文件級檔案的整理 課件

文件級檔案的整理

文件級檔案的整理文件級檔案的整理

國家檔案局

《歸檔文件整理規(guī)則》青島市檔案局

《歸檔文件整理規(guī)程》（文件級）

依據(jù)：文件級檔案的整理國家檔案局依據(jù)：文件級檔案的整理

概念1、文件材料：指企事業(yè)單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的各種形式和載體的記錄。包括各種文書、圖表、圖紙、照片、影片、錄音、錄像等。其中不但有文字材料，而且還包括非文字材料。（本講所涉內(nèi)容為紙質(zhì)文件材料）文件級檔案的整理概念指企

2、

文件級檔案：

是檔案的一種保管形式。即以文件為保管單位的檔案。

它是目前國家正在推行的一種

較為簡便的檔案管理形式。

文件級檔案的整理文件級檔案的整理

提示采用文件級檔案整理方法的單位，對原有的檔案原則上不進行重新整理。文件級檔案的整理提示文件級檔案的整理

一、文件歸檔

1、歸檔范圍：企事業(yè)單位在籌備、建設(shè)、運營以及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的，直接記錄和反映本單位活動的，具有依據(jù)和參考作用的文件材料。

文件級檔案的整理一、文件歸檔文件級檔案的整理文件級檔案的整理提示：各單位應(yīng)根據(jù)本單位的主要職能活動情況，制定本單位的文件材料歸檔范圍。

文件級檔案的整理提示：《檔案工作指南》

18-92

文件級檔案的整理制定本單位文件材料歸檔范圍可參照：《檔案工作指南》文件級檔案的整理制定本單位文件材料2、歸檔要求文件級檔案的整理質(zhì)量：

（1）字跡清晰，材料耐久；（2）歸檔的文件應(yīng)為原件或具有憑證作用；（3）歸檔的文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。2、歸檔要求文件級檔案的整理質(zhì)量：齊全是指文件材料不同的版本、稿次要全；完整是指反映同一問題或方面的文件材料收集要全面；準(zhǔn)確是指文件材料是實際的真實反映，圖物相符，文事一致。文件級檔案的整理齊全是指文件材料不同的版本、文件級檔案的整理數(shù)量：

（1）歸檔文件材料一般為一份，重要的、利用頻繁的和有特殊需要的可適當(dāng)增加份數(shù)；（2）具有長期保存價值或具有憑證作用的電子文件，應(yīng)制成一套相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。文件級檔案的整理數(shù)量：文件級檔案的整理

時間：（1）管理類文件一般應(yīng)在辦理完畢后,第二年上半年歸檔；（2）產(chǎn)品、科研、基建項目文件在項目結(jié)束后三個月內(nèi)歸檔，周期長的項目可分階段、分單項歸檔；

文件級檔案的整理時間：文件級檔案的整理（3）外購設(shè)備或引進項目的文件在開箱驗收或項目接收后登記歸檔；（4）會計文件在會計年度終了后，由財務(wù)部門整理保存一年，次年上半年歸檔案室保存；

文件級檔案的整理（3）外購設(shè)備或引進項目的文件文件級檔案的整理（5）下列文件應(yīng)隨時歸檔：

A、變更、補充的文件；B、基建、設(shè)備的維修文件；C、產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件；D、機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗等留在部門或個人手中的文件；E、本單位人員外出參加公務(wù)活動形成的文件。文件級檔案的整理（5）下列文件應(yīng)隨時歸檔：文件級檔案的整理文件級檔案的整理二、組件文字文件：一般一份文件為一件必要時也可按問題特征組件

將歸檔的文件組成檔案基本保管單位文件級檔案的整理二、組件將歸檔的文件組成檔案基本保管單圖樣文件：

一套為一件或數(shù)件

一套圖樣文件數(shù)量多時，可按結(jié)構(gòu)、專業(yè)、工序、性質(zhì)、名稱等特征分別組成數(shù)件文件級檔案的整理數(shù)件：圖樣文件：一套圖樣文件數(shù)量多時，可按結(jié)構(gòu)、文件級檔案的整理

