時(shí)間管理-講師楊洪美

如何做時(shí)間的管理

楊洪美馬虎先生的故事

某天清晨，馬虎在上班途中，信誓旦旦地下定決心，一到辦公室即著手草擬下年度的部門預(yù)算。他準(zhǔn)時(shí)于九點(diǎn)整走進(jìn)辦公室。但他并沒(méi)有立刻開(kāi)始預(yù)算草擬工作，因?yàn)樗蝗幌氲讲蝗缦葘⑥k公桌及辦公室整理一下，以便在進(jìn)行重要的工作之前為自己提供一個(gè)干凈與舒適的環(huán)境。他總共花了三十分鐘的時(shí)間，使辦公環(huán)境變得有條不紊。他雖然未能按原定計(jì)劃在九點(diǎn)鐘開(kāi)始工作，但他絲毫不感到后悔，因?yàn)槿昼姷那謇砉ぷ鞑坏勋@得顯然可見(jiàn)的成就，而且它還有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色隨手點(diǎn)了一支香煙，稍作休息。此時(shí)，他無(wú)意中發(fā)現(xiàn)報(bào)紙上的彩圖照片是自己喜歡的一位明星，于是情不自禁地拿起報(bào)紙來(lái)。等他把報(bào)紙放回報(bào)架，時(shí)間又過(guò)了十分鐘。這是他略感不自在，因?yàn)樗炎允持Z言。不過(guò)報(bào)紙畢竟是精神食糧，也是重要的溝通媒體，身為企業(yè)的部門主管怎能不看報(bào)，何況上午不看報(bào)，下午或晚上也一樣要看。這樣一開(kāi)脫，心也就放寬了。

馬虎先生的故事于是他正襟危坐地準(zhǔn)備埋頭工作。就在這個(gè)時(shí)候，電話聲響了，那是一位顧客的投訴電話。他連解釋帶賠罪地花了二十分鐘的時(shí)間才說(shuō)服對(duì)方平息怒氣。掛上了電話，他去了洗手間。在回辦公室途中，他聞到咖啡的香味。原來(lái)另一部門的同事正在享受“上午茶”，他們邀他加入。他心里想，剛費(fèi)心思處理了投訴電話，一時(shí)也進(jìn)入不了狀態(tài)，而且預(yù)算的草擬是一件頗費(fèi)心思的工作，若頭腦不清醒，則難以完成，于是他毫不猶豫地應(yīng)邀加入，便在那前言不搭后語(yǔ)地聊了一陣?；氐睫k公室后，他果然感到精神奕奕，滿以為可以開(kāi)始“正式工作了”——擬定預(yù)算?？墒?，一看表，乖乖，已經(jīng)十點(diǎn)四十五了！距離十一點(diǎn)的部門例會(huì)只剩下十五分鐘。他想，反正在這么短的時(shí)間內(nèi)也不太適合做比較龐大耗時(shí)的工作，干脆把草擬預(yù)算的工作留待明天算了。

第二天，在上班的路上……馬虎先生的故事點(diǎn)睛

馬虎身上有許多時(shí)間管理者的影子，養(yǎng)成這樣拖延的惡習(xí)，終將一事無(wú)成。拖延的代價(jià)實(shí)在是太大了。莎士比亞有句名言：“放棄時(shí)間的人，時(shí)間也會(huì)放棄他。”若是時(shí)間放棄了你，等待你的將是無(wú)限制的惡性循環(huán)，如果不及時(shí)醒悟，后果將不堪設(shè)想。

企業(yè)的主管和員工隨時(shí)都要提醒自己“凡事拒絕拖延，現(xiàn)在開(kāi)始行動(dòng)”這句話，如果有一件事情終究得你去做的話，就不要反復(fù)問(wèn)自己：“我要做它嗎？”因?yàn)檫@個(gè)問(wèn)題的答案已經(jīng)是確定，你應(yīng)該做的只是：將你決定要完成的期限寫在筆記薄上，然后準(zhǔn)時(shí)去做，如果等到最后一分種才去做，不但會(huì)讓自己變得很焦慮，而且在處理過(guò)程中會(huì)經(jīng)常犯錯(cuò)或者得到的結(jié)果不盡如人意。

拖延帶來(lái)的危害拖延使你陷入煩躁的情緒。一件事久辦未完，在心里沉沉甸甸地壓著，就像勃子里掛著一塊石頭，又好像陷入了不可自拔的泥坑，這怎么不使你焦慮煩躁，寢食難安呢？

