如何做好采購預(yù)算

1如何做好采購預(yù)算北京交通大學(xué)經(jīng)管學(xué)院物流管理系周建勤副教授2預(yù)算問題某企業(yè)財務(wù)部王處長望著窗外沉悶的夜色愁眉不展，集團公司要求上報下一年度的預(yù)算。然而，“預(yù)算不準(zhǔn)”的老問題卻令人絞盡腦汁?；貞浧饸v年預(yù)算工作的開展，酸甜苦辣歷歷在目：預(yù)算例會，公司上下總是重視不夠，似乎只是財務(wù)部門的事情；預(yù)算編制，方法五花八門，合理性無從保證；預(yù)算指標(biāo)分配，各部門爭論不休；預(yù)算執(zhí)行往往超標(biāo)，反復(fù)調(diào)整也無濟于事；月度預(yù)算分析，電話打遍公司上上下下，難尋問題根源；年終考核，實際數(shù)與預(yù)算數(shù)大相徑庭，預(yù)算嚴肅性倍受質(zhì)疑……3預(yù)算問題其實，“預(yù)算不準(zhǔn)”只是表象，其深層的原因是沒有落實公司的戰(zhàn)略目標(biāo)，以及年度運作計劃。目前，“預(yù)算不準(zhǔn)”的現(xiàn)象在企業(yè)中廣泛存在，而如何實現(xiàn)全面的預(yù)算，已經(jīng)成為無數(shù)“王處長”們普遍關(guān)心的話題。

4預(yù)算概念預(yù)算是用金額來表示的計劃將企業(yè)未來一定期間經(jīng)營決策的目標(biāo)通過數(shù)據(jù)系統(tǒng)地反映出來，是對經(jīng)營決策的具體化和數(shù)量化預(yù)算時間范圍與企業(yè)計劃期保持一致5預(yù)算的作用保障戰(zhàn)略計劃和作業(yè)計劃的執(zhí)行，確保組織向良好的方向發(fā)展；協(xié)調(diào)組織經(jīng)營資源；在部門之間合理安排有限資金，保證資金分配的效率；通過審批和撥款過程以及差異分析控制支出；管理者將目前的收入和支出與預(yù)算的收入和支出相比較，對企業(yè)的財務(wù)狀況進行監(jiān)視。6預(yù)算的種類按時間長短分長期預(yù)算：規(guī)劃性質(zhì)的資本支出預(yù)算短期預(yù)算按涉及范圍分全面預(yù)算（總預(yù)算）財務(wù)預(yù)算、決策預(yù)算、業(yè)務(wù)預(yù)算分類預(yù)算基于具體活動的過程預(yù)算各分部門的預(yù)算7采購預(yù)算的相關(guān)內(nèi)容原材料和零部件預(yù)算涉及企業(yè)所需要的產(chǎn)品的原材料和組件。資產(chǎn)預(yù)算包括對設(shè)備和建筑物的需求，在企業(yè)的資產(chǎn)負債表上被列為資本項。保養(yǎng)、維修和運營物料（MRO）預(yù)算包括設(shè)備運行所需要的物資，不包括構(gòu)成產(chǎn)成品的原材料。項目內(nèi)容很多，不宜分項預(yù)算，通常采用基數(shù)基礎(chǔ)上調(diào)整的方法采購費用預(yù)算包括工資、供電、供熱、差旅費、通信費和購置辦公用品費等。8采購預(yù)算編制流程審查企業(yè)及部門的戰(zhàn)略目標(biāo)；制定明確的工作計劃；確定所需的資源；提出準(zhǔn)確的預(yù)算數(shù)字；匯總形成總預(yù)算；預(yù)算修訂。如何確定？如何提出？9企業(yè)利潤預(yù)算企業(yè)采購預(yù)算企業(yè)銷售預(yù)算企業(yè)生產(chǎn)預(yù)算采購部門：做小預(yù)算，有政績；做大預(yù)算，工作壓力較小如何協(xié)調(diào)？預(yù)算編制難題10預(yù)算編制難題“預(yù)算贏余”問題指參與預(yù)算編制的人員出于個人或部門利益考慮在編制預(yù)算時上報不真實、留有很大余地的數(shù)據(jù)，以便能較為容易的完成預(yù)算以獲得獎勵的一種行為。