企業(yè)行政事務(wù)管理制度

行政事務(wù)管理制度編碼xzswgl版本1.0頁(yè)次1/6修改狀態(tài)0行政事務(wù)管理第一章總則第一條為了規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，特制定本制度。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類(lèi)管理辦法，以加強(qiáng)行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標(biāo)準(zhǔn)，事事有人管，人人有專(zhuān)責(zé)的局面。第二條辦公室需協(xié)助總經(jīng)理做好各部門(mén)之間的綜合協(xié)調(diào)，加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)工作的督促和檢查，溝通內(nèi)外聯(lián)系，保證上情下達(dá)和下情上報(bào)；逐步建立并完善各項(xiàng)規(guī)章制度，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化管理。第三條辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外聯(lián)絡(luò)，拓展公關(guān)業(yè)務(wù)，促進(jìn)公司與社會(huì)各界的廣泛合作和友好往來(lái)，樹(shù)立良好的企業(yè)形象。第四條本制度所指行政事務(wù)管理內(nèi)容是辦公室檔案管理；印章管理；辦公室設(shè)備管理、辦公用品管理、辦公室日常涉外公務(wù)及禮儀管理制度；辦公環(huán)境衛(wèi)生、辦公紀(jì)律管理；保密規(guī)定等。第二章辦公室檔案管理辦法第五條檔案管理范圍:.公司文件檔案：包括公司資質(zhì)、方針政策、決定、年度計(jì)劃等與公司整體發(fā)展相關(guān)的有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件及資料。.人事檔案：勞動(dòng)合同、員工檔案、社保資料、考勤記錄等。.行政檔案：辦公物資、設(shè)備、一般易耗品的購(gòu)買(mǎi)、使用記錄等相關(guān)檔案、例會(huì)記錄等。.項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目資料、項(xiàng)目會(huì)議記錄等具有參考價(jià)值的文件資料。.銷(xiāo)售檔案：合同、協(xié)議、對(duì)外宣傳資料等。第六條公司的檔案介質(zhì)可以為紙質(zhì)檔案和電子檔案，由公司辦公室負(fù)責(zé)管理。第七條管理職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。第八條檔案的收集與整理、借閱及銷(xiāo)毀的管理辦法詳見(jiàn)公司《檔案管理制度》。第九條以上未盡事宜，參照公司《檔案管理制度》執(zhí)行。第三章辦公室印章管理辦法第十條印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的開(kāi)展，為防止不必要事件的發(fā)生，維護(hù)公司的利益，特制定本辦法。第十一條公司的印章由辦公室發(fā)放、回收，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)印章的保管和監(jiān)督印章的使用。相關(guān)說(shuō)明編制人員

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批準(zhǔn)日期行政事務(wù)管理制度行政事務(wù)管理編碼行政事務(wù)管理編碼xzswgl版本1.0頁(yè)次2/6修改狀態(tài)0第十二條公司印章一律由總經(jīng)理或副總經(jīng)理在《用印申請(qǐng)單》上簽字批準(zhǔn)后方可用印，印章應(yīng)在財(cái)務(wù)室內(nèi)使用并由專(zhuān)管人員親自用印，力求做到印跡清晰、規(guī)范。第十三條財(cái)務(wù)部根據(jù)《用印申請(qǐng)單》建立用印臺(tái)賬，對(duì)印章使用情況進(jìn)行登記備查。對(duì)各類(lèi)介紹信存根，要妥善保管。