也。存貯年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也”。這是有關(guān)“檔案”一詞的最早記載。

1、“檔案”一詞的由來(lái)：我國(guó)檔案工作的歷史雖然源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，但78

2、“蘭臺(tái)”一詞的演變：“蘭臺(tái)”是我國(guó)西漢時(shí)期修建的用于專門收藏王朝中央檔案典籍的處所，并設(shè)有蘭臺(tái)令史主管蘭臺(tái)的檔案工作。經(jīng)過(guò)兩千多年的演變，現(xiàn)在，“蘭臺(tái)”一詞已成為用來(lái)泛指檔案保管機(jī)構(gòu)和檔案工作的代名詞，檔案工作者也就被稱為“蘭臺(tái)人”。

2、“蘭臺(tái)”一詞的演變：“蘭臺(tái)”是我國(guó)西漢時(shí)期修建的用于專793、結(jié)繩刻契：具有科學(xué)意義的檔案，是在原始公社衰亡，私有制出現(xiàn)的時(shí)候，伴隨著文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生的。在文字出現(xiàn)之前，人們用結(jié)繩刻契作為記事表意的一種方法。所謂結(jié)繩就是在繩子上打上大大小小、各式各樣的結(jié)，以表示不同的意思，刻契就是在骨片、木片、竹片或其它材料上刻畫出各種形狀的標(biāo)記，用來(lái)記錄某種事實(shí)或作為有關(guān)各方的一種信約。它可以說(shuō)是檔案的前身。3、結(jié)繩刻契：具有科學(xué)意義的檔案，是在原始公社衰亡，私有制出80

4、我國(guó)最古老的檔案：我國(guó)目前發(fā)現(xiàn)的最古老的歷史檔案是甲骨檔案，距今已有三千多年的歷史。所謂甲骨是龜甲和獸骨的簡(jiǎn)稱，是當(dāng)時(shí)的檔案書寫材料。甲骨檔案就是我國(guó)殷商時(shí)代統(tǒng)治者在政務(wù)活動(dòng)中形成的，刻寫在甲骨上的文字記錄，它有力地說(shuō)明了我國(guó)歷史文化的悠久。

4、我國(guó)最古老的檔案：我國(guó)目前發(fā)現(xiàn)的最古老的歷史檔案是甲骨81

5、檔案制成材料的演變：檔案是人類社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，也是人類文明的標(biāo)志，從我國(guó)檔案制成材料的演變歷史來(lái)看，它大致經(jīng)歷了如下的過(guò)程：從殷商時(shí)期的甲骨到西周時(shí)期出現(xiàn)了青銅器，到春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期以竹簡(jiǎn)、木片為主，秦代時(shí)又在此基礎(chǔ)上出現(xiàn)了大量的刻石，兩漢時(shí)期除了使用竹簡(jiǎn)、木片以外，還使用了縑帛，到了東晉時(shí)期，由于造紙術(shù)的發(fā)展，紙張成為檔案主要的書寫材料，直至近、現(xiàn)代，出現(xiàn)了唱片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等光、電子載體。檔案制成材料的演變歷史鮮明地反映出社會(huì)的文明狀態(tài)。

5、檔案制成材料的演變：檔案是人類社會(huì)進(jìn)步的產(chǎn)物，也是人類82

6、司馬遷及其《史記》：在我國(guó)古代，檔案工作與史學(xué)研究工作是密不可分的，而且具有利用檔案史料編纂史學(xué)著作的優(yōu)良傳統(tǒng)。西漢偉大的史學(xué)家司馬遷編纂的歷史巨著─《史記》就是其中最杰出的代表。司馬遷出身于史官門第，自幼就接觸到各種檔案典籍，他父親死后，司馬遷繼承父業(yè)，任太史令，掌管西漢中央政府的檔案典籍，正是在這樣的有利條件下，司馬遷以豐富的檔案典籍為依據(jù)，先后經(jīng)過(guò)十多年的艱苦、辛勤勞作，終于完成了我國(guó)第一部紀(jì)傳體的通史─《史記》?！妒酚洝酚浭隽松献詡髡f(shuō)中的黃帝，下至漢武帝時(shí)期三千多年的歷史，凡有關(guān)歷代制度、經(jīng)濟(jì)、天文、地理、歷法、音樂(lè)、水利以及事件、人物、民族等盡收其中，堪稱是當(dāng)時(shí)的一部百科全書。司馬遷編纂《史記》，為我國(guó)檔案利用工作樹立了光輝的典范。

6、司馬遷及其《史記》：在我國(guó)古代，檔案工作與史學(xué)研究工作83

7、檔案管理律令的出現(xiàn)：我國(guó)有關(guān)檔案管理方面的律令最早