XX集團(tuán)項目檔案管理辦法

XX集團(tuán)工程檔案管理方法第一章總那么第一條為規(guī)范XX集團(tuán)投資中心工程檔案管理工作，確保集團(tuán)重要戰(zhàn)略檔案和機(jī)密文件的及時完整歸檔、保密平安管理、以及便捷高效利用，現(xiàn)依據(jù)XX集團(tuán)、xx分公司的相關(guān)檔案管理制度，特制訂本方法。第二條投資中心工程檔案是指XX集團(tuán)投資中心在注冊工程公司、工程對接談判、工程上馬、工程履約、以及其他集團(tuán)重要投資工作中形成的，各類簡報、測算、財務(wù)報表、盡調(diào)報告、呈批、合同、資金流水、證照、文書、公文、函件及公司公章、法人私章、聲像、實物、掃描件等原件及復(fù)印件。第二章檔案管理的職責(zé)分工第三條集團(tuán)投資中心八部作為投資中心工程檔案管理工作的責(zé)任部門，負(fù)責(zé)各類投資中心工程檔案的整理、移交、檢查及考核。投資中心工程檔案原件一經(jīng)形成，需在24小時內(nèi)及時移交集團(tuán)監(jiān)察室，由監(jiān)察室作為唯一的檔案管理部門統(tǒng)一管理。集團(tuán)各中心、下屬各產(chǎn)業(yè)公司對工程檔案的利用及申請均需按照集團(tuán)監(jiān)察相關(guān)制度，依據(jù)監(jiān)察室流程辦理。原那么上，除投資決策委員會領(lǐng)導(dǎo)書面簽字特批外，投資中心無權(quán)限對外借閱工程檔案文件。第三章投資中心工程檔案管理第四條集團(tuán)投資中心員工須將各自經(jīng)手的工程檔案文件妥善保存在專用文件柜和保險柜中，不得隨意放置于辦公桌上或公共區(qū)域，投資中心員工電腦均需嚴(yán)格設(shè)置密碼加強(qiáng)管控。第五條集團(tuán)投資中心各部門應(yīng)根據(jù)本方法要求，及時將日常工作中行成的工作文件、資料移交投資八部指定負(fù)責(zé)人，包括但不限于:各類呈批文檔；已簽工程合同、協(xié)議等資料；工程履約情況表、個人履約計劃表；工商注冊、變更相關(guān)簽名或各類決議等。各部門、員工個人不得無故拖延，或私藏工程檔案文件，違反者視情節(jié)輕重予以處罰。第六條集團(tuán)投資中心八部應(yīng)對所接收投資中心工程檔案進(jìn)行規(guī)范整理，并及時完成分類、編目、掃描、盤點等各項工作。第七條集團(tuán)投資中心八部專人負(fù)責(zé)，依據(jù)各工程的不同隸屬單位，統(tǒng)一將各類工程檔案文件原件、復(fù)印件移交至XX集團(tuán)、XX分公司、XXXX下設(shè)的監(jiān)察室，并與各監(jiān)察室檔案接收人員共同清點并簽字確認(rèn)，移交清單由投資中心八部統(tǒng)一存檔。第八條集團(tuán)投資中心八部牽頭，于每季度第一周內(nèi)將投資中心員工工作過程中經(jīng)手的無關(guān)資料進(jìn)行定期銷毀，員工手中不得留存項目檔案機(jī)密文件。第九條投資中心員工違反保密制度，私自外泄工程檔案資料的，并予以降職、降級直至開除的處分，因公司機(jī)密外泄給集團(tuán)公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，還需承當(dāng)相應(yīng)經(jīng)濟(jì)賠償。第十條集團(tuán)投資中心員工調(diào)動、離職前，須清空、移交、歸還投資中心工程檔案文件，否那么人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。第四章工程檔案文件的利用流程第十一條一般情況下，集團(tuán)各中心、下屬各產(chǎn)業(yè)公司急需某具體工程之具體資料時，需按照集團(tuán)相關(guān)檔案管理制度，向集團(tuán)監(jiān)察室申請檔案的利用，并按照監(jiān)察室流程進(jìn)行逐級審批；如遇特殊緊急情況，需要投資中心協(xié)助查詢工程檔案的，需向投資中心八部提供具體工程具體資料的清單，并經(jīng)投資決策委員會領(lǐng)導(dǎo)書面簽字特批后或董事長同意后，投資中心方可協(xié)助查閱、復(fù)制、借用。第十二條集團(tuán)各中心、下屬各產(chǎn)業(yè)公司也應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管所借閱工程檔案，嚴(yán)禁私自轉(zhuǎn)借、摘抄、復(fù)制、乃至機(jī)密泄露，違反者由集團(tuán)監(jiān)察管理部門視情節(jié)輕重失職問責(zé)處分，如造成公司重大損失者將處以降職、降級直至開除的處分，因公司機(jī)密外泄給集團(tuán)公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，還需承當(dāng)相應(yīng)經(jīng)濟(jì)賠償。第五章附那么第十三條本方法旨在投資中心配