NVQ企業(yè)行政管理培訓講義

2023/1/18NVQ企業(yè)行政管理（二級）課程講義孔昭林2023/1/18第五單元：工作交流、個人效率和團隊精神標準與大綱：計劃課時：14根據(jù)交流目標選擇不同的交流方式；會議以及遠程會議的基本要求；工作日志管理以及安排事務(wù)性約會；撰寫簡單的書面交流信函；設(shè)計和填寫簡單的表格；運用流程圖行動圖等輔助手段幫助溝通；按照指定日期完成工作準確無誤的達到預(yù)定要求的重要性。2023/1/18第五單元:工作交流、個人效率和團隊精神中心思想：辦公室是個工作團體，每位成員要具有團隊工作精神；掌握必要的工作交流方法和技能；提高工作效率，以實現(xiàn)個人和團隊目標。2023/1/18主要內(nèi)容：一、選擇正確的交流方法（教材5.1）二、各種會議的組織（教材5.2）三、使用日志管理工作時間（教材5.3）四、用書面形式進行交流（教材5.4、5.5）五、辦公室中進行溝通的輔助工具（教材5.6）六、努力實現(xiàn)團隊目標（教材5.7、5.8）…七、遵守單位規(guī)定及評估業(yè)績（教材5.9）…2023/1/18交流效率和團隊精神交流方法會議組織日志管理書面交流溝通工具團隊目標規(guī)定評估2023/1/18一、選擇正確的交流方法（教材5.1）交流方法發(fā)送信息的方法及取決因素

.利用電子郵件及其他電信工具

利用會議開展交流

利用郵政服務(wù)開展交流

2023/1/18一、選擇正確的交流方法（教材5.1）1、發(fā)送信息的方法及取決因素

大多數(shù)人發(fā)送信息的方法有：（1）傳統(tǒng)的郵寄系統(tǒng)（2）使用電信系統(tǒng)2023/1/18通常采用何種信息發(fā)送方法取決于如下因素：（1）信息的緊急程度。如果是緊急信息，則應(yīng)考慮使用電子郵件、傳真或電話。（2）文件的大小及表現(xiàn)形式，如果一份文件由許多頁組成，則應(yīng)考慮使用傳統(tǒng)的郵寄方法或使用快遞服務(wù)。（3）收件人是否需要原件或書面文本。如果需要，則應(yīng)使用傳統(tǒng)的郵寄方法。2023/1/18（4）信息的保密程度或是否內(nèi)附各種票據(jù)。如果收件人的設(shè)備有附加的安全功能，信息可以用電子郵件或傳真發(fā)送，如果沒有，郵寄服務(wù)或快遞服務(wù)比較合適，如果內(nèi)附發(fā)票、支票等票據(jù)，最好使用掛號郵寄或快遞服務(wù)。（5）信息的內(nèi)容是否需要商討，如果是，則電話是最適合的。（6）有多少人接收信息。如果是要發(fā)送給很多人，可以用傳真或電子郵件。（7）費用比較，在兩種方法都可以發(fā)送信息時，則選擇費用較低的發(fā)送方式。2023/1/182、利用電子郵件及其他電信工具利用電子郵件進行交流的優(yōu)缺點：電子郵件是在計算機終端上編寫信息，并通過電信系統(tǒng)發(fā)送給其它計算機終端。信息可以錄入或掃描錄入，并通過郵箱系統(tǒng)發(fā)送，郵件被閱讀前一直儲存在收件人的郵箱內(nèi)，用戶可以存儲、刪除、打印信息，同時可以回信、轉(zhuǎn)發(fā)和檢查發(fā)送的信息是否已被收件人收到。

