時間管理與工作統(tǒng)籌講義

時間管理與工作統(tǒng)籌說在前面

“借來的火，點不亮自己的心靈”

——佛教禪語

說在前面

課前分享：課程受眾課程來源德魯克其人管理概念

彼得·德魯克（1909-2005）誰是彼得·德魯克？彼得·德魯克的代表作品：

—《管理的實踐》（1954）

—《卓有成效的管理者》（1966）

—《管理：使命，責(zé)任，實務(wù)》（1973）美國管理協(xié)會：“如果說20世紀(jì)最偉大的發(fā)明是管理的話，那么德魯克就是最偉大的發(fā)明家?！北说谩さ卖斂吮槐姸嗥髽I(yè)家認(rèn)為是對他們影響最大的人，也被認(rèn)為是影響日本戰(zhàn)后經(jīng)濟(jì)的兩大管理學(xué)家之一。誰是彼得·德魯克？“凡是現(xiàn)在當(dāng)紅的管理概念，彼得·德魯克大都早就討論過了，隨你任選一個例子，很可能早在你出生之前德魯克就已經(jīng)寫過有關(guān)那個觀念的文章。”《大師論大師》查爾斯·漢迪（著名的“商業(yè)哲學(xué)家”）

2023/1/27教學(xué)安排：

○

重新認(rèn)識管理者

○

時間管理

○工作計劃

○行動與檢查

○課程總結(jié)

第一單元

時間管理重新認(rèn)識管理者彼得.德魯克說：“管理就是跟人有關(guān)的活動。”管理者是能為改善機(jī)構(gòu)的運(yùn)作能力和獲得成果作出自己的貢獻(xiàn)”的人。管理者著眼于貢獻(xiàn)。管理的要點管理是指同別人一起，或通過別人使工作完成得既有效率又有效果的過程?！沟俜摇ち_賓斯2022/12/2411時間間管管理理的的四四步步驟驟認(rèn)識識時時間間記錄錄時時間間診斷斷時時間間管理理時時間間1.認(rèn)識識時時間間：：時間間對對于于我我們們，，究究竟竟意意味味著著什什么么？？2022/12/24142.記錄時間間：每隔一段段時間,做時間記記錄表為什么？？2022/12/2415起始時間結(jié)束時間活動內(nèi)容活動用時重要程度評價2022/12/24163.診斷時間間根本不必必做的------取消可由別人人代做的的----授權(quán)浪費(fèi)別人人的時間間----自律管理不好好的活動動----改變機(jī)制制度流程人員2022/12/24174、管理理時間間敢于和和善于于說不不確定優(yōu)優(yōu)先順順序集中整整塊時時間，，能預(yù)料料突發(fā)發(fā)事件件時間管管理小小貼士士清理桌桌面電腦文文件夾夾整理理電話技技巧郵件管管理……案例：：清理理桌面面根據(jù)情情況建建立3到5個檔案案根據(jù)4D原則整整理所所有文文件把“立立即做做”的的工作作一件件一件件處理理完給待處處理事事件定定下時時間并并相應(yīng)應(yīng)存放放文件件使用活活頁文文件每日清清理桌桌面4D––工作法法D現(xiàn)在做做D讓別人人去做做D不做D以后做做思考……問題：：什么么是個個人風(fēng)風(fēng)格？？風(fēng)格首首先是是一種種本能能、直直覺。。—BillBlass行為風(fēng)風(fēng)格-情境模模擬地點：：一個非非常擁擁擠的的電梯梯中場景：：一個人人在等等電梯梯，在經(jīng)過過了很很長等等待之之后，，電梯梯門終終于打打開了了。但但是電電梯里里面已已經(jīng)站站滿了了人。。不同性性格的的人會會怎么么做？？互動完全不不在意意電梯梯里的的人群群，堅堅定的的走進(jìn)進(jìn)電梯梯，并并且堅堅信電電梯里里還有有足夠夠的空空間容容納自自己。。高興的的看著著電梯梯里的的人，，微笑笑著走走進(jìn)電電梯，，說了了一句句：““這不不是很很舒服服么??！”吃了一一驚之之后，，收回回了已已經(jīng)邁邁出的的腳，，溫柔柔的說說：““請先先走吧吧，我等下下一次次?！薄睌?shù)數(shù)電電梯里里的人人數(shù)，然后在在走進(jìn)進(jìn)電梯梯前，，查看看一下下電梯梯的限限載人人數(shù)。。行為特特質(zhì)-情境模模擬第二單單元工工作作計劃劃計劃為為什么么是管管理技技能的的第一一大要要素？？為什什么計計劃如如此重重要？？計劃與與士氣氣有什什么關(guān)關(guān)系？？計劃劃明確目目標(biāo)安排和和協(xié)調(diào)調(diào)人力力資源源更充分分地利利用資資源增強(qiáng)團(tuán)團(tuán)隊的的工作作效能能加強(qiáng)對對任務(wù)務(wù)的控控制制定計計劃的的好處處如果沒沒有目目標(biāo)，，我們們的計計劃就就會失失敗。。如果果一個個人不不知道道他尋尋找的的是哪哪一個個港灣灣，那那么就就無所所謂正正確的的風(fēng)向向?！R修斯斯·塞涅卡卡為什么么不愿愿意制制定計計劃？？計劃過過于復(fù)復(fù)雜雜計劃缺缺乏靈靈活活性制訂計計劃浪浪費(fèi)時時間間和精精力如何制制定計計劃作為主主管，，以你你目前前手頭頭的工工作，，或即即將進(jìn)進(jìn)行的的工作作為例例，制制定一一個工工作計計劃。。制定計計劃的的過程程中，，你需需要考考慮哪哪些具具體因因素？？目標(biāo)時間地點人選程序標(biāo)準(zhǔn)傳達(dá)制定計計劃的的七個個因素素制定計計劃的的七個個因素素目標(biāo)要達(dá)到到什么么樣的的預(yù)期期結(jié)果果？—目標(biāo)=愿望？？目標(biāo)標(biāo)=想法？？—制定目目標(biāo)的的SMART原則—將目標(biāo)標(biāo)寫在在書面面文件件上目標(biāo)與與愿望望、想想法的的差異異時限

