檔案所需編研材料課件

檔案所需編研材料一、全宗卷的含義就是能夠說(shuō)明和反映全宗歷史概況的材料，并以全宗為單位所組成的專門案卷。全宗卷是檔案館或檔案室在管理某一全宗過(guò)程中形成的，能夠說(shuō)明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。它詳細(xì)和全面地記載了立檔單位和全宗歷史變化情況，在整個(gè)檔案中起著龍頭作用，是管理全宗檔案的“檔案”。它集中了每個(gè)全宗在管理過(guò)程中所形成的一系列重要的原始記錄性的文字材料，每個(gè)全宗卷的具體記錄，反映了每個(gè)全宗的基本情況和管理情況，對(duì)于檔案館、室的業(yè)務(wù)工作具有重要意義。二、全宗卷的內(nèi)容1、全宗單2、全宗介紹3、機(jī)構(gòu)沿革4、交接文據(jù)5、銷毀檔案的請(qǐng)示報(bào)告與清冊(cè)6、檔案檢查情況記錄7、本單位的分類方案及保管期限表8、統(tǒng)計(jì)年報(bào)9、大事記10、立卷說(shuō)明全宗卷編制原則1、檔案館或檔案室對(duì)其所管的每個(gè)全宗都應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷。2、全宗卷的各種文件材料，包括憑據(jù)、清冊(cè)、報(bào)表應(yīng)做到準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范。3、全宗卷內(nèi)的文件材料，應(yīng)按照其固有的特點(diǎn)，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，反映全宗管理的歷史面貌，以便于保管和利用。全宗介紹又稱全宗指南。實(shí)質(zhì)上是以文章傳述的形式概括介紹某一全宗檔案情況的參考性資料。內(nèi)容一般包括立檔單位情況與全宗檔案情況兩部分。例2、1964年1月從人行分出一部分人員成立了中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行贛榆縣支行，下設(shè)2個(gè)營(yíng)業(yè)所，1965年12月與人行有重新合并。1979年11月3日，根據(jù)國(guó)務(wù)院（1979）國(guó)發(fā)56號(hào)《關(guān)于恢復(fù)中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行的通知》和省革委會(huì)蘇革發(fā)（1979）68號(hào)《關(guān)于恢復(fù)農(nóng)業(yè)銀行的通知》精神，中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行江蘇省贛榆縣支行經(jīng)縣委批準(zhǔn)恢復(fù)。1987年成立贛榆縣農(nóng)村信用合作聯(lián)社，1995年縣聯(lián)社與農(nóng)行分開經(jīng)營(yíng)。1996年成立政策性商業(yè)銀行-----農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行，脫離農(nóng)行，獨(dú)立運(yùn)營(yíng)。

2、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、人員編制情況例1、檔案局下設(shè)人秘科、指導(dǎo)科、管理科、編研科、信息科，共有編制16名

