合同管理程序

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔合同管理程序目錄：1、合同管理程序2、合同訂單管理程序3、合同評審管理程序4、工程合同管理程序合同管理程序編號：ZJBE/MS/P20—2003版本：第二版批準(zhǔn)人：中國建筑第八工程局第二建筑公司2003.07.01發(fā)布2003.07.15實施目錄1目的、范圍…………（2）2相關(guān)文件……………（2）3術(shù)語和定義…………（2）4職責(zé)…………………（2）5工作程序……………（2）5.1市場跟蹤及招標(biāo)文件的評審……………………（2）5.2投標(biāo)文件的編制及評審…………（3）5.3中標(biāo)后的合同評審………………（4）5.4合同簽訂…………（4）5.5合同更改評審……………………（5）5.6合同文件的發(fā)放與保存…………（5）5.7合同履行過程中的管理…………（5）6記錄…………………（5）6.1投標(biāo)可行性分析報告（R20-1）…………………（6）6.2投標(biāo)報價申請單(R20-2)…………（7）6.3定標(biāo)會簽記錄（R20-3）…………（8）6.4投標(biāo)工程開標(biāo)情況報告書（R20-4）……………（9）6.5投（議）標(biāo)工程情況季（年）報表（R20-5）………（10）6.6合同評審記錄表（R20-6）……………………（11）1目的、范圍為確保有能力滿足顧客和相關(guān)法律法規(guī)的要求，并通過提高合同質(zhì)量來提高企業(yè)效益，制定本程序。該程序適用于本公司對工程投標(biāo)、簽約和履約的控制。2相關(guān)文件GB/T19001—2000idtISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)；本公司《管理手冊》；招標(biāo)書及其他表明顧客要求的文件；國家、行業(yè)和地方有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。3術(shù)語和定義參照本公司《管理手冊》中的術(shù)語解釋。要求：明示的、通常隱含的或必須履行的需求或期望。注：“通常隱含”是指組織、顧客和其他相關(guān)方的慣例或一般做法，所考慮的需求或期望是不言而喻的。評審：為確定主題事項達(dá)到規(guī)定目標(biāo)的適宜性、充分性和有效性所進(jìn)行的活動。4職責(zé)4.1該程序由公司總經(jīng)理審批，公司營銷副總經(jīng)理和總經(jīng)濟(jì)師按分工權(quán)限分管本程序的執(zhí)行。4.2公司市場管理部、市場營銷部、投標(biāo)中心、合約部按分工權(quán)限負(fù)責(zé)本程序的編制、修改和監(jiān)控執(zhí)行。4.3公司市場營銷部、市場管理部、投標(biāo)中心、合約部和下屬單位經(jīng)營、合同管理部門及其他相關(guān)部門都應(yīng)按該程序執(zhí)行。5工作程序5.1市場跟蹤及招標(biāo)文件的評審5.1.1公司/下屬單位市場營銷部門負(fù)責(zé)做好工程項目的背景分析，從政府部門等有關(guān)渠道獲得有效工程信息并進(jìn)行篩選，并對跟蹤項目進(jìn)行分析和提出跟蹤建議，將分析記錄報公司市場管理部審核，由市場管理部報公司營銷副總經(jīng)理同意后方可與顧客進(jìn)行聯(lián)系。5.1.2各單位市場營銷部門每月向公司市場管理部報送《跟蹤項目信息一覽表》、《承攬任務(wù)一覽表》等報表，公司匯總后，按局要求，及時匯總上報局經(jīng)營部。5.1.3公司市場管理部在獲得招標(biāo)信息或接到招（投）標(biāo)通知、投標(biāo)邀請書后，應(yīng)組織相關(guān)部門對工程背景和招標(biāo)文件進(jìn)行分析，并組織相關(guān)部門編寫《投標(biāo)可行性分析報告》（R20-1），報營銷副總經(jīng)理，由其決定是否參加投標(biāo)。投標(biāo)可行性分析報告應(yīng)闡明以下內(nèi)容：顧客資金情況和對本工程項目投資的可靠性，由市場營銷部分析，公司營銷副總經(jīng)理批準(zhǔn)。工程地點、規(guī)模、特點及顧客對本工程施工單位的資質(zhì)要求，當(dāng)?shù)氐纳鐣h(huán)境、交通運(yùn)輸條件、經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)程度及該地的市場前景，由市場營銷部分析，公司營銷副總經(jīng)理審核。施工現(xiàn)場條件、難易程度，本單位以往承攬類似工程的經(jīng)驗，滿足顧客工期、質(zhì)量及其他要求的能力及投標(biāo)優(yōu)勢，由工程部分析，公司總工程師審核。顧客資金方面要求，由財務(wù)部門分析，公司總會計師審核。