加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作的思考

加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作的思考李洪峰

（云南海埂酒店管理有限公司，云南昆明650000）

0引言

企業(yè)在開展基本建設(shè)、科研等過(guò)程中形成種類豐富、數(shù)量龐大的科技檔案。但由于企業(yè)及管理人員原因，科技檔案日常管理工作存在若干問(wèn)題，對(duì)企業(yè)發(fā)展支撐作用不明顯。

1企業(yè)科技檔案管理主要問(wèn)題

1.1科技檔案工作未列入企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略

企業(yè)一般市場(chǎng)化程度高，大部分企業(yè)未制定公司戰(zhàn)略。一些制定了公司戰(zhàn)略的企業(yè)，基本都由戰(zhàn)略咨詢公司按戰(zhàn)略編制模板，將國(guó)家政策、市場(chǎng)情況、公司發(fā)展等內(nèi)容列入企業(yè)戰(zhàn)略，未將科技檔案工作列入公司戰(zhàn)略范圍內(nèi)，企業(yè)決策層與執(zhí)行層均忽視科技檔案工作。

1.2科技檔案管理混亂

未建立科技檔案管理工作機(jī)構(gòu)，無(wú)科技檔案管理制度，沒(méi)有固定場(chǎng)地存放科技檔案，沒(méi)有專門人員對(duì)公司的科技檔案進(jìn)行集中管理，臨時(shí)被指派的工作人員未對(duì)科技檔案進(jìn)行分類，未按年度進(jìn)行整理。

1.3檔案管理水平不平衡

重視文書檔案管理，輕視科技檔案管理，文書檔案一般由辦公室或綜合管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，按年度進(jìn)行收集，整理、利用等工作有專人負(fù)責(zé)。但沒(méi)有專門部門對(duì)科技檔案進(jìn)行管理，科技檔案則主要散存于經(jīng)辦人手中，利用時(shí)才發(fā)現(xiàn)分散在不同職能部門，沒(méi)有進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

1.4科技檔案管理連續(xù)性不足

企業(yè)對(duì)科技檔案工作沒(méi)有規(guī)劃，未制定全年工作計(jì)劃，對(duì)長(zhǎng)期性的科技檔案收集盲區(qū)、未收集到的檔案沒(méi)有持續(xù)跟蹤關(guān)注與收集，檔案意識(shí)低下局面長(zhǎng)期未得到根本改善，檔案信息宣傳系統(tǒng)性、連貫性缺失，重口頭安排輕實(shí)際落實(shí)，在人員變動(dòng)時(shí)未進(jìn)行檔案交接。

1.5檔案安全管理缺位

科技檔案未集中統(tǒng)一由固定人員管理，一般將科技檔案堆放于企業(yè)某個(gè)房間或固定角落，平時(shí)未進(jìn)行檔案安全檢查，未嚴(yán)格落實(shí)防鼠防盜防火等基本措施，需要利用時(shí)由利用人員獨(dú)自隨意進(jìn)入存放場(chǎng)所翻閱，未進(jìn)行檔案利用審批、登記，企業(yè)科技檔案實(shí)體與信息均存在安全隱患。

1.6利用渠道單一

未建立科技檔案全引目錄，利用時(shí)憑利用人和保管人印象逐份查看檔案，僅通過(guò)進(jìn)庫(kù)房翻閱檔案一種方式提供利用，占用利用人大量時(shí)間，能否查詢到檔案、何時(shí)查詢到檔案全靠運(yùn)氣，利用效率低下。

1.7查不到所需利用檔案

在利用檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)，所需檔案未統(tǒng)一保管在公司綜合管理部門或科技檔案管理部門，查無(wú)所蹤。按來(lái)源渠道查找時(shí)，經(jīng)辦人以已移交或其他理由拒絕查找相關(guān)檔案，或保留所經(jīng)辦檔案不進(jìn)行移交，影響正?？萍脊ぷ鏖_展。

