《檔案管理學(xué)（第四版）》課件第四章 檔案的整理

第四章檔案的整理第四章檔案的整理內(nèi)容提要本章主要講七個(gè)方面的內(nèi)容:第一節(jié)檔案整理工作概述。第二節(jié)全宗。第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類。第四節(jié)立卷方法的改革。第五節(jié)立卷方法的改革附件。第六節(jié)類內(nèi)案卷排列、案卷編號、卷內(nèi)目錄、案卷目錄和檔號。第七節(jié)檔案整理中的組織管理。第一節(jié)檔案整理工作概述一、整理工作內(nèi)容二、檔案整理工作的意義三、檔案整理工作的原則一、檔案收集工作的內(nèi)容一、整理工作內(nèi)容檔案整理工作,就是按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn),根據(jù)科學(xué)的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)。檔案整理工作的內(nèi)容主要有:區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、立卷、案卷排列和編制案卷目錄。檔案的整理按整理工作內(nèi)容的范圍,可以分成三種類型:(一)系統(tǒng)排列和編目(二)局部調(diào)整(三)全過程整理二、檔案整理工作的意義檔案整理可以通過有效保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,為實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值創(chuàng)造有利條件檔案整理是開展其他檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要基礎(chǔ)性工作檔案整理是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的要求三、檔案整理工作的原則(一)充分利用原有的整理基礎(chǔ)應(yīng)該做到:1.提高對原來整理工作的認(rèn)識2.不要輕易重新整理已整理過的檔案(二)保持文件之間的歷史聯(lián)系1.來源方面的聯(lián)系2.時(shí)間方面的聯(lián)系3.內(nèi)容方面的聯(lián)系4.形式方面的聯(lián)系(三)便于保管和利用第二節(jié)全宗一、全宗及其作用二、確認(rèn)全宗和立檔單位三、區(qū)分全宗四、個(gè)人全宗五、全宗的補(bǔ)充形式六、全宗群及其劃分七、全宗的編號與排列一、全宗及其作用我國檔案全宗的類型,按形成全宗的單位和全宗內(nèi)容的性質(zhì),分為機(jī)關(guān)組織全宗和個(gè)人全宗兩種;按全宗的范圍和構(gòu)成方式,分為獨(dú)立全宗、聯(lián)合全宗、全宗匯集和檔案匯集四種。全宗的基本含義包括如下三個(gè)方面:(一)全宗是有機(jī)聯(lián)系的檔案整體(二)全宗是在一定的歷史活動(dòng)中形成的(三)全宗是以一定的社會(huì)單位為基礎(chǔ)而構(gòu)成的一、全宗及其作用檔案為什么必須以全宗為單位整理呢？第一,按全宗整理檔案,能夠揭示檔案內(nèi)容的實(shí)質(zhì),從而正確評價(jià)檔案的價(jià)值,為檔案的提供利用奠定了科學(xué)基礎(chǔ)。第二,全宗是檔案管理的基本單位,對檔案管理有重要的組織作用。第三,按全宗整理檔案,不僅僅是個(gè)方法問題,而且也是一個(gè)理論問題。二、確認(rèn)全宗和立檔單位(一)組織全宗的構(gòu)成條件構(gòu)成立檔單位的具體條件是:(1)可以獨(dú)立行使職權(quán),并能以自己的名義對外行文。(2)設(shè)有會(huì)計(jì)單位或獨(dú)立的核算單位,自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。(3)設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員,并有一定的人事任免權(quán)。