合同檔案管理辦法資料

合同范本整理編輯版合同范本整理編輯版興進(jìn)公司管理標(biāo)準(zhǔn)BP/CB010-2009V1.0-L3合同檔案管理辦法2009-11-16發(fā)布2009-11-16實(shí)施興進(jìn)公司發(fā)布為規(guī)范公司合同管理，明確在合同制定、審批、履行和存檔等各環(huán)節(jié)中相關(guān)部門的職責(zé)以及工作流程，特制訂系列管理規(guī)范文件，本文件是為規(guī)范合同檔案管理的指導(dǎo)性和標(biāo)準(zhǔn)性文件。本流程由成本管理中心負(fù)責(zé)制定、解釋。本流程主要起草人：于卉本流程主要審核人：王敏、韋萍、李華、黃敏、張玲、林海、盧屹、張斌、陳明俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、劉瑛本流程批準(zhǔn)人：羅欣本流程首次發(fā)布日期：2009年11月16日本流程發(fā)送部門：公司各部門更改歷史版本更改日期更改說明（關(guān)鍵點(diǎn)、原因）編制審核批準(zhǔn)1.02009年11月16日新建于卉王敏、韋萍、李華、黃敏、張玲、林海、盧屹、張斌、陳明俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、劉瑛羅欣TOC\o"1-5"\h\z\o"CurrentDocument"1目的 3\o"CurrentDocument"2適用范圍 33職責(zé) 3\o"CurrentDocument"4合同的保管方法 35支持文件 6\o"CurrentDocument"6相關(guān)記錄 61.目的作為公司《合同管理規(guī)范》的支持性文件，意在對公司的合同檔案管理做一般性規(guī)定。適用范圍本規(guī)范除特別指明外，適用于以桂林市興進(jìn)實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司、桂林市景森房地產(chǎn)開發(fā)有限公司和桂林市興進(jìn)物業(yè)服務(wù)有限責(zé)任公司中任何一方為簽約主體簽訂的涉及房地產(chǎn)項(xiàng)目開發(fā)和公司經(jīng)營的所有合同。職責(zé)成本管理中心負(fù)責(zé)本規(guī)范的制訂、修改、指導(dǎo)、實(shí)施和監(jiān)督。公司各部門保管人員和其他相關(guān)責(zé)任人員負(fù)責(zé)具體實(shí)施。合同的保管方法：合同保管應(yīng)遵循下列原則及時(shí)歸檔原則；完整保存原件原則；便于查找原則。合同保管的范圍：合同（包括附件）；合同審批表；合同訂立與履行過程中的所有書面材料。上述材料（以下統(tǒng)稱“合同” ）應(yīng)妥善完整保存。合同保管部門公司業(yè)務(wù)部門在職權(quán)范圍內(nèi)，對以本公司名義簽訂的合同原件進(jìn)行保管。成本管理中心負(fù)責(zé)對以本公司名義簽訂的合同的編號和原件的備份工作，因履行合同進(jìn)行的款項(xiàng)結(jié)算而發(fā)生的單據(jù)由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。成本管理中心以本公司名義對外簽訂合同時(shí)應(yīng)當(dāng)一式兩份及以上，公司檔案室、財(cái)務(wù)部應(yīng)各保留一份合同原件存檔，公司成本管理中心、各相關(guān)部門成本 /工程主管副總各保留復(fù)印件一份，其他由合同其他當(dāng)事人和政府部門持有（具體份數(shù)根據(jù)合同當(dāng)事人和需要報(bào)批部門數(shù)目確定）。各職能部門以本公司名義對外簽訂合同時(shí)應(yīng)當(dāng)一式兩份及（含一式三份）以上，公司檔案室、公司財(cái)務(wù)部應(yīng)各保留一份合同原件存檔，本職能部門、業(yè)務(wù)主管副總各保留復(fù)印件一份，其他由合同其他當(dāng)事人和政府部門持有（具體份數(shù)根據(jù)合同當(dāng)事人和需要報(bào)批部門數(shù)目確定）。合同的歸檔經(jīng)辦人員對合同履行過程中的各種材料，除款項(xiàng)結(jié)算與收、付款等原因而必須提交合同其他當(dāng)事人或者公司其他部門的材料外，所有材料應(yīng)在合同履行過程中作為合同附件由職能部門合同經(jīng)辦人交付行政部檔案管理員及時(shí)歸檔；各相關(guān)部門及人員可留復(fù)印件留檔，并在發(fā)生糾紛需要法律人員協(xié)助解決時(shí)，按要求將有關(guān)材料提交法律顧問或代理律師。與履行合同有關(guān)的材料必須提交給其他當(dāng)事人且公司沒有備份的，經(jīng)辦人員應(yīng)保留影印件并按本條第一款的規(guī)定處理。行政部檔案管理員對成本管理中心報(bào)送的合同進(jìn)行分類、編號、登記，在進(jìn)行形式審查后加蓋本公司公章或者合同專用章，保證存檔的合同內(nèi)容完整，具體審查以下內(nèi)容：A.合同各方當(dāng)事人須簽字蓋章；B.合同規(guī)定的附件應(yīng)齊全；C.屬于合同保管范圍的其他材料。4.4.4 各職能部門合同管理員負(fù)責(zé)對歸檔合同按照《合同歸檔登記表》的要求作好登記和歸檔工作。