1.8未及時(shí)進(jìn)行檔案整理

科技項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)題、申報(bào)評(píng)獎(jiǎng)等各項(xiàng)材料都分別由不同人員經(jīng)辦，未及時(shí)按課題開展情況進(jìn)行整理，一般存在積壓等問(wèn)題，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)科技檔案缺失等存在的主要問(wèn)題，再利用時(shí)暴露出在科技檔案管理工作中的各項(xiàng)不足。

2原因分析

2.1科技檔案工作不能直接創(chuàng)造效益

企業(yè)講求利益最大化，由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)強(qiáng)烈，對(duì)盈利創(chuàng)造中心更為重視。對(duì)科技檔案管理這種純支出工作，重視程度不足，尤其是科技檔案，檔案保障能力不足，只有在使用時(shí)才能更好發(fā)揮作用，一般都不能主動(dòng)凸顯科技檔案價(jià)值。

2.2檔案意識(shí)低

各經(jīng)辦人不清楚應(yīng)主動(dòng)及時(shí)移交檔案、經(jīng)辦人對(duì)科技檔案的完整準(zhǔn)確與系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，有的將所經(jīng)辦的所有材料當(dāng)檔案進(jìn)行移交，有的則以各種理由拒絕將個(gè)人經(jīng)辦或留存的檔案進(jìn)行移交，習(xí)慣于所經(jīng)辦事項(xiàng)的材料保存自己手中或不讓其他人掌握情況。

2.3人員素質(zhì)不滿足要求

企業(yè)科技檔案管理人員一般不由專業(yè)檔案工作人員擔(dān)任，尤其是科技檔案管理人員，一般都由所涉及科技檔案的部門經(jīng)辦人員或部門內(nèi)不具有各類職稱的類似閑散人員臨時(shí)充當(dāng)保管員角色，未接受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，不具備科技檔案整理收集的一般崗位技能。

2.4領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

領(lǐng)導(dǎo)將精力主要聚焦于項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度、市場(chǎng)開拓等一些具體業(yè)務(wù)工作中，偏重于市場(chǎng)開拓與政治性要求，對(duì)科技檔案管理等工作支持力度不夠，在需進(jìn)行項(xiàng)目總體竣工驗(yàn)收或領(lǐng)取不動(dòng)產(chǎn)證書時(shí)才重視檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作。

2.5人員變動(dòng)大

企業(yè)機(jī)關(guān)工作人員少，科技檔案管理工作一般不設(shè)專人，一般由文秘或工程管理部門具體經(jīng)辦人等人員兼職，與機(jī)關(guān)、事業(yè)單位差異較大，兼職人員也經(jīng)常處于崗位變動(dòng)、工作調(diào)動(dòng)或離職等狀態(tài)。

2.6對(duì)安全管理重視不夠

公司安全管理人員不對(duì)科技檔案安全進(jìn)行檢查，科技檔案管理人員獨(dú)立開展工作，不與企業(yè)安全管理人員進(jìn)行安全工作業(yè)務(wù)對(duì)接。開展公司安全檢查時(shí)，以檔案庫(kù)房為非公開場(chǎng)所理由拒絕接受檢查。

2.7信息化開展程度低

對(duì)科技檔案信息化工作開展必要性認(rèn)識(shí)不充分，對(duì)開展方法不清楚、不調(diào)研、不研究，沒(méi)有開展科技檔案信息化的人員、渠道與方法，致使科技檔案工作沒(méi)有納入公司信息化發(fā)展日程，沒(méi)有對(duì)科技檔案的信息化工作進(jìn)行規(guī)劃，沒(méi)有為科技檔案信息化準(zhǔn)備必要的硬件與軟件。

2.8與外部機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)不夠

與同類企業(yè)、各級(jí)國(guó)家檔案館、城建檔案館、檔案協(xié)作組等溝通不足，基本不與城建檔案館進(jìn)行工作協(xié)調(diào)，不清楚國(guó)家、地區(qū)關(guān)于建設(shè)工程檔案管理要求，也不清楚同類型企業(yè)科技檔案工作開展的方法。

3提升科技檔案管理水平的措施

3.1提高檔案管理工作意識(shí)

