萬(wàn)科房地產(chǎn)文書管理制度

萬(wàn)科房地產(chǎn)文書管理制度萬(wàn)科房地產(chǎn)文書治理制度

第一章總則

第1條目的

為使文書治理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，以增進(jìn)文書處理的品質(zhì)及效率，特制定本制度。

第2條范圍

本單位各部門與外界往來(lái)文書的收發(fā)均由行政治理部負(fù)責(zé)。

其次章收文

第3條簽收文件時(shí)，要確認(rèn)收文單位或收件人姓名無(wú)誤后再進(jìn)展簽收。

第4條簽收文件時(shí)，要對(duì)文件的份數(shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐份清查核對(duì)，如發(fā)覺其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

第5條簽收文件應(yīng)簽寫姓名并注明時(shí)間。

第6條文件的登記編號(hào)：對(duì)收到的文件，要分類逐件在《收文登記簿》上具體登記。登記工程一般包括收到日期、挨次編號(hào)、來(lái)文單位、發(fā)文字號(hào)和文件標(biāo)題。參與各種會(huì)議帶回的文件、材料，在傳達(dá)、匯報(bào)完畢后應(yīng)交行政治理部保管，個(gè)人不得存放。

第7條內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)，由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。

第三章發(fā)文

第8條企業(yè)的文件由行政治理部負(fù)責(zé)起草和審核，由總經(jīng)理簽發(fā);企業(yè)本部各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草辦公室審核，由總經(jīng)理簽發(fā)。

第9條以各部門名義撰寫的文件，由各部門自行登記、簽發(fā)。

第10條在企業(yè)日常工程開發(fā)和經(jīng)營(yíng)治理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用企業(yè)文件的形式公布。

第四章分文

第11條外來(lái)文件由行政治理部登記收文后，依據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。

第12條內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí)，由發(fā)文部門登記簽發(fā)后，直接送收文部門登記簽收。

第五章會(huì)簽

第13條需多部門或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上《收文處理單》。

第14條各部門收到需參加會(huì)簽的文件時(shí)，須本著本部門的職責(zé)準(zhǔn)時(shí)仔細(xì)處理并簽署意見。

第15條文件收文后，再依《收文處理單》內(nèi)所指定的會(huì)簽挨次，轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門或某人，若某部門或某人為最終一個(gè)會(huì)簽單位，則處理后將本文件轉(zhuǎn)送行政治理部。

第16條重要文件的審核、批示與執(zhí)行涉及企業(yè)總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由總經(jīng)理審核的文件，由行政治理部匯總簽辦意見，呈總經(jīng)理或交其他授權(quán)者做最終的審核、批示，并下發(fā)相關(guān)部門予以執(zhí)行。

第六章立檔

第17條經(jīng)辦理歸檔后的文件應(yīng)立檔治理。行政文件由辦公室立檔治理，業(yè)務(wù)文件由業(yè)務(wù)辦公室立檔治理，次年移交檔案室治理。

第18條立檔按年度、機(jī)構(gòu)、問題分類立卷，卷中按規(guī)定編頁(yè)碼號(hào)，卷首有案卷名目。

第19條文件檔案用卷宗按規(guī)定裝訂保存。

第七章文書日常治理

第20條借閱

(1)凡因工作需要借閱文件時(shí)，必需履行手續(xù)，一般文件經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意，重要文件經(jīng)總經(jīng)理同意方可借閱。

(2)文件借出室外需登記，借閱期間應(yīng)保證文件的完整與安全，閱后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

(3)翻印(復(fù)印)如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意方可復(fù)印。

第21條保管

(1)文件應(yīng)妥當(dāng)保管，防蟲、防霉、防喪失，保證文件的安全。

(2)全部文件應(yīng)有專柜存放，加鎖，定期清理翻動(dòng)、通風(fēng)、防濕。

(3)機(jī)密文件按密級(jí)保管，不得任憑放置于公共場(chǎng)所，不得私自摘錄或?qū)ν庑孤丁?/p>

第22條文件的銷毀

文件的銷毀應(yīng)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并建賬登記，經(jīng)兩人以上監(jiān)視銷毀，任何人不得私自銷毀文件。

第八章附則

第23條本制度由行政治理部負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起實(shí)施。

物業(yè)經(jīng)理人：.pmceo.Com

篇2：某公司文書治理制度

某公司文書治理制度

第一章總則

第一條為確保文書事務(wù)正常順當(dāng)進(jìn)展，促進(jìn)與提高組織治理工作的效率，特制定本制度。

其次條文書包括：業(yè)務(wù)工作上往來(lái)公文、報(bào)告會(huì)議決議、規(guī)定、合同書、專利許可證書、各種帳簿、圖表參考書等一切業(yè)務(wù)用書與公文。

第三條全部文書歸公司全部并保藏、任何個(gè)人不得私自占有。

第四條必需嚴(yán)格保守文書的隱秘。

第五條文書按以下要點(diǎn)處置或辦理：

1.凡重要事宜的指示、請(qǐng)示、匯報(bào)、報(bào)告、傳達(dá)、答復(fù)等等，一律以“文書”的形式進(jìn)展。全部文書的處置都必需以精確與快速為原則，必需明確責(zé)任。