3、單位領(lǐng)導(dǎo)人任職情況（寫主要領(lǐng)導(dǎo)人）例、全國(guó)解放戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期，縣委組織部歷任部長(zhǎng)丁經(jīng)武（1946年10月離職）、霍志仁（1946年10月─1948年2月）、耿成（1948年2─6月）、閻國(guó)科（1948年6月─1949年7月）、李川（1949年8月任職）；文化大革命時(shí)期社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)新時(shí)期4、單位職能情況例、縣委組織部是縣委的辦事機(jī)構(gòu)，其基本任務(wù)是：貫徹執(zhí)行縣委和上級(jí)黨委制定的組織工作路線、方針、政策、負(fù)責(zé)全縣股級(jí)以上干部的考察、選拔、使用，輔佐縣委加強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)、黨的基層組織建設(shè)、黨員教育和管理，以及老干部的安置、黨員干部和組織建設(shè)的年終統(tǒng)計(jì)工作，并負(fù)責(zé)落實(shí)黨的干部政策和管好用好黨費(fèi)，確保黨的組織路線在組織工作中的正確執(zhí)行。四、全宗內(nèi)檔案情況1、有那些檔案門類例、到2010年5月1日，本全宗內(nèi)有文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案等等2、檔案數(shù)量例、共有檔案——卷（件、盒），其中文書檔案到目前共有1000卷，2000件，其中永久——長(zhǎng)期——短期——，實(shí)物檔案——3、文書檔案內(nèi)容例、永久的有工作總結(jié)、花名冊(cè)、調(diào)資等等，長(zhǎng)期的有半年工作總結(jié)等等全宗介紹一、立檔單位名稱二、全宗號(hào)三、立檔單位的基本情況立檔單位和全宗歷史概況1、單位機(jī)構(gòu)沿革2、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，人員編制情況3、單位領(lǐng)導(dǎo)人任職情況（寫主要領(lǐng)導(dǎo)人）4、單位職能情況四、全宗內(nèi)檔案情況1、有哪些門類檔案2、檔案數(shù)量3、文書檔案內(nèi)容機(jī)構(gòu)沿革含義：組織沿革，也稱組織機(jī)構(gòu)沿革。是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、一個(gè)地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)、人員編制、體制變革情況的一種檔案參考資料。內(nèi)容：地區(qū)、專業(yè)系統(tǒng)或機(jī)關(guān)歷史概況；行政區(qū)劃、建制變更情況；機(jī)關(guān)成立、合并、撤銷和復(fù)建的情況；機(jī)關(guān)名稱變更、辦公地點(diǎn)遷移情況；機(jī)關(guān)性質(zhì)、職權(quán)范圍、主要任務(wù)及其變化情況；機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系、所轄機(jī)構(gòu)和地區(qū)范圍及其變化情況；機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人的任免情況；機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)體制及其變化情況；機(jī)關(guān)人員編制及其變化情況；特點(diǎn)第一，它著重記述和反映機(jī)關(guān)自身在組織系統(tǒng)方面的有關(guān)情況，至于該機(jī)關(guān)做了哪些工作，開展了哪些活動(dòng)，取得了哪些成績(jī)等，則不在組織沿革的記述范圍之內(nèi)。第二，它以系統(tǒng)地反映該機(jī)關(guān)自身發(fā)展、變化的歷史過(guò)程為主要目的，而不能片面、孤立、靜止地只記一時(shí)的情況，否則就不能稱之為“沿革”了。體例和形式1、編年法這種體例是以年度為單位，以年度先后為順序，逐年編列機(jī)關(guān)自身各方面情況的一種方法。通常在年度再分問(wèn)題或設(shè)項(xiàng)來(lái)記述或填寫有關(guān)情況，即采取“年度——問(wèn)題（或項(xiàng)）”的形式。此方法適用于變化較多、較頻繁的機(jī)關(guān)。2、系列法這種體例是以機(jī)關(guān)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為主線，將每一個(gè)組織機(jī)構(gòu)的人員編制、主要負(fù)責(zé)人的沿襲、變化等情況，分別作為一個(gè)系列來(lái)加以記述或填寫。此方法適用于組織系統(tǒng)比較穩(wěn)定的機(jī)關(guān)。