11預(yù)算編制制難題企業(yè)預(yù)算算管理有有兩項職職能，即即管理決策策和管理控制制，不同職職能對預(yù)預(yù)算管理理體系的的設(shè)計提提出了不不同要求求。如在銷售售預(yù)算的的制定過過程中，，根據(jù)專專業(yè)分工工所造成成的各專專業(yè)部門門之間信信息的不不對稱性性，銷售售部門掌掌握著企企業(yè)未來來銷售情情況，如如果預(yù)算算僅僅是是為了發(fā)發(fā)揮管理理決策功功能（如如以銷定定產(chǎn)），，銷售部部門就會會毫無保保留地拿拿出其掌掌握的信信息，與與各部門門共享；；但如果果預(yù)算的的目標(biāo)之之一是發(fā)發(fā)揮管理理控制職職能（如如作為業(yè)業(yè)績評價價標(biāo)準(zhǔn)）），銷售售部門就就可能會會有意低低估未來來的銷售售收入，，從而有有利于其其業(yè)績評評價。低估會相應(yīng)造造成生產(chǎn)產(chǎn)計劃的的減少，，企業(yè)生生產(chǎn)就不不能達到到效率最最高的狀狀態(tài)。再再如在根根據(jù)預(yù)算算劃撥各各部門資資金時，，各部門門為了在在資金使使用上有有較大的的自由，，并且能能控制更多的資金，，可能會會虛夸本本部門的的資金需需求量。。12預(yù)算編制制難題預(yù)算執(zhí)行行的責(zé)任任單位一一般認為為超額完完成低水水平的預(yù)預(yù)算與無無法完成成的高水水平預(yù)算算相比,其業(yè)績在在上層管管理者看看來前者者比后者者會更好好些,更會讓上上級管理理者滿意意,同時給自自己帶來來更多利利益上的的好處,于是傾向向于編制制較為寬寬松的預(yù)預(yù)算。一般企業(yè)業(yè)的預(yù)算算考評是是以預(yù)算算的完成成情況衡衡量責(zé)任任單位的的業(yè)績標(biāo)標(biāo)準(zhǔn),而與預(yù)算算編制的的準(zhǔn)確性性無關(guān)。。13引入預(yù)算算激勵是是重要手手段原蘇聯(lián)報報酬模型型R=W+K1B+K2（A-B），ifA>B（公式1）R=W+K1B+K3（A-B）,ifA<＝B（公式2）R=報酬,W=固定工資資,B=預(yù)算數(shù),A=實際數(shù),K1、K2為獎勵系系數(shù),K3為懲罰系系數(shù)。在上述模模型中,經(jīng)營者或或下級的的工資由由固定工工資,按預(yù)算數(shù)數(shù)的一定定比例提提取的獎獎金和按按預(yù)算實實際完成成數(shù)提取取的獎金金或懲罰罰等三部部分組成成。應(yīng)用該模模型的關(guān)關(guān)鍵是選選擇K1、K2、K3三個系數(shù)數(shù)之間的的量的比比例關(guān)系系,從而防止止經(jīng)營者者或下級級利用私私有信息息以所有有者或上上級的利利益為代代價來謀謀取私利利。當(dāng)K1-K2>0且K1-K3<0時,經(jīng)營者或或下級會會主動爭爭取預(yù)算算數(shù)與實實際數(shù)相相等。14原蘇聯(lián)報報酬模型型的問題題年初，積積極爭論論上級向下下級下達達預(yù)算數(shù)數(shù)，下級級參與不不足，因因而“預(yù)算指標(biāo)標(biāo)分配，，各部門門爭論不不休”（前文文王處長長面臨的的狀況））年底，消消極工作作預(yù)算數(shù)通通常逐年年遞增，，導(dǎo)致下下級不敢敢在當(dāng)期期創(chuàng)造更更好的業(yè)業(yè)績，完完成預(yù)算算后工作作動力不不足，以以防止““鞭笞快牛牛的現(xiàn)象象”。