工程的承包方式、取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、材料供應(yīng)方式、結(jié)算方式、顧客要求提供的優(yōu)惠條件、獎罰條件、違約責(zé)任、風(fēng)險，由投標(biāo)中心分析，公司營銷副總經(jīng)理審核。以上部門在“投標(biāo)可行性分析報告”（R20-1）進(jìn)行分析并報分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，由市場管理部匯總上報公司營銷副總經(jīng)理批準(zhǔn)，交投標(biāo)中心編制標(biāo)書。5.1.4下屬單位編制投標(biāo)可行性分析報告及投標(biāo)可行性分析記錄參照本程序5.1.3條執(zhí)行，并在投標(biāo)以前報公司市場管理部審核，經(jīng)公司營銷副總經(jīng)理審批后方可參加投標(biāo)。5.1.5投標(biāo)可行性分析報告和可行性分析記錄由公司市場管理部保存。5.2投標(biāo)文件的編制及評審5.2.1經(jīng)可行性分析后，確定參加投標(biāo)的項目，由公司市場管理部將招標(biāo)文件和投標(biāo)報價申請單(R20-2)交公司投標(biāo)中心，并由其組織人員編制商務(wù)和技術(shù)標(biāo)書。5.2.2需要進(jìn)行詢價的工程，報價負(fù)責(zé)人根據(jù)招標(biāo)文件要求，向有關(guān)單位及部門列出詢價項目，由相關(guān)部門和單位提供物資詢價表。5.2.3投標(biāo)文件中施工方案的編寫，一般應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：綜合說明;主要工序的施工進(jìn)度表；主要分部、分項工程施工方案；擬定工程項目組織機(jī)構(gòu)設(shè)置；勞動力和所需機(jī)械設(shè)備計劃；施工網(wǎng)絡(luò)計劃；施工現(xiàn)場平面布置圖；根據(jù)工程需要，提出最大用水、用電量，對人力、物力等資源情況，提出初步施工計劃；各項保證措施（工期、質(zhì)量、安全、文明施工等招標(biāo)文件要求的保證措施）。5.2.4投標(biāo)文件的評審公司投標(biāo)中心應(yīng)根據(jù)招標(biāo)文件要求打印出完整的標(biāo)書清樣，由投標(biāo)中心牽頭，公司總經(jīng)理(或其授權(quán)委托人)組織評審，公司主管經(jīng)營負(fù)責(zé)人、總工程師、總會計師、投標(biāo)中心負(fù)責(zé)人進(jìn)行評審，評審內(nèi)容包括：a.顧客在招標(biāo)文件中的要求是否得到了滿足；b.與以前表述不一致的合同要求是否已予解決；c.公司是否有能力滿足規(guī)定要求。5.2.5若評審結(jié)果滿足要求，則由評審人填寫“定標(biāo)會簽記錄”（R20-3）；若評審結(jié)果不能滿足要求，由評審人在“定標(biāo)會簽記錄”中提出修改意見做標(biāo)人員及時將修改意見落實，并對落實結(jié)果再次評審，保存再次評審的“定標(biāo)會簽記錄”。5.2.6在規(guī)定的日期內(nèi),公司經(jīng)營部市場管理部要將全部投標(biāo)文件整理完成,然后交由公司總經(jīng)理或其授權(quán)人按招標(biāo)文件要求簽字和蓋章,并按顧客要求的形式裝訂、密封投標(biāo)文件，交送標(biāo)人員,由其組織相關(guān)人員在顧客規(guī)定的限期之前送到顧客指定的送標(biāo)地點。開標(biāo)后由公司參加人員填寫“投標(biāo)工程開標(biāo)情況報告書”（R20-4）,并將“投標(biāo)工程開標(biāo)情況報告書”報公司營銷副總經(jīng)理和公司市場管理部。5.2.7下屬單位自行組織投標(biāo)時,原則上參照上述辦法執(zhí)行。5.2.8投標(biāo)報價管理工作5.2.8.1下屬單位每季、年末25日前向公司投標(biāo)中心提供“投（議）標(biāo)工程情況季（年）報表”（R20-5）。5.2.8.2所有投標(biāo)文件屬商業(yè)。在公司經(jīng)做的項目，投標(biāo)文件由投標(biāo)中心保管、歸檔；由下屬單位自行做的項目，投標(biāo)文件由其自行保管。中標(biāo)工程的投標(biāo)邀請函、招標(biāo)文件、答疑資料、招標(biāo)會議紀(jì)要及投標(biāo)文件、中標(biāo)工程通知書等資料，在下一年度的一月份，同投標(biāo)文件一起交公司投標(biāo)中心，由其統(tǒng)一整理后交公司檔案室歸檔。