4、問(wèn)題法問(wèn)題法，就是通過(guò)對(duì)機(jī)關(guān)自身組織體系發(fā)展演變的歷史進(jìn)行深入系統(tǒng)的研究，抓住主要特點(diǎn)，結(jié)合讀者了解和查考的實(shí)際需要，把機(jī)關(guān)自身各方面的沿革情況分別列為一個(gè)個(gè)問(wèn)題，然后再一個(gè)問(wèn)題一個(gè)問(wèn)題地加以記述。采用問(wèn)題法，首先需要明確列出問(wèn)題。由于所列問(wèn)題大小不同內(nèi)容繁簡(jiǎn)不一，在具體編寫每一個(gè)問(wèn)題時(shí)，其結(jié)構(gòu)安排和記述形式也可以靈活處理。比較簡(jiǎn)單的問(wèn)題，可以采用單層結(jié)構(gòu)，直述其事。如果該問(wèn)題內(nèi)容比較繁雜，則可以采用復(fù)式結(jié)構(gòu)，即于該問(wèn)題之下或者再列若干小問(wèn)題，或者再分若干歷史階段，或者再設(shè)若干系列，最后才分別具體記述。由于采用問(wèn)題法編寫組織沿革有較強(qiáng)的靈活性和針對(duì)性，所以被許多單位編寫時(shí)采用。格式與寫法（一）立檔單位情況簡(jiǎn)介1、單位機(jī)構(gòu)沿變2、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)人員編制3、單位職能情況（二）領(lǐng)導(dǎo)人變化情況一覽表任職時(shí)間姓名職務(wù)備注編寫要求：要使編寫出來(lái)的組織沿革全面、真實(shí)、實(shí)用性強(qiáng)、具體做到：1、要真實(shí)可靠。就是說(shuō)所記載的情況與客觀事實(shí)相一致，要實(shí)事求是地記錄機(jī)關(guān)（內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)）各個(gè)時(shí)期的名稱變化情況，每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人姓名、職務(wù)和主管工作。領(lǐng)導(dǎo)人姓名要用常用名，機(jī)構(gòu)名稱要用全稱，如出現(xiàn)個(gè)別機(jī)構(gòu)名稱或領(lǐng)導(dǎo)人姓名等考證不準(zhǔn)時(shí)，要在說(shuō)明欄里注明。2、要全面完整。就是要全面完整地反映出整個(gè)組織沿革的全貌。不得以任何理由和原因而漏記或不記該記述的內(nèi)容。交接文據(jù)1、檔案室與檔案館之間的交接2、檔案員之間的交接銷毀檔案的請(qǐng)示報(bào)告關(guān)于對(duì)贛榆縣職教辦到期檔案的鑒定報(bào)告檔案的存在和利用對(duì)社會(huì)發(fā)展起著重要的作用，檔案館是集中保存檔案的基地，為了進(jìn)一步優(yōu)化館藏，充分發(fā)揮檔案的作用，贛榆縣檔案館抽調(diào)了人員成立鑒定小組于2003年8月25號(hào)對(duì)贛榆縣職教辦的到期檔案進(jìn)行鑒定。為了保證鑒定工作的質(zhì)量，鑒定小組本著嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，根據(jù)國(guó)家檔案局制定的《文書檔案保管期限表》用全面的歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，從黨和國(guó)家人民的整體利益出發(fā)，對(duì)縣職教辦形成的短期進(jìn)行了全面鑒定，此次鑒定的該全宗是從1982年到1988年，形成的短期保存的檔案，共有7卷102件461頁(yè)，經(jīng)鑒定后，其內(nèi)容為職工文化補(bǔ)課，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、社會(huì)辦學(xué)、崗位培訓(xùn)、成人教育改革等予以銷毀。此項(xiàng)鑒定，在鑒定人中認(rèn)真努力下，對(duì)到期的短期檔案進(jìn)行逐卷、逐件、逐頁(yè)的審查，有力地保證了鑒定工作的質(zhì)量。大事記含義：大事記是用簡(jiǎn)明的文字按時(shí)間順序扼要地記載一定歷史時(shí)期內(nèi)發(fā)生的重大事件，揭示重要事件和活動(dòng)的發(fā)生、發(fā)展過(guò)程以及它們之間的關(guān)系的參考資料。以時(shí)為經(jīng)，以事為緯，簡(jiǎn)明的記載和反映一定范圍內(nèi)各種重要史實(shí)的資料和工具書。1、機(jī)關(guān)綜合性大事記的選事范圍機(jī)關(guān)綜合性大事記的選事范圍包括：（1）本機(jī)關(guān)召開的各種重要會(huì)議；（2）本機(jī)關(guān)作出的重要決定、決議、規(guī)劃、部署以及發(fā)布的重要文件；（3）本機(jī)關(guān)成立、撤銷、合并、復(fù)議以及內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、變化情況（4）本機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和職能范圍的變化情況；（5）本機(jī)關(guān)黨政領(lǐng)導(dǎo)人的任免、獎(jiǎng)懲及其重要活動(dòng)；

