時(shí)間管理與工作效能課件

時(shí)間管理與工作效能課程目錄1、什么是時(shí)間管理2、時(shí)間管理的陷阱3、時(shí)間管理的方法4、如何提高工作效能時(shí)間管理方法論

愿此時(shí)間管理可以有效提升學(xué)員的工作效能并且增加各位可用的時(shí)間。多出來(lái)的時(shí)間請(qǐng)留給關(guān)心您的人及您所關(guān)心的人。

您的時(shí)間資源在哪里，您的成就就在哪里。時(shí)間意識(shí)時(shí)間意識(shí)一生只有5年人的一生到底有多長(zhǎng)？

1.人按“人過(guò)70古來(lái)稀”的說(shuō)法計(jì)算。則365x70年=25550天。即人的一生從出生到死亡總共只有25550天。

2.前20年是不懂人生的成長(zhǎng)階段，后20年是年老體衰的退休階段，扣除40年，還剩30年。則365x30年=10950天。

3.一天24小時(shí)之中，8小時(shí)要被迫用來(lái)睡覺(jué)（不睡覺(jué)沒(méi)有精力），8小時(shí)被迫用來(lái)工作（不工作沒(méi)有飯吃呀），只剩8小時(shí)屬于自己支配的，即一天的三分之一，則10950天除以3就是3650天。

4.就在這3650天中，人們還有許多事情是既占用業(yè)余時(shí)間卻又非做不可，比如：談戀愛(ài)，燒火做飯，接送小孩，看醫(yī)生，忙于奔波，走親訪友，紅白喜事，各種該有和不該有的應(yīng)酬和打點(diǎn)，由于自己或別人的原因，而造成的時(shí)間延誤和浪費(fèi)，等等。姑且把這些自己無(wú)法控制的時(shí)間概算為二分之一吧（其實(shí)也不只這么多）則3650除以2等于1825天。

一個(gè)人一輩子所能擁有的屬于自己的時(shí)間了?

在開(kāi)始之前請(qǐng)你閉目一分鐘思考這些問(wèn)題1、你的快樂(lè)是…2、你的成功是…3、關(guān)心你的人及你所關(guān)心的人是…按左邊的問(wèn)題將答案寫(xiě)在筆記本紙上。然后銘記于心中。人,為何安于現(xiàn)狀?為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀1.無(wú)奈2.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的3.或者是不確定改變之后會(huì)更好我們明明管理不好時(shí)間,卻不想要去改善它.是因?yàn)槊Φ脹](méi)有時(shí)間做時(shí)間管理嗎?還是因?yàn)楦?所以才更要花時(shí)間做時(shí)間管理.時(shí)間管理從那里開(kāi)始時(shí)間管理不是因?yàn)閷W(xué)習(xí)時(shí)間管理才會(huì)時(shí)間管理,而是從你不滿足于現(xiàn)狀,或者是想要有更好的時(shí)間管理開(kāi)始。沒(méi)有人可教你時(shí)間管理,除了你自己覺(jué)得需要的時(shí)候。再來(lái)是你需要一個(gè)新的思考方式，什么是新的思考方式呢?你可知道為何會(huì)想不出來(lái)?因?yàn)槟闾怀鲈瓉?lái)的思維習(xí)慣,但是假設(shè)你畫(huà)了出來(lái).恭喜你,你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問(wèn)題而本次所講的時(shí)間管理方法論就是一個(gè)新的思考方法,你只要了解,接受,執(zhí)行,持續(xù)的做就會(huì)得到一個(gè)良好的時(shí)間管理習(xí)慣時(shí)間是怎樣產(chǎn)生的■日常的時(shí)間概念——年、月、日、時(shí)、分、秒——地球自轉(zhuǎn)、公轉(zhuǎn)與月球公轉(zhuǎn)太陽(yáng)地球地球公轉(zhuǎn)軌道月亮?xí)r間管理是什么?時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績(jī)效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完,叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃時(shí)間管理的關(guān)鍵在于：如何選擇、支配、調(diào)整、駕馭在單位時(shí)間里所做的事情?！龈拍睢獣r(shí)間管理所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。■結(jié)論——通過(guò)計(jì)劃統(tǒng)籌而相對(duì)合理利用和節(jié)約時(shí)間。什么是時(shí)間管理時(shí)間管理理論帕金森原則時(shí)間象一根彈筋：設(shè)立期限帕雷托原則80%的結(jié)果來(lái)源20%的努力注意力之謎注意力需要及時(shí)恢復(fù)內(nèi)在能量水平有效地利用你的生物鐘效能與效率