2023/1/4電子子郵郵件件的的優(yōu)優(yōu)點點在在于于：：（1））信信息息發(fā)發(fā)送送的的速速度度快快（2））費費用用低低廉廉，，內(nèi)內(nèi)部部局局域域網(wǎng)網(wǎng)使使用用電電子子郵郵件件是是免免費費的的，，外外部部網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)絡(luò)發(fā)發(fā)送送信信息息的的費費用用不不高高于于本本地地電電話話費費用用，，同同時時減減少少紙紙的的使使用用量量和和發(fā)發(fā)送送紙紙面面信信息息的的郵郵費費，，節(jié)節(jié)約約企企業(yè)業(yè)運運營營成成本本。。（3））信信息息能能同同時時轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)給給其其他他終終端端，，使使多多個個接接收收人人同同時時接接受受到到信信息息，，方方便便快快捷捷。。（4））使使用用密密碼碼等等功功能能能能保保證證信信息息安安全全。。（5））能能發(fā)發(fā)送送多多種種類類型型的的信信息息，，例例如如文文字字信信息息、、掃掃描描錄錄入入的的圖圖表表及及照照片片等等。。（6））正正在在旅旅行行的的工工作作人人員員可可通通過過筆筆記記本本電電腦腦隨隨時時接接收收和和發(fā)發(fā)送送信信息息，，達達到到過過程程辦辦公公的的目目的的。。2023/1/4電子郵件的的缺點有：：（1）收件件人必須有有兼容的設(shè)設(shè)備（2）因發(fā)發(fā)送容易而而產(chǎn)生很多多垃圾郵件件，浪費收收件人的時時間。（3）人們們需經(jīng)過一一定的學習習或培訓，，才能成功功熟練地使使用電子郵郵件。2023使用電信工工具進行書書面交流除了電子郵郵件外，傳傳真、電傳傳等電信系系統(tǒng)也可以以進行書面面信息的交交流，電傳傳機曾是信信息交流的的重要手段段，但隨著著信息技術(shù)術(shù)的發(fā)展，，很多新的的設(shè)備已基基本代替了了電傳機的的使用，2023/1/4其優(yōu)點在在于：（1）快快速，信信息能立立即收到到。（2）作作為一種種書面文文件，能能作為事事實和數(shù)數(shù)字的證證明，同同時能進進行歸檔檔以備查查詢，（3）相相對于郵郵寄而言言，費用用較低。。（4）功功能較全全的傳真真機也可可通過計計算機發(fā)發(fā)送信息息。使用傳真真發(fā)送信信息時其其缺點在在于：（1）傳傳真信息息只能發(fā)發(fā)送給有有傳真機機的單位位。（2）不不易保證證信息的的保密和和安全。。（3）想想互相商商討信息息比較因因難。通常在發(fā)發(fā)送完信信息后，，還需打打電話進進行跟蹤蹤確認2023/1/43、利用會議開展展交流會議做為信息息交流的重要要手段之一，，其主要功能能在于：（1）參會人人員互相交流流各自的意見見和思想（2）參會人人員就某一主主題互相商討討信息（3）就某些些重大問題和和工作程序進進行決策（4）信息發(fā)發(fā)布2023/1/4會議交交流的的優(yōu)點點在于于：（1））面對對面的的交流流，彼彼此能能更好好地理理解對對方的的意圖圖（2））會議議是管管理人人員與與員工工相互互交流流以推推行新新規(guī)程程的重重要手手段，，同時時也給給大家家提供供一個個提出出問題題并對對問題題進行行探討討，最最后達達成共共識的的機會會。（3））現(xiàn)代代會議議能通通過投投影儀儀等設(shè)設(shè)備更更形象象地進進行信信息交交流。。（4））會議議之后后能形形成會會議紀紀要或或書面面決定定。（5））參加加會議議的人人也可可通過過會議議紀要要更深深入地地理解解會議議內(nèi)容容。2023/1/4會議交交流的的缺點點在于于：（1））浪費費時間間。會會議進進行中中可能能會因因為某某些人人的直直言不不諱影影響會會議進進程，，也會會因有有些人人說話話羅嗦嗦或談?wù)務(wù)摬徊幌嚓P(guān)關(guān)的問問題而而浪費費時間間的情情況。。（2））浪費費金錢錢。有有些大大型的的會議議可能能會花花費大大量的的錢的的交通通費用用和住住宿費費用上上。2023/1/44、郵件件和快遞遞服務(wù)在在交流中中的優(yōu)缺缺點是什什么？答：盡管管現(xiàn)在有有很多發(fā)發(fā)送信息息的電子子方法，，但郵寄寄和快遞遞服務(wù)仍仍是發(fā)送送信息的的重要手手段，郵郵件和快快遞服務(wù)務(wù)的優(yōu)點點在于：：（1）收收到的紙紙面信息息能歸檔檔以備查查詢。（2）保保密信息息能通過過掛號郵郵寄或快快遞服務(wù)務(wù)直接交交付到收收件人手手中，因因而比電電子方法法更安全全（3）能能獲得發(fā)發(fā)送和接接收憑證證。