檔號：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

主要包括：

（全宗號）

(1)類目號(2)年度號(3)保管期限號(4)件號

文件級檔案的整理三、編寫檔號檔號：以字符形式賦予檔案實體的用以固定文件級

1、編寫方法(1)類目號--

一級類目：

采用類目中兩個有代表性文字的大寫聲母作為代號

文件級檔案的整理

管理類________________

“GL”產(chǎn)品類_________________“CP”科學(xué)技術(shù)研究類_________“KY”基本建設(shè)類_____________“JJ”設(shè)備儀器類_____________“SB”會計類_________________“KJ”文件級檔案的整理一級類目名稱與代號管理類________________“GL”文件級檔案

文件級檔案的整理

二級及二級以下類目：

采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1-9”或“01-99”表示

亦可采用型號或項目代號表示相應(yīng)級類目文件級檔案的整理采用文件級檔案的整理(2)年度號--

用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫年度號

如：二00五年用“2005”表示文件級檔案的整理(2)年度號--

永久（50年以上）—“1”

長期（15-50年）—“2”

短期（15年以下）—“3”

文件級檔案的整理(3)保管期限號--

提示

確定歸檔文件材料保管期限參考依據(jù)：A、《檔案工作指南》：

《歸檔文件整理規(guī)程》附錄AB、《檔案工作文件選編》：

財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》國檔發(fā)[1988]4號《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》文件級檔案的整理提示文件級檔案的整理(4)件號--管理類檔案--

同一年度內(nèi)按三個不同保管期限分別編寫件號；檔案數(shù)量較少的單位，同一年度可編寫一個起止件號。科技類檔案--

分別按其最低一級類目編寫件號。

文件級檔案的整理(4)件號--文件級檔案的整理

會計檔案:

一冊為一件分別按二級類目編寫件號

（編寫方法有所不同）

文件級檔案的整理

財務(wù)報告

采用大流水形式編寫件號。即按財務(wù)報告形成的年度順序自“1”始編寫件號。一個年度占有一個件號文件級檔案的整理財務(wù)報告文件級檔案的整理其他二級類目

分別在年度內(nèi)編寫件號，

即一年一個起止件號。文件級檔案的整理其他二級類目文件級檔案的整理文件級檔案的整理2、檔號示意：(1)GL2002·1-016

第16件（管理類檔案2002年永久保存的第16件）

永久2002年管理類文件級檔案的整理2、檔號示意：GL200(2)JJ1·2·3·7·1-01

第1件（2號辦公樓采暖通風(fēng)空調(diào)竣工圖）

2號辦公樓辦公設(shè)施基建文件級檔案的整理竣工圖暖風(fēng)空調(diào)永久(2)JJ1·2·3·7·1-012號辦公樓辦公設(shè)文件級檔案的整理(3)KJ3·2002-001

第1件（會計憑證2002年第1本）

2002年度憑證會計檔案文件級檔案的整理(3)KJ3·2002-001第

在每份歸檔文件材料的

首頁右上角空白處加蓋檔號章，并按已確定該文件材料的檔號填寫有關(guān)內(nèi)容。文件級檔案的整理3、加蓋并填寫檔號章：在每份歸檔文件材料的文件級檔案的整理3、加蓋并填寫

檔號章式樣文件級檔案的整理GL2002·1-01616

提示

作為一件的圖樣材料，應(yīng)分別折疊成A4幅面，在每張圖紙首面的右上角加蓋檔號章并填寫同一檔號章內(nèi)容，在其右下角逐一填寫頁號。文件級檔案的整理

文件級檔案的整理1、固定歸檔文件

工具：

（1）三角袋（2）不銹鋼裝釘（3）塑料拉桿（4）細線繩（5）其他四、檔案裝盒文件級檔案的整理四、檔案裝盒三角袋式樣：底邊=210mm直角邊=260mm 文件級檔案的整理三角袋式樣：文件級檔案的整理文件級檔案的整理2、將已固定的歸檔文件材料按檔號順序（小號在前，大號在后）裝入檔案盒，

裝滿為止。文件級檔案的整理2、將已固定的歸檔文件材料3、填寫《備考表》文件級檔案的整理3、填寫《備考表》文件級檔案的整理（1）說明：填寫盒內(nèi)文件材料的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況以及與盒內(nèi)某份文件反映同一內(nèi)容但載體形式不同，并另行保存的檔案保管單位的檔號（互見號）。（2）整理人：

