管制作業(yè)控制程序

文件修訂履歷表版序修改者生效日期修訂內(nèi)容摘要相關(guān)單位會簽研發(fā)部工程部資材部管理部生產(chǎn)部品保部核準(zhǔn)審查編寫總經(jīng)理部門主管業(yè)務(wù)部.目的規(guī)范業(yè)務(wù)部及業(yè)務(wù)部管控之各分辦業(yè)務(wù)部成員工作程序與規(guī)章，特制定本程序。.范圍業(yè)務(wù)部及業(yè)務(wù)部管控之各分辦業(yè)務(wù)部成員O.參考文件/記錄ISO9001：2015質(zhì)量管理體系《記錄管制作業(yè)規(guī)范》《新產(chǎn)品開發(fā)評估表》《樣品申請單》《報(bào)價(jià)單》《客戶信用額度申請表》《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》《出貨單》《對賬單明細(xì)》《客訴抱怨處理單》《客戶滿意度調(diào)查表》《業(yè)務(wù)采購訂單》《新產(chǎn)品開發(fā)申請單》《訂單變更（取消）通知單》《退貨單》.名詞定義國內(nèi)地區(qū)：中國地區(qū)之簡稱內(nèi)含：香港、澳門特別行政區(qū)、海南省。INVOICE：商業(yè)發(fā)票，指本公司與客戶之間交易活動實(shí)現(xiàn)的一種依據(jù)。PACKINGLIST：產(chǎn)品包裝明細(xì)。增值稅專用發(fā)票：由國家稅務(wù)總局監(jiān)制設(shè)計(jì)印制，該專用發(fā)票必需納稅人有國家工商局核發(fā)”一般納稅人資格證”，該專用發(fā)票為納稅人經(jīng)濟(jì)活動中會計(jì)憑證和購貨進(jìn)項(xiàng)稅額的合法證明。增值稅普通發(fā)票：無國家工商局核發(fā)”一般納稅人資格證”之商業(yè)行為，需以開立普通發(fā)票做為銷貨方經(jīng)濟(jì)活動中會計(jì)憑證和購貨進(jìn)項(xiàng)稅額的合法證明。銀行承兌匯票：由在承兌銀行開立存款帳戶的存款人出票，向開戶銀行申請并經(jīng)銀行審查同意承兌的，保證在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或持票人的票據(jù)。商業(yè)承兌匯票：出票人簽發(fā)的，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或持票人的票據(jù)，由銀行以外的付款人承兌的即為商業(yè)承兌匯票。.維護(hù)單位業(yè)務(wù)部.權(quán)責(zé)業(yè)務(wù)部開發(fā)新客戶、客戶資源的收集、開發(fā)、聯(lián)系、匯整。聚優(yōu)公司的介紹、品牌推展、知識的講解，產(chǎn)品展示。協(xié)助客戶產(chǎn)品需求選型工作，給客戶優(yōu)化方案的建議。樣品與成認(rèn)書的申請及相對應(yīng)的追蹤工作。產(chǎn)品的報(bào)價(jià)協(xié)商與確認(rèn)。客戶訂單確實(shí)認(rèn)和簽核。客戶訂單交期的回復(fù)、跟催及交期變更等及時(shí)服務(wù)。交貨日期、數(shù)量確認(rèn)工作?？驮V的及時(shí)反映以及處理進(jìn)度的跟蹤。已交易客戶之定期拜訪工作，客戶用我司產(chǎn)品狀況及新的產(chǎn)品需求。賬目的核對工作以及貨款的跟催?？蛻粼L廠接待與介紹。參加行業(yè)展覽會了解產(chǎn)業(yè)訊息。市場需求狀況的了解與分析。競爭對手的產(chǎn)品、價(jià)格、服務(wù)，市場占有率情況之分析。財(cái)務(wù)部提供增值稅發(fā)票或INVOICE,并及時(shí)通知業(yè)務(wù)部客戶付款情況。業(yè)務(wù)部管理客戶報(bào)備登戶表，防止客戶沖突。研發(fā)部依據(jù)《樣品申請單》回復(fù)交期并提供樣品。提供產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)及技術(shù)服務(wù)。資材部依據(jù)《業(yè)務(wù)采購訂單》確認(rèn)交期及安排生產(chǎn)。協(xié)助業(yè)務(wù)部跟催生產(chǎn)進(jìn)度，使貨品按期入庫。