穩(wěn)定性可行性步驟

目標(biāo)的的SMART原則Specific具體的的Measurable可以評評估的的Achievable可以實實現(xiàn)的的Reasonable合情合合理的的Time-based有時間間期限限的目標(biāo)的的SMART原則Specific具體的的要用具具體的的語言言清楚楚地說說明要要達(dá)成成的行行為標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。。Measurable可以評評估的的目標(biāo)是是過程程預(yù)測測的一一部分分，它它應(yīng)該該能夠夠非常常明確確地顯顯示目目標(biāo)是是否達(dá)達(dá)到，，而不不是模模糊的的?？煽珊饬苛康哪磕繕?biāo)并并不等等于必必須將將目標(biāo)標(biāo)量化化，而而是應(yīng)應(yīng)有一一定的的判定定標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)。目標(biāo)的的SMART原則Achievable可以實實現(xiàn)的的指績效效指標(biāo)標(biāo)在付付出努努力的的情況況下可可以實實現(xiàn)，，避免免設(shè)立立過高高或過過低的的目標(biāo)標(biāo)。Reasonable合情合合理的的在現(xiàn)實實條件件下是是否可可行、、可操操作，，與組組織目目標(biāo)一一致Time-based有時間間期限限的將目標(biāo)標(biāo)寫在在書面面文件件上把目標(biāo)標(biāo)寫下下來，，是實實現(xiàn)目目標(biāo)的的第一一步．．——前克萊萊斯勒勒總裁裁亞科科卡優(yōu)點：：明確而而穩(wěn)定定有利于于傳播播建立承承諾管理者者的目目標(biāo)確確立每年給給上司司寫兩兩封信信：下屬認(rèn)認(rèn)為上上司和和自己己的工工作目目標(biāo)分分別是是什么么？自己應(yīng)應(yīng)該達(dá)達(dá)到那那些績績效？？需要要做哪哪些事事情才才能達(dá)達(dá)到我我的目目標(biāo)？？工作中中的主主要障障礙是是什么么？上司和和組織織做哪哪些事事會對對我形形成助助力？？哪些些又會會形成成阻力力？制定計計劃的的七個個因素素時間何時開開始？？何時時完成成？—制定完完成任任務(wù)的的最后后期限限—完成任任務(wù)的的時間間進(jìn)度度安排排—分期分分批任任務(wù)的的具體體要求求制定計計劃的的七個個因素素地點在哪里里工作作？（（選擇擇）—工作的的設(shè)施施與環(huán)環(huán)境—工作的的地理理范圍圍制定計計劃的的七個個因素素人選誰是完完成任任務(wù)的的最佳佳人選選？—人事決決策的的風(fēng)險險最大大—選人的的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)—用人所所長的的原則則制定計計劃的的七個個因素素程序怎樣完完成任任務(wù)？？—完成任任務(wù)的的步驟驟—應(yīng)對困困難和和不確確定性性—“多算勝勝少算算不勝勝”制定計計劃的的七個個因素素標(biāo)準(zhǔn)怎樣衡衡量結(jié)結(jié)果？？—標(biāo)準(zhǔn)是是衡量量工作作的依依據(jù)—定性的的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)—定量的的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)計劃實際提高質(zhì)量10%15%減少投訴20%20%加強(qiáng)服務(wù)10%8%減少缺勤5%8%計劃實際開發(fā)A程序完成未完成招聘銷售經(jīng)理完成完成制定營銷計劃完成未完成調(diào)整生產(chǎn)流程完成完成績效評評估不不一定定都是是可以以嚴(yán)謹(jǐn)謹(jǐn)精確確的量量化指指標(biāo)，，但是是必須須清楚楚、簡簡單、、而合合理，，必須須與目目標(biāo)有有關(guān)，，能夠把把員工工的注注意力力和努努力引引導(dǎo)到到正確確的方方向上上去。。同時他他們自自身還還必須須是可可靠的的，至少其其誤差差范圍圍是大大家共共同認(rèn)認(rèn)可的的。并能能為大大家所所理解解。