5.3中標(biāo)后的合同評審接到工程中標(biāo)通知書后，公司合約部/下屬單位合同管理部門按中標(biāo)通知書要求的時間與顧客簽訂合同，若顧客提出與招標(biāo)文件和投標(biāo)書不一致的要求，合約部或下屬單位合同管理部門應(yīng)及時與顧客進(jìn)行磋商，評審磋商的內(nèi)容并填寫合同評審記錄（R20-6），此評審記錄需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大問題需請示公司法定代表人或其授權(quán)委托人，經(jīng)同意后方可組織簽訂合同。5.4合同簽訂5.4.1簽訂合同應(yīng)使用規(guī)范統(tǒng)一的合同文本。當(dāng)顧客要求使用其他文本時，應(yīng)包含標(biāo)準(zhǔn)文本規(guī)定的內(nèi)容。5.4.2所有與顧客的合同，在簽訂前應(yīng)經(jīng)相關(guān)人員審閱合同中的具體條款，確保無誤后經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可蓋章。5.4.3簽訂合同必須使用公司合同專用章，不得以行政章代替。公司合約部指定專人負(fù)責(zé)合同專用章的管理，并妥善保存。5.5合同更改評審5.5.1合同內(nèi)容的任何更改，均由原簽訂部門組織評審并做好記錄（R20-6）。評審后報分管領(lǐng)導(dǎo)審查，法定代表人或其授權(quán)委托代理人審批。5.5.2授權(quán)委托代理人根據(jù)評審、審批結(jié)果與業(yè)主簽訂補(bǔ)充合同或協(xié)議，辦理雙方簽字蓋章手續(xù)。5.5.3更改補(bǔ)充合同或協(xié)議的發(fā)放與保存同原合同文件。5.6合同文件的發(fā)放與保存5.6.1公司合約部負(fù)責(zé)保存合同正本，并將副本發(fā)放給財務(wù)部、下屬單位合約部門、項目部。5.6.2下屬單位需要合同正本時，必須向公司合約部提出申請，并辦理借用手續(xù)（見《記錄控制程序》ZJBE/MS/P02-2003）。5.6.3公司合約部按年度將竣工工程合同正本及結(jié)算資料移交檔案室保管。5.7合同履行過程中的管理5.7.1公司/下屬單位合約管理部門要掌握所評審工程的合同履約情況，建立合同管理臺帳。5.7.2當(dāng)出現(xiàn)合同不能正常履行或有可能影響履約的情況時，公司合約部/下屬單位合約管理部門應(yīng)督促實施單位采取措施，保證履約。5.7.3當(dāng)由于顧客原因或不可抗力因素影響合同正常履行時，實施單位應(yīng)做好現(xiàn)場簽證工作，并保存好相關(guān)記錄。6記錄投標(biāo)可行性分析報告(R20-1)工程名稱投資方工程地點工程規(guī)模結(jié)構(gòu)形式工期要求質(zhì)量要求投標(biāo)可行性分析序號分析內(nèi)容分析部門分析結(jié)果部門領(lǐng)導(dǎo)簽字分管領(lǐng)導(dǎo)簽字備注1顧客資金情況本項目投資可靠性營銷部門2工程特點及顧客對本工程施工單位的資質(zhì)要求當(dāng)?shù)氐纳鐣h(huán)境、交通運(yùn)輸條件、經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)程度該地的市場前景營銷部門3施工現(xiàn)場條件施工技術(shù)難易程度本單位承攬類似工程經(jīng)驗滿足顧客工期、質(zhì)量及其他要求的能力及投標(biāo)優(yōu)勢工程技術(shù)部門4顧客資金方面要求財務(wù)部門5工程的承包方式取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)材料供應(yīng)方式結(jié)算方式顧客要求提供的優(yōu)惠條件獎罰條件違約責(zé)任、風(fēng)險投標(biāo)報價部門下屬單位營銷副經(jīng)理意見：簽字：年月日下屬單位經(jīng)理意見：簽字：年月日公司市場管理部意見：簽字：年月日公司營銷副總經(jīng)理意見：簽字：年月日投標(biāo)報價申請單(R20-2)申請投標(biāo)單位工程名稱工程概況：送、開標(biāo)時間應(yīng)繳費(fèi)用[按中建八二投字（2000）第120號文件第十九條之規(guī)定]：投標(biāo)單位負(fù)責(zé)人意見：投標(biāo)負(fù)責(zé)人：投標(biāo)中心

負(fù)責(zé)人意見：公司分管

領(lǐng)導(dǎo)意見：備注：定標(biāo)會簽記錄(R20-3)工程名稱投標(biāo)書中的所有內(nèi)容與招標(biāo)文件相符，承諾條款經(jīng)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)同意，投標(biāo)書經(jīng)公司總經(jīng)理（或其授權(quán)委托人）審閱，同意報出。投標(biāo)中心負(fù)責(zé)人意見：年月日主管經(jīng)營負(fù)責(zé)人：年月日總工程師：年月日總會計師：年月日總經(jīng)理(或其授權(quán)委托人)意見：年月日投標(biāo)工程開標(biāo)情況報告書(R20-4)招標(biāo)單位工程名稱開標(biāo)時間開標(biāo)地點參加單位及人員:招標(biāo)單位主管單位公證單位投標(biāo)單位(1)(2)(3)(4)評委開標(biāo)結(jié)果原因主報抄報報告人報告時間投（議）標(biāo)工程情況季（年）報表（R20-5）填報單位：序號發(fā)標(biāo)時間建設(shè)單位及