2023/1/4（4）能能收到文文檔的原原件（5）當大批批量地郵寄信信息時，郵費費可申請?zhí)厥馐鈨?yōu)惠郵件和快遞服服務(wù)的缺點：：（1）因程序序復(fù)雜而浪費費時間，需要要材料裝袋、、信封封口、、到郵局郵寄寄等（2）費用較較高，需要紙紙、信封、郵郵費等支出，，如果是航空空郵寄大宗文文件，則價格格更加昂貴（3）相比電電子系統(tǒng)而言言，發(fā)送速度度較慢（4）郵件可可能會丟失或或錯投2023/1/4二、各種會議議的組織（教教材5.2））1、會議的類型有有哪些？答：會議的類類型主要有以以下幾種：（1）正式會會議，如董事事會、股東大大會等（2）非正式式會議，如部部門工作會議議等（3）社團會會議，如俱樂樂部會議（4）定期會會議，如年度度大會、月總總結(jié)會（5）非定期期會議，如緊緊急會議、臨臨時會議2023/1/42、會議議議程及主持人人的議程是什什么？答：會議議程程是會議上所所要討論內(nèi)容容及其順序一一覽表，通常常要在會議開開始前發(fā)到參參會人員手中中，會議議程程上的項目主主要有：（1）會議者者出勤情況介介紹（2）上次會會議記錄的簡簡單回顧（3）上次會會議記錄中存存在的問題（4）本次會會議的主要議議題（從財務(wù)務(wù)項目開始討討論）（5）本次會會議議程未列列出的其它議議題（6）下次會會議的日期和和時間2023/1/42.行政管理理人員組織會會議的職責1、行政管理理人員在會議議之前，會議議期間及會議議之后應(yīng)履行行的職責是什什么？（1）行政管管理人員在會會議之前的職職責（2）行政管管理人員在會會議期間的職職責（3）行政管管理人員在會會議之后的職職責2、做會議記記錄之前應(yīng)做做哪些準備以以及會議記錄錄包括哪些內(nèi)內(nèi)容？（1）會議記記錄是準確地地記錄會議進進行過程及所所作決定的簡簡短報告。做做會議記錄前前，應(yīng)做如下下準備工作（2）會議記記錄的內(nèi)容一一般包括2023/1/4（3）安排會會議地點應(yīng)考考慮哪些因素素有的會議在企企業(yè)內(nèi)部舉行行，而有的則則在企業(yè)外部部舉行，當行行政管理人員員安排外部會會議時，會議議地點的安排排就顯得非常常重要，通常常在安排會議議地點時應(yīng)考考慮以下因素素2023/1/43.電話會會議的特點點及優(yōu)缺點點電話會議的的特點是：：電話會議議允許人們們在相距很很遠的不同同地方舉行行會議/討討論,通過過聲音聯(lián)系。為了了便于討論論，會議應(yīng)應(yīng)提前向國國家電話服服務(wù)機構(gòu)預(yù)預(yù)訂，以確確保參加電電話會議各各方電話線路暢通通。2023/1/44.視頻會會議的特點點，需要的的設(shè)備及其其優(yōu)缺點視頻會議是是比電話會會議昂貴的的一種會議議方式，因因為視頻會會議能使人人們互相看看到，所以以身體語言能能幫助理解解人們的觀觀點和情緒緒。視頻會議需需要下列設(shè)設(shè)備：多臺攝像機機,以保證證多角度拍拍攝一臺編程處處理圖像的的計算機通過電話線線連接至少兩臺電電視監(jiān)視器器2023/1/4教學方法：：課堂講授——組織討論——用各種合適適文件、紀紀錄等進行行會議模擬擬和演練2023/1/4三、、使使用用日日志志管管理理工工作作時時間間（（教教材材5.3））………1課課時時1.手填填工工作作日日志志的的使使用用方方法法（（見見思思考考題題13））2．．電電子子工工作作日日志志的的使使用用方方法法及及優(yōu)優(yōu)缺缺點點（（見見思思考考題題14、、15））教學學方方法法：：課堂堂講講授授————討討論論————學學員員填填寫寫相相應(yīng)應(yīng)的的模模擬擬日日志志2023/1/4四、、用用書書面面形形式式進進行行交交流流（（教教材材5。。4、、5。。5））………………………………………4.5課課時時1．．留留言言、、短短信信、、備備忘忘錄錄的的寫寫作作方方法法（（見見思思考考題題16、、17、、18））2．．表表格格的的制制備備方方法法（（見見思思考考題題19、、20））教學學方方法法：：講述述與與作作要要求求———學員員要要做做各各種種簡簡單單的的書書面面交交流流練練習習———教師師給給出出表表格格樣樣本本并并組組織織討討論論———學員員要要設(shè)設(shè)計計，，填填寫寫相相應(yīng)應(yīng)的的表表格格2023/1/4五、辦公公室中進進行溝通通的輔助助工具——（教材5.6））…………………1.5課課時1.如何使用用流程圖圖進行辦辦公室溝溝通（見見思考題題21））2.如何使用用計劃表表進行辦辦公室溝溝通（見見思考題題22））3.如何使用用行動表表進行辦辦公室溝溝通（見見思考題題23））4.如何使用用工作日日志進行行辦公室室溝通（（見思考考題24、25）教學方法法：組織織討論——學員制作作各種圖圖表——總結(jié)講授授2023/1/4六、努力實現(xiàn)現(xiàn)團隊目標（（教材5.7，5.8））