二、確認(rèn)全宗和立檔單位按照有關(guān)規(guī)定的精神,對在全國檔案館網(wǎng)中占有重要地位和較大數(shù)量的省、地(市)、縣級機(jī)關(guān)的檔案,其全宗一般做如下劃分:1.省級機(jī)關(guān)2.地、市、縣級機(jī)關(guān)二、確認(rèn)全宗和立檔單位(二)個(gè)人全宗的構(gòu)成條件(1)一般而言,只有那些對社會(huì)有突出貢獻(xiàn)或重要影響的個(gè)人,其檔案才可能成為一個(gè)實(shí)際的個(gè)人全宗,即只有名人的檔案才可能成為個(gè)人全宗。(2)并不是所有的名人檔案都可以構(gòu)成個(gè)人全宗。(3)即使是主要以個(gè)人名義從事社會(huì)活動(dòng)的名人,其檔案也未必都構(gòu)成了實(shí)際的個(gè)人全宗。三、區(qū)分全宗(一)政權(quán)更迭及跨政權(quán)立檔單位的區(qū)分全宗(二)立檔單位變化所導(dǎo)致的區(qū)分全宗1.新建2.分開立檔單位變化劃分全宗圖三、區(qū)分全宗3.合并4.獨(dú)立立檔單位撤銷劃分全宗圖立檔單位獨(dú)立劃分全宗圖三、區(qū)分全宗5.從屬6.合署立檔單位從屬劃分全宗圖三、區(qū)分全宗(三)臨時(shí)性機(jī)構(gòu)檔案的區(qū)分全宗(四)判定檔案所屬全宗判定檔案所屬全宗,關(guān)鍵在于確定檔案的形成者——立檔單位。判定檔案所屬全宗的一般方法主要應(yīng)從收文、發(fā)文和內(nèi)部文件三個(gè)方面著手。(五)組織全宗與個(gè)人全宗檔案的區(qū)分四、個(gè)人全宗個(gè)人全宗是社會(huì)知名人士(如社會(huì)活動(dòng)家、科學(xué)家、藝術(shù)家、教育家、企業(yè)家、英雄模范等)在其一生活動(dòng)中形成的檔案整體。歷史上一些著名的家庭、家族所形成的檔案,在我國也屬于個(gè)人全宗的類型。形成個(gè)人全宗的個(gè)人、家庭和家族,也是立檔單位。個(gè)人全宗,包括個(gè)人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個(gè)人或家庭、家族活動(dòng)的全部有價(jià)值的材料,還包括別人撰寫和收集的與個(gè)人全宗構(gòu)成者個(gè)人、家庭和家族有關(guān)的材料以及直系親屬的、能夠說明立檔單位情況的材料。五、全宗的補(bǔ)充形式(一)聯(lián)合全宗(二)全宗匯集(三)檔案匯集實(shí)際應(yīng)用中應(yīng)注意以下幾方面問題:第一,上述的補(bǔ)充形式不應(yīng)隨便采用,只有在無法區(qū)分全宗,或確實(shí)不便于按全宗管理的不得已的情況下才可以采用。第二,全宗補(bǔ)充形式的組成有一定的靈活性,可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行必要的調(diào)整與補(bǔ)充。第三,檔案館根據(jù)館藏建設(shè)的總體規(guī)劃,有選擇地接收一些機(jī)關(guān)部分檔案時(shí),由于接收檔案的數(shù)量較少,也可以采用全宗匯集的方式加以管理。六、全宗群及其劃分全宗群首先按照檔案形成的不同時(shí)期分為幾大部分,如新中國成立前的檔案(革命歷史檔案、舊政權(quán)檔案)和新中國成立后現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案,然后每一部分再按立檔單位的類型和特點(diǎn),對全宗進(jìn)行細(xì)分。七、全宗的編號與排列(一)全宗編號的要求與方法全宗編號的要求主要有三點(diǎn):(1)唯一性或?qū)Ｖ感?(2)系統(tǒng)性或連續(xù)性;(3)方便實(shí)用。全宗編號的方法主要有大流水編號法、體系分類編號法、分類流水編號法。一般情況下,采用大流水編號法的檔案館居多,總體效果也較好。(二)全宗排列的要求與方法全宗排列應(yīng)體現(xiàn)簡便、實(shí)用、便于管理的原則要求。排列方法一般按全宗進(jìn)館順序排列即可。