工程名稱建筑面積(m2)結(jié)構(gòu)類型高度(m)層數(shù)投標(biāo)形式預(yù)算報價(萬元)最終報價(萬元）工期要求及競報工期投標(biāo)負(fù)責(zé)人送開標(biāo)時間是否中標(biāo)其他單位負(fù)責(zé)人：部門負(fù)責(zé)人：填報人：填報日期：_________合同評審記錄（R20—6）顧客名稱：日期：編號：工程名稱工程地點工程規(guī)模工程造價相關(guān)部門評審（更改）內(nèi)容評審意見評審人負(fù)責(zé)人簽字風(fēng)險預(yù)警記錄：總經(jīng)濟(jì)師審查意見：簽字：年月日法定代表人或其委托人審批：簽字：年月日此表由公司合約部和區(qū)域公司合同管理部門負(fù)責(zé)保存經(jīng)辦人：精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔1.0目的：為確保公司能順利完成客戶訂單，滿足客戶需求。確定顧客的要求并加以審核，以保質(zhì)保量并在規(guī)定的交貨期內(nèi)滿足顧客的要求。2.0范圍：此文件適用于公司與客戶簽訂的合同或正式訂單。3.0定義：3.1常規(guī)合同:指產(chǎn)品的技術(shù)和制造工藝已經(jīng)被顧客批準(zhǔn)認(rèn)可、批量供貨的產(chǎn)品合同。3.2特殊合同：指新產(chǎn)品、新規(guī)格、新工藝的產(chǎn)品合同。4.0職責(zé)：4.1營銷部經(jīng)理負(fù)責(zé)常規(guī)合同和訂單的評審簽訂。4.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)特殊合同和訂單的評審簽訂。4.3采購部負(fù)責(zé)對原材料及包裝材料進(jìn)行評審。4.4生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)對產(chǎn)品的數(shù)量、交貨期進(jìn)行評審。4.5生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)對新產(chǎn)品的技術(shù)要求能否達(dá)到顧客要求及模具狀況進(jìn)行評審。4.6財務(wù)部負(fù)責(zé)對產(chǎn)品成本的核算、比對。4.7質(zhì)檢部負(fù)責(zé)顧客對產(chǎn)品的試驗及檢驗型式和標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行評審。5.0參考文件：無6.0記錄：序號名稱保管部門保管期限1電話記錄生產(chǎn)技術(shù)部三年2評審表生產(chǎn)技術(shù)部三年3生產(chǎn)通知生產(chǎn)技術(shù)部三年4生產(chǎn)更改單生產(chǎn)技術(shù)部三年7.0內(nèi)容：7.1確定與產(chǎn)品有關(guān)的要求營銷部接到顧客的訂貨要求時應(yīng)確定：顧客規(guī)定的要求，包括產(chǎn)品接收標(biāo)準(zhǔn)或要求、價格、數(shù)量、交貨期、交付方式以及交付活動后的要求等；顧客雖然沒有明示，但規(guī)定的用途或已知的預(yù)期用途所必需的要求；與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)要求；公司確定的任何附加要求；顧客的其它附加要求,如在特殊特性的選擇、文件化和控制方面證明的要求。7.2與產(chǎn)品有關(guān)的要求的評審7.2.1常規(guī)合同，營銷部確定與產(chǎn)品有關(guān)的要求后，首先確定客戶的要求是否能得到滿足。若是現(xiàn)有庫存,營銷部員直接按公司規(guī)定給客戶報價。若客戶為公司老客戶，且其所訂產(chǎn)品已有報價，可省去書面報價程序。對于零售市場的報價，如營銷部員的口頭報價被客戶接受，并經(jīng)營銷部經(jīng)理同意，可免去書面報價程序。若顧客提供的要求沒有形成文件（如電話訂貨等），則由營銷部員填寫《電話記錄》經(jīng)營銷部主管核準(zhǔn)后，按正常訂單執(zhí)行，并要求客戶盡快補(bǔ)開正式訂單，營銷部在接受顧客要求前應(yīng)對顧客的要求進(jìn)行確認(rèn)。