主持會(huì)議的技巧

主持會(huì)議的技巧1、開會(huì)的時(shí)機(jī)會(huì)議之召開肯定要有良好的理由。假設(shè)沒有良好理同，就不要開會(huì)。良好理由——就是開會(huì)的時(shí)機(jī)。莫將會(huì)議弄成了例會(huì)行公事。每次會(huì)議需要利用貴重的時(shí)間。它與機(jī)器設(shè)備之投資格一樣，值得吾人善加珍惜使用。、適宜開會(huì)的時(shí)機(jī)、訂立組織目標(biāo)。、善寫各人會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)〔綱領(lǐng)。、聽取報(bào)告。、開掘、分析及解決問題。、促使大家承受方案或打算。、達(dá)成訓(xùn)練目標(biāo)。、協(xié)調(diào)沖突意見。、確保員工對(duì)公司政策、方法及裁決了解。、獵取正確情報(bào)以因應(yīng)緊急事故。、裁決衍生的問題。、不宜開會(huì)的時(shí)機(jī)就可解決問題時(shí)。、與會(huì)者或主持人未作充分預(yù)備備時(shí)。、關(guān)鍵員無法赴會(huì)時(shí)。、必需參與會(huì)議的人、該議題的主要經(jīng)辦人員。、可供給特別建議的人。、有權(quán)批準(zhǔn)決議案的人。、對(duì)決議案可供給參考意見的人。、與該議題有關(guān)的總門主管。2、擬定會(huì)議的具體要領(lǐng)、擬訂會(huì)議的策略、目標(biāo)分析2-1-1a2-1-1-、打算召開會(huì)議，就要知道會(huì)議預(yù)期成果。2-1-1c

評(píng)估達(dá)成目標(biāo)可能遭到的障礙以及障礙抑制。、假使要召開問題解決會(huì)議時(shí)，首先要問這些問題ABCDE、誰(shuí)被要求去轉(zhuǎn)變方法？F、誰(shuí)被要求放棄某些目標(biāo)？他公司或其它單位的例子，甚至自已過去的閱歷，未必適用于當(dāng)前狀況，起碼不完全行得通。我們需對(duì)每一種狀況加以認(rèn)真檢討與觀看，以便訂出解決方案。在借助過去的閱歷時(shí)，要看過去與現(xiàn)在狀況的差異。、在最正確的人力及物力下，可達(dá)成什么目標(biāo)？B、在那些不利條件，您將執(zhí)行目標(biāo)？C、您需要何種助力？E、您的期望是否不切實(shí)際？、對(duì)與會(huì)者的分析、首先假設(shè)您將召開各總門的協(xié)調(diào)會(huì)議。在要如開會(huì)議前，首先依各部門，例如財(cái)務(wù)、人事、業(yè)務(wù)、企劃、生產(chǎn)等部門，推測(cè)各部門可能的提議?？梢酝茰y(cè)其可能的提議。、對(duì)與會(huì)者的了解有三點(diǎn)A、代表單位所實(shí)行的立場(chǎng)。B、個(gè)人的目標(biāo)與期望。C、其個(gè)人的績(jī)效。此外還應(yīng)留意以下問題：、訂定正式議程議程不但是會(huì)議爭(zhēng)論的內(nèi)容，也是掌握開會(huì)時(shí)間的工具。在會(huì)議召開前征求部署的建議——只要運(yùn)用開放的原則，部屬會(huì)自動(dòng)供給意見。先印發(fā)相當(dāng)數(shù)量的議題，表示會(huì)議有其價(jià)值，隨后再征求大家供給其他議題。會(huì)前作充分的打算——閱歷告知我們，會(huì)議要愈成功，打算愈須早日完成。無論如何，不要使與會(huì)者覺得一切已內(nèi)定，而他們只是來聽取大會(huì)宣言——要充分預(yù)備開會(huì)，使與會(huì)者認(rèn)為有需要召開會(huì)議，同時(shí)也要使他們覺得其意見受到重視。