拖延使你要處理的問(wèn)題越積越多，每天對(duì)著桌面上堆積如山的未處理的工作，卻不知從何下手，結(jié)果往往是丟了這件忘了那件，一件不成又半途而廢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，結(jié)果問(wèn)題是越來(lái)越多。

拖延使你一再地遭受心理挫折，它會(huì)使你對(duì)自己越來(lái)越失去信心，你開(kāi)始懷疑自己的能力，或者遷怒于所處的工作環(huán)境，產(chǎn)生怨氣，抱怨自己的才能得不到發(fā)揮或者老是有這樣那樣的事來(lái)阻礙你的工作。

拖延還會(huì)使你前途黯淡，與晉升無(wú)緣。一個(gè)上司絕不會(huì)一而再，再而三地容忍部下辦事拖拉，不講求實(shí)效，做不出什么業(yè)績(jī)來(lái)。上司需要的是強(qiáng)有力的輔助者，而不是優(yōu)柔寡斷的跟隨者

選項(xiàng)：：A：我不不會(huì)或或極少少這樣樣；B：我很很少這這樣；；C：我有有時(shí)這這樣；；D：我時(shí)時(shí)常這這樣；；E：我就就是或或總是是這樣樣；1、我將將任務(wù)務(wù)推遲遲到了了不合合理的的程度度。2、不管管什么么事情情，只只要我我覺(jué)得得需要要做就就會(huì)立立即去去做。。3、我經(jīng)經(jīng)常為為沒(méi)有有早些些著手手面后后悔。。4、我在在生活活中的的某些些方面面經(jīng)常常拖延延，明明知道道不應(yīng)應(yīng)該這這么做做。5、如果果有我我應(yīng)該該做的的事情情，我我就會(huì)會(huì)先做做完它它，再再去做做那些些次要要的。。6、我拖拖得太太久，，這令令我的的健康康和效效率都都受到到了不不必要要的影影響。。7、總是是到了了最后后，我我才發(fā)發(fā)現(xiàn)我我其實(shí)實(shí)可以以把時(shí)時(shí)間用用在更更好的的地方方。8、我很很妥善善地安安排我我的時(shí)時(shí)間；；9、在本本該做做某件件事的的時(shí)候候，我我卻會(huì)會(huì)去做做別的的事情情。重要性性緊迫程程度二：重重要但但不緊緊急一：重重要而而且緊緊急四：不不重要要且不不緊急急三：不不重要要但緊緊急重要性性緊迫程程度二：重重要但但不緊緊急1、準(zhǔn)備工工作、、編制制計(jì)劃劃、維維持關(guān)關(guān)系。。2、去拜拜訪VIP客戶。。3、計(jì)劃劃給員員工進(jìn)進(jìn)行培培訓(xùn)。。4、回訪訪客戶戶。一：重重要而而且緊緊急1、緊急狀狀況、、迫切問(wèn)問(wèn)題、、限期期完成成。2、一會(huì)會(huì)兒要要參加加重要要會(huì)議議。3、與客客戶溝溝通要要做合合同。。4、準(zhǔn)備備事項(xiàng)項(xiàng)。四：不不重要要且不不緊急急1、處理一一般性性文件件。2、看電電視消消磨時(shí)時(shí)光。。3、歸檔檔本周周所有有文件件。三：不不重要要但緊緊急1、造成干干擾的的緊急急事件件。2、打若若干個(gè)個(gè)溝通通的電電話。。3、幫助助客戶戶解決決一個(gè)個(gè)難題題。第一象象限：：沒(méi)什么么好說(shuō)說(shuō)的，，立即即去做做！我們工工作中中的主主要壓壓力來(lái)來(lái)自于于第一一象限限，其其實(shí)第第一象象限80%的事務(wù)務(wù)來(lái)自自于第第二象象限（（重要要但不不緊急急）沒(méi)沒(méi)有被處理理好的的事情情，也也就是是說(shuō)這這個(gè)壓壓力和和危機(jī)機(jī)是自自己給給自己的的。所所以關(guān)關(guān)鍵是是盡可可能解解決多多的來(lái)來(lái)自第第二象象限的的事情才才能能是的的壓力力減緩緩。很多重重要的的事都都是因因?yàn)橐灰煌显僭偻匣蚧蚴虑扒皽?zhǔn)備備不足足，而而變成成迫在在眉睫睫。該該象象限的的本質(zhì)質(zhì)是缺缺乏有有效的的工作作計(jì)劃劃導(dǎo)致致本處處于““重要要但不不緊急急”第第二象象限的的事情情轉(zhuǎn)變變過(guò)來(lái)來(lái)的，，這也也是傳傳統(tǒng)思思維狀狀態(tài)下下的管管理者者的通通常狀狀況，，就是是“忙忙”。。第二象象限：：有計(jì)劃劃去做做！不能因因?yàn)椴徊痪o急急就不不去解解決它它。