常規(guī)產(chǎn)品的常規(guī)合同由營銷部員在合同或訂單上簽字評審，營銷部經(jīng)理簽字認(rèn)可。7.2.2對于特殊合同：營銷部洽談為新產(chǎn)品時，營銷部應(yīng)會同生產(chǎn)技術(shù)部等相關(guān)部門進(jìn)行評審,是否有能力滿足顧客的要求，若能滿足要求財務(wù)部應(yīng)核算成本，提交營銷部以預(yù)算制定報價單。并將評審結(jié)果填寫于《評審表》。各部門參加評審后，出具書面意見并簽名。評審時的異議必須得到全部的解決。評審?fù)ㄟ^后,由營銷部與顧客鑒定合同，并由營銷部下達(dá)《生產(chǎn)通知》分發(fā)相關(guān)部門。7.2.3與顧客有關(guān)的要求的評審應(yīng)在合同、訂單簽訂前或標(biāo)書遞交前予以評審，并確保：產(chǎn)品要求得到規(guī)定；與以前表述不一致的合同或訂單的要求已予解決；公司有能力滿足規(guī)定的要求。營銷部應(yīng)保存評審結(jié)果及評審所引起的措施的記錄。特殊合同必須由各相關(guān)部門在合同或訂單上簽字評審，總經(jīng)理簽字認(rèn)可。7.2.4若發(fā)生合同或訂單的更改，營銷部應(yīng)在接受更改前按原評審范圍予以評審，并在合同或訂單以及相關(guān)文件上修改。經(jīng)評審?fù)庑薷膭t由營銷部填寫《生產(chǎn)更改單》通知相關(guān)部門，若評審時有異議，又無法與客戶達(dá)成協(xié)議，由營銷部人員與客戶溝通，或維持原訂單或取消訂單，并及時將產(chǎn)品要求變更的信息以文件的形式通知相關(guān)部門或人員。如顧客放棄正式評審的要求，必須有顧客的書面授權(quán)證明，但仍需對有關(guān)的產(chǎn)品信息進(jìn)行評審。合同評審時必須進(jìn)行產(chǎn)品的制造可行性評審，包括風(fēng)險分析。7.2.5顧客溝通營銷部必須對以下有關(guān)方面確定并實施與顧客溝通的有效安排：及時了解和宣傳產(chǎn)品信息;問訊、合同或訂單的處理，包括對其修改；顧客反饋，包括顧客抱怨。生產(chǎn)技術(shù)部應(yīng)將顧客對產(chǎn)品的整體要求視為產(chǎn)品規(guī)范，并在相應(yīng)的技術(shù)文件中加以規(guī)定，并可包括安裝說明、使用說明、質(zhì)量保證方法、包裝等。營銷部必須用顧客的語言按顧客的規(guī)定的格式傳遞必要的信息和資料。文件發(fā)行、修訂、審核記錄序號生效日期發(fā)行、修訂狀態(tài)編制審核批準(zhǔn)12009-05第一次發(fā)行精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔XXXXX有限公司XXXXXXCO.,LTD文件名稱﹕合同評審管理程序文件編號﹕QP701程序文件版次第1版0次核準(zhǔn)審核擬定發(fā)行日期年月日文件發(fā)行修訂履歷序號版本修訂內(nèi)容修訂者日期批準(zhǔn)11.0新版發(fā)行。1.目的 建立與客戶有關(guān)的過程控制程序，以確?？蛻糁蟮靡郧宄慕缍跋嚓P(guān)部門、人員都了解；各部門均有義務(wù)滿足訂單之要求。確保能精確的管理客戶的訂單，及對客戶所承諾之交貨日期及其它要求能確實實行。 2.適用范圍 本程序適用于對本廠所有產(chǎn)品與客戶有關(guān)的過程控制。 3.定義 客戶即購買本廠產(chǎn)品及為其服務(wù)的組織（寶珍公司視作本廠唯一客戶） 4.責(zé)任 4.1業(yè)助負(fù)責(zé)接收客戶訂單。 4.2業(yè)助對所有客戶訂單查詢﹐及就客戶訂單要求與客戶達(dá)成一致。 5.程序 5.1開發(fā)評估申請 5.1.1業(yè)務(wù)工程師親訪客戶﹐尋求有潛力的客戶﹐了解客戶需求并收集客戶所有相關(guān)資料，填寫《客戶資料表》，交由部門經(jīng)理審批后呈報總經(jīng)理核準(zhǔn)后方可進(jìn)行進(jìn)一步接洽。 5.1.2業(yè)務(wù)工程師請客戶提供樣品﹑圖面﹑規(guī)格或相關(guān)的技朮要求等，同時填寫《新產(chǎn)品開發(fā)評估申請單》呈報部門經(jīng)理審核。 5.1.3業(yè)務(wù)工程師將客戶的產(chǎn)品相關(guān)文件連同《新產(chǎn)品開發(fā)評估申請單》﹐交由工程單位評估量產(chǎn)的可行性，評估OK后，安排打樣。 5.2報價 5.2.1會計部門根據(jù)工程部門出據(jù)之材料BOM核算單價并出據(jù)《報價單》交由副總審批，業(yè)助根據(jù)客戶的需求作相應(yīng)的報價﹐業(yè)務(wù)工程師與其確認(rèn)報價結(jié)果，并請客戶回簽。業(yè)助復(fù)印有客戶回簽的《報價單》交由會計部門存檔。5.3客戶要求的確定與訂單評審 5.3.1客戶訂單的接收及匯總。 