品保部協(xié)助業(yè)務(wù)部處理質(zhì)量異常。協(xié)助業(yè)務(wù)部提供售后服務(wù)。.作業(yè)程序與說明客戶選擇：通過網(wǎng)絡(luò)、雜志、展會、朋友介紹等途徑華南地區(qū)之客戶資源。報(bào)備：將之客戶資料提供給客服部報(bào)備登記，如有其它業(yè)務(wù)人員聯(lián)系那么終止聯(lián)系，無其它業(yè)務(wù)人員聯(lián)系那么繼續(xù)跟進(jìn)。聯(lián)系：以、郵件、微信、QQ等方式聯(lián)系客戶，取得客戶聯(lián)絡(luò)窗口。調(diào)查：通過網(wǎng)頁、訪問等途徑初步了解客戶情況。劃分：服務(wù)區(qū)域：客戶采購地點(diǎn)、交貨地點(diǎn)、付款地點(diǎn)在中國地區(qū)、香港、澳門特別行政區(qū)、海南省，除此之外依特殊狀況與部門主管及經(jīng)理討論后劃分服務(wù)單位。營業(yè)組織：臺資、日資、港資、內(nèi)資、美資、德資等均可，不受限制。業(yè)務(wù)類別：制造業(yè)、加工業(yè)或開發(fā)設(shè)計(jì)公司，此為業(yè)務(wù)部服務(wù)之主軸。貿(mào)易行為轉(zhuǎn)當(dāng)?shù)匾押灱s之代理商、經(jīng)銷商服務(wù)。交易方式：出口、內(nèi)銷均可交易，內(nèi)銷需交納國家法定的稅金，不能接受納稅的客戶轉(zhuǎn)為當(dāng)?shù)匾押灱s之經(jīng)銷商或代理商服務(wù)。需支付服務(wù)費(fèi)之客戶需依法開立相關(guān)發(fā)票。樣品送樣與成認(rèn)。接單：以、郵件、微信、QQ等方式接收客戶需求信息。選型：根據(jù)客戶提供之資料確認(rèn)聚優(yōu)料號及品名規(guī)格。確認(rèn)客戶提供之料號、品名規(guī)格是否正確，數(shù)量是否合理等。使用環(huán)境確認(rèn)：根據(jù)客戶使用環(huán)境確認(rèn)客戶選擇之型號是否符合要求，包括尺寸、功能等方面，假設(shè)不能滿足客戶使用環(huán)境那么事先與客戶說明，并介紹符合客戶要求之產(chǎn)品給客戶選擇。品名料號確認(rèn)：根據(jù)客人提供之圖片、圖紙、口頭描述等信息確認(rèn)是否與樣品單相符，假設(shè)不符合那么告知客戶重新確定。生產(chǎn)狀況確認(rèn)：A.當(dāng)客戶需求為本公司新產(chǎn)品（目錄書中標(biāo)示：N）時(shí)：向工廠研發(fā)部負(fù)責(zé)人詳細(xì)了解模具狀況及開發(fā)進(jìn)度，并評估樣品送樣時(shí)間給客戶，以防止延誤客戶需求。.當(dāng)客戶需求為未開發(fā)之產(chǎn)品時(shí)：.告知客戶需要開模制作，并征求客戶意見是否同意開模。如客戶不同意開模，那么調(diào)查市場使用狀況，確認(rèn)是否申請自主開發(fā)。如客戶不接受開模，且市場用量小那么結(jié)案處理。.申請開發(fā)：產(chǎn)品規(guī)格、圖面、樣品、希望價(jià)格、用量、需求時(shí)間等信息，填寫《新產(chǎn)品開發(fā)申請單》，呈部門主管簽核后轉(zhuǎn)研發(fā)部處理。.回復(fù)客戶：研發(fā)部回復(fù)《新產(chǎn)品開發(fā)評估表》后，回復(fù)客戶模具費(fèi)、產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量及交期。如屬自主開發(fā)，那么將評估結(jié)果呈部門主管確認(rèn)。.確認(rèn)：將客戶意見填寫在《新產(chǎn)品開發(fā)評估表》中，簽回給研發(fā)部，最終由總經(jīng)理判定是否執(zhí)行開發(fā)。假設(shè)執(zhí)行開發(fā)，那么與客戶簽訂合作協(xié)議，假設(shè)不執(zhí)行開發(fā)那么結(jié)案處理，并向客戶解釋不能開發(fā)之原因。723.4需求樣品數(shù)量確認(rèn)：A.端子臺系列（歐規(guī)&美規(guī)）2P~7P數(shù)量：W6PCS8P?14P數(shù)量：W4PCS15P以上數(shù)量：W3PCS樣品數(shù)量盡量控制在以上規(guī)定之內(nèi)，超出以上規(guī)定之《樣品申請單》需部門主管及總經(jīng)理簽核同意方可轉(zhuǎn)單給研發(fā)部。