制定計計劃的的七個個因素素傳達(dá)怎樣向向有關(guān)關(guān)人員員說明明計劃劃？—說明計計劃的的好處處—員工參參與的的過程程—激發(fā)員員工的的行動動什么是是制定定計劃劃的七七個要要素？？？？？？？？制定計計劃的的七個個因素素目標(biāo)——要達(dá)到到什么么樣的的預(yù)期期結(jié)果果？時間——何時開開始？？何時時完成成？地點——在哪里里工作作？人選——誰是完完成任任務(wù)的的最佳佳人選選？程序——怎樣完完成工工作？？標(biāo)準(zhǔn)——怎樣衡衡量結(jié)結(jié)果？？傳達(dá)——怎樣向向有關(guān)關(guān)人員員說明明計劃劃？計劃的的完整整周期期：PDCA計劃Plan行動Do檢查Check處理Act第三單單元行行動動和檢檢查案例討討論：：工作作中的的救火火現(xiàn)象象“救火””是不不是一一個有有效的的管理理方法法？如何避避免頻頻繁地地“救救火””？？怎樣應(yīng)應(yīng)付““救火火”現(xiàn)現(xiàn)象？？一、科科學(xué)學(xué)全面面做計計劃將易出出現(xiàn)的的問題題在計計劃階階段做做出預(yù)預(yù)見，，分析析原因因，制制定對對策嚴(yán)格信信息管管理，，盡量量采取取預(yù)防防措施施，防防患于于未然然二、、嚴(yán)格格計劃劃控制制過程程明確計劃控控制點（尤尤其是關(guān)鍵鍵控制點））設(shè)立控制制檢查人檢查計劃進(jìn)進(jìn)展情況，，健全各類類檢查信息息反饋表預(yù)測可能發(fā)發(fā)生的問題題，做好必必要的應(yīng)急急計劃三、對已已出現(xiàn)的““救火”問問題及時處理，，總結(jié),將例外事件件轉(zhuǎn)化為常常規(guī)管理和上司打交交道時要注注意勝任自己的的本職工作作不要讓上司司感到意外外適應(yīng)上司風(fēng)風(fēng)格幫助上司創(chuàng)創(chuàng)造績效從操作層面面幫助上司司思考完成任務(wù)的的行動步驟驟制定任務(wù)清清單任務(wù)分類確定每一項項任務(wù)的優(yōu)優(yōu)先順序每天更新優(yōu)優(yōu)先行動順順序任務(wù)分類—要事優(yōu)先要求我們用用客觀的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)去衡量量一件事情情是否是要要事，而不不是憑感覺覺去衡量。。要求我們在在客觀衡量量了事情的的輕重緩急急的情況下下，一定要要有選擇的的做事。對于管理者者，一定是是做不可被被別人代替替的工作，，這即是帶帶領(lǐng)團(tuán)隊完完成工作任任務(wù)所必須須的工作方方式，同時時也是領(lǐng)頭頭人對團(tuán)隊隊成員負(fù)責(zé)責(zé)任的表現(xiàn)現(xiàn)。一旦衡量并并選擇了重重要的事情情，一定要要付諸行動動。確定行動優(yōu)優(yōu)先順序的的因素重要性：重重要與不重重要—對實現(xiàn)目標(biāo)標(biāo)的貢獻(xiàn)大大?。烤o急性：緊緊急與非緊緊急—事情的緊迫迫程度如何何？帕累托原則則與時間管管理經(jīng)濟(jì)含義：：80%的財富掌握握在20%的人手中組織管理：：80%的業(yè)績來自自于20%的產(chǎn)品與服服務(wù)時間管理：：80%的成果來自自于20%的時間和努努力80%的時間只產(chǎn)產(chǎn)生20%的貢獻(xiàn)?？刂撇▌又兄械膯挝粫r時間生產(chǎn)效效率。時間管理象象限圖緊急不緊急不重要重要重要、緊急急的重要、不緊緊急的不重要、不不緊急的不重要、緊緊急的盡量避免擴(kuò)擴(kuò)大M1盡量減少M(fèi)3盡量避免M4多投資在M2時間管理象象限圖舉例例M1重要緊急M2重要不緊急急M3不重要緊急急M4不重要不緊緊急1.多年沒有聯(lián)聯(lián)系的一位位老鄉(xiāng)到本本市出差，，下午順路路來訪（（））2.公司產(chǎn)品在在某省抽樣樣質(zhì)量檢查查中，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)20%不合格（（））3.某管理雜志志發(fā)放的企企業(yè)管理調(diào)調(diào)查問卷，，希望能填填寫（（））4.為了降低生生產(chǎn)成本，，研究優(yōu)化化生產(chǎn)管理理流程的辦辦法（（））5.