（6）本機(jī)關(guān)發(fā)生的重大事件、開展的重大活動(dòng)、完成的重大任務(wù)、取得的重大的科研成果；

（7）本機(jī)關(guān)參加上級(jí)機(jī)關(guān)和其他機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議的情況；

（8）上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)的重要指示、批示、表彰、批評(píng)以及來(lái)本機(jī)關(guān)檢查指導(dǎo)工作的情況；

（9）本機(jī)關(guān)向下級(jí)機(jī)關(guān)或基層單位派出調(diào)查組、工作組以及檢查指導(dǎo)工作的情況；

2、企業(yè)綜合性大事記的選事范圍企業(yè)綜合性大事記的選事范圍包括：（1）本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、技術(shù)改造、科研成果、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的情況；（2）本企業(yè)召開的重要會(huì)議；（3）本企業(yè)制定的重要政策和規(guī)章制度以及發(fā)布的重要文件；（4）本企業(yè)成立、撤銷、復(fù)建情況（5）本企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人任免，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及變化情況；（6）重要協(xié)議、合同的簽訂；（7）重要文件以及重大、惡性事故；

（8）本企業(yè)及職工受獎(jiǎng)懲的主要情況；（9）本企業(yè)開展的重要文藝、體育、教育活動(dòng)；（10）本企業(yè)開展或參與的重要外事、外貿(mào)活動(dòng)；（11）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)報(bào)來(lái)企業(yè)視察、調(diào)研的主要情況；（12）其他應(yīng)予記述的重要事項(xiàng)。大事記編寫要求：1、內(nèi)容要真實(shí)，觀點(diǎn)正確。所記述的內(nèi)容要符合客觀實(shí)際，不得隨意加進(jìn)編者的主觀見解，更不準(zhǔn)歪曲事實(shí)。2、文字要簡(jiǎn)明、扼要。對(duì)所記載的內(nèi)容一定要做到“大事突出、要事不漏”。一般一條一事，每條大事涉及的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、數(shù)據(jù)、發(fā)展過(guò)程、因果關(guān)系等均應(yīng)揭示出來(lái)。

3、時(shí)間要準(zhǔn)確。按時(shí)間順序逐年逐月逐日記載，有的甚至要確切到時(shí)、分、秒。如有的沒有時(shí)間或時(shí)間不夠準(zhǔn)確，應(yīng)盡力進(jìn)行考證。大事記的書寫格式：以年度為段落，月日頂格，內(nèi)容在月日右側(cè)書寫。例：×××××大事記××××年×月×日?！猎隆寥铡?/p>

基礎(chǔ)數(shù)字匯編含義：基礎(chǔ)數(shù)字匯編也稱基礎(chǔ)數(shù)字匯集。是以數(shù)字形式反映一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位或某一方面基本情況的檔案參考資料，是根據(jù)實(shí)際工作需要，從檔案資料中選取有關(guān)統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯編而成的?；A(chǔ)數(shù)字匯編的作用1、它是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門了解情況，研究問(wèn)題時(shí)的一種重要工具和資料。2、它是地干部和群眾進(jìn)行教育的重要資料。3、基礎(chǔ)數(shù)字匯集作為一種數(shù)據(jù)史料，向科學(xué)工作者提供了大量確鑿的數(shù)字、數(shù)據(jù)，成為科學(xué)工作者研究和闡述有關(guān)問(wèn)題的素材和論據(jù)。4、利用基礎(chǔ)數(shù)字匯集有時(shí)可以獲取較大的經(jīng)濟(jì)效益。編寫要求1、必須從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，確保統(tǒng)計(jì)資料的準(zhǔn)確。要求在收集、摘錄、加工、使用各種統(tǒng)計(jì)資料時(shí)，一定要認(rèn)真細(xì)致、一個(gè)數(shù)碼、一個(gè)小數(shù)點(diǎn)都不能發(fā)生差錯(cuò)，同時(shí)還要特別注意對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字進(jìn)行嚴(yán)格的核實(shí)。2、編寫基礎(chǔ)數(shù)字匯編一定要廣泛收集資料，并對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的整理和編輯加工，確保統(tǒng)計(jì)資料的全面性和系統(tǒng)性。3、基礎(chǔ)數(shù)字匯編是國(guó)際國(guó)內(nèi)、各行各業(yè)都普遍使用的資料形式，因此在具體編寫時(shí)應(yīng)盡量規(guī)范，凡是有國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。編寫形式基礎(chǔ)數(shù)字匯編正文主要有三種編寫形式，一是文字?jǐn)⑹鲂问?，二是圖表形式，三是文字?jǐn)⑹雠c圖表相結(jié)合的形式。一般采用圖表的形式比較簡(jiǎn)便××鎮(zhèn)基礎(chǔ)數(shù)字匯編年度人口人均純收入（元）工業(yè)總產(chǎn)值（萬(wàn)元）農(nóng)業(yè)總產(chǎn)值（萬(wàn)元