同時(shí)進(jìn)館的若干全宗,可按全宗的大小、相互關(guān)系和重要程度順序排列。第三節(jié)全宗內(nèi)檔案的分類一、分類的意義和要求二、組織全宗內(nèi)檔案分類的一般方法三、組織全宗內(nèi)檔案常用的分類方法四、復(fù)式分類法及其適用范圍五、機(jī)關(guān)內(nèi)黨、政、工、團(tuán)檔案的分類六、分類方案的編制七、檔案分類的級次與具體方法的確定八、綜合檔案室檔案的分類九、個(gè)人全宗檔案的分類一、分類的意義和要求(一)全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類的意義1.檔案的分類是實(shí)行檔案科學(xué)管理的重要方法之一2.分類也是檔案整理工作中的重要環(huán)節(jié)之一,它為一系列整理工作創(chuàng)造條件3.檔案分類的重要意義在于它為檔案的管理和利用提供了有利條件(二)全宗內(nèi)檔案分類的要求1.檔案分類應(yīng)具有客觀性2.檔案分類體系應(yīng)該具有邏輯性3.檔案分類應(yīng)該注重實(shí)用性二、組織全宗內(nèi)檔案分類的一般方法(一)按文件的產(chǎn)生時(shí)間分類,其具體形式主要有兩種(1)年度分類法。(2)時(shí)期分類法(階段分類法)。(二)按文件來源,其具體形式有三種(1)組織機(jī)構(gòu)分類法。(2)作者分類法。(3)通信者分類法。(三)按文件內(nèi)容分類,其具體形式有三種(1)問題分類法。(2)實(shí)物分類法。(3)地理分類法。(四)按文件的形式分類,其具體形式有三種(1)按文件種類(名稱)分類。(2)按文件制成材料分類。(3)按文件形狀分類。三、組織全宗內(nèi)檔案常用的分類方法在上述分類法中,最常用的只有三種,即年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法。這三種分類方法的特點(diǎn)、適用范圍及應(yīng)該注意問題：三、組織全宗內(nèi)檔案常用的分類方法(一)年度分類法(二)組織機(jī)構(gòu)分類法1.按組織分類法的優(yōu)點(diǎn)2.按組織分類法需要具備的條件3.按組織分類法處理一般問題4.按組織分類法處理特殊情況(三)問題分類法(又稱主題分類法)遇到下面幾種情況,可以考慮采用問題分類法:(1)立檔單位小,內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)只有簡單的分工,工作常有交叉。(2)立檔單位內(nèi)的檔案已經(jīng)混淆,很難再按組織機(jī)構(gòu)分類。(3)立檔單位內(nèi)部雖有組織機(jī)構(gòu),但經(jīng)常變動(dòng),按組織機(jī)構(gòu)分類有實(shí)際困難。四、復(fù)式分類法及其適用范圍(一)年度—組織機(jī)構(gòu)分類法四、復(fù)式分類法及其適用范圍(二)組織機(jī)構(gòu)—年度分類法四、復(fù)式分類法及其適用范圍(三)年度—問題分類法(四)問題—年度分類法五、機(jī)關(guān)內(nèi)黨、政、工、

團(tuán)檔案的分類(一)在全宗內(nèi),全部檔案按黨、政、工、團(tuán)幾大部分整理(二)在全宗內(nèi),將機(jī)關(guān)內(nèi)最高機(jī)構(gòu)和各業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案分別按黨、政、工、團(tuán)幾部分整理(三)在全宗內(nèi)只分黨群、行政兩大部分六、分類方案的編制分類方案的編制,應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)要求:(一)統(tǒng)一性(二)排斥性(三)伸縮性七、檔案分類的級次與具體方法的確定