5.3.1.1業(yè)助負(fù)責(zé)接收客戶所下達(dá)之訂單﹐并就訂單內(nèi)容明確以下要求:產(chǎn)品的交期﹑品名﹑數(shù)量﹑規(guī)格﹑交貨方式﹑地點﹑付款方式等﹐當(dāng)客戶訂單要求不明確﹐或是客戶所要求之內(nèi)容無法滿足時﹐由業(yè)務(wù)與客戶溝通解決。5.3.1.2當(dāng)客戶所下達(dá)之訂單為新產(chǎn)品時(本廠第一次生產(chǎn)之產(chǎn)品)﹐業(yè)務(wù)工程師應(yīng)先聯(lián)絡(luò)工程師請其試作樣品﹐并請其制作相關(guān)之檢驗計劃及包裝規(guī)范。工程師同時聯(lián)絡(luò)生產(chǎn)線及品保人員共同協(xié)助完成。業(yè)務(wù)工程師聯(lián)絡(luò)客戶端，確認(rèn)試產(chǎn)之時間，并進(jìn)行現(xiàn)場追蹤，填寫《客戶試產(chǎn)追蹤表》。工程部門依據(jù)《客戶試產(chǎn)追蹤表》，同時結(jié)合廠內(nèi)試產(chǎn)結(jié)果，進(jìn)行試產(chǎn)會議。5.3.1.3業(yè)助負(fù)責(zé)將所有客戶訂單輸入ERP系統(tǒng)并打印《銷售訂單》交由部門經(jīng)理審批﹐由企劃部門轉(zhuǎn)為工單。企劃部門根據(jù)生產(chǎn)實際情況回復(fù)交期并在《銷售訂單》標(biāo)示出貨日期和數(shù)量。5.4客戶訂單的變更 5.4.1當(dāng)客戶需求變更訂單內(nèi)容時﹐由業(yè)務(wù)與客戶溝通解決，并呈報部門經(jīng)理審批。5.4.2當(dāng)訂單交期未依客戶之要求達(dá)成時﹐則由業(yè)助發(fā)Mail或打電話與客戶協(xié)商，并呈報業(yè)務(wù)工程師和部門經(jīng)理。 5.5客戶訂單的完成(出貨) 5.5.1業(yè)助依據(jù)PMC回復(fù)的交期做出成品交貨計劃﹐提前一天通過E-mail與倉庫確認(rèn)數(shù)量和規(guī)格﹐并打印《銷售出庫單》給倉庫備料。 5.5.2業(yè)助根據(jù)出貨交期﹐開《銷售發(fā)貨單》﹐正式出貨給客戶。產(chǎn)品出庫過程中，必須由倉庫，業(yè)助，司機(jī)三方確認(rèn)數(shù)量和規(guī)格準(zhǔn)確無誤后，方可出貨給客戶。5.6客訴5.6.1業(yè)務(wù)人員接收到客戶投訴的反饋后，第一時間填寫《客戶訴怨內(nèi)部連絡(luò)/處置單》反饋品質(zhì)保證部，由品質(zhì)保證部經(jīng)理安排相關(guān)品保人員與業(yè)務(wù)人員一同去客戶端進(jìn)行處理。5.6.2品質(zhì)保證部人員在客戶端現(xiàn)場進(jìn)行原因分析及責(zé)任劃分，因客戶原因造成之不良品，將由客戶端自行負(fù)責(zé)（需我司協(xié)助之動作，業(yè)務(wù)人員與客戶協(xié)商，并填寫《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》呈報市場拓展部經(jīng)理審批，總（副）經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行）；我司原因之不良品，業(yè)務(wù)和品保人員從公司利益角度出發(fā)，根據(jù)事實之情況做出：返廠維修或者安排人員去客戶端返工等決定，由品質(zhì)保證部回廠發(fā)《品質(zhì)異常聯(lián)絡(luò)單》知會相關(guān)部門5.6.3品質(zhì)保證部依據(jù)客訴之事實，組織相關(guān)部門進(jìn)行分析改善，并出具《糾正預(yù)防措施處理單》給市場拓展部，由市場拓展部轉(zhuǎn)發(fā)至客戶端。5.7退貨5.7.1市場拓展部接收到客戶端出現(xiàn)退修品反饋后，第一時間知會品質(zhì)保證部，由品質(zhì)保證部安排相關(guān)人員與業(yè)務(wù)人員一同去客戶端進(jìn)行現(xiàn)場分析分類。5.7.2經(jīng)品保人員確認(rèn)為客戶端之原因造成之不良品，將由客戶端自行負(fù)責(zé)（需我司協(xié)助之動作，業(yè)務(wù)人員與客戶協(xié)商，并填寫《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》呈報市場拓展部經(jīng)理審批，總（副）經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行）；我司原因之不良品，業(yè)務(wù)和品保人員從公司利益角度出發(fā)，根據(jù)事實之情況做出：返廠維修或者安排人員去客戶端返工等決定，由品質(zhì)保證部回廠發(fā)《品質(zhì)異常聯(lián)絡(luò)單》知會相關(guān)部門。