第十四條公司一般不允許開(kāi)具空白介紹信、證明，如因工作需要或特殊情況需要，必須經(jīng)總經(jīng)理批示后方可開(kāi)出，持空白介紹信外出工作回來(lái)必須匯報(bào)情況，未使用必須交回。第十五條以上未盡事宜，參照公司《印章使用管理制度》執(zhí)行。第四章辦公設(shè)備管理第十六條辦公設(shè)備的采購(gòu).辦公設(shè)備的采購(gòu)要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購(gòu)大中型設(shè)備器具、大宗基建材料等，必須有兩人參加洽談，貨比三家，務(wù)求價(jià)廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)交往中嚴(yán)禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈(zèng)；不得受賄，不得索取錢(qián)物。.各部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)辦公設(shè)備，單位價(jià)值1000元以上的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，單位價(jià)值在1000元以下的由部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)，辦公室審核，原則上由辦公室安排購(gòu)買(mǎi)，或經(jīng)辦公室同意由申購(gòu)部門(mén)自行購(gòu)買(mǎi)。第十七條辦公設(shè)備的發(fā)放、領(lǐng)用與保管.辦公設(shè)備（如計(jì)算機(jī)等）由辦公室統(tǒng)一安排發(fā)放，領(lǐng)用人簽字領(lǐng)用，并負(fù)責(zé)保證辦公設(shè)備的外觀整潔、功能完好。.辦公設(shè)備必須詳細(xì)備案紀(jì)錄，登記造冊(cè)，由辦公室統(tǒng)一保管。第十八條辦公設(shè)備與用品的借用.凡借用公司辦公設(shè)備、器材，需填寫(xiě)《辦公設(shè)備借用單》，并由部門(mén)主管簽字認(rèn)可。.借用辦公設(shè)備時(shí)限最長(zhǎng)為1周，超時(shí)未還的，辦公室有責(zé)任督促歸還。第十九條辦公設(shè)備的歸還1.2.3.1.2.3.4.個(gè)人領(lǐng)用及長(zhǎng)期借用的辦公設(shè)備需在該員工離崗或調(diào)崗時(shí)歸還辦公室，由辦公室檢查設(shè)備的使用狀態(tài)良好后為其辦理交接手續(xù)。領(lǐng)用或借用設(shè)備發(fā)生損壞或遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償。公共辦公設(shè)備如有故障或缺少相關(guān)配件，員工不得隨意自行拆裝修理，應(yīng)由辦公室及時(shí)聯(lián)系安排維修或更新事宜。相關(guān)說(shuō)明編制人員

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批準(zhǔn)日期行政事務(wù)管理制度名稱(chēng)行政事務(wù)管理編碼xzswgl版本1.0頁(yè)次3/6修改狀態(tài)0

第二十條公共辦公設(shè)備管理.公共辦公室設(shè)備是指公司空調(diào)、飲水機(jī)、沙發(fā)等由辦公室負(fù)責(zé)管理，辦公室應(yīng)保證設(shè)備的安全、完整、整潔、衛(wèi)生。.使用人在使用公司公共設(shè)備時(shí)注意合理、安全使用，并愛(ài)護(hù)公共設(shè)備。.公司復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、投影儀等由辦公室管理，由設(shè)備管理員負(fù)責(zé)配合具體保養(yǎng)與維護(hù)。第二十一條以上未盡事宜，參照公司《辦公設(shè)備及用品管理制度》執(zhí)行。第五章辦公用品管理辦法第二十二條公司辦公用品是指單位價(jià)值在100元以?xún)?nèi)的低值易耗品，包括辦公文具、衛(wèi)生用品。第二十三條辦公用品的采購(gòu).辦公用品的采購(gòu)應(yīng)本著節(jié)約、合理、適用的原則，由辦公室根據(jù)庫(kù)存情況、實(shí)際使用情況，統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)。.