檔案整理人員簽名。（3）檢查人：

歸檔文件質(zhì)量審核人（各部門、項目負責(zé)人或檔案管理人員）簽名。

文件級檔案的整理（1）說明：文件級檔案的整理文件級檔案的整理4、填寫檔案盒脊背：類目號：盒內(nèi)歸檔文件分類號

年度號：盒內(nèi)文件形成年度代號

保管期限號：盒內(nèi)文件保管期限代號

部門（內(nèi)容）：盒內(nèi)文件的處理部門或主要內(nèi)容。

起止件號：盒內(nèi)文件的起止順序號。文件級檔案的整理4、填寫檔案盒脊背：類目號：盒內(nèi)歸檔文件分類

5、在檔案盒正面加蓋立檔單位橫排印章

位置：

檔案盒正面上方中央印章離檔案盒上端約10厘米文件級檔案的整理5、在檔案盒正面加蓋立檔單位橫排印章文件級檔案的整理

提示

不同年度或不同保管期限或不同項目的

歸檔文件材料一般不應(yīng)放入同一檔案盒。

文件級檔案的整理

五、檔案排列：大類排列順序：管理檔案--科技檔案--會計檔案

科技檔案：產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備

（大類之間不得交叉）

文件級檔案的整理五、檔案排列：文件級檔案的整理

1、管理類檔案：按年度—期限—（機構(gòu)）—時間順序排列。

2、科技檔案：

各大類內(nèi)按性質(zhì)—項目（一個產(chǎn)品、一臺設(shè)備、一項工程、一個課題）—階段或系統(tǒng)排列。

3、會計檔案：

財務(wù)報告—會計帳簿—會計憑證在各二級類目內(nèi)分別按年度順序排列。文件級檔案的整理

文件級檔案的整理六、填寫《檔案分類目錄》序號日期

位置文件級檔案的整理六、填寫《檔案分類目錄》序號日期位置序號：填寫檔案在大類中的排列順序號日期：用八位阿拉伯?dāng)?shù)字分上下兩排填寫位置：填寫檔案存放位置的代號文件級檔案的整理序號：日期：位置：文件級檔案的整理

提示

文件級檔案整理的具體方法、檔案裝具與用表格式請按照

《檔案工作指南》中有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

文件級檔案的整理文件級檔案的整理建議

采用文件級檔案整理方法的單位請使用微機管理檔案

文件級檔案的整理文件級檔案的整理檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實現(xiàn)計算機檢索和檔案信息網(wǎng)上查詢的企業(yè)，可參照執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》，否則暫緩執(zhí)行此標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)科字[2003]第2號文件提出：文件級檔案的整理檔案管理現(xiàn)代化水平較高，實現(xiàn)經(jīng)科字[2003]第2文件級檔案的整理課件謝謝！85840972dajerch@謝謝！85840972dajerch@qdda.演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！文件級檔案的整理

文件級檔案的整理文件級檔案的整理

國家檔案局

《歸檔文件整理規(guī)則》青島市檔案局

《歸檔文件整理規(guī)程》（文件級）

依據(jù)：文件級檔案的整理國家檔案局依據(jù)：文件級檔案的整理

概念1、文件材料：指企事業(yè)單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的各種形式和載體的記錄。包括各種文書、圖表、圖紙、照片、影片、錄音、錄像等。其中不但有文字材料，而且還包括非文字材料。（本講所涉內(nèi)容為紙質(zhì)文件材料）文件級檔案的整理概念指企

2、

文件級檔案：

是檔案的一種保管形式。即以文件為保管單位的檔案。

它是目前國家正在推行的一種

較為簡便的檔案管理形式。

文件級檔案的整理文件級檔案的整理

提示采用文件級檔案整理方法的單位，對原有的檔案原則上不進行重新整理。文件級檔案的整理提示文件級檔案的整理

一、文件歸檔

1、歸檔范圍：企事業(yè)單位在籌備、建設(shè)、運營以及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的，直接記錄和反映本單位活動的，具有依據(jù)和參考作用的文件材料。