我我們應(yīng)應(yīng)該第第一時(shí)時(shí)間將將任務(wù)務(wù)進(jìn)行行分解，然然后一一個(gè)一一個(gè)解解決，，并制制定時(shí)時(shí)間表表，在在規(guī)定定的時(shí)時(shí)間內(nèi)內(nèi)完成成就不不會(huì)讓第第二象象限的的事情情偷溜溜到第第一象象限中中去。?；膹U這這個(gè)領(lǐng)領(lǐng)域?qū)⑹沟诘谝幌笙笙奕杖找鏀U(kuò)擴(kuò)大，，使我我們陷陷入更更大的的壓力力，在在危機(jī)機(jī)中疲疲于應(yīng)應(yīng)付。。反之之，多多投入入一些些時(shí)間間在這這個(gè)領(lǐng)領(lǐng)域有有利于于提高高實(shí)踐踐能力力，縮縮小第第一象象限的的范圍圍。做做好好事先先的規(guī)規(guī)劃、、準(zhǔn)備備與預(yù)預(yù)防措措施，，很多多急事事將無(wú)無(wú)從產(chǎn)產(chǎn)生。。這個(gè)個(gè)領(lǐng)域域的事事情不不會(huì)對(duì)對(duì)我們們?cè)斐沙纱叽俅倭α苛?，所所以必必須主主?dòng)去去做，，這是是發(fā)揮揮個(gè)人人領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)力的的領(lǐng)域域。這這更更是傳傳統(tǒng)低低效管管理者者與高高效卓卓越管管理者者的重重要區(qū)區(qū)別標(biāo)標(biāo)志，，建議議管理理者要要把80%的精力投入入到該象限限的工作，，以使第一一象限的““急”事無(wú)無(wú)限變少，，不再瞎““忙”。第三象限：：盡量別做?。‘?dāng)你疲憊的的時(shí)候，可可以通過(guò)一一些不重要要的而且不不緊急的事情來(lái)調(diào)整整戲臺(tái)和身身體，但是是不要在這這個(gè)象限中中投入過(guò)多的盡力，，否則就是是浪費(fèi)生命命了。但我們往往往在忙得焦焦頭爛額，，不得不到到第四象限限去療養(yǎng)一一番再出發(fā)發(fā)。這部分分范圍倒倒不見(jiàn)得都都是休閑活活動(dòng)，因?yàn)闉檎嬲袆?chuàng)創(chuàng)造意義的的休閑活動(dòng)動(dòng)是很有價(jià)價(jià)值的。然然而像閱讀讀令人上癮癮的無(wú)聊小小說(shuō)、毫無(wú)無(wú)內(nèi)容的電電視節(jié)目、、辦公室聊聊天等。這這樣的休息息不但不不是為了走走更長(zhǎng)的路路，反而是是對(duì)身心的的毀損，剛剛開(kāi)始時(shí)也也許有滋有有味，到后后來(lái)你就會(huì)會(huì)發(fā)現(xiàn)其實(shí)實(shí)是很空虛虛的。第四象限：：交給他人去去做！第四象限的的事情是我我們忙碌而而且盲目的的源頭。最最好的方法是放權(quán)交交給別人去去做，或者者通過(guò)委婉婉的拒絕以以減少此類事務(wù)的發(fā)發(fā)生。表面看似第第一象限，，因?yàn)槠惹星械暮袈晻?huì)會(huì)讓我們產(chǎn)產(chǎn)生“這件件事很重要要”的錯(cuò)覺(jué)覺(jué)——實(shí)際上就算算重要也是是對(duì)別人而而言。我們們花很多時(shí)時(shí)間在這個(gè)個(gè)里面打轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)，自以為為是在第一一象限，其其實(shí)不過(guò)是是在滿足別別人的期望望與標(biāo)準(zhǔn)。。重要性緊迫程度二：重要但但不緊急65%－80%一：重要而而且緊急20%－25%四：不重要要且不緊急急<1%三：不重要要而且緊急急15%成功的時(shí)間間分配管理理案例：某人一周的的事務(wù)清單單：臨時(shí)參加各各部門協(xié)調(diào)調(diào)會(huì)。（（不重要但但緊急）解決客人投投訴。（（重要而且且緊急）編寫下個(gè)月月部門員工工排班。（（重要但但不緊急））歸檔大堂副副理本周所所有文件。。（不重重要也緊急急）去拜訪VIP客人。（（重要但不不緊急）計(jì)劃給前廳廳員工及其其領(lǐng)班進(jìn)行行關(guān)于發(fā)票票登記的培培訓(xùn)。（（重要但不不緊急）陪朋友買手手機(jī)。（（不重要也也不緊急））向上次聯(lián)系系的客戶詢?cè)儐?wèn)產(chǎn)品使使用情況，，搜集反饋饋資料。