Excel電子表格的編輯和格式化課件

會計學(xué)1Excel電子表格的編輯和格式化課件Excel概述Excel2007是微軟公司Office2007組件之一。使用Excel所制作的美觀實用的電子表格，廣泛應(yīng)用在財務(wù)、管理、統(tǒng)計分析、市場營銷、工程計算等方面。在Excel中，用戶可以高效地輸入數(shù)據(jù)，通過公式和函數(shù)計算數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選、匯總等處理，還能輕松地將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為各類圖表。第1頁/共58頁啟動 Excel2007開始菜單桌面快捷方式第2頁/共58頁Excel工作環(huán)境工作簿名稱工作表標(biāo)簽行號列號第3頁/共58頁工作簿工作簿是處理和存儲數(shù)據(jù)的Excel文件，擴(kuò)展名為xlsx。每個工作簿由多張工作表組成，最多可包含255個工作表。默認(rèn)情況下，每個工作簿由sheet1、sheet2、sheet3三張工作表組成。用戶可以對工作表改名，也可根據(jù)需要添加或刪除工作表。第4頁/共58頁工作表工作表是由行和列構(gòu)成的電子表格。行號用數(shù)字1～65535（共65535行）表示，列號用字母A、B、C…Z，AA、AB、AC…AZ，BA……IV（共256列）表示。當(dāng)前被選中的工作表稱之為當(dāng)前工作表，其標(biāo)簽顯示為白色。第5頁/共58頁單元格工作表中行和列相交處的小方格稱為單元格，單元格是Excel處理信息的最小單位。單元格內(nèi)可存放文字、數(shù)值、日期、時間、公式和函數(shù)。每個單元格的名稱取決于它所在的行號與列號。例如，第B列（第2列）第3行處交叉的單元格的名稱是B3。第6頁/共58頁

Excel文檔的編輯與格式化第7頁/共58頁1啟動Excel,輸入數(shù)據(jù)啟動Excel,輸入數(shù)據(jù)第8頁/共58頁輸入數(shù)據(jù)用戶可直接在單元格內(nèi)錄入數(shù)據(jù)，也可在右邊的編輯欄中錄入數(shù)據(jù)。所輸入的內(nèi)容會同時出現(xiàn)在編輯欄和單元格中第9頁/共58頁輸入數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)后，用戶可通過下列方式確認(rèn)按回車鍵確認(rèn)，將活動單元格下移一個單元。按Tab確認(rèn)，將活動單元格右移一個單元。按↑↓←→光標(biāo)鍵確認(rèn)，切換到其他單元格。單擊編輯欄的“輸入”按鈕確認(rèn)。在未確認(rèn)之前，按Esc鍵或單擊編輯欄的“取消”按鈕，可取消用戶的輸入。第10頁/共58頁輸入數(shù)據(jù)

輸入文字文字是鍵盤上可輸入的任何符號，默認(rèn)情況下向左對齊。對于數(shù)字形式的文字?jǐn)?shù)據(jù)，如身份證號、學(xué)號、電話號碼等，應(yīng)在數(shù)字前加上單引號（英文狀態(tài)下輸入）。第11頁/共58頁輸入數(shù)據(jù)

輸入數(shù)值數(shù)值包含“0-9”數(shù)字符號，還包括+（正號）、-（負(fù)號）、（）（括號）.(小數(shù)點(diǎn))、，（千位分隔符）、%（百分號）、$￥(貨幣符號)、Ee（科學(xué)計數(shù)法）等特殊字符。默認(rèn)情況下向右對齊。第12頁/共58頁輸入數(shù)據(jù)輸入數(shù)值若數(shù)據(jù)長度超過11位，系統(tǒng)將自動轉(zhuǎn)換為科學(xué)計算法表示。若要輸入負(fù)數(shù)，應(yīng)在數(shù)字前加一個負(fù)號（-）或?qū)?shù)字置于括號內(nèi)。若要輸入分?jǐn)?shù)，應(yīng)先輸入0和空格，再輸入分子/分母。第13頁/共58頁輸入數(shù)據(jù)輸入日期和時間Excel中有多種日期格式，比較常見的有月/日、月-日、年/月/日、年-月-日。時間格式為時：分：秒，若要以12-小時制輸入時間，需在時間數(shù)字后空一格，并鍵入字母a、am（上午）或p、pm（下午。否則Excel以24小時制來處理時間。按下Ctrl+；(分號)在單元格中插入系統(tǒng)日期，按下Ctrl+Shift+；插入系統(tǒng)時間。第14頁/共58頁2修改單元格的數(shù)據(jù)