辦公用品采購(gòu)由辦公室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并采取以下方式：1）定點(diǎn)：公司指定大型超市或指定的辦公用品專(zhuān)營(yíng)店進(jìn)行辦公用品采購(gòu)。2）定量：動(dòng)態(tài)調(diào)整，保證常備物資的庫(kù)存合理性。3）特殊物品：批量?jī)r(jià)值較高的物品，應(yīng)選擇多方廠家的產(chǎn)品進(jìn)行比較，擇優(yōu)選用。第二十四條辦公用品入庫(kù)應(yīng)按照分類(lèi)原則，及時(shí)登記入庫(kù)。第二十五條辦公用品的領(lǐng)用.辦公用品領(lǐng)用應(yīng)由領(lǐng)用人填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用單》，辦公室負(fù)責(zé)核對(duì)發(fā)放。.辦公室有權(quán)根據(jù)辦公用品領(lǐng)用情況，控制員工的辦公用品領(lǐng)用總支出。第二十六條辦公用品的月度統(tǒng)計(jì).辦公室負(fù)責(zé)每月底對(duì)庫(kù)存辦公用品進(jìn)行盤(pán)存，要求做到帳實(shí)相符。.辦公室根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果和庫(kù)存情況，對(duì)次月的辦公用品消耗進(jìn)行預(yù)估，進(jìn)行必要的增補(bǔ)。第二十七條辦公用品歸還1.員工在離職時(shí)，應(yīng)將部分可再用的辦公用品進(jìn)行歸還，如考勤卡、文件架、文件夾、計(jì)算器等。.員工領(lǐng)用的辦公用品不需再用，又不影響再次使用的，可以歸還至辦公室，由辦公室辦理相關(guān)手續(xù)。第二十八條以上未盡事宜，參照公司《辦公設(shè)備及用品管理制度》執(zhí)行。相關(guān)說(shuō)明

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批準(zhǔn)日期行政事務(wù)管理制度編碼xzswgl版本1.0頁(yè)次4/6修改狀態(tài)0行政事務(wù)管理第六章辦公環(huán)境、辦公紀(jì)律管理辦法第二十九條辦公環(huán)境管理.每個(gè)員工都有責(zé)任維護(hù)辦公環(huán)境，下班前將所有文件存檔，保證桌面整潔，保管好保密性文件，及時(shí)處理廢紙。.辦公室內(nèi)禁止吸煙。.員工應(yīng)愛(ài)護(hù)公共設(shè)施、注意公共衛(wèi)生。第三十條辦公室安全.不得將易燃、易爆品帶入辦公室。.員工需注意用電用水安全，不得亂動(dòng)人工警報(bào)器及其它滅火器材。第三十一條辦公秩序.遵守勞動(dòng)紀(jì)律，不得遲到、早退、曠工。.離開(kāi)辦公室前，將貴重物品、文件檔案柜和抽屜鎖好。.每天最后離開(kāi)公司的人員應(yīng)在離開(kāi)辦公室時(shí)將門(mén)窗鎖好并切斷電源。.不要將私人訪客帶入辦公室。.不得在辦公室內(nèi)打鬧、嬉戲、大聲喧嘩。第三十二條電話(huà)管理.公司的電話(huà)主要作為方便與外界溝通、開(kāi)展業(yè)務(wù)之用，員工不得使用公司電話(huà)服務(wù)于私人用途。.員工接聽(tīng)電話(huà)應(yīng)使用普通話(huà)及禮貌規(guī)范用語(yǔ)，接聽(tīng)電話(huà)統(tǒng)一首語(yǔ)：您好！員工接聽(tīng)電話(huà)應(yīng)對(duì)重要電話(huà)做好記錄，記錄對(duì)方名稱(chēng)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)及事由，并迅速傳達(dá)相關(guān)人員。.與客戶(hù)或公司領(lǐng)導(dǎo)及同事聯(lián)絡(luò)時(shí)，先問(wèn)候?qū)Ψ?，并自?bào)某部門(mén)某人，簡(jiǎn)明扼要的告之本次談話(huà)目的和要點(diǎn)，結(jié)束時(shí)禮貌道別，等對(duì)方放下電話(huà)后，自己再放電話(huà)。第七章員工禮儀第三十三條儀表.員工要保持頭發(fā)整潔、自然，指甲不能太長(zhǎng)，并保持清潔，注意修剪。.員工應(yīng)保持身體清潔，特別是在夏季需經(jīng)常洗澡；不要讓身體發(fā)出異味而影響他人工作和學(xué)習(xí)。.