15聯(lián)合基數(shù)數(shù)法2000年國家級級有突出出貢獻的的中青年年專家、、杭州商商學(xué)院院院長胡祖祖光教授授在完成成的國家家自然科科學(xué)基金金課題“不對稱信信息下的的委托代代理理論論研究”中，提出出了一種種全新的的確定基基數(shù)的“聯(lián)合基數(shù)數(shù)法理論論”，將“聯(lián)合基數(shù)數(shù)法理論論”引入預(yù)算算管理工工作可以以在一定定程度上上解決上上述的問問題。例子讓下級自自己定一一個能完完成的利利潤基數(shù)數(shù)，在這這個基數(shù)數(shù)上再打打個九折,就是合同同基數(shù)。。超過合合同基數(shù)數(shù)的利潤潤，全部歸下級作作為獎勵勵。在年年終對年年初自報報數(shù)和年年終實際際完成數(shù)數(shù)進行對對比,如果年初初自報數(shù)數(shù)小于年年終實際際完成數(shù)數(shù)，要按按差距的的95％對下級進進行罰款款。16例子例如某公公司營銷銷部經(jīng)理理實際完完成利潤潤700萬，而自自報完成成利潤300萬。具體體計算如如下：預(yù)算基數(shù)數(shù)＝300萬*90%=270萬超基數(shù)應(yīng)應(yīng)獲獎＝＝700萬－270萬＝430萬少報預(yù)算算罰款＝＝（700－300）*95%=380萬實際獲得得獎金＝＝430萬－380萬＝50萬如果他按按實際自自報700萬的利潤潤，則：：預(yù)算基數(shù)數(shù)＝700萬*90%=630萬超基數(shù)應(yīng)應(yīng)獲獎＝＝700萬－630萬＝70萬少報預(yù)算算罰款＝＝（700－700）*95%=0萬實際獲得得獎金＝＝70萬－0萬＝70萬上報利潤潤700萬，這是是符合經(jīng)經(jīng)理和老老板共同同利益的的。17例子：美美國REEBOK公司美國REEBOK公司董事事會要為為公司確確定1985—1987年的利潤潤目標(biāo)基基數(shù)。經(jīng)經(jīng)過與公公司總裁裁反復(fù)的的協(xié)商和和討價還還價,最后雙方方同意：：1985—1987年間,每年的利利潤基數(shù)數(shù)定為2000萬美元；；如果總總裁完成成了2000萬美元的的利潤,他可以得得到35萬美元的的基薪；；如果他他超額完完成了基基數(shù),他還可以以得到超超額部分分的5%作為超額額獎勵。。猜猜看,結(jié)果如何何?18例子：美美國REEBOK公司年度利潤基數(shù)實際利潤總裁基薪總裁超額獎金1985201300.355.51986202820.3514198720321.40.3515.07單位：百百萬美元元總裁通過過壓低基基數(shù)大量量超額從從而拿走走了巨額額獎金。。特別是是在1987年，總裁裁拿走的的超額獎獎金超過過了利潤潤基數(shù)的的75%!19例子：美美國REEBOK公司REEBOK公司的董董事長可可運用““聯(lián)合確確定基數(shù)數(shù)法”對對策論模模型提出出以下建建議：每年的利利潤基數(shù)數(shù)應(yīng)當(dāng)由由委托人人與代理理人共同同確定,也就是說說,最終的合合同利潤潤基數(shù)C(Contract)應(yīng)當(dāng)是委委托人要要求數(shù)D(Demand)與代理人人自報數(shù)數(shù)S(Self-offered)的加權(quán)平平均(為簡便起起見,取權(quán)數(shù)W=0.5,即算術(shù)平平均)：C=wS+(1-w)D=0.5S+0.5D20例子：美美國REEBOK公司如果代代理人人實際際完成成的利利潤超超過合合同數(shù)數(shù),則超過部部分的的8%將作為為超額額獎金金B(yǎng)(Bonus)獎給代代理人人B=0.08(A-C)現(xiàn)在,委托人人(公司董董事會會)首先提提出自自己的的利潤潤要求求數(shù)D。