將科技檔案管理納入企業(yè)戰(zhàn)略，從頂層設(shè)計(jì)強(qiáng)化其地位，提高科技檔案管理工作地位，切實(shí)落實(shí)好三同時(shí)四參加。建立企業(yè)科技檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，形成公司領(lǐng)導(dǎo)為主要領(lǐng)導(dǎo)的科技檔案管理工作機(jī)制與機(jī)構(gòu)，企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)列入科技檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為工作小組成員，加強(qiáng)引導(dǎo)，使公司及各中層人員均屬于科技檔案工作領(lǐng)導(dǎo)人員，明確其工作職責(zé)。

3.2加強(qiáng)人才培養(yǎng)

開展檔案工作培訓(xùn)，對(duì)檔案專兼職人員進(jìn)行檔案基礎(chǔ)知識(shí)及科技工作相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，使其既了解檔案管理知識(shí)又了解科技項(xiàng)目基本情況，對(duì)科技檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理。開展人才交流，到一些科技檔案工作發(fā)展水平較高的企業(yè)進(jìn)行調(diào)研與學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)外部先進(jìn)的科技檔案管理具體業(yè)務(wù)工作開展情況，以交流學(xué)習(xí)為推手，推動(dòng)內(nèi)部科技檔案管理具體業(yè)務(wù)工作水平不斷規(guī)范與提升。

3.3發(fā)揮科技檔案作用

充分發(fā)揮科技檔案對(duì)現(xiàn)實(shí)科技工作的支撐作用，開展專題性的科技檔案研究，從節(jié)約科技檔案經(jīng)費(fèi)開支出發(fā)，逐漸主動(dòng)提供檔案工作服務(wù)，提供本企業(yè)的科技檔案為項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收、同類型項(xiàng)目開發(fā)，客戶開發(fā)等方面提供便利與依據(jù)。

3.4穩(wěn)定檔案管理工作人員

重視科技檔案管理人員，提高工資待遇與職務(wù)，減少科技檔案管理工作人員主動(dòng)離職，對(duì)長(zhǎng)期從事科技檔案工作的人員，了解其思想動(dòng)態(tài)與具體困難，使其安心穩(wěn)定從事科技檔案管理工作，保持科技檔案工作人員的工作連續(xù)性，避免將科技檔案工作人員調(diào)整至其他崗位。

3.5加強(qiáng)安全管理

明確科技檔案具體管理部門及安全管理部門的職責(zé)，確定由科技檔案管理部門和安全管理部門共同對(duì)科技檔案安全負(fù)責(zé)，科技檔案管理部門負(fù)責(zé)科技檔案日常管理工作，安全管理部門則負(fù)責(zé)在開展檔案工作檢查時(shí)，派人員參加并持續(xù)關(guān)注科技檔案安全工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)提出專業(yè)處理意見。

3.6開展科技檔案信息化管理

將科技檔案納入企業(yè)整體信息化發(fā)展戰(zhàn)略與規(guī)劃，修訂相關(guān)管理制度，使科技檔案信息化有制度保障，加強(qiáng)對(duì)科技檔案軟硬件支持，充分使用電子檔案系統(tǒng)，并與其他系統(tǒng)集成，提前制定系統(tǒng)集成標(biāo)準(zhǔn)與要求，在系統(tǒng)集成時(shí)做好統(tǒng)籌規(guī)劃，既滿足工作需要，又避免重復(fù)投資造成浪費(fèi)。

3.7主動(dòng)對(duì)接工作

在建設(shè)項(xiàng)目發(fā)起時(shí)與具體管理的專業(yè)檔案管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)對(duì)接，及時(shí)開展項(xiàng)目情況備案，使城建檔案館等機(jī)構(gòu)了解本項(xiàng)目情況，在具體工作開展時(shí)，及時(shí)向科技檔案管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通，請(qǐng)求其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)及全過(guò)程檔案質(zhì)量控制監(jiān)督，了解其具體要求，促進(jìn)完工項(xiàng)目盡快通過(guò)專項(xiàng)驗(yàn)收，對(duì)企業(yè)辦證工作提供有力支撐。

3.8統(tǒng)籌開展科技檔案工作