做正確之事，做好它時(shí)間管理陷阱豬八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人“反正時(shí)間還早”——拖延不速之客會(huì)議病文件滿桌病事必躬親時(shí)間管理方法階梯圖明確目標(biāo)分清輕重緩急制定計(jì)劃立即行動(dòng)1234正確目標(biāo)的價(jià)值目標(biāo)刺激我們奮勇向前有目標(biāo)才會(huì)有結(jié)果目標(biāo)引導(dǎo)我們發(fā)揮潛能目標(biāo)設(shè)立的步驟(1)（1）先擬出您期望達(dá)到的目標(biāo)；（2）列出好處：您達(dá)到這目標(biāo)有什么好處?譬如您有一個(gè)目標(biāo)想買(mǎi)房子，列出買(mǎi)房子對(duì)您有那些好處；（3）列出可能的障礙點(diǎn)：您要達(dá)到此目標(biāo)之障礙，可能是錢(qián)不夠、能力不夠等，一一列舉；目標(biāo)設(shè)立的步驟(2)4）列出所需信息：思索需要哪些知識(shí)、協(xié)助、訓(xùn)練等；（5）列出尋求支持的對(duì)象：一般而言，很難靠自己一個(gè)人即能達(dá)到目標(biāo)，所以應(yīng)將尋求支持的對(duì)象亦一并列出；（6）訂定行動(dòng)計(jì)劃：一定要有一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃；（7）訂定達(dá)成目標(biāo)的期限。

正確的行事優(yōu)先順序——分清工作的輕重緩急重要度緊迫性A

重要而且緊迫Ｃ

緊迫但不重要D

不重要不緊迫Ｂ重要但不緊迫重要緊急緊急并且重要重要但并不緊急緊急不重要且不緊急危機(jī)，急迫的問(wèn)題，有期限的任務(wù)、會(huì)議、準(zhǔn)備事項(xiàng)客戶資料、預(yù)防工作，建立關(guān)系，準(zhǔn)備工作干擾、一些電話、電子郵件，一些緊急的事件、湊熱鬧的活動(dòng)廢話無(wú)聊電話時(shí)間管理象限1.舍得放2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻1.決勝于廳堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事時(shí)間管理架構(gòu)之處理方式重要緊急全力以赴計(jì)劃并有條不紊地進(jìn)行做到未雨先繆花一點(diǎn)時(shí)間做，請(qǐng)人代辦，集中處理有空再做或不做20%65%15%<1%應(yīng)努力避免緊急事情4D原則4D原則重要

緊迫DoitnowDelegateitDoitlaterDon’tdoit4D原則Doitnow（親自做）：不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權(quán)的事，按照優(yōu)先順序自己親自去完成。Delegateit（授權(quán)）：學(xué)會(huì)授權(quán)，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時(shí)間干最重要的工作。Doitlater（稍后再辦）：把一些偏離目標(biāo)的精神情緒活動(dòng)，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時(shí)掛在一邊，待有空時(shí)再去處理。Don’tdoit（丟掉不管）：把一些與目標(biāo)無(wú)關(guān)的事，無(wú)效益的事，應(yīng)差的事丟掉不管控制方方面面對(duì)時(shí)間的干擾1.來(lái)自上司的干擾讓上司清楚知道你的工作目標(biāo)主動(dòng)地約見(jiàn)你的上司以減少干擾2.來(lái)自同事的干擾如果有人找你就站起來(lái)接待他公司設(shè)立人人安靜一小時(shí)制度控制方方面面對(duì)時(shí)間的干擾3.來(lái)自下屬的干擾避免下屬干擾的方式有：安排固定時(shí)間供下屬匯報(bào)工作；保留固定時(shí)間供下屬討論問(wèn)題；安排其他時(shí)間處理非緊急事件。如何計(jì)劃要執(zhí)行的事項(xiàng)列出ToDo-CheckList,該做的事情由專案的任務(wù)項(xiàng)目展開(kāi)要設(shè)計(jì)有CheckBox,如:□for要把計(jì)劃外的變數(shù)(如:突發(fā)狀況)也納入考量,如工作時(shí)間乘上1.5倍每天下班后花10分鐘檢討今天做的事情及計(jì)劃明天要做的事情并行與串行工作模式■什么情況下能并行工作——舉例ABCD