5.7.3客戶端在IQC抽檢過程中發(fā)生之客訴，市場拓展部人員將依據(jù)5.6進(jìn)行處理5.7.4品質(zhì)保證部依據(jù)客訴之事實，組織相關(guān)部門進(jìn)行分析改善，并出具《糾正預(yù)防措施處理單》給市場拓展部，由市場拓展部轉(zhuǎn)發(fā)至客戶端。如因一些不避免之事實產(chǎn)生，導(dǎo)致產(chǎn)品出現(xiàn)退修問題，品質(zhì)保證部在第一次發(fā)單后，后續(xù)將不再形成客訴。6.相關(guān)資料： 6.1采購管理與供方控制程序 6.2倉庫管理制度 6.3設(shè)計開發(fā)管理程序 7.相關(guān)表單 7.1新產(chǎn)品開發(fā)評估申請單 7.2樣品確認(rèn)單7.3銷售出貨單 7.4銷售發(fā)貨單7.5報價單 7.6客戶資料表 7.7交期回持單 工作流程相關(guān)說明相關(guān)部門參考文件/記錄新客戶評估終止合作N新客戶評估終止合作樣品開發(fā)評估申請Y樣品開發(fā)評估申請產(chǎn)品相關(guān)文件 產(chǎn)品相關(guān)文件可行性審查取消N可行性審查取消現(xiàn)有產(chǎn)品N現(xiàn)有產(chǎn)品Y產(chǎn)品開發(fā)產(chǎn)品開發(fā)報價單Y報價單確認(rèn)N確認(rèn)Y客戶訂單客戶訂單審核審核生產(chǎn)生產(chǎn)出貨通知出貨通知發(fā)貨單貨單發(fā)貨單貨單?業(yè)務(wù)工程師親訪客戶,尋求有潛力的客戶，了解客戶需求，建立客戶資料?包含樣品、圖面、規(guī)格或相關(guān)的技術(shù)要求等。?將客戶的產(chǎn)品相關(guān)文件，交由相關(guān)單位評估，量產(chǎn)的可行性。?提供客戶報價。?客戶訂單包含客戶訂單調(diào)整(可以E-MAIL或電話協(xié)商)?核對訂單內(nèi)容及交期確認(rèn),含:品名、數(shù)量、規(guī)格、交期、交貨方式、地點、付款方式等,經(jīng)企劃排產(chǎn)后回復(fù)客戶交期。?收到客戶訂單輸入ERP﹐企劃根據(jù)ERP里的客戶交期備料。?出貨數(shù)量或交期與原訂單不符時，業(yè)務(wù)單位得與客戶重新確認(rèn)。?業(yè)務(wù)單位依客戶訂單交期需求，開出出貨通知單通知企劃單位備料出貨。?出貨當(dāng)天需打銷貨單。業(yè)務(wù)客戶工程業(yè)務(wù)客戶客戶業(yè)務(wù)/企劃業(yè)務(wù)/企劃業(yè)務(wù)/企劃業(yè)務(wù)/企劃業(yè)務(wù)?客戶資料表?新產(chǎn)品開發(fā)評估申請單?新產(chǎn)品開發(fā)評估申請單?設(shè)計開發(fā)管理程序?樣品確認(rèn)單?報價單?客戶訂單?客戶訂單?交期回持單?工單?出貨通知（Email）?發(fā)貨單客訴流程圖工作流程相關(guān)說明相關(guān)部門參考文件/記錄赴客戶端返工廠內(nèi)處理品管判定驗證/結(jié)案還貨/8D回復(fù)客戶責(zé)任我司責(zé)任業(yè)務(wù)反饋客戶投訴赴客戶端返工廠內(nèi)處理品管判定驗證/結(jié)案還貨/8D回復(fù)客戶責(zé)任我司責(zé)任業(yè)務(wù)反饋客戶投訴·業(yè)務(wù)人員接到客戶投訴，第一時間填寫《客戶訴怨內(nèi)部連絡(luò)/處置單》與《客戶投訴登記表》，交由品保部處理·業(yè)務(wù)人員聯(lián)系品保部人員一同在客戶端現(xiàn)場對產(chǎn)品進(jìn)行初步原因、責(zé)任劃分·經(jīng)品保人員確認(rèn)為我司之責(zé)任方之產(chǎn)品，品管第一時間給出初步解決方案：退貨至廠內(nèi)處理or安排我司人員現(xiàn)場返工等·品保部依據(jù)退貨之事實填寫《糾正預(yù)防措施處理單》，組織相關(guān)部門進(jìn)行糾正與預(yù)防·業(yè)務(wù)部門依據(jù)《糾正預(yù)防措施處理單》回復(fù)客戶改善方案·品保部依據(jù)《糾正預(yù)防措施處理單》進(jìn)行追蹤，確保改善效果·市場部·品保部·客戶·市場部·品保部·人事行政部·客戶·品保部·人事行政部·品保部·相關(guān)部門·業(yè)務(wù)部·品保部·相關(guān)部門《客戶訴怨內(nèi)部連絡(luò)/處置單》·《外出申請單》·《人事調(diào)動申請表》《糾正預(yù)防措施處理單》《糾正預(yù)防措施處理單》退貨流程圖工作流程相關(guān)說明相關(guān)部門參考文件/記錄返工入庫()生產(chǎn)工單(R)()返工方案退倉入庫業(yè)務(wù)通知客戶責(zé)任品管現(xiàn)場判定判定歸還客戶赴客戶端返工驗證/結(jié)案改善方案我司責(zé)任客戶反饋返工入庫()生產(chǎn)工單(R)()返工方案退倉入庫業(yè)務(wù)通知客戶責(zé)任品管現(xiàn)場判定判定歸還客戶赴客戶端返工驗證/結(jié)案改善方案我司責(zé)任客戶反饋·業(yè)務(wù)人員接到客戶要求退貨之反饋信息，批量退貨時須第一時間通知品保部，交由品保部安排專人處理?！