為了了便于于比較較,董事長長仍然然會提提出D=20百萬美美元作作為1987年的委委托人人的利利潤要要求。。這樣樣,合同利利潤就就是：：C=0.5D+0.5S=0.5×20+0.5S=10+0.5S如果代代理人人的自自報數(shù)數(shù)S(自報數(shù)數(shù)于年年初提提出)小于其其年末末的實實際完完成數(shù)數(shù)A,他將由由于年年初少少報而而受到到懲罰罰,懲罰系系數(shù)為為少報報部分分的6%：罰金=0.06(S－A)(當(dāng)S<A)如果S>A,他當(dāng)然然不會會受到到懲罰罰,但也不不會受受到獎獎勵；；即““少報報受罰罰,多報不不獎””。21例子：：美國國REEBOK公司總裁會會思考考自報報數(shù)應(yīng)應(yīng)當(dāng)是是多少少？情況1情況2情況3情況4情況5S總裁自報數(shù)0110120130140D董事會要求數(shù)2020202020C合同利潤數(shù)＝0.5S＋0.5D1065707580A實際利潤1985年130130130130130超額獎勵＝0.08（A－C）9.65.24.84.44少報罰金＝0.06（S－A）（IfS<A）-7.8-1.2-0.600凈獎勵=超額獎勵+少報罰金1.844.24.4422例子：：美國國REEBOK公司利潤基數(shù)法聯(lián)合基數(shù)法比較超額獎勵比率5％8％更大的激勵作用合同金額2075更強的約束代理人傭金5.54.4節(jié)約資金“聯(lián)合確確定基基數(shù)法法”對對策論論理與與常規(guī)規(guī)基數(shù)數(shù)確定定法相相比,同時具具有高高激勵勵力、、高約約束力力和節(jié)節(jié)約獎獎勵費費用的的優(yōu)點點。在“聯(lián)聯(lián)合確確定基基數(shù)法法”對對策論論理論論中,代理人人為了了追求求自身身的最最大利利益,能夠自自動地地、實實事求求是地地報出出他通通過努努力所所能完完成的的最大大自報報數(shù)S,從而使使委托托人與與代理理人的的談判判時間間大大大縮短短,這也是是一種種節(jié)約約。23思考采購預(yù)預(yù)算是是支出出性的的利潤預(yù)預(yù)算是是收入入性的的能否共共用相相同的的方法法？24在市場場不景景氣，，企業(yè)業(yè)面臨臨虧損損的情情況下下，采采用聯(lián)聯(lián)合確確定利利潤基基數(shù)法法，以以減虧虧作為為增盈盈目標(biāo)標(biāo)對企企業(yè)進進行考考核，，也具具有同同樣的的成效效。可以將將這里里的虧虧損額額理解解為““采購購支出出額””25北京北北辰股股份采采用聯(lián)聯(lián)合確確定利利潤基基數(shù)法法2001年初，，北京京北辰辰實業(yè)業(yè)股份份有限限公司司采用用聯(lián)合合確定定利潤潤基數(shù)數(shù)法對對下屬屬7家企業(yè)業(yè)進行行利潤潤指標(biāo)標(biāo)核定定。北北辰實實業(yè)的的做法法是由由委托托方對對所屬屬企業(yè)業(yè)提出出利潤潤基數(shù)數(shù)，各各企業(yè)業(yè)提出出經(jīng)過過努力力可以以實現(xiàn)現(xiàn)的利利潤指指標(biāo)。。上下下級兩兩個基基數(shù)進進行算算術(shù)平平均便便成為為當(dāng)年年該企企業(yè)的的基數(shù)數(shù)指標(biāo)標(biāo)。經(jīng)經(jīng)過協(xié)協(xié)商，，2001年北辰辰實業(yè)業(yè)下屬屬7家企業(yè)業(yè)的平平均超超額獎獎勵系系數(shù)P為9．85％，少少報受受罰系系數(shù)Q為6％。