每款樣品同一客戶不宜重復(fù)申請，如有重復(fù)申請時(shí)與客戶確認(rèn)原因并作好記錄，經(jīng)業(yè)務(wù)主管審核同意后方可重復(fù)申請。轉(zhuǎn)單：將審核合格之客戶樣品單經(jīng)研發(fā)主管確認(rèn)后由制作樣品人員Key入生產(chǎn)系統(tǒng)，進(jìn)行樣品制作。成認(rèn)書需求那么以郵件通知給研發(fā)部制作。交期：跟催研發(fā)部回復(fù)樣品交期，己量產(chǎn)之產(chǎn)品24小時(shí)內(nèi)回復(fù)交期。跟研發(fā)部成認(rèn)書制作人回復(fù)承認(rèn)書完成時(shí)間（一般兩?三天內(nèi)可完成）?；貜?fù)：以、郵件、微信、QQ等方式將確認(rèn)好之交期回復(fù)給客戶。已量產(chǎn)之產(chǎn)品三至七天送樣，無庫存之產(chǎn)品七至十五天送樣，開發(fā)中之產(chǎn)品三個(gè)月內(nèi)安排送樣。跟催：按照研發(fā)部回復(fù)之交期及時(shí)跟催樣品，以保證樣品準(zhǔn)時(shí)寄出給客戶。送樣：將研發(fā)部提供之樣品核對是否與申請單內(nèi)容一致，是否符合客戶需求，如樣品合格那么寄出給客戶，如樣品不合格那么退回研發(fā)部重新制作。報(bào)價(jià)處置接單：以、郵件、微信、QQ等方式接收客戶詢價(jià)信息。確認(rèn)價(jià)格：依據(jù)業(yè)務(wù)部制定之《報(bào)價(jià)單》的價(jià)格按客戶狀況確定最終用戶之價(jià)格。新進(jìn)業(yè)務(wù)人員與業(yè)務(wù)主管討論后確定客戶價(jià)格。確認(rèn)交易方式：DDUHK：單次交易金額在USD4,000以下由客戶承當(dāng)運(yùn)費(fèi)，單次交易金額在USD4,000（含）以上由公司承當(dāng)運(yùn)費(fèi)。內(nèi)銷：價(jià)格需另加上稅金并提供未稅價(jià)給客戶。單次交易金額在RMB1000元以下之運(yùn)費(fèi)由客戶承當(dāng)，單次交易金額在RMB1000元（含）以上之運(yùn)費(fèi)由公司承當(dāng)。確認(rèn)付款方式：新交易之客戶首次交易方式為款到發(fā)貨交易，已交易之客戶那么以公司信用額度申請所簽核認(rèn)可帳期天數(shù)填入。確認(rèn)MOQ量：端子臺常用產(chǎn)品最小單量為1000PCS,特殊產(chǎn)品及非端子臺產(chǎn)品根據(jù)產(chǎn)品不同最小訂單量亦不同，按工廠要求訂定MOQ量。確認(rèn)有效期：報(bào)價(jià)單有效期限一般為一個(gè)月。確認(rèn)交貨周期：根據(jù)工廠生產(chǎn)狀況，訂定生產(chǎn)周期，量產(chǎn)品之標(biāo)準(zhǔn)生產(chǎn)周期為2?4周。制作報(bào)價(jià)單：將以上確認(rèn)之條款詳細(xì)記錄在《報(bào)價(jià)單》中，呈單位主管簽核，如有特價(jià)需求，需填寫特價(jià)申請單經(jīng)部門經(jīng)理簽核同意后方可執(zhí)行。提供報(bào)價(jià)單給客戶并與客戶確認(rèn)價(jià)格是否可接受，如客戶對價(jià)格或條款不能認(rèn)同，可根據(jù)客戶要求作適當(dāng)調(diào)整。訂單處置接單：以書面采購合同方式接收客戶需求信息，如客戶以、、郵件方式發(fā)出之需求信息，需整理成《業(yè)務(wù)采購訂單》后經(jīng)客戶確認(rèn)簽章生效。申請信用額度：根據(jù)客戶資料填寫《客戶信用額度申請表》，呈部門經(jīng)理及總經(jīng)理簽核。新交易客戶首三次交易為款到發(fā)貨，如客戶不能接受款到發(fā)貨交易要求，那么在《客戶信用額度申請表》注明客戶要求，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可接單。除款到發(fā)貨交易無需申請信用額度外，其余付款條件均需申請信用額度。有效性：客戶之采購訂單上必需有以下要求，不可任意修改或修改后未在修改處做簽章。A.必需有我司名稱『愛認(rèn)證XX』。