一般而言,組織全宗內(nèi)檔案的分類以一至二級為宜。檔案數(shù)量較少但需分類時(shí),一般只分一個(gè)級次;檔案數(shù)量較多時(shí),可分兩級或三級,即對第一級各類別再繼續(xù)進(jìn)行分類。若只分一級,則直接采用年度、機(jī)構(gòu)或問題分類即可。若分兩級,則可將這三種常用分類方法中的兩個(gè)分別用于兩個(gè)級次,形成年度—機(jī)構(gòu)、機(jī)構(gòu)—年度、年度—問題、問題—年度四種具體方法。即第一級類用一種方法分,第二級類用另一種方法分。以年度—機(jī)構(gòu)為例,先將檔案按年度分開,形成各具體年度類別,然后再將各年度的檔案按組織機(jī)構(gòu)分開,形成第二級的機(jī)構(gòu)類。八、綜合檔案室檔案的分類歸納起來主要有三種做法:一是門類分類法二是組織機(jī)構(gòu)分類法三是問題分類法九、個(gè)人全宗檔案的分類(一)生平傳記材料(二)創(chuàng)作材料(三)公務(wù)活動(dòng)材料(四)個(gè)人書信(五)經(jīng)濟(jì)材料(六)親屬材料(七)評價(jià)材料(八)聲像材料(九)其他材料第四節(jié)立卷方法的改革一、立卷改革的意義二、立卷方法與以件為單位方法的比較三、立卷改革應(yīng)把握的主要環(huán)節(jié)一、立卷改革的意義(一)對機(jī)關(guān)檔案工作的意義1.提高了工作效率,緩解了機(jī)關(guān)檔案工作的壓力2.適應(yīng)了機(jī)關(guān)內(nèi)部人員流動(dòng)、機(jī)構(gòu)改革人員精減的需要3.理順了機(jī)關(guān)檔案室的工作職能,使工作重心轉(zhuǎn)移到檔案信息的開發(fā)利用上來(二)檔案管理現(xiàn)代化的意義1.新方法能夠?yàn)橛?jì)算機(jī)管理檔案的普及鋪平道路,促進(jìn)文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)2.新方法為檔案信息化建設(shè)以及信息共享創(chuàng)造條件二、立卷方法與以件為單位方法的比較(一)立卷方法的優(yōu)點(diǎn)1.保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系,使之排列有序2.便于對檔案實(shí)體的管理3.使單份文件不易散失、磨損(二)立卷方法的缺點(diǎn)1.主觀隨意性大,案卷質(zhì)量難以保證2.不適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要3.對檔案的利用、開放、保密、鑒定和銷毀工作也有影響二、立卷方法與以件為單位方法的比較(三)新方法的優(yōu)勢1.簡化了工作程序,避免了人為因素造成組卷的主觀隨意性2.管理程序設(shè)計(jì)簡單,能夠快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行文件級檢索3.能夠適應(yīng)隨辦隨歸、文檔一體化管理的需要(四)新方法的不足之處(1)保管單位大幅度增加,整理、清點(diǎn)時(shí)工作量加大。(2)單份文件的磨損問題比原來突出。(3)檔案有機(jī)聯(lián)系的特點(diǎn)將淡化。三、立卷改革應(yīng)把握的主要環(huán)節(jié)(一)檔案編號體系應(yīng)整體轉(zhuǎn)換(二)檔案目錄的編制應(yīng)簡化1.只設(shè)文件級的目錄2.各門類檔案之間編制目錄的方法應(yīng)統(tǒng)一3.由原來的手工編制目錄轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)編制目錄(三)應(yīng)在同一個(gè)進(jìn)館范圍內(nèi)統(tǒng)一使用軟件,統(tǒng)一著錄項(xiàng)目1.以往使用的軟件不統(tǒng)一帶來的問題2.統(tǒng)一著錄格式和使用軟件是檔案館建設(shè)的需要3.應(yīng)在推行不立卷改革的同時(shí),建立相應(yīng)的檔案電子目錄中心(四)在實(shí)際工作中需要對有密切聯(lián)系的文件以件為整理單位進(jìn)行靈活的處理和更深層次的著錄1.文件之間的有機(jī)聯(lián)系無法從文件表面的信息反映出來時(shí),要通過深層次著錄解決2.特殊情況下需要把固定格式的多份文件裝訂在一起視為一件第五節(jié)立卷方法的改革附件歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒及備考表圖示第五節(jié)立卷方法的改革附件歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒及備考表圖示第六節(jié)類內(nèi)案卷排列、案卷編號、