走訪客戶去甲城市

順便采購(gòu)某機(jī)器配件把新聘兩大學(xué)生帶去辦事處和在該城市工作的同學(xué)聚餐公私兼顧一次搞掂并行與串行工作模式■什么情況下必須串行工作——舉例ABCD主要領(lǐng)導(dǎo)不到場(chǎng)會(huì)議不能開(kāi)要充分考慮工作的連續(xù)性會(huì)議沒(méi)結(jié)束形不成工作決議決議沒(méi)有下達(dá)工作無(wú)法開(kāi)展工作尚未結(jié)束無(wú)法進(jìn)行考核周明生是一名大專生，在某公司擔(dān)任辦公室行政助理，雜務(wù)事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事：

A、去交通監(jiān)控中心處理公司小車(chē)闖紅燈罰款事宜；

B、到市工商局辦理營(yíng)業(yè)執(zhí)照地址變更的相關(guān)手續(xù)；

C、擬寫(xiě)一份國(guó)慶節(jié)放假以及安全注意事項(xiàng)的通知；

D、協(xié)助業(yè)務(wù)部經(jīng)理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務(wù)員王笑天談話；

E、復(fù)印機(jī)故障需聯(lián)系售后服務(wù)單位前來(lái)維修；

F、后天主管市場(chǎng)的張副總?cè)ケ本?，安排訂機(jī)票。主任交待完任務(wù)就外出辦事去了，這時(shí)公關(guān)部文員王麗來(lái)到他辦公桌前坐下，隨意地同他聊了起來(lái)。其實(shí)這幾天他自己正面臨本科進(jìn)修班的考試階段，又要抽時(shí)間復(fù)習(xí)，面對(duì)這樣的情況：

周明生應(yīng)該如何對(duì)待和安排好一天的時(shí)間？請(qǐng)你幫助小周做一個(gè)時(shí)間安排的設(shè)計(jì)方案。案例分析■樹(shù)立時(shí)間價(jià)值觀理念變革■結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化組織前提■工作環(huán)境“５Ｓ”準(zhǔn)備工作■工作的計(jì)劃性目標(biāo)管理■分清工作輕重緩急優(yōu)先級(jí)■并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學(xué)■工作任務(wù)轉(zhuǎn)移授權(quán)與借力■學(xué)會(huì)說(shuō)“不”

