ERP物料模塊在油田深化應用中的探索與實踐,物資管理論文

ERP物料模塊在油田深化應用中的探索與實踐,物資管理論文塔里木油田ERP系統(tǒng)于2018年9月上線，2018年1月1日在中國石油勘探與生產(chǎn)板塊第一個單軌運行。ERP系統(tǒng)在塔里木油田處理的業(yè)務范圍覆蓋項目管理、物資采購與庫存管理、設備管理、銷售管理、生產(chǎn)管理、財務管理等，相應的施行了ERP項目模塊、物料模塊、設備模塊、銷售模塊、生產(chǎn)模塊、財務模塊等。系統(tǒng)上線運行四年來，油田改革持續(xù)進行，管理不斷提升，應用不斷深切進入，導致新需求不斷提出，加之中國石油各地區(qū)公司及各板塊ERP系統(tǒng)相繼上線，用戶量與數(shù)據(jù)量急增，因而系統(tǒng)應用中出現(xiàn)了各種新情況和新問題。為了適應各種新情況，解決各種新問題，充分發(fā)揮信息系統(tǒng)管理與控制作用，提升ERP系統(tǒng)的生命力，塔里木油田一直在不斷探尋求索新思路與新方式方法，持續(xù)進行ERP系統(tǒng)提升，促進其深化應用。1、ERP物料模塊在油田應用中面臨的主要問題分析塔里木油田ERP系統(tǒng)物料模塊2018年上線時共設計了29個業(yè)務流程，覆蓋了物資計劃、采購、合同、接運、檢驗、倉儲、配送、結算等物資供給鏈的關鍵環(huán)節(jié)，同時ERP系統(tǒng)與總部和地區(qū)公司的部分相關系統(tǒng)進行了集成。集成的系統(tǒng)包括集團公司合同管理系統(tǒng)、地區(qū)公司合同結算系統(tǒng)、運費結算系統(tǒng)、A1系統(tǒng)、實驗檢測系統(tǒng)、條形碼系統(tǒng)、井場隨鉆系統(tǒng)、計算機耗材管理系統(tǒng)、辦公用品管理系統(tǒng)等九套系統(tǒng)。業(yè)務流程廣泛覆蓋、系統(tǒng)集成諸多，應用比擬深切進入。但在深切進入應用的經(jīng)過中，一些問題也逐步顯露出來，主要表現(xiàn)如下：1.1系統(tǒng)標準功能不能知足油田實際業(yè)務管理的需要，導致部分業(yè)務轉入手工管理，效率低下典型的業(yè)務就是代儲代銷。塔里木油田代儲代銷采購占油田物資采購總量的60%以上。代儲代銷在ERP中對應的標準流程叫寄售。2018年塔里木油田ERP系統(tǒng)上線時，代儲代銷業(yè)務是按標準的寄售流程來配置。標準寄售有兩個和油田管理不一致的重點問題，一是入庫記賬不能進行運雜費攤銷，而油田需要在入庫時攤銷所有采購成本，二是結算金額計算與油田要求不同。ERP中一個結算期內(nèi)同一項物資結算的金額標準算法是S1=PQi〔S代表總金額，Qi是每次入庫的物資數(shù)量，P是結算期物資價格〕，但油田管理要求結算按每一次入庫的金額匯總，即S2=〔QiP〕。當價格與數(shù)量不為整數(shù)，而金額只能保存2位小數(shù)，那么可能出現(xiàn)S2S1的情況，這在結算時就無法知足油田財務的要求。由于標準的寄售在入庫記賬和結算上與油田實際管理差異太大，在上線應用了3個月后停止使用，使后代儲代銷業(yè)務轉為手工管理。1.2隨著應用的深切進入，需求也不斷提升，系統(tǒng)難以適應新情況在ERP初始應用時，只要流程順暢就知足了上線的需求。隨著應用的深切進入，業(yè)務數(shù)據(jù)逐步積累，關于對特殊業(yè)務的處理與管控、各種統(tǒng)計分析、績效考核、一些創(chuàng)新的管理舉措等需求就會逐步提出來，系統(tǒng)往往難以知足需求。2020年油田提出將采購管理中采購方案業(yè)務分離為制作采購計劃和做采購方案兩個環(huán)節(jié)，并將選商的職能由計劃員轉移到采辦員崗位，這是采購業(yè)務中的一次大變更，需要對系統(tǒng)相關環(huán)節(jié)進行深度改造。而應用中，還提出了統(tǒng)計計劃準確率、招標率、積壓物資標定與統(tǒng)計等需求，這些需求促進系統(tǒng)必須去持續(xù)提升。