因?qū)π匠瓴徊粷M，公司司銷售部30%銷售人員集集體辭職（（））6.玩一個小時時“連連看看”游戲，，放松一下下心情（（））7.與一位業(yè)內(nèi)內(nèi)資深技術(shù)術(shù)權(quán)威見面面，探討行行業(yè)發(fā)展新新趨勢（（））8.應(yīng)邀明天上上午出席所所在社區(qū)俱俱樂部成立立的慶典活活動（（））時間管理象象限圖：事事務(wù)分類緊急不緊急重要I.危機(jī)急迫的問題II.防患未然改進(jìn)產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機(jī)會規(guī)劃、休閑不重要III.不速之客某些電話某些信件與報告某些會議必要而不重要的問題受歡迎的活動IV.繁瑣的工作某些信件某些電話浪費(fèi)時間之事有趣的活動為什么需要要檢查？計劃Plan行動Do檢查Check處理Act檢查工作的的技巧標(biāo)準(zhǔn)原則—以標(biāo)準(zhǔn)作為為檢查工作作的依據(jù)及時原則—安排工作以以后，需要要及時檢查查反饋原則—把檢查和評評估的結(jié)果果反饋給員員工調(diào)整原則—檢查的目的的是控制工工作和矯正正工作中的的偏離課程總結(jié)管理與管理理者管理者應(yīng)該該著眼于貢貢獻(xiàn)時間管理的的四個方面面計劃的七大大要素行動和檢查查謝謝大家!9、靜夜四四無鄰，，荒居舊舊業(yè)貧。。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中中黃葉葉樹，，燈下下白頭頭人。。。07:41:1707:41:1707:4112/24/20227:41:17AM11、以我獨(dú)沈沈久，愧君君相見頻。。。12月-2207:41:1707:41Dec-2224-Dec-2212、故人江海海別，幾度度隔山川。。。07:41:1707:41:1707:41Saturday,December24,202213、乍見翻疑夢夢，相悲各問問年。。12月-2212月-2207:41:1707:41:17December24,202214、他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生白白發(fā)，，舊國國見青青山。。。24十十二二月20227:41:17上上午07:41:1712月月-2215、比比不不了了得得就就不不比比，，得得不不到到的的就就不不要要。。。。。十二二月月227:41上上午午12月月-2207:41December24,202216、行行動動出出成成果果，，工工作作出出財財富富。。。。2022/12/247:41:1707:41:1724December202217、做做前前，，能能夠夠環(huán)環(huán)視視四四周周；；做做時時，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿著著以以腳腳為為起起點點的的射射線線向向前前。。。。7:41:17上午午7:41上午午07:41:1712月-229、沒有失失敗，只只有暫時時停止成成功！。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事情努努力了未必有有結(jié)果，但是是不努力卻什什么改變也沒沒有。。07:41:1707:41:1707:4112/24/20227:41:17AM11、成功就是日日復(fù)一日那一一點點小小努努力的積累。。。12月-2207:41:1707:41Dec-2224-Dec-2212、世間成事事，不求其其絕對圓滿滿，留一份份不足，可可得無限完完美。。07:41:1707:41:1707:41Saturday,December24,202213、不不知知香香積積寺寺，，數(shù)數(shù)里里入入云云峰峰。。。。12月月-2212月月-2207:41:1707:41:17December24,202214、意志堅堅強(qiáng)的人人能把世世界放在在手中像像泥塊一一樣任意意揉捏。。24十十二月20227:41:17上午午07:41:1712月-2215、楚塞三三湘接，，荊門九九派通。。。。十二月月227:41上上午午12月月-2207:41December24,202216、少年年十五五二十十時，，步行行奪得得胡馬馬騎。。。2022/12/247:41:1707:41:1