將A1單元格的內(nèi)容改為“計算機(jī)學(xué)院成績表”

第15頁/共58頁修改數(shù)據(jù)選中A1單元格為活動單元格,雙擊鼠標(biāo)，在單元格內(nèi)出現(xiàn)插入點(diǎn)，修改后按Enter鍵確認(rèn)修改，并將活動單元格下移一個單元。在編輯欄中單擊鼠標(biāo)，出現(xiàn)插入點(diǎn)，修改后單擊“輸入”按鈕確認(rèn)修改或按Enter鍵確認(rèn).第16頁/共58頁3刪除行刪除第20行。

第17頁/共58頁刪除行開始快捷菜單刪除(D)選定要刪除的行標(biāo)的頭插入點(diǎn)定位到要刪除的行的任一單元格第18頁/共58頁刪除行刪除單元格，使單元格本身從工作表中消失，空出的位置由周圍的單元格來補(bǔ)充。而選中單元格后，按Del鍵，只能將單元格的內(nèi)容清除，空白單元格仍保留在工作表中。此外，選中單元格，選擇“清除”命令，可在其級聯(lián)菜單中選擇清除單元格的全部、格式、內(nèi)容或批注。第19頁/共58頁4插入列在“姓名”列（B列）前插入一列。第20頁/共58頁插入列快捷菜單插入插入點(diǎn)定位到要插入的列的任一單元格選定要插入的列的標(biāo)頭開始在列標(biāo)題

上單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇“插入”命令第21頁/共58頁5序列填充

在C3到C22單元格通過序列填充輸入學(xué)號“200201”到“200220”。第22頁/共58頁序列序列是指按規(guī)律排列的數(shù)據(jù)。使用序列，可根據(jù)前面單元格中的數(shù)據(jù)，推出后面單元格中的數(shù)據(jù)，從而提高工作效率。第23頁/共58頁序列在B1單元格,由于學(xué)號是數(shù)字形式的文字?jǐn)?shù)據(jù)，輸入單引號，再輸入200701。注意：須在英文的標(biāo)點(diǎn)符號狀態(tài)下輸入單引號。第24頁/共58頁序列鼠標(biāo)填充鼠標(biāo)放在C3單元格的填充柄上，（右下角的小黑點(diǎn)）鼠標(biāo)指針變?yōu)閷嵭氖旨?。從填充柄向下拖曳鼠?biāo)，填充到結(jié)束的值，釋放鼠標(biāo)，完成填充。第25頁/共58頁序列開始第26頁/共58頁選定單元格選定一個單元格：單擊要選定的單元格。選定相鄰的單元格區(qū)域：單擊區(qū)域左上角的第一個單元格，沿對角線方向拖曳鼠標(biāo)到區(qū)域右下角的最后一個單元格，釋放鼠標(biāo)。

或者，單擊區(qū)域左上角的第一個單元格，按Shift鍵，單擊右下角的最后一個單元格。選定不相鄰的單元格區(qū)域：按住Ctrl鍵，依次單擊要選定的單元格。第27頁/共58頁選定單元格選定一行：單擊行號。選定一列：單擊列標(biāo)。選定整個表格：單擊工作表左上角行號和列標(biāo)的交叉按鈕，即“全選”按鈕。第28頁/共58頁6移動列將“泛讀”列（F2到F22）的數(shù)據(jù)移動到“聽力”列（E2到E22）的前面。

第29頁/共58頁移動列選中單元格區(qū)域，將鼠標(biāo)移到選中區(qū)域的左上角，鼠標(biāo)指針變?yōu)?。按下鍵盤的Shift鍵，拖曳鼠標(biāo)到E列的前面，當(dāng)D列和E列之間出現(xiàn)灰色的工字形，并顯示圖標(biāo)E2:E22，釋放鼠標(biāo)。第30頁/共58頁移動列選中單元格區(qū)域F2到F22，在快捷菜單中選擇“剪切”命令再選中E2單元格，在快捷菜單中選擇“插入已剪切的單元格”命令。第31頁/共58頁7設(shè)置數(shù)據(jù)有效性