卷內(nèi)目錄、案卷目錄和檔號一、案卷排列二、案卷編號三、卷內(nèi)目錄四、案卷目錄五、檔號一、案卷排列

案卷排列就是固定全宗內(nèi)各案卷之間的排放順序。若全宗內(nèi)檔案進(jìn)行了分類,實(shí)際上就是對類內(nèi)案卷進(jìn)行排列。案卷排列一般按案卷形成的時(shí)間順序和各案卷內(nèi)容上的相互聯(lián)系進(jìn)行,即內(nèi)容聯(lián)系密切的案卷排在一起,形成時(shí)間早的案卷排在前面,形成時(shí)間晚的案卷依時(shí)間先后往后排。案卷的排放順序一經(jīng)確定,就應(yīng)對各案卷進(jìn)行編號,將其排序固定確認(rèn)下來。二、案卷編號

案卷編號方法只能采用自然整數(shù)嚴(yán)格按案卷排列順序依次編號的方法。但號序系統(tǒng)可有兩種:一種是按全宗內(nèi)所分類別、年度或不同保管期限分別編立從1號卷開始的號序(分編);另一種是無論其分類與否,一個(gè)全宗的全部案卷只編立一個(gè)從1號卷開始的統(tǒng)一號序(統(tǒng)編)。

三、卷內(nèi)目錄(一)填寫卷內(nèi)目錄以前的一些準(zhǔn)備工作(二)填寫卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄,包括順序號、文件標(biāo)題、時(shí)間、份數(shù)、頁數(shù)、備注。卷內(nèi)文件目錄填寫方法:一般情況下,多數(shù)案卷就是按照文件的排列順序逐件登入卷內(nèi)目錄。如果某些案卷內(nèi)的文件問題、名稱相同,可以不按卷內(nèi)目錄的項(xiàng)目逐一填寫,而是采取較為易行的省略方法。比如中共××省各市、地委關(guān)于農(nóng)業(yè)生產(chǎn)責(zé)任制情況的報(bào)告,可以采取省略登記的方法,如表4—4所示。三、卷內(nèi)目錄還有某些涉及具體人的案卷,往往內(nèi)容相同,只是人名不同,在案卷標(biāo)題已經(jīng)標(biāo)明卷內(nèi)文件內(nèi)容的情況下,卷內(nèi)目錄可以只登人名及頁號,不必一一登錄內(nèi)容,如表4—5所示。四、案卷目錄(一)編制案卷目錄的準(zhǔn)備工作1.對分類立卷后的案卷進(jìn)行系統(tǒng)排列2.編寫案卷號(二)編制案卷目錄1.封面2.說明(又稱案卷目錄序言)3.目次4.簡稱與全稱對照表5.案卷目錄表6.備考表五、檔號(一)編制檔號過程中應(yīng)遵循的基本原則1.唯一性原則2.合理性原則3.穩(wěn)定性原則(二)檔號的構(gòu)成1.全宗號全宗號有三種編法:一是按系統(tǒng)編號,如黨群、政法、工交、農(nóng)林、財(cái)貿(mào)、文教、科技等;二是按立檔單位的重要程度編號;三是按進(jìn)館檔案的先后順序編號。實(shí)踐證明,前兩種方法對于同時(shí)進(jìn)館的全宗是適用的,但是有新的全宗進(jìn)館,就會(huì)被打亂或沖破。第三種方法簡便易行,比較實(shí)用。全宗號一般用四個(gè)符號標(biāo)志,其中第一位符號用漢語拼音字母標(biāo)志全宗檔案門類,另三位代碼用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)志某一門類全宗順序號。全宗號的格式是:2.案卷目錄號3.案卷號4.件號或頁號第七節(jié)檔案整理中的組織管理一、整理工作方案二、立檔單位和全宗歷史考證三、零散文件整理程序四、整理檔案的勞動(dòng)組織一、整理工作方案檔案館或者檔案室在對某一個(gè)全宗檔案,尤其對積存零散文件進(jìn)行整理的時(shí)候,首先要了解情況,寫出分類方案,這是檔案整理以前不可缺少的準(zhǔn)備工作。了解情況主要是了解兩方面的情況,