B.有公司地址『廣州市天河區(qū)XX路88號』。C.有本公司『如：（020）290XXX85』D.必需有客戶公司人員簽章及客戶公司完整資料準(zhǔn)確性：客戶數(shù)據(jù)、產(chǎn)品料號、品名規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交易方式、付款方式、價(jià)格、總額、交期、運(yùn)費(fèi)、包裝方式、交貨地點(diǎn)及客戶特殊要求。經(jīng)仔細(xì)審核后，訂單合法有效且準(zhǔn)確無誤，由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人在合同上簽字，假設(shè)有異議，及時(shí)與客戶溝通，并請客戶修改后重傳采購合同或《業(yè)務(wù)采購訂單》。轉(zhuǎn)單：將審核好的采購合同或《業(yè)務(wù)采購訂單》提供給資材部安排生產(chǎn)并確認(rèn)交期，資材部確認(rèn)交期后由業(yè)務(wù)部將訂單收回并Key入生產(chǎn)系統(tǒng)。特殊要求處置：對于客戶訂單之特殊要求，在轉(zhuǎn)單時(shí)特別作標(biāo)示與說明，必要時(shí)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人需填寫《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》呈請主管簽核后發(fā)放給客服部。緊急訂單處置：當(dāng)客戶臨時(shí)要求訂單緊急處理，業(yè)務(wù)部人員需緊急通知資材部確認(rèn)物料及生產(chǎn)狀況并作相應(yīng)調(diào)整，力求到達(dá)雙方都滿意的交期。交期：將資材部確認(rèn)回復(fù)之交期填寫在采購合同或《業(yè)務(wù)采購訂單》上回傳給客戶。跟催：根據(jù)資材部回復(fù)之交期隨時(shí)了解生產(chǎn)狀況。變更：當(dāng)客戶要求變更訂單內(nèi)容時(shí)，需立即與資材部確認(rèn)生產(chǎn)進(jìn)度及狀況，如訂單變更不會造成半成品庫存或成品庫存，那么可接受訂單變更，業(yè)務(wù)部人員需請客戶重新提供變更后的訂單并將變更內(nèi)容以《訂單變更（取消）通知單》通知資材部，如有必要，業(yè)務(wù)部人員需填寫《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》呈請主管簽核后請資材部執(zhí)行作業(yè)。當(dāng)訂單在生產(chǎn)中途接到客戶要求取消訂單或因變更無法滿足客戶要求時(shí)，業(yè)務(wù)部人員應(yīng)立即通知資材部停止生產(chǎn)，并與客戶談判負(fù)擔(dān)相關(guān)費(fèi)用及要求其吸收已生產(chǎn)成品或半成品，確認(rèn)后業(yè)務(wù)部人員需請客戶重新提供變更后的訂單并將變更后之內(nèi)容以《訂單變更（取消）通知單》通知資材部，如有必要，業(yè)務(wù)部人員需填寫《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》呈請主管簽核后發(fā)放給資材部執(zhí)行作業(yè)。出貨：業(yè)務(wù)助理依照回復(fù)之交期安排出貨，提供相關(guān)出貨數(shù)據(jù)給客戶并通知客戶注意查收。貨交大陸出貨資料：《出貨單》。確認(rèn)：聯(lián)系客戶收貨單位，確認(rèn)是否有收到貨物，并請客戶簽回出貨單。歸檔：訂單簽核后之原始文件及其必備附件，由業(yè)務(wù)助理負(fù)責(zé)保管，訂單及訂單相關(guān)文件記錄之保存，參考《記錄管制作業(yè)規(guī)范》之規(guī)定辦理。7.5收款處置對帳：業(yè)務(wù)部依照客戶指定月結(jié)日期（如：每月20日、25日、31日）及時(shí)制作《對賬單明細(xì)》并請業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽核，確認(rèn)無誤后由業(yè)務(wù)助理將對賬單提供給客戶進(jìn)行確認(rèn)，并請客戶確認(rèn)后簽回對賬單。