假設(shè)會(huì)議由不屬于您管轄的人參與，議程的編排就不同了。由于對(duì)與會(huì)者沒有客轄權(quán)，您必需多遷就他們所代表的利益。訂好議程后，要加注解以利計(jì)論。便例如有的議案要多爭(zhēng)論，有的只須輕輕帶過，有時(shí)要鼓舞秘會(huì)者發(fā)言；有時(shí)要舉證等。最終要對(duì)第項(xiàng)議題制定時(shí)間掌握表。設(shè)計(jì)議題時(shí)，最好以一個(gè)主題為范圍，少列不相關(guān)的議題，這樣除了可以限制與會(huì)人數(shù)外，亦較利于爭(zhēng)論。同進(jìn)，有太多不相關(guān)的議題，便很難做好預(yù)備工作。議題必需在與大家有關(guān)的問題范圍內(nèi)。要使用權(quán)每個(gè)議案有恰當(dāng)?shù)臓?zhēng)論時(shí)間。假設(shè)議題實(shí)在很重要的話，就應(yīng)多加爭(zhēng)論，甚至占據(jù)整個(gè)時(shí)間亦無妨。好方法便是建立意見檔案案，也可作為貴重的參考資料。會(huì)議時(shí)間短者數(shù)分鐘，長(zhǎng)者達(dá)數(shù)天之久。會(huì)期愈久，所花的預(yù)備工作夫愈大11這個(gè)限度，會(huì)議的效果便要減了。1時(shí)就休息五至格外鐘，以便恢復(fù)與會(huì)者的體力。、會(huì)議的妥當(dāng)預(yù)備、留意出席人、主講人、道具、及資料的預(yù)備。、會(huì)前要和重要出席人保持連系。、假設(shè)工程很多，您必需把追蹤責(zé)任授權(quán)給一、二們總屬。授權(quán)時(shí)不要無視任何預(yù)備細(xì)節(jié)。、假設(shè)您要親自提出重要的報(bào)告或代表所屬單位報(bào)告時(shí)，自己最好先演練一番，以鐘表測(cè)量時(shí)間，并以錄音機(jī)聽聽報(bào)告的內(nèi)容及音調(diào)。、會(huì)議成功的原則、避開召開臨時(shí)會(huì)議——臨時(shí)會(huì)議易擾亂同仁的正常作息。假設(shè)萬不得已召開臨時(shí)會(huì)議的話，則須在二、二天前發(fā)出通知，以便與會(huì)者有所預(yù)備。、要讓與會(huì)者確知開會(huì)目的及主題——無論以口頭或書面通知都可以，只要與會(huì)者能略微想一下，就算有了最起碼的預(yù)備。、對(duì)受命提出報(bào)告者要事先說明——要讓他有充分的預(yù)備時(shí)間。、要規(guī)定會(huì)議時(shí)間，并促使與會(huì)者遵守時(shí)間性——假設(shè)每次都準(zhǔn)時(shí)開會(huì)、閉會(huì)，大家就會(huì)確信你的

辦事力量。簡(jiǎn)言之，設(shè)計(jì)會(huì)議要留意以下各點(diǎn)：A、以明晰的目標(biāo)去創(chuàng)認(rèn)真的打算。B、同時(shí)實(shí)現(xiàn)公司目標(biāo)及個(gè)人目標(biāo)。C、事先預(yù)知障礙困難，并以閱歷探測(cè)與會(huì)者之反響。D、議程要有良好安排，同時(shí)早日分發(fā)議程。E、適當(dāng)安排議案爭(zhēng)論時(shí)間，并盡量使議案相互關(guān)連。F、備妥補(bǔ)充資料或器材。G、避開臨時(shí)會(huì)議。3、會(huì)議的場(chǎng)所3-1、會(huì)議的型式會(huì)議的型式依我們所選擇的會(huì)議目標(biāo)的不同可分為以下幾種型式：A、資料會(huì)議——主客搜集與預(yù)備印刷物、小冊(cè)子、圖片、屬。B、爭(zhēng)論會(huì)議——主要由推銷員參與，大部份材料由他樣自預(yù)備，在一個(gè)爭(zhēng)論會(huì)議中，推銷人員彼此切磋。C、實(shí)習(xí)會(huì)議——推銷人員在本會(huì)議中所擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧仍谟?jì)由與會(huì)者扮演一些角色〔例如：客戶與推