拒絕的學(xué)問(wèn)時(shí)間管理的八大法寶時(shí)間管理金科玉律N設(shè)立有挑戰(zhàn)但可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)設(shè)定所有工作的完成期限建立固定的日常工作模式在精力最充沛時(shí)做最用腦力的工作不要推遲你不喜歡但重要的事情不重要的事遲一點(diǎn)做分析你在時(shí)間管理方面的障礙確立你不希望被打擾的時(shí)間一次只做一件事如果你開(kāi)始做一件事，盡可能做完它時(shí)間管理金科玉律做好電話溝通的計(jì)劃在工作效率低時(shí)做幾次小休的安排用固定的時(shí)間/會(huì)議與下屬討論日常事宜有選擇，要學(xué)會(huì)拒絕在同一地方收集你所有的想法定時(shí)檢討時(shí)間的運(yùn)用，永遠(yuǎn)尋找更大發(fā)揮時(shí)間價(jià)值的方法如不能確定你會(huì)做什么就避免帶作業(yè)回家弄清問(wèn)題才去做把事情做得足夠好，避免過(guò)份的完美主義養(yǎng)成記筆記組織思路的習(xí)慣慌/忙/充實(shí)如果您每天都很忙，您是否真正清楚您在忙什么？我真的需要這么忙嗎？我所投入的時(shí)間與回收是否成正比？慌v.s.忙v.s.充實(shí)情境測(cè)驗(yàn)題(限時(shí)三分鐘)1.請(qǐng)先閱讀完本文2.在這張紙的右上角寫(xiě)下你的名字3.將第二句中的大名兩個(gè)字圈起來(lái)4.在這張指的左上角畫(huà)五個(gè)正方形5.在剛才畫(huà)的正方形中個(gè)畫(huà)畫(huà)一個(gè)十字6.在正方形的四周畫(huà)一個(gè)圓圈7.在這張紙的右下角簽上你的名字8.在簽名下寫(xiě)三個(gè)好字9.在右上角的簽名下畫(huà)一道線10.在這張紙的左下角畫(huà)一個(gè)十字11.把剛才所畫(huà)的十字周?chē)赢?huà)一個(gè)三角形12.現(xiàn)在你已全部講完,請(qǐng)只做第一及第二題及可13.在第八句的好字畫(huà)一個(gè)圓圈14.當(dāng)你做到這里,請(qǐng)大喊一聲“我最快”15.如果你完全遵守規(guī)定,請(qǐng)大聲“我最好”!16.在這張紙的背面計(jì)算二十三加三十二加二十三的和17.將剛剛的答案減去二十三,再減去十三等於多少?18.在以上所有“雙數(shù)“題的題上畫(huà)圈19.假如你做到這里,請(qǐng)拍一下桌子,并大聲“遵從指示,我第一!”20.在這張紙的背面計(jì)算一下二十五乘十三的答案效率與效能關(guān)注如何做，規(guī)劃、程序比結(jié)果更重要目的是改善流程和提高產(chǎn)出目標(biāo)是提升數(shù)量、提高質(zhì)量希望任何事情運(yùn)作得順暢、沒(méi)有變化、沒(méi)有改變關(guān)注為什么，探求新主張目的是需求正確的方向，最好的結(jié)果目標(biāo)是增加價(jià)值詢問(wèn)：“我們的目的是什么？”、“我們?yōu)楹芜@樣做？”案例:100元錢(qián)提高工作效率的三方法三法則三個(gè)方法1.了解自己每天不同時(shí)段體力的分布狀況來(lái)決定要做什么樣的事情2.讓自己充滿活力,最簡(jiǎn)單的方法,就是養(yǎng)成每個(gè)禮拜固定運(yùn)動(dòng)的好習(xí)慣3.均衡的生活作息,培養(yǎng)一個(gè)良好的嗜好三個(gè)法則1.批次處理法則.集中時(shí)段處理所有性質(zhì)相同的事情2.80/20法則,這法則是在有限的時(shí)間挑選出重要的事情來(lái)做3.高效率法則:大塊時(shí)間法則80/20原理意示圖80%時(shí)間20%時(shí)間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物規(guī)劃有效的做法大塊時(shí)間法則:30/90法則大塊時(shí)間法則是培養(yǎng)工作情緒的法則,前30分鐘做容易做的事情讓事情看起來(lái)有進(jìn)度;后90分鐘做最重要的事情.盡量讓這120分鐘不受干擾,你可以告知周邊的人或者主動(dòng)拒絕干擾養(yǎng)成習(xí)慣一天至少一塊大塊時(shí)間,每天保有基本的績(jī)效,有心情時(shí)再做第二塊,則有高績(jī)效大塊時(shí)間示范列舉今天要做的事-快速回Email-打電話-規(guī)劃專案-開(kāi)會(huì)-批電子文件-歸還文件-與同事溝通…以難易度排列易易難1固定時(shí)間易易難2…前30分先做

簡(jiǎn)單的事情後90分再做

難的事情(1)(2)(3)大塊時(shí)間三步曲1.把今天要做的事情一一列舉出來(lái),分成容易做的,重要的及其它的事情,由80/20法則排出事情處理的優(yōu)先順序2.前30分鐘完成最容易完成的事情,時(shí)間一到不管有沒(méi)有做完就切到重要事情上3.后90分鐘完成最重要的事情.若做得起勁時(shí)一直做下去也無(wú)所謂有空的時(shí)間再來(lái)做其它未完成容易的事如何提高工作效率1.了解自己每天工作時(shí)段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力;養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣把所有的文件從桌子上清走；把名片放在一個(gè)固定的地方；把重要文件放在固定的地方；建立電腦及文件的歸檔系統(tǒng)；重新歸類(lèi)未審批處理的文件；徹底整理辦公桌及電腦文件。工作時(shí)段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking看看企業(yè)界的答案早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發(fā)球EMail2.電話敲定事情/做事情3.給

Leader方向/畫(huà)架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專案1.面對(duì)面FollowUp2.GoAround3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫(xiě)計(jì)劃/UpdateFollowup進(jìn)度(1hr)3.Update/Modify進(jìn)行中專案1.花1小時(shí)寫(xiě)作每周工作性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放松,溝通(Check)冷