各職能部門應(yīng)對合同進(jìn)行合理分類和編號，有關(guān)規(guī)定參照公司《合同分類編號規(guī)則》執(zhí)行。合同的使用登記合同在歸檔之后，凡調(diào)閱、復(fù)印的，應(yīng)在檔案管理員處辦理登記手續(xù)；絕密級合同的調(diào)閱，須經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人與調(diào)閱者所在的副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。涉及房地產(chǎn)項(xiàng)目基本合同、土地使用權(quán)出讓或者轉(zhuǎn)讓合同、房屋買賣合同以及其他與不動(dòng)產(chǎn)有關(guān)的重大合同等需經(jīng)公司總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)方可借閱。歸還被調(diào)閱的合同時(shí)，檔案管理員應(yīng)當(dāng)場檢查合同是否有損壞、涂改或缺失，并予登記，由調(diào)閱者簽字確認(rèn)；如合同有被損壞、涂改或缺失的情況，檔案管理員應(yīng)及時(shí)登記并向行政部負(fù)責(zé)人作出書面匯報(bào)。合同的保管形式合同檔案保存形式為文本原件。為研究和借鑒需要，實(shí)現(xiàn)資源共享，對絕密級以外的合同應(yīng)在保存文本原件的同時(shí)，由行政部檔案室負(fù)責(zé)以電子文檔形式存放，各職員根據(jù)所授權(quán)限訪問。合同的保管期限合同文本原件保管期限一般最短為合同實(shí)際履行終止后三年，但下列情形除外：A.房地產(chǎn)項(xiàng)目基本合同、土地使用權(quán)出讓或者轉(zhuǎn)讓合同、項(xiàng)目主體工程的設(shè)計(jì)、施工合同、外接物業(yè)委托管理合同應(yīng)永久保存；B.房屋買賣合同以及其他與不動(dòng)產(chǎn)有關(guān)的重大合同，保管期限最短為土地使用權(quán)期滿后兩年；C.其他合同標(biāo)的金額在 10萬元以上的合同，保管期限最短為履行期滿后五年；與訴訟或仲裁案件有關(guān)的合同，應(yīng)在訴訟或仲裁處理完畢（包括執(zhí)行）后隨案卷一起保存。合同的保密各公司應(yīng)根據(jù)合同的重要性，將不同性質(zhì)和內(nèi)容的合同劃分適當(dāng)?shù)拿芗?。合同密級一般分為絕密、機(jī)密和保密三級。絕密級合同僅限公司高層領(lǐng)導(dǎo)和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉；機(jī)密級合同僅限公司中層領(lǐng)導(dǎo)以上人員和為正常經(jīng)營管理而必須知悉合同內(nèi)容的人員知悉；其他合同為保密級，除為正常開展業(yè)務(wù)所需外，不得對外傳播。凡含有公司商業(yè)秘密的合同應(yīng)劃為機(jī)密級或絕密級；房地產(chǎn)項(xiàng)目基本合同與土地、工程、采購等方面的標(biāo)書及合同劃為絕密級。另有規(guī)定之前，合同的保密期限參照合同的保管期限執(zhí)行。合同經(jīng)辦人員、檔案管理員對合同的保密負(fù)責(zé)；所有有條件知悉合同內(nèi)容的人員都應(yīng)按密級要求對合同內(nèi)容予以保密。經(jīng)辦部門須在報(bào)送檔案室的合同上加扉頁注明合同的密級。合同的銷毀合同保管期限屆滿后，合同管理員負(fù)責(zé)辦理合同的銷毀報(bào)批手續(xù)。不同性質(zhì)、內(nèi)容的合同，按不同程序辦理銷毀報(bào)批手續(xù)：A.一般合同由檔案管理員列示清單，報(bào)總經(jīng)理辦公室及合同經(jīng)辦部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)銷毀；B.標(biāo)的金額在10萬元以上的合同，須由法律顧問、經(jīng)辦部門、財(cái)務(wù)部、主管副總經(jīng)理會簽同意后始得銷毀。4.10.2 檔案管理員負(fù)責(zé)落實(shí)合同銷毀工作，法律人員、經(jīng)辦部門代表和業(yè)務(wù)部門代表（有款項(xiàng)收付內(nèi)容的合同）共同監(jiān)督合同的銷毀，保證未解密合同不在銷毀過程中泄密。支持文件：《合同管理規(guī)范》《合同的分類和編號規(guī)則》《合同標(biāo)準(zhǔn)文本制定及使用的規(guī)定》相關(guān)記錄《合同（協(xié)議）擬稿審批表》《合同歸檔登記表》

合同（協(xié)議）擬稿審批表中報(bào)部門： 申報(bào)時(shí)間： 記錄編號合同名稱甲方乙方丙力合同形式口公司標(biāo)準(zhǔn)合同； 口自擬合同；口對方擬稿經(jīng)辦部門合同金額總價(jià) ,單價(jià) 期限約定付款約定單位選擇□招投標(biāo)；口直接發(fā)包；口其他方式，說明：需要說明的事項(xiàng)口無，如有：經(jīng)辦人： 部門負(fù)責(zé)人：成本管理中心法律顧問律師：財(cái)務(wù)管理部經(jīng)理：相關(guān)部門經(jīng)理：副總經(jīng)理簽名：總經(jīng)理簽名：校對欄校對人： 日期：備注提示：上述所列審核部門、法