經(jīng)雙方確認(rèn)對賬單后，將帳款增加至內(nèi)銷收款狀況明細(xì)表中，依據(jù)總經(jīng)理簽核同意之《客戶信用額度申請表》填寫之放帳時(shí)間及信用額度管控收款時(shí)間。發(fā)票：內(nèi)銷客戶依照客戶簽回之對賬單向深圳財(cái)務(wù)部申請稅票，具有一般納稅人資格證之客戶，以增值稅專用發(fā)票交付客戶。無一般納稅人資格證以增值稅普通稅票交付客戶。財(cái)務(wù)部開出發(fā)票后交于業(yè)務(wù)寄客戶確認(rèn)收票狀況。聯(lián)系：定期走訪、聯(lián)系，及時(shí)解決客戶提出的問題，約定付款時(shí)間并定時(shí)拜訪。通知：依據(jù)內(nèi)銷收款狀況明細(xì)表，按照指定收款時(shí)間進(jìn)行催款。財(cái)務(wù)部在收款時(shí)間到期五天前通知業(yè)務(wù)人員安排收款，業(yè)務(wù)人員在收到財(cái)務(wù)部通知后與客戶進(jìn)行確認(rèn)付款情況，假設(shè)付款有問題那么詳細(xì)說明原因并及時(shí)提出溝通解決。收款：客戶可選擇現(xiàn)金、支票、匯款與匯票（僅限銀行承兌匯票）等方式支付貨款。收取支票考前須知：A.支票不可折損、撕裂或玷污。B.出票日期是否在有效期內(nèi)。支票的有效期為10天，日期首尾算一天，節(jié)假日順延。C.出票日期（大寫）是否正確。數(shù)字必須大寫，大寫數(shù)字寫法：零、壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、拐人玖、拾。壹月貳月前零字必寫，參月至玖月前零字可寫可不寫。拾月至拾貳月必須寫成壹拾月、壹拾壹月、壹拾貳月（前面多寫了“零”字也認(rèn)可，如零壹拾月）壹日至玖日前零字必寫，拾日至拾玖日必須寫成壹拾日及壹拾X日（前面多寫了“零”字也認(rèn)可，如零壹拾伍日，下同），貳拾日至貳拾玖日必須寫成貳拾日及貳拾X日，參拾日至參拾壹日必須寫成參拾日及參拾壹日。D.收款人填寫是否正確：愛認(rèn)證XX。E.付款行名稱、出票人賬號是否為客戶的開戶銀行名稱及銀行賬號。F.金額大小寫是否正確、一致。數(shù)字大寫寫法：零、壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、捌、玖、億、萬、仟、佰、拾。（注意：“萬”字不帶單人旁。）金額為整數(shù)時(shí)，后面寫“正，，或“整，，字，不能寫為“零角零分，角字后面可加“正”或“整”字，但不能寫“零分，人民幣小寫：最高金額的前一位空白格用“￥”字頭打掉，數(shù)字填寫要求完整清楚。G.蓋章：支票正面蓋財(cái)務(wù)專用章和法人章，缺一不可，印泥為紅色，印章必須清晰，印章模糊銀行不予受理。H.支票正面不能有涂改痕跡，否那么本支票作廢。受票人如果發(fā)現(xiàn)支票填寫不全，可以補(bǔ)寄，但不能涂改。收取承兌匯票考前須知：A.清晰性：主要指票據(jù)平整潔凈，字跡印章清晰可辨，到達(dá)“兩無”，即：無污損，指票面無折痕、水跡、油漬或其他污物。無涂改，指票面各記載要素、簽章及背書無涂改痕跡。B.完整性：主要指票據(jù)沒有破損且各記載要素及簽章齊全，到達(dá)“兩無”，即：無殘缺，指票據(jù)無缺角、撕痕或其他損壞。無漏項(xiàng)，指票面各記載要素及背書填寫完整、各種簽章齊全。C.準(zhǔn)確性：主要指票面各記載要素填寫正確，簽章符合票據(jù)法的規(guī)定，到達(dá)“兩無”。即：無錯(cuò)項(xiàng)，指票據(jù)的行名、行號、匯票專用章等應(yīng)準(zhǔn)確無誤，背書必須連續(xù)等。無筆誤，指票據(jù)大、小寫金額應(yīng)一致，書寫規(guī)范，簽發(fā)及支付日期的填寫符合要求（月份要求1,2月前加零，日期要求1-9前加零,10,20,30前加零）D.合法性：主要指票據(jù)能正常流轉(zhuǎn)和受理，到達(dá)“兩無”即：無免責(zé)，指注有“不得轉(zhuǎn)讓”、“質(zhì)押”、“委托收款”字樣的票據(jù)不得辦理貼現(xiàn)。無禁令，指票據(jù)應(yīng)不屬于被盜、被騙、遺失范圍及公檢法禁止流通和公示催告范圍。每天及時(shí)查詢貨款到帳情況并及時(shí)銷賬處理。到期未付款客戶貨款催收：逾期7天：貨款到期后未