I(yè)務(wù)人員聯(lián)系品保部人員在客戶端現(xiàn)場對產(chǎn)品進(jìn)行初步原因、責(zé)任劃分并制定初步解決方案·倉庫人員對退貨之產(chǎn)品進(jìn)行點數(shù)入倉，并知會品管·返工方案由品管部組織工程部、企劃部、生產(chǎn)部等部門商討決定，以《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》形式知會到相關(guān)部門·企劃部門依據(jù)《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》之方案開立《生產(chǎn)工單(R)》安排返工作業(yè)·生產(chǎn)部門依據(jù)返工方案進(jìn)行返工·品保部依據(jù)退修之產(chǎn)品進(jìn)行原因分析，并開具《糾正預(yù)防措施處理單》進(jìn)行追蹤，確保改善效果·市場部·品保部·市場部·品保部·客戶·人事行政部·倉庫·品管部·市場部·企劃部·品保部·相關(guān)部門·企劃部·生產(chǎn)部·生產(chǎn)部《客戶訴怨內(nèi)部連絡(luò)/處置單》《外出申請單》《人事調(diào)動申請表》《銷售出庫單》《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》《生產(chǎn)工單(R)》《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》《糾正預(yù)防措施處理單》精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔工程合同管理程序編制王衛(wèi)鋒日期2002-審核唐激揚(yáng)日期2002-批準(zhǔn)劉榮先日期2002-流程要素流程目標(biāo)：流程時間要求流程監(jiān)控點數(shù)目流程主要責(zé)任崗位采購管理部流程涉及職位數(shù)目修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人2002-10-A/13.2、4.2.1、5.2、5.3.3、5.4.1、5.5.1、5.5.2、5.6.4、6、7王衛(wèi)鋒唐激揚(yáng)劉榮先2003-A/23.1、4、5.1.3、5.2.3、5.2.4、5.2.5、5.5.1、5.6、5.7王衛(wèi)鋒唐激揚(yáng)劉榮先2004-8-2A/35.4.1楊津湘唐激揚(yáng)劉榮先2005-5-8A/42、4.1、4.8、5.2.3、5.2.5、5.2.6、5.6.1、5.7.1、6.7、8（增）楊津湘方菲唐激揚(yáng)目的通過對工程合同擬稿、審批過程、審批權(quán)限、保管、履行、監(jiān)控的規(guī)定，維護(hù)公司利益，減少風(fēng)險。適用范圍公司簽署的工程施工承包、工程設(shè)備材料采購合同管理。區(qū)域各公司差異按第8條款執(zhí)行。術(shù)語和定義工程合同類別：戰(zhàn)略采購協(xié)議及戰(zhàn)略施工協(xié)議大于五萬元的工程施工類承包合同，施工補(bǔ)充協(xié)議大于五萬元的工程設(shè)備材料采購合同施工監(jiān)理合同質(zhì)量監(jiān)督檢驗協(xié)議、安全監(jiān)督協(xié)議用電、用水協(xié)議零星合同：b)、c)項≤五萬元的合同索賠：當(dāng)供方存在不履行合同的行為或履行合同沒有達(dá)到合同要求時，向其提出要求支付違約金或賠償損失的行為。職責(zé)采購管理部經(jīng)辦3.1工程合同類別中a）～e）項合同的簽署并建立《工程合同臺帳》。參與進(jìn)行單筆大于5萬元的索賠。項目經(jīng)理部經(jīng)辦3.1工程合同類別中f）～g）項合同的簽署并建立《工程合同臺帳》。負(fù)責(zé)合同的履行、收集索賠證據(jù)及索賠。成本管理部負(fù)責(zé)采購要求、合同擬稿的評審。負(fù)責(zé)合同中經(jīng)濟(jì)條款的履行。參與合同索賠。法律室負(fù)責(zé)合同稿件的法律審核。當(dāng)項目經(jīng)理部提出要求時，參與合同索賠?？蛻舴?wù)中心負(fù)責(zé)工程竣工移交后工程合同的履行。項目總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)5萬元（含）以下的工程合同擬稿。工程總監(jiān)批準(zhǔn)5萬元以上的工程合同擬稿。常務(wù)副總經(jīng)理/公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)100萬元（含）以上的工程