文件級檔案的整理一、文件歸檔文件級檔案的整理文件級檔案的整理提示：各單位應(yīng)根據(jù)本單位的主要職能活動情況，制定本單位的文件材料歸檔范圍。

文件級檔案的整理提示：《檔案工作指南》

18-92

文件級檔案的整理制定本單位文件材料歸檔范圍可參照：《檔案工作指南》文件級檔案的整理制定本單位文件材料2、歸檔要求文件級檔案的整理質(zhì)量：

（1）字跡清晰，材料耐久；（2）歸檔的文件應(yīng)為原件或具有憑證作用；（3）歸檔的文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。2、歸檔要求文件級檔案的整理質(zhì)量：齊全是指文件材料不同的版本、稿次要全；完整是指反映同一問題或方面的文件材料收集要全面；準(zhǔn)確是指文件材料是實際的真實反映，圖物相符，文事一致。文件級檔案的整理齊全是指文件材料不同的版本、文件級檔案的整理數(shù)量：

（1）歸檔文件材料一般為一份，重要的、利用頻繁的和有特殊需要的可適當(dāng)增加份數(shù)；（2）具有長期保存價值或具有憑證作用的電子文件，應(yīng)制成一套相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。文件級檔案的整理數(shù)量：文件級檔案的整理

時間：（1）管理類文件一般應(yīng)在辦理完畢后,第二年上半年歸檔；（2）產(chǎn)品、科研、基建項目文件在項目結(jié)束后三個月內(nèi)歸檔，周期長的項目可分階段、分單項歸檔；

文件級檔案的整理時間：文件級檔案的整理（3）外購設(shè)備或引進項目的文件在開箱驗收或項目接收后登記歸檔；（4）會計文件在會計年度終了后，由財務(wù)部門整理保存一年，次年上半年歸檔案室保存；

文件級檔案的整理（3）外購設(shè)備或引進項目的文件文件級檔案的整理（5）下列文件應(yīng)隨時歸檔：

A、變更、補充的文件；B、基建、設(shè)備的維修文件；C、產(chǎn)品、設(shè)備更換的新零部件文件；D、機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗等留在部門或個人手中的文件；E、本單位人員外出參加公務(wù)活動形成的文件。文件級檔案的整理（5）下列文件應(yīng)隨時歸檔：文件級檔案的整理文件級檔案的整理二、組件文字文件：一般一份文件為一件必要時也可按問題特征組件

將歸檔的文件組成檔案基本保管單位文件級檔案的整理二、組件將歸檔的文件組成檔案基本保管單圖樣文件：

一套為一件或數(shù)件

一套圖樣文件數(shù)量多時，可按結(jié)構(gòu)、專業(yè)、工序、性質(zhì)、名稱等特征分別組成數(shù)件文件級檔案的整理數(shù)件：圖樣文件：一套圖樣文件數(shù)量多時，可按結(jié)構(gòu)、文件級檔案的整理

檔號：以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

主要包括：

（全宗號）

(1)類目號(2)年度號(3)保管期限號(4)件號

文件級檔案的整理三、編寫檔號檔號：以字符形式賦予檔案實體的用以固定文件級

1、編寫方法(1)類目號--

一級類目：

采用類目中兩個有代表性文字的大寫聲母作為代號

文件級檔案的整理

管理類________________

“GL”產(chǎn)品類_________________“CP”科學(xué)技術(shù)研究類_________“KY”基本建設(shè)類_____________“JJ”設(shè)備儀器類_____________“SB”會計類_________________“KJ”文件級檔案的整理一級類目名稱與代號管理類________________“GL”文件級檔案

文件級檔案的整理

二級及二級以下類目：

采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1-9”或“01-99”表示

亦可采用型號或項目代號表示相應(yīng)級類目文件級檔案的整理采用文件級檔案的整理(2)年度號--

用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫年度號

如：二00五年用“2005”表示文件級檔案的整理(2)年度號--

永久（50年以上）—“1”

長期（15-50年）—“2”

短期（15年以下）—“3”