只只完成成基數(shù)數(shù)指標(biāo)標(biāo)時沒沒有獎獎勵，，只給給門檻檻報酬酬(基本收收入)；不能能完成成基數(shù)數(shù)指標(biāo)標(biāo)時，，要扣扣除基基本收收入(以80％基本本收入入作為為保底底收入入)。26北京北北辰股股份采采用聯(lián)聯(lián)合確確定利利潤基基數(shù)法法代理方方實際際的風(fēng)風(fēng)險(獎懲)收入為為：代理人人風(fēng)險險收入入=超額完完成數(shù)數(shù)×獎勵系系數(shù)－－企業(yè)業(yè)少報報數(shù)×受罰系系數(shù)這一規(guī)規(guī)定頒頒布后后，北北辰實實業(yè)股股份有有限公公司下下屬企企業(yè)紛紛紛要要求提提高利利潤自自報數(shù)數(shù)，結(jié)結(jié)果7家企業(yè)業(yè)新增增自報報數(shù)3010萬元，，實現(xiàn)現(xiàn)了激激勵相相容的的財務(wù)務(wù)管理理新機機制，，也使使基數(shù)數(shù)確定定過程程變得得簡單單和友友好。。27浙江某某股份份公司司應(yīng)用用聯(lián)合合確定定利潤潤基數(shù)數(shù)法浙江某某股份份有限限責(zé)任任公司司(私人資資本占占主要要股份份)，主業(yè)業(yè)為計計算機機機房房電源源生產(chǎn)產(chǎn)。2001年采用用聯(lián)合合確定定利潤潤基數(shù)數(shù)法進進行業(yè)業(yè)績考考核。。該考考核方方案為為：合合同基基數(shù)(C)=下級自自報數(shù)數(shù)(S)×80％，超超額獎獎勵系系數(shù)P為40％，少少報受受罰系系數(shù)Q為33％，代代理人人不能能完成成基數(shù)數(shù)時的的受罰罰系數(shù)數(shù)為40％(與激勵勵系數(shù)數(shù)相同同，以以體現(xiàn)現(xiàn)激勵勵---約束的的一致致性原原則)。該公公司2000年的實實際稅稅后利利潤完完成數(shù)數(shù)為1028萬元，，2001年使用用聯(lián)合合基數(shù)數(shù)確定定法進進行業(yè)業(yè)績考考核。。公司經(jīng)經(jīng)理班班子2001年將自自報利利潤基基數(shù)提提高到到1675萬元，，合同同基數(shù)數(shù)為1340(1675×80％)萬元。。28浙江某某股份份公司司應(yīng)用用聯(lián)合合確定定利潤潤基數(shù)數(shù)法該年行行業(yè)形形勢向向好，，到10月底，，該公公司已已經(jīng)完完成了了年初初提出出的利利潤自自報數(shù)數(shù)。為了最最大限限度地地調(diào)動動代理理人積積極性性，控控股公公司允允許該該公司司在11月初有有一次次調(diào)整整自報報基數(shù)數(shù)的機機會。。經(jīng)理理班子子根據(jù)據(jù)公司司業(yè)務(wù)務(wù)發(fā)展展情況況，將將自報報基數(shù)數(shù)提高高到2345萬元，，合同同基數(shù)數(shù)為1876萬元(2345×80％)，最后后完成成2345萬元。。代理人人年終終得到到187．6萬元的獎金金，比2000年增加約80％，而股東東所得則比比2000年的1028萬元增加了了110％，形成了了激勵相容容的雙贏財財務(wù)機制。。29聯(lián)合基數(shù)法法優(yōu)點改變了傳統(tǒng)統(tǒng)的上級對對下級單向向下達任務(wù)務(wù)指標(biāo)的傳傳統(tǒng)；更能體現(xiàn)民民主和互動動，得到的的預(yù)算數(shù)據(jù)據(jù)更真實；；下級掌握了了基數(shù)自主主選擇權(quán)，，不必擔(dān)