高職院校檔案管理方案研究

高職院校檔案管理方案研究一、?目前專業(yè)檔?案建設(shè)存在?的問題自?___城市?職業(yè)學(xué)院成?立以來，從?學(xué)校教務(wù)部?門到各教學(xué)?單位都對(duì)教?學(xué)檔案建設(shè)?愈加重視，?逐步走上了?規(guī)范化的軌?道，但從整?體上來看仍?存在一定的?問題，如：?教學(xué)單位對(duì)?檔案建設(shè)沒?有統(tǒng)一的管?理制度，部?分教師對(duì)日?常教學(xué)管理?檔案收集不?夠重視，檔?案收集手段?單一，經(jīng)費(fèi)?投入不足等?。緊扣高職?院校評(píng)估指?標(biāo)初建計(jì)算?機(jī)應(yīng)用專業(yè)?檔案信息化?管理方案蔡?潔（___?城市職業(yè)學(xué)?院，___?21100?38）__?_檔案管理?制度不健全?檔案管理在?___城市?職業(yè)學(xué)院由?校長(zhǎng)辦公室?專人負(fù)責(zé)，?每年對(duì)學(xué)校?各個(gè)部門的?文書檔案進(jìn)?行歸檔管理?，并負(fù)責(zé)對(duì)?教學(xué)部門的?教學(xué)過程檔?案、學(xué)生活?動(dòng)檔案、設(shè)?備檔案進(jìn)行?檢查。同時(shí)?，學(xué)校教務(wù)?部門、科研?部門、財(cái)務(wù)?部門又會(huì)專?門針對(duì)教學(xué)?教務(wù)、科研?資料、費(fèi)用?資料進(jìn)行更?為細(xì)致的檢?查。這樣就?造成了一個(gè)?教學(xué)單位在?一個(gè)學(xué)期中?，大部分的?時(shí)間都在整?理資料，準(zhǔn)?備檢查，且?一個(gè)教學(xué)單?位的檔案會(huì)?由學(xué)校的多?個(gè)行政部門?管理，既花?費(fèi)了大量的?人力物力，?也影響了檔?案管理的統(tǒng)?一性、標(biāo)準(zhǔn)?性。2.?教師對(duì)檔案?收集不夠重?視___城?市職業(yè)學(xué)院?的專職教師?除了要承擔(dān)?教學(xué)任務(wù)以?外，還要擔(dān)?負(fù)著一定的?教學(xué)管理工?作，其中就?包括教學(xué)資?料的、歸納?總結(jié)的工作?。但高校教?師們受傳統(tǒng)?因素影響，?認(rèn)為教師就?是以教書育?人為主，檔?案收集的工?作應(yīng)該歸教?學(xué)管理人員?負(fù)責(zé)，致使?他們?cè)诮虒W(xué)?過程中忽視?了教學(xué)資料?的收集，往?往出現(xiàn)為了?應(yīng)付檢查而?突擊“制造?”教學(xué)資料?的情況，這?種現(xiàn)象顯然?不能達(dá)到高?職院校的評(píng)?估標(biāo)準(zhǔn)。?3.檔案收?集手段單一?隨著學(xué)校對(duì)?教學(xué)檔案原?始資料的愈?加重視，教?學(xué)單位一般?都能自覺地?保存好各個(gè)?教學(xué)活動(dòng)的?原始資料。?但這種“保?存”是無序?的、資料是?雜亂的、存?放是隨意的?，更談不上?歸納總結(jié)、?多媒介保存?、建立檔案?目錄。這里?就進(jìn)入了一?個(gè)誤區(qū)，就?是對(duì)教學(xué)檔?案收集的目?的不明確的?誤區(qū)。教學(xué)?檔案的收集?不光要把原?始資料保留?下來，更重?要的是通過?對(duì)原始數(shù)據(jù)?的歸納和總?結(jié)，使今后?工作開展更?有科學(xué)依據(jù)?。4.經(jīng)?費(fèi)投入不足?檔案信息化?的建設(shè)在人?力、物力上?都要抓。一?支高素質(zhì)的?教學(xué)團(tuán)隊(duì)如?果只有滿腔?的工作熱情?和積極性，?而沒有足夠?的經(jīng)費(fèi)支持?，那也不能?很好地做好?檔案信息化?建設(shè)。那種?完全由手工?操作編制檔?案，紙質(zhì)文?檔保存的方?式已越來越?不適應(yīng)當(dāng)前?數(shù)字、網(wǎng)絡(luò)?信息化的時(shí)?代了。前面?說過，檔案?不是只為了?保存，而是?為了用來共?享信息，這?就需要一定?的計(jì)算機(jī)設(shè)?備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)?備的支持。?目前看來，?用于檔案信?息化建設(shè)的?經(jīng)費(fèi)顯然是?不足的。?二、加快緊?扣高職院校?評(píng)估指標(biāo)的?專業(yè)檔案?信息化建設(shè)?的必要性專?業(yè)檔案，是?指高職院校?某個(gè)專業(yè)中?教學(xué)、科研?、黨政管理?、學(xué)生工作?等各種活動(dòng)?中直接形成?的對(duì)學(xué)校和?社會(huì)具有保?存價(jià)值的各?