員工著裝須大方得體，與工作的環(huán)境相適應(yīng)，男性職員不得穿奇裝異服，襯衣的領(lǐng)子不得有污穢。女性職員不穿過(guò)于暴露和性感的服裝。如遇正式場(chǎng)合或商務(wù)拜會(huì)須著職業(yè)裝。4.員工夏季著裝嚴(yán)禁穿背心、穿拖鞋。相關(guān)說(shuō)明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期行政事務(wù)管理制度名稱(chēng)行政事務(wù)管理編碼xzswgl版本1.0頁(yè)次5/6修改狀態(tài)0第三十四條工作中應(yīng)注意的禮儀.上級(jí)交辦的事，立即去做，不得拖延，辦理結(jié)果需及時(shí)反饋，在辦理過(guò)程中主動(dòng)向上級(jí)匯報(bào)進(jìn)展情況。.經(jīng)辦機(jī)密事項(xiàng)時(shí)，不漏口風(fēng)與他人，不得與公司內(nèi)外無(wú)關(guān)之人談?wù)摫竟緳C(jī)密。.承辦其它部門(mén)主管交辦的事情前，必須先報(bào)告自己的部門(mén)主管；承辦公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，辦理的同時(shí)通告自己的部門(mén)主管。.同事間未經(jīng)同意不得翻看對(duì)方的文件、資料等；遇緊急情況，經(jīng)上級(jí)主管同意可以查找。.關(guān)心并積極參與公司的集體活動(dòng)，不得無(wú)故缺席。第三十五條公務(wù)接待禮儀.公務(wù)接待反映的不僅是接待個(gè)人的綜合素質(zhì)，也反映公司整體風(fēng)貌，代表公司想形象，所以公務(wù)接待應(yīng)遵循熱情、尊重、平等、適度的原則進(jìn)行。.接待客戶(hù)需注意著裝、儀容、舉止、常用禮節(jié)等。.對(duì)于臨時(shí)來(lái)訪的人員，需做到文明、禮貌待客，主動(dòng)、友善地和來(lái)訪者打招呼、問(wèn)候，耐心應(yīng)答，不厭其煩，在來(lái)訪者離開(kāi)時(shí)，主動(dòng)與其道別。第八章會(huì)議管理規(guī)定第三十六條公司各部門(mén)根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理的需要確定相應(yīng)的會(huì)議，會(huì)議定期、定時(shí)、定人召開(kāi)。第三十七條與會(huì)者必須對(duì)會(huì)議內(nèi)容貫徹執(zhí)行，做到有布置、有落實(shí)、有檢查。第三十八條會(huì)議不得無(wú)故缺席、遲到。第三十九條以上未盡事宜，參照《會(huì)議管理制度》執(zhí)行。第九章保密制度第四十條員工有責(zé)任嚴(yán)格遵守公司保密條例。第四十一條全體員工都應(yīng)保護(hù)公司機(jī)密信息、文件及軟件，并有義務(wù)不向任何第三方或未經(jīng)授權(quán)的個(gè)人傳遞、透露、轉(zhuǎn)交、使用、出售、轉(zhuǎn)售、租借或其他任何形式使用相關(guān)保密資料，并確保所有能夠接觸到屬于公司的機(jī)密信息、文件和軟件的相關(guān)人員同樣遵守此條例。第四十二條機(jī)密信息包括：書(shū)面或口頭信息、資料、手冊(cè)、方法、工藝、合同與協(xié)議文本等不為公眾所知的信息；文件包括：備忘錄、筆記、信函、計(jì)劃、磁帶等；軟件指機(jī)器內(nèi)的任何程序包括：可讀密碼、數(shù)據(jù)、操作指令等。相關(guān)說(shuō)明編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期行政事務(wù)管理制度名稱(chēng)行政事務(wù)管理編碼xzswgl版本1.0頁(yè)次5/6修改狀態(tài)0第四十三條發(fā)現(xiàn)其他員工有泄密行為或非本公司人員有竊取公司機(jī)密行為和動(dòng)機(jī)時(shí)，應(yīng)及時(shí)制止并向辦公室匯報(bào)。第四十四條其他保密內(nèi)容參照《保密競(jìng)業(yè)限制協(xié)議》。第十章附則第四十五條以上未提及的行政事務(wù)處理（如來(lái)客就餐、水管煤氣報(bào)修等），統(tǒng)一由責(zé)任人填寫(xiě)《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》交辦公室協(xié)調(diào)安排處理。第四十六條行政部