對D3到D22單元格設(shè)置數(shù)據(jù)有效性：大于等于0并且小于等于100。第32頁/共58頁數(shù)據(jù)有效性對于單元格可設(shè)置有效的數(shù)據(jù)輸入范圍。當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)不滿足有效性規(guī)則時，系統(tǒng)將不允許此數(shù)據(jù)存入單元格。從而有效地減少輸入數(shù)據(jù)的錯誤。

第33頁/共58頁數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)(D)第34頁/共58頁8單元格合并居中

將A1到K1單元格合并為一個單元格，設(shè)對齊方式為居中。

第35頁/共58頁合并居中單元格單擊開始選項卡的選定要合并的多個單元格若要取消單元格的合并，選中已合并的單元格，再次單擊“合并及居中”按鈕，取消其按下的狀態(tài)。第36頁/共58頁合并居中單元格快捷方式設(shè)置單元格格式(F)對齊第37頁/共58頁9設(shè)置文字格式

設(shè)置A1單元格中字體設(shè)為宋體，

字號為20，字形為加粗。

第38頁/共58頁設(shè)置文字格式化快捷方式設(shè)置單元格格式(F)字體設(shè)置第39頁/共58頁設(shè)置文字格式化選中單元格后所設(shè)置的字體格式，將改變單元格中所有的文字。若要對單元格中的部分文字設(shè)置格式，則應(yīng)在單元格中雙擊鼠標(biāo)，當(dāng)單元格內(nèi)出現(xiàn)插入點(diǎn)后，拖曳鼠標(biāo)以選中需設(shè)置格式的文字。第40頁/共58頁10調(diào)整行高將第二行的行高設(shè)置為30

第41頁/共58頁調(diào)整行高快捷菜單行高(E)選定要調(diào)整的行的標(biāo)頭第42頁/共58頁調(diào)整行高

將鼠標(biāo)指向行標(biāo)題的分隔線，指針變?yōu)閹Ъ^的十字，拖曳鼠標(biāo)可調(diào)整行高。

直接雙擊行標(biāo)題的分隔線，Excel會自動根據(jù)單元格的內(nèi)容自動設(shè)置適當(dāng)?shù)男懈?。?3頁/共58頁11設(shè)置單元格格式

設(shè)A2到K2單元格區(qū)域字形加粗，居中對齊，字體顏色白色，底紋顏色藍(lán)色。第44頁/共58頁格式化單元格單擊“開始”選項卡的“字體”選項組的“加粗”按鈕

；單擊“填充顏色”按鈕

右邊的小三角形，在其下拉列表中選擇“藍(lán)色”；單擊“字體顏色”按鈕

右邊的小三角形，在其下拉列表中選擇“白色”。再單擊“對齊方式”選項組的“居中”按鈕第45頁/共58頁格式化單元格快捷方式設(shè)置單元格格式(F)底紋設(shè)置第46頁/共58頁12設(shè)置條件格式

對D3到G22單元格設(shè)置條件格式：平均分60分以下的，設(shè)置為淺紅色填充深紅色文本，字形加粗。第47頁/共58頁條件格式條件格式是指根據(jù)單元格的數(shù)據(jù)動態(tài)地顯示格式。當(dāng)單元格中的數(shù)據(jù)符合指定條件時，就應(yīng)用所設(shè)的條件格式；不符合指定條件時，沿用以前的格式。第48頁/共58頁條件格式

開始第49頁/共58頁條件格式

再次打開“小于”對話框，在文本框中輸入60，在“設(shè)置為”列表框中選擇“自定義格式”，打開“設(shè)置單元格格式”對話框。在“字形”列表框中選擇“加粗”。第50頁/共58頁13設(shè)置表格邊框

設(shè)A2到K22單元格區(qū)域的外邊框設(shè)為粗線，內(nèi)邊框設(shè)為細(xì)線。第51頁/共58頁設(shè)置表格邊框在打印Excel文檔時，編輯時所顯示的灰色表格線，不會被打印出來。必須對單元格設(shè)置邊框后，才能打印帶表格線的表格。第52頁/共58頁設(shè)置表格邊框單擊“開始”選項卡的“字體”選項組的“邊框”按鈕

右邊的小三角形，在其下拉列表中選擇“所有框線”按鈕

。再次單擊該按鈕右邊的小三角形，在其下拉列表中選擇“粗匣框線”按鈕第53頁/共58頁設(shè)置表格邊框快捷方式設(shè)置單元格格式(F)邊框設(shè)置第54頁/共58頁1