（（重要但但不緊急））核查下午客客人信用額額度報(bào)表。。（重要要而且緊急急）發(fā)傳真取消消客人預(yù)授授權(quán)。（重重要而且緊緊急）打若干個(gè)溝溝通的電話話。（不重重要但緊急急）核查當(dāng)日所所有掛賬賬賬單及其消消費(fèi)小單是是否準(zhǔn)備齊齊全。（重重要而且緊緊急）保安員報(bào)告告有兩客人人在停車場(chǎng)場(chǎng)打架斗毆?dú)?。（重要要而且緊急急）去當(dāng)當(dāng)網(wǎng)購(gòu)購(gòu)買最近很很火的一本本書《杜拉拉升職職記》。（不重要要也不緊急急）幫助一名新新同事解決決系統(tǒng)中一一個(gè)遇到的的難題。（（不重要但但是緊急））謝謝！9、靜夜四無(wú)鄰鄰，荒居舊業(yè)業(yè)貧。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨中黃葉樹(shù)樹(shù)，燈下白頭頭人。。07:38:4307:38:4307:3812/24/20227:38:43AM11、以我獨(dú)沈沈久，愧君君相見(jiàn)頻。。。12月-2207:38:4307:38Dec-2224-Dec-2212、故人江海海別，幾度度隔山川。。。07:38:4307:38:4307:38Saturday,December24,202213、乍乍見(jiàn)見(jiàn)翻翻疑疑夢(mèng)夢(mèng)，，相相悲悲各各問(wèn)問(wèn)年年。。。。12月月-2212月月-2207:38:4307:38:43December24,202214、他他鄉(xiāng)鄉(xiāng)生生白白發(fā)發(fā)，，舊舊國(guó)國(guó)見(jiàn)見(jiàn)青青山山。。。。24十十二二月月20227:38:43上上午午07:38:4312月月-2215、比不了了得就不不比，得得不到的的就不要要。。。十二月227:38上午午12月-2207:38December24,202216、行動(dòng)出出成果，，工作出出財(cái)富。。。2022/12/247:38:4307:38:4324December202217、做前前，能能夠環(huán)環(huán)視四四周；；做時(shí)時(shí)，你你只能能或者者最好好沿著著以腳腳為起起點(diǎn)的的射線線向前前。。。7:38:43上上午7:38上上午午07:38:4312月月-229、沒(méi)有有失敗敗，只只有暫暫時(shí)停停止成成功！！。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、很多事情情努力了未未必有結(jié)果果，但是不不努力卻什什么改變也也沒(méi)有。。。07:38:4307:38:4307:3812/24/20227:38:43AM11、成功就是是日復(fù)一日日那一點(diǎn)點(diǎn)點(diǎn)小小努力力的積累。。。12月-2207:38:4307:38Dec-2224-Dec-2212、世間成成事，不不求其絕絕對(duì)圓滿滿，留一一份不足足，可得得無(wú)限完完美。。。07:38:4307:38:4307:38Saturday,December24,202213、不知香香積寺，，數(shù)里入入云峰。。。12月-2212月-2207:38:4307:38:43December24,202214、意志堅(jiān)強(qiáng)的的人能把世界界放在手中像像泥塊一樣任任意揉捏。24十二月月20227:38:43上午07:38:4312月-2215、楚塞三湘接接，荊門九派派通。。。十二月227:38上上午12月月-2207:38December24,202216、少年年十五五二十十時(shí)，，步行行奪得得胡馬馬騎。。。2022/12/247:38:4307:38:4324December202217、空山山新雨雨后，，天氣氣晚來(lái)來(lái)秋。。。7:38:43上上午7:38上上午午07:38:4312月月-229、楊楊柳柳散散和和風(fēng)風(fēng)，，青青山山澹澹吾吾慮慮。。。。12月月-2212月月-22Saturday,December24,202210、閱讀一一切好書書如同和和過(guò)去最最杰出的的人談話話。07:38:4307:38:4407:3812/24/20227:38:44AM11、越是沒(méi)有有本領(lǐng)的就就越加自命命不凡。1