1.3數(shù)據(jù)量越來越大，系統(tǒng)速度越來越慢，綜合統(tǒng)計功能越來越不能知足需求主要表如今開發(fā)的各種復雜的跟蹤查詢報表、綜合統(tǒng)計報表等越來越不能在能夠承受的時間內(nèi)運行出結果，重點有計劃追蹤報表、合同跟蹤表。原始功能設計都是按多個崗的多個需求集成在一起，多個崗位多個工作共用一個事務代碼，這樣可減少系統(tǒng)開發(fā)工作量，但隨著數(shù)據(jù)的不斷累積，一些統(tǒng)計查詢報表經(jīng)過幾個小時都運行不出結果，使這些開發(fā)的功能失去了意義。盡管總部一直提升硬件水平并進行一些新技術的探尋求索與應用，但現(xiàn)實的功能需求仍倒逼著系統(tǒng)開發(fā)人員去尋求新的解決方案。1.4系統(tǒng)集成度不夠，還存在重復錄入問題，使員工疲于應付系統(tǒng)操作在ERP模塊內(nèi)部，如物料模塊與設備模塊之間的集成度不夠，物資在物料模塊發(fā)出后，不能自動將設備物資完好的信息轉入設備模塊進行管理，還需手工重復輸入到設備模塊。在ERP系統(tǒng)與計量器具管理系統(tǒng)沒有集成、與實驗檢測系統(tǒng)雖有集成、但不完善；ERP系統(tǒng)與集團公司合同管理系統(tǒng)雖有集成，但只在個別環(huán)節(jié)，沒有從流程上進行根本集成，使得很多業(yè)務需在多套系統(tǒng)之間反復錄入。1.5ERP系統(tǒng)權限管理復雜，手工管理出現(xiàn)不符合內(nèi)控的情形多ERP的權限管理按崗位角色受權。塔里木油田的物料模塊牽涉到的崗位和派生角色分別是659和2411個,如此多的崗位和角色通過人工來分辨崗位權限能否互斥，完全不出錯是難以做到的。因而前幾年在進行內(nèi)控測試時，總會發(fā)現(xiàn)多個權限互斥的問題。2、ERP物料模塊在油田深化應用中的探尋求索與實踐2.1擴大新功能，提升系統(tǒng)業(yè)務鏈的完好性〔1〕探尋求索新的代儲代銷業(yè)務處理方案，謀求將代儲代銷物資全面納入到系統(tǒng)管理。采取的方式方法是在訂單制作環(huán)節(jié)將原始訂單復制一份作為代儲代銷訂單，使系統(tǒng)業(yè)務流中增加了一條代儲代銷實物鏈管理，而收發(fā)資金賬務處理及結算仍按常規(guī)訂單的收發(fā)與結算方式處理，使代儲代銷物資按實物與資金兩條線分開管理。這樣既知足物資業(yè)務管理的需要，同時知足了財務入庫、結算管理的要求。代儲代銷新程序自上線運行以來，物資收、發(fā)、存、結算業(yè)務均能在系統(tǒng)中進行管理，流程運行順暢，業(yè)務全面受控?！?〕研究開發(fā)了積壓物資標定程序與領用統(tǒng)計程序，使積壓物資信息的管理日?；?。每年年初物資專業(yè)人員根據(jù)系統(tǒng)提供的物資幾年無動態(tài)報表，對積壓物資定性，定性后業(yè)務員在ERP系統(tǒng)中對確認的積壓物資進行標定。標定的物資每筆出庫系統(tǒng)都會有相關記錄，這樣每年任何時刻對積壓物資的庫存情況及領用情況就可清楚明晰把握?！?〕施行了質量管理模塊，使強檢目錄物資做到必檢管控。將強檢物資目錄轉化為詳細物資分類碼，由編碼人員在物資編碼擴展時固化到系統(tǒng)，作為后續(xù)檢驗管控根據(jù)。所有采購的在強檢目錄中的物資到貨后都自動產(chǎn)生檢驗批，并與油田實驗檢測系統(tǒng)對接，使信息系統(tǒng)管理的業(yè)務鏈愈加完好。2.2優(yōu)化原功能，強化業(yè)務的跟蹤與管控〔1〕按管理需求，將采購管理中采購方案業(yè)務分離為采購計劃和采購方案兩個環(huán)節(jié)，并將選商的職能由計劃員轉移到采辦員崗位。該變化牽涉將原有采購方案進行功能拆分，在計劃員崗位上保存平庫、制作采購計劃的功能，并核實能否有可用供給商，而在采辦員崗位則需確定供貨商范圍。通過優(yōu)化該流程，使計劃與采購的管控得到提升。〔2〕取消流程中獨立需求制作與審批環(huán)節(jié)，減少業(yè)務操作。該功能是原系統(tǒng)中為實現(xiàn)計劃跟蹤而配置的功能，但該功能在后續(xù)環(huán)節(jié)的應用使移動平均價不能在整個工廠范圍內(nèi)移動平均，這有悖集團公司的要求，因而在系統(tǒng)上線后該功能的后續(xù)應用很快被取消，而獨立需求也成為一個無效功能。