種圖、文、?聲、像等不?同形式的歷?史記錄。它?不僅真實(shí)地?體現(xiàn)了學(xué)院?的歷史面貌?，同時(shí)也是?衡量教學(xué)單?位教學(xué)質(zhì)量?、管理水平?、師資力量?、科研水平?、人才培養(yǎng)?質(zhì)量的一個(gè)?重要標(biāo)志。?沒有專業(yè)檔?案，就不能?科學(xué)、有效?、實(shí)事求是?地開展高職?院校的評(píng)估?工作。高職?院校人才培?養(yǎng)工作水平?評(píng)估是對(duì)高?職高專院校?以教學(xué)工作?為核心的人?才培養(yǎng)工作?的全方位、?全過程、全?息式的綜合?性評(píng)估，是?促進(jìn)高職院?校健康發(fā)展?的重要手段?和措施。評(píng)?估工作的關(guān)?鍵是系統(tǒng)地?搜集學(xué)院人?才培養(yǎng)工作?的主要信息?，在準(zhǔn)確地?了解實(shí)際情?況的基礎(chǔ)上?，實(shí)事求是?地進(jìn)行科學(xué)?分析，做出?正確的價(jià)值?判斷。高職?高專院校人?才培養(yǎng)工作?水平評(píng)估指?標(biāo)體系中有?___個(gè)一?級(jí)指標(biāo)，_?__個(gè)二級(jí)?指標(biāo)，其中?有___個(gè)?重要指標(biāo)，?___個(gè)觀?測(cè)點(diǎn)。其中?與教學(xué)單位?專業(yè)建設(shè)相?關(guān)的一級(jí)指?標(biāo)有教學(xué)建?設(shè)與改革、?教學(xué)管理、?教學(xué)效果。?相關(guān)的二級(jí)?指標(biāo)有產(chǎn)學(xué)?研結(jié)合、師?資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)?、專業(yè)、課?程、職業(yè)能?力訓(xùn)練、素?質(zhì)教育、管?理隊(duì)伍、質(zhì)?量控制、知?識(shí)能力訓(xùn)練?、就業(yè)與社?會(huì)聲譽(yù)。相?關(guān)的觀測(cè)點(diǎn)?有學(xué)生與教?師比例、專?任教師結(jié)構(gòu)?、兼職教師?數(shù)量與結(jié)構(gòu)?、校內(nèi)實(shí)訓(xùn)?條件、校外?實(shí)訓(xùn)基地、?職業(yè)技能鑒?定、專業(yè)設(shè)?置、教學(xué)計(jì)?劃、專業(yè)教?學(xué)改革試點(diǎn)?工作、教學(xué)?內(nèi)容與課程?體系改革、?教材建設(shè)、?教學(xué)方法與?手段改革、?實(shí)踐訓(xùn)練體?系、職業(yè)能?力考核、全?面推進(jìn)素質(zhì)?教育的工作?狀態(tài)和效果?、教學(xué)管理?與學(xué)生管理?情況、錄取?新生報(bào)到率?及畢業(yè)生就?業(yè)率、社會(huì)?對(duì)畢業(yè)生的?綜合評(píng)價(jià)等?。為了更好?地做好院校?評(píng)估工作，?真實(shí)、完整?、準(zhǔn)確地收?集專業(yè)檔案?勢(shì)在必行。?對(duì)于第一線?的教學(xué)單位?來說，必須?針對(duì)評(píng)估指?標(biāo)，合理地?制定專業(yè)檔?案建設(shè)方案?，利用計(jì)算?機(jī)技術(shù)，建?立專業(yè)檔案?數(shù)據(jù)庫，將?傳統(tǒng)的文書?檔案、教學(xué)?檔案、人事?檔案等轉(zhuǎn)換?成數(shù)字檔案?。利用計(jì)算?機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?，實(shí)現(xiàn)檔案?資料的實(shí)時(shí)?共享，以加?強(qiáng)交流、提?高工作效率?，最終更好?地為評(píng)估組?的專家提供?第一手的原?始教學(xué)資料?。三、專?業(yè)檔案信息?化建設(shè)的措?施1.學(xué)?習(xí)評(píng)估指標(biāo)?，提高教師?自覺收集檔?案的意識(shí)隨?著___城?市職業(yè)學(xué)院?的報(bào)備成功?，五年一輪?的教學(xué)評(píng)估?盡在眼前，?全體教師都?必須高度重?視。教學(xué)單?位除了要注?重原始教學(xué)?資料的收集?，更要結(jié)合?評(píng)估指標(biāo)的?學(xué)習(xí)，對(duì)資?料進(jìn)行必要?的整理和分?析。同時(shí)，?還要加強(qiáng)檔?案信息化建?設(shè)的宣傳、?培訓(xùn)和指導(dǎo)?，使全校教?職員工統(tǒng)一?思想認(rèn)識(shí)，?充分認(rèn)識(shí)到?專業(yè)教學(xué)檔?案信息化建?設(shè)對(duì)專業(yè)評(píng)?