銷員〕以磨煉推銷的技巧。、會(huì)議室的選擇標(biāo)準(zhǔn)。心理與生理之需求。A、會(huì)議室的大小，應(yīng)與開會(huì)人數(shù)成正比。B、會(huì)議室門窗越少越好，并應(yīng)使座位背向窗戶，以避開外界的干擾。C、阻礙視線的柱子也應(yīng)避開，演講人的位置應(yīng)加墊高，以便聽、講雙方向相互照面。D、由于視聽器材漸漸普遍，我們需要留意器材之布置。插座要靠近講桌，并天先檢查。同時(shí)，會(huì)前也要檢查器材完好與否，以免臨時(shí)發(fā)生故障。銀幕高度要合當(dāng)，使與會(huì)者都能清楚的看到。E、會(huì)場(chǎng)照明設(shè)備要良好，并應(yīng)有燈光掌握設(shè)備及適當(dāng)插。F、會(huì)場(chǎng)聲量掌握要完善。猛烈回聲打擊演講人及聽眾的神經(jīng)，因而使雙方都覺得不舒適。G、為避開受到遲到早退的干擾，限制出入口是很重要的。出入口通常在會(huì)議室的后半段，假設(shè)有二個(gè)以上的出口應(yīng)關(guān)閉另一個(gè)出口。外來的洗手間位置要安妥當(dāng)，數(shù)量要夠，并要使會(huì)者知道位置，以便緊急時(shí)使用。而且人設(shè)置衣帽間以便放置外衣、手提包、相機(jī)等，使會(huì)場(chǎng)不致零亂不堪。H、通風(fēng)設(shè)備要良好。I、其他：如椅子要舒適，且不行過擠。持相反意見的人不要分坐相對(duì)的位置，以免造成叫陣對(duì)罵的狀況。不要把可能持反對(duì)意見的人安排從在一起，應(yīng)予分散，以便主持人能掌握會(huì)場(chǎng)。3-2-3、會(huì)議室的布置〔1有信要是以會(huì)場(chǎng)院的隔局而定，最常使用的布置種類有：長(zhǎng)型桌布置、方型桌布置、圓型桌布置、教室型布置，以及禮堂型布置等等。A長(zhǎng)型桌會(huì)議室布置圖aa板〔可移動(dòng)〕講臺(tái)幻燈機(jī)投影機(jī)電影機(jī)B、方型桌會(huì)議室布置圖銀幕或黑板銀幕或黑板〔v〕可移動(dòng)主席投影機(jī)幻燈機(jī)或電影機(jī)C、圓型桌會(huì)議室布置圖銀幕黑板〔可移動(dòng)〕銀幕黑板〔可移動(dòng)〕投影機(jī)主席D、U型桌會(huì)議室布置圖銀幕或黑板銀幕或黑板〔〕可移投影機(jī)講臺(tái)電影機(jī)E、教室型會(huì)場(chǎng)布置圖銀幕或黑板〔可移動(dòng)〕銀幕或黑板〔可移動(dòng)〕講臺(tái)投影機(jī)電影機(jī)F、禮堂型會(huì)場(chǎng)布置圖銀幕銀幕〔可移動(dòng)〕講臺(tái)投影機(jī)走走道道走道岸道電影或幻燈機(jī)、會(huì)議前的檢查會(huì)議室要有專人負(fù)責(zé)會(huì)前的布置，在布置好之后，通常以手上的布置檢查單逐項(xiàng)檢查。a、顯示器材——a-1、銀幕：高度、位置恰當(dāng)否？a-2、黑板：清潔否？有粉筆與粉筆擦否？、放映設(shè)備——a、器材齊全否？b、插頭良好否？c、放映機(jī)調(diào)整否？試用過否？d、鏡頭清潔否？e、有備用燈及保險(xiǎn)絲否？、廷長(zhǎng)線擺設(shè)安裝良好否？、音響設(shè)備齊全否？檢查否？、展現(xiàn)及放映資料備妥否？次序排列否？、麥克風(fēng)備妥否？試音質(zhì)、音量否？、座位夠否？