文件級檔案的整理(3)保管期限號--

提示

確定歸檔文件材料保管期限參考依據(jù)：A、《檔案工作指南》：

《歸檔文件整理規(guī)程》附錄AB、《檔案工作文件選編》：

財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》國檔發(fā)[1988]4號《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》文件級檔案的整理提示文件級檔案的整理(4)件號--管理類檔案--

同一年度內(nèi)按三個不同保管期限分別編寫件號；檔案數(shù)量較少的單位，同一年度可編寫一個起止件號?？萍碱悪n案--

分別按其最低一級類目編寫件號。

文件級檔案的整理(4)件號--文件級檔案的整理

會計檔案:

一冊為一件分別按二級類目編寫件號

（編寫方法有所不同）

文件級檔案的整理

財務(wù)報告

采用大流水形式編寫件號。即按財務(wù)報告形成的年度順序自“1”始編寫件號。一個年度占有一個件號文件級檔案的整理財務(wù)報告文件級檔案的整理其他二級類目

分別在年度內(nèi)編寫件號，

即一年一個起止件號。文件級檔案的整理其他二級類目文件級檔案的整理文件級檔案的整理2、檔號示意：(1)GL2002·1-016

第16件（管理類檔案2002年永久保存的第16件）

永久2002年管理類文件級檔案的整理2、檔號示意：GL200(2)JJ1·2·3·7·1-01

第1件（2號辦公樓采暖通風(fēng)空調(diào)竣工圖）

2號辦公樓辦公設(shè)施基建文件級檔案的整理竣工圖暖風(fēng)空調(diào)永久(2)JJ1·2·3·7·1-012號辦公樓辦公設(shè)文件級檔案的整理(3)KJ3·2002-001

第1件（會計憑證2002年第1本）

2002年度憑證會計檔案文件級檔案的整理(3)KJ3·2002-001第

在每份歸檔文件材料的

首頁右上角空白處加蓋檔號章，并按已確定該文件材料的檔號填寫有關(guān)內(nèi)容。文件級檔案的整理3、加蓋并填寫檔號章：在每份歸檔文件材料的文件級檔案的整理3、加蓋并填寫

檔號章式樣文件級檔案的整理GL2002·1-01616

提示

作為一件的圖樣材料，應(yīng)分別折疊成A4幅面，在每張圖紙首面的右上角加蓋檔號章并填寫同一檔號章內(nèi)容，在其右下角逐一填寫頁號。文件級檔案的整理

文件級檔案的整理1、固定歸檔文件

工具：

（1）三角袋（2）不銹鋼裝釘（3）塑料拉桿（4）細線繩（5）其他四、檔案裝盒文件級檔案的整理四、檔案裝盒三角袋式樣：底邊=210mm直角邊=260mm 文件級檔案的整理三角袋式樣：文件級檔案的整理文件級檔案的整理2、將已固定的歸檔文件材料按檔號順序（小號在前，大號在后）裝入檔案盒，

裝滿為止。文件級檔案的整理2、將已固定的歸檔文件材料3、填寫《備考表》文件級檔案的整理3、填寫《備考表》文件級檔案的整理（1）說明：填寫盒內(nèi)文件材料的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況以及與盒內(nèi)某份文件反映同一內(nèi)容但載體形式不同，并另行保存的檔案保管單位的檔號（互見號）。（2）整理人：

檔案整理人員簽名。（3）檢查人：

歸檔文件質(zhì)量審核人（各部門、項目負責(zé)人或檔案管理人員）簽名。

文件級檔案的整理（1）說明：文件級檔案的整理文件級檔案的整理4、填寫檔案盒脊背：類目號：盒內(nèi)歸檔文件分類號

年度號：盒內(nèi)文件形成年度代號

保管期限號：盒內(nèi)文件保管期限代號

部門（內(nèi)容）：盒內(nèi)文件的處理部門或主要內(nèi)容。

起止件號：盒內(nèi)文件的起止順序號。文件級檔案的整理4、填寫檔案盒脊背：類目號：盒內(nèi)歸檔文件分類

5、在檔案盒正面加蓋立檔單位橫排印章

位置：

檔案盒正面上方中央印章離檔案盒上端約10厘米文件級檔案的整理5、在檔案盒正面加蓋立檔單位橫排印章文件級檔案的整理