現(xiàn)重新設計計劃環(huán)節(jié)，取消制作獨立需求流程，并將計劃與采購前后業(yè)務環(huán)節(jié)對接起來，歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計查詢采取兩段式分別處理。這樣流程愈加暢通?！?〕完善平庫功能。平庫中將期貨、已平庫數(shù)量、已開領料單數(shù)量等信息進行綜合計算，提供應計劃員一個參考采購數(shù)量，同時平庫的信息鎖定到了庫存的批次，該批次信息同時讓庫房保管員把握；〔4〕改變系統(tǒng)中到貨批次的編碼規(guī)劃，使所有新批次編碼唯一性，進而為計劃、采購到出入庫管理信息的全程跟蹤提供了技術基礎。〔5〕在施行與集團公司物資采購管理信息系統(tǒng)〔下面簡稱物采系統(tǒng)〕與ERP系統(tǒng)對接時，根據(jù)物采系統(tǒng)功能設置特點，在ERP系統(tǒng)的采購計劃環(huán)節(jié)增加了一、二級物資分類斷定、供給商范圍管理等，使ERP系統(tǒng)與物采系統(tǒng)對接后，油田的采購業(yè)務順利開展?！?〕對系統(tǒng)的標準功能進行擴展。擴展了物料憑證清單查詢〔MB51〕、現(xiàn)有倉庫庫存清單〔MB52〕、庫存清單(LX02)等,在查詢條件和查詢結果中擴展物料組分類、外部合同號等字段信息，使之愈加符合中國石油物資管理實際要求，也使ERP的強大功能愈加有效發(fā)揮作用。2.3集成新系統(tǒng)，發(fā)揮信息系統(tǒng)的信息分享作用集成了實驗檢測系統(tǒng)、計量器具管理系統(tǒng)，在ERP系統(tǒng)中的物資報檢環(huán)節(jié)與油田實驗檢測中心的質量檢測系統(tǒng)進行對接，報檢單過去、檢驗結果反應回來，送檢數(shù)據(jù)和檢測結果數(shù)據(jù)不落地，使業(yè)務做到無縫對接；完善了與條形碼系統(tǒng)的集成，將ERP中歷史庫存及變更編碼的物資信息與條碼系統(tǒng)對接，往條碼系統(tǒng)中增加了ERP的用料單位外部合同號采購人名稱驗收人名稱生產(chǎn)廠家等信息，方便了保管員在條形碼系統(tǒng)中的出入庫操作應用；在ERP系統(tǒng)與物采系統(tǒng)的集成中，將油田具備資質的供給商范圍信息傳入到物采系統(tǒng)，使采辦員在物采系統(tǒng)中進行選商時能夠方便選擇地區(qū)公司準入的供給商，促進選商效率的提升。2.4持續(xù)提性能，促進系統(tǒng)的好用性與易用性的提升優(yōu)化ERP系統(tǒng)中的自開發(fā)報表。ERP上線初期，塔里木油田開發(fā)了需求計劃追蹤查詢表〔ZP10MMRP033〕、合同執(zhí)行情況查詢報表〔ZP10MMRP158〕、庫存報表〔ZP10MMRP035〕等38個自開發(fā)報表來知足業(yè)務查詢與跟蹤的需求。隨著數(shù)據(jù)日積月累，到達海量數(shù)據(jù)，使查詢速度成為了應用的瓶頸。針對瓶頸問題主要采取了兩項措施來解決。首先從技術層面對程序進行優(yōu)化，優(yōu)化了取值邏輯及關聯(lián)邏輯、建立相關關鍵字的索引、開創(chuàng)建立現(xiàn)有報表數(shù)據(jù)的緩存表等；二是將難以通過現(xiàn)有技術解決的問題通過劃小功能單元的方式方法處理，即是把原來多崗位合并使用的功能按不同崗位的詳細需求進行拆分，開發(fā)出知足各自崗位需求的功能。主要針對合同管理崗建立了合同履行臺賬報表〔ZP10MMRP256〕，對計劃管理崗跟蹤計劃執(zhí)行開發(fā)了計劃全生命周期統(tǒng)計表〔ZP10MMRP253〕、對采購人員查看訂單收發(fā)明細開發(fā)完善了采購訂單收發(fā)明細報表〔ZP10MMRP258〕等,這樣查詢中對無關數(shù)據(jù)的提取大幅減少，而詳細崗位的應用效率大幅提升。2.5探尋求索新方式方法，避免ERP權限管理的內(nèi)控風險油田開發(fā)了ERP權限內(nèi)控檢查系統(tǒng)，由權限管理人員在受權時在系統(tǒng)中進行權限互斥性檢查。