估、教學(xué)改?革、人才培?養(yǎng)質(zhì)量都有?十分重要的?影響，從而?在平時(shí)的工?作中養(yǎng)成隨?時(shí)積累檔案?資料的習(xí)慣?，關(guān)心檔案?、重視檔案?。2.學(xué)?校制定方案?，___檔?案信息化建?設(shè)的實(shí)施專?業(yè)檔案信息?化建設(shè)是全?校性的一項(xiàng)?系統(tǒng)工程，?不是某一個(gè)?系的特色，?尤其針對(duì)專?業(yè)評(píng)估的要?求，該項(xiàng)工?作必須做全?局化的考慮?。在實(shí)施前?，制定好實(shí)?施方案，明?確全校各部?門在檔案信?息化建設(shè)中?的任務(wù)，明?確建設(shè)目標(biāo)?、內(nèi)容、范?圍、步驟，?數(shù)據(jù)載體的?形式、大小?、參數(shù)等，?按計(jì)劃有條?不紊地開展?。3.健?全檔案信息?化管理制度?，以評(píng)促建?檔案信息化?建設(shè)的良好?開展，離不?開科學(xué)合理?、切實(shí)可行?的管理制度?。為了更好?地達(dá)到評(píng)估?要求，必須?嚴(yán)格落實(shí)檔?案信息化過?程管理的責(zé)?任。可由分?管院長(zhǎng)負(fù)責(zé)?，教務(wù)部門?、教學(xué)單位?明確各自的?分工和職責(zé)?，對(duì)各級(jí)檔?案配備專門?的檔案管理?責(zé)任人，對(duì)?檔案工作進(jìn)?行監(jiān)督、檢?查。4.?提高檔案管?理的技術(shù)手?段先進(jìn)的檔?案管理手段?不但可以提?高檔案工作?的效率，還?能更好地實(shí)?現(xiàn)信息共享?，是保障檔?案信息化建?設(shè)的基本前?提。院校應(yīng)?適時(shí)地根據(jù)?需要加強(qiáng)檔?案信息化建?設(shè)軟硬件的?投入，加大?計(jì)算機(jī)外圍?設(shè)備的配備?，信息化管?理軟件的開?發(fā)和利用，?建立全校統(tǒng)?一的電子文?檔綜合管理?目錄和檔案?信息數(shù)據(jù)庫?，為不同的?電子資料設(shè)?置不同的訪?問權(quán)限，加?強(qiáng)保密工作?。記錄下每?個(gè)文件的變?更過程，對(duì)?文件進(jìn)行實(shí)?時(shí)歸檔、備?份等，在校?內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息?最大化的交?流、共享，?在校外也是?一個(gè)展現(xiàn)院?校良好管理?制度的窗口?。四、計(jì)?算機(jī)應(yīng)用專?業(yè)檔案信息?化管理實(shí)施?方案教育?部《普通高?等學(xué)校高職?高專教育專?業(yè)設(shè)置管理?辦法》提出?，高職院校?設(shè)置專業(yè)要?以社會(huì)實(shí)際?需求為依據(jù)?，對(duì)人才需?求進(jìn)行廣泛?深入的調(diào)查?研究、預(yù)測(cè)?和可行性論?證，努力減?少粗放性和?盲目性；把?學(xué)科專業(yè)發(fā)?展規(guī)律和市?場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?規(guī)律結(jié)合起?來，正確處?理適應(yīng)需求?變化多樣性?和保持專業(yè)?的相對(duì)穩(wěn)定?性的關(guān)系；?設(shè)置專業(yè)應(yīng)?符合學(xué)科專?業(yè)發(fā)展和建?設(shè)規(guī)劃，應(yīng)?與本校的辦?學(xué)方向、層?次、特色和?規(guī)模相適應(yīng)?；應(yīng)該具備?相應(yīng)的辦學(xué)?條件，有科?學(xué)、合理的?人才培養(yǎng)方?案。___?城市職業(yè)學(xué)?院計(jì)算機(jī)應(yīng)?用技術(shù)專業(yè)?是___市?重點(diǎn)建設(shè)學(xué)?科，其專業(yè)?建設(shè)的內(nèi)容?嚴(yán)格按照評(píng)?估標(biāo)準(zhǔn)來開?展。為了很?好地體現(xiàn)專?業(yè)建設(shè)過程?，該專業(yè)十?分重視教學(xué)?檔案的收集?、歸納和整?理工作，通?過對(duì)高職院?校專門評(píng)估?指標(biāo)的學(xué)習(xí)?，逐步制定?了適合學(xué)校?發(fā)展和評(píng)估?要求的專業(yè)?檔案信息化?建設(shè)的管理?方案。具體?做法是：針?對(duì)高職高專?評(píng)估指標(biāo)，?制定檔案目?錄，設(shè)定目?錄及用戶規(guī)?范，由專門?教師負(fù)責(zé)制?定目錄資料?的。同時(shí)在?計(jì)算機(jī)上設(shè)?立檔案存