安排好否？、燈光掌握設(shè)備如何？、閃光燈及指引棒？、座位號(hào)碼單。、書面資料、鉛筆便條紙。、茶杯、水壺。3-2-4、視聽教材視聽教材能提高會(huì)議的成效。視聽教材逼使報(bào)告人對(duì)對(duì)題目先作打算與組織，把問題化繁為簡(jiǎn)，扼要地報(bào)告出來。視聽的教材的種類繁多，諸如：黑板、表架、絨布板、反錄影機(jī)等等。根本而言，黑板、表架式作視聽意見溝通中最受限制的方法但卻缺乏視覺沖擊，效果較差。4、如何當(dāng)一位成功的會(huì)議主持人、成功的會(huì)議主持人應(yīng)留意事項(xiàng)、會(huì)前隨時(shí)預(yù)備資料，及安排會(huì)議室。并知道自己要講什么。、了解聽眾并預(yù)知與會(huì)者的態(tài)度及立場(chǎng)。、說與會(huì)者想聽的話，并針對(duì)其利益所在。、簡(jiǎn)潔明確提出報(bào)告資料，并利用視聽教材增加效果。、要布滿信念及熱誠(chéng)，并以清楚的聲音說話。、認(rèn)真考慮與會(huì)者提出之建議及意見，并邀起講座氣氛。、長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議，每隔一小時(shí)要有休息的時(shí)間。、預(yù)備開會(huì)及閉會(huì)。、會(huì)議完畢時(shí)要顯示成果，并使與會(huì)者知道決議內(nèi)容。、會(huì)議主持人不應(yīng)當(dāng)做的事、在報(bào)告時(shí)，言不及意，使人分心。、沒有預(yù)備就要主持會(huì)議。、霸占會(huì)議時(shí)間而使他人無從發(fā)言。、會(huì)議內(nèi)容離題。、對(duì)反對(duì)意見顯露不開心的臉色。、低仍幽默。、使人感到狼狽或好笑。、讓鼓勵(lì)的爭(zhēng)吵自由進(jìn)展下去。、會(huì)場(chǎng)索然無味而使人昏昏欲睡。、不照議程行事。5、銷售會(huì)議預(yù)備檢查單5-1、設(shè)備檢查表□貴客席的布置與貴賓的招待室?！跬队皺C(jī)及銀幕?！鹾诎?、板擦兒、各種顏色的粉筆。□圖表架?！跤姓彰鞯闹v臺(tái)、議事錘、鎮(zhèn)尺。□播音系統(tǒng)、擴(kuò)音機(jī)?！蹁浺粼O(shè)備及操作員?！蹼娪啊⒍唐?、及幻燈放映之設(shè)備及操場(chǎng)作員、燈光掌握開關(guān)?！趸狙b飾?！蹼姵袈暀C(jī)及唱片?！跬＼噲?chǎng)院?！鯏z影飾?！醯怯涀馈⒄写块g、證件、詢問處、指示牌、制止及煙、歡送詞?！鯓?biāo)志夠否？透亮膠帶備妥否？□接待桌?！踝雷优c椅子?！鯚熁腋住！跛畨丶氨?、茶水?！趵洹！醣銞l紙、鉛筆。5-2、演講人會(huì)前：□邀請(qǐng)演凌晨書是否早日送出？□是否說明演講時(shí)間？□是否說明所期望的內(nèi)容？□費(fèi)用支付如何？□是否也體供其他費(fèi)用，或只有演費(fèi)？□何時(shí)支付？□自傳資料及相片，以供介紹之用?！跹葜v人的太太是否同來？□是事預(yù)定旅館？□是否需要特別設(shè)備？□是否早日把活動(dòng)表寄送演講人？□是否有人在到達(dá)地點(diǎn)接待遇演講人？演講前的檢查：□演講人是否介紹給主席及重要的人員？□黑板及表架、指標(biāo)棒、粉筆、已備妥否？、□幫助翻圖表的人？□放映機(jī)備妥否？□放映桌備妥否？□放映師到場(chǎng)否？□是否分發(fā)資料？□主席是否需要有人幫助？其他重點(diǎn)：□假設(shè)臨時(shí)發(fā)生變故，是否有臨時(shí)演講人？5-3、雜項(xiàng)裝飾：□是否安排裝飾品及標(biāo)語(yǔ)？貴賓：□是否要出入證？□如要作簡(jiǎn)短訓(xùn)詞，是否事先通知？□是