醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)歸檔超時問題的分析及整改措施

關(guān)0A辦公系統(tǒng)歸檔超時問題

的分析及整改措施工作流程是0A系統(tǒng)中的核心，目的在于以電子化流程規(guī)范單位內(nèi)部各項(xiàng)工作落實(shí)、優(yōu)化公文傳閱、事項(xiàng)審批等公務(wù)辦理環(huán)境，打造單位內(nèi)部信息高速通道。雖然實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，大大節(jié)省了資金、人力、時間本錢，但是在執(zhí)行中卻往往忽視了本質(zhì)的效率問題，特別是0A系統(tǒng)中存在大量未及時處理歸檔的事項(xiàng)，與當(dāng)前單位持續(xù)深入推進(jìn)精益管理和質(zhì)量考評的理念不相符、不匹配。雖然已將0A歸檔率作為單位各科室的考核指標(biāo)，并產(chǎn)生了一些積極改觀，但離單位管理要求仍有較大距離。一、存在問題（一）其他請示類流程存在事項(xiàng)辦理的時效性、強(qiáng)制性，流程辦理指向性明確且有科室負(fù)責(zé)人具體參與督辦，流程從發(fā)起到辦結(jié)歸檔比擬及時，0A歸檔不及時主要集中在傳閱類流程；（二）0A歸檔超時率與公文傳閱范圍成正比，傳閱范圍越大歸檔率越低；（三）0A歸檔超時率與科室人員數(shù)量成正比，科室內(nèi)人員越多歸檔率越低；（四）職能科室和業(yè)務(wù)科室在0A使用頻率有較大差異，業(yè)務(wù)科室在0A歸檔率上低于職能科室。（五）在提高0A公文全單位傳閱歸檔率的問題上，方法單一，當(dāng)前采取的在質(zhì)量考評中隨機(jī)抽取一份文件對科室進(jìn)行考核的方法存在局限性；（六）在提高歸檔率的問題上0A系統(tǒng)還有進(jìn)一步改進(jìn)空間。二、原因分析（一）思想上不夠重視。需要全單位職工參與處理的0A事項(xiàng)只占全部0A系統(tǒng)流程中很小比例，局部職工未養(yǎng)成定期適時查看0A的習(xí)慣，認(rèn)為過于形式，對單位通過0A傳達(dá)上級文件精神的重視程度不夠，沒有將0A的使用與工作緊密聯(lián)系起來；（二）各科負(fù)責(zé)人作為科室0A管理第一責(zé)任人，在0A處理涉及個人“點(diǎn)對點(diǎn)”事項(xiàng)上執(zhí)行的較快，在涉及科內(nèi)人員“點(diǎn)對面”的事項(xiàng)上沒有做到全程跟蹤催促，存在監(jiān)管盲區(qū)；（三）單位職工年齡跨度較大，相對職能科室人數(shù)較多，在對新事物的認(rèn)知、接受和重視程度存在差異，各科室在對所屬職工進(jìn)行0A操作培訓(xùn)和宣傳教育時針對性不強(qiáng)，造成末端落實(shí)效果不理想；（四）相對業(yè)務(wù)科室，職能科室在使用0A處理的事項(xiàng)更多，關(guān)注度更高，操作更熟悉，是兩者0A歸檔率差異較大的原因之一；（五）把隨機(jī)抽取一份文件對科室進(jìn)行0A歸檔率的考核，需要信息科抓取數(shù)據(jù)，且需要人工進(jìn)行后期統(tǒng)計(jì)處理，每一份文件的后臺數(shù)據(jù)量較大，難以做到全覆蓋；（六）處理0A事項(xiàng)主要在電腦和手機(jī)上進(jìn)行，由于科室電腦使用場景的局限性和配置數(shù)量的差異，其中使用手機(jī)人數(shù)占較大比例，單位0A系統(tǒng)（企業(yè)微信）作為手機(jī)中眾多應(yīng)用中的一個，是否接收、查看0A消息完全取決于個人意愿和自覺，缺乏有效的催辦方式；（七）0A系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)功能尚不完善，每次統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)需要人工大量參與整理。三、整改措施（一）修訂管理制度。修訂單位《0A系統(tǒng)使用管理制度》，針對全單位0A歸檔制不定期抽查，根據(jù)0A傳閱時間、范圍和人數(shù)采取網(wǎng)絡(luò)、短信、通知的形式，催促相關(guān)科室及時處理0A事項(xiàng)；（二）改進(jìn)考評方式。在0A系統(tǒng)抓取后臺數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上各考評組指定專人現(xiàn)場隨機(jī)抽查個人0A處理情況。（三）落實(shí)責(zé)任分工。根據(jù)《0A系統(tǒng)使用管理制度》各科室應(yīng)制定本科室0A使用管理制度，設(shè)置0A管理員，0A管理員可利用交班、例會的時間集中對科內(nèi)人員的0A處理情況進(jìn)行常態(tài)化檢查；（四）擴(kuò)展系統(tǒng)功能。在現(xiàn)有的0A系統(tǒng)框架內(nèi)增加有助于提高歸檔率的輔助功能，如在0A管理界面增加催辦選項(xiàng)和方式，自動向用戶發(fā)送催辦短信、手機(jī)主屏通知欄等，增加后臺數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，最大限度為提高0A歸檔率的提高提供支撐。

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