2.即使在緊急狀況下以口頭或電話形式處置的事項(xiàng)，事后也必需以文書形式記錄下來(lái)。

第六條文書的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送，原則上由行政部負(fù)責(zé)。

其次章文書的發(fā)放

第七條到達(dá)文書全部由行政部接收，并按以下要點(diǎn)處置：

1.一般文書予以啟封，分送各部門。

2.私人文書不必開啟，直接送收信人。

3.分送各部門的文書若有過失，必需馬上退回行政部。

第三章文書的處理

第八條文書按機(jī)密程度可分為以下幾類：

1.絕密。指極為重要并且不得向無(wú)關(guān)人員泄露內(nèi)容的文書。

2.機(jī)密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無(wú)關(guān)人員透露的文書。

3.隱秘。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。

4.一般。指非隱秘文書。假如附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。

5.傳閱。指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的文書。

第九條一般文書的處理原則：

1.由部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管，負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)展批閱、答復(fù)、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對(duì)文書進(jìn)展詳細(xì)處理。

2.假如遇到重要或特別事項(xiàng)，必需準(zhǔn)時(shí)與上一級(jí)主管取得聯(lián)系，按上級(jí)指使辦理。

3.各種有關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)，必需與各部門協(xié)商前方能予以處置。

第十條帶密級(jí)文書的處理原則：

1.帶密級(jí)文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。

2.指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人未竟授權(quán)，不得擅自啟封。假如某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來(lái)件所指名者，不承受本條規(guī)定的約束。

第十一條文書的閱覽原則：

1.某文書被閱覽后，閱覽者必需簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。假如有必要，可在文書的空白處填寫閱覽后的意見，并轉(zhuǎn)給或交還文書的主管。

2.有必要在各部門傳閱的文書，必需附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記簿”規(guī)定欄目填寫，并最終交還行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人。

第十二條與各部門有關(guān)的文書，在處理意見上假如存在分歧，則由文書的主管部門出面進(jìn)展協(xié)商，假如不能協(xié)商全都，上報(bào)或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)裁決。

第四章請(qǐng)示審批

第十三條請(qǐng)示審批是公司經(jīng)營(yíng)的一項(xiàng)重要程序，凡公司經(jīng)營(yíng)重要事項(xiàng)，都必需經(jīng)請(qǐng)示，獲得總裁審查、裁決和公文批復(fù)之后，方能執(zhí)行。特別狀況下需董事長(zhǎng)審批通過前方可執(zhí)行。

第十四條須請(qǐng)示審批事項(xiàng)如下：

1.職務(wù)及重要人事安排;

2.各種制度性規(guī)定的變更;

3.重要契約的締結(jié)、解除與變更;

4.訴訟行為;

5.與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的各種重要的懇求回執(zhí)、申請(qǐng)等等;

6.土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購(gòu)置與轉(zhuǎn)讓;

7.大額饋送、謝禮、以及宣傳廣告費(fèi)用的開支;

8.分支機(jī)構(gòu)的增減與升降;

9.預(yù)算與決算事宜;

10.借款與貸款，以及借貸銀行的開設(shè)和變更;

11.重要或高額物品的選購(gòu)，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價(jià)出售;

12.定期或不定期刊物發(fā)刊、修改與廢除，以及費(fèi)用開支的修訂;

13.有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)的重要規(guī)劃與企劃;

14.其他上述未涉及的重要事項(xiàng)。

第十五條對(duì)請(qǐng)示審批的提案文書必需進(jìn)展認(rèn)真斟酌，以便能順當(dāng)實(shí)施。

第十六條請(qǐng)示審批的事項(xiàng)，必需以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。假如事情緊急，允許直接以非文書形式請(qǐng)示，但事后必需盡快書寫請(qǐng)示提案文書上報(bào)。

第十七條請(qǐng)示提案文書的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文書應(yīng)一式多份，分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、總務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門等。

第十八條請(qǐng)示提案文書必需編號(hào)，注明起草者或請(qǐng)示者，所屬分支機(jī)構(gòu)及部門，并簽名蓋章。

第十九條請(qǐng)示審批內(nèi)容一旦被上級(jí)認(rèn)可并作出打算，則以請(qǐng)示提案書(副本)替代批復(fù)返回，并請(qǐng)示部門予以執(zhí)行。

其次十條請(qǐng)示提案原本由行政部保管。

第五章文書的整理與保存

其次十一條文書按內(nèi)容進(jìn)展整理后，分為兩類保管，一類是尚未完結(jié)的文書，一類是可以歸檔的文書。

其次十二條全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)展整理與編輯，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。

其次十三條制度規(guī)定、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利書、合同書、往來(lái)公文與特許專利等特殊重要的文書，由行政部填寫“重要文書名目”后，予以保存。

其次十四條文書的保存年限如下：

1.永久保存文書，包括章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定;重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文書;股票關(guān)系書類;重要的訴訟關(guān)系文本;重要的政府許可證書;有關(guān)公司歷史的文書;決算書和其他重要的文書。

2.保存十年文書，包括懇求審批提案文書，人事任命文書，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)帳簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表，以及永久保存以外的重要文書。

3.保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。

4.保存一年文書，指無(wú)關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。假如是調(diào)查報(bào)告原件，則由所在部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。

其次十五條全部重要的帶密級(jí)文書，一律存放在保險(xiǎn)柜或帶鎖的文件柜中。

其次十六條保存期滿以及