系統(tǒng)包括四個功能：權限互斥檢查、用戶權限查詢、事務代碼查詢角色、角色查事務代碼。通過該系統(tǒng)權限管理員不僅能夠方便地查詢各用戶所具有的權限和可操作的功能，更重要的是在添加新角色或權限時可方便檢查該用戶能否有互斥角色或互斥權限，這樣有效避免的用戶互斥權限的產(chǎn)生。該系統(tǒng)運行后，油田ERP系統(tǒng)權限內(nèi)控測試沒有再出現(xiàn)相關問題。3、持續(xù)改良方向3.1在油田層面ERP系統(tǒng)在功能上還需進行持續(xù)完善，應用范圍還須繼續(xù)擴大將進口物資的平庫業(yè)務納入ERP系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理。進口物資平庫業(yè)務納入ERP系統(tǒng)管理后，能夠分享整個油田ERP的庫存、期貨、領料需求等的實時信息，方便進行合理有效的平庫工作，可有效降低油田整體庫存，同時為后續(xù)上線集團公司進口物資管理系統(tǒng)打下基礎。根據(jù)集團公司統(tǒng)一平臺、分散操作的原則，將油田礦區(qū)事業(yè)部的生產(chǎn)物資采購與庫存管理業(yè)務及油田其他單位的物資相關的小系統(tǒng)的業(yè)務也統(tǒng)一到ERP系統(tǒng)中，能替代的系統(tǒng)盡量替代，統(tǒng)一供給商資源、統(tǒng)一物資編碼管理，進而實現(xiàn)油田的生產(chǎn)物資的統(tǒng)一管理。建立決策支持系統(tǒng)、集成多系統(tǒng)業(yè)務到一個平臺、開發(fā)待辦業(yè)務提醒功能等，使已建立的系統(tǒng)、已產(chǎn)生的信息、已積累的數(shù)據(jù)等通過更好的方式為用戶服務、為生產(chǎn)決策服務。3.2從總部層面，還需在系統(tǒng)集成、技術提升等方面開展工作，促進系統(tǒng)的深化應用應完善總部系統(tǒng)之間的集成。應施行ERP系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)及物采系統(tǒng)三套系統(tǒng)中關于合同立項、選商、招投標管理及合同管理功能的集成，消除三個系統(tǒng)中的重復環(huán)節(jié)，減輕員工操作系統(tǒng)的工作量，提升信息的分享度。建立總部系統(tǒng)與地區(qū)公司系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分享接口。可使地區(qū)公司業(yè)務信息保持完好性，為方便地區(qū)公司進行各種統(tǒng)計分析提供完好的數(shù)據(jù)資源條件。深切進入研究ERP系統(tǒng)，挖掘系統(tǒng)的新功能，推廣應用到各地區(qū)公司中；另一方面，各地區(qū)公司已開發(fā)應用的一些好功能，可從總部層面進行統(tǒng)一推廣應用，促進資源分享。3.3ERP系統(tǒng)在管理上除了進行技術統(tǒng)一管理外，還需在業(yè)務上進行統(tǒng)一管理。ERP系統(tǒng)貫穿了油田所有業(yè)務部門和所有與財務有關的生產(chǎn)經(jīng)營活動，只要在統(tǒng)一的專業(yè)部門的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理下才能將各種經(jīng)營活動的業(yè)務流程統(tǒng)一起來而不出現(xiàn)遺漏或重復，才有可能打破各模塊之間的獨立運作，進而建立項目、物料、設備、財務等模塊之間、油田各部門之間暢通的工作流程。相反，ERP系統(tǒng)在經(jīng)營管理方面強大的立體管理效能難以充分發(fā)揮。4、結束語ERP系統(tǒng)是一個復雜、強大的生產(chǎn)經(jīng)營綜合管理系統(tǒng)，隨著應用時間的推移和公司管理需求的不斷提升，我們?nèi)孕枰恢辈粩嗟厝パ芯啃路绞椒椒?、開發(fā)新功能、探尋求索新應用，把ERP的應用不斷引向深切進入。以下為參考文獻：[1]俞洋,文燕(.SAP供給鏈